Algemene ledenvergadering Tennisvereniging De Balledonk 4 februari 2015 Aanwezig; Margreet Verboon Ria van Mierlo Wim Dortmans Theo van Hoof Hans Rolink Hans Vos Margo van Dijk Marijke Langenhuijsen Jan Habraken Antoinette Vos Ronald Verhallen Riky Habraken Cyril Haeve Ria Verhallen Suzanne van Lankvelt Anny Schakenraad Theo van Eerd Erik Koopman Annelies van Loon Debbie van Boxmeer Jan van Liempt Manon Bax Tiny van den Brand Heidi Juyn Peter van Mierlo Edward van de Weijer Patrick van de Rijt Christ-Jan Hoevenaars Peter Plouvier Han Goossens Ben van Eerd Ron van Eerd Hans van Grinsven Joke Steenbakkers Mari van de Sangen Mariënne van de Pas René Steenbakkers Henri Schouten Diverse leden hebben zich afgemeld. Notulist ; Margo van Dijk Agendapunten 01. Opening door de voorzitter 02. Mededelingen en ingekomen stukken 03. Verslag van de algemene ledenvergadering van maandag 4 februari 2014 04. Jaarverslagen en resultaten 2014 a. jaarverslag van de secretaris b. resultaten werkgroep financiën kantine c. resultaten tevredenheidsonderzoek vrijwilligers d. resultaten ledenenquête 05. Jaarverslag van de penningmeester De jaarrekening wordt tijdens de vergadering aan de aanwezige leden gepresenteerd. 06. Verslag van de kascontrole commissie bestaande uit Eric Dobbelsteen en Juliëtte vd Ven en dechargeverlening aan het bestuur. 07. Benoeming nieuwe kascontrole commissie Pauze 08. Bestuursbeleid 2015; het beleidsplan wordt geplaatst op de site. 09. Verenigingsbegroting voor het jaar 2015. De begroting wordt tijdens de vergadering aan de aanwezige leden gepresenteerd. 10. Bestuursverkiezing Hans Rolink en Margo van Dijk zijn aftredend en stellen zich herkiesbaar. Margreet Verboon is aftredend en niet herkiesbaar. Het bestuur stelt Suzanne van Lankvelt voor als nieuw bestuurslid. Het bestuur draagt Wim Dortmans voor als nieuwe voorzitter. Tot voor de vergadering kunnen de leden tegenkandidaten aanmelden, zij moeten worden ondersteund door tenminste 5 stemgerechtigde leden. Belangstellenden kunnen zich melden bij de voorzitter. 11. Rondvraag 12. Sluiting 1
1. Opening door de voorzitter De voorzitter Margreet Verboon opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. De voorzitter wenst iedereen een prettige vergadering toe. 2. Mededelingen en ingekomen stukken Er volgen enkele mededelingen: - Er is onderhoud gepleegd aan baan 1 en 2, waarbij de bovenste laag grondig is schoon gemaakt. Als het goed is moet hierdoor het probleem wat betreft de afvoer van het regenwater opgelost zijn. - In de kantine is een gedeelte van de verlichting vervangen door ledverlichting. - De koeling is aangepast. - We gaan binnenkort beginnen met het installeren van zonnepanelen. Er zijn verder geen ingekomen stukken. 3. Verslag van de algemene ledenvergadering van 4 februari 2014. Het verslag wordt door de algemene ledenvergadering goedgekeurd. Met dank aan de notulist. 4a. Jaarverslag van de secretaris De secretaris heeft een presentatie samengesteld met daarin vermeld wat de diverse commissies organiseren en wat de resultaten en / of bijzonderheden van de verschillende toernooien en activiteiten zijn. De secretaris licht de presentatie toe. De vergadering gaat akkoord met het jaarverslag. Vragen en opmerkingen: Peter van Mierlo: de namen in de colofon EES kloppen niet helemaal. Het bestuur gaat het in orde maken. Marijke Langenhuijsen: Ter aanvulling op de opmerking over de colofon van de EES: het nummer van Joke Steenbakkers klopt niet. Jan van Liempt: Er blijkt al een clublied te bestaan. We hebben nu dus een nieuw clublied. 