Handleiding
INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave 1 Introductie 3 1.1 Wat zijn observatielijsten?............................. 3 2 Instructie voor beheer 8 2.1 Basisgegevens voorbereiden............................ 8 2.1.1 Schalen................................... 8 2.1.2 Categorieën, Indicatoren en Aspecten.................. 9 2.2 Signaleringsmodel samenstellen.......................... 9 2.3 Sjabloon maken................................... 10 2.4 Sjabloon aanpassen................................. 13 2.5 Groepsoverzicht................................... 14 3 Instructie voor docenten 15 3.1 Observatielijst invullen............................... 15 3.2 Overzichten bekijken................................ 17 Pagina 2 van 19
Hoofdstuk 1 Introductie Eduscope is het leerlingadministratie en leerlingvolgsysteem van Unilogic. Het wordt gebruikt door medewerkers van diverse onderwijs- en schooltypes, zoals het peuteronderwijs, BAO, SBO en V(S)O, maar ook medewerkers van externe instellingen (bijvoorbeeld GGD). Dit zijn voornamelijk docenten en begeleiders (zowel intern als extern), directie medewerkers en administratief personeel en eventueel ook onderwijs ondersteunend personeel. Doordat al deze mensen kunnen samenwerken in hetzelfde systeem is informatie snel beschikbaar en inzichtelijk te maken. Eduscope bestaat uit de volgende, optionele modules: 1. Administratie 2. Leerlingzorg/volg 3. Pravoo Digitaal (Kindvolg- en Hulpsysteem voor de onderbouw) 4. EGGO Digitaal (Gedragsobservatiekaart voor leerlingen in het basisonderwijs (groep 1 t/m 8)) 5. MKVS Digitaal (Montessori Kindvolgsysteem) 6. Bovenschoolse Module In deze handleiding staan Observatielijsten centraal, onderdeel van de module Leerlingzorg/volg. 1.1 Wat zijn observatielijsten? Voor uw beeldvorming wordt hier in het kort uitgelegd wat observatielijsten zijn. In Eduscope worden diverse soorten leerlinggegevens en -resultaten geregistreerd. Beoordelingen veelal via (vak)groepen, waarbij deze per toets en per (vak)groep voor alle leerlingen kunnen worden ingevuld. Er zijn situaties waarbij geen beoordelingen op toetsniveau wenselijk zijn of waar überhaupt geen toetsen worden afgenomen. Observatielijsten zijn een Pagina 3 van 19
1.1. WAT ZIJN OBSERVATIELIJSTEN? andere variant om leerlingresultaten of observaties te registreren. Ze worden vaak gebruikt bij onderbouw groepen of groepen waarbij kindeigenschappen worden geregistreerd. Observatielijsten worden per leerling ingevuld, in tegenstelling tot beoordelingen die voor alle leerlingen per toets worden ingevuld. Bij observatielijsten kan een school zelf de layout bepalen, inclusief bijvoorbeeld het logo van de school. Een observatielijst bestaat uit drie niveaus: 1. Categorie. Categorieën zijn de verzamelnaam voor een serie indicatoren. Ze dienen verplicht te worden opgenomen in een observatielijst. 2. Indicator. Indicatoren zijn onderdelen waarop gescoord kan worden, conform een door de school te bepalen schaal. Indicatoren dienen ook altijd opgenomen te worden in een observatielijst. 3. Aspect. Aspecten zijn een verdere verfijning van een indicator en kunnen ook net zoals een indicator gescoord worden, conform een door de school te bepalen schaal. Aspecten zijn optioneel. Hieronder ziet u enkele voorbeelden van observatielijsten: Pagina 4 van 19
1.1. WAT ZIJN OBSERVATIELIJSTEN? Pagina 5 van 19
1.1. WAT ZIJN OBSERVATIELIJSTEN? Pagina 6 van 19
1.1. WAT ZIJN OBSERVATIELIJSTEN? Pagina 7 van 19
