Locatie : Aanvang: Aanwezig: Verslag ALV 25 september 2013 Zwembad Otterveurdt 19.30 uur 14 leden (waarvan 6 bestuursleden) Heerlen, 6 oktober 2013 1. Opening door de voorzitter De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. De voorzitter memoreert dat wij er een jaar geleden bij de ALV 2012 slecht voorstonden: de zwemafdeling was opgeheven door het vorige bestuur. Er zouden nog aanzienlijke kosten op ons af komen als gevolg van doorlopende kosten vanuit de zwemafdeling bij het zwembad (zwemuren die wij niet meer af zouden nemen) en de KNZB (in de contributie van 2013 zouden de vertrokken wedstrijdzwemmers nog volledig meetellen). Wij stonden toen voor de afweging of wij om kosten te besparen nog onderdeel van de KNZB uit zouden maken. Lidmaatschap was alleen noodzakelijk voor de waterpoloafdeling, de onderwaterhockeyers spelen bij de onderwaterhockeybond en voor het diplomazwemmen zijn wij aangesloten bij de Nationale Raad Zwemdiploma's. Wij hebben toen besloten om toch lid van de KNZB te blijven. Met de KNZB hebben wij daarop mondelinge afspraken gemaakt die echter tot op heden niet financieel vertaald zijn. Met het zwembad hebben wij wel goede afspraken kunnen maken over de betaling van van de zwemuren in 2012 die wij niet meet gebruikten. Wij zijn als bestuur zeer blij dat wij, vooral door een forse ledengroei in de resterende afdelingen, er nu gunstiger voorstaan en een buffer op hebben kunnen bouwen waarmee wij plotselinge verslechteringen op kunnen vangen. Veel dank zijn wij verschuldigd aan alle vrijwilligers die dit succes mogelijk hebben gemaakt, maar zeker ook alle leden die ervoor gezorgd hebben dat, mede door het creëren van een goede sfeer, wij de bestaande leden vast hebben kunnen houden en er zoveel leden bij kregen. Tijdens de vergadering zal een beeld gegeven worden van de ontwikkelingen gedurende het afgelopen jaar en de ideeën die er leven over de toekomst. 2. Mededelingen bestuur Er zijn per e-mail afmeldingen ontvangen van: Franka Coort en Martyn Slaghuis. 3. Notulen ALV van 22 juni 2012 Door het aftredende bestuur zijn in 2012 ondanks toezegging en diverse verzoeken geen notulen overgedragen. De huidige secretaris heeft uit zijn aantekeningen een verslag samengesteld dat bijgevoegd is bij dit verslag. 4. Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken. pag. 1 5. Verslagen 5a. Verslagen secretaris, leszwemmen, snorkelen, waterpolo, onderwaterhockey, activiteitencommissie
Aan de hand van een power-point presentatie, die beschikbaar gesteld wordt op de website, wordt verslag gedaan van het afgelopen verenigingsjaar. 5b. Financieel jaarverslag 2012-2013 Aan de hand van een power-point presentatie wordt verslag gedaan van de financiële gang van zaken in het rapportagejaar. De balans is nog niet gereed en zal wanneer deze wel beschikbaar is, ter inzage beschikbaar gesteld worden aan de leden. De reserves die dit jaar opgebouwd zijn, zullen voor een belangrijk deel in reserve gehouden worden om mogelijke tegenvallers in het komende jaar op te vangen. Daarnaast zullen de reserves gebruikt worden om te investeren in de kadertraining. Jos Harmsen geeft de penningmeester een tip: schaf een boekhoudprogramma aan; dat maakt het bijhouden van de financiële gang van zaken een stuk makkelijker. 5c. Verslag kascontrole 2012-2013 Er zijn door de leden van de kascontrolecommissie (Lilian Vrouenraets en Miranda Mom) geen onregelmatigheden aangetroffen en de stukken geven een goed beeld van de financiële situatie. Er kan geen decharge verleend worden aan de penningmeester omdat er nog geen verslag is dat door de beide leden van de kascontrolecommissie getekend is. De getekende verklaring zal nagezonden worden en er zal een procedure ingelast worden om de penningmeester formeel decharge te kunnen verlenen. 