Import Audit File Kluwer Belastingpraktijk Kluwer Belastingpraktijk Staverenstraat 32015 Postbus 23 7400 GA Deventer +31 (0570) 673460 software@kluwer.nl Versie: 3.2 Kluwer Belastingpraktijk Datum: 17 Maart 2010 Import Audit File Kluwer Belastingpraktijk9.10 Pagina 1 van 17
Inhoudsopgave: A. Inleiding... 3 B. Opstarten Audit File... 4 C. Koppelen van Audit File aan KBP velden... 9 D. Resultaat import Audit File... 14 E. Aanpassen koppelingsbestand of nieuwe import Audit File... 15 F. Diversen... 17 Import Audit File Kluwer Belastingpraktijk9.10 Pagina 2 van 17
A. Inleiding Vanaf versie 9.10 is het mogelijk om Audit Files in te lezen in Kluwer Belastingpraktijk. Het betreft hier alleen de mogelijkheid om aangiftes IB en VPB in te lezen voor het aangiftejaar 2009. Om gebruik te kunnen maken van deze functionaliteit dient uw SQL server minimaal een versie SQL 2005 zijn. Lagere versies worden niet ondersteund. Indien u uw huidige SQL (server) 2000 wenst te upgraden naar een hogere versie dan kunt u contact opnemen met onze servicedesk (software@kluwer.nl ). Zij zullen de noodzakelijke stappen met u bespreken. Voordat u kunt beginnen met importeren dient er echter wel al een aangifte IB (met eventuele jaarstukken) of een aangifte VPB reeds in kluwer Belastingpraktijk aanwezig te zijn. Import Audit File Kluwer Belastingpraktijk9.10 Pagina 3 van 17
B. Opstarten Audit File U start KBP op en gaat naar Import/Export aangiftes Kies vervolgens voor Audit bestanden importeren en klik op Volgende Import Audit File Kluwer Belastingpraktijk9.10 Pagina 4 van 17
De standaard import directory wordt getoond. U kunt het betreffende audit file voorafgaand aan de import naar deze directory kopiëren of via het gele mapje aan de linkerkant naar de locatie gaan waar het audit bestand staat Notabene: dit dient altijd de extensie.xaf te hebben. De verdere naam van het bestand is niet van belang. Import Audit File Kluwer Belastingpraktijk9.10 Pagina 5 van 17
U selecteert het te importeren bestand en klikt op open Hierna ziet u wat de inhoud is van het te importeren bestand. In dit voorbeeld één aangifte VPB voor klant Audit International. Import Audit File Kluwer Belastingpraktijk9.10 Pagina 6 van 17
Zoals u ziet staat er onderin het scherm het onderdeel koppelschema. Indien dit de eerste keer is dat u een audit file van een bepaalde leverancier gaat inlezen dan dient u eerst een nieuw VPB koppelschema aan te maken. Geef dit te maken schema een naam, klik op de desbetreffende aangifte en klik op volgende Import Audit File Kluwer Belastingpraktijk9.10 Pagina 7 van 17
Indien u geen aangifte heeft geselecteerd krijgt u onderstaande foutmelding, klik op OK en selecteer de juiste aangifte. Hierna gaat u door naar onderdeel C: koppelen van Audit File aan KBP velden Import Audit File Kluwer Belastingpraktijk9.10 Pagina 8 van 17
C. Koppelen van Audit File aan KBP velden De velden uit de audit file aan de linkerkant dienen nu gekoppeld te worden met de velden van Kluwer Belastingpraktijk aan de rechterkant. 1) U selecteert het veld aan de linkerkant en scrollt aan de rechterkant naar het veld waarmee u deze wilt koppelen. Door op dit veld dubbel te klikken ontstaat er een koppeling. Import Audit File Kluwer Belastingpraktijk9.10 Pagina 9 van 17
2) U ziet nu dat er een koppeling is ontstaan middels de vulling van kolom Veld_in_KBP 3) Indien de koppeling niet correct is kunt u deze weer ongedaan maken door op het rode minteken te klikken, de kolom Veld_in_kbp wordt dan weer leeggehaald. 4) U koppelt alle van toepassing zijnde velden met de juiste KBP velden (hieronder nog een tweetal voorbeeld velden) en klikt vervolgens op Volgende Import Audit File Kluwer Belastingpraktijk9.10 Pagina 10 van 17
