BIJLAGE 1. Model l Controleprotocol algemene subsidieverordening Gemeente Dordrecht

Transcriptie

1 BIJLAGE 1 Model l Controleprotocol algemene subsidieverordening Gemeente Dordrecht

2 Inhoud 1. Inleiding Wettelijk kader Obj eet van controle Relevante geldstroom Betrokken partijen Verantwoordingsstructuur Controle- en toezichtstructuur 6 lt2~döêl fr 1.3 Procedure 7 2. Reikwijdte accountantsonderzoek Onderzoeksaanpak Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid Normenkader 8 3. Rapportages accountantsonderzoek 8

3 1. Inleiding Op grond van de Algemene Subsidieverordening (ASV) van de gemeente Dordrecht kunnen subsidies worden verstrekt Bij alle aanvragen tot subsidievaststelling groter of gelijk aan euro en minder dan is een accountantscontrole als bedoeld in artikel 4:78 Awb vereist. Ten behoeve van deze accountantscontrole heeft het college van de gemeente Dordrecht dit controleprotocol vastgesteld. Dit-controJ.eprotOjcoI-isJbestenidjaD-QiLde accountant van de ontvanger van een door gemeente Dordrecht verleend subsidie die een subsidievaststelling indient groter of gelijk aan euro en minder dan De subsidie-ontvanger is verantwoordelijk voor het ter kennis stellen van dit controleprotocol aan de accountant. 1.1 Wettelijk kader Gelet op de titels 4.1 en 4.2 Algemene wet bestuursrecht en op artikel 149 Gemeentewet is op 30 mei 2006 de Algemene subsidieverordening Dordrecht vastgesteld door de raad van de gemeente Dordrecht. Het college kan op grond van deze algemene subsidieverordening een subsidie-aanvrager in een beschikking tot subsidieverlening subsidie verlenen. De beschikking tot subsidieverlening bevat een omschrijving van de activiteiten waarvoor subsidie wordt verleend. De beschikking bevat in ieder geval ook: a. de beleidsmatige grondslag voor de subsidieverlening; b. het bedrag van de subsidie dan wel de wijze waarop dit bedrag wordt bepaald. c. de verplichtingen die aan de subsidie zijn verbonden; d. van welke bepalingen van de subsidieverordening het college afwijkt bij de toepassing van artikel 29 van de subsidieverordening (hardheidsclausule) en de motivering hiervoor; e. de onderwerpen die in voorkomende gevallen bij overeenkomst nader worden geregeld; f. de eisen die worden gesteld aan de aanvraag tot subsidievaststelling, een opsomming van de daarbij te voegen bescheiden en de wijze waarop de subsidievaststelling zal plaatsvinden. Tot de hiervoor onder sub f bedoelde eisen behoren tenminste een activiteitenverslag en een financiële verslaglegging die bij de aanvraag tot subsidievaststelling overgelegd worden. Het college schrijft ten behoeve van een financiële verslaglegging eenjaarrekening of een opstelling van ontvangsten en uitgaven voor. hi het activiteitenverslag is een specificatie opgesteld van de subsidieverplichtingen en wordt in ieder geval aangetoond dat aan eventuele aan de subsidie verbonden verplichtingen en voorwaarden is voldaan Object van controle

4 Bij de aanvraag tot subsidievaststelling behoren tenminste een activiteitenverslag en een financiële verslaglegging. De accountant onderzoekt of het financiële verslag voldoet aan de bij of krachtens de wet gestelde voorschriften en of het activiteitenverslag, voor zover hij dat verslag kan beoordelen, met het financiële verslag verenigbaar is. De accountant geeft de uitslag van zijn onderzoek weer in een schriftelijke verklaring omtrent de getrouwheid van het financiële verslag. De aanvraag tot vaststelling van de subsidie gaat vergezeld van de hiervoor bedoelde verklaring Relevante geldstroom De beschikking tot subsidieverlening bevat het bedrag van de (maximale) subsidie en de wijze waarop dit bedrag wordt bepaald. De beschikking tot subsidievaststelling stelt het bedrag van de subsidie vast en geeft aanspraak op betaling van het vastgestelde bedrag overeenkomstig afdeling van de Awb. Het bedrag in de aanvraag tot subsidievaststelling is bepalend voor de toepassing en uitvoering van de accountantscontrole Betrokken partijen College: het college van burgemeester en wethouders van Dordrecht; Aanvrager: de rechtspersoon, die in aanmerking wil komen voor het ontvangen van subsidiegelden; Instelling: een rechtspersoon, met volledige rechtsbevoegdheid, die krachtens haar statutaire doelstelling zonder winstoogmerk werkzaam is in een aanwijsbaar belang van het maatschappelijk welzijn in de gemeente Dordrecht; Accountant: een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek aan wie de de subsidie-ontvanger (subsidie-aanvrager) de opdracht geeft tot onderzoek van het financiële verslag dat bij de aanvraag tot subsidievaststelling moet worden overgelegd Verantwoordingsstructuur Een subsidie-ontvanger doet voor l april na afloop van het kalenderjaar waarover subsidie is verleend een schriftelijke aanvraag tot vaststelling van de subsidie bij het college, tenzij op grond van een specifieke subsidieverordening in de beschikking tot verlening anders is vermeld. Indien een beschikking tot subsidieverlening is afgegeven dient de aanvraag tot subsidievaststelling te voldoen aan de eisen die in de beschikking tot subsidieverlening worden vermeld. Een aanvraag tot subsidievaststelling bevat ook de bescheiden die zijn opgesomd in de beschikking tot subsidieverlening. Onder deze bescheiden vallen in ieder geval 1. een activiteitenverslag, 2. een financiële verslaglegging en 3. bij alle aanvragen tot vaststelling groter of gelijk aan , een accountantsverklaring.

