KNGF intervisie Module 3: Feedback op proces en uitkomsten Versie 2.0-23 mei 2017 Disclaimer: De hierbij verstrekte informatie is uitsluitend bestemd voor intern gebruik van de geadresseerde. Ondanks onze zorgvuldigheid kan het voorkomen dat u typefouten aantreft. Voor dergelijke fouten aanvaarden wij geen aansprakelijkheid. De inhoud is onder voorbehoud van tussentijdse wijzigingen.
Deze module is ontwikkeld door onderstaande partijen in samenwerking met het Koninklijk Nederlands Genootschap voor Fysiotherapie (KNGF). Pagina 1
Wijzigingen Document KNGF intervisie Module 3: Feedback op proces en uitkomsten Datum Vorige versie Beschrijving wijzigingen Gewijzigd door Pagina 2
Inhoud 1 Inleiding... 4 2 Algemene informatie KNGF intervisie... 5 2.1 Intervisie... 5 2.2 Doelen van intervisie... 5 2.3 Geven van feedback... 5 2.4 Proces van intervisie... 5 2.4.1 Vorm een intervisiegroep... 6 2.4.2 Voorbereiding... 6 2.4.3 Intervisiebijeenkomst... 7 2.4.4 Afsluiting... 7 2.5 Compass... 8 2.6 De intervisiecoach... 8 2.7 Peergroepen... 8 3 Intervisiemodule 3: feedback op proces en uitkomsten... 8 3.1 Algemeen... 8 3.2 Leerdoelen module Feedback op proces en uitkomsten... 9 3.3 Stappenplan module Feedback op proces en uitkomsten... 9 3.3.1 Stap 1: Voorbereiding intervisiebijeenkomst 1... 10 3.3.2 Stap 2: Intervisiebijeenkomst 1... 11 3.3.3 Stap 3: Nawerk intervisiebijeenkomst 1... 13 3.3.4 Stap 4: Voorbereiding intervisiebijeenkomst 2... 13 3.3.5 Stap 5: Intervisiebijeenkomst 2 - kwaliteitsspel... 13 3.3.6 Stap 6: Nawerk intervisiebijeenkomst 2... 14 4 Samenvatting intervisieproces... 15 5 Bibliografie... 16 6 Bijlagen... 17 Bijlage 1: Regels voor het geven en ontvangen van feedback... 18 Bijlage 2: Profielschets procesmaten... 21 Bijlage 3: Profielschets uitkomsten... 22 Bijlage 4: PROM profiel... 23 Bijlage 5: Handleiding Feedbacktool Processen en uitkomsten in kaart brengen... 24 Bijlage 6: Format verbeterplan en SMART-leerdoelen... 34 Bijlage 7: Kaartjes kwaliteitsspel... 35 Pagina 3
1 Inleiding De afgelopen jaren heeft het KNGF een wetenschappelijk onderbouwde intervisiemethodiek en systematiek ontwikkeld die bewezen de kwaliteit van het fysiotherapeutisch handelen verhoogt. Het algemene doel van intervisie is het ontwikkelen van vaardigheden in het beoordelen van de kwaliteit van fysiotherapeutisch handelen, zowel van uzelf als van uw collega s. Intervisie is geen doel op zich; het is een middel om professionalisering vorm te geven en te werken aan continue verbetering. De module Feedback op proces en uitkomsten, zoals deze nu voor u ligt, maakt onderdeel uit van een reeks van modules die gebruikt worden binnen de intercollegiale intervisie. Deze modules zijn ontwikkeld met de wetenschappelijke partner IQ Healthcare en getest binnen eerdere pilots. In elk van modules staat een specifiek onderdeel van het fysiotherapeutisch handelen centraal, afgeleid van de competenties zoals beschreven in het beroepsprofiel fysiotherapeut. In deze module staat het reflecteren op uw eigen procesmaten en uitkomstmaten centraal. Het eerste hoofdstuk betreft deze inleiding. In het tweede hoofdstuk van dit document vindt u de algemene informatie over KNGF intervisie. Meer informatie over intervisie kunt u ook vinden op de KNGF intervisie webpagina. Hoofdstuk 3 gaat specifiek in op de Module Feedback op proces en uitkomsten. In de tekst vindt u ook verwijzingen naar bepaalde documenten. Deze kunt u vinden in de bijlagen. Mocht u nog vragen of opmerkingen hebben, dan kunt u deze mailen naar intervisie@kngf.nl of bellen met KNGF Ledenvoorlichting (033-4672929). KNGF intervisie wenst u een leerzame intervisie! Neemt uw praktijk deel aan het KNGF Plusprogramma? Dan gelden er specifieke voorwaarden voor o.a. intervisie. Graag verwijzen wij u hiervoor naar webpagina van het KNGF Plusprogramma. Pagina 4
