Nota van inlichtingen Europese aanbesteding

Nota van inlichtingen Europese aanbesteding ICT-HARDWARE HYBRIDE LAPTOPS Gemeente Lochem

1 Aanvullende informatie Deze nota van inlichtingen is aan alle bekende bestekhouders op woensdag 21 juni 2017 via TenderNed beschikbaar gesteld. In deze nota zijn alle vragen en antwoorden verwerkt. De nota van inlichtingen is voor alle partijen bindend. Toelichting: nadrukkelijk geeft de aanbestedende dienst het volgende aan: Dit document is met zorg samengesteld. Mocht u desondanks onvolkomenheden (= onduidelijkheden, tegenstrijdigheden, procedurele gebreken en/of andersoortige gebreken) tegenkomen, dan dient u de aanbestedende dienst hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte te stellen. Nu de termijn voor het stellen van vragen verstreken is, dient de aanbestedende dienst direct na het constateren van de onvolkomenheid daarvan op de hoogte gebracht te worden, echter wel VOORDAT de termijn van indienen van inschrijvingen verstreken is. NOTE: De uiterste termijn voor het indienen van uw inschrijving is dinsdag 4 juli 2017, uiterlijk vóór 12.00 uur. Inschrijvers gaan akkoord met de volgende voorwaarde, wat inhoudt dat zij na antwoord te hebben gekregen op de door hen gestelde vragen en/of geconstateerde fouten en/of tegenstrijdigheden naar aanleiding van het bestek inclusief de bijlagen, geen aanmerkingen op de rechtmatigheid en inhoud van dit document meer kunnen maken. Inschrijvers accepteren na voornoemd antwoord te hebben gekregen uitdrukkelijk de inhoud van het bestek inclusief de bijlagen. Inschrijvers kunnen redelijkerwijze als fouten en/of tegenstrijdigheden aan te merken inhoud niet aan de aanbestedende dienst tegenwerpen. Bij onvolkomenheden wordt van belangstellende ondernemingen een proactieve houding verwacht. Dit wil zeggen dat zij de aanbestedende dienst over geconstateerde onvolkomenheden informeren op een moment dat die onvolkomenheden nog ongedaan kunnen worden gemaakt. Wanneer een belangstellende onderneming onvoldoende proactief met een geconstateerde onvolkomenheid omgaat, komt deze voor risico en rekening van die onderneming. 2

Nr. Betrekking op bestek/ bijlagen pagina/nr. Verduidelijking planning Verduidelijking eis 43. Vraag: Antwoord: In de planning in het aanbestedin paragraaf 2.1 staat per abuis vermeld dat de bekendmaking van de voorgenomen gunning op vrijdag 5 augustus zal zijn. Dit is onjuist en moet zijn vrijdag 4 augustus. In eis 43 staat beschreven: Het image op de te leveren hybride laptop moet bestaan uit: Windows 10 professional; Onderdeel van het domein; Office 2016 Professional; Outlook verbinden met Exchange 2010 omgeving; Verbinden met een netwerk share; Internet Browser met toegang tot het intranet. Offline synchronisatie met de Windows 2012 netwerkshare Group policy OU is eventueel voor inschrijver beschikbaar. Inschrijver levert hierbij alleen het operating system en een internet browser, opdrachtgever draagt zorg voor de overige licenties. 