Handleiding Online PBX Beheer Tool Versienummer: 20150508
Inleiding De Dean Online PBX Beheer Tool is een online tool waarmee u zelf eenvoudig wijzingen kunt doorvoeren in uw telefonieomgeving. Voor het doorvoeren van deze wijzigingen, hoeft u geen contact meer op te nemen met de Dean Klantenservice. Met de Online PBX Beheer Tool kunt u onder andere de volgende wijzigingen doorvoeren in uw telefooncentrale: Gebruikers toevoegen of wijzigen in uw telefoniecentrale. Belgroepen toevoegen of wijzigen in uw telefoniecentrale. Bedrijfslocaties beheren. Inkomende telefoonnummers en interne telefoonnummers koppelen aan groepen en gebruikers. (Telefoon)toestellen aanpassen en koppelen aan gebruikers. Audio bestanden beheren, uploaden en nieuwe berichten inspreken. De bereikbaarheid van uw telefoonnummers instellen.
Inhoudsopgave 1. Inloggen 4 2. Dashboard 5 3. Gebruikers 7 4. Groepen 9 5. Locaties 11 6. Nummer beheer 12 7. Device beheer 14 8. Media 16 9. Nachtstand 17 3
1. Inloggen Via de Dean Connect website (www.deanconnect.nl) kunt u inloggen in de Online PBX Beheer Tool. U kunt ook direct naar de volgende URL gaan: portal.deanconnect.eu. Inloggen via Dean Connect website Inloggen via portal.deanconnect.eu 4
2. Dashboard Nadat u bent ingelogd, komt u op de pagina Dashboard terecht. U kunt nu doorklikken naar de verschillende pagina s binnen de Online PBX Beheer Tool. In de menubalk bovenaan de pagina kunt u kiezen voor de verschillende pagina s binnen de Online PBX Beheer Tool, zoals: Dashboard. Gebruikers. Groepen. Locaties. Nummers beheer. Device beheer. Media. Nachtstand. Via de pagina Dashboard kunt u doorklikken naar de volgende opties: Pagina Dashboard Beschikbaarheid: Op deze pagina kunt u instellen hoe u bereikbaar wilt zijn. Zo kunt u per beschikbaarheidsprofiel aangeven welke toestellen over dienen te gaan per telefoonnummer. Voicemail: Via deze pagina kunt u uw voicemailbox in- of uitschakelen, uw pincode instellen, Voicemail2E-mail in- of uitschakelen en een persoonlijke welkomstboodschap instellen. Telefoonboek: Op deze pagina kunt u contacten toevoegen, aanpassen en verwijderen uit het telefoonboek. 5
Beschikbaarheid, voicemail en telefoonboek 6
3. Gebruikers Op de pagina Gebruikers kunt u gebruikers aanmaken en wijzigen. Middels de knop Toevoegen, kunt u nieuwe gebruikers toevoegen aan de centrale. Door op het pen icoontje achter de gebruiker te klikken, kunt u de gegevens van de desbetreffende gebruiker wijzigen, zoals: Voornaam. Achternaam. E-mailadres: Dit dient een uniek e-mailadres zijn, aangezien deze onder andere wordt gebruikt voor voicemail2e-mail. Limiet: U kunt per gebruiker een bellimiet instellen, zodat u onverwachte hoge belkosten kunt voorkomen. Locatie: Hier kunt u aangeven op welke locatie de gebruiker zich bevindt. Rol: Hier kunt u aangeven wat de rol van de gebruiker is: admin of gebruiker. - Admin: De gebruiker kan de centrale beheren. - Gebruiker: De gebruiker kan wel inloggen, maar alleen zijn eigen instellingen wijzingen. Pagina Gebruikers 7
Pagina gebruiker Toevoegen 8