5 In het activiteitenverslag is een specificatie opgesteld van de subsidieverplichtingen en wordt in ieder geval aangetoond dat aan eventuele aan de subsidie verbonden verplichtingen en voorwaarden is voldaan Controle- en toezichtstructuur Bij alle aanvragen tot subsidievaststelling groter of gelijk aan euro en minder dan is een accountantscontrole als bedoeld in artikel 4:78 Awb vereist. De instelling verstrekt zonder enig voorbehoud alle gegevens die in verband met de subsidieverstrekking door of namens het college worden gevraagd. De instelling verstrekt te allen tijde aan het college of aan door hen aangewezen personen inzage van haar boeken en administratie. 1.2 Doel Het bij de aanvragen tot subsidievaststelling te overleggen financiële verslag geeft volgens normen die in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd, een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd omtrent: a. het vermogen en het exploitatiesaldo, en b. voor zover de aard van het financiële verslag dat toelaat, omtrent de solvabiliteit en de liquiditeit van de subsidie-ontvanger. De balans met de toelichting geeft getrouw, duidelijk en stelselmatig de grootte en de samenstelling in actief- en passiefposten van het vermogen op het einde van het boekjaar weer. De exploitatierekening met de toelichting geeft getrouw, duidelijk en stelselmatig de grootte van het exploitatiesaldo van het boekjaar weer. Het financiële verslag sluit aan op de begroting waarvoor subsidie is verleend en behelst een vergelijking met de gerealiseerde inkomsten en uitgaven van het jaar, voorafgaand aan het boekjaar. De 'Richtlijnen voor de jaarverslaggeving' moeten in acht worden genomen. De opstelling van ontvangsten en uitgaven dient te bestaan uit een overzicht van ontvangen subsidies en bijdragen derden en uitgaven, gespecificeerd naar activiteit. Het overzicht dient te zijn ingericht naar de onderscheiden kostensoorten conform de aanvraag. De begroting moet als vergelijkende cijfers worden opgenomen. De 'Richtlijnen voor de jaarverslaggeving' moeten op overeenkomstige wijze in acht worden genomen. De accountant zal na de accountantscontrole normaal gesproken een verklaring afgeven waarin hij zijn goedkeuring verleent aan het financiële verslag. Als de accountant geen goedkeurende verklaring kan afgeven, is er sprake van een onvolledige aanvraag en nodigt het college de instelling schriftelijk uit binnen vier weken alsnog deze aanvraag in te dienen c.q aan te vullen. Indien hieraan geen gehoor wordt gegeven stelt het college de subsidie ambtshalve vast.

6 1.3 Procedure De subsidie-ontvanger (subsidie-aanvrager) geeft opdracht tot onderzoek van het financiële verslag aan een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. De subsidie-ontvanger is verantwoordelijk voor het ter kennis stellen van dit controleprotocol aan de accountant. Naast de richtlijnen in dit controleprotocol worden de bij de accountantscontrole (uiteraard) de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (RAC) inachtgenomen. De accountant stemt zijn bevindingen inzake de uitgevoerde accountantscontrole af met en rapporteert aan zijn opdrachtgever, de subsidie-ontvanger. De instelling verstrekt zonder enig voorbehoud alle gegevens die in verband met de subsidieverstrekking door of namens het college worden gevraagd, waaronder tevens valt dossierinzage door de eventuele reviewer namens de gemeente Dordrecht van de accountantswerkzaamheden betreffende de afgegeven accountantsverklaring. Vragen over dit controleprotocol, de beschikking tot verlening of aanvraag tot subsidievaststelling kunnen worden gesteld aan de persoon, wiens naam boven de aanhef van de beschikking tot verlening wordt vermeld. 2. Reikwijdte accountantsonderzoek 2.1 Onderzoeksaanpak De onderzoeksaanpak is in principe de verantwoordelijkheid van de accountant zelf. Het is dus aan de accountant van de subsidie-aanvrager om te bepalen of indien mogelijk een systeemgerichte aanpak kan worden toegepast, waarbij de accountant bij de uitvoering van zijn werkzaamheden steunt op de interne procedures of dat juist op bepaalde onderdelen of altijd nadrukkelijk sprake moet zijn van een sterk gegevensgerichte aanpak. Wel moet nadrukkelijk worden vastgesteld dat het financiële verslag aansluit op de begroting waarvoor subsidie is verleend en een vergelijking behelst met de gerealiseerde inkomsten en uitgaven van het jaar, voorafgaand aan het boekjaar. 2.2 Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid De accountantsverklaring inzake de bij de aanvraag tot subsidievaststelling te overleggen financiële verslag wordt afgegeven met de gebruikelijke hoge, maar niet absolute mate van zekerheid. Voor de oordeelsvorming van de accountant en de daarmee samenhangende accountantsverklaring zijn de volgende toleranties voor de financiële verantwoording van toepassing:

