STATENBRIEF Onderwerp: Verslag buitenlandse reis Portefeuillehouder: Jan Markink Doel van deze brief: Het college van Gedeputeerde Staten verzoekt de leden van Provinciale Staten om: Te besluiten conform het ontwerpbesluit Over de inhoud van deze brief te overleggen De inhoud van deze brief voor kennisgeving aan te nemen (informatieplicht) HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH 1 Inhoud voorstel (beoogd resultaat/doel) Middels deze Statenbrief doen wij u verslag van de buitenlandse reis die gedeputeerde Markink heeft gemaakt naar Milaan in het kader van de Giro Gelderland 2016. Met deze reis hebben wij ingestemd in onze vergadering van 29 september 2015. Over het voornemen om deze buitenlandse reis te maken, hebben wij u geïnformeerd via Statenbrief PS 2015-604. Tevens maken wij van de gelegenheid gebruik om u te informeren over de stand van zaken van de organisatie van het evenement. Met het akkoord van ons college en de colleges van Apeldoorn, Arnhem en Nijmegen op 20 resp. 27 oktober 2015 met het het projectplan, de taakstellende begroting, de governance van het project en de bestuursovereenkomst tussen de vier partijen is een belangrijke nieuwe stap gezet. 2 Aanleiding Op 3, 4 en 5 oktober heeft gedeputeerde Markink in het kader van de Giro d Italia 2016 met een bestuurlijke delegatie een bezoek gebracht aan Milaan. Op 5 oktober werd de grote presentatie van de Giro d Italië 2016 in Milaan georganiseerd waar de organisator van de Giro, RCS Sports, officieel alle etappes bekend maakte. De bestuurders van Giro Gelderland waren, net als de bestuurders van de andere etappesteden, door RCS uitgenodigd hierbij aanwezig te zijn. 3 Bestaand beleid c.q. kader Conform het bepaalde in artikel 10 van de Gedragscode integriteit dienen wij uw Staten op de hoogte te stellen van onze toestemming ten aanzien van het voornemen van een gedeputeerde om een buitenlandse reis te maken en u een verslag van de gemaakte reis aan te bieden (ter kennisname). 4 Argumenten/afwegingen/risico's Presentatie Big Launch 5 oktober 2016 Onder massale media aandacht in Milaan en Nederland werden op 5 oktober j.l. de 21 etappes - waaronder de drie etappes die in Gelderland plaats vinden- op een groot scherm gepresenteerd. Op vrijdag 6 mei 2016 is de Grande Partenza / Big Start in Apeldoorn. Hier start de eerste tijdrit van de Giro d Italia 2016 op unieke wijze in het velodrome Omnisport. Inlichtingen bij: mw. M. van der Wielen, telefoonnummer (026) 359 91 12 e-mailadres: post@gelderland.nl
Op zaterdag 7 mei wordt voor de tweede etappe gestart vanuit Arnhem en finisht het peloton in Nijmegen. Op zondag 8 mei, de derde etappe, wordt gestart vanuit Nijmegen en zal de finish in Arnhem plaatsvinden. Daarna vliegt de hele Giro-karavaan (organisatie, renners etc.) door naar Zuid- Italië voor de 4e etappe en verder. Voorafgaand aan de presentatie in Milaan is op zondag 4 oktober de Ronde van Lombardije bijgewoond. Deze wielerwedstrijd, net als de Giro d Italia georganiseerd door RCS Sports, heeft bijgedragen aan het opdoen van kennis, het netwerk en de ervaring die een dergelijke grote ronde met zich brengt. Hierbij kan gedacht worden aan de inrichting van de finishlocatie, de samenwerking tussen hulpdiensten, wedstrijdorganisatie en de lokale overheid, het omgaan met de verkeerstromen etc. Deze kennis en ervaring zal gebruikt worden bij de organisatie van de eigen drie etappes van de Giro d Italia 2016 in Gelderland. De huidige stand van zaken rondom de Giro Met deze presentatie op 5 oktober j.l. zijn we weer een stap dichter bij de start in Gelderland op 6 mei a.s. Zoals u weet, hebben uw Staten in februari 2015 ingestemd om de Giro d Italia naar Gelderland te halen (PS2015-80). Met de komst van de Giro geven wij samen met de drie gemeenten invulling aan de volgende doelstellingen: 1. Het organiseren van een veilig en succesvol evenement, dat sportief een succes is en voor alle bezoekers een groot feest is. 2. Het organiseren en mogelijk maken van een attractief programma ter stimulering van de wielersport in Gelderland en culturele en maatschappelijke activiteiten. 