1. Aanbestedin / 1.3 / p8 2. Aanbesteding sdocument / 1.3 / p6-10 3. Aanbesteding sdocument / 1.3 / p6-10 4. Aanbestedin / 2.4 / p16 TER VERDUIDELIJKING: Dit betekent dat inschrijver bij elke aangeboden device een licentie Windows 10 Professional dient te leveren. Hoe groot is de groep eindgebruikers die de training behoeft? Kunt u aangeven wat de ingangsdatum van de te sluiten overeenkomst is? Kunt u aangeven wat de looptijd van de te sluiten overeenkomst is? Een van de vormvereisten is De inschrijving dient u te voorzien van een begeleidend schrijven waar u de eigen code met betrekking tot de beantwoording van de open vragen beschrijft. Het is de inschrijver niet duidelijk wat hiermee bedoeld wordt. Graag uw toelichting. Maximaal 215 eindgebruikers. Zie ook beantwoording vraag 10 van deze NVI. Er is hier geen sprake van een overeenkomst met een bepaalde looptijd. De hardware zal worden aangeschaft, de gunning, implementatie en oplevering staat beschreven in de planning. Zie hierboven. Er is geen sprake van een overeenkomst met een bepaalde looptijd. Het beoordelingsteam zal de beantwoording van de open vragen beoordelen zonder op de hoogte te zijn wie deze beantwoording heeft ingediend, oftwel de stukken zullen anoniem moeten worden toegevoegd middels een eigen op te geven code. Zie hiervoor bijlage 7 kwaliteit. 3

5. Aanbestedin / 2.5.2 / p19 6. Aanbestedin / 4. / p30 Na inschrijving behoren documenten aangeleverd te worden. Er wordt gesproken over de bewijsstukken uitsluitingsgronden voor zover aangekruist in de tabel van paragraaf 3.1. Er staat echter geen tabel in deze paragraaf. Graag uw toelichting. Dit hoofdstuk verwijst naar de gunningscriteria. In de inleiding wordt er gesproken drie criteria: Kwaliteit, flexibiliteit en prijs. Flexibiliteit wordt echter niet expliciet beschreven. Graag uw toelichting. Van een tabel is inderdaad geen sprake. Hiermee worden de uitsluitingsgronden bedoeld uit het Uniform Europees Aanbestedin. Flexibiliteit is niet van toepassing. Er gelden 2 criteria: 1. kwaliteit 2. prijs 7. Aanbestedin / 4.1 / p31 8. Aanbestedin / 4.2/ 32 9. #31 10. #31 11. #31 12. #31 13. v. eisen/#32 Wat is de achtergrond van de personen die zitting nemen in de beoordelingscommissie? U stelt dat prijzen van hardware mbt bijplaatsing gedurende 12 maanden gelijk dienen te zijn aan de ingediende prijzen. Deze termijn levert een groot risico. Ons verzoek om de termijn aan te passen naar 6 maanden. Wat verstaat aanbestedende dienst onder de meest uitgebreide Nederlandstalige werkplek (gebruikers) instructies? Hoeveel gebruikers dienen een training te ontvangen? Wat is de achtergrond van deze personen en wat is het niveau van ICT kennis van deze personen? Wat verstaat aanbestedende dienst onder de meest uitgebreide Nederlandstalige softwaretraining voor beheer, configuratie en overige gevraagde software? Hoeveel gebruikers komen in aanmerking voor de optionele training? Wat is de achtergrond van deze personen en wat is het niveau van ICT kennis van deze personen? Wat is de achtergrond van de personen die zitting nemen in de gebruikersgroep? De beoordelingscommissie bestaat uit medewerkers van de gemeente Lochem. De medewerkers zijn werkzaam bij de verschillende afdelingen die de gemeente kent. Het betreft daarmee personen met een verschillende achtergrond, maar wel personen die uiteindelijk van de systemen gebruik gaan maken. Ja, dat is akkoord. Hieronder verstaan wij die instructie die het mogelijk maakt om de apparatuur volledig te kunnen bedienen, er staat dan ook: een instructie over de werking van de laptops. Het aantal deelnemers is nog niet duidelijk, daarom vragen wij om drie dagdelen. Het betreft hier de eindgebruikers, die zijn binnen een gemeentelijke organisatie heel divers. Zie ook beantwoording vraag 1 van deze NVI. zie antwoord vraag 9. zie antwoord vraag 1 en 10. zie antwoord vraag 1 en 10. 4

