FOD FINANCIEN Urbain Gebruikershandleiding Versie 15/06/2017
ToepassingUrbain (URBAnisticInformation Network) GEBRUIKERSHANDLEIDING 1 INLEIDING... 2 2 TOEGANG TOT URBAIN... 3 2.1 Gebruikers van de FOD Financiën... 3 2.2 Gebruikers van de gemeentebesturen... 4 2.3 Authenticatie met behulp van de eid... 5 2.4 Roltoekenning... 6 3 TESTOMGEVING... 8 3.1 Adres... 8 3.2 Gebruik van de testomgeving... 8 4 PRODUCTIEOMGEVING... 9 4.1 Invoer van informatie door de gemeentebesturen... 9 4.1.1 Welke informatie invoeren?... 9 4.1.2 Hoe informatie invoeren?... 9 4.1.3 Wanneer informatie invoeren?... 9 4.2 Invoer van informatie door de AAPD... 10 4.2.1 Welke informatie invoeren?... 10 4.2.2 Wanneer informatie invoeren?... 10 4.2.3 Raadpleging door de gemeentebesturen... 10 5 SCHERMEN VAN DE TOEPASSING... 12 5.1 Hoofdscherm... 12 5.2 Het menu AANGIFTE... 13 5.2.1 Invoer per scherm... 13 5.2.2 Invoer per bestand... 22 5.2.3 Opzoeking... 26 5.3 Het menu DOCUMENTATIE... 29 5.3.1 XSD bestand import... 29 5.3.2 XSD bestand export... 29 5.3.3 Handleiding... 29 5.3.4 Veelgestelde vragen... 29 5.3.5 Lijst van gemeenten... 29 5.3.6 Contactpersonen... 30 5.3.7 Statistieken... 30 5.3.8 Aanvullende 220... 30 5.4 Het menu DOWNLOADEN... 31 5.5 Het menu ARCHITECTENPLANNEN... 31 5.6 Het menu ADMINISTRATIE... 32 6 OPLEIDING EN ONDERSTEUNING... 33 gebruikershandleiding URBAIN 2016 (v2).doc-1/34-
1 INLEIDING Met behulp van de toepassing URBAIN kunnen de gemeentebesturen de lijsten 220 van de uitgereikte bouw- en verkavelingsvergunningen en de wijzigingen die zich hebben voorgedaan aan de eigendommen, elektronisch verzenden naar de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie (AAPD) Administratie Opmetingen en Waarderingen. Bovendien maakt deze toepassing het mogelijk om de informatie over de vergunning aan te vullen met bijkomende gegevens, zoals de datum van begin en/of beëindiging van de werken, datum van de eerste ingebruikname, datum en resultaat van een conformiteitscontrole. De invoer gebeurt ofwel globaal, met behulp van een XML-bestand dat alle vergunningen en werken voor een bepaalde periode bevat, ofwel voor elke vergunning afzonderlijk via de invoerschermen van de toepassing Urbain. De ambtenaren van Opmetingen en Waarderingen kunnen via de aanvullende lijst 220 de gemeenten inlichtingen verschaffen over werken die uitgevoerd werden en waarvoor de administratie geen weet heeft van een vergunning. De toepassing Urbain is voor de gemeentebesturen toegankelijk via het internet en voor de ambtenaren van Opmetingen en Waarderingen via het intranet van de FOD Financiën. gebruikershandleiding URBAIN 2016 (v2).doc-2/34-
2 TOEGANG TOT URBAIN 2.1 Gebruikers van de FOD Financiën Gebruikers van de buitendiensten van Opmetingen en Waarderingen (vroeger Administratie van het Kadaster) hebben toegang via het intranet op het volgende adres: http://www.finbel.intra/urbain/urbaini/intra/index.do Gebruik indien mogelijk de browser Mozilla Firefox De authenticatie van de interne gebruikers gebeurt op dezelfde wijze als voor mail2 en andere toepassingen van de FOD Financiën : - Gebruikersnaam: voornaam.naam - Paswoord: zelfde als voor de toegang tot uw mail gebruikershandleiding URBAIN 2016 (v2).doc-3/34-
2.2 Gebruikers van de gemeentebesturen De toepassing is toegankelijk voor de gemeentebesturen via het internet op het volgende adres: http://urbain.minfin.fgov.be Gebruik indien mogelijk de browser Internet Explorer In het eerste scherm maakt u uw taalkeuze. In het volgende scherm klikt u in het menu rechts op de link Toepassing (productieomgeving). U komt nu terecht op het scherm Authenticatie : De authenticatie van de gebruikers gebeurt met behulp van de elektronische identiteitskaart(eid) (zie punt 2.3). De authenticatieprocedure onderzoekt op basis van het nationaal nummer of de gebruiker opgenomen is in de lijst van de toegelaten gebruikers. In bevestigend geval krijgt hij toegang tot Urbain voor het toevoegen en vervolledigen van stedenbouwkundige vergunningen, afgeleverd door de gemeente(n) waarvoor hij gemachtigd is. Opmerking: het burgertoken kan niet meer gebruikt worden om toegang te krijgen tot Urbain. Punt 2.4 bevat de nodige informatie over het beheer van de database van de Urbain-gebruikers. gebruikershandleiding URBAIN 2016 (v2).doc-4/34-