3. Het initiëren van een zo groot mogelijke exposure en naamsbekendheid nationaal en internationaal die lang doorwerkt op recreatief, toeristisch en sportief gebied. 4. Het behalen van een zo groot mogelijke economische bestedingsimpuls voor de economie waarvan de effecten dankzij onder meer vervolgevenementen ook jaren na de Giro Gelderland merkbaar zijn. Kernwaarden van de organisatie zijn trots, verbondenheid en inspirerend. We willen dat Gelderland zich trots voelen over het feit dat we dit evenement organiseren en hiervan genieten, dat de onderlinge verbondenheid van inwoners, ondernemers en overheden groter wordt en dat de Giro Gelderland mensen inspireert tot (meer) actief sporten en bewegen. In dit kader worden er naast de ronde zelf allerlei side-events georganiseerd waar jong en oud aan mee kan doen. De voorbereidingen van de organisatie van dit grote evenement zijn vol op stoom. Gaandeweg is beter inzicht verkregen in de te verwachten kosten en opbrengsten ten opzichte van de raambegroting die wij in februari 2015 voor ogen hadden. De totale begroting wordt nu op 12,85 miljoen gesteld in plaats van de in het statenvoorstel van februari jl. genoemde 11,2 miljoen. De hogere uitgaven kunnen wij opvangen door hogere inkomsten. De bijdrage van de provincie ( 5 miljoen) kan dus onveranderd blijven. In paragraaf 5 gaan we hier nader op in. Over het projectplan met de begroting hebben de colleges van Apeldoorn, Arnhem en Nijmegen en ook wijzelf op 20 resp. 27 oktober 2015 een ja uitgesproken. Ook hebben de colleges de bestuursovereenkomst (BOK) goedgekeurd, waarin de samenwerkingsafspraken, die begin dit jaar al zijn gemaakt, verder zijn uitgewerkt. Daaraan hebben de gemeenten nog wel de voorwaarde verbonden dat zij in de definitieve overeenkomst tussen de provincie en RCS geen onoverkomelijke belemmeringen zien. De onderhandelingen over de definitieve overeenkomst zijn in een vergevorderd stadium. De afronding wordt op korte termijn verwacht. Wij verwachten niet dat het contract voor de gemeenten een dergelijke belemmering zal bevatten. 2
Naast de vorengenoemde bestuurlijke besluitvorming is de projectorganisatie Giro Gelderland volop in de uitvoering. Zo wordt er gewerkt aan de promotie van het event via instrumenten als website, social media en beurzen. Ook worden er nu afspraken gemaakt met de veiligheidsregio s, leveranciers en sponsoren. Het bedrijfsleven begint zich te organiseren zoals bijvoorbeeld in de Taskforce Apeldoorn. Tenslotte beginnen de side-events meer en meer vorm te krijgen, Met het side eventsprogramma in aanloop naar, tijdens en na de Giro Gelderland 2016 willen we enerzijds zo veel mogelijk bezoekers naar Gelderland en de steden trekken en anderzijds zoveel mogelijk maatschappelijke spin off genereren. Ten slotte zal door een attractief side events-programma ook een stimulans gegeven worden aan de Gelderse wielersport en aan culturele en maatschappelijke activiteiten rond Italië en de Giro. 5 Financiële consequenties Reis Naast de gedeputeerde bestond de delegatie vanuit Gelderland uit een bestuurlijke vertegenwoordiging van de gemeenten Apeldoorn (burgemeester), Arnhem (wethouder sport) en Nijmegen (wethouder evenementen). Zij werden ondersteund door twee ambtelijke functionarissen (projectdirecteur Giro Gelderland en de woordvoerder van de gedeputeerde/giro projectorganisatie). De kosten voor het vliegticket van gedeputeerde Markink bedroegen 217,- De kosten van de vliegtickets van de bestuurders van de gemeenten Apeldoorn, Arnhem en Nijmegen komen ten laste van deze gemeenten zelf. De kosten van de hotelovernachtingen inclusief ontbijt en het vervoer ter plaatste komen ten laste van RCS Sport die de delegatie heeft uitgenodigd. Met RCS is de algemene afspraak gemaakt dat partijen steeds zelf hun kosten dragen, tenzij, zoals in dit geval, uitdrukkelijk een andere afspraak is gemaakt. De overige kosten (zoals de niet inbegrepen diners en lunch), toeristenbelasting en tolkkosten bedroegen in totaal ca. 1150,--. De projectbegroting van de Giro De kosten van het Giro-evenement worden thans geraamd op 12,85 miljoen (dit was 11,2 miljoen). De hogere projectbegroting leidt niet tot een toename van de reeds eerder door uw Staten (Begroting 2015) geallocceerde