Bereikbaarheidsmanager Handleiding Per maart 2015
Voorwoord Beste klant, U heeft gekozen voor de Bereikbaarheidsmanager van divinet.nl. Daarmee heeft u gekozen voor het gemak van een telefooncentrale in de cloud waar u geen omkijken meer naar heeft. U heeft ook gekozen voor eenvoud: een centrale die u zelf kunt inrichten. Dat doet u met de Bereikbaarheidsmanager, de toegang tot uw eigen centrale. Gebruiksgemak is het uitgangspunt geweest bij de ontwikkeling van de Bereikbaarheidsmanager. U kunt nu zelf onder meer gebruikers toevoegen en de fow van een binnenkomend gesprek bepalen. De Bereikbaarheidsmanager is eenvoudig te bedienen. In dit document lopen we samen met u stap voor stap door de bediening van de Bereikbaarheidsmanager. Wij wensen u veel gemak met uw Bereikbaarheidsmanager. divinet.nl
Inhoudsopgave 1 Instellen van de Bereikbaarheidsmanager 4 1.1 Inloggen 4 1.2 Korte uitleg van de Bereikbaarheidsmanager 4 1.3 Componenten 5 1.3.1 Toestellen 5 1.3.2 Voicemailbox 5 1.3.3 Voicemail to e-mail 6 1.3.4 Externe nummers 6 1.3.5 Groepen 6 1.3.6 Keuzemenu s 6 1.3.7 Gebruikers 6 1.3.8 Faxen 6 1.4 Lijnen 7 1.4.1 Dag-/nachtstand 8 1.4.2 Profielen 10 2 Ingebruikname van de Bereikbaarheidsmanager 11 3 Wijzigingen 11 3.1 Toestel extensie aanpassen 11 3.2 Extra nummers 11 4 Call Pick up 12 5 Bereikbaarheidsmanager uitloggen 12 6 De PhoneManager 13 Handleiding Bereikbaarheidsmanager maart 2015 Pagina 3
1. Instellen van de Bereikbaarheidsmanager 1.1 Inloggen Om uw Bereikbaarheidsmanager te bedienen, logt u eerst in. De gebruikersnaam en het wachtwoord die u daarvoor nodig heeft, heeft u eerder van ons ontvangen. U logt als volgt in op uw Bereikbaarheidsmanager: 1. Typ in de adresbalk van uw browser: https://bm.divinet.nl. Het inlogscherm verschijnt. 2. Typ de e-mail en het wachtwoord in en klik op Login. Nadat u bent ingelogd komt u op de Componenten pagina. 1.2 Korte uitleg van de Bereikbaarheidsmanager Nadat u bent ingelogd, heeft u een aantal mogelijkheden om uw Bereikbaarheidsmanager in te richten zoals u dat wenst. De initiële inrichting van de Bereikbaarheids manager is overigens al door ons voor u in orde gemaakt op basis van de door u verstrekte informatie. U kunt nu zelf hierin wijzigingen aanbrengen wanneer u dat wilt. In het Componenten gedeelte staat/komt de informatie die u later gebruikt om uw binnenkomende gesprekken in te richten (dat gebeurt in het Lijnen gedeelte). Pagina 4 Handleiding Bereikbaarheidsmanager maart 2015
1.3 Componenten Op de Componenten pagina kunt u uw eigen telefooncentrale configureren. Of beter gezegd wijzigen, omdat de initiële configuratie al door ons voor u in orde is gemaakt. Hier kunt u nu de verschillende componenten van uw telefooncentrale in de cloud - de toestellen (gebruikers), voicemailboxen, externe nummers en groepen - aanmaken en wijzigen. Het Componenten gedeelte van de Bereikbaarheidsmanager heeft een eenvoudige opbouw en bestaat uit: Toestellen Voicemailboxen Externe nummers Groepen Keuze menu s Gebruikers Nieuw: Een nieuwe item voor een component, zoals een nieuwe voicemailbox of nieuw extern nummer maakt u aan door op het plusteken te drukken. U kunt hier zelf geen toestellen toevoegen. Aanmaken van een nieuw toestel kunt u aanvragen bij uw telecom partner. Wijzigen: Een item van een component wijzigt u door op de naam van het te wijzigen item te drukken. In beide gevallen (Aanmaken en Wijzigen) kunt u rechts in het scherm de gewenste gegevens invoeren. 