14. #32 15. #26-#36 16. Kwaliteit en open vragen / 1.1 / p3 17. Kwaliteit en open vragen / 2. / p4 18. Kwaliteit en open vragen / 2. / p5 Kan aanbestedende dienst bevestigen dat, indien het aangeboden systeem voldoet aan alle minimale specificaties, inschrijvende partij voldoet aan deze eis? Volgens #26 moeten de laptops voorzien zijn van een label. Volgens #36 dienen de laptops in gesealde (fabrieksorigineel) geleverd te worden. Deze eisen spreken elkaar tegen. Kunt u hier opheldering over geven? Beveiliging hybride laptops:bedoelt aanbestedende dienst beveiliging van de hybride laptop door middel van hardwarematige of softwarematige beveiliging van de laptop? U vraagt om proefmodellen voor de gebruikerstest. Deze dienen test-gereed gemaakt te worden. Wat verstaat u onder test-gereed? Beoordelingskader punt 8: Is onze aanname correct dat het hier gaat om het geluid wat de hybride laptop produceert bij normaal gebruik? Dus hoe stiller het device is, hoe hoger de score is? En hoe gaat aanbestedende dienst dit meten? Neen, dat is niet correct. Indien tijdens de gebruikerstest blijkt dat er sprake is van negatieve veranderingen door het gebruik van de aangeboden hardware, terwijl wel voldaan is aan de minimale eisen, kan aanbestedende dienst/ het beoordelingsteam besluiten dat er alsnog sprake is van een oplossing die niet acceptabel is voor de aanbestedende dienst. Zie hiervoor ook bijlage 7, gebruikerstest. Eis 26 is niet van toepassing en komt te vervallen. Dit is aan de inschrijver om hier eigen invulling aan te geven en ter beoordeling aan het beoordelingsteam. De hybride laptops dienen geheel te voldoen aan de gestelde eisen uit het programma van eisen en de applicaties installeren die u samen met de ICT afdeling erop gaat plaatsen. Ja, het gaat hier om het geluid bij normaal gebruik. Het betreft hier een waarneming van een groep van beoordelaars die hier zowel individueel en daarna in consensus iets van gaan vinden. Uiteraard zal de beoordeling gemotiveerd worden. Bij twijfel kunnen de beoordelaars ervoor kiezen om meetapparatuur toe te passen, maar aangezien het hier om normaal gebruik gaat verwachten wij niet dat dit noodzakelijk is. 19. Bijlage 6 begrippenlij st 20. Aanbestedin Blz. 16 21. Aanbesteding sdocument Blz 21 punt 5 Is onze aanname juist dat een hybride laptop een zakelijk model laptop is waarvan het toetsenbord vast zit aan het beeldscherm, maar wel omklapbaar doorklapbaar is? En dus bruikbaar als tablet, dit zorgt ervoor dat de systemen beter passen in een zakelijke omgeving. Wat bedoelt u met Eigen code met betrekking tot de beantwoording v.d. open vragen beschrijft? Is onze aanname juist dat een origineel rechtsgeldig ondertekend document dat gescand is hier voldoet? Neen, dat is niet een eis, maar mag wel. Een hybride laptop is volgens de begrippenlijst (bijlage 6) een laptop die kan worden omgevormd tot tablet, de wijze waarop dat wordt gedaan wordt niet gespecifeerd. Zie hiervoor ook bijlage 7 en het eerdere antwoord op vraag 4 Ja, dat is OOK correct. 5