Hoofdstuk 2 Instructie voor beheer Alvorens observatielijsten gebruikt kunnen worden, dienen er enkele voorbereidingen te worden getroffen. Zo dient te worden bepaald welke Categorieën, Indicatoren en Aspecten er zijn em middels welke schaal deze gescoord kunnen worden. Daarnaast dient er een model te worden gemaakt van deze categorieën, indicatoren en aspecten, waarop het latere sjabloon wordt gebaseerd dat leraren of begeleiders kunnen invullen. Er kunnen meerdere modellen en dus ook sjablonen worden gebaseerd op de zelfde set van categorieën, indicatoren en aspecten. 2.1 Basisgegevens voorbereiden Alvorens een model kan worden opgesteld waarop het sjabloon van een observatielijst wordt gebaseerd, dienen eerst alle basisgegevens voor dit model te worden ingevoerd. Het is verstandig om te bepalen welke schalen gebruikt zullen gaan worden. Daarna kunt u de categorieën, indicatoren en eventuele aspecten invoeren en tenslotte nog eventuele overige gegevens (welke minder van belang zijn), zoals hulpberichten en leerlijnen. 2.1.1 Schalen De scoring van de observatielijsten is door iedere school zelf in te stellen. Bepaal hiervoor de juiste schaal. Er kunnen meerdere schalen gebruikt worden, al is het voor de overzichtelijkheid natuurlijk aan te bevelen om dit binnen de perken te houden. 1. Zorg dat er een Schaaltype is, genaamd Stappenschaal. Er hoeven geen verdere opties ingesteld te worden. 2. Zorg dat er een Schaalbereik is, genaamd Decimaal schaalbereik, met de opties Bereik start = 0, Bereik eind = 100 en Aantal decimalen = 1. 3. Maak een schaal met een herkenbare naam. Kies Decimaal schaalbereik en Stappenschaal als opties en bepaal het aantal stappen voor deze schaal. Completeer deze schaal door de namen van de stappen in te stellen en de minimale en maximale waardes van de stappen te bepalen. Stel indien gewenst ook een kleur in voor iedere schaal. Deze kleur zal worden getoond bij het invullen van de observatielijst. 4. Herhaal deze laatste stap voor nog eventuele andere toe te voegen schalen. Pagina 8 van 19
2.2. SIGNALERINGSMODEL SAMENSTELLEN 2.1.2 Categorieën, Indicatoren en Aspecten Een observatielijst bestaat in ieder geval uit categorieën en indicatoren. Indicatoren kunnen eventueel nog verder verfijnd worden middels aspecten. Deze drie rubrieken dienen op voorhand ingesteld te worden, waarna ze kunnen worden samengevoegd in een model. Indien u gebruik maakt van een papieren voorbeeld van een observatielijst, bepaal dan eerst zorgvuldig wat de categorieën, indicatoren en eventueel aspecten zijn. Dan hoeft u dit bij het invullen alleen nog maar over te nemen. 1. Ga naar het menu Observatielijsten - Basisgegevens. 2. Voeg de gewenste categorieën toe. 3. Voeg daarna, indien aanwezig, eerst de gewenste aspecten toe. Het is niet perse nodig om nu al een schaal te koppelen aan het aspect, al is het wel aan te bevelen. Het kan ook later bij het maken van het sjabloon. De standaardweging is alleen voor speciale doeleinden nodig, en hoeft derhalve niet te worden aangepast. 4. Indicatoren zullen meestal het vaakst voorkomen. Bij het toevoegen dient deze enerzijds aan de (bovenliggende) categorie gekoppeld te worden en anderzijds kan er (optioneel) ook een (onderliggend) aspect worden gekoppeld. Indien er meerdere indicatoren van de zelfde categorie worden toegevoegd, wat vaak het geval zal zijn, is het handig om de optie Bij toevoegen categorieën en aspecten overnemen aan te zetten. Voor de schaal en weging geldt het zelfde als bij de aspecten. De menu onderdelen hulptypes, hulpberichten, sjablonen, leerlijnen en leerlijnen onderhoud zijn ook alleen voor gebruik in speciale doeleinden en hoeven derhalve niet ingevuld te worden. 2.2 Signaleringsmodel samenstellen Als de set basisgegevens is ingevuld, kan op basis hiervan het signaleringsmodel worden opgesteld. Dit model is een soort boomstructuur en presenteert de opbouw van de observatielijst. Op basis van dit model kan hierna het sjabloon van de observatielijst worden samengesteld. 1. Ga naar het menu Observatielijsten - Sjablonen - Signaleringsmodel overzicht. 2. Klik op Toevoegen om een nieuw model te maken. 3. Vul een naam van het model in, bijvoorbeeld Observatielijst kleuters. 4. Sleep de gewenste categorieën naar rechts en plaats ze in de juiste volgorde. 5. Ga aan de rechterkant op een categorie staan en sleep vervolgens alle onderliggende indicatoren van de linkerkant naar rechts. 6. Maak het model af naar wens. 7. Klik in de linkerkantlijn op het tabblad opties. Stel hier tbv het groepsoverzicht het gewenste schaalbereik en schaal in. Pagina 9 van 19
