EVALUATIE RESERVATIEREGLEMENT Sinds 1 maart 2015 werkt de dienst kinderopvang met een reservatiesysteem voor al de opvangmomenten. Er is een reservatiereglement ingevoerd voor de voor en naschoolse opvang, het bestaande reglement voor het reserveren van vakantieopvang werd gewijzigd en i school werd geïntroduceerd bij de ouders als ONLINE tool voor het reserveren en annuleren van opvangdagen, het beheren van het dossier van de kinderen en het opvolgen van de facturatie. Het reservatiereglement werd opgemaakt op een aantal uitgangspunten: het beoogt een goed en complex evenwicht tussen: vraag en aanbod, voldoende (en tijdige) garantie op opvang maar waar mogelijk ook inspelend op vormen van flexibiliteit voor ouders, optimaal benutten van opvangplaatsen, zorg voor de betaalbaarheid van de opvang ( ) Het beoogt ouders te sturen op een bewuste en correcte manier te reserveren en annuleren Het dient administratief beheersbaar te zijn: duidelijk met minimale interpretatieruimte, maximaal benutten van de online mogelijkheden in i school. Duidelijkheid en transparant naar de ouders. Na 6 maanden werking hebben we een interne evaluatie gedaan van het reservatiereglement. We baseerden ons hiervoor op: De bezettingscijfers maart augustus 2015; Een analyse van opmerkingen van ouders; De evaluatie van de kinderbegeleiders en hun feedback op i school; Het opvolgen van de aangerekende kosten; De ervaringen vanuit de dienst; De ervaringen uit andere IBO s. We evalueren: 1. het reservatiereglement voor opvang op schooldagen 2. het reservatiereglement voor opvang tijdens vakantiedagen 3. het gebruik van i school 1. Het reservatiereglement voor opvang op schooldagen 1.1 Principes en werkwijze Soepele regeling: opvang aan te vragen of te annuleren zonder kosten en met garantie van plaats tot de dag zelf (uiterlijk 6u voor voorschools opvang tot 11u voor woensdag middag opvang tot 14u voor naschoolse opvang). 1.2 Pluspunten Grote flexibiliteit voor ouders. Ouders met een vast opvangpatroon kunnen voor het hele schooljaar reserveren. Ouders met eerder flexibele werkuren kunnen wachten met hun reservatie tot ze hun werkuren kennen zonder het risico te lopen dat er geen opvang is. De meeste ouders gebruiken i school voor het reserveren en annuleren van opvangdagen. Slechts een zeer klein aantal doet dit telefonisch of komt hiervoor langs op de dienst (gemiddeld een 5 tal gezinnen per dag). 1
Het reserveren en annuleren van opvang in i school op schooldagen is vrij eenvoudig: geen beperking opvangplaatsen, enkel de locatie zichtbaar die van toepassing is (gelinkt aan de school van het kind), mogelijkheid om meerdere kinderen tegelijk in en uit te schrijven, mogelijkheid om voor een langere periode tegelijk in te schrijven. Het systeem is beheersbaar voor de dienst: o het online systeem wordt door een overgrote meerderheid gebruikt; o het aantal reservaties op de dienst is beheersbaar doordat het ONLINE systeem tot kort voor aanvang van het opvangmoment open blijft. o vanuit de dienst is erg ingezet op het stimuleren en ondersteunen van ouders om i school te gebruiken. o bijkomende administratie is uitgesloten doordat er niet gewerkt wordt met attesteringen ziekte/werkgever die opvolging en verwerking vragen. o duidelijk systeem met weinig interpretatie Bezettingscijfer zijn gelijklopend, gebruik is niet afgenomen of toegenomen. In de opvang: vlottere inschrijving van kinderen, voorgedrukte (alfabetisch gesorteerde) aftekenlijsten, bibo s weten welke kinderen ze moeten afhalen aan de scholen, bibo s weten hoeveel kinderen ze zullen opvangen en kunnen nog kort bijsturen waar nodig. Verbeterde toepassing van veiligheidsprocedures door gebruik webtoepassing, uniforme aftekenlijsten, gebruik tablets. 