22. Algemeen Wat is de voorkeur van aanbestedende dienst, een hybride laptop waarvan het scherm 360 kan worden omgeklapt, waarbij het toetsenbord wordt gelockt of een hybride laptop waarvan het toetsenbord en het scherm kunnen worden losgeklikt? 23. Bijlage 2 Eis 13 24. Bijlage 2 Eis 30 25. Bijlage 7 Beoordelingskader geboden device punt 6 De USB-C poort is de nieuwe standaard, kunt u dit opnemen als minimum eis? Een Ethernet poort is niet standaard op een hybride laptop, mag dit door middel van een verloopstekker? Look and feel is zeer subjectief, kunt u aangeven wat de voorkeuren zijn van de testpersonen?? Wat zijn de criteria? 26. Bijlage 7 Aangezien de gebruikerstest van het device onderdeel uit maakt van de beoordeling verzoeken wij u het Testprotocol bekend te maken? 27. Aanbestedin Blz. 32 Paragraaf 4.2 - Cr 28. Bijlage 2 PvE blz 2 nr 5 29. Bijlage 2 blz 2 nr 19 U vraagt of de prijzen van de hardware tot eventuele bijplaatsingen gedurende 12 maanden gelijk moeten zijn. Deze termijn is niet reëel voor prijsvastheid. Zou u deze eis aan willen passen naar: prijzen van de hardware tot even-tuele bijplaatsingen moeten gedurende 3 maanden gelijk zijn? U vraagt om een hybride laptop, mogen wij aannemen dat u hiermee bedoelt dat het scherm en het toetsenbord los van elkaar te koppelen moeten zijn? Vendoren voorzien hybride laptops vaak van Intel M processoren. Deze mobiele processoren creëren minder warmte tijdens het gebruik. Hierdoor hoeft er geen ventilator in de tablet te zitten (waardoor de tablet volledig bestaat uit vaste onderdelen), is de tablet energiezuiniger en wordt er minder geluid gemaakt. Wij verzoeken de Aanbestedende dienst de passmark score te verlagen tot een minimum van 3600 punten, waardoor ook met mobiele processoren van Intel kan worden aangeboden. Gaat u hiermee akkoord? Aanbestedende dienst spreekt hier geen voorkeur uit en ziet graag inschrijvingen tegemoet die aan de gestelde eisen voldoen. Zie hiervoor ook het antwoord op vraag 19. Een USB-C poort is OOK toegestaan, maar is niet noodzakelijk. De docking station dient van een ethernet poort voorzien te zijn. De hybride laptop mag via een verloopstekker van een ethernetpoort worden voorzien. Dit is ter beoordeling van het beoordelingsteam. Om deze reden is er ook een beoordelingsgroep van 9 personen aangesteld die eerst onafhankelijk van elkaar gaan beoordelen, waarna een gezamenlijke consensusscore zal worden overeengekomen. De aangeboden laptops dienen minimaal een zakelijke en hedentendaagse uitstraling te hebben. In het PvE staan de minimumeisen vermeldt, hieraan dient de device te voldoen, in bijlage 7 staat beschreven waar de beoordelaars verder op gaan beoordelen. Neen, dat is niet akkoord. Zie hiervoor ook een eerder antwoord op vraag 8. Neen dat is niet perse een eis, het is wel een mogelijkheid. Zie ook beantwoording vragen 19 en 22. Ja, dat is akkoord. 6

30. Bijlage 2 blz 2 nr 19 31. Bijlage 2 blz 2 nr 31 De processor generatie die de Aanbestedende dienst uitvraagt is niet de meest recente. Dit jaar heeft Intel een nieuwe generatie Kabylake geannonceerd. Wij adviseren de Aanbestedende dienst de meest recente generatie op te nemen in het programma van eisen. Met het opnemen van de 7 e generatie van Intel is uw organisatie voorzien van de laatste technologie met als gevolg: energiezuiniger, langere accuduur en meer vermogen. Gaat u hiermee akkoord? U vraagt om gebruikersinstructie van in totaal 3 werkdagen over de werking van de laptops. Kunt u verder specificeren wat voor instructies er over de werking van de laptops gegeven moet worden? Neen, dit is niet noodzakelijk, maar mag inschrijver wel aanbieden, indien wordt voldaan aan de eisen. Zie hiervoor het antwoord op eerdere vragen uit deze nota. 32. Bijlage 2 De Aanbestedende dienst heeft zich niet uitgelaten over 4G WWAN. Dit zien wij vaak als eis, aangezien men zonder 4G altijd afhankelijk zal zijn van Wi-Fi/roaming. Ziet de Aanbestedende dienst hier toegevoegde waarde in, dan gaarne opnemen in programma van eisen. Indien niet, zou u dit dan willen toelichten? 