Careweb Reports Handleiding

Careweb Reports Handleiding 1

Careweb Reports Zorg in de eigen omgeving Voor hulpverleners die Careweb Reports gebruiken bij hun dagelijkse werkzaamheden 3

Rechten Dit is een uitgave van: 12Care Maliebaan 127 3581CK Utrecht T: +31 30 251 8411 F: +31 842 213 288 info@careweb.nl Licentiehouders mogen teksten of afbeeldingen gebruiken voor educatieve doeleinden onder vermelding van de bron. Daarbuiten mogen zonder schriftelijke toestemming van 12Care geen teksten of afbeeldingen worden overgenomen. Voorbehoud In Careweb Reports worden wekelijks wijzigingen doorgevoerd. Wijzigingen van na de hieronder genoemde datum zijn niet meegenomen. De wijzigingen kunt u vinden bij de veelgestelde vragen in uw eigen dossier onder dossieronderdeel Terugkoppeling. Utrecht, 26 september 2014 4

Inhoudsopgave Voorbereiding gebruik Reports 7 Compleet setup wizard 7 Training gebruik Reports 10 Deel 1: Start 10 Belangrijkste sheets van de presentatie 10 Oefeningen 10 Snel start 10 Zet Reports direct aan het werk 11 Deel 2: Gebruik Reports 12 Belangrijkste sheets van de presentatie 12 Oefeningen Instellingen 13 Naar 'Instellingen' 13 Gebruik contacten 13 Koppel Reports met uw agenda 14 Deelnemers zoeken en uzelf zichtbaar maken via Bluetooth 15 Oefeningen: Versturen informatie uit Reports 17 Toevoegen rapport naar agenda 17 Aanpassen van bestaande activiteit in de agenda 18 Mail uw reisinformatie (Reiskosten) 19 Oefeningen: Beheren rapporten 22 Toevoegen notitie aan de rapport 22 Voeg deelnemers toe aan een bijeenkomst 23 Splits activiteit 25 Verwijderen markering, shake of splits 26 Oefeningen: Het lopende rapport 28 Shake 28 Markeren een bepaald moment 28 Deel 3: Optimaliseren rapporten 30 Oefeningen: Beheren rapporten in verleden & lopende rapport 30 Deelnemers 30 Contacten 31 Oefeningen: Archiveren 33 Verberg activiteiten van het overzicht scherm 33 Uw archief terughalen 33 Oefeningen: Toon uw vroegere rapporten 35 Oefeningen: Andere instellingen 36 Afronden 36 Werktijden 37 Automatisch overzetten 38 5

Introductie Careweb Reports Welkom bij Careweb Reports Wij zijn blij dat u Careweb Reports wilt gebruiken. Allereerst omdat we u graag als gebruiker verwelkomen maar ook omdat wij oprecht denken dat u met Careweb Reports meer aandacht kunt geven aan uw cliënten. We hopen dat het voor u daarmee iets makkelijker wordt om verantwoorde zorg te leveren. Careweb Reports is ontwikkeld vanuit een aantal basisprincipes: Zorg is ontmoeten Zorg is aandacht van mensen aan andere mensen. Ondanks alle wijzigingen is dit al honderden jaren onveranderd. Professionele zorg vraagt om verantwoording Waar meerdere professionals betrokken zijn bij de zorg is verantwoording noodzakelijk, naar de client en zijn omgeving, naar de hulpverleners onderling, naar de werkgever en naar de financiers. Verantwoording en delen van informatie, transparantie, zijn onderdeel van het beroep. Balans transparantie en privacy: uw beroepsgeheim Bij het creëren van de transparantie is de hulpverlener ook de bewaker van het medisch beroepsgeheim. Dit is soms een lastige balans. Wat leg ik waar vast, wie kan er bij deze informatie, moet ik dit in het digitale dossier vastleggen of is dit een persoonlijke notitie? Careweb Reports ondersteunt op alle vlakken. Het uitgangspunt blijft uw tijd en aandacht voor de patiënt. Careweb Reports helpt u bij het bewaren van het evenwicht tussen transparantie en het medisch beroepsgeheim. Het ondersteunt bij al uw verantwoordingstaken en geeft u de leiding bij het beschermen van de privacy van de patiënt. Deze handleiding Careweb Reports neemt uw administratieve werk over. In de handleiding wordt uitgelegd hoe u de app dit zo goed mogelijk voor u kunt laten doen en hoe u de rapportjes die de app maakt van een activiteit kunt verbeteren en kunt doorgeven aan wie deze nodig heeft. In de handleiding staan oefeningen waar alle mogelijkheden aan bod komen. De handleiding kunt u zelf door lopen maar wordt ook gebruikt bij de trainingen. Uw feedback Careweb Reports wordt ontwikkeld door een ontwikkelteam van vier personen. Wij doen er alles aan uw administratieve werkzaamheden te verminderen zodat u zich kunt concentreren op uw cliënten. Maar we zijn technici, we kunnen veel maken maar weten niet altijd wat u het meeste helpt. Het helpt ons als u ons feedback geeft over uw ervaringen en wensen. Op onze website, www.carewebreports.com staat hiervoor een vragenlijst met 6 vragen. Indien u de tijd heeft deze in te vullen, graag, bedankt. 6