2 Algemene informatie KNGF intervisie 2.1 Intervisie Intervisie is een door een groep collega s (intercollegiaal), methodisch uitgevoerde evaluatie van de kwaliteit van het fysiotherapeutisch handelen (proces) en de resultaten daarvan (uitkomst). Materiaal (bewijs), aan de hand waarvan de kwaliteit van het fysiotherapeutische handelen beoordeeld wordt, kan variëren qua vorm en inhoud. Intervisie maakt onderdeel uit van het meerjarenprogramma KNGF Masterplan Kwaliteit in Beweging (MKIB) en vindt plaats op individueel fysiotherapeut niveau. Intervisie valt binnen het MKIB onder de pijler voortdurend verbeteren, waarin kennisdeling en kwaliteitsverbetering centraal staan. De afgelopen jaren heeft het KNGF een wetenschappelijk onderbouwde methodiek ontwikkeld die bewezen de kwaliteit van het fysiotherapeutisch handelen verhoogt. Intervisie bestaat uit intercollegiale bijeenkomsten van 6-8 intervisiedeelnemers uit minimaal 2 verschillende praktijken, waarbij kennisdeling en kwaliteitsverbetering centraal staan. Tijdens de intervisie worden vaardigheden ontwikkeld in het beoordelen van het fysiotherapeutisch handelen van uzelf als fysiotherapeut alsmede die van uw collega s. Deze feedback kan direct toegepast worden in de praktijk. Binnen intervisie wordt gebruik gemaakt van de online omgeving Compass en de hierin beschikbare intervisiemodules: (1) Communicatie, (2) Dossiervoering, (3) Feedback op proces en uitkomsten en (4) Klinisch redeneren. 2.2 Doelen van intervisie Naast kennisdeling en kwaliteitsverbetering heeft intervisie ook nog de volgende doelstelling: Het ontwikkelen van kennis, vaardigheden en attitudes met betrekking tot: a. het gebruiken van indicatoren (criteria) voor kwaliteit b. het geven van constructieve verbeterfeedback c. het kritisch reflecteren op feedback en het schrijven van een verbeterplan 2.3 Geven van feedback Binnen de intervisiebijeenkomsten is het geven en ontvangen van feedback essentieel. Systematische reflectie is de link tussen het ontvangen van feedback en het gebruik van feedback om te leren. Leren kan spontaan (impliciet) of bewust door reflectie op het eigen gedrag of op het gedrag van anderen (expliciet). Als reflectie expliciet wordt gemaakt, dan komt er kennis vrij, waarvan peers kunnen leren. Constructieve peer-feedback leidt tot zinvolle verbeterdoelen en verbeteracties, mits deze feedback ook wordt geaccepteerd en wordt gebruikt. Dat is niet alleen afhankelijk van de feedbackgever, maar is ook afhankelijk van de feedbackontvanger. Feedback geven en ontvangen is niet altijd makkelijk en vergt oefening. In bijlage 1 leest u meer over de regels die behoren bij feedback geven en ontvangen. 2.4 Proces van intervisie Een intervisiecyclus bestaat uit twee intervisiebijeenkomsten. Een intervisiebijeenkomst duurt gemiddeld tussen de 2-2,5 uur, afhankelijk van de module die gekozen is / modules die gekozen zijn. Pagina 5
De tijdsbesteding per module staat in het document van de desbetreffende module vermeld. Voor deelname aan een intervisiecyclus worden maximaal 7 accreditatiepunten toegekend per jaar per fysiotherapeut in het kwaliteitsgedeelte van het CKR. Een intervisie bestaat uit vier fasen: a. Vormen van de groep b. Voorbereiding (individueel) c. Intervisiebijeenkomst (intervisiegroep) d. Afsluiting (na afloop van de intervisiebijeenkomst) Een intervisiebijeenkomst ziet er in het algemeen als volgt uit: 2.4.1 Vorm een intervisiegroep Binnen de online omgeving van Compass is een selfservice mogelijkheid, waardoor intervisiedeelnemers en intervisiecoaches elkaar kunnen vinden, intervisiegroepen kunnen vormen en deze in Compass kunnen invoeren zodat het proces van intervisie kan starten. Precies 28 dagen voor de eerste intervisiebijeenkomst wordt de intervisiegroep aangemaakt in Compass. Dit betekent dat de groep kan beginnen met de voorbereidingen. Ook zijn er vanaf dat moment geen wijzigingen in de samenstelling van de groep meer mogelijk en is er een betalingsverplichting richting de intervisiecoach. 2.4.2 Voorbereiding Kies een module Voorafgaand aan de intervisiebijeenkomst kan de intervisiecoach in overleg met de intervisiedeelnemers een module kiezen. De hele intervisiegroep volgt dan de afgesproken module. Er kan ook voor worden gekozen dat iedere fysiotherapeut zijn eigen module kiest. Dit om te bevorderen dat iedere fysiotherapeut datgene in kan bespreken tijdens de intervisie wat voor hem/haar bij de uitoefening van het vak relevant is. Hierbij is het van belang dat de intervisiecoach dit met de intervisiedeelnemers afstemt en dat binnen de groep duidelijk is wie welke module heeft gekozen. Zo weten de intervisiedeelnemers van elkaar bij de stap Mijn Peers evalueren welke vragenlijst zij kunnen gaan beoordelen. Het kan ook voorkomen dat u zich inschrijft bij een groep waarbij al een module van tevoren is aangegeven of tijdens het formeren van een groep de Pagina 6
