algemene ledenvergadering ZON/S&S november 2018

Transcriptie

1 1 algemene ledenvergadering ZON/S&S november 2018 Verslagen september 2017 augustus 2018 Beleid september 2018 augustus 2019

2 2 agenda opening mededelingen verslag ALV 15 november 2017 ingekomen stukken verslagen afdelingen financieel verslag verslag kascontrole en decharge penningmeester begroting aan- en aftreden bestuursleden beker toewijding en trouw Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) instellen commissie organisatie 100-jarig jubileum rondvraag & sluiting

3 3 verslag secretariaat - algemeen het bestuur vergadert i.h.a. maandelijks op maandagavond najaar 2017 (4 keer): 6 september, 18 september, 6 november, 20 november voorjaar 2018 (4 keer): 14 januari, 19 maart, 16 april, 26 juni wanneer dat aan de orde is concentreren wij ons tijdens de bestuursvergadering op een bepaalde afdeling, maar dit jaar was dat niet nodig in een aantal vergaderingen aandacht besteed aan opzet AVG (zie afzonderlijk agendapunt) een tot twee keer per jaar is er overleg met het zwembad

4 4 verslag secretariaat - ontwikkeling leden (ledenadministratie) Afdeling Aug Aug groei/krimp groei/krimp nov [%] Leszwemmen voorbereiding % 46 Leszwemmen diploma % 40 Junior masters 2x /week % 7 Junior masters 1x / week % 6 Senior masters 2x / week % 42 Senior masters 1x / week % 30 Waterpolo % 14 Ouwe hap % 4 Snorkelen % 16 Onderwaterhockey % 15 Kaderleden * % 23 Totaal / gemiddeld % 243 * deels ook actief bij andere disciplines

5 5 verslag leszwemmen ca. 80 kinderen hebben deelgenomen aan leszwemmen 14 kaderleden verzorgen de lessen van de leszwemmers het aantal keren diplomazwemmen is afgelopen jaar gestegen van 2x naar 3x per jaar in december 2017, maart 2018 en juni 2018 tezamen zijn ongeveer 100 diploma's behaald er heeft een betere doorstroming plaatsgevonden van leszwemmen naar de Zwemvaardigheidsdiploma's (6) en Snorkelen (4) ook zijn minder kinderen afgehaakt vóór het behalen van het C-diploma bij de start van het nieuwe zwemlesseizoen medio augustus 2018 zijn ruim 30 nieuwe kinderen ingeschreven

6 6 verslag snorkelen snorkelaars delen nog steeds het bad met de OWH en juniormasters aantal snorkelaars is gestegen naar 15 door zowel doorstroming vanuit leszwemmen als van buitenaf (mogelijke oorzaak: in Valkenburg is men hiermee gestopt) ook zijn een aantal snorkelaars doorgestroomd naar funsnorkelen

7 7 verslag onderwaterhockey ledenaantal is stabiel, 2 leden uitgeschreven en 3 erbij, kleine groei met 1 lid; nu 16 actieve leden groeiend interesse vanuit snorkelen, tevens tijdens zomertrainingen masterzwemmen in de OWH baan heeft dit geresulteerd in verkrijgen van 1 lid voor owh (zoontje van 1 van de masters) trainingen worden goed en enthousiast bezocht naast coach beschikken we over 3 meetrainende trainers en 1 gediplomeerd scheidsrechter 1 keer in de maand wordt na de training spellenavond gedaan t.b.v. van teambuilding teamcaps van afgelopen seizoen zijn goed ontvangen, momenteel zijn we bezig met voorgeschreven teamkleding om uniform te water te kunnen gaan; zwembroeken en badpakken zijn in de maak; kosten komen voor rekening van spelers activiteiten buiten het bad ook werden er clinics gegeven o.a. school in Landgraaf (in de Bende) dit jaar eerste keer meegedaan aan door gemeente en Alcander georganiseerde Sport en Spel middag Hartje Hoensbroek; helaas werd dit niet druk bezocht en mede door de regen "viel dit in het water ; wel vonden we onder de owh-ers vrijwilligers die mee hielpen waardoor de ZON-vlag toch wapperde

8 8 verslag onderwaterhockey competitie hierin zijn we geëindigd op een gedeelde 2e plaats; de organisatie van NOB hangt momenteel aan een zijden draadje derhalve informatieverkrijging zeer problematisch met name de kosten voor competitie volgend seizoen zijn onbekend; verwachting stijging kosten i.v.m. badhuurkosten Zeist naast de Competitie hebben we ook meegedaan aan losse toernooien: Stamppot toernooi Amsterdam (3e plaats), Pannekoektoernooi, UVO individueel toernooi in Utrecht, Lollee toernooi in Almelo, Mossel toernooi Dordrecht in het buitenland: Parma It, Ho ho ho kersttoernooi in Bilzen, Grenoble F, jeugd van ZON samen met Bilzen en Sussex GB, Guildford GB aan sommige toernooien hebben spelers op eigen initiatief deelgenomen wij zijn ook benaderd door een club uit Aken welke ons hulp vroegen bij het opstarten van owh, hierin liggen kansen om ook internationaal nog verder uit te breiden of om samenwerking aan te gaan