2.3 Authenticatie met behulp van de eid Om toegang te krijgen tot de applicatie met behulp van de elektronische identiteitskaart moet men beschikken over : - Een kaartlezer geschikt voor eid - een eid kaart en de bijhorende pincode - een internetverbinding Alle informatie over het gebruik van de eid kan geraadpleegd worden op de website: http://eid.belgium.be Na het inloggen in Urbain met de eid, vraagt het programma om het certificaat voor de verbinding te selecteren. Er kunnen meerdere certificaten op eenzelfde PC geïnstalleerd worden. In dat geval moet u het gepaste certificaat selecteren. Na selectie van het juiste certificaat dient u uw persoonlijke pincode in te geven. Opmerking: Als het scherm geen enkel certificaat weergeeft, dient u na te gaan of de software Belgium Identity Card Run-time juist geïnstalleerd en geconfigureerd werd. Hiervoor opent men de software Belgium eid en selecteert men de eid viewer. In het menu Tools kiest men Options. De optie Register certificates on insert moet aangevinkt zijn. Testen kan via http://www.test.eid.belgium.be/ Om te testen of de kaartlezer en het certificaat voor authenticatie goed geïnstalleerd zijn kan men proberen zijn eigen gegevens te raadplegen in het rijksregister via de webpagina: https://www.mijndossier.rrn.fgov.be gebruikershandleiding URBAIN 2016 (v2).doc-5/34-
2.4 Roltoekenning Tot nu toe werden de rollen van de gemeentemedewerkers beheerd in de toepassing URBAIN zelf. De FOD Financiën gaf de gemeenteverantwoordelijke toegang tot de toepassing. De gemeenteverantwoordelijke beheerde dan op zijn beurt de toegangsrechten van de gemeentemedewerkers. In het nieuwe loginsysteem worden de rollen voor URBAIN toegekend door de hoofdtoegangsbeheerder of de toegangsbeheerder. In het Beheer der Toegangsbeheerders (BTB) van de Sociale Zekerheid staat u onder die rol geregistreerd voor het domein Financiën. Normaal gezien werd uw registratie als toegangsbeheerder voor uw gemeente reeds voltooid voor andere toepassingen zoals Tax-on-web. Indien u voor uw gemeente geen hoofdtoegangsbeheerder of toegangsbeheerder meer bent voor het domein Financiën of als u die rol wil delegeren, moet u zich eerst aanmelden op de volgende site: https://csam.be/nl/beheer-toegangsbeheerders.html. Als geregistreerde (hoofd)toegangsbeheerder kent u aan de gemeentemedewerkers een rol voor de toepassing URBAIN toe via de toepassing Mijn egov-rollenbeheer. Die toepassing is beschikbaar via de site: https://iamapps.belgium.be/rma. Voor een handleiding kan u terecht op: http://rma-help.fedict.belgium.be/nl/downloads/handleidingroltoekenningsbeheerders Voor de aanwijzing van de gebruikers van Urbain is er nog steeds de keuze tussen 3 gebruikersprofielen: - het profiel Gebruiker - RW kan voor zijn gemeente vergunningen invoeren en aanvullen en de kadastrale gegevens downloaden (plannen en kadastrale legger). - het profiel Gebruiker- RO geeft enkel toegang tot het raadplegen van de informatie in de toepassing en het downloaden van de kadastrale gegevens; men kan niets wijzigen. gebruikershandleiding URBAIN 2016 (v2).doc-6/34-
- het profiel Verantwoordelijke heeft dezelfde rechten als Gebruiker - RW. Het is slechts een overname van het vroegere profiel Verantwoordelijke, toen het beheer nog door de AAPD zelf werd uitgevoerd. Het huidige toegangsbeheer kan enkel door de toegangsbeheerder of hoofdtoegangsbeheerder gebeuren. Één enkele rol volstaat per gebruiker. gebruikershandleiding URBAIN 2016 (v2).doc-7/34-
3 TESTOMGEVING 3.1 Adres Voor interne gebruikers is de testomgeving beschikbaar op het volgende adres: http://ccffwbacc.finbel.intra/urbain/urbaini/intra/index.do Voor externe gebruikers is er niet langer een testomgeving voorzien. 3.2 Gebruik van de testomgeving De testomgeving is bedoeld om zich vertrouwd te maken met het gebruik van de toepassing, zonder enig risico voor de productiegegevens.. gebruikershandleiding URBAIN 2016 (v2).doc-8/34-