middelen ad 5 miljoen. Zoals eerder is uiteengezet (statenvoorstel Giro d Italia PS2015-80) vallen onder de projectkosten o.a. de kosten voor de licentieverkrijging, ploegenpresentatie, de medische keuring, de drie etappes en van allerlei activiteiten die rondom de Giro georganiseerd worden. Ook de kosten van de ambtelijke inzet van de vier overheden vallen hieronder. In deze bijgestelde projectbegroting ramen wij nog steeds een subsidie van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) van 2,5 miljoen. Sinds de vorige raming is aan een belangrijke voorwaarde voldaan door plaatsing op de topevenementenkalender. Sinds de behandeling van het statenvoorstel Giro d Italia (PS2015-80) in februari 2015 door uw Staten, is er met de partners intensief gewerkt aan uitvoering en precisering van de projectbegroting. Er is hierdoor een beter inzicht verkregen in de te verwachten kosten en opbrengsten ten opzichte van de raambegroting van februari 2015. Er wordt nu verwacht dat de baten en lasten van het project enigszins hoger uitvallen. Zoals hiervoor gemeld vergt dit geen aanvullende provinciale middeleninzet. Omdat de uitgaven en de ontvangsten van het project via de provinciale begroting lopen is om de betalingen te autoriseren nodig om een begrotingswijziging vast te stellen. De bijdrage van de provincie van 5 mln. wijzigt hierdoor niet. Deze begrotingswijziging zal worden meegenomen in een vervolgvoorstel bij de ontwerp-begroting 2016, die op 11 november a.s. bij uw Staten voorligt. De projectbegroting wordt verhoogd met bijna 1 miljoen aan out-of-pocketkosten. In hoofdzaak bestaat dit bedrag uit twee onderdelen; te weten: A) Hospitality 0,49 miljoen B) Overige kosten 0,46 miljoen 3
A) Tot op heden was er rekening gehouden met eenvoudige voorzieningen voor hospitality. In de oorspronkelijke begroting is hiervoor een netto opbrengst geraamd van bijna 0,4 miljoen. Mede op basis van de ervaringen elders is gebleken, dat de aantrekkelijkheid van het evenement voor bedrijven versterkt kan worden, door een kwalitatief beter aanbod van hospitality-mogelijkheden (w.o. accommodatie en catering). Dit brengt extra kosten met zich mee, die volledig opgevangen kunnen worden door hogere sponsorbijdragen. De investering in de (budgetneutraal) extra kosten draagt er voorts toe bij, dat het risico op het niet realiseren van de hiervoor genoemde opbrengst van 0,4 miljoen wordt verkleind. B) Deze post bestaat uit een groot aantal kleine onderdelen, die een extra bijdrage leveren aan de uitstraling van het evenement en daarmee aan het bereiken van een nog groter publiek. Het gaat hierbij onder andere om kosten die gemaakt moeten worden om baten uit bv merchandising (bv verkoop bidons) te kunnen genereren. Voorts moeten er enkele specifieke parkeervoorzieningen worden getroffen, die de toegankelijkheid van het evenement ten goede komen. Deze kosten worden opgevangen door parkeergelden. Ook voor alle overige onderdelen geldt dat de meerkosten opgevangen worden door hogere bijdragen van derden. In de oorspronkelijke raming gingen wij uit van een bedrag van 0,7 miljoen aan marketingopbrengsten (sponsoring en hospitality). Uit het voorgaande volgt dat thans rekening wordt gehouden met een bedrag van in totaal 1,7 miljoen aan marketingopbrengsten. Wij wijzen u er op, zoals wij ook reeds hebben aangegeven in de PS brief Giro d Italia (PS2015-80), dat de start van de Tour de France in Utrecht dit jaar meer dan 6 miljoen aan sponsorbijdragen heeft gegenereerd. De verhoging van onze raming naar 1,7 miljoen sponsorbijdragen c.a. achten wij in die context bezien haalbaar. Volledigheidshalve willen wij u op een tweetal zaken wijzen. Er is sprake van enige verhoging van de ambtelijke inzet bij de vier partners. Conform de met de partners gemaakte afspraken worden deze hogere personeelskosten binnen de eigen organisatie opgevangen. Voor de provincie betekent dit dat de hogere capaciteitsinzet voor de Giro Gelderland opgevangen wordt binnen het bestaande begrotingsprogramma Mens & Middelen. Het gaat hierbij om een bedrag van 0,65 miljoen voor alle partners. In de oorspronkelijke projectbegroting was een post onvoorzien geraamd van 0,8 miljoen. In de