4G WWAN is niet opgenomen als eis. Waar nodig zal in voorkomende gevallen gebruik gemaakt worden van wifi dan wel van wifi hotspot op een smartphone. 33. Bijlage 2 34. Bijlage 2 De Aanbestedende dienst geeft aan dat de tablets gedocked gaan worden. Hierbij adviseren wij de nieuwste standaard, USB 3.1 type USB-C. USB-C wordt markt breed gezien als de nieuwe standaard. Met USB 3.1 is opladen van het device, alsmede dataoverdracht mogelijk, waarmee de gebruiker de beste docking ervaring krijgt. Wilt u dit opnemen in het programma en indien niet, zou u dit dan willen toelichten? Mobiele devices lopen sneller schade op dan dat vaste werkplekken dat doen. Om die reden adviseren wij de Aanbestedende dienst als eis op te nemen dat de tablet militair getest zijn (o.a. op stof, temperatuur, vallen en trillingen) en het certificaat MIL-STD-810g hebben. Zou u deze toevoeging willen opnemen in het programma van Eisen? Indien niet, zou u dit dan willen toelichten? Dit is OOK akkoord, maar zal geen nieuwe eis worden. Neen, dat is niet noodzakelijk, de aanbestedende dienst verwacht niet dat de hybride laptops aan extremen worden blootgesteld. Bij eventuele schade zal de opdrachtgever deze vervangen. 7

35. Bijlage 2 36. Bijlage 2 37. Bijlage 2 38. Bijlage 2 Bij mobiel werken is beveiliging van het device een veel voorkomend onderwerp. De Aanbestedende dienst heeft zich hier niet over uitgelaten. Is het beveiligen van de hardware belangrijk voor uw organisatie? Zo ja, welke opties verwacht u in de tablets: smart card reader, fingerprint reader, TPM 2.0 en/of hardwarematige bios protectie? De Aanbestedende dienst eist dat voldaan wordt aan de eisen van Energy Star. Deze certificering verandert snel en de eisen worden steeds scherper. Om de meest duurzame aanbieding te krijgen, verzoeken wij de Aanbestedende dienst om de laatste versie Energy star (versie 6.1) op te nemen. Daarbij verzoeken wij de Aanbestedende dienst om tevens voor de tablets een EPEAT Gold certificering op te nemen. Ziet de Aanbestedende dienst toegevoegde waarde in het kunnen bevestigen van de tablets via een Kensington slot? Zo ja, dan gaarne opnemen in het programma van eisen. Indien de gebruikers gebruik gaan maken van de camera (in verband met bijv. Skype for Business), dan verzoeken wij de Aanbestedende dienst op te nemen dat er camera s bij de tablets moeten zitten. Daarbij adviseren wij minstens 5 megapixel op te nemen, zodat de kwaliteit hoog genoeg is voor conferencing doeleinden. Neemt aanbestedende dienst dit advies over? Dit is een onderdeel van de te beoordelen kwaliteit (open vraag 1), beschreven in bijlage 7. Het betreft hier inderdaad versie 6.1, een EPET Gold Certificering is geen eis. Dat zou mogelijk kunnen zijn en is ter beoordeling van het beoordelingsteam. Inschrijvers kunnen hun toegevoegde waarde met betrekking tot beveiliging kwijt in de beantwoording van open vraag 1, zie bijlage 7. Een camera is niet noodzakelijk maar kan mogelijk worden beoordeeld als nice-to-have (bijlage 7) en is ter beoordeling van het beoordelingsteam. 8