4b. Resultaten werkgroep financiën kantine Doel: aanbevelingen aan bestuur m.b.t. de exploitatie van de kantine en de verantwoording en presentatie hiervan aan de ALV. Aanpak: Werkgroep: Gerrit vd Berg, Elrie vd Geijn;Theo Romijn en Cyril Haeve. Uitgangspunten: vertrouwen in de vrijwilligers maar wel controle-mogelijkheden voor de penningmeester. Onderzoeksonderwerpen: 1. Inkoop goederen 2. Verkoop van goederen 3. Kasstroom 4. Schoonmaak 5. Wijze van verantwoording aan de ALV 6. Correcte uitvoering van belastingwetgeving Aanbevelingen aan bestuur: 1. Invoeren van kassaregistratie van de omzet 2. Toetsen van uitbetaling aan vrijwilligers door Penningmeester 3. Mogelijk maken betalen per pin 4. Stoppen met vast kasgeld per medewerker 5. Heroverweeg het betalen van leden voor schoonmaken 6. Presenteer de inkoop zuiver (excl. overige artikelen en eigen gebruik) 7. Toets de financiele vrijwilligersregeling aan de belastingwetgeving 2
4c. Resultaten tevredenheidsonderzoek vrijwilligers Theo van Hoof en Jolanda Verstegen hebben een tevredenheidsonderzoek onder de vrijwilligers uitgevoerd. Doel: Onafhankelijk onderzoek naar onze vrijwilligers. Wat gaat goed, wat kan beter. Aanpak: Jolanda Verstegen en Theo van Hoof zijn in gesprek gegaan met alle commissies (13x). Resultaten: meeste commissies (en hun vrijwilligers) Voelen zich gewaardeerd Samenstelling belangrijk, gezelligheid, zelf werven. Voldoende ondersteuning van het bestuur Er zijn geen problemen met andere commissies Aanbevelingen aan bestuur: Jeugd is de toekomst: kunnen we een eigen plek creëeren in de kantine? Per commissie een vast bestuurlijk aanspreekpunt aanstellen. Creëer een vrijwilligerscoöordinator/-bestuurder, m.n. voor kantinepersoneel (oa planning, begeleiding). Verbeter de ICT ondersteuning van de vrijwilligers: op gebied van website; sociale media en computers. maak gebruik van aanwezige kennis onder de leden. nieuwe communicatie commissie (o.a. EES, Website) 4d. Resultaten Ledenenquête Doel: Er is een algemeen ledentevredenheids onderzoek onder de leden van de Balledonk uitgevoerd in het bijzonder mbt tot het vrijwilligersbeleid. Aanpak: De KNLTB enquête is afgenomen met aanvulling van extra eigen vragen. Er waren 150 respondenten (waarvan 135 seniorleden). De verwerking heft plaatsgevonden door de KNLTB, tevens vond er een vergelijking plaats met andere tennisverenigingen. Resultaten: De leden zijn heel tevreden leden, met name over: Tennispark bevindt zich in goede staat, goed onderhouden, baansoort is prima. Leden hebben het naar hun zin, voeen zich me op hun gemak en veilig. Het vrijwilligersbeleid binnen vereniging is goed Clubhuis is gezellig, assortiment en prijzen zijn oké. Het verenigingsblad wordt enthousiast ontvangen. Aandachtspunten: Er moet voldoende ruimte overblijven om vrij te spelen. Niet iedereen weet wie de bestuurders en de commissieleden zijn. De informatie op de website is niet altijd gemakkelijk te vinden. De leden zijn over het algemeen niet op de hoogte van het lange termijn beleid. Ten opzichte van andere verenigingen zitten wij op landelijk niveau. Open vragen: opmerkingen over de netten, vragen of er terrasverwarming kan komen, opmerking dat de website aan vernieuwing toe is. 5. Jaarverslag van de penningmeester De jaarrekening wordt tijdens de vergadering gepresenteerd. Enkele opmerkingen n.a.v. de presentatie: - Inventaris kantine; er zijn extra uitgaven voor aanschaf van het terrasmeubilair en de koeling. - Voorraad kantine. Vorig jaar waren er veel goederen op voorraad. De penningmeester heeft heeft de voorraad op 3000,- gehouden, omdat we anders vreemde schommelingen krijgen. Het hele jaar ligt er in feite ongeveer dezelfde voorraad. - Waarborg van de Stichting: op het moment dat de constructie met de Stichting in het leven is geroepen is een waarborg gestort. - Lening aan de Stichting; we hebben afgesproken zoveel mogelijk af te lossen. - Vorderingen; dit was met name de verhuur van de banen. - Er staat een aanzienlijk bedrag op de diverse rekeningen. 3