4 PRODUCTIEOMGEVING 4.1 Invoer van informatie door de gemeentebesturen 4.1.1 Welke informatie invoeren? De gemeentebesturen kunnen via de toepassing Urbain de volgende informatie ter kennis brengen van de AAPD: - de stedenbouwkundige vergunningen en aangiften, alsook ook de enkelvoudige vergunningen; - de verkavelingsvergunningen; - de vastgestelde wijzigingen aan onroerende goederen zonder vergunning; - beschikbare aanvullende informatie over de meegedeelde vergunningen en wijzigingen, bv. datum van begin en/of einde van de werken, datum van eerste ingebruikname, datum en resultaat van conformiteitscontroles. 4.1.2 Hoe informatie invoeren? - ofwel door een globale invoer van alle vergunningen en werken voor een bepaalde periode met behulp van een XML-bestand; - ofwel door een afzonderlijke invoer via de invoerschermen van de toepassing Urbain ; - ofwel door een reeds ingevoerde aangifte op te zoeken en deze aan de hand van de invoerschermen te wijzigen. 4.1.3 Wanneer informatie invoeren? Verleende vergunningen De vergunningen uitgereikt in de loop van de vorige maand, worden ingevoerd vóór de 10 e van elke maand. Voor deze vergunningen zijn geen lijsten 220 op papier meer nodig. Aanvullende informatie over reeds meegedeelde vergunningen Telkens de gemeente beschikt over aanvullende informatie, wordt deze toegevoegd in Urbain vóór de 10 e van de maand volgend op de gebeurtenis of de vaststelling. Deze mededeling kan automatisch gebeuren (begrepen in de maandelijkse extractie van het XMLbestand) of manueel (invoer van bijkomende informatie via de schermen). De opsplitsing van de lijst 220 per kadastrale afdeling is niet meer vereist binnen Urbain. Eén enkele aangifte per maand voor de volledige administratieve gemeente volstaat. gebruikershandleiding URBAIN 2016 (v2).doc-9/34-
4.2 Invoer van informatie door de AAPD 4.2.1 Welke informatie invoeren? De diensten van de AAPD - Administratie Opmetingen en Waarderingen (vroeger Administratie van het Kadaster) gebruikt de toepassing Urbain om aan de gemeentebesturen de informatie mee te delen van de aanvullende lijsten 220: - de vastgestelde werken die door de gemeente niet werden meegedeeld via de lijsten 220 of Urbain; - de vastgestelde afwijkingen tussen de uitgevoerde werken en de bouwplannen gevoegd bij de vergunning. De diensten van de AAPD gebruiken Urbain ook om de lijsten 220 die men op papier ontvangen heeft van de gemeentes, in te voeren (zie instructie nr. 27/2009). 4.2.2 Wanneer informatie invoeren? Werken zonder gekende vergunning vastgesteld door de AAPD Deze worden ingevoerd in Urbain vóór de 10 e van elke maand volgend op de vaststelling. Aanvullende informatie over vergunningen of wijzigingen vastgesteld door de AAPD opgenomen in Urbain Zodra de AAPD beschikt over aanvullende informatie, wordt de bestaande inschrijving aangevuld vóór de 10 e van de maand volgend op de vaststelling. 4.2.3 Raadpleging door de gemeentebesturen Voor de raadpleging van de informatie ingevoerd door de AAPD beschikt de gemeente over twee mogelijkheden: 4.2.3.1 Raadpleging vertrekkend vanaf het menu Documentatie - Aanvullende 220 gebruikershandleiding URBAIN 2016 (v2).doc-10/34-
4.2.3.2 Gepersonaliseerde raadpleging vanaf het menu Aangifte Opzoeking. De gemeentebesturen kunnen de volledige informatie toegevoegd door de AAPD, raadplegen met behulp van het scherm Opzoeking. De informatie kan gefilterd worden door de waarde Kadaster te selecteren voor het criterium Bestuur dat het onroerend goed heeft bezocht, en eventueel de gewenste periode aan te duiden voor het criterium Datum aangifte. gebruikershandleiding URBAIN 2016 (v2).doc-11/34-