bijgesteld projectbegroting is deze post op nihil gesteld. De post onvoorzien is in de projectbegroting ingezet ten behoeve van opvang hogere kosten licentieverkrijging ( 0,3 miljoen) en kosten die gemoeid zijn met het parcours, zoals wegaanpassingen, veiligheid, mobiliteit en verzekeringen ( 0,5 miljoen). Dat de post onvoorzien in de bijgestelde projectbegroting is geëlimineerd, vloeit ook voort uit de subsidievoorwaarden van VWS. VWS erkent een post onvoorzien namelijk niet als een tekort. Subsidie is uitsluitend bedoeld om een tekort af te dekken. Indien er nu nog eventuele aanpassingen in de projectbegroting moeten gaan plaatsvinden, zal de dekking binnen de projectbegroting gezocht worden. Dit betekent dus dat een hogere uitgave op een bepaalde post gecompenseerd moet worden met een lagere uitgave op een andere post of een hogere opbrengst. In het geval een uitgavepost verlaagd zou moeten worden, zullen wij nadrukkelijk laten meewegen welke mogelijke consequenties dat kan hebben voor het ambitieniveau dat wij beogen met de Giro Gelderland. Dit zal ook punt van aandacht zijn in onze voortgangsrapportages. Zoals hierboven aangegeven hebben wij, net als de colleges van de drie steden, ingestemd met de projectbegroting. In verband met de benodigde besluitvorming van uw Staten hebben wij daar een begrotingsvoorbehoud aan verbonden. 4
Administratie De oorspronkelijke projectbegroting kende een omvang van 11,2 miljoen. Als gevolg van vorenstaande mutaties gaat de projectbegroting naar een niveau van 12,85 miljoen. In overleg met de partners is afgesproken dat de projectkosten en baten geadministreerd worden in de provinciale boekhouding. Dit betekent dat voornoemd niveau van de projectbegroting, voor zover niet reeds heeft plaatsgevonden, in de provinciale begroting 2016 zal worden verwerkt. Zoals hiervoor aangegeven worden de budgetmutaties meegenomen in het vervolgvoorstel van de Begroting 2016. Toetsing NOC/NSF In het kader van de aanmelding voor (en inmiddels plaatsing op) de topevenementenkalender heeft NOC/NSF de financiële raming onderworpen aan een haalbaarheidstoets. Hieruit is naar voren gekomen dat het project financieel haalbaar is. Flankerend beleid Zoals ook al vermeld is in de Voorjaarsnota 2014 (PS2014-469 pagina 260), zal in de aanloop naar het evenement bekeken worden of er vanuit relevante beleidsterreinen van de provincie, zoals regionale economie en sport, flankerend beleid ontwikkeld kan worden, dat zowel de doelstellingen van de Giro alsmede de desbetreffende beleidsdoelstellingen verder kunnen verstevigen. Hierbij kan o.a. aan verdere verdieping van de legacy van de Giro gedacht worden. 1 Toelichting barterdeals Zoals uit bovenstaande blijkt, bestaat er het voornemen om te werken met barterdeals. Dit zijn afspraken op grond waarvan de sponsor een bijdrage doet in natura (bijv. sportkleding of drank of etenswaren) of een dienst, werk of product levert tegen een lagere prijs (bijv. wegwerkzaamheden), in ruil waarvoor hij vanuit de projectorganisatie faciliteiten krijgt in de sfeer van hospitality of reclame. De belastingdienst vereist dat deze uitwisseling wordt onderbouwd met facturen die de economische waarde vertegenwoordigen. Deze systematiek heeft als consequentie dat wanneer een barterdeal wordt binnengehaald zowel het lasten- als batentotaal van de kaderstellende begroting wijzigt. In het begrotingsvoorstel aan uw Staten zal hiervan melding worden gemaakt. 6 Proces en evaluatie De Giro Gelderland is te volgen via de website www.girogelderland.nl en via Facebook en Twitter. Arnhem, 27 oktober 2015 - zaaknummer 2014-005566 Gedeputeerde Staten van Gelderland J. Markink - plv. Commissaris van de Koning P.G.G. Hilhorst - secretaris Bijlagen: Ontwerpbesluit Begrotingswijziging Notitie Naam notitie Tekst 1 Legacy is een begrip dat het Ministerie van VWS binnen haar subsidievoorwaarden hanteert en waarmee wordt vereist dat in de jaren na het evenement nog positieve effecten van het evenement te bespeuren zullen zijn. Dat kan o.a.de vorm krijgen van side events als toertochten, profrondes, een fietsenbeurs en op Italië gerichte events die in de jaren na 2016 nog georganiseerd worden in Gelderland, 5