5d. Verkiezing kascontrole commissie 2013-2014 Conform de aantekeningen van de jaarvergadering van 22 juni 2012 was Lilian Vrouenraets voor 2 jaar benoemd en Miranda Mom voor 1 jaar. Verder heeft Jos Moens zich als reservelid aangemeld. Formeel is Lilian Vrouenreats momenteel geen lid meer en het bestuur zal zich bezinnen op de samenstelling van de kascontrolecommissie en de leden hierover informeren. 6. Begroting 2013-2014 De penningmeester presenteert de begroting voor het jaar beginnend 1 september 2013 en eindigend 31 augustus 2014. De begroting laat een positief saldo zien. Er mag daarom verwacht worden dat aan het eind van het jaar geen contributieverhoging nodig zal zijn die uitgaat boven de inflatiecorrectie die het zwembad doorgaans ook toepast in zijn tarieven. 7. Bestuurssamenstelling - Samenstelling bestuur per juni 2012 voorzitter Marcel de Raat penningmeester Rob van Rhee secretaris Frans Mofers waterpolo Frank Jeuring ledenadministratie Martyn Slaghuis - Tussentijds gestopt ledenadministratie Martyn Slaghuis - Tussentijds toegetreden onderwaterhockey Franjo de Groot activiteitencommissie Daisy Schaffrath Er zijn geen aftredende bestuursleden pag. 2
De vergadering is van mening dat er een procedure voor aftreden voor elk van de bestuursleden vastgelegd dient te worden. Het bestuur stelt voor het komend jaar zo'n lijst op te stellen, maar vond dit nu nog niet nodig omdat de meeste leden pas onlangs tot het bestuur toegetreden zijn. Jos Harmsen biedt aan bij de website ondersteuning te bieden en eveneens te ondersteunen bij het opzetten van een goed beheersysteem voor de financiën. Mogelijk is het verstandig om ook al denken aan het instellen van een jubileumcommissie voor het 100-jarig bestaan in 2023. 8. Uitreiking beker Toewijding en Trouw Veel leden hebben zich het afgelopen jaar ingezet waardoor de vereniging heeft kunnen groeien en de sfeer ook goed is in de diverse geledingen. Het bestuur heeft daarom deze keer gemeend niet één persoon in het zonnetje te zetten maar de actieve leden van de ACO in het afgelopen jaar: Daisy Schaffrath, Martyn Slaghuis, Astrid van Vlodrop, Roy van Vlodrop, Petra Müller en Franka Coort. 9. Rondvraag Jos Harmsen verzoekt de ACO om de activiteiten beter af te stemmen met de waterpoloafdeling. Het resultaat van de Rabobankactie bedraagt zo'n 200 euro. Frank Jeuring maakt van de gelegenheid gebruik om een set caps van de waterpoloafdeling over te dragen aan de onderwaterhockyers zodat deze tijdens de trainingen beter individueel herkenbaar zijn. 10. Sluiting De voorzitter spreekt de beste wensen uit voor het nieuwe verenigingsjaar en koppelt daaraan een oproep om te participeren als kaderlid en/of bestuurslid. pag. 3
Bijlage bij het verslag van de ALV 25 september 2013 Aantekeningen ALV 22 juni 2012 Van: Frans Mofers Locatie : t Trefcentrum, PiusXII plein 38 te Hoensbroek Aanvang: 19.00 uur Aanwezig: ca 20 leden 1. opening door de waarnemend voorzitter De aftredend waarnemend voorzitter Marcel Simons opent de vergadering en heet iedereen welkom. 2. mededelingen bestuur Er is een afmelding voor het bestuurslid Martyn Slaghuis 3. notulen ALV 2012 Er zijn geen opmerkingen op de notulen. 4. ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken 5. financiële verantwoording a. verslag kascontrole 2012 De leden van de kascontrolecommissie (Jos Harmsen en Karel Mom) brengen verslag uit. Er zijn geen onregelmatigheden aangetroffen en de stukken geven een goed beeld van de financiële situatie. De penningmeester (vervuld door Marcel Simons) krijgt hiermee decharge. De kascontrolecommissie geeft wel aan dat gezien de nieuwe financiële jaarcyclus die ingezet is (1 aug - 31 juli) er snel een begroting moet komen voor het nieuwe jaar b. verkiezing kascontrole commissie De huidige twee leden zijn aftredend: Jos Harmsen heeft al twee jaar gefungeerd en Karel Mom heeft in de toekomst geen binding meer met de vereniging. De vergadering gaat akkoord met twee leden voor de komende commissie: Lilian Vrouenraets (voor 2 jaar) en Miranda Mom (voor 1 jaar) 6. bestuursverkiezing: a. aftredend pag. 4
Afredend en niet herkiesbaar zijn Marcel Simons (waarnemend voorzitter) en Moud Offermans-Caelen (secretaris). De afredend voorzitter geeft uitleg over hoe de huidige situatie is ontstaan en over de stand van zaken rond de financiën (de aftredend voorzitter vervult tevens de rol van penningmeester). 10 jan ALV, financiële situatie weer gezond, ca 6.000 euro marge. Het aantal leden was zorgelijk; met 4,5 uur redelijke mogelijkheden voor de zwemploeg en vertrek diverse trainers. 2011 40 zwemmers, maar in januari nam het animo af na degradatie van B, via C naar D; hierdoor financiële risico's en ook afhaken van trainers. Daarnaast risico's teruglopende animo bij het leszwemmen; probleem met aangroei en tekort kaderleden; overleg met Rob, kon het leszwemmen financieel niet overnemen. Marcel is toen gaan praten met de wethouder (nadat Rob deze afspraak niet doorgezet heeft) maar deze konden niets anders bieden dan een schoolzwemoptie. Daarom besluit wedstrijdzwemmen afbouwen Momenteel nog 2.500 euro positief, raming eind van het jaar 7.000 euro negatief Subsidie gemeente kwam in het verleden rond juni binnen, maar nu nog geen beschikking en uitbetaling ca. 4 weken later (afgelopen jaar expliciet verzoek gedaan aan medewerker bij de gemeente) Eind 2011 uitruil leszwemen tegen overige onderdelen tegen 60 euro per uur. Bij gemeente checken wat de afspraak is over maximumuurtarieven Er is gekeken naar samenwerking met andere verenigingen: NIMO (samen met Hellas Glana), Valkenburg, Kerkrade vielen af maar met ZVB zijn gesprekken gevoerd. Otterveurdt is echter te duur, kleine groep kan overstappen, teveel onzekerheden. Gemeente: inwoners Heerlen-Zuid gaan niet naar ZON maar eerder naar Kerkrade maar dit wilde men niet compenseren b. voordracht Marcel de Raat ( Voorzitter ) Unaniem wordt Marcel als voorzitter benoemd Idem secretaris (Frans Mofers) en penningmeester (Rob van Rhee), lid vanuit het waterpolo (Frank Jeruing) en ledenadministrateur (Martyn Slaghuis); vacature voor onderwaterhockey en verdere aanvulling nodig voor de activiteitencommissie. Er wordt een begroting van het bestuur verwacht voor het nieuwe jaar, startend 1 augustus Afgehandeld door voormalig bestuur KvK adreswijziging is bevestigd afmelden voormalige bestuur naar de KvK gemeld mutatie Marcel de Raat naar voorzittersrol pag. 5
Nog te doen m.b.t. overdracht KvK secr + penningmeester per 22 juni (tekenen door Marcel de Raat die als enige nu bij de KvK bekend is) banken ABN en Amro wijziging van DB (afspraak maken met drie Db-leden) KNZB melden landelijk en kring gemeente Heerlen (burgemeester en wethouders tav afdeling Welzijn, Gerard Heldes, Saskia Meertens (benaderen voor subsidie), Ivo Reuvers, wethouder Fred Gillissens); gesprek als kennismaking en voor eventuele concrete afspraken over tijdelijke overbrugging pag. 6