Voorbereiding gebruik Reports Deze handleiding kunt u zowel gebruiken op een trainingsbijeenkomst voor Reports, zoals deze door 12Care of een instellingen wordt gegeven, als voor zelfstudie. De vragen leiden u in beide gevallen door de training. Wilt u snel naar een specifiek onderwerp gebruik dan de inhoudsopgave. Andere hulpmiddelen zijn de 'Rondleiding' onder het i-tje, linksboven op het dagoverzicht of de vragen op de website 'www.carewebreports.com'. 1. Wilt u beginnen met zelfstudie of de voorbereiding voor een trainingsbijeenkomst? Heeft u de app al geïnstalleerd of kunt u die nu volledig installeren? Ja, ik ga verder met de opgaven 'Compleet setup wizard. Nee, ik zit in de trainingsbijeenkomst en wist niet dat ik die kon voorbereiden, ik ga naar de opgaven 'Snel start na de opgaven 'Compleet setup wizard. Compleet setup wizard Opgaven 1. Ik heb een iphone 4s of nieuwer of een ipad 2 of nieuwer? Hierop is ios 7 of ios 8 geïnstalleerd? (Zo niet dan kunt u geen gebruik maken van Reports) 2. Zo ja, ga naar App Store. Zoek Careweb Reports, download en installeer. 3. Open Careweb Reports, geopend? 4.Kies Beginnen. (U kunt ook de rondleiding zien bij de i-tje in Reports.) 7

5. Staan uw gegevens in Contacten? Zo nee, tap Ik sta nog niet in Contacten, ga naar uw adresboek en voer uzelf op met thuis en werk adres. (Dit is een standaard functie en wordt hier niet uitgelegd) Zo ja, dan tap Kies uzelf in Contacten 6.Scroll naar uzelf en tap uw naam. 7. Mijn thuis- en werk adressen kloppen. (Zo niet dan kunt u deze hier aanpassen.) 8. Tap Volgende. 8

9.Mijn werktijden kloppen. (Als het niet correct is, kunt u het aanpassen door te tappen op de tijd in donker blauw om de tijden aan te passen en op 'Weekdagen' om uw werkdagen aan te passen.) 10. Tap Klaar'. 11. Ik heb Reports toegang gegeven tot Bluetooth voorzieningen? 12. Ik heb Reports toegang gegeven tot Locatie voorzieningen? Tot zover de set-up wizard. U kunt nu beginnen met de oefeningen die ook in de training gegeven worden. Zodra dit aan de orde is zal toegang gevraagd worden tot uw agenda en Bluetooth. De training is een combinatie van een presentatie met enkele sheets en begeleiding bij de oefeningen. Alle belangrijke sheets zijn opgenomen in deze handleiding. De training begint op de volgende pagina. Uw eerst volgende opgave is Shake, op pagina 9. 9