4. Groepen Op de pagina Groepen kunt u belgroepen aanmaken. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan de volgende belgroepen: Algemeen nummer. Verkoop afdeling. Support afdeling. Met deze zogenaamde belgroep wordt bedoeld op welk telefoontoestel welk nummer over gaat. Dit betekend dat u met één telefoonnummer op meerdere telefoontoestellen bereikbaar kunt zijn. Klik op de knop Groep aanmaken om een nieuwe groep aan te maken. Wanneer u een bestaande groep wilt wijzingen of een gebruiker wilt toevoegen aan een groep, klikt u op het pen icoontje in de desbetreffende groep. Tips bij het maken van een nieuwe groep: Groepsnaam: Geef de groep een herkenbare naam. Audio bestand: Hier kunt u eventueel uw welkomstboodschap toevoegen (hierover leest u meer in 8. Media). Hoe lang gaat deze groep over + Vervolgactie: Hier kiest u de actie als er na X seconden niet wordt opgenomen. - Gebruiker: Hier kunt u aangeven naar welke gebruiker de telefoon automatisch moet worden doorverbonden als er niet wordt opgenomen. - Groep: Hier kunt u aangeven naar welke groep de telefoon moet worden doorverbonden als er niet wordt opgenomen. - Voicemail: Hier kunt u aangeven of de voicemail aangeschakeld dient te worden als de telefoon niet wordt opgenomen (Let op! U dient dan wel de voicemail van te voren in te schakelen.). - Extern nummer: Hier kunt u aangeven of de telefoon automatisch moet worden doorverbonden naar een extern nummer als de telefoon niet wordt opgenomen. Hierbij kunt u denken aan bijvoorbeeld een mobiel nummer of een andere vestiging). Leden toevoegen: Hier kunt u aangeven welke gebruikers deel gaan uitmaken van de groep. Kies per lid op Toevoegen om de gebruiker toe te voegen. Toevoegen: Wanneer u alles heeft ingevuld, kiest u voor Toevoegen. U heeft nu een nieuwe belgroep toegevoegd aan de centrale. Pagina Groepen 9
Pagina groep Toevoegen 10
5. Locaties Op de pagina Locaties kunt u de verschillende (bedrijfs-)locaties beheren. Via deze locaties wordt ook bepaald welke 112-centrale gebeld moet worden per gekoppelde gebruiker. Klik op de knop Toevoegen om een nieuwe locatie aan te maken. Wanneer u een bestaande locatie wilt wijzingen, klikt u op het pen icoontje achter de desbetreffende locatie. Pagina Locaties Nieuwe locatie toevoegen: Locatie: Hier vult u de naam van de desbetreffende locatie in. Straat: Hier vult u de straat + huisnummer in behorende bij deze locatie. Postcode: Hier vult u de postcode in behorende bij deze locatie. Plaats: Hier vult u de plaats in behorende bij deze locatie. Land: Hier selecteert u het land behorende bij deze locatie. Toevoegen: Wanneer u alles heeft ingevuld, kiest u voor Toevoegen. U heeft nu een nieuwe locatie toegevoegd aan de centrale. Pagina locatie Toevoegen 11
6. Nummer beheer Op de pagina Nummer beheer kunt u inkomende telefoonnummers en interne telefoonnummers koppelen aan groepen en gebruikers. Ook kunt u uitgaande apparaten koppelen aan een internnummer en telefoonnummer. Via de pagina Nummer beheer kunt u doorklikken naar de volgende pagina s: Inkomend: Hier kunt u aangeven welk Nummer bij welke Bestemming (groepen of gebruiker) hoort. U kunt er ook voor kiezen om een internnummer of telefoonnummer te koppelen aan een groep. Wanneer dat nummer wordt gebeld, komt het telefoontje niet bij één specifieke gebruiker uit maar in de hele groep. Wanneer u meerdere telefoonnummers wilt koppelen aan dezelfde gebruiker of groep, kunt u bij Naam een naam ter herkenning meegeven. Uitgaand: Hier kunt u aangeven welk Apparaat aan welk Internnummer en Telefoonnummer gekoppeld dient te worden. Hier kunt u ook instellen dat een Apparaat Anoniem uitbelt. Druk rechts onderin op de knop Opslaan om uw wijzigingen op te slaan. Pagina Nummer beheer - Inkomend 12