Vragen: Peter van Mierlo: De bruto marge van de kantine is met 5000,- verhoogd. Complimenten mbt de kostenbeheersing. De specificatie is helder, waardoor er meer inzicht is. Waarop hebben de interne kosten van de technische dienst betrekking? Dit betreft allerlei kosten, die de penningmeester eventueel kan specificeren, omdat overal bonnen voor zijn aangeleverd. De grootste kosten gaan naar IBN. Theo van Hoof: Er worden kosten opgevoerd voor onroerend zaakbelasting voor de gemeente; de tennisvereniging is toch geen eigenaar? Als huurder moet de tennisvereniging ook belasting betalen. 6. Verslag van de kascontrole commissie De kascontrole is uitgevoerd door Kevin Kleijn en Juliëtte van de Ven. Omdat beide leden verhinderd zijn leest Margreet Verboon de bevindingen van de kascommissie voor. De kascontrolecommissie heeft de jaarrekening gecontroleerd en is van oordeel dat de balans- en resultatenrekening juist en volledig zijn. Zij hebben een korte opmerking gemaakt over twee kleine posten die nog niet meegenomen zijn. Ook vragen zij zich af of het accorderen van de facturen geborgd is. Dit is een aandachtspunt voor volgend jaar. Zij stelt de vergadering voor het bestuur te dechargeren. De algemene ledenvergadering gaat akkoord en verleent decharge aan het bestuur. De voorzitter bedankt de kascontrolecommissie. 7. Benoeming nieuwe kascontrole commissie Kevin Kleijn verlaat de kascontrolecommissie. Juliëtte van de Ven zal deze taak volgend jaar op zich nemen. Dennis vd Meijden wordt voorgesteld als tweede lid van de commissie. De vergadering gaat akkoord. 8. Bestuursbeleid 2015 Het concept-beleidsplan staat op internet. Eerst nog een kleine opmerking over het onderhoud aan banen 1 en 2. Als dit niet afdoende blijkt te zijn, moeten we alsnog overgaan op vervanging van de banen. Opmerkingen kunnen naar Ronald Verhallen. Annelies van Loon vult aan, dat zij diverse opmerking over de toestand van de banen 1 en 2 heeft ontvangen tijdens het Open toernooi. De voorzitter licht het concept-beleidsplan toe door de belangrijkste aanvullingen en wijzigingen kort toe te lichten: Betreffende het speerpunt communicatie: enerzijds kijken we naar een coördinator voor de vrijwilligers. Verder gaan we de website vervangen en maken we optimaal gebruik van het verstrekken van informatie via EES, mails en social media. Er ligt een plan om de website te vernieuwen. We hopen hiermee in februari te kunnen starten. Leden die op 1 april niet kunnen tennissen hebben de mogelijkheid om slapend lid te worden; de kosten hiervoor bedragen 20,-. Het is mogelijk per kwartaal actief lid te worden en dit bedrag wordt verrekend met de resterende contributie. Vrijwilligers die niet kunnen tennissen worden ook aangemeld bij de KNLTB en de tennisvereniging neemt de kosten voor haar rekening. Terrasverwarming; er komt een pilot om bij een paar evenementen terrasverwarming neer te zetten. We gaan kijken wat het effect hiervan is. Trainingen: het is mogelijk om een kleiner aantal van 10 lessen af te nemen. Clubkampioenschappen; er zijn enquêtes uitgegaan onder de deelnemers. De Technische Commissie heeft samen met de Jeugd Commissie besloten gezamenlijk de clubkampioenschappen in september te organiseren. 9. Verenigingsbegroting De begroting 2014-2015 wordt in een presentatie belicht. De penningmeester licht de begroting toe en de daarin opgenomen bedragen. Energiekosten zijn wat lager ingezet i.v.m. de aanpassingen. Afschrijvingen zijn wat hoger ingezet i.v.m. de aanschaf koelkasten en het terrasmeubilair. KNLTB; deze kosten nemen elk jaar toe. Het cursusgeld zit hier ook bij inbegrepen. 4