1.3.1 Toestellen Hier ziet u welk toestelnummer bij welke medewerker hoort. De nummers die er staan, zijn zoge naamde extensies: door een dergelijk nummer in te toetsen belt u direct met een collega. Een voorbeeld: Piet de Vries is intern onder nummer 201 te bereiken. NB: Er kan voor toestellen alleen gekozen worden uit de 2xx reeks. Naam: Hier vult u in welke naam u aan een toestel wil geven. Dat is de naam die op de display verschijnt als u intern belt. Spaties en apostroffen zijn mogelijk. Houdt u er rekening mee dat andere Bereikbaarheidsmanagergebruikers buiten uw eigen bedrijf deze naam ook te zien krijgen als u ze belt. Een onderscheidende naam is daarom belangrijk ( receptie is bijvoorbeeld een te algemene benaming). Nummerweergave: In het vakje nummerweergave vult u in welk nummer u meegeeft als u naar buiten belt. Als u het vakje anoniem aanvinkt, wordt er geen nummer meegegeven en belt u dus anoniem. Voicemailboxen: Hierin staat of dit toestel onderdeel is van een voicemailbox en dus toegang heeft tot die voicemailbox. De Bereikbaarheidsmanager kent voicemailboxen voor individuen en groepen. Groepen: Hier staat geregistreerd of dit toestel onderdeel uitmaakt van een groep, bijvoorbeeld van de afdeling Sales van uw bedrijf. MAC adres: Hierin staat het unieke nummer van het toestel (van het fysieke apparaat). 1.3.2 Voicemailbox Hier kunt u voicemailboxen aanmaken en wijzigen voor elke individuele medewerker of voor een groep. NB: U kunt alleen kiezen uit de 6xx reeks. Naam: Hier geeft u een naam aan een voicemailbox. Hiermee maakt u duidelijk door welke individuele gebruiker of door welke groep (bijvoorbeeld voor de afdeling Sales) deze voicemailbox wordt gebruikt. Toestellen: Hier vinkt u aan welke toestellen toegang hebben tot die voicemailbox, om berichten uit te luisteren of een welkomstboodschap in te spreken. Handleiding Bereikbaarheidsmanager maart 2015 Pagina 5
1.3.3 Voicemail to e-mail Het is mogelijk om een ingesproken voicemailbericht te ontvangen op een door u gekozen e-mailadres. Klik onder Voicemailboxen op het 6xx voicemailbox-nummer waarvan u wilt dat dat uit moet komen in een e-mail. een nummer van de afdeling Sales; als een klant belt, komt hij in de salesgroep terecht, waarbij een vrije medewerker de telefoon opneemt en de klant te woord staat. NB: U kunt alleen kiezen uit de 8xx reeks. Naam: Hierin geeft u een naam aan van een groep (bijvoorbeeld Sales), zodat het bij het gebruiken van deze groep meteen duidelijk is waarom het gaat. Maken van een groep: Onder toestellen kunt u aanvinken welke toestellen (de extensies) in deze groep moeten komen. Bijvoorbeeld: de nummers van de toestellen 201 en 202 vormen samen de salesgroep 801. Nu kunt u aangeven dat voor de gekozen voicemailbox het bericht doorgestuurd moet worden naar een e-mailadres. Daaronder vult u een of meerdere e-mailadressen van uw keuze in gescheiden door een komma. Let op: Indien E-mail voicemail op Ja staat, worden berichten niet meer bewaard in uw voicemailbox en kunt u ze dus niet meer uitluisteren via de eerder aangevinkte toestellen. U ontvangt berichten dan alleen nog maar per e-mail. 1.3.4 Externe nummers Hierin kunt u aangeven naar welk extern nummer een nummer doorgeschakeld moet worden. Bovendien maakt u het mogelijk om externe nummers te kunnen bereiken door alleen het verkorte nummer in te toetsen. NB: U kunt alleen kiezen uit de 7xx reeks. Naam: Hierin geeft u de naam van een individuele gebruiker aan, zodat het meteen duidelijk is voor welke gebruiker deze doorschakeling gebruikt wordt. Extern nummer: Hierin vult u het externe nummer (dus buiten uw bedrijf) in waarnaar wordt doorgeschakeld. 