Handleiding administratie bewindvoering Inhoud: Inleiding... 1 Algemene aanwijzingen... 2 Financieel overzicht... 3 Budget... 6 Soorten... 7 Kas... 8 Betaalrekening... 9 Spaarrekening(en)... 9 Jaarafsluiting... 10 Systeemeisen... 10 v20100507 1
Inleiding Deze handleiding dient als ondersteuning bij het gebruik van het programma Administratie Bewindvoering, versie A, januari 2017. Andere en jongere versies kunnen hiervan enigszins afwijken. Aanvullingen op deze handleiding zijn te vinden op www.administratie-bewindvoering.nl. Wanneer u de administratie voor de eerste maal invult is het aan te raden om deze handleiding af te drukken. Zo kunt u deze bij iedere handeling direct raadplegen. Algemene aanwijzingen Alleen de witte cellen kunnen worden ingevuld; de andere cellen worden automatisch berekend en kunt u dus niet zelf invullen. Bewaar altijd een kopie van het originele, niet-ingevulde programma op een veilige plaats, zodat u daarvan voor elk nieuw jaar een nieuw bestand kunt maken. Het verwijderen of herschikken van kolommen, rijen en tabbladen kan leiden tot verstoring van het programma en wordt daarom dringend afgeraden. In deze handleiding wordt verondersteld dat voor de begindatum van het boekjaar 1 januari wordt gekozen en voor het einde van het boekjaar 31 december. Het programma bevat de volgende tabbladen, waarvan de meeste in de hoofdstukken hierna worden toegelicht: 1. Financieel overzicht 2. Kas 3. Betaalrekening 4. Spaarrekening 1 (voor zover van toepassing) 5. Spaarrekening 2 (voor zover van toepassing) 6. Spaarrekening 3 (voor zover van toepassing) 7. Soorten 8. Mutatietabel 9. Handleiding download 10. Contactgegevens Tabblad Mutatietabel is een verborgen tabblad, waarin uitsluitend systeemberekeningen worden uitgevoerd (draaitabellen). Aan dit tabblad mag niets gewijzigd worden! Met de knop Gegevens verversen die op diverse andere tabbladen te vinden is, kunt u de systeemberekeningen laten uitvoeren, zodat de bedragen op het financieel overzicht ververst worden. Na het openen van het programma worden de systeemberekeningen altijd uitgevoerd. v20100507 2
Financieel overzicht Wanneer u een nieuw bestand in gebruik neemt, moet eerst een aantal gegevens ingevuld worden in het Financieel overzicht (voor zover van toepassing): Algemene gegevens 1. Het BM/CB -nr. staat op alle correspondentie van het Kantongerecht. 2. Naam onderbewindgestelde: Voorletter(s) en naam. 3. Geboortedatum. 4. Adres, postcode en woonplaats. 5. Het boekjaar als het boekjaar over twee kalenderjaren valt, noteer dan het jaar dat het best pas bij de boekperiode. 6. Begin- en einddatum standaard worden 1 januari en 31 december ingevuld, maar u mag andere data hanteren. Bezittingen 7. Scroll omlaag naar paragraaf 5 Bezittingen en noteer dan de waarde van de bezittingen op 1 januari. a. Vul het betaalrekeningnummer en spaarrekeningnummer(s) en het saldo per 1 januari in. b. Noteer het kassaldo van 1 januari. c. Vul de waarde in van aandelen en/of obligaties, verzekeringspolissen, waardevolle roerende goederen en vorderingen op derden in: links de waarde eind vorig jaar. Aan het eind van het jaar vult u rechts de waarde in aan het eind van dit boekjaar. d. Onder kopje Onroerend goed vult u de meest actuele WOZ-waarde in en daarachter de stand van de hypotheek aan het begin van het boekjaar. Aan het eind van het boekjaar vult u rechts de waarde aan het eind van het boekjaar in. v20100507 3
Schulden 8. Vul vervolgens de schulden in (niet de hypotheek): a. Schuldeiser: naam, adres. b. Waarde van de lening.. v20100507 4