Training gebruik Reports Deel 1: Start Belangrijkste sheets van de presentatie Waar is Careweb Reports voor gemaakt Oefeningen Snel start Opgaven( voor wie reports nog niet geïnstalleerd en geopend heeft) 1. Ik heb een iphone 4s of nieuwer of een ipad 2 of nieuwer? Hierop staat u IOS7 of IOS8 geïnstalleerd? (Zo niet dan kunt u geen gebruik maken van Reports) 2. Zo ja, ga naar App Store. Zoek Careweb Reports, download en installeer. 3. Open Careweb Reports. 4. Kies ' Beginnen. 10

5.Kies Ga door zonder Contacten. 6. Ik heb Reports toegang gegeven tot Bluetooth voorzieningen? 7. Ik heb Reports toegang gegeven tot Locatie voorzieningen? 8. Het scherm met het dagoverzicht is verschenen. Laat Careweb Reports aan staan. Reports gaat zelfstandig aan de slag om zoveel mogelijk van uw administratieve werkzaamheden over te nemen. Reports is nu aan het werk. Indien het druk is en u veel reist houdt Reports dit ongeveer 8 uur vol op een batterij, anders ongeveer 10 uur. Na de volgende presentatie kijken we naar de eerste resultaten. Zet Reports direct aan het werk Om het oefenen meteen vast te leggen in de administratie leggen we dit tijdstip even vast. Opgaven Shake (schud) 1. Beweeg uw iphone drie keer snel en flink op en neer. 11

Deel 2: Gebruik Reports Belangrijkste sheets van de presentatie De werkzaamheden die Report voor u probeer uit te voeren. De details van uw activiteiten zijn alleen zichtbaar op de iphone of ipad in Reports. Reports maakt geen back-up. Reports kent geen centrale opslag. Reports kunt u gebruiken zonder internet. Heeft u hulp nodig. 12

Oefeningen Instellingen Naar 'Instellingen' Reports is bedoeld om werk van u over te nemen. Echter iedereen heeft zo zijn eigen werk methodes. Om Reports hieraan aan te passen zijn er Instellingen. Deze kunt u bereiken vanaf uw 'Dagoverzicht'. Dit verschijnt zodra u Reports start. Opgaven 1. Start Reports of ga naar het dagoverzicht. 2. Tap het Instellingen icoontje, u vindt dit linksonder in het scherm. 3. Tap 'Reports', links boven op het 'Instellingen'-scherm om terug te gaan naar het dagoverzicht. Gebruik contacten De contacten worden gebruikt om te bepalen of u op een locatie bent van u zelf, werk of thuis of van bijvoorbeeld een cliënt. De locatie wordt gebruikt voor de de naam van de activiteit. Een thuis- en een werkadres zijn het minimum om goed mee te starten. Echter, bij contacten kunt u bij uw eigen gegevens meerdere thuis- en werkadressen opgeven. Reports kan die dan allemaal gebruiken. Opgaven 1. Ga naar het instellingen scherm. 13

2.Kunt u uw naam zien onder 'Identiteit'? Zo ja, ga verder met 4. 3.Tap Kies wie je bent, en selecteer uzelf in de lijst van contacten (Als u uzelf niet in de lijst van contacten vindt, ga naar Contacten en voeg uzelf als een nieuwe contact, inclusief uw thuis- en werkadres, en tap 'Gereed.) 4. Staat er een rode stip bij uw naam? Zo ja, dan is een adres niet volledig. Tap uw naam en maak gebruik van de 'Wijzig - optie. Koppel Reports met uw agenda Met de agenda functie kunt u rapportjes van uw activiteiten naar een agenda op uw iphone of ipad sturen. Nadat u een agenda gekozen hebt komen drie functie beschikbaar: 1. Voeg een activiteit toe aan uw agenda op basis van een rapportje via 'Voeg toe' veeg naar rechts beweging. 2. Pas een in uw agenda bestaande activiteit aan op basis van een rapportje via de 'Meer '-functie 'Aanpassen'. 3. Voeg eventueel de activiteiten automatisch toe. Opgaven 1. Ga naar het scherm Instellingen. 2. Staat er achter Agenda: '<Geen toegang tot agenda>' Zo ja, tap Agenda en Tap OK. Zo nee, dan heeft u al toegang gegeven en staat er een agenda genoemd. Wilt u deze wijzigen tap dan op de naam van de agenda. 14