1.3.5 Groepen Een groep kan bestaan uit de toestellen van een afdeling of een andere logische combinatie van gebruikers die u zelf bedenkt. Die losse nummers (en daarmee de toestellen die eraan vast zitten) zijn daarmee onder één nummer vanaf buiten te bereiken. Denk bijvoorbeeld aan Nieuw toestel: Het toevoegen van een nieuw toestel doen wij op uw verzoek. U kunt als dat is gebeurd zelf de extensie (zie bij toestellen ) aangeven, bepaalt de naam (bijvoorbeeld Piet de Vries), verleent toegang tot de voicemailbox en plaatst het toestel (met nummer) in een groep als u dat wenst. 1.3.6 Keuzemenu s Hier kunt u keuzemenu s aanmaken en wijzigen. Voor ieder keuzemenu kunt u uw eigen geluidsbestand uploaden en heeft u de beschikking over 9 keuzes. NB: Er kan voor een keuzemenu alleen uit de 5xx reeks worden gekozen. Naam: Hier geeft u een naam aan het keuzemenu. Menu: Druk op kies bestand om uw geluidsbestand van het keuzemenu te uploaden. Het geluidsbestand moet voldoen aan de volgende voorwaarden: bestandstype: mp3, wav, ogg of au grootte: max. 2,5 Mb. Keuze 1 t/m 9: Selecteer bij de desbetreffende keuze naar welk toestel, groep, extern nummer of voicemailbox de keuze doorgezet moet worden. Bij geen keuze: Selecteer naar welk toestel, groep, extern nummer of voicemailbox doorgezet moet worden als de beller na 15 seconden geen keuze heeft gemaakt. Als dit veld leeg wordt gelaten zal 15 seconden na het afspelen van het geluidsbestand de beller de tekst We hebben nog geen invoer ontvangen horen en vervolgens zal het geluidsbestand opnieuw worden afgespeeld. Pagina 6 Handleiding Bereikbaarheidsmanager maart 2015
1.3.7 Gebruikers Hier kunt u gebruikers aanmaken die van de PhoneManager gebruik willen maken. Met de PhoneManager van de Bereikbaarheidsmanager kunnen de gebruikers altijd en overal het profiel van een lijn kiezen. In hoofdstuk 1.4 leest u meer over lijnen en profielen en in hoofdstuk 5 staat beschreven hoe de PhoneManager daarbij ingezet kan worden. Om toegang te krijgen tot de PhoneManager heeft de gebruiker een e-mailadres en een wachtwoord nodig die u hier aanmaakt. E-mailadres: Vul hier het e-mailadres van de gebruiker. Wachtwoord: Vul hier het wachtwoord in. Het wachtwoord moet uit minimaal 8 tekens bestaan, waarvan minimaal 1 cijfer en 1 letter. Beheert: selecteer een of meerdere nummers van welke de gebruiker een profiel mag kiezen. 1.3.8 Faxen Hier kunt u Faxen aanmaken voor het ontvangen van binnenkomende Fax-berichten. Het Fax-bericht wordt ontvangen op een door u gekozen e-mailadres (Fax to e-mail). Een doorschakeling naar een extern nummer kan betekenen dat een daaropvolgende taak (onder lijnen ) in de praktijk niet wordt uitgevoerd, bijvoorbeeld: als het externe nummer een mobiel nummer is dan kan de call gaan naar een voicemailbox, een volgende taak wordt dan niet uitgevoerd. Onderdelen toevoegen aan lijnen Met het plusteken voegt u een item toe aan de lijn. Het onderstaande scherm verschijnt. Daar kunt u vervolgens een keuze uit maken. Als de configuratie is voltooid kan die er als volgt uitzien. N.B. U kunt alleen kiezen uit de 4xx reeks. Naam: Hierin geeft u een naam aan de Fax E-mailadres: Hier vult u het e-mailadres waarop u het fax-bericht wilt ontvangen. U kunt meerdere e-mailadressen opgeven gescheiden door een komma. 