2.3. SJABLOON MAKEN 8. De opties tbv het uitstroomperspectief zijn voor gebruik in speciale doeleinden en hoeven derhalve niet ingevuld te worden. Indien gewenst kunt u meerdere signaleringsmodellen samenstellen. Op basis van het signaleringsmodel worden later de groepsoverzichten gebaseerd. Vaak is er maar één model met één sjabloon, maar er kunnen ook meerdere modellen met meerdere sjablonen worden gemaakt. Bijvoorbeeld als de inhoud volledig los staat van elkaar, kan dat in twee modellen worden gegoten, waarop twee afzonderlijke sjablonen worden gebaseerd. Of er kan wel één doch uitgebreid model zijn, dat is onderverdeeld in meerdere sjablonen. 2.3 Sjabloon maken Op basis van een signaleringsmodel kan het sjabloon van de observatielijst worden samengesteld. Nadat dit is afgerond, kunnen leraren en begeleiders de observatielijsten in gebruik nemen. Een sjabloon kan op twee manieren worden gemaakt. U kunt het geheel zelfstandig samenstellen en de layout bepalen of u laat het sjabloon automatisch door Eduscope genereren, waarbij een standaard layout wordt gehanteerd. Overigens is een combinatie van beiden ook mogelijk, waarbij u het sjabloon eerst door Eduscope laat genereren (waardoor het bulk-werk snel gereed is) en u daarna alsnog handmatig de lay-out aanpast. Automatisch genereren 1. Ga naar het menu Observatielijsten - Sjablonen - Sjablonen overzicht. 2. Klik rechtsbeneden op Genereren. 3. In de stap Voorselectie - Algemeen bepaalt u voor welke categorieën het sjabloon moet worden gemaakt. Voor iedere aangevinkte categorie zal een afzonderlijk sjabloon worden gemaakt. Het is raadzaam om alleen de bovenliggende categorie te kiezen, om te voorkomen dat er vele losse sjablonen zullen worden gemaakt. 4. In de stap Voorselectie - Opties geeft u aan welke schaal moet worden gebruikt als er geen standaard schaal is ingesteld. Kies de schaal en ook het component dat moet worden gebruikt voor het invullen. Bolletjes: Pagina 10 van 19
2.3. SJABLOON MAKEN Keuzebalk: Klikbalk: 5. In de stap Uitvoer - Voorbeeld kunt u een voorbeeld bekijken van de te genereren observatielijst(en). 6. In de stap Uitvoer - Genereren klikt u op de knop Genereren om het sjabloon daadwerkelijk aan te maken. Zelfstandig opstellen 1. Ga naar het menu Observatielijsten - Sjablonen - Sjablonen overzicht. 2. Klik onderaan op Toevoegen. 3. Er verschijnt een scherm waarin u het sjabloon kunt gaan samenstellen. Het scherm bestaat uit een aantal onderdelen. Pagina 11 van 19
2.3. SJABLOON MAKEN Bij 1 vult u de Naam van het sjabloon in, zoals dit ook voor leraren en begeleiders zichtbaar zal zijn. In de Designer (2a) stelt u het sjabloon samen, waarbij u gebruik zult maken van componenten uit blok 3. Bij 2b en 2c ziet u respectievelijk hoe het invoerscherm er voor leraren komt uit te zien en hoe het afdrukvoorbeeld er uit komt te zien. Let op: Als u bij 2c al een scoring invult, zal dat als zodanig worden opgeslagen in het sjabloon en dus bij iedere leerling zichtbaar zijn. Doorgaans is dat niet de bedoeling! Bij 3a staan diverse componenten tot uw beschikking, onderverdeeld in een aantal algemene velden (3a-1) en velden uit het signaleringsmodel (3a-2). Bij 3b kunt u enkele standaard eigenschappen van de componenten invullen, zoals breedte of lettertype; bij 3c kunt u de eigenschappen van een specifiek in gebruik zijnde component aanpassen. 