Overige 9. In paragraaf 7 kunt u gegevens betreffende een onverdeelde nalatenschap invullen en in paragraaf 8 eventuele opmerkingen. 10. Ten slotte vult u onderaan de pagina de gegevens van de bewindvoerder(s) in. Alle andere bedragen in het financieel overzicht worden automatisch berekend. Kruisposten Kruisposten zijn boekingen tussen twee van uw eigen rekeningen, bijvoorbeeld van kas naar betaalrekening of van betaalrekening naar spaarrekening. Kruisposten moeten altijd twee keer genoteerd worden: een Af -boeking in de ene rekening en een Bij -boeking in de andere rekening. Wanneer op het financieel overzicht rechts naast paragraaf 4 Interne overboekingen een melding in het rood verschijnt, dan ontbreekt er tenminste één kruispost. In de tabel daaronder kunt u zien in welke de fout(en) zit(ten): Een opname of storting op een spaarrekening of de kas is dan niet op de betaalrekening tegen-geboekt. Bijvoorbeeld een bedrag opgenomen van de betaalrekening is in de kas geboekt maar nog niet van de bank afgeschreven. Wanneer alle boekingen correct zijn uitgevoerd wordt dat met een groene melding bevestigd. In de kolom Verschil zijn dan alle bedragen nul (-). Let op: de tabel wordt pas bijgewerkt als u op de knop Gegevens verversen heeft geklikt. v20100507 5
Budget Op het financieel overzicht kunt u voor elk van de inkomsten- en uitgavensoorten ook een jaarbudget bijhouden. Daarmee kunt u de inkomsten en uitgaven bewaken door een vergelijking tussen het budget en de werkelijke boekingen. Vul in de witte cellen de verwachte bedragen voor een heel jaar in: Het programma berekent in de middelste kolommen de gewogen budgetten naar rato van de huidige datum ten opzichte van de begindatum en een heel jaar. Dus als het jaar precies halverwege is (1 juli), dan wordt hier de helft van het budget getoond. De laatste kolommen tonen het verschil tussen dit gewogen budget en de tot nu toe werkelijk geboekte inkomsten en uitgaven. Een samenvatting van het gebudgetteerde jaarresultaat en het werkelijke resultaat wordt bovenaan getoond. v20100507 6
Soorten De titels van de meeste inkomsten- en uitgavensoorten en de bijbehorende hulptekst kunt u naar eigen inzicht hernoemen. Dit betreft de witte cellen op tabblad Soorten. Een klein aantal is niet wijzigbaar om een goede werking van het programma te garanderen. Houd u er rekening mee, dat door het wijzigen van de titels van inkomsten- en uitgavensoorten, ook de titels op het financieel overzicht worden veranderd. De kantonrechter kan uw opgave om die reden afkeuren. In dit voorbeeld is de titel Salaris veranderd in Loon. Dit wordt in de kolom Opmerking aangegeven. In kolom D kunt u de oorspronkelijke titel terugvinden, zodat u wijzigingen ongedaan kunt maken. v20100507 7
Kas De kas bevat het contante geld, dus de portemonnee. Het boeken van inkomsten en uitgaven werkt als volgt: Vul steeds de witte velden van een regel in: 1. Nr.: het regelnummer. De nummering staat u vrij, maar het advies is: eenvoudig doortellen. 2. Datum: de datum van inkomst/uitgave, bijvoorbeeld de datum op de aankoopbon. 3. Ink./uitg.: In deze kolom kunt u alleen Bij of Af invullen, of kiezen via het knopje 4. Bedrag: vul het bedrag altijd positief in. 5. Soort: Kies met het knopje de juiste inkomsten- of uitgavensoort. De getoonde keuzelijst is afhankelijk van de keuze voor Bij of Af : a. Als u Bij hebt ingevuld, dan kan bij Soort alleen een inkomstensoort gekozen worden, b. Als u Af hebt ingevuld, dan kan bij Soort alleen een uitgavensoort gekozen worden. U mag de soort ook handmatig typen, maar als de getypte tekst niet letterlijk in de lijst voorkomt, zal de invoer worden afgekeurd. 