1.4 Lijnen Het gedeelte lijnen gaat om binnenkomende lijnen. Op de Lijnen pagina stelt u in wat er moet gebeuren als een nummer gebeld wordt. Er zijn 55 seconden beschikbaar voor elke lijn. Dit houdt in dat u per nummer aangeeft wat er binnen die periode van 55 seconden met een binnenkomend gesprek moet gebeuren. Deze initiële configuratie is ook al door ons voor u in orde gemaakt. Hier kunt u dus zelf wijzigingen aanbrengen wanneer u dat wilt. Wijzigen Door te slepen kunt u de lengte (tijdsduur) en volgorde van items op de lijn wijzigen. Verwijderen U kunt een item verwijderen door deze aan te klikken en vervolgens verwijder te kiezen. Voorbeeld van een instelling: een gesprek voor het nummer 31xxxxxxxxxx komt binnen bij Piet de Vries, neemt Piet niet op dan gaat het gesprek na 15 seconden naar Verkoop. Neemt daar ook niemand op dan komt het gesprek na 15 seconden in de voicemailbox van Piet de Vries terecht. Handleiding Bereikbaarheidsmanager maart 2015 Pagina 7
1.4.1 Dag-/nachtstand In het onderdeel lijnen kunt u ook een dag-/nachtstand aanmaken. Voor een binnenkomende lijn kunt u hierin aangeven welke routering er - op basis van tijd - gevolgd moet worden. Hiermee is het bijvoorbeeld mogelijk om een binnenkomend gesprek om 13 uur een andere routering te laten volgen dan een binnenkomend gesprek - op hetzelfde nummer - om 19 uur. Stap 1. Klik op de lijnenpagina - voor de lijn waarvoor u een dag-/nachtstand wil aanmaken - op het driehoekje rechts van het nummer en selecteer Nieuw tijdschema profiel. Stap 2. Stel een nieuwe tijdlijn samen voor hetzelfde binnenkomende nummer door op het plus icoon aan de rechterzijde van de nieuwe tijdlijn te klikken. U kunt dan toestellen en voicemailboxen toevoegen om een nieuwe tijdlijn te maken. Nu heeft u voor één nummer, twee verschillende routeringen (tijdlijnen) voor binnenkomende gesprekken. Pagina 8 Handleiding Bereikbaarheidsmanager maart 2015
Stap 3. Nu gaat u bepalen wanneer de nieuw gemaakte tijdlijn geldig moet zijn (het tijdschema). Beweeg daarvoor de cursor over het klokje links van de tijdslijn en klik op het potlood (wijzig-symbool) dat in het scherm verschijnt. Gehele tijdschema verwijderen U kunt het gehele tijdschema van een nummer verwijderen door op de Lijnen-pagina met de cursor over het klokje te bewegen en te klikken op het verwijder-symbool dat verschijnt. Stap 4. Er verschijnt nu een scherm met een tijdschema waarin u voor elke dag van de week kunt bepalen wanneer de nieuwe tijdlijn geldig moet zijn. De geldigheid wordt per dag aangegeven door één of meer witte tijdbalken. Standaard staat het tijdschema ingesteld maandag t/m vrijdag van 8.30 17.00 uur. Aanpassen tijdschema Aanpassen van de lengte van een tijdbalk doet u door uiterst rechts op de tijdbalk te gaan staan en die naar links (voor verkorten van de periode) of naar rechts (voor verlengen van de periode) te slepen. Door op de tijdbalk te klikken kunt u de tijdbalk in zijn geheel naar links of rechts verschuiven in de tijd. U kunt per dag meerdere tijdbalken toevoegen door op het plus icoon voor de gewenste dag aan de rechterkant te klikken. U kunt een tijdbalk verwijderen door op de balk te klikken en daarna op het blokje verwijder te klikken dat in het scherm verschijnt. Handleiding Bereikbaarheidsmanager maart 2015 Pagina 9
1.4.2 Profielen In plaats van een tijdschema kunt u voor een lijn ook keuzeprofielen aanmaken. Elk keuzeprofiel bestaat uit een tijdslijn van 55 seconden. Wanneer er op de lijn een oproep wordt geplaatst wordt deze doorgezet naar het actieve keuzeprofiel. Voorbeeld van een toepassing met keuzeprofielen: Stel u heeft 3 monteurs in dienst die om de dag storingsdienst draaien. Als het algemene storingsnummer wordt gebeld moet op de ene dag het gesprek binnenkomen bij monteur A, en op weer andere dagen bij monteur B of monteur C. U maakt nu voor elke monteur een keuzeprofiel aan onder het storingsnummer. Bijvoorbeeld de eerste 15 seconden gaat het gesprek naar de extensie van de monteur, na 15 seconden gaat het gesprek naar zijn externe (mobiele) nummer en vervolgens naar de voicemailbox van de monteurs. Door ervoor te zorgen dat elke dag het juiste keuzeprofiel wordt geactiveerd, komt een oproep op het storingsnummer altijd bij de juiste monteur uit. Door de monteurs toegang te geven tot de PhoneManager kunnen ze zelf het gewenste keuzeprofiel activeren van het storingsnummer. Als ze dienst hebben kunnen ze niet alleen hun eigen profiel activeren, ze kunnen ook, als hun dienst is afgelopen, het profiel van een andere monteur activeren. Met de PhoneManager heeft een monteur het beheer over alle keuzeprofielen die voor het storingsnummer zijn aangemaakt. klikken naast de profielnaam. Vervolgens kiest u het gewenste icoon en vult u de naam van het keuzeprofiel in. Klik vervolgens op Opslaan. Stap 4. Herhaal stap 2 en 3 voor elk extra profiel dat gewenst is Profiel activeren Om een profiel te activeren klikt u op de naam van het keuzeprofiel. De naam en het icoon worden oranje wat aangeeft dat dit het actieve profiel is. Profiel verwijderen Om een profiel volledig te verwijderen klikt u op het verwijder-symbool naast de profielnaam. N.B. Alleen niet-actieve profielen kunnen verwijderd worden. Om een lijn met meerdere keuzeprofielen aan te maken gaat u als volgt te werk. Stap 1. Maak een tijdlijn voor het nummer waarop de profielen beheerd moeten worden. Dit is het eerste keuzeprofiel. Stap 2. Klik op het kleine driehoekje rechts naast het nummer en kies Nieuw Keuzeprofiel. Er verschijnt een nieuwe tijdlijn. Stel de tijdlijn samen voor het 2e keuzeprofiel. Stap 3. Elk keuzeprofiel krijgt een labelnaam en een icoon. Daarmee wordt het keuzeprofiel ook getoond in de PhoneManager. Naam en icoon kunt u wijzigen door op het wijzig-symbool te Pagina 10 Handleiding Bereikbaarheidsmanager maart 2015
2. Ingebruikname van de Bereikbaarheidsmanager Nu de Bereikbaarheidsmanager is ingesteld moeten alleen de toestellen nog worden geconfigureerd en geregistreerd. Daarna is de Bereikbaarheidsmanager klaar voor gebruik. Er zijn twee manieren - handmatig en via autoprovisioning - om toestellen te configureren. De manier waarop uw toestellen geconfigureerd moeten worden staat vermeld op de Status pagina. Handmatige configuratie Op de Status pagina staan de login-gegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) per toestelnummer vermeld. Zie in afbeelding hiernaast bij de toestelnummers 201, 202 en 203. Deze gegevens en de SIP-server sip.sipnl.net gebruikt u om uw toestellen handmatig te configureren. Sluit het toestel met het getoonde MAC-adres aan, nadat het toestel is opgestart toetst u de autoprovisioning code #*2580# in. Het toestel wordt vervolgens geconfigureerd en op de Bereikbaarheidsmanager aangemeld. Een groen vinkje op de Status pagina betekent dat het toestel correct is aangemeld. Zie onderstaande afbeelding. De velden IP adres en Actief toestel bevatten dan respectievelijk het IP-adres en het type telefoontoestel. Autoprovisioning Als een toestel via Autoprovisioning kan worden geconfigureerd dan staat dit aangegeven in het Gebruikersnaam veld. Het veld toont ook het MAC-adres van het bijbehorende telefoontoestel. Zie toestelnummer 204 in de afbeelding hiernaast. 3. Wijzigingen 3.1 Toestel extensie aanpassen Wanneer u op de Componenten pagina de extensie van een toestel wijzigt, dan wijzigen ook de logingegevens voor het telefoontoestel. De nieuwe gegevens zijn beschikbaar op de Status pagina en hiermee stelt u het aangesloten telefoontoestel opnieuw in. Nadat alle extra nummers zijn aangevraagd of geporteerd, voegen wij deze nummers toe aan uw Bereikbaarheidsmanager. Daarna kunt u zelf deze lijnen weer configureren. 3.2 Extra nummers Wanneer u uw Bereikbaarheidsmanager wilt uitbreiden met extra nummers (lijnen), dan kunt u die bij ons bestellen. Handleiding Bereikbaarheidsmanager maart 2015 Pagina 11
4. Call Pick up Met de Bereikbaarheidsmanager is het mogelijk om een gesprek, dat op een ander toestel overgaat op te nemen op het eigen toestel. Dat doe je door *** (drie maal een sterretje) in te toetsen op je eigen toestel. Op dat moment neem je elk gesprek, van een willekeurig toestel dat rinkelt op. Als je *** (drie maal een sterretje) intoetst, gevolgd door het nummer van het toestel (bijvoorbeeld 201) dan neem je alleen het gesprek op dat op dat specifiek toestel binnenkomt. 5. Bereikbaarheidsmanager uitloggen Om uit te loggen klikt u op de loginnaam rechtsboven op de pagina. Selecteer vervolgens Uitloggen. Pagina 12 Handleiding Bereikbaarheidsmanager maart 2015
6. De PhoneManager De PhoneManager voor de Bereikbaarheidsmanager is een web applicatie waarmee de keuzeprofielen van een nummer geactiveerd kunnen worden. In het voorbeeld van de drie monteurs kunt u de monteurs toegang geven tot de PhoneManager voor het storingsnummer. Zij kunnen dan altijd en overal (zolang er een internet verbinding is) het gewenste profiel van het storingsnummer activeren. Open de internetbrowser en ga naar https://bmm.divinet.nl Log in met de gebruiker s e-mailadres en wachtwoord die zijn aangemaakt op de Componenten -pagina van de Bereikbaarheidsmanager. Het scherm toont van boven naar beneden: De loginnaam van de gebruiker Het nummer dat op dit moment wordt beheerd De keuzeprofielen (in dit geval 3) van het nummer Het keuzeprofiel monteur A is actief, herkenbaar aan de oranje kleur. Door op ander profiel te klikken zal deze actief worden. Als de gebruiker meerdere nummers beheert, kan door op het nummer te klikken voor een ander nummer worden gekozen. Uitloggen Klik op het uitlog-icoon rechts van de loginnaam om uit te loggen. Tip: De PhoneManager kan als webapp op een tablet of smartphone worden toegevoegd. Ga met de browser naar https://bmm.sipnl.net. Klik op de knop toevoegen aan beginscherm of startscherm (afhankelijk van de gebruikte browser/ smartphone). Pas de naam van het icoon aan indien gewenst. Het PhoneManager icoon is nu toegevoegd aan het beginscherm. Handleiding Bereikbaarheidsmanager maart 2015 Pagina 13
HL Bereikbaarheidsmanager 01032015 Divinet.nl 046-8800800 www.divinet.nl