4. Gebruik de opmaakmogelijkheden van de designer om het sjabloon op te stellen. Voeg eventueel een schoollogo toe. Tip: Het is raadzaam om een tabel te maken waarin alle invoercomponenten worden geplaatst. Dit zorgt voor een mooie uitlijning. Denk eerst goed na over het aantal kolommen, rijen en eventuele overige bijzonderheden van de tabel (zoals het samenvoegen van cellen of instellen van andere kleuren voor een mooier en professioneler resultaat). 5. Versleep de componenten die u wenst op te nemen in het sjabloon. Pagina 12 van 19
2.4. SJABLOON AANPASSEN 6. Bij het loslaten van het component op de gewenste positie, kunt u kiezen om: De tekst van dit component over te nemen in het sjabloon. Het component zelf te plaatsen in het sjabloon. 7. Via het onderdeel Standaard waardes (3b) kunt u bijvoorbeeld de standaardbreedte van componenten invullen. Bijvoorbeeld 200 ipv 50 pixels. 8. Via het onderdeel Eigenschappen (3b) kunt u de specifieke eigenschappen van een (geselecteerd) component aanpassen. 2.4 Sjabloon aanpassen Een sjabloon dat in gebruik is (dat wil zeggen dat door docenten of begeleiders is ingevuld) kan niet meer worden aangepast. Indien u toch aanpassingen wilt doorvoeren, dan dient u eerst een kopie te maken van het originele sjabloon, welke dan kan worden aangepast. Het oude sjabloon kan op inactief worden gezet, het nieuwe sjabloon Sjabloon aanpassen nadat het in gebruik is. 1. Ga naar het menu Observatielijsten - Sjablonen - Sjablonen overzicht. 2. Klik rechtsbeneden op Genereren. 3. Selecteer het sjabloon dat u wilt kopiëren en klik op de knop Kopiëren. 4. Het gekopieerde sjabloon opent zich en u kunt de gewenste aanpassingen doorvoeren. Pagina 13 van 19
2.5. GROEPSOVERZICHT 5. Sla het nieuwe sjabloon op. Eduscope heeft voor de naam Kopie geplaatst. U kunt de naam aanpassen. U kunt zelfs de oorspronkelijke naam gebruiken, zodat docenten geen verschil zien. Tip: Let op dat u nog het verschil weet tussen de verschillende versies van de sjablonen. Gebruik desgewenst de omschrijving van het sjabloon voor de registratie van versiebeheer. 6. Er vanuit gaande dat de vorige versie van het sjabloon niet meer gebruikt dient te worden, kunt u het op inactief zetten. Docenten zien dit sjabloon dan niet meer terug in hun lijst. Open het sjabloon en vink aan de rechterkant de optie Actief uit. 2.5 Groepsoverzicht Het opstellen van groepsoverzichten dient eenmalig geactiveerd te worden. 1. Ga naar het menu Administratie - Scholen - Schoolinstellingen, tabblad Observatielijsten. 2. Vink de optie Groepsoverzichten activeren aan. Pagina 14 van 19
Hoofdstuk 3 Instructie voor docenten Iedere school kan in Eduscope zijn eigen observatielijsten maken. Observatielijsten zijn (ten opzichte van beoordelingen van toetsen) een andere variant om leerlingresultaten of observaties te registreren. Ze worden vaak gebruikt bij onderbouw groepen of groepen waarbij kindeigenschappen worden geregistreerd. Observatielijsten worden per leerling ingevuld, in tegenstelling tot beoordelingen die voor alle leerlingen per toets worden ingevuld. 3.1 Observatielijst invullen Een observatielijst kan worden ingevuld via het Leerlingvenster of via het Observatie overzicht. Leerlingvenster 1. Open het leerlingvenster en ga naar het onderdeel Observatielijsten. Pagina 15 van 19