module(s) al gekozen worden. De coach kan dit dan kenbaar maken in de beschrijving van de intervisiegroep. Uploaden naar Compass De intervisiedeelnemers zorgen dat, afhankelijk van de gekozen module(s), de voorbereidingen voor de intervisiebijeenkomst in Compass geüpload wordt. De voorbereiding en tijdsduur hiervan verschilt per module. Gemiddeld is de voorbereidingstijd 1 uur per intervisiebijeenkomst. Beoordeel jezelf Voor een aantal modules vult de intervisiedeelnemer ter voorbereiding van de intervisiebijeenkomst een zelfevaluatie formulier in. Hierbij beoordeelt de intervisiedeelnemer het eigen geüploade materiaal online. Pas daarna kan de intervisiedeelnemer de feedback van zijn peers inzien. Deze feedback en zelfevaluatie worden vervolgens tijdens de intervisiebijeenkomst verder besproken. Beoordeel je peers Voor een aantal modules evalueren intervisiedeelnemers elkaars geüploade materialen voorafgaand aan de bijeenkomst. Deze peerfeedback en evaluatie wordt vervolgens tijdens de intervisiebijeenkomst verder besproken. 2.4.3 Intervisiebijeenkomst Bespreek je resultaten Tijdens de intervisiebijeenkomst bespreken de peers met elkaar de ingebrachte materialen en, in sommige modules, de al van te voren ingevulde evaluaties van de peers. In een intervisiecyclus (twee intervisiebijeenkomsten) is het de bedoeling dat alle intervisiedeelnemers besproken worden. 2.4.4 Afsluiting Maak een verbeterplan Elke intervisiedeelnemer maakt na de intervisiebijeenkomst een verbeterplan binnen Compass. Het verbeterplan is onderdeel van het Persoonlijk Ontwikkel Plan (POP) binnen de praktijk. Als een intervisiedeelnemer besproken is tijdens de eerste intervisiebijeenkomst kan deze naar aanleiding van de verkregen feedback een verbeterplan maken. Als de intervisiedeelnemer niet besproken is tijdens de eerste intervisiebijeenkomst, kan er naar aanleiding van de online peer feedback een verbeterplan opgesteld worden. Deze kan dan na de tweede intervisiebijeenkomst, wanneer de intervisiedeelnemer wel besproken wordt, aangepast worden. Een intervisiedeelnemer hoeft niet elke bijeenkomst een nieuw verbeterplan te maken, maar deze moet wel worden bijgesteld naar aanleiding van de feedback en leerpunten. Voldoen aan de intervisie De intervisiecoach zal na elke intervisiebijeenkomst in Compass aanvinken of de intervisiedeelnemers aanwezig waren en of zij voldaan hebben aan die intervisiebijeenkomst. Met voldaan wordt bedoeld: voorbereidingen waren getroffen, actieve houding en participatie tijdens de intervisiebijeenkomst en een verbeterplan op basis van de peerfeedback. Pagina 7
2.5 Compass Compass is de beveiligde online omgeving voor intervisie en visitatie en is voor alle CKR geregistreerde fysiotherapeuten te bereiken via https://kngf.exata.nl. Inloggen in Compass kan met de inlognaam en het wachtwoord van uw MijnKNGF account. Compass wordt o.a. gebruikt voor het vormen van intervisiegroepen, voorbereidingen van een intervisiebijeenkomst en de intervisiebijeenkomst zelf. 2.6 De intervisiecoach Intervisie wordt begeleid door een intervisiecoach opgeleid in opdracht van het KNGF. Taken van een intervisiecoach zijn onder andere het begeleiden van de voorbereidingen, de intervisiebijeenkomst, en het nawerk, en het bijdragen aan het creëren van een veilige sfeer, waarin de privacy van de cliënt altijd gewaarborgd is en waarin de fysiotherapeut in een veilige omgeving kan leren en verbeteren. Intervisiecoaches die voldoen aan de KