Rekenkamercommissie Zicht op doorwerking Onderzoek naar de doorwerking van de aanbevelingen uit zes onderzoeken van de rekenkamercommissie Hoogeveen Deel 1: Conclusies en aanbevelingen Januari 2015 1
Rekenkamercommissie gemeente Hoogeveen Samenstelling: E. de Haan (voorzitter) M.F. Strolenberg (tot 4-12-2014) F.M. Galesloot M. Visser Contact: J. Everaarts (secretaris) Postbus 20.000 7900 PA Hoogeveen Tel. 0528-291235 E-mail: j.everaarts@dewoldenhoogeveen.nl 2
Inhoud 1. Inleiding 4 2. Leeswijzer 5 3. Verantwoording en onderzoeksvraag 6 4. Conclusies 7 5. Aanbevelingen 10 6. Slot 11 3
1. Inleiding Rekenkameronderzoek is bedoeld om een bijdrage te leveren aan de transparantie en de effectiviteit van het bestuur. De onderzoeken van de rekenkamercommissie (RKC) kunnen een rol spelen in de verantwoording van het college van burgemeester en wethouders (B&W) aan de raad, maar ook in de publieke verantwoording. De RKC is in 2014 twee raadsperiodes actief en heeft daarin 12 onderzoeken gedaan, naast het uitbrengen van raadsbrieven en QuickScans. Rekenkameronderzoek richt zich (tot dusverre) voornamelijk op terugkijken op gevoerd bestuur en beleid. In onze rapporten wordt echter als vast onderdeel een hoofdstuk aanbevelingen opgenomen. Dit zijn veelal aanbevelingen aan de gemeenteraad om bestuur en beleid in toekomstige gevallen te verbeteren. De RKC heeft zich echter afgevraagd wat er nu eigenlijk met die aanbevelingen gedaan wordt en hoe deze door college en ambtelijke organisatie worden doorgevoerd. Om hier antwoord op te vinden heeft de rekenkamercommissie Hoogeveen een onderzoek laten uitvoeren naar de doorwerking van haar eigen aanbevelingen. De RKC wenst u veel leesplezier. 4
2. Leeswijzer Het eindrapport bestaat uit twee delen. Het eerste deel, de nota van conclusies en aanbevelingen, is het bestuurlijke rapport. Hierin staan de belangrijkste resultaten en conclusies van het onderzoek, evenals de aanbevelingen die de rekenkamercommissie heeft geformuleerd. In dit rapport is geen bestuurlijke reactie van het college van burgemeester en wethouders opgenomen (conform ons onderzoeksprotocol). Het tweede deel is het rapport van bevindingen. In dit rapport zijn de resultaten van het onderzoek opgenomen en toegelicht. Het rapport van bevindingen vormt de basis voor de conclusies en aanbevelingen. Uiteraard leest u in de conclusies en aanbevelingen de kern van de uitkomsten van dit onderzoek. Daarnaast kunt u, gerubriceerd per onderzoek, in het bevindingenrapport (deel 2) belangrijke inhoudelijke informatie terugvinden evenals een samenvatting. Voor de gebruikte normkaders verwijzen wij u naar de betreffende hoofdstukken. 5
3. Verantwoording en onderzoeksvraag Om antwoord te vinden op de onderzoeksvragen heeft de rekenkamercommissie Rekenkameronderzoekers Friesland opdracht gegeven onderzoek te doen. Wij hebben gezamenlijk zes onderzoeken die aan de criteria voldeden geselecteerd. Op basis van documentenonderzoek en interviews hebben de onderzoekers Esther Fogl en Frans Haven het bijgaande rapport van bevindingen (deel 2) gemaakt. Het rapport vormt een integraal onderdeel van de rapportage van de rekenkamercommissie. Het concept-bevindingenrapport is ter verificatie (voor ambtelijk wederhoor) voorgelegd aan de ambtelijke organisatie. De organisatie heeft hierop gereageerd. De reactie is vervolgens verwerkt in het definitieve bevindingenrapport en met ons besproken. Op basis van dit rapport heeft de rekenkamercommissie conclusies getrokken en aanbevelingen opgesteld. Het college krijgt het rapport gelijktijdig met de raad aangeboden en kan haar reactie geven (en toelichten) bij behandeling van het rapport in een raadbijeenkomst. 6
