Praktijkcase NK Internetboekhouden 15 december 2005 Versie: 3.0 (Definitief), 12-12-2005 Opgesteld door: Onderzoeksbureau GBNED Gerard Bottemanne www.gbned.nl Onderzoeksbureau GBNED Alle rechten voorbehouden 1
,QKRXGVRSJDYH 1. Inleiding 1.1. Soort case 1.2. Spelregels 2. Voorbereiding 3. Opdrachten 4. Wijzigingen vorige versie Onderzoeksbureau GBNED Alle rechten voorbehouden 2
,QOHLGLQJ 6RRUWFDVH De case heeft betrekking op een kleine ondernemer (De Ondernemer) die zelfstandig de boekhouding bijwerkt voor verkoopfacturen, inkoopfacturen, bank- en giro en uitgaven privé voldaan. Er is toegang verleent aan een accountants-, administratiekantoor (Het Kantoor) dat elke maand de administratie controleert en enkele aanvullende boekingen maakt, zoals de periodieke afschrijving op een computer. De accountant stelt de aangifte Omzetbelasting samen, laat de ondernemer de aangifte goedkeuren, en verstuurt de aangifte vervolgens aan de Belastingdienst. Verder zet de accountant periodiek enkele overzichten klaar voor de ondernemer, zoals een openstaande postenlijst en een balans- en resultatenrekening. Facturen worden handmatig geboekt (mede op basis van aanwezige verkoopfacturen). Girobankafschriften worden handmatig geboekt. De bankafschriften worden automatisch ingelezen en verwerkt in de administratie. 6SHOUHJHOV Meedoen is mogelijk met een 100% webbased boekhoudpakket (minimaal grootboek, debiteuren en crediteuren), waarbij alleen een webbrowser en internetverbinding nodig is. De test wordt uitgevoerd op een door de kandidaten zelf mee te nemen PC met netwerkkaart (t.b.v. WIFI aansluiting). Een beamer en presentatiescherm zijn aanwezig. Er mag een (basis)administratie aanwezig zijn met lopend boekjaar 2005. Onderzoeksbureau GBNED Alle rechten voorbehouden 3
9RRUEHUHLGLQJ Uitgangspunt voor de test is een administratie voor een ondernemer, genaamd De Ondernemer, waarbij de accountant (genaamd Het Kantoor ) tevens toegang heeft tot deze administratie. Zowel voor de ondernemer als voor de accountant moet toegang mogelijk zijn via een op te geven gebruikerscode en wachtwoord. Binnen de administratie moeten de volgende stamgegevens minimaal aanwezig zijn: Grootboekrekeningen 0.500 Computer 0.510 Afschrijving computer 1.000 Kas 1.100 Bank 1.150 Girobank 1.300 Debiteuren 1.600 Crediteuren 1.700 Af te dragen BTW 1.710 Te vorderen BTW 1.900 Saldo privé 4.000 Loonkosten 4.100 Kantoorbenodigdheden 4.150 Portikosten 4.200 Abonnementen 4.210 Vakliteratuur 4.250 Energiekosten 4.300 Reis- en verblijfkosten 4.400 Kosten ASP software 4.800 75% kosten 4.900 Diverse kosten 4.920 Betalingsverschillen 4.930 Kredietbeperking 8.000 Omzet lokaal boekhouden 8.010 Omzet internetboekhouden 8.020 Omzet rapporten 8.100 Omzet laag tarief 8.110 Omzet ICT leveringen (aanvullende rekeningen zijn toegestaan) Dagboeken Verkoopboek Inkoopboek Giroboek Bankboek Beginbalans Privé opnamen/voldaan (memoriaal) Onderzoeksbureau GBNED Alle rechten voorbehouden 4