9 9 verslag waterpolo al jaren sprake van een gezellig team: 14 man veel leden al langer dan 25 jaar lid ondanks de gemiddelde leeftijd van boven de 50 laten ze veel jongere teams in de competitie achter zich; ze zijn dit jaar als derde geëindigd in de 3 de klasse regio Zuid KNZB onze scheidsrechter, Fred Verbruggen, heeft wederom goed gepresteerd het niveau van de 3de klasse (competitie regio Zuid KNZB) is verbeterd door het opnieuw verdelen van teams het aantal wedstrijden in een seizoen te verhogen elke wedstrijd door twee scheidsrechters te laten leiden het jaarlijks waterpolo toernooi in Ter Apel is weer op de kalender toegevoegd; in de meest recente jubileumeditie, 50 jaar, hebben de mannen zich zelf bewezen tegen bondsspelers en erg lage (water)temperaturen.

10 10 Verslag senior masters het aantal seniormasters is nagenoeg gelijk gebleven 25 masters trainen 1x per week (plus zaterdag) 37 masters trainen 2x per week (plus zaterdag) middels gevarieerde trainingsschema's wordt intensief getraind onder begeleiding van 2 trainers veel verloop geweest afgelopen seizoen sportiviteit en gezelligheid gaan hand in hand (iedere laatste donderdag van de maand wordt er geborreld) de masters hebben in de zomervakantie iedere dinsdagavond 1 uur aaneen getraind; dit was een genot voor de snelle zwemmers, maar een tegenvaller voor de mindere zwemgoden er is ook weer in de zomervakantie gewandeld een grote groep masters heeft in de zomer in buitenwater gezwommen de lesuren beginnen vol te lopen

11 11 Verslag junior masters in 2017 zijn de juniormasters verhuisd van de donderdag- naar de vrijdagavond; dit bevalt nog steeds goed er is veel ruimte voor wedstrijdsporten zoals waterpolo en onderwaterhockey ook wordt aandacht besteed aan zwemtechnieken einde seizoen wederom nieuwe leden gestart

12 12 Verslag activiteitencommissie de activiteitencommissie is helaas nog steeds een slapende commissie de kaderleden organiseren de activiteiten activiteiten Sinterklaas verzorgen kerstattentie voor kaderleden diplomazwemmen (december maart juni 2018) Pasen (april 2018) - paaseieren zoeken / vrij-zwemmen Pasen (april 2018) - verzorgen attentie voor kaderleden onmisbare duizendpoot hierbij is Astrid de Raat van Vlodrop

13 13 financieel verslag negatief gedraaid in hadden we tov begroting minder leden; hierdoor minder opbrengsten door (incidentele) bestelling diploma s meer uitgaven bij REM-afdeling dan begroot weer een donatie van vanuit Sport en Spel gestort in jubileumpot (waarvoor dank aan bestuur Sport en Spel) de crediteuren- en debiteurenposten zijn verminderd er zijn middelen overgeheveld van het eigen vermogen naar het jubileumfonds hierdoor daalt het balanstotaal hierdoor hebben wij een beter inzicht in de financiële situatie bij de jaargrens

14 14 financieel verslag rapportage 2017/2018 tekst verwijderd in deze openbare versie

15 15 financieel verslag rapportage 2017/2018 tekst verwijderd in deze openbare versie

16 16 financieel verslag rapportage 2017/2018 tekst verwijderd in deze openbare versie

17 17 financieel verslag rapportage 2017/2018 tekst verwijderd in deze openbare versie

18 18 financieel verslag rapportage 2017/2018 tekst verwijderd in deze openbare versie

19 19 financieel verslag kascontrole 2017/2018

20 20 financieel verslag - beleid 2018/2019 voor badhuur wordt in begroting uitgegaan van een verhoging van 2% risico s uitgegaan van aantallen leden bij start verenigingsjaar (1 september 2018) hierdoor komt de begroting uit op een negatief resultaat echter door grote aanwas van leden begin dit jaar komen wij naar verwachting toch positief uit wij streven naar een financiële buffer van een 6 maanden badhuur; dat zou voldoende moeten zijn om calamiteiten op te vangen te weinig zwemruimte voor masters ledenstop (bv. 75 max) of in de toekomst uitbreiding zwemwater ondanks de risico s stelt het bestuur voor geen contributieverhoging toe te passen wanneer het toch tegen zou vallen, zal het komend jaar een contributieverhoging doorgevoerd worden ook om tarieven (bv. bij het leswemmen) marktconform te houden

21 21 financieel verslag begroting 2018/2019 tekst verwijderd in deze openbare versie

22 22 financieel verslag begroting 2018/2019 tekst verwijderd in deze openbare versie

23 23 financieel verslag begroting 2018/2019 tekst verwijderd in deze openbare versie

24 24 financieel verslag begroting 2018/2019 tekst verwijderd in deze openbare versie