4. Conclusies De centrale vraag die we ons bij dit onderzoek stelden bestond uit een hoofdvraag die in vijf deelvragen zijn uitgewerkt. De hoofdvraag van ons onderzoek luidde: Hoe is werk gemaakt van de aanbevelingen uit de betreffende zes onderzoeken? De hoofdvraag zal beantwoord worden aan de hand van de deelvragen. Deze zullen daarom eerst worden weergegeven en voorzien van een antwoord. Voor een meer gedetailleerde beantwoording van de deelvragen per onderzoek verwijzen we u naar het bevindingenrapport. i. Welke aanbevelingen zijn door de raad overgenomen? ii. Zijn de overgenomen aanbevelingen door het college omgezet in uitvoerbare maatregelen? iii. Zijn de maatregelen geïmplementeerd conform besluitvorming? iv. In welke mate vindt informatie en sturing over de uitvoering van de aanbevelingen plaats? v. Wat is er gedaan met de aanbevelingen die aan de raad zelf zijn gericht? Beantwoording deelvragen: Welke aanbevelingen zijn door de raad overgenomen? Van de 45 aanbevelingen uit des zes geselecteerde onderzoeken is door de raad 73% overgenomen. Opmerkelijk is dat bij onderzoeken die meer expliciet door de raad zelf geïnitieerd zijn het percentage veel hoger ligt dan bij onderzoeken waar dat niet het geval is. Van die twee betreffende onderzoeken (verkoop bedrijventerreinen en AREA) ligt het percentage op 100%. Zijn de overgenomen aanbevelingen door het college omgezet in uitvoerbare maatregelen? Het college heeft actie ondernomen om door de raad overgenomen aanbevelingen uit te voeren. Van alle aanbevelingen die de raad heeft besloten over te nemen is 86% door het college opgepakt en uitgevoerd. Het percentage van de aanbevelingen die het college heeft opgepakt en uitgevoerd kan ook van het totaal van de 45 aanbevelingen die de rekenkamercommissie heeft geformuleerd worden berekend. Dan bedraagt het percentage 64%. Zijn de maatregelen geïmplementeerd conform besluitvorming? In het onderzoek is nagegaan of de uitvoerbare maatregelen ook daadwerkelijk ten uitvoer zijn gebracht, men spreekt dan ook wel van doorwerking van de aanbeveling. Het blijkt dan dat 91% van de uitvoerbare maatregelen tot daadwerkelijke doorwerking hebben geleid. In welke mate vindt informatie en sturing over de uitvoering van de aanbevelingen plaats? Als een toezegging in het aorta systeem terecht komt dan wordt deze gevolgd. Als een toezegging wordt afgedaan langs de informele weg dan kan de uitwerking van de toezegging een eigen leven gaan leiden, vaak met een eigen agenda en eigen afspraken. Dat is bijvoorbeeld bij het WMO onderzoek gebeurd. Van alle aanbevelingen die (door het college) zijn overgenomen en uitgevoerd hebben we kunnen vaststellen dat de raad daarover is geïnformeerd. 7
Wat is er gedaan met de aanbevelingen die aan de raad zelf zijn gericht? Van alle aanbevelingen die de rekenkamercommissie heeft uitgebracht zijn twee-derde aan de raad gericht en daarvan zijn 55% uitgevoerd. Door beantwoording van de deelvragen is beantwoording van de hoofdvraag mogelijk en daaruit volgen de volgende conclusies: De conclusies zijn: 1. Raad en college bespreken niet altijd de aanbevelingen afzonderlijk in een raadsvergadering. In drie van de zes onderzoeken gebeurt dit wel. 2. De raad heeft voor twee van de zes onderzoeken (grote projecten en kwaliteit raadsvoorstellen) een formeel besluit genomen. Voor de overige vier onderzoeken geldt dat niet, waardoor in die gevallen een heldere opdracht voor de organisatie ontbreekt. 3. Het aantal aanbevelingen per onderzoek schommelt tussen de 5 en 12 aanbevelingen. Van de totale 45 aanbevelingen zijn er 17 waarbij de toegevoegde waarde onvoldoende is. 1 4. Voor 58% procent van de aanbevelingen is doorwerking geconstateerd, dit is inclusief de aanbevelingen die niet formeel door de raad zijn overgenomen. 5. De raad heeft in 100 procent van de gevallen kennis kunnen nemen van doorwerking van de uitgevoerde aanbevelingen. 6. Bij twee van de onderzoeken (Wmo en Area) vond nazorgonderzoek door de rekenkamercommissie plaats. Beide nazorgonderzoeken zijn niet in een raadsvergadering besproken. 1 In deel 2 van het bevindingen rapport staat op pagina 21 het begrip toegevoegde waarde nader omschreven: In het onderzoek is per aanbeveling gekeken in hoeverre de aanbevelingen Toetsbaar zijn, Meerwaarde hebben, Actueel zijn en Geadresseerd worden. Aan hoe meer van deze criteria is voldaan, hoe hoger de toegevoegde waarde van de aanbeveling voor de gemeente. 8
Formele besluitvorming bespoedigt ambtelijke uitvoering In de geselecteerde rapporten zijn 45 aanbevelingen gedaan waarvan er uiteindelijk 25 volledig doorwerking hebben gehad. In totaal is dus 58% van de aanbevelingen die door de rekenkamercommissie zijn gedaan in beleid uitgevoerd. Uit het onderzoek blijkt verder dat er drie factoren bepalend zijn of een aanbeveling doorwerking heeft. De belangrijkste factor is of de raad zelf het onderwerp heeft aangedragen tegenover het samen met de rekenkamer uitkiezen van een onderwerp. De tweede factor blijkt de bespreking van het rapport. De raad heeft bij 76% van alle aanbevelingen uit de zes rapporten geen formeel besluit genomen in de raadsvergadering. In plaats daarvan werden de aanbevelingen in een informele vergadering opgepakt zonder formeel besluit. Uit het onderzoek blijkt dat ambtenaren een voorkeur geven aan het overnemen of afwijzen van de aanbevelingen door een raadsbesluit. Ten slotte is de kwaliteit van de aanbevelingen de derde bepalende factor. Hoe specifieker en actueler de aanbeveling, hoe groter de kans op doorwerking. In hoofdstuk 3 van het deel II van de rapportage kunt u hier meer over lezen. De hoofdvraag gaat over de wijze waarop werk is gemaakt van de aanbevelingen en daaraan (procesmatig) vorm is gegeven. Meest opvallende feit bij de beantwoording van die vraag is het onderscheid tussen de formele en informele route wijze waarop de raad tot besluitvorming over de aanbevelingen komt. Ingeval van het eerste ligt een duidelijker mandaat voor de ambtelijke organisatie om werk te maken van de aanbevelingen en deze op te pakken. Ook wanneer niet formeel een besluit ten grondslag lag aan een aanbeveling is deze in enkele gevallen proactief door de ambtelijke organisatie opgepakt. Dit kan echter onduidelijkheid opleveren voor wat betreft de legitimiteit van het ambtelijk handelen. Waar komt de opdracht om uitvoering te geven aan de aanbevelingen dan nog vandaan? Wat dit betreft schept een concreet besluit vooral voor de ambtelijke organisatie meer helderheid. 9
5. Aanbevelingen De rekenkamercommissie komt op basis van de conclusies en de bevindingen van het onderzoeksrapport tot de volgende drie aanbevelingen, gericht aan zowel gemeenteraad als rekenkamercommissie zelf om de effectiviteit te vergroten. 1. De rekenkamercommissie gaat in nauwere samenwerking met de gemeenteraad de behandelprocedure van onderzoeksrapporten ter hand nemen. Van belang daarbij is een standaard behandelstructuur nadat het onderzoeksrapport is uitgebracht. 2. Bij ieder onderzoeksrapport komt ter behandeling in de raad een raadsvoorstel waarin wordt opgenomen welke aanbevelingen uit het rapport als besluit voorliggen. Dit voorstel wordt opgesteld door de griffier of het presidium, in samenspraak met de rekenkamercommissie. De vraag of er een nazorgonderzoek moet plaatsvinden komt ook in het raadsvoorstel te staan. Door middel van dit voorstel krijgt de rekenkamercommissie rechtstreeks een verzoek vanuit de raad om wel- of niet een nazorgonderzoek te doen. 3. De gemeenteraad wordt intensiever betrokken bij de selectie van onderzoeksonderwerpen. Daarvoor is een regelmatig contactmoment nodig tussen rekenkamercommissie en een vertegenwoordiging uit de raad. 10
6. Slot De rekenkamercommissie hoopt met dit rapport een zinvolle bijdrage te leveren aan het duaal debat en de sturingsmogelijkheden van de gemeenteraad. De RKC dankt de betrokken onderzoekers Esther Fogl en Frans Haven, ambtenaren, wethouders en partners in het werkveld voor hun bijdrage aan het onderzoek. De rekenkamercommissie zal door de raad aangenomen aanbevelingen te zijner tijd onderzoeken op de mate waarin deze zijn uitgevoerd. 11