Pagina Nummer beheer - Uitgaand 13
7. Device beheer Op de pagina Device beheer kunt u toestellen aanpassen en koppelen aan gebruikers. Middels de knop Toevoegen, kunt u nieuwe toestellen toevoegen aan de centrale. Door op het pen icoontje achter het Device te drukken, kunt u de gegevens van het desbetreffende toestel (device) wijzigen. Wanneer u heeft gekozen voor Hardware Service Compleet, hebben wij de toestellen al voor u toegevoegd aan de centrale. Door op het pen icoontje achter het Device te drukken, kunt u de gegevens van het desbetreffende toestel (device) wijzigen. Nieuwe Device toevoegen: Pagina Device beheer Naam van het toestel: Hier vult u de naam van het toestel in, bijvoorbeeld X vast of Y mobiel. Type: Hier kiest u voor het type toestel, bijvoorbeeld: SIP Toestel, Mobiel, Fax of doorschakeling. Nummer: Hier vult u het bijbehorende telefoonnummer in. Gebruiker: Hier kiest u voor de gebruiker behorende bij het toestel (device). Het is ook mogelijk om mobiele telefoonnummers (ook waarvan Dean Connect niet de mobiele provider is) toe te voegen aan de centrale. Deze kunt u toevoegen door een nieuw Device toe te voegen. Wanneer u gebruik wilt maken van de optie Twinning (Twinning: zowel het vaste als mobiel toestel gaat over, waardoor medewerkers die onderweg zijn, toch nog gewoon op hun interne nummer bereikbaar zijn.), kiest u voor dezelfde Bestemming (gebruiker) als waarvoor u heeft gekozen bij het vaste toestel. Door op het pen icoontje achter het Device te drukken, kunt u de gegevens van het desbetreffende toestel (device) wijzigen.: Naam van het toestel: Hier vult u de naam van het toestel in, bijvoorbeeld X vast of Y mobiel. Nummer: Hier vult u het bijbehorende telefoonnummer in. Gebruiker: Hier kiest u voor de gebruiker behorende bij het toestel (device). Wanneer u gebruik maakt van WiFi Call Connect, kunt u deze gegevens ook vinden op deze pagina ( Device beheer ). 14
Pagina Device Toevoegen of gegevens wijzigen 15
8. Media Op de pagina Media kunt u uw Audio bestanden beheren. Zo kunt u nieuwe audiobestanden uploaden en nieuwe berichten inspreken, die u vervolgens kunt gebruiken in uw telefooncentrale. U kunt bijvoorbeeld denken aan de volgende geluidsbestanden: Welkom bij X, Al onze medewerkers zijn in gesprek of Op dit moment zijn wij gesloten. Nieuw audiobestand uploaden: 1. Klik op de knop Bladeren. 2. Kies het audiobestand dat u wilt uploaden (Let op! Het audiobestand dient een.wav bestand te zijn.). 3. Klik op de knop Upload.wav audio bestand. 4. Uw bestand staat nu onder Audio bestanden. 5. Om de naam van het audiobestand te wijzigen, klikt u op het desbetreffende audiobestand en het pen icoontje verschijnt. Wanneer u op het pen icoontje heeft gedrukt, kunt u de naam wijzigen. Wij raden aan om de titel aan te passen naar de beschrijving van het audiobestand. Nadat u uw toestellen onder Device beheer heeft ingesteld, is het mogelijk om een bericht in te spreken voor uw eigen toestel. Nieuw bericht inspreken: 1. Ga naar de optie Of spreek een bericht in:. 2. Kies in het drop down menu uw toestel. 3. Klik op de knop Bel mij nu. 4. Uw eigen toestel gaat af en u kunt nu uw eigen bericht inspreken. 5. Wanneer u klaar bent, hangt u de telefoon op. 6. Uw audiobestand staat nu onder Audio bestanden (Het kan zijn dat u deze pagina eerst moet verversen, voordat het audiobestand tussen uw audiobestanden staat.). 7. Om de naam van het audiobestand te wijzigen, klikt u op het desbetreffende audiobestand en het pen icoontje verschijnt. Wanneer u op het pen icoontje heeft gedrukt, kunt u de naam wijzigen. Wij raden aan om de titel aan te passen naar de beschrijving van het audiobestand. Pagina Media 16