C.D.E Veenstra C.D.E Veenstra Op het Agenda's scherm kunt u alle agenda's zien welke beschikbaar zijn op u iphone of ipad. Hier kunt u een agenda kiezen waar u standaard de rapportjes naar toe wilt sturen, de default agenda. 3. Tap uw default agenda 4.Er staat een rood vinkje achter mijn default agenda. Deelnemers zoeken en uzelf zichtbaar maken via Bluetooth Indien u gebruik maakt van Bluetooth om u zelf zichtbaar te maken komen twee functies beschikbaar: 1. Uw iphone of ipad wordt zichtbaar voor andere gebruikers van Reports en zij kunnen u kiezen als deelnemer aan een activiteit. 2. U kunt andere gebruikers van Reports in uw omgeving zien en deze toevoegen als deelnemer aan een activiteit 15

Opgaven 1. Als de Bluetooth van uw iphone of ipad heeft uitgeschakeld, zet het aan (Instellingen>Bluetooth). 2. Tap het Registreer ontmoeting icoontje, u vindt dit rechtsonder in het scherm. 3. Inschakelen Zichtbaar. U bent zichtbaar voor andere gebruikers. U kunt andere deelnemers toevoegen aan een ontmoeting en zij kunnen u ook zien. 16

Oefeningen: Versturen informatie uit Reports Toevoegen rapport naar agenda Opgaven 1. Als u handmatig activiteit aan uw agenda wilt toevoegen, selecteert u de activiteit en schuift u het betreffende rapport naar rechts. 2. Tap Voeg toe. Op de volgende scherm, scroll naar beneden om de inhoud te controleren en tap Gereed. 17

3. Dan kunt u deze activiteit inzien in uw eigen agenda. Aanpassen van bestaande activiteit in de agenda Opgaven 1. U schuift het betreffende rapport naar links. 2. Tap Meer en tap daarna Aanpassen. 18

3. Op het Aanpassen scherm, tap de afspraak die aangepast moet worden. De afspraak verschuift naar de tijden van het rapport. 4. Tap Gereed. Mail uw reisinformatie (Reiskosten) Indien er geen reisinformatie in uw Report zijn, laat het ons weten. Dan zullen we de instructie aan te tonen. Opgaven 1. Tap het Exporteer icoontje, u vindt dit onder in het scherm. 19

2. Wacht op Reports om uw reisinformatie te verzamelen. 3. Als het klaar is, kunt u een lijstje van reisinformatie naar datum zien. 4. Tap Exporteer, de geselecteerde reisinformatie wordt als csv file via e-mail verzonden. 5. Voer uw e-mail in en tap Stuur. 20

6. Kort na uw tap Stuur ziet u een melding Uw e-mail is verzonden. 7. Controleer uw e-mail en open de csv file met uw reisinformatie. 8. U kunt uw reisinformatie in detail zien zoals adressen met postcode en afstand. 21

Oefeningen: Beheren rapporten Toevoegen notitie aan de rapport Opgaven 1. Het is mogelijk om een notitie toe te voegen aan het lopende rapport en de afgelopen rapporten. 2. U schuift het betreffende report naar rechts. 3. Tap Notitie, dan kunt u hier uw notitie invoeren. 4. Als u klaar bent, tap Gereed. 22

Voeg deelnemers toe aan een bijeenkomst Deze functie werkt alleen als 1) Bluetooth is ingeschakeld, 2) Zichtbaar is ingeschakeld, 3) Er minstens 1 gebruiker van Reports dichtbij is, die ook Zichtbaar heeft ingeschakeld. Opgaven 1. Als de Bluetooth van uw iphone of ipad is uitgeschakeld, zet het aan (Instellingen>Bluetooth). 2. Tap het Registreer ontmoeting icoontje, kunt u dit rechtsonder vinden in het scherm? Het nummer in de rode cirkel geeft het aantal deelnemers dat kan worden toegevoegd aan een ontmoeting. 3. Controleer of Zichtbaar ingeschakeld is. 4. U ziet een lijst van mogelijke deelnemers. 23