5 SCHERMEN VAN DE TOEPASSING 5.1 Hoofdscherm De inlogprocedure geeft toegang tot het hoofdscherm. 1 2 3 1) Taalkeuze: wanneer de toepassing niet geopend werd in de door u gewenste taal, dan kan u hier de taal aanpassen. 2) Gebruik deze knop om de toepassing te verlaten. Opgepast: niet-opgeslagen gegevens gaan verloren! Deze knop toont u de identiteit van de ingelogde gebruiker. Via deze knop kan u vanuit elk scherm terugkeren naar de startpagina van de applicatie. 3) De verschillende keuzemogelijkheden uit het menu worden hierna in detail besproken. Opmerking: het menu-item Gebruikers is enkel zichtbaar voor gebruikers met het gebruikersprofiel Verantwoordelijke. gebruikershandleiding URBAIN 2016 (v2).doc-12/34-
5.2 Het menu AANGIFTE Vanaf het menu Aangifte kan u nieuwe aangiften indienen of bestaande aangiften opzoeken en wijzigen. Klik op Aangifte om alle opties van het menu af te beelden. Het menu Aangifte biedt de keuze tussen twee mogelijkheden om de elektronische lijst 220 in te dienen: - invoer per bestand: invoer van alle vergunningen die gedurende een bepaalde maand werden uitgereikt, met behulp van een gestructureerd XML-bestand dat de nodige informatie bevat; - invoer per scherm: invoer van elke vergunning afzonderlijk met behulp van schermen. 5.2.1 Invoer per scherm Door te opteren voor de invoer van de gegevens per scherm komt u in een interface terecht met 4 tabbladen: herkomst, vergunning, personen en percelen. Bij de invoer per scherm is het belangrijk dat u volgende instructies in acht neemt: - houdt u bij het invullen van de schermen steeds aan de volgorde van de tabbladen. Wanneer u bv. de gegevens onder het tabblad Percelen zou aanvullen vóór de gegevens onder het tabblad Vergunning, dan krijgt u een foutmelding en riskeert u dat de toepassing blokkeert; - om terug te keren naar een vorig scherm, gebruik steeds de knoppen in het scherm zelf en NIET de knop van uw browser (pijltje naar links in de linkerbovenhoek). 5.2.1.1 Tabblad Herkomst In het tabblad «Herkomst» wordt de gemeente geselecteerd en de periode voor dewelke de aangifte wordt ingediend. gebruikershandleiding URBAIN 2016 (v2).doc-13/34-
5.2.1.2 Tabblad Vergunning - De velden aangeduid met een asterisk (*), zijn verplicht in te vullen. - Het is belangrijk dat een unieke referte wordt ingevoerd voor elke vergunning of elk werk. - Van zodra een kadastrale afdeling werd geselecteerd kan u uit een rolmenu met alle gekende (officiële) straatnamen de gewenste straat selecteren. - Indien de naam van de straat niet in de lijst voorkomt, klik op Toevoegen om de (nieuwe) naam toe te voegen. In de eentalige gewesten: geef dezelfde naam in in de 3 velden In de tweetalige gewesten: geef de naam in in de 2 talen van het gewest + een benaming (naar keuze) in het resterende veld. - Het is ook mogelijk om een bestaande benaming te wijzigen. - Voor werken zonder vergunning kan een unieke referte worden aangemaakt met behulp van de knop Werken zonder vergunning. - In het veld Code type vergunning kunnen meerdere opties tegelijk geselecteerd worden. Houd hiervoor de CTRL-toets ingedrukt en klik dan op de te selecteren opties. - Het veld Beschrijving van de werkzaamheden is vrij in te vullen. Selecteerde u bv. voor Type vergunning Nieuwbouw - Andere, dan kan u dat hier toelichten (bv. bouw van een watertoren ). - Zodra het tabblad Vergunning is ingevuld, kan u naar het tabblad Personen gaan. Indien u hierbij een foutmelding krijgt in het rood, dan vergat u wellicht een verplicht veld in te vullen. gebruikershandleiding URBAIN 2016 (v2).doc-14/34-
5.2.1.3 Tabblad Personen Eerst kiest u of u een natuurlijke persoon of een rechtspersoon wil toevoegen. - Het opzoeken van natuurlijke personen kan op twee manieren: 1) Toevoegen met geboortedatum (voornaam, naam en geboortedatum ingeven) is de snelste en gemakkelijkste methode. Geef Voornaam, Naam en Geboortedatum in en klik op Verzenden. De gezochte persoon wordt weergegeven. Wanneer meer dan één persoon beantwoordt aan deze drie zoekcriteria, moeten extra criteria worden toegevoegd. U kan ook manueel een correspondentieadres ingeven, indien verschillend van de woonplaats. gebruikershandleiding URBAIN 2016 (v2).doc-15/34-
2) Toevoegen met adres Indien de betreffende persoon niet gevonden wordt aan de hand van de ingevoerde gegevens, wordt het volgende scherm weergegeven: U kan ofwel opnieuw proberen door andere gegevens in te vullen of een buitenlands persoon registreren. De knop Annuleren brengt u terug naar het tabblad Personen. - Het opzoeken van een rechtspersoon gebeurt bij voorkeur aan de hand van het ondernemingsnummer. In het opzoekscherm vindt u een link naar de toepassing KBO Public search. Gebruik deze toepassing om een ondernemingsnummer op te zoeken en kopieer dit naar het veld Ondernemingsnummer in Urbain. Als u geen ondernemingsnummer ingeeft, dan moet u het volledige adres invoeren. gebruikershandleiding URBAIN 2016 (v2).doc-16/34-
Indien de rechtspersoon niet gevonden wordt aan de hand van de ingevoerde gegevens, dan verschijnt het volgende scherm: U kan ofwel opnieuw proberen door andere gegevens in te vullen of een buitenlands persoon registreren. De knop Annuleren brengt u terug naar het tabblad Personen. Nadat de betrokken persoon of personen werden ingevoerd en opgeslagen, kunnen één of meerdere percelen worden vermeld in het tabblad Percelen. gebruikershandleiding URBAIN 2016 (v2).doc-17/34-
5.2.1.4 Tabblad Percelen In het tabblad Percelen klikt u op toevoegen. - De in te voeren informatie moet minstens de volgende velden omvatten: o Kadastrale afdeling en straat of plaatsnaam Het scherm toont standaard de straat die werd opgegeven in het tabblad Vergunning, maar deze kan gewijzigd worden. gebruikershandleiding URBAIN 2016 (v2).doc-18/34-
o Kadastrale sectie en grondnummer - Indien de vergunning betrekking heeft op een niet-gekadastreerd terrein (gelegen in het openbaar domein), dient het vakje aangevinkt te worden en wordt een aanpalend perceel vermeld. - Er dient ook aangeduid te worden of de vergunning al dan niet één of meer loten van een verkaveling betreft. Klik op opzoeken : een lijst met percelen verschijnt, met voor elk van hen de exponent, de samengestelde perceelsnotatie en de toestand. Duid het betreffende perceel aan en klik op toevoegen. gebruikershandleiding URBAIN 2016 (v2).doc-19/34-
5.2.1.5 Tabblad Loten Wanneer u in het tabblad Percelen een perceel toevoegde waarbij u Ja selecteerde in het veld Deze vergunning betreft één of meerdere loten van een verkaveling, dan verschijnt er een vijfde tabblad: Loten. De gemeente is niet verplicht om dit gedeelte in te vullen, tenzij het voor haar belangrijk is om deze verwijzing mee te geven. Als de bouwvergunning betrekking heeft op een lot in een verkaveling waaraan nog geen afzonderlijk perceelnummer werd toegekend, dan kan er verwezen worden naar de gegevens van de verkaveling, namelijk: - nummer van de verkaveling - versie (indien wijziging van de initiële vergunning) - nummer van het lot. Zodra ze gekend is, kan de definitieve perceelsnotatie worden aangevuld onder de vorm: 99999_A_9999_A_999_99 (afdeling_sectie_grondnummer_exponent_macht_bis) in het veld "Samengestelde perceelsnotatie" gebruikershandleiding URBAIN 2016 (v2).doc-20/34-
5.2.1.6 De vergunning opslaan en verzenden Klik tot slot op de knop Verzenden om de ingevoerde gegevens op te slaan in de database. Dit is uiterst belangrijk, want anders is de vergunning niet opgeslagen! De aangifte werd geregistreerd en indien nodig kan u een ontvangstbewijs (in pdf) opslaan. gebruikershandleiding URBAIN 2016 (v2).doc-21/34-
5.2.2 Invoer per bestand 5.2.2.1 Extractie XML-bestand uit een bestaande toepassing Het XML-bestand kan aangemaakt worden met behulp van de gegevens van een bestaande, eigen toepassing. Op die manier kan informatie die reeds ingevoerd werd, opgehaald worden uit de eigen toepassing zonder dat ze eerst opnieuw in Urbain moet ingegeven worden. Er kunnen zich verschillende gevallen voordoen: - De gemeente gebruikt een commercieel softwarepakket voor het beheer van de stedenbouwkundige vergunningen. Om hen in de mogelijkheid te stellen de extractie van een elektronische 220 in hun toepassing te integreren, werd aan alle firma s die software ontwikkelen voor het beheer van de stedenbouwkundige vergunningen, de structuur van het XML-bestand medegedeeld zodat zij de mogelijkheid om dergelijk bestand aan te maken konden voorzien. Indien deze functionaliteit niet beschikbaar is, neem dan contact op met de ontwikkelaar van de toepassing en vraag hem om een knop te voorzien die het aanmaken van een XML-bestand mogelijk maakt. Afhankelijk van uw licentie of uw contract met de ontwikkelaar is deze dienst gratis dan wel betalend. - De gemeente heeft een eigen toepassing ontworpen. Op basis van de structuur vastgelegd in een XSD-bestand kan de extractie van een XML-bestand geïntegreerd worden in de eigen toepassing. De XSD kan gedownload worden vanaf de toepassing Urbain via het menu DOCUMENTATIE XSD bestand import. Zodoende kunnen de stedenbouwkundige vergunningen eveneens worden medegedeeld door het laden van een XML-bestand. - De bevoegde gewestelijke instantie biedt een gecentraliseerde toepassing aan voor het beheer van de stedenbouwkundige vergunningen. Ook hierin kan een extractie worden geïntegreerd van alle vergunningen uitgereikt in een bepaalde gemeente gedurende een bepaalde periode. De voorwaarde is evenwel dat deze bestanden het geheel van de vergunningen bevatten, zowel deze uitgereikt door de gemeentebesturen, als deze uitgereikt door andere instanties. 5.2.2.2 Aangifte per bestand in Urbain De invoer kan gebeuren via het opladen van een XML-bestand, aangemaakt met behulp van de gegevens van een andere toepassing voor het beheer van de aanvragen van stedenbouwkundige vergunningen. De structuur moet conform zijn aan deze van het XSD-bestand import, te downloaden via het menu Documentatie. gebruikershandleiding URBAIN 2016 (v2).doc-22/34-
Zorg dat het bestand een herkenbare naam krijgt, die gemakkelijk terug te vinden is in geval u beroep doet op onze hulp. Wij raden de volgende structuur aan: gemeente - jaar maand dag versie Voorbeeld: Leuven-20140107-versie1 Selecteer het bestand met de stedenbouwkundige vergunningen en aangiften via de knop Bladeren en klik vervolgens op de knop Upload. U krijgt een melding wanneer het opladen is voltooid. Klik op een optie in het menu links om verder te gaan. De toepassing voert een dubbele controle uit op het XML-bestand. - Vooreerst wordt gecontroleerd of het bestand beantwoordt aan de XSD-structuur (import); deze controle kan ook door de gebruiker zelf worden uitgevoerd met behulp van een XML-editor. - Vervolgens worden andere validiteitscontroles uitgevoerd teneinde fouten op te sporen die ontsnappen aan de XSD -controle (bijvoorbeeld: maakt de kadastrale afdeling wel degelijk deel uit van de administratieve gemeente?) Indien het XML-bestand correct is, wordt een bevestigingsmail gestuurd naar het mailadres van de aangever. De bijlage bij deze mail bevat een ontvangstbevestiging voor de aangiften. We raden de gebruiker aan deze bijlage te bewaren. gebruikershandleiding URBAIN 2016 (v2).doc-23/34-
Indien het XML-bestand één of meerdere fouten bevat, dan ontvangt u via mail een foutenrapport. De details van de fouten vindt u in de bijlage bij de mail. Opgelet: geen enkele vergunning uit het bestand werd dan opgeladen in Urbain. In dat geval moet het bestand worden verbeterd en opnieuw opgeladen. Op het internet zijn talrijke gratis programma s beschikbaar, waarmee XML-bestanden kunnen bewerkt worden. De meest voorkomende fouten zijn: - lege elementen in het XML-bestand; - elementen die waarden bevatten die niet voorkomen in de beperkende lijst van mogelijke waarden; - verplichte elementen die leeg of weggelaten zijn; - elementen van een foutief type (voorbeeld letters in een cijferveld). De leveranciers van software voor het beheer van stedenbouwkundige vergunningen hebben permanent toegang tot de testomgeving en kunnen hun klanten helpen met de xml-bestanden die syntaxfouten bevatten. Het geweigerde bestand kan eveneens als bijlage worden verstuurd naar het mailadres: 220.padoc@minfin.fed.be met de vraag om de oorzaak van de foutmelding te onderzoeken. Als de fout wordt gevonden en kan worden verbeterd, dan wordt het verbeterde XML-bestand teruggestuurd per mail. Dit bestand moet dan wel nog opnieuw door de gebruiker worden opgeladen in Urbain. Belangrijke opmerking: Wanneer de gemeente de vergunningen meedeelt via een XML-bestand, moet men er rekening mee houden dat enkel de vergunningen die ingevoerd werden in de lokale toepassing (dus de echt uitgereikte vergunningen) opgenomen zijn in dat bestand. De andere gevallen (bv. werken uitgevoerd zonder vergunning maar vastgesteld door de gemeentelijk ambtenaar) MOETEN ingegeven worden via de optie Invoer per scherm. 5.2.2.3 Het resultaat van de invoer per bestand opzoeken In de toepassing blijft gedurende 6 maanden een historiek beschikbaar van de gedane uploads per bestand. Om deze historiek te raadplegen, klik in het menu op Invoer per bestand. Onderaan het scherm vindt u de lijst van ingevoerde bestanden voor uw gemeente. Om deze lijst bij te werken, klik op Opzoeken. Om het resultaat (verslag) van een invoer te raadplegen, klik op het pdf-icoontje rechts van het betreffende bestand. gebruikershandleiding URBAIN 2016 (v2).doc-24/34-
gebruikershandleiding URBAIN 2016 (v2).doc-25/34-
5.2.3 Opzoeking De gebruiker kan aan de hand van bepaalde criteria vergunningen opzoeken. De toepassing toont de vergunningen of werken zonder vergunning die aan de selectiecriteria voldoen. gebruikershandleiding URBAIN 2016 (v2).doc-26/34-
Voor een gedetailleerd overzicht klikt u op het vergrootglas links van de inschrijving. Het resultaat van de selectie kan geëxporteerd worden in XML-formaat. De optie opzoeking is ook handig om aanvullende informatie toe te voegen aan bestaande inschrijvingen, bijvoorbeeld: de datum van beëindiging van de werkzaamheden, de resultaten van een conformiteitscontrole en de wijziging van de status van de behandeling. Bovendien kan men hier nagaan of voor een goed dat schijnbaar recent werd gewijzigd een vergunning werd aangevraagd. De gemeentebesturen kunnen deze optie gebruiken om na te gaan of de AAPD gegevens heeft toegevoegd over gekende vergunningen of vastgestelde werken zonder gekende vergunning. In dat geval wordt de vermelding CAD ingevoerd in het tweede veld van het scherm. 5.2.3.1 XML Bestand export.xml inlezen in Excel Om in Excel (versie 2003 of hoger) een XML-bestand afkomstig van de extractie van de resultaten van een opzoeking te openen, gaat u als volgt te werk: - maak een map URBAIN export aan; - open het bestand export220_xxxxxxxx.xsd via de optie XSD export van het menu en het sla het op in de map URBAIN export; - kopieer het bestand export.xml naar dezelfde map; - klik het bestand export.xml aan met de rechtermuisknop; selecteer de optie Openen met en klik vervolgens met de linkermuisknop Microsoft Office Excel aan; - Excel toont het venster XML openen ; - klik de optie als een XML-tabel aan - antwoord in het volgende scherm ja. gebruikershandleiding URBAIN 2016 (v2).doc-27/34-
5.2.3.2 XML Bestand export.xml importeren in Access Vanaf de versie Access 2003 kan het bestand export.xml in Access geopend worden op de volgende manier : - maak een dossier URBAIN export aan; - open het bestand export220_xxxxxxxx.xsd via de optie XSD export en sla het op in de map URBAIN export ; - kopieer het bestand export.xml afkomstig van de extractie naar dezelfde map; - open Access en maak een nieuwe database; - selecteer in het menu Bestand de optie Externe gegevens ophalen en vervolgens Importeren Bestandstype XML ; - selecteer het bestand export.xml ; - klik in het scherm XML-bestand importeren op Opties en kies Structuur en gegevens ; klik vervolgens op OK ; - u zal vier nieuwe tabellen aantreffen, waarvan de tabel Item220 de basisinformatie over de vergunningen bevat; - open de structuur van de tabel Item220 en maak een primaire sleutel op het veld Identifier ; - open de optie Relaties in het menu Extra ; - voeg de 4 tabellen toe en creëer een relatie tussen het veld Identifier van de tabellen Percelen, Personen en Kavels en het veld Identifier van de tabel Item220 (klikken, slepen en loslaten); - sla de relaties op en sluit het venster; - de gegevens kunnen nu bekeken en geëxploiteerd worden met behulp van formulieren, queries, rapporten, enz... gebruikershandleiding URBAIN 2016 (v2).doc-28/34-