1.2 Aandachtspunten 1.2.1 Kosten (*) (*) afwezigheid zonder annulatie / aanwezigheid zonder reservatie Een aantal ouders hebben aangegeven dat het systeem te boetegericht zou zijn en dat geeft ongenoegens of leidt tot speculaties. De vraag is, zijn er alternatieven? Het volledig loslaten van kosten zal tot gevolg hebben dat het correct reserveren en annuleren van opvang vermindert. Enkel kosten aanrekenen voor diegenen waaruit blijkt dat ze niet correct reserveren, vraagt weer interpretatie, bijhouden van gegevens, extra programmatie. Het gelijkschakelen van de kosten met de kost van een half uur opvang om speculaties te vermijden, zal mogelijks opnieuw tot speculaties leiden (reserveren of niet?) en mogelijks onvoldoende zijn om correct reserveren en annuleren te stimuleren. Hoogte van de kosten: kosten moeten hoog genoeg zijn om effect te hebben maar mogen niet te hoog zijn (kwetsbare gezinnen). Vgl. Beringen NO show: je betaalt de gereserveerde verblijfsduur. Dropping: je betaalt de verblijfsduur + 5 schooldagen / 10 vakantiedagen. Huidige kost is voorzien per kind. Voor gezinnen met meerdere kinderen kunnen de kosten oplopen. VB. een gezin met 3 kinderen heeft voorschoolse + naschoolse opvang gereserveerd maar komen niet. Kost voor 3 kinderen voor afwezigheid tijdens beide opvangmomenten bedraagt 18. 2
Voorstel tot aanpassing: kosten voor aanwezigheid zonder reservatie en afwezigheid zonder annulatie per gezin aan rekenen in plaats van per kind. Tijdens vakanties is dit niet wenselijk gezien de grotere invloed van afwezigheden op de bezetting/personeelsplanning. De kost voor de aanpassing van de configuratie in i school is zeer klein ( 80). 1.2.2 Overmacht Voorschools is in het reglement voorzien dat men tot 7u30 de opvang ook telefonisch mag verwittigen voor een annulatie (vb. kind wordt ziek uit bed gehaald) of bijreservering (bv. men staat permanent en wordt opgeroepen om te gaan werken). Dit is vooral voorzien omdat men s morgens bij het ophalen van de kinderen soms geconfronteerd kan worden met onvoorziene situaties en men zo vroeg niet terecht kan op de dienst kinderopvang. o Overmacht is moeilijk controleerbaar. In de praktijk is dit dus een extra annulatie of reservatiemogelijkheid. o Vergt een manuele aanpassing door de dienst. Gezien de beperktheid (+/ 3 keer per maand) vormt dit geen probleem. Naschools is overmacht niet voorzien in het reglement en bijgevolg niet toegepast. Vb. een kind wordt ziek op school en de ouder wordt vanuit school opgebeld om kind te komen halen (na 14u). De ouder is te laat om te annuleren of denkt hier niet aan. Er wordt een kost aangerekend van 3 euro. We merken dat dit voor een aantal ouders moeilijk verteerbaar is. Toch is dit een duidelijke lijn en gaat het om eerder uitzonderingssituaties. De deur openzetten vraagt weer interpretatie en begrenzing. Voorstel tot aanpassing: uiterste uur van reserveren en annuleren verlaten tot 14u30. Voor de dienst geeft dit weinig problemen en voor ouders een half uur extra om de situatie naschools te kunnen inschatten. Nadien systeem consequent aanhouden. Voordeel is ook een verlenging van de telefonische mogelijkheid om te annuleren tijdens het namiddagdeel voor ouders (cfr. uren telefonische bereikbaarheid dienst). 2. Reservatiereglement voor opvang tijdens vakanties 2.1 Principes en werkwijze Voor de vakanties zijn de reservatieperiodes vooraf vastgelegd. Dit wil zeggen dat er een 4 5 weken voor aanvang van de vakantie gestart kan worden met het reserveren van opvang. Ouders beheren zelf hun opvang en maken hierbij keuzes: bepalen in welke opvang ze reserveren op basis van beschikbaarheid, kiezen of ze al dan niet op een reservelijst willen komen indien de capaciteit bereikt is. Voor elk kind zijn 8 kosteloze annulaties per kalenderjaar (jokers) voorzien die kunnen ingezet worden tot de dag zelf 8u. Na het opgebruiken van het aantal jokers is het systeem van kosten van toepassing. Hoe langer vooraf men annuleert, hoe lager de kost. 2.2 Pluspunten Voor de meeste mensen met vaste uren is de reservatieperiode een goed moment om de vakantie te plannen. Men plant en voor onvoorziene momenten kan men gebruik maken van 3