5. Selecteer de deelnemer(s) voor deze ontmoeting. 6. Tap het Registreer ontmoeting icoontje, u vindt dit rechtsboven in het scherm. 7. Ontmoeting op werk is toegevoegd aan de overzicht. 8. Reports kan detecteren dat de ontmoeting gereed is als u begint te bewegen, dan begint automatisch een nieuwe activiteit. 9. Om een ontmoeting handmatig te stoppen, tap het markeer icoontje, of schud uw iphone of ipad even flink en snel. 24

Splits activiteit Opgaven 1. U schuift het betreffende rapport naar links. 2.Tap Meer en daarna tap Splits. 3. Sleep de lijn naar het gewenste tijdstip. Bij loslaten splitst het rapport. 25

4. Dan ziet u dat deze activiteit is gesplitst in twee activiteiten. Verwijderen markering, shake of splits Het is mogelijk om Markeer, Shake en Splits verwijderen. Omdat het is dezelfde methode voor verwijderen deze drie, gebruiken we Splits als voorbeeld. Opgaven 1. Kies de Splits u wilt verwijderen van de overzicht. 26

2. U schuift het betreffende report naar links. Tap Wis. 3. U ziet Weet u het zeker? zien. Tap Ja. 4. U ziet 1 Splitser gewist. De twee gesplitste activiteiten worden samengevoegd tot 1 activiteit. 27

Oefeningen: Het lopende rapport Zolang Reports aan staat wordt geprobeerd een rapport te maken. Het rapport waaraan gewerkt wordt is het 'Lopende rapport. U zult zien dat het rapport gedurende de looptijd kan veranderen omdat de interpretatie kan wijzigen onder invloed van nieuwe informatie. Alle acties die u met een afgesloten rapport kunt doen kunt u ook met een lopend rapport doen. Er zijn twee acties die alleen met een lopend rapport kunt doen: 1. Shake(schud) 2. Markeer Deze acties doen het zelfde als de 'Splits' maar dan voor een lopend rapport. Shake De shake kunt u gebruiken om een moment te markeren door alleen met uw iphone te schudden. Het werkt ook met een ipad maar is wel lastiger. Indien u uw telefoon 3 maal flink en snel op en neer beweegt verschijnt er na een seconde of 3 een bericht dat het gelukt is, en als u het geluid voor de shake niet uitgezet hebt hoort u een bel. Markeren een bepaald moment Indien u een bepaald moment wilt markeren heeft u twee opties.u kunt op het overzicht op een markeer icoontje tappen of uw iphone of ipad even schudden. Deze twee acties werken hetzelfde. Opgaven 1. Er verschijnt een markering op het Reports scherm. 2. Het lopende rapport wordt voorlopig afgesloten en een nieuw rapport begint. 28

3. U kunt ook uw telefoon schudden. De werking is dan hetzelfde als bij Markeer. 29

Deel 3: Optimaliseren rapporten Oefeningen: Beheren rapporten in verleden & lopende rapport Deelnemers Deelnemers zijn gebruikers die Reports gebruiken en die in de buurt zijn. Het is niet nodig dat deze in uw Contacten staan. 1. Kunt u de Deelnemers optie inzien? Ja, ga verder met de Opgaven. Nee, zorg ervoor dat uw Bluetooth is ingeschakeld (Instellingen>Bluetooth). En dat Zichtbaar is ook ingeschakeld (Registreer ontmoeting icoontje> Zichtbaar). Opgaven 1. U schuift het betreffende rapport naar links. 2. Tap Meer en tap daarna Deelnemers. 3. Om deze tijd is was er een deelnemer in de buurt. 30