5.3 Het menu DOCUMENTATIE Klik op Documentatie om alle opties van het menu weer te geven. Het menu Documentatie biedt de volgende mogelijkheden: 5.3.1 XSD bestand import Door op deze link te klikken kan u het XSD schema downloaden dat het verwachte formaat beschrijft voor het importeren van XML bestanden. 5.3.2 XSD bestand export Door op deze link te klikken kan u het XSD schema downloaden dat het formaat beschrijft van het XML bestand waarin het resultaat van opzoekingen wordt geëxporteerd. 5.3.3 Handleiding Hier vindt u de meest recente versie van deze handleiding. 5.3.4 Veelgestelde vragen Door op deze link te klikken hebt u toegang tot de antwoorden op de meest gestelde vragen over de toepassing Urbain. 5.3.5 Lijst van gemeenten Dit scherm toont, bij wijze van inlichting, een lijst van de Belgische gemeenten en de kadastrale afdelingen. Informatie ingeven en raadplegen kan enkel voor de gemeente die u volmacht geeft. gebruikershandleiding URBAIN 2016 (v2).doc-29/34-
5.3.6 Contactpersonen 5.3.7 Statistieken Hier kan u vergunningen opzoeken op basis van door wie ze werden ingevoerd: gemeente of kadaster. 5.3.8 Aanvullende 220 Hier kan u informatie opzoeken die de FOD Financiën heeft ingevoerd met betrekking tot vastgestelde werken waarvoor de FOD Financiën geen weet heeft van een bouwvergunning. gebruikershandleiding URBAIN 2016 (v2).doc-30/34-
5.4 Het menu DOWNLOADEN Deze optie biedt aan de gemeenten de mogelijkheid om volgende gegevens te downloaden: - de kadastrale legger en het kadastraal plan, zowel de actuele toestand als de voorgaande toestanden; - de inlichtingen inzake de kadastrale inkomens en de oppervlakte van de percelen, zowel de actuele gegevens als de voorgaande toestanden. De gemeente wordt elk jaar op de hoogte gebracht van de beschikbaarheid van de laatste bijwerking. De gemeentebesturen hebben deze cijfers in principe nodig bij de opmaak van de gemeentebegroting. De gemeenten moeten vooraf de gebruikerslicentie ondertekenen. 5.5 Het menu ARCHITECTENPLANNEN Hier kunnen architectenplannen aan de hand van een aantal criteria worden opgezocht in een gegevensbank. gebruikershandleiding URBAIN 2016 (v2).doc-31/34-
5.6 Het menu ADMINISTRATIE - Dit menu is enkel beschikbaar voor de interne gebruikers en dient in eerste instantie voor de validatie van wijzigingen aan straatnamen (validatie al dan niet in CADBUILD). - Er wordt een lijst van geopende aanvragen weergegeven, telkens met de status van de aanvraag. Het submenu Straatnamenbeheer is enkel toegankelijk voor de medewerkers Opmetingen & Waarderingen. gebruikershandleiding URBAIN 2016 (v2).doc-32/34-
6 OPLEIDING EN ONDERSTEUNING De ondersteuning van de gemeenten voor het gebruik van de toepassing Urbain wordt als volgt georganiseerd: De opleidingen worden gegeven door lokale ambtenaren van de AAPD (één per provincie). Gemeenten kunnen een opleiding aanvragen door een e-mail te sturen naar comcel.patdoc@minfin.fed.be. In geval van technische problemen kan men zich wenden tot de centrale helpdesk : o voor gebruikers van de gemeenten: nummer 0257/257 57 of via e-mail naar 220.padoc@minfin.fed.be. o voor gebruikers van de FOD Financiën: nummer 0257/636 36, via de portaalsite van de servicedesk (http://servicedesk.finbel.intra/) of via e-mail naar 220.padoc@minfin.fed.be. De toepassing bevat een rubriek FAQ met antwoord op de meest gestelde vragen. De gebruiker die geen antwoord vindt op zijn vraag, kan steeds een nieuwe vraag stellen via e-mail naar 220.padoc@minfin.fed.be. In de rubriek Documentatie van de toepassing Urbain kunnen de volgende documenten gedownload worden: o gebruikershandleiding; o XSD-bestand met de structuur van het XML-bestand voor invoer via bestand; o XSD-bestand met de structuur van het XML-bestand in geval dat de resultaten van een opzoeking geëxporteerd worden; gebruikershandleiding URBAIN 2016 (v2).doc-33/34-