9. Nachtstand Op de pagina Nachtstand kunt u de bereikbaarheid van uw telefoonnummers instellen, deze zijn vaak gekoppeld aan de openingstijden. Middels de knop Profiel toevoegen, kunt u een eigen (bereikbaarheid)profiel toevoegen aan de centrale. U kunt zelfs per gebruiker of telefoonnummer een eigen profiel aanmaken. Een nieuw profiel toevoegen: Pagina Nachtstand 1. Klik op de knop Profiel Toevoegen. 2. Bij Naam vult u een naam in. Wij raden u aan om een herkenbare naam in te vullen voor het profiel. 3. Klik nu op de knop Toevoegen. 4. Het nieuwe profiel is nu toegevoegd en staat nu tussen de profielen onder Selecteer een profiel om te bewerken: het drop down menu. 17
Een profiel bewerken: Pagina nachtstand Profiel Toevoegen 1. Selecteer uit het drop down menu bij Selecteer een profiel om te bewerken: het profiel dat u wilt aanpassen. 2. Kies nu bij Gekoppelde nummers de nummers die u aan dit profiel wilt koppelen. Dit doet u om achter het desbetreffende nummers het vinkje onder Geactiveerd te plaatsen. 3. Kies in het drop down menu onder Speel dit audio bestand bij nachtstand: het audiobestand die u wilt koppelen aan dit profiel. Wilt u geen audiobestand koppelen aan dit profiel? Kies dan voor de optie Geen in het drop down menu. Kijk voor meer informatie over audio op pagina 8. Media. 4. Vervolgens kunt u onder En voor daarna de volgende actie: in het drop down menu aangeven of er een actie uitgevoerd moet worden, nadat het audiobestand heeft gekoppeld aan het desbetreffende profiel. Hierbij kunt u denken aan het doorschakelen van de inkomende oproep naar een extern nummer of groep en bijvoorbeeld uw voicemail. Het is ook mogelijk om Geen volgende actie uit te voeren. 5. Klik op de knop Opslaan om uw wijzigingen op te slaan. Nadat u de juiste profielen heeft toegevoegd en bewerkt onder, kunt u onder Geef op, op welke tijden een profiel actief is aangeven wanneer welk profiel actief dient te zijn: 1. Klik bij Voeg een vooraf ingesteld profiel toe: op de knop Toevoegen. 2. Profieltype: Hier geeft u aan wat voor type profiel het is (Dag(en) v/d week, Feestdag of Datum). 3. Weekdagen: Hier geeft u aan voor welke dag(en) van de week dit profiel bedoeld is. 4. Van Tot: Hier geeft u het tijdstip aan voor wanneer dit profiel bedoeld is. 5. Actief profiel: Hier kiest u het profiel waar u deze instellingen aan wilt koppelen. 6. Klik op de knop Toevoegen om de instellingen toe te voegen aan het profiel. 7. Klik nu op Opslaan om uw wijzigingen op te slaan. Actief profiel bewerken: 1. Klik op het pen icoontje achter het profiel dat u wilt bewerken. 2. U kunt nu de instellingen wijzigen. 3. Klik nu op Opslaan om uw wijzigingen op te slaan. Zie hieronder een voorbeeld van een profiel waarbij de winkel op maandag t/m vrijdag van 18.00 uur tot s ochtends 9.00 uur is gesloten, zaterdag alleen maar tussen 10.00 uur en 16.00 uur is geopend en zondag de hele dag is gesloten. 18
Pagina Nachtstand Profiel bewerken 19