7 Soort verklaring,- ' '. *c T, - < " t '-±' T ** Fouten in de jaarrekening (% van lasten) Onzekerheden in de controle (% van lasten) * Goedkeurend r - Y?> - ; «v - <i% <3% Ssii *v ;Deperxjaig< >1%<3% >3%<10% ; \QoriJeel- ''linln^ulïliiig' > 10% f» L, Afkeurend?:-,-';.-A' t. >3% - Daarnaast kunnen kwalitatieve tekortkomingen leiden tot een niet-goedkeurende accountantsverklaring. Het professional judgement van de accountant speelt daarbij een doorslaggevende rol. De overwegingen terzake moeten worden toegelicht in een rapport van bevindingen bij de afgegeven accountantsverklaring. 2.3 Normenkader Inzake de controle van de te overleggen jaarrekening is geen specifiek normenkader geformuleerd anders dan verwoord onder de hiervoor vermelde paragraaf "Doel" zijnde: Het bij de aanvragen tot subsidievaststelling te overleggen financiële verslag geeft volgens normen die in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd, een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd omtrent: a. het vermogen en het exploitatiesaldo, en b. voor zover de aard van het financiële verslag dat toelaat, omtrent de solvabiliteit en de liquiditeit van de subsidie-ontvanger. De balans met de toelichting geeft getrouw, duidelijk en stelselmatig de grootte en de samenstelling in actief- en passiefposten van het vermogen op het einde van het boekjaar weer. De exploitatierekening met de toelichting geeft getrouw, duidelijk en stelselmatig de grootte van het exploitatiesaldo van het boekjaar weer. Het financiële verslag sluit aan op de begroting waarvoor subsidie is verleend en behelst een vergelijking met de gerealiseerde inkomsten en uitgaven van het jaar, voorafgaand aan het boekjaar. De 'Richtlijnen voor de jaarverslaggeving' moeten in acht worden genomen. De opstelling van ontvangsten en uitgaven dient te bestaan uit een overzicht van ontvangen subsidies en bijdragen derden en uitgaven, gespecificeerd naar activiteit. Het overzicht dient te zijn ingericht naar de onderscheiden kostensoorten conform de aanvraag. De begroting moet als vergelijkende cijfers worden opgenomen. De 'Richtlijnen voor de jaarverslaggeving' moeten op overeenkomstige wijze in acht worden genomen. 3. Rapportages accountantsonderzoek Er zijn door de gemeente Dordrecht geen specifieke voorwaarden gesteld ten aanzien van de tekst van de accountantsverklaring en/of uit te brengen rapportages, anders dan dat in de accountantsverklaring moet worden aangegeven dat dit controleprotcol in acht is genomen. Terzake wordt verder verwezen naar de voor de accountants algemeen geldende richtlijnen.

8 Voor de goedkeurende accountantverklaring wordt de volgende voorbeeldtekst gegeven. Modeltekst goedkeurende accountantsverklaring Accountantsverklaring -Opdracht Wij hebben de jaarrekening XXXX van... (naam huishouding) te... (statutaire vestigingsplaats) gecontroleerd. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de leiding van de huishouding. Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake de jaarrekening te verstrekken. Werkzaamheden Onze controle is verricht overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten. Volgens deze richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang bevat. Voorts hebben wij de aanwijzingen voor de controle in acht genomen die zijn gegeven in het Controleprotocol algemene subsidieverordening Gemeente Dordrecht. Een controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van informatie ter onderbouwing van de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. Tevens omvat een controle een beoordeling van de grondslagen voor financiële verslaggeving die bij het opmaken van de jaarrekening zijn toegepast en van belangrijke schattingen die de leiding van de huishouding daarbij heeft gemaakt, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel. Oordeel Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van het vermogen op XXXX en van het resultaat over XXXX in overeenstemming met in Nederland algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële verslaggeving en voldoet aan de wettelijke bepalingen inzake de jaarrekening zoals opgenomen in Titel 9 Boek 2 BW. Plaats, datum Ondertekening