de jokers of kan men kosteloos vrije plaatsen online bijreserveren tot 8u s morgens. Men weet dus ruim vooraf mocht er geen plaats zijn waardoor er nog een alternatief gezocht kan worden. Het reglement stuurt ouders aan om op een correcte en bewuste manier te reserveren. We hebben voor de zomervakantie maar een zeer beperkte wachtlijst gehad. Dit is mede dankzij een strenger reservatiebeleid. Kanttekening! in het vorige systeem waarbij we de aanvragen manueel verwerkten, werden al de vragen die we niet konden behandelen geregistreerd op de wachtlijst. Nu KIEZEN ouders om hun vraag al dan niet op de wachtlijst te zetten. 2.3 Aandachtspunten 2.3.1. Variabele werkroosters Voor mensen met flexibele uurroosters /oproepsystemen/interim arbeid/onzekerheid ivm tewerkstelling is het geen evidentie om correct te kunnen plannen tijdens de voorziene reservatieperiode gezien ze vaak nog onvoldoende zicht hebben op hun uurrooster. Wachten ze met reserveren, riskeren ze dat er geen plaats is. Reserveren ze, is de kans reëel dat hun 8 jokers snel zijn opgebruikt en daardoor annulatiekosten moeten betalen. Er is onvoldoende zicht op de manier waarop ouders met variabele uurregelingen zich gedragen in het nieuwe reservatiesysteem. Wat we wel weten is dat we slechts een kleine wachtlijst hadden voor de zomervakantie en er bijgevolg op heel wat dagen nog plaats was om bij te reserveren, dat er nagenoeg nog geen ouders zijn die hun jokers hebben opgebruikt, dat er slechts 4 opmerkingen van ouders zijn geregistreerd betreffende dit thema. Volgende mogelijkheden naar afwijkingen zijn bekeken: Annuleren (zonder inzet joker noch annulatiekosten) tot een bepaald aantal kalenderdagen vooraf voor de subgroep ouders met variabele uurroosters (subgroep in i school) OF extra jokers toekennen aan de subgroep ouders met variabele uurroosters (subgroep in i school) In i school zouden we technisch verschillende annulatieperioden kunnen definiëren gekoppeld aan een bepaalde kost en gekoppeld aan bepaalde subgroepen. Dit kan gecombineerd worden met het bestaande jokersysteem. In i school zouden we niet op niveau van een subgroep maar wel op niveau van kinderen extra jokers kunnen toekennen. Voordeel: ouders beheren dit zelf online Nadeel: moeilijke afbakening subgroep variabele uurroosters, men gaat meer plaatsen reserveren dan effectief nodig (indien toegepast voor veel kinderen zou dit tot wachtlijsten kunnen leiden en daardoor een grotere onzekerheid over de opvang), vrijgeleide voor ouders om ook voor niet werkgerelateerde opvangmomenten te kunnen annuleren. Een aantal plaatsen vrijhouden met garantie op opvang voor de groep ouders met een variabel uurrooster na voorlegging van hun uurrooster op de dienst. In i school worden minder plaatsen vrijgegeven voor online reservatie. Ouders met een individueel 4