6. Omschrijving: in deze kolom kunt u aantekeningen over de boeking noteren, voor uw eigen informatie en herkenning 7. Hulptekst: hier wordt de hulptekst getoond die in tabblad Soorten is vastgelegd bij de geselecteerde inkomsten- of uitgavensoort. Wanneer contant geld van de betaalrekening is opgenomen (bijvoorbeeld door pinnen bij de geldautomaat), dan moet dat bedrag als Bij -boeking in de Kas genoteerd worden, met soort Van Betaalrekening en ook als Af -boeking in tabblad Betaalrekening, met soort Naar Kas. Adviezen: - Wanneer met één bon meerdere artikelen aangeschaft zijn en er meer dan één uitgavensoort moet worden ingevuld, dan moet u het bedrag splitsen. Bijvoorbeeld op een bon met een totaal van 8,00 zijn voor 5,00 sokken en voor 3,00 toiletartikelen gekocht. Dan noteert u een regel met bedrag 5,00 en uitgavensoort Kleding en schoenen en een tweede regel met bedrag 3,00 en uitgavensoort Levensonderhoud. - Controleer na het boeken of het aangegeven actuele saldo klopt met het bedrag, dat werkelijk in de portemonnee zit. v20100507 8
Betaalrekening Het boeken van de betaalrekening werkt vrijwel op dezelfde manier als de kas. Enkele bijzonderheden: - Nr.: Vul het bankafschriftnummer in, eventueel met een volgnummer voor de regel. - Datum: Vul de datum van de regel op het bankafschrift in, niet de datum van het bankafschrift. - Wanneer één afschriftregel betrekking heeft op meerdere uitgavensoorten meer dan moet u het bedrag splitsen. Bijvoorbeeld op een afschriftregel zijn een broek voor 55,00 en toiletartikelen voor 13,00 gekocht. Dan noteert u een regel met bedrag 55,00 en uitgavensoort Kleding en schoenen en een tweede regel met bedrag 13,00 en uitgavensoort Levensonderhoud. - Controleer na het boeken van elk afschrift het actuele saldo (bovenaan). Dit moet hetzelfde zijn als het eindsaldo op het bankafschrift. - Bewaar bonnen in uw map bij het bankschrift. Spaarrekening(en) Het programma biedt ruimte voor maximaal drie spaarrekeningen, waarbij u ontvangsten van de betaalrekening, opnames naar de betaalrekening en ontvangen rente kunt noteren. Een spaarrekening is vrijwel altijd aan een betaalrekening gekoppeld. In dat geval gaan opnames van en stortingen op de spaarrekening(en) uitsluitend van en naar de betaalrekening. In dit programma is daar van uit gegaan. Wanneer er toch een contante opname gedaan is direct vanaf een spaarrekening, noteert u dit bedrag dan als volgt: 1. Op de spaarrekening in kolom Opname ; 2. Op de betaalrekening in kolom Ontvangen Van spaarrekening ; 3. Op de betaalrekening in kolom Uitgegeven Naar kas ; 4. In de kas in kolom Ontvangen Van betaalrekening De uitgaven die met dit bedrag zijn betaald dienen dan als kasuitgave te worden genoteerd. Mutatie en saldo: Deze kolommen worden door het programma ingevuld. Mutatie geeft de wijziging van het saldo aan en Saldo het overgebleven saldo. v20100507 9
Jaarafsluiting Wanneer alles is geboekt en de saldi zijn gecontroleerd, dan kunt u het bestand afdrukken en op de computer bewaren. Voor het Bewindvoeringsbureau dient u uitsluitend het financieel overzicht af te drukken en ondertekend door de bewindvoerder(s) aan het bewindbureau te verzenden, incl. de eventuele bijlagen (zie handleiding bewindvoering). Vergeet niet om het aantal bijlagen te vermelden bovenaan de eerste pagina van het financieel overzicht. U kunt ook het financieel overzicht en de bijlagen na ondertekening inscannen en in PDFformaat mailen aan het Bewindsbureau. Systeemeisen Het programma Administratie Bewindvoering is een Excel bestand en vereist een goed werkende versie van Microsoft Excel, bij voorkeur versie 2013 of hoger, maar minimaal versie 2007. Voor de knop Gegevens verversen is een eenvoudige macro toegevoegd. Het gebruik van macro s moet daarom in Excel worden toegestaan, bijvoorbeeld door het bestand in een vertrouwde locatie te plaatsen. Op aanvraag kan het programma ook zonder macro geleverd worden. v20100507 10