Vervangingsbesluit een zegen of een vloek? Hier komt tekst ook tekst Exxperience day Exxellence 11 april 2017
Substitutie Alle fysieke dossiers worden vervangen door digitale dossiers. De kopie krijgt daarna de status van origineel.
Beperkte inhoudelijke kennis van substitutie
Ontwikkelingen Utrecht bereidt zich voor op de toekomst Golf 1: Moderniseren van de IT infrastructuur Golf 2: Data Gedreven Sturing / Stad Modernisering en digitalisering van processen 2011-2014 2013-2016 2014-2018 Golf 3: Golf 4 - X: Disruptieve ontwikkelingen? 2018 -?
Substitutie, is dat nou ingewikkeld? In de basis niet! Meeste documenten zijn digital born. Inkomende post komt grotendeels via e-mail of via internet binnen. Het gaat bij substitutie alleen om de papieren post (minder dan 10% van het geheel). En het raakt daarmee alleen de postprocessen. (vervangen)
En in de praktijk van Utrecht? Substitutie in de letterlijke zin: Het vervangen van een origineel door een kopie. De kopie krijgt de status van origineel. In de praktijk (van Utrecht): Volledige digitale dossiers in een omgeving die adequaat wordt beheerd en (gecertificeerd) voldoet aan functionele en technische eisen. En dat blijkt organisatorisch én technisch best ingewikkeld Maarten Hillenaar Voormalig CIO van het Rijk 11-4-2017 Exxellence experience day 6
OPDRACHT Met alleen substitutie komen we er niet
Opdracht : invoering digitaal werken Opdracht : Voer digitaal werken in, waarbij We zaakgericht werken Alle fysieke dossiers >2012 worden vervangen door digitale dossiers. Het vervangingsbesluit vóór 1 jan 2017 is bereikt We beschikken over volledige dossiers in een omgeving die adequaat wordt beheerd en voldoet aan alle eisen. Vanaf 2013 digitaal. Ambities : Utrecht als eerste grote gemeente in Nederland volledig digitaal!! Eén vervangingsbesluit voor geheel Utrecht Integraal substitutie, niet slechts op postprocessen. Bestuurs- en Concerndienst, 14-4-2017 CIO office 8
Ambities waargemaakt, (al is de opdracht is nog niet helemaal voltooid) TROTS Utrecht als eerste grote gemeente in Nederland volledig digitaal!! Eén vervangingsbesluit voor geheel Utrecht Integraal substitutie, niet slechts op postprocessen. Dit vervangingsbesluit markeert de eenmalige overgang van 650 jaar papieren archiefbeheer naar digitaal beheer Digitaal is nu het nieuwe normaal! Maar.. we staan nog maar aan het begin 9
Aanleiding voor invoering digitaal werken Politieke wens & de bestuurlijke opdracht Er is een noodzaak voor het op orde krijgen Eisen die de gemeente archivaris stelt Overige op te lossen punten
Politieke wens en bestuurlijke opdracht voor Digitaal werken 2004 2014 2004 Rekenkamercommissie gemeente Utrecht: Gaten in het Geheugen, een onderzoek naar het gemeentelijk archiefbeleid Conclusie: De wijze waarop het archiefbeheer is georganiseerd biedt onvoldoende waarborgen voor een goed archiefbeheer door de diensten.. 2007 Opdracht van de Raad aan het college, onder andere om meer sturing te geven aan de voortgang van de implementatie van het kwaliteitszorgsysteem DIV door een concreet tijdpad voor de implementatie vast te stellen met heldere en meetbare tussendoelen. 2011Raadsvergadering (8 september) onder andere over vermeende onterecht vernietigde documenten. Toezegging burgemeester: er moet een zichtbare regie komen en goede dossiervorming. Er komt onmiddellijk een contactpersoon. 2014 De directiebedrijfsvoering heeft Eenmaal Andermaal Digitaal vastgesteld.
Zaakgericht werken en Substitutie: een (on)gelukkig huwelijk? AANPAK
Twee ambities, één programma Zaakgericht werken en Substitutie: een (on)gelukkig huwelijk? Het idee achter dit huwelijk? Zaakgericht werken met het zaaksysteem als spin in het web. Eén gecertificeerd centraal archief. Waarom een ongelukkig huwelijk: Invoering van zaakgericht werken is een verander traject, vergt tijd Substitutie kende een harde deadline. 3M extra kosten bij overschrijding. Daarnaast imagoschade en opnieuw terug naar politiek
Wat stond ons te doen Alle processen zaakgericht maken. Welke? Techniek op orde (NEN-2082 certificering zaaksysteem, scanstraat op orde, koppelingen zaaksysteem, opruimen netwerkschijven en Corsa, digitale handtekening etc) Volledig digitale dossiers Informatiebeheer op orde (invoering recordmanagement, nette procedures voor opslag en vernietiging, bewaring en raadpleging, PLC op orde, scans op orde, archiefbewerking, mandaatregister etc).
