Inleiding De versie december 2010 bevat een flink aantal aanpassingen die het resultaat zijn van de opmerkingen die werden gemaakt tijdens de cursussen in oktober. Het zijn vooral handige toevoegingen, bijvoorbeeld rond kleurtjes en afdrukfuncties. Hoewel er nu al veel zaken toegevoegd zijn, betekent dat niet dat álle opmerkingen direct verwerkt konden worden. Er is ook een wezenlijke aanpassing gemaakt: wakende diensten en slaapdiensten die na 0.00 uur beginnen worden nu automatisch ondersteund. Het is dus niet langer nodig om een wakende dienst te splitsen in twee diensten. Ook een dienst waarin zeer laat wordt begonnen met slapen (bijv. op oudejaarsavond) is nu op de normale wijze in te voeren. Lees de onderstaande documentatie daarom a.u.b. goed door. Weer veel gebruiksgemak gewenst met deze nieuwe versie. Henk Westerhof Simar Automatisering bv Inhoudsopgave Nieuw in de versie van september 2010... 2 Nieuw in de versie december 2010... 2 Beheer medewerkers...2 Achtergrondkleur... 2 Mogelijkheid om aan te geven dat ORT of Vakantiekaarten NIET nodig zijn... 3 Kleine aanpassingen... 3 Beheer dienstcodes... 4 Afdrukken van dienstcodes... 4 Rooster maken... 4 Meldingen verplaatst... 4 Dienstcode op een lege regel mag niet... 4 Kopieer en plakfunctie... 4 Waarschuwing om te bewaren... 5 Meerdere cellen (rij of kolom) in één keer een kleur geven... 5 Optie zonder starturen... 6 Opmerkingen afdrukken onder het rooster... 6 Ondersteuning wakende diensten en late slaapdiensten... 7 Nieuw in het OTT-Roosterprogramma december 2010, Pagina 1 van 7
Nieuw in de versie van september 2010 PBL uren worden automatisch niet meer bijgeteld na de maand waarin de medewerker 65 jaar wordt In het rooster werkt de <enter> toets nu gemakkelijker. Dit brengt de cel in wijzig modus en na wijzigen weer <enter> geven werkt identiek aan pijltje naar rechts. In het instelscherm is een knop toegevoegd om de installatie van een update te melden aan de Simar/OTT website. Enkele verbeteringen in de afdruk. Lege regels onderaan het rooster worden niet meer afgedrukt. De PDF past netter op papier. Er komt nu een melding na installatie van een nieuwe versie met het verzoek om de installatie van de update te melden. Het ORT scherm en het formulier zijn in een iets smaller lettertype gezet, zodat er voldoende ruimte is voor eventuele N-uren met 3 cijfers achter de komma. Nieuw in de versie december 2010 Beheer medewerkers Achtergrondkleur De medewerker kan nu ook een achtergrondkleur krijgen in het rooster. Dit is in te stellen bij beheer medewerkers. Hier is deletterkleur op rood gezet en de groep/achtergr. Kleur op lichtgroen door keuze 3 aan te vinken. Dit gebeurt door het rondje aan te klikken onder de gewenste kleur. De kleuren zijn dezelfde achtergrondkleuren die andere cellen in het rooster ook kunnen hebben, en die door de gebruiker instelbaar zijn. Nieuw in het OTT-Roosterprogramma december 2010, Pagina 2 van 7
Mogelijkheid om aan te geven dat ORT of Vakantiekaarten NIET nodig zijn Bij zowel de ORT formulieren als bij de vakantiekaarten is een optie aanwezig waarmee je in één keer alle formulieren kunt afdrukken. Maar in de praktijk zitten daar altijd mensen tussen waarvoor zo n formulier niet nodig is. Met deze nieuwe opties kun je bij mensen waarvan je tevoren al weet dat die geen vakantiekaart of ORT formulier hoeven te hebben, dit aangeven. Dan worden ze ook niet langer afgedrukt bij die betreffende functies. Ze zijn dan overigens ook niet meer met de hand in het lijstje te kiezen. Deze keuze mag je overigens op elk moment nog weer aanpassen. Het handige hiervan is dat nu medewerkers gemaakt kunnen worden die uitsluitend dienen voor de indeling in het rooster, zoals bijvoorbeeld een groepsaanduiding. Die kunnen dan wel een regel in het rooster krijgen, maar door zowel het afdrukken van ORT als vakantiekaart uit te zetten wordt er van deze medewerkers geen ORT of Vakantiekaart afgedrukt en verschijnen ze ook niet in de keuzelijstjes. Het alleen uitzetten van de ORT is handig voor medewerkers die op vaste tijden werken en waarvoor nooit ORT formulieren worden afgedrukt. Kleine aanpassingen Er zijn kleine verbeteringen gemaakt bij het invoeren van medewerkers, aanstellingspercentages, dienstcodes (cursor positionering handiger, na opslaan alle velden leeg maken). Nieuw in het OTT-Roosterprogramma december 2010, Pagina 3 van 7
Beheer dienstcodes Afdrukken van dienstcodes Deze nieuwe functie is opgenomen in het menu van het scherm Beheer dienstcodes. Via het afdruk icoontje linksboven of de menukeuze Bestand Afdrukken. Je krijgt eerst nog de dialoogbox te zien op welke printer er moet worden afgedrukt. Rooster maken Meldingen verplaatst In het rooster worden eventuele meldingen niet meer met een popup scherm gedaan, maar door middel van rode tekst linksboven in het rooster. Het voordeel hiervan is dat het sneller werkt (je hoeft het niet weg te enteren ) en het voorkomt een situatie waarbij onder speciale omstandigheden het invoergrid geblokkeerd bleek te kunnen raken na zo n popup melding. Dienstcode op een lege regel mag niet Invoeren van een dienstcode op een lege regel (regel zonder naam) is niet langer mogelijk. Dit ging voorheen ook niet goed, althans het wordt niet opgeslagen (omdat alle dienstcodes op naam worden bewaard, en in zo n geval is er geen naam). Kopieer en plakfunctie Deze handige functie is toegevoegd, door middel van de toetscombinaties Ctrl-C en Ctrl-V. Nieuw in het OTT-Roosterprogramma december 2010, Pagina 4 van 7