De subsidie van de gemeente loopt af dit jaar, vandaar dat de bijzondere opbrengsten lager zijn. Extra investeringen website; zijn niet meegenomen. Er is genoeg reserve om dit op te vangen. We verwachten de begroting sluitend te krijgen. Het advies aan het bestuur is om volgend jaar geen contributieverhoging toe te passen. Vragen: Peter van Mierlo: Als de zonnepanelen geïnstalleerd zijn, gaan de energiekosten omlaag. Peter ziet dit niet terugkomen in de begroting. Hij verwacht dat dit meer op gaat leveren. Reactie bestuur: er is een terugverdienmodel, maar we hebben het voorzichtig begroot. De sponsorinkomsten worden 4000,- lager begroot. Waarom is dit? Voorzien we een wegloop van sponsoren? We zien dat sponsorinkomsten dalen. Reactie bestuur: we hebben het al jarenlang minimaal begroot. Wanneer de huidige sponsoren bij de club betrokken blijven, moeten we dit bedrag kunnen halen, maar we willen ook niet te optimistisch zijn. Wat betreft de investering voor de website: kunnen we die activeren? Reactie bestuur: dat kunnen we zelf bepalen en het bestuur moet nog een besluit nemen in deze. Hans Vos: Een vraag wat betreft de begroting van de tennisballen. Sommige verenigingen gebruiken goedkopere ballen, die kwalitatief niet onder doen. Is dit een optie voor onze TV? Reactie bestuur: de Technische Commissie gaat dit onderzoeken. Theo van Eerd.: Onze vereniging draait mede op sponsorgelden. Theo vindt dit een gevaarlijke ontwikkeling met het oog op de teruglopende inkomsten. Reactie bestuur: een gedeelte van het sponsorgeld gebruiken we voor extra uitgaven voor de jeugd. Als de inkomsten teruglopen kunnen we die uitgaven aanpassen. De algemene ledenvergadering stemt in met het beleidsplan en de begroting. De voorzitter bedankt de leden voor het vertrouwen. 10. Bestuursverkiezing Hans Rolink en Margo van Dijk treden af en zijn herkiesbaar. Margreet Verboon is aftreedbaar en niet herkiesbaar. Suzanne van Lankvelt is bereid toe te treden aan het bestuur. Het bestuur stelt Wim Dortmans voor als nieuwe voorzitter. De vergadering gaat akkoord met de nieuwe bestuurssamenstelling. 11. Rondvraag Patrick van de Rijt : er is gesproken over het vervangen terras; wat is de bedoeling? Reactie bestuur: we gaan het terras aanpassen in dezelfde stijl als het looppad van de entree naar de kantine. Mari van der Sangen: kan de rest van de bestrating ook meegenomen worden? Reactie bestuur: het middenpad opnieuw bestraten is een flinke investering. De afwatering functioneert prima en de tegels liggen er goed bij. Daarom kiezen we ervoor om nu alleen het terras te doen. Wellicht wordt dit in de toekomst nog aangepakt. Ria van Mierlo: baan 1 en 2 werden gisteren niet vrijgegeven. Kinderen liepen over die banen heen naar de trainingsvelden. Ook kropen ze door een gat achter in de heg bij baan 2. Misschien kan daar een doorgang gemaakt worden naar de fietsenstalling. Reactie bestuur: tot nu toe was het beleid leden langs de kantine en over het terrein te lopen. We gaan de situatie opnieuw bekijken. Jan van Liempt: als er sneeuw ligt, kan er niemand meer op het terrein. Als leden ergens anders gaan tennissen, kunnen leden hun fietsen niet stallen achter het hek. Reactie bestuur: we gaan kijken, of we hiervoor een oplossing kunnen bedenken. Peter van Mierlo: De notulen ALV worden normaal gesproken op de website geplaatst, maar waren dit keer niet vindbaar. Dit punt van communicatie wordt door het bestuur opgepakt. Suzanne van Lankvelt: zij treedt toe tot het bestuur en treedt uit de maandagmiddagcommissie. Men is op zoek naar nieuw commissielid. Wat betreft het pannaveldje; kan onze jeugd daar ook gebruik van gaan maken? Reactie bestuur: er zijn nog geen definitieve afspraken gemaakt, maar we nemen het voorstel mee. Annelies van Loon: zij wil namens de leden Margreet bedanken voor de tijd die zij als voorzitter in het bestuur gezeten heeft. Wim richt ter afsluiting van de vergadering het woord tot Margreet om haar te bedanken voor al die jaren dat zij met veel enthousiasme en inzet voorzitter van onze vereniging is geweest. De voorzitter bedankt een ieder voor zijn of haar aanwezigheid en sluit de vergadering. 5