25 25 aan- en aftreden bestuursleden Wie Functie Marcel de Raat voorzitter aftredend/ herkozen Frans Mofers secretaris aftredend/ niet herkiesbaar Raymond van den Broeke penningmeester aantredend aftredend Frank Jeuring lid aftredend/ herkozen Franjo de Groot lid aftredend/ herkozen aftredend

26 26 beker toewijding en trouw deze persoon is inmiddels een vertrouwd gezicht voor kinderen en ouders bij het leszwemmen geeft zelf géén les! is een echte vraagbaak ze houdt alles goed bij ze ziet alles en iedereen voorbij komen

27 27 beker toewijding en trouw dit jaar wordt de beker uitgereikt aan: ANITA SCHÜTTER

28 28 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bij ZON/S&S wij zien de maatregelen rond AVG in een groter kader bij ZON/S&S heerst een VEILIG klimaat dit heeft betrekking op de manier waarop wij met elkaar omgaan maar ook de manier waarop wij met informatie rond jullie kinderen omgaan er zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten met verwerkers van gegevens van onze leden e-boekhouden (leden- en financiële administratie) de KNZB (SportLink)

29 29 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bij ZON/S&S belangrijkste elementen in onze privacyverklaring rond het beheren van gegevens in het kader van de overeenkomst tussen het lid en de vereniging, in dit geval dus het aanmeldformulier voor het lidmaatschap Doel Welke persoonsgegevens Grondslag Bewaartermijn Ontvangers Ledenadministratie & inning contributie Versturen digitale berichten, waaronder nieuwsbrief Ter benadering na beëindiging lidmaatschap. Bijvoorbeeld voor een reünie of bijzondere gebeurtenis. Voornaam Achternaam Adres geboortedatum Telefoonnummer adres Bankgegevens Betaalgegevens Lidmaatschapsgroep Uitvoering van de overeenkomst adres In de nieuwsbrief worden de namen van een aantal sponsors genoemd. Voornaam Achternaam Adres Telefoonnummer adres Toestemming Gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 2 jaar daarna, daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar. Penningmeester Secretaris Voorzitter Overige bestuursleden Verantwoordelijke voor administratie voortgang zwemlessen Zolang als men lid is. Mail chimp Zolang als de toestemming niet is ingetrokken. NVT gevraagd besluit vergadering: akkoord met deze teksten

30 30 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bij ZON/S&S Huidige tekst op aanmeldformulier Tijdens het (les)zwemmen, het trainen en tijdens andere activiteiten kunnen door kaderleden van ZON/S&S foto s van u of uw kind worden gemaakt die geplaatst kunnen worden op de website, Facebookpagina of in de flyer van de vereniging. Mocht u hier bezwaar tegen hebben dan kunt u dat aangeven door onderstaande verklaring te ondertekenen. Heeft u hier geen bezwaar tegen, wat wij heel fijn vinden, dan hoeft u niets te doen. Ik verklaar hierbij als lid of als ouder van een lid van de vereniging ZON/S&S, dat ik niet toesta dat er foto s of films van mij/mijn kinderen in (bad)kleding gemaakt en/of via elektronische media verspreid worden door kaderleden van de vereniging ZON/S&S. Voorgestelde tekst (conform KNZB beleid bij wedstrijden) Bezoekers en deelnemers aan diplomactiviteiten en incidenteel bij les- en trainingsactiviteiten kunnen redelijkerwijs verwachten dat er algemene foto s van sfeerimpressies gemaakt worden waarop zij zichtbaar zijn. De aanwezigen worden altijd geïnformeerd wanneer opnamen gemaakt worden en hoe deze verspreid zullen worden. Wanneer leden of ouders bezwaar maken zullen geen opnamen gemaakt worden waarop deze personen duidelijk zichtbaar zijn. In gevallen waarbij het een minderjarige sporter (sporter jonger dan 18 jaar) betreft wordt te allen tijde toestemming gevraagd aan de ouder/voogd. Dit geldt zowel voor toestemming voor het maken van foto s en video s als ook dat er toestemming verkregen dient te worden voor het publiceren van deze foto s. Hierbij dient te worden aangegeven waarvoor het beeldmateriaal zal worden gebruikt. gevraagd besluit vergadering: aanpassen formulier conform tekst geïnspireerd op KNZB

31 31 instellen commissie voor 100-jarig jubileum splitsing in twee commissies met beide zowel financieel als organisatorische verantwoordelijkheden officiële jubileumactiviteiten (rond 25 februari 2021): feest/receptie/communicatie/sponsors/jubileumboek of website/. sportief (voorjaar/zomer 2021): wedstrijden divers disciplines/spellendag/. een bestuurslid zal de linking pin vormen tussen de beide commissies en het bestuur nevendoel: samenhang creëren tussen de verschillende disciplines in de vereniging wij hebben een voorlopige lijst met personen die wij zullen benaderen voor de beide commissies, maar aanmeldingen zijn nog zeer welkom wie heeft er nog informatie over vorige jubilea? zie ook:

32 32 AFSLUITING nog vragen of opmerkingen?