Werkwijze: Ga in de cel staan die je wilt kopiëren en geef Ctrl-C. Ga nu naar de cel waar je wilt plakken en geef Ctrl-V. Behalve plakken gaat de cursor ook direct één stap naar rechts, waardoor je gemakkelijk veel Ctrl-V commando s achter elkaar kunt geven als je bijvoorbeeld een ziekte of vakantieperiode wilt invoeren. Tip: dit is ook een handige manier om snel veel cellen weer leeg te maken. Maak een kopie van een lege cel en plak die over alle cellen die leeg moeten worden. Waarschuwing om te bewaren Als je het rooster verlaat zonder op te slaan komt er nu een popup box die daaraan herinnert en direct de mogelijkheid biedt alsnog op te slaan. Dit gebeurt ook bij het wisselen van maand of jaar. Meerdere cellen (rij of kolom) in één keer een kleur geven Tot nu toe was het alleen mogelijk om één cel tegelijk een kleur te geven. Nu kun je ook meerdere cellen tegelijk selecteren en die dan in één handeling op de kleur zetten. Werkwijze: Selecteer met de muis een regel, een kolom, of een rechthoek: (Klik op een naam om de hele regel te selecteren. Klik op de kolomdatum om een kolom te selecteren. Sleep met de muis ingedrukt om een gebied van cellen te selecteren.) Klik vervolgens op een kleurknopje. Nu krijgen in één keer alle geselecteerde cellen deze kleur. Als er in het gebied cellen zitten die al een andere kleur hadden, dan overschrijft de nieuwe kleur de eerdere. Behalve als er een cel tussen zit die al dezelfde kleur had. Want dan geldt dit als een weer uitschakelen van die kleur. (Net zoals dat bij losse cellen werkt). Nieuw in het OTT-Roosterprogramma december 2010, Pagina 5 van 7
Optie zonder starturen Dit is een nieuwe functie die de berekening in de kolom Einduren beïnvloedt. Normaal rekenen we daar de contracturen plus de starturen (te weinig of teveel gewerkt van vorige maand) minus de reeds ingeroosterde uren. Door nu het vinkje hier aan te zetten tellen de starturen niet langer mee, en zie je dus uitsluitend contracturen minus ingeroosterde uren. Oftewel: het aantal nog in te roosteren uren. Dat is handig wanneer mensen een groot aantal overuren hebben staan. Als iemand bijv. 80 overuren heeft staan, dan staat het aantal starturen op 80 en zal in de normale situatie veel te snel een negatief saldo in de Einduren kolom ontstaan. Door nu dit vinkje aan te zetten tellen die overuren niet meer mee in deze kolom en zie je dus de uren ten opzichte van de contracturen. Je kunt net zo vaak het vinkje aan en uitzetten als je wilt en ziet direct de verschillen. Indien ZonderStartUren aan staat verandert de informatie onderaan het scherm iets: Het eerste getal na het =teken is het saldo mét meenemen van starturen, het getal na de / het saldo Zonder starturen (ZSU). Opmerkingen afdrukken onder het rooster Dit is een nieuwe functie bij het afdrukken. Door hier een vinkje aan te zetten zal onder het rooster, op datum gesorteerd, een lijstje van de gemaakt opmerkingen in het rooster worden afgedrukt. Daarbij worden alle opmerkingen afgedrukt, van alle medewerkers. Met een truukje is daar een uitzondering op te maken. Wanneer de opmerking begint met de letter x (of X) dan wordt deze niet afgedrukt. Nieuw in het OTT-Roosterprogramma december 2010, Pagina 6 van 7
Ondersteuning wakende diensten en late slaapdiensten Tot nu toe waren er twee beperkingen: - er was geen ondersteuning voor een wakende dienst. Als je deze toch wilde invoeren moest je deze in tweeen splitsen (deel voor middernacht op de startdatum, deel na middernacht op de volgende datum). - Het was niet toegestaan om de slaapperiode te laten beginnen na middernacht. Beide beperkingen zijn nu opgeheven. Voorbeeld wakende dienst: Dit is een wakende dienst van 20.00 uur tot de volgende ochtend 8.00 uur, zonder slaapperiode. Voor de ORT berekening geldt dat: - de uren van begintijd tot aan middernacht vallen op de startdatum - de uren van middernacht tot de eindtijd vallen op de volgende dag. Hierdoor kunnen er bijv. ORT uren volgens het zaterdagtarief als een dergelijke wakende dienst op vrijdag start. Voorbeeld dienst met late slaapperiode In dit voorbeeld loopt de dienst van 22.00 uur tot 8.00 uur de volgende ochtend en is er geslapen van 02.00 uur tot 07.00 uur. Dit is nu een toegestane wijze van invoeren en er vindt correcte berekening plaats van de ORT uren tussen middernacht en 02.00 uur. Ook hier geldt dat deze nachturen op de volgende datum vallen en dus een ander ORT tarief kunnen hebben. Hier wordt automatisch rekening mee gehouden. Nieuw in het OTT-Roosterprogramma december 2010, Pagina 7 van 7