3.1. OBSERVATIELIJST INVULLEN 2. Kies de juiste leerling en klik op Toevoegen. Tip: Indien er al eerder observatielijsten zijn ingevuld en er is een observatielijst geselecteerd, dan kunt u bij het toevoegen kiezen om een geheel nieuwe observatielijst in te gaan vullen of om een observatielijst in te vullen waarbij de resultaten al zijn overgenomen van de vorige keer. U ziet dus hoe u de leerling de vorige keer beoordeeld heeft en hoeft alleen de onderdelen waar de leerling zich verder ontwikkeld heeft aan te passen. 3. Selecteer in het openingsscherm (het onderdeel Observatie - Basis) de gewenste observatielijst (bij aanwezigheid van meerdere observatielijsten). 4. Ga naar het onderdeel Observatie - Observatieformulier en beoordeel de leerling. 5. Sla de gegevens op en sluit het scherm als u klaar bent. U keert terug naar het leerlingvenster. Observatie overzicht Via het Observatie overzicht ziet u alle ingevulde observatielijsten van leerlingen in een bepaalde periode. 1. Ga naar het menu Observatielijsten - Beoordelingen - Observatie overzicht. 2. Kies de periode (datumbereik) waarbinnen u de observaties wilt bekijken. 3. Selecteer de leerling(en) waarvoor u de observaties wilt bekijken of klik op Toevoegen om een nieuwe observatie toe te voegen. Tip: Indien er al eerder observatielijsten zijn ingevuld en er is een observatielijst geselecteerd, dan kunt u bij het toevoegen kiezen om een geheel nieuwe observatielijst in te gaan vullen of om een observatielijst in te vullen waarbij de resultaten al zijn overgenomen van de vorige keer. U ziet dus hoe Pagina 16 van 19
3.2. OVERZICHTEN BEKIJKEN u de leerling de vorige keer beoordeeld heeft en hoeft alleen de onderdelen waar de leerling zich verder ontwikkeld heeft aan te passen. 4. Selecteer in het openingsscherm (het onderdeel Observatie - Basis) de gewenste observatielijst (bij aanwezigheid van meerdere observatielijsten). 5. Ga naar het onderdeel Observatie - Observatieformulier en beoordeel de leerling. 6. Sla de gegevens op en sluit het scherm als u klaar bent. U keert terug naar het observatieoverzicht. In dit overzicht heeft u, net zoals bij het Journaal overzicht, de mogelijkheid om te filteren binnen de aanwezige observatielijsten. Klik op de kolomtitels om de filteropties te gebruiken. Als u meerdere observatielijsten heeft ingevuld, kunt u via de optie Toon alleen de laatst ingevulde observaties de aanwezige observaties filteren zodat van iedere variant slechts de laatst ingevulde observatie wordt getoond. 3.2 Overzichten bekijken Observatielijsten worden per leerling ingevuld, maar u kunt wel een groepsoverzicht tonen waarbij de resultaten van alle leerlingen van een groep (of meerdere groepen) in één overzicht worden getoond. 1. Ga naar het menu Observatielijsten - Overzichten - Groepsoverzicht. 2. Er verschijnt een scherm, waarin u eerst aangeeft over welke periode en voor welke groep(en) en/of leerling(en) u het overzicht wilt opstellen (onderdeel Voorselectie - Algemeen). Pagina 17 van 19
3.2. OVERZICHTEN BEKIJKEN 3. Ga vervolgens naar het onderdeel Uitvoer - Voorbeeld om het overzicht te bekijken.. Het overzicht toont alle Categorieen en Indicatoren. Bovendien wordt er voor de categorie ook een score berekend, hetgeen het gemiddelde is van de onderliggende indicatoren. 4. Met de rechtermuisknop kunt u nog een menu openen, waarbij enkele opties beschikbaar worden. Enkele van deze opties zijn alleen in speciale situaties beschikbaar en worden hier derhalve niet verder uitgelegd. Via de optie Tonen kunt u de scores van leerlingen tonen (via optie Overzicht of Pagina 18 van 19
3.2. OVERZICHTEN BEKIJKEN kunt u dit overzicht juist in grafiekvorm tonen (via de optie Grafiek). De scores worden dan vervangen door de kleuren van die zijn gekoppeld aan de scores. Het ziet als volgt uit: Via de opties Samenvouwen en Uitvouwen kunt u de overzichten categorieën of indicatoren samen- of uitvouwen. U kunt zo bijvoorbeeld alle categorieën onder elkaar tonen en snel inzicht krijgen in de grove gegevens over leerlingen. Pagina 19 van 19