Is dat allemaal gelukt Nee, niet alles, maar we zijn een heel eind gekomen! Dankzij.. Veel helpen en ook duwen, trekken en onder druk zetten En we hebben gezorgd dat het vertrouwen bij de gemeente archivaris ontstond. Al in een vroeg stadium mee gestart.
Waar liepen we zoal tegenaan? Onderdeel 1 processen zaakgericht Welke processen hebben we? Wie voelt zich eigenaar van de 200 gedeelde processen. Hoe pakken we die aan? Uitgangspunt alle processen zaakgericht. Meer dan 800 processen zaakgericht maken past slecht in de tijd Organisatieonderdelen kwamen slecht in beweging.
Waar liepen we zoal tegenaan (Complexiteit. Dat vindbaarheid een issue is, is niet zo verwonderlijk) Dat vindbaarheid een issue is, is eigenlij k niet vreemd Analoge informatie nu Overige locaties Archiefdepot AllBidigit (Limburg) (op termijn te vernietigen arch ief) Stadskantoor Archiefdepot Vleut en (bewerking van blijvend te bewaren arch ief) Het Utrechts Archief (blijvend te bewaren arch ief) P:\ Corsa Dig iplaza Zaaksyst eem Digitale informatie nu W:\ H:\ Back scanarchief Outlook (Taak) applicaties het origineel? Wat is het Hoe weet ik waar ik het vinden? Hoe weet ik waar ik het kan vinden 11-4-2017 Exxellence experience day 17
Waar liepen we zoal tegenaan? Onderdeel 2 - Voorzieningen in orde Opruimen digitale erfenis vergt veel meer tijd dan verwacht Is het zaaksysteem op tijd gecertificeerd? Samenhang Zaaksysteem, samenwerkingsomgeving, outlook etc. Koppelingen erg weerbarstig Gebruik van locale scanvoorzieningen Onderdeel 3 informatiebeheer op orde Invoering recordmanagement terwijl DIV eerder was uitgenomen Archieven van onvoldoende kwaliteit
Wat heeft ons daarbij geholpen Samenwerking archief inspecteur, vanaf het eerste begin Vertrouwen in de aanpak en dankzij transparantie Methodisch Kwaliteitsmonitoring door intern Kennis- en Kwaliteitscentrum Documenten (KKCD) Inspecties door Het Utrechts Archief (HUA) Organisatorisch Strategisch Informatie overleg (SIO) tussen de CIO en de gemeentearchivaris (HUA) voor het bepalen van beleid en het toezien op het proces en de procedures Recordmanagement is ingericht per organisatieonderdeel Kennis is gewaarborgd via het intern Kennis- en Kwaliteitscentrum Documenten (KKCD) Postlogistiekcentrum (PLC) is ingericht met scanvoorziening en procedures obv handboek kwaliteit Restwerk via Informatie beheerplan, ondertekend door de IRMer 19
Wat heeft ons daarbij geholpen Organisatie helpen, meedenken Hands-on helpen en begeleiden bij het maken van zaaktypes e.d. Sturen op eigen verantwoordelijkheid. Sturen op PDCA cyclus. Continu verbeteren. Sturen op informatiebeheerplan. Helder maken wat ze nog te doen hebben.
Wat heeft ons daarbij geholpen Voortgang (soms pijnlijk) inzichtelijk
Wat heeft ons daarbij geholpen Inzichtelijk maken consequenties Mogelijke consequenties als we geen vervangingsbesluit krijgen: a) verplicht om de papieren dossiers met terugwerkende kracht tot 2013 op te bouwen en op te slaan buiten het Stadskantoor (initiële kosten alleen al 2-3M), b) moeten later alsnog vervanging regelen, die naarmate de tijd verstrijkt, steeds complexer en duurder wordt, c) Imagoverlies d) Mogelijke politieke consequenties, immers de eerdere belofte van college aan de raad was vervanging per 2015. Men heeft al eerder 2 jaar uitstel gekregen. Dit is helaas niet alleen een theoretisch risico 22
Wat staat ons nog te doen ZGW echt invoeren. Het fundament staat maar nu moeten we zaakgericht werken organisatorisch implementeren Volledigheid digitale dossiers blijft bij ieder OO een aandachtpunt Samenhang van de vele omgevingen (vindplaatsen van informatie) Overbrenging van zaken uit zaaksysteem Digitale erfenis ordenen Implementatie kwaliteitssysteem Digitale overbrenging vanuit zaaksysteem naar e-depot. Wat is de roadmap van Exxellence?
Voor later: e.van.rijckevorsel@ Vragen, opme