Debiteuren Verzameldebiteur (geen adres) Belg PVBA Dwarsstraat 88 2345 Antwerpen België Crediteuren Lever BV Westersingel 8 1245 VB Rotterdam Energie BV Stroomweg 1 4545 ED Moergestel Eigen bankrekening BIC ABNANL2A ABN AMRO BANK NV Rekening 540607681 'HDGPLQLVWUDWLHPDJ*((1ERHNLQJHQEHGUDJHQEHYDWWHQ De volgende relaties mogen eveneens 1,(7vooraf aanwezig zijn: Oud BV (debiteur) Snel BV (debiteur) Kantoor BV (debiteur) Onderzoeksbureau GBNED Alle rechten voorbehouden 5
2SGUDFKWHQWLMGHQVJDPHXLWYRHUHQ,QORJJHQDOVDFFRXQWDQW 3.10.1. Beginbalans grootboek aanmaken: 5HNHQLQJ 'HEHW &UHGLW 0.500 Computer 10.000,00 0.510 Afschrijving computer 3.000,00 1.100 Bank 5.000,00 1.150 Giro 200,00 1.300 Debiteuren 1.309,00 (zie onderstaand) 1.900 Saldo privé 13.509,00 7RWDDO 3.10.2. Beginbalans debiteuren aanmaken: 'HELWHXU )DFWXXUQU )DFWXXUGDWXP 2PVFKULMYLQJ %HGUDJ ** nieuw ** 4001 12-11-2004 Order oud-a 119,00 Oud BV Wilgenhorst 2 1234 AB Delft Idem 4002 15-12-2004 Order oud-b 1190,00 3.10.3. Tonen dat alleen de beginbalans aanwezig is Balans tonen Debiteuren en crediteuren tonen Openstaande posten tonen 3.10.4. Bericht aan ondernemer sturen dat deze kan gaan boeken 8LWORJJHQDOVDFFRXQWDQW,QORJJHQDOVRQGHUQHPHU 3.20.1. Aanmaken binnenlandse klant Snel BV Kampioenstraat 2 1234 AB Nijmegen 3.20.2. Rekening wijzigen Naam rekening 4.150 Portikosten veranderen in Postzegels. 3.20.3. Handmatig registeren verkoopboekingen (op basis van reeds aanwezige verkoopfacturen) Onderzoeksbureau GBNED Alle rechten voorbehouden 6
Factuurnummedatum Factuur- Klant Factuur- BTW Omschrijving Omzet- Omzet bedrag boeking rekening bedrag 5001 13-11-05 Snel BV 2.380,00 19% Order A11 8.000 2.000,00 5002 13-11-05 Snel BV 1.190,00 19% Order A12 8.000 1.000,00 5003 13-11-05 Belg 2.000,00 - Order A13 8.110 2.000,00 5004 14-11-05 Snel BV 1.903,95 19% Order A14 8.000 799,98 Idem 8.010 799,98 5005 14-11-05 Belg 1.020,00 - Order A15 8.110 1.000,00 Idem 4.930 20,00 5006 14-11-05 Verzamel 14,88 19% Haan BV 8.020 12,50 3.20.4. Handmatig registreren inkoopboekingen Intern factuurnummer Leverancier Factuurbedrag BTW Omschrijving boeking Extern factuurnummer Factuurdatum Inkooprekening Netto bedrag 550001 50321 15-11-05 Lever BV 59,00 19% Licentie nov 4.400 49,58 550002 EA029A 17-11-05 Energie BV 119,00 19% 4 e kwartaal 4.250 100,00 550003 50654 17-11-05 Lever BV 59,00 19% Licentie dec 4.400 49,58 550004 30002 18-11-05 ** nieuw ** Kantoor BV herenweg 1 1234 AB EDE 3.20.5. Handmatig boeken prive voldaan (voor onderneming) Factuurbedrag 12,50 19% Tabbladen 4.100 10,50 BTW Omschrijving boeking kostenrekening Netto bedrag 90001 05-11-05 39,00 - Postzegels 4.150 39,00 90002 10-11-05 29,95 6% Boek over netwerken 4.210 28,25 90003 16-11-05 40,00-75% boeken lunch 4.400 30,00 3.20.6. Handmatig giro-afschrift boeken Datum afschrift 14-12-2005 Beginsaldo 200,00 (reeds geboekt via beginbalans) Eindaldo 3.520,50 Intern boekstuknummer Boekstukdatum Ontvangst Betaling Intern Openstaand 2SPHUNLQJ Debiteur of Omschrijving factuurnr ERHNHQ Crediteur boeking 59,00 550001 59,00 Cred: Lever BV Betaling 50321 2.379,50 5001 2380,00 Rest is Deb: Snel BV Ontvangst 5001 betalingsverschil rek 4920 1.000,00 5005 1020,00 Kredietbep wordt dus niet Belg Ontvangst 5005 Onderzoeksbureau GBNED Alle rechten voorbehouden 7
3.20.7. Elektronisch bankafschrift ABN inlezen voldaan en moet autom afgeboekt worden Onderstaand afschrift inlezen, bestaande uit: Vorig saldo 5000,- / nieuw saldo 6156,15 PIN opname 48,73 (privé opname van zakelijke rekening) Betaling door debiteuren: Factuur 5002, debiteur Snel BV, 1190,00 Factuur 5006, debiteur Verzamel, 14,88 Inhoud afschrift: ABNANL2A 940 ABNANL2A :20:ABN AMRO BANK NV :25:540607681 :28:28401/1 :60F:C051010EUR, :61:0510111011DN426NONREF :86:BEA NR 3Q6L01 11.10.05/10.51 PWA PIN 1 NOORDWIJKERHO,PAS530 :61:0512141011C,N422NONREF :86: 45.11.03.289 Snel BV Kampioenstraat 2 1234 AB NIJMEGEN 5002 :61:0512141011CN196NONREF :86:GIRO 2685399 Haan BV PIETERPAD 6 ALKMAAR FAKTUURNUMMER5006 TRANSACTIEDATUM* 14-12-2005 :62F:C051214EUR - 3.20.8. Accountant bericht sturen dat boekingen gereed zijn Als ondernemer de accountant berichten dat boekingen over de maand november gereed zijn. 8LWORJJHQDOVRQGHUQHPHU,QORJJHQGRRUDFFRXQWDQW 3.30.1. Controle gegevens Onderzoeksbureau GBNED Alle rechten voorbehouden 8
Tonen welke basisgegevens de ondernemer heeft aangemaakt of gewijzigd. Opvragen balans en resultatenrekening 3.30.2. Corrigeren boeking privé betaald In onderstaande boeking (die door ondernemer is vastgelegd) de kostenrekening 4.400 wijzigen in 4.800 bij boekstuknummer 90003. Intern boekstuknummer Boekstukdatum Factuurbedrag BTW Omschrijving boeking kostenrekening Netto bedrag 90001 05-11-05 39,00 - Postzegels 4.150 39,00 90002 10-11-05 29,95 6% Boek over netwerken 4.210 28,25 90003 16-11-05 40,00-75% boeken lunch 4.400 wordt 30,00 3.30.3. Berekenen en klaarzetten aangifte BTW Aangifte BTW over de maand november klaarzetten voor goedkeuring door ondernemer. 3.30.4. Periode blokkeren voor verder boeken Periode november blokkeren voor verder boeken. 3.10.4. Bericht aan ondernemer sturen Klaarzetten balans en resultatenrekening voor ondernemer. Klaarzetten openstaande postenlijst voor ondernemer. Bericht aan ondernemer zenden dat administratie november op orde is en dat de aangifte BTW klaar staat, evenals de overzichten. 8LWORJJHQGRRUDFFRXQWDQW,QORJJHQGRRURQGHUQHPHU Aangifte goedkeuren. Balans en resultatenrekening raadplegen Openstaande posten raadplegen EINDE CASE Onderzoeksbureau GBNED Alle rechten voorbehouden 9
:LM]LJLQJHQYRULJHYHUVLH,QYHUVLH 2QGHU9RRUEHUHLGLQJ Rekeningen 4200 en 4300 bleken dubbel opgenomen. Gewijzigd in: 4.920 Betalingsverschillen 4.930 Kredietbeperking Geen afwijkende rekeningen gebruiken, aanvullende rekeningen is wel toegestaan. 2QGHU+DQGPDWLJUHJLVWUHUHQYHUNRRSERHNLQJHQ Bij factuur 5005 rekening 4.930 opgenomen t.b.v. kredietbeperking. 2QGHU+DQGPDWLJUHJLVWUHUHQLQNRRSERHNLQJHQ Netto bedrag van boeking 1 en 3 aangepast in 49,58 (daarover 19% BTW levert 59,- euro op). 2QGHU+DQGPDWLJJLURDIVFKULIWERHNHQ: Bij ontvangst betaling factuur 5001 rekening betalingsverschil aangepast in 4.920 2QGHU(OHNWURQLVFKEDQNDIVFKULIWLQOH]HQHQYHUZHUNHQ Boekingen zijn nader toegelicht.,qyhuvlh 2QGHU+DQGPDWLJERHNHQSULYHYROGDDQ Door onderneming moet zijn Voor onderneming. Kosten zijn dus privé voorgeschoten voor het bedrijf. Onderzoeksbureau GBNED Alle rechten voorbehouden 10