opvangplan leggen hun uurrooster voor op de dienst kinderopvang vanaf het moment dat ze hun uurrooster kennen en uiterlijk tot een week vooraf. Er wordt hierbij de garantie gegeven van een opvangplaats. Voordeel: Meer controle drempelverhogend. Nadeel: moeilijke afbakening subgroep variabele uurroosters, extra administratieve last voor zowel ouders als de dienst, bevoordeling subgroep wegens garantie op opvang (deze garantie is er niet voor de andere reservaties). Gefaseerd vrijgegeven van ONLINE opvangplaatsen. Het uurrooster van werknemers die in een variabele werkregeling zitten, dient bij wet 7 kalenderdagen voordien bekendgemaakt te worden. In i school zouden we tijdens de reservatieperiode nog niet al de plaatsen kunnen vrijgegeven voor ONLINE reservatie. Het systeem kan zo geautomatiseerd worden dat er een aantal plaatsen pas een week voordien worden vrijgegeven. Het aantal plaatsen dient nog bepaald. Idee hierbij is om +/ 10% van de plaatsen per leeftijdsgroep is fase 2 vrij te geven. Voordeel: geen afbakening variabele uurroosters nodig, voor iedereen van toepassing en toch kansenverhogend naar ouders met variabele uurroosters. Nadeel: mogelijks te late garantie op het al dan niet plaats hebben indien er gewacht wordt met het reserveren, niet zeker dat plaatsen worden ingevuld door mensen met een variabel uurrooster. Voorstel aanpassing: Voorkeur gaat naar het gefaseerd vrijgeven van opvangplaatsen. Dit lijkt ons de meest eerlijke benadering die een moeilijke interpretatie/afbakening van wie hiervoor in aanmerking komt uitsluit. 2.3.2 Overmacht Er is nog geen vermelding opgenomen in het reservatiereglement rond het inroepen van overmacht tijdens vakanties. In de praktijk zijn er wel een aantal toepassingen geweest. Er zijn tijdens paas en zomervakanties 6 situaties van overmacht aangevraagd en toegestaan waarbij een kosteloze annulatie van opvangdagen zonder inzet van jokers is toegestaan. o Ontlasting kinderopvang wegens gedragsmoeilijkheden kind: 1X o Werkloosheid en onduidelijkheid tewerkstelling: 4X o Langdurige periode werkonbekwaamheid wegens ziekte ouder: 1X Voorstel aanpassing: algemene vermelding in het reservatiereglement vakantieopvang dat situaties van overmacht kunnen besproken worden op de dienst kinderopvang. Volgende interne handvaten toepassen: (langdurige) ziekte van kind of ouder/hospitalisatie/opname: langer dan 8 werkdagen. Werkloosheid (ontslag): annulatie voor volledige periode reservatie (per vakantieperiode) 5
2.3.3 Occasionele opvang Onze dienst is erkend voor 5 plaatsen occasionele opvang. Voor en naschools kunnen occasionele opvangvragen door de soepelheid van het systeem vlot behandeld worden. Tijdens vakantie kunnen vrije plaatsen ingevuld worden tot 8u s morgens. We stellen vast dat er op heel wat momenten nog ruimte is om bij in te schrijven. Er worden momenteel geen plaatsen vrijgehouden voor occasionele opvangvragen. De subsidienormen worden bewaakt en worden behaald. We blijven bewaken dat occasionele opvang mogelijk blijft, ook tijdens de vakanties. 3. Evaluatie gebruik i school Over het algemeen tevreden met een aantal kleine aandachtspunten. Tevredenheid over de mogelijkheden in de oudermodule: opvangdagen reserveren inzage dossier kinderen opvolgen facturatie en betalingen. Gebruiksvriendelijkheid van het programma kan nog verder worden verbeterd. In het najaar is een nieuwe interface gepland met een aantal verbeteringen naar gebruiksvriendelijkheid. We nemen een actieve rol op in het doorgeven van suggesties. De MOBILE module waarop onze kinderbegeleiders de kinderen registreren in de opvang of op een tablet werkt soms wat traag (te maken met de internetverbinding 3G). Een groot nadeel is dat er zelf geen correcties kunnen gedaan worden waardoor deze nadien op de dienst dienen verwerkt te worden. Deze vraag is opgenomen met i school en wordt voorzien in de nabije toekomst. De administratie module werkt en geeft extra mogelijkheden. Vraagt inhoudelijk meer denkwerk dan het vorige systeem en minder verwerking nadien. Intussen zijn onderdelen aanmaak en beheer kalenders, facturatie en betalingsopvolging vrij goed geïmplementeerd. Het luik rapportering, sociaal tarief, EID, berichtenbeheer zal in volgende fases verder geïmplementeerd worden. 6