Contacten 4. Kies de deelnemer. U ziet de activiteit naam wijzigen in Ontmoeting op het werk. 5. Tap Reports de linksboven in het scherm om terug te gaan naar het overzicht scherm. Contacten zijn mensen die in uw contacten staan met een adres dat in de buurt is. Het is niet nodig dat deze mensen Reports gebruiken. 1. Kunt u de Contacten optie inzien? Ja, ga verder met de Opgaven. Nee, mogelijk is dit omdat niemand van uw contacten een adres in de buurt heeft. Zorg ervoor dat bij uw contacten de adressen met postcodes correct zijn ingevuld. Opgaven 1. U schuift het betreffende rapport naar links. 2. Tap Meer en tap daarna Contacten. 31

3.Om deze tijd is er een contact met een adres in de buurt. 4.Tap Reports linksboven in het scherm om terug te gaan naar het overzichtsscherm. 32

Oefeningen: Archiveren Verberg activiteiten van het overzicht scherm Opgaven 1. Tap Wijzig, u vindt deze optie rechtsboven in het scherm. 2. Kies de activiteit/activiteiten die u wilt verbergen van het overzichtsscherm. 3. Tap Archiveren linksonder in het scherm. 4. Tap Gereed om terug te gaan naar het overzichtsscherm. Uw archief terughalen Het is mogelijk om uw gearchiveerde activiteiten te herstellen. Opgaven 1. Tap Wijzig, u vindt deze optie rechtsboven in het scherm. 33

2. Tap Dag uit archief onderin het scherm. 3. De gearchiveerde rapporten van vandaag zijn teruggeplaatst in het overzicht. 34

Oefeningen: Toon uw vroegere rapporten Opgaven 1. Tap (herhaald) het pijltje links naast de datum van vandaag, om naar gisteren (of een eerdere datum) te gaan. 2. Door eenmaal op de de datum te tappen, kunt u direct naar het overzicht van vandaag terug gaan. 3. Tap tweemaal op de datum om direct een dag te selecteren. 4. Een datum met een punt eronder betekent dat Reports op die dag activiteiten heeft geregistreerd. Geen punt betekent geen activiteiten op die dag. 5. U kunt de datum die u wilt bekijken tappen. 35

Oefeningen: Andere instellingen Afronden Voorbeeld: Als uw activiteit om 10:58 start en uw afrondtijd is 5 minuten, dan wordt de tijd afgerond naar 11:00. Activiteiten korter dan 5 minuten worden dan ook niet getoond. Indien u activiteiten korter dan 5 minuten wilt tonen, verander dan de afrondtijd naar 1 of 2 minuten. Opgaven 1. Tap het Instellingen icoontje, u vindt dit linksonder in het scherm. 2. Tap Instellingen > Afronden op. 3. De standaard afrondtijd is 5 minuten. Door naar boven en beneden te scrollen, kunt de afrondtijd wijzigen. 4. Tap Instellingen linksboven om terug te gaan naar het Instellingen scherm. 36

Werktijden Opgaven 1. Tap het Instellingen icoontje, u vindt dit linksonder in het scherm. 2. Tap Instellingen > uw naam. 3. Gelieve uw werktijden to controleren. 4. Tap Werkuren of Werkdagen om deze te wijzigen. 5. Tap Instellingen om terug te gaan naar het Instellingen scherm. 37

Automatisch overzetten Opgaven 1. Indien u activiteiten toe wilt voegen aan uw eigen agenda heeft u twee opties: handmatig of automatisch. 2. Om uw activiteiten automatisch naar de door u gekozen agenda te verhuizen (alleen van toepassing op activiteiten tijdens uw werktijd), tap het Instellingen icoontje en daarna Verhuis naar agenda. Schakelen Automatisch naar agenda in, kies de regel van uw voorkeur. C.D.E Veenstra Tips Reports maakt gebruik van de adressen in uw contacten. Hoe beter deze bijgehouden zijn hoe beter de rapporten van Careweb Reports worden. Indien u veel beweegt met Careweb Reports (auto, fiets, wandelen) zal veel energie worden gestoken in het bepalen van uw locatie. Zeker bij de iphone 4S is dan extra laden nodig. Indien u een rapport wilt afronden, schudt dan minimaal 3 maal flink en snel met uw telefoon.