5) Indien u een opvolgend audit veld wilt koppelen aan hetzelfde Veld_in_KBP dan klikt u op het groene plusje waardoor het Veld_in_kbp ook met het volgende audit veld wordt gekoppeld. In dit voorbeeld is grootboekrekening 1150 (Balans) Rabobank gekoppeld aan het Veld_In_KBP veld banktegoeden. Door nu op rekening 1200 (Postbank) te gaan staan en vervolgens op het plusje te klikken wordt ook deze rekening 1200 gekoppeld aan het Veld_In_KBP veld banktegoeden. Indien dit niet correct is dan verwijderd u deze koppeling gemakkelijk weer door op het veld te gaan staan aan de linkerkant en te klikken op het min-teken. 6) Indien niet alle velden met elkaar zijn gekoppeld krijgt u onderstaande melding. Dit kan natuurlijk correct zijn omdat niet alle velden in het audit file ingevuld behoeven te zijn in deze specifieke aangifte. Aangezien u dit type audit file waarschijnlijk wel vaker zult gaan gebruiken verdient het echter wel aanbeveling om bij het initiële koppelschema alles of zoveel mogelijk, direct te koppelen aan elkaar. Import Audit File Kluwer Belastingpraktijk9.10 Pagina 11 van 17
7) U kiest voor Ja (doorgaan) Of Nee (en gaat vervolgens verder met het koppelen van de velden totdat u weer op volgende klikt) 8) U komt nu in het lege import scherm, klik op start import om de import op te starten, of sluiten om iets anders te doen. 9) U krijgt vervolgens een waarschuwing dat reeds aanwezige gegevens in deze aangifte overschreven zullen worden (u kunt dus meerdere malen een audit importeren, maar aan de aangifte van KBP kant zullen de wellicht eerder ingevoerde/ geïmporteerde gegevens dan wel verloren gaan). Klik op Ja om verder te gaan. Import Audit File Kluwer Belastingpraktijk9.10 Pagina 12 van 17
10) Het importeren is geslaagd, klik op 11) U bent weer terug in het hoofdscherm van Kluwer Belastingpraktijk Import Audit File Kluwer Belastingpraktijk9.10 Pagina 13 van 17
D. Resultaat import Audit File Door de import van het audit file zijn alle door u gekoppelde velden (mits gevuld in het oorspronkelijke bestand) aanwezig in de aangifte. Zo hebben we bijvoorbeeld gezien dat een aantal velden bij materiële vaste activa gekoppeld waren. Het resultaat hiervan is bijvoorbeeld ieronder te zien. Import Audit File Kluwer Belastingpraktijk9.10 Pagina 14 van 17
E. Aanpassen koppelingsbestand of nieuwe import Audit File Indien u een tweede audit file in wilt lezen dan gaat u opnieuw naar import/ export aangiftes en volgt het stappenplan uit onderdeel B tot aan het moment dat u het te importeren bestand heeft geselecteerd. Standaard staat nu het vinkje bij gebruik dit VPB koppelingsschema. Indien u gebruik wilt maken van het eerder aangemaakte schema dan selecteer u deze via de pulldown button Import Audit File Kluwer Belastingpraktijk9.10 Pagina 15 van 17
Nadat u het gewenste schema heeft geselecteerd kunt u dit ook nog eventueel aanpassen (bewerken). klik dan op deze knop en ga verder met het leggen van koppelingen of pas bestaande koppelingen aan omdat er iets gewijzigd is in het audit file of omdat u eerder ergens een verkeerde koppeling heeft aangelegd. Ook hier geldt weer dat u eerst de aangifte dient te selecteren voordat u het koppelschema kunt bewerken of de aangifte kunt gaan importeren!! Voor het verder aanpassen van de koppelingen verwijs ik u naar onderdeel C:\ Koppelen van audit velden aan KBP Import Audit File Kluwer Belastingpraktijk9.10 Pagina 16 van 17
F. Diversen Kan ik meerdere aangiftes via een audit file importeren? Nee, dit is niet mogelijk Kan ik het koppelingsschema meerdere keren gebruiken? Ja, indien het rekeningschema hetzelfde is Welke audit files worden ondersteund door Kluwer Belastingpraktijk? Op dit moment worden alleen de audit files met extensie xaf ondersteund. Kan ik een IB Audit aangifte importeren? Ja, dan wordt het jaarstuk geconverteerd Kan ik een VPB Audit aangifte importeren Kan ik een Audit bestand van een moeder en/of dochtermaatschappij importeren Ja, dat kan Import Audit File Kluwer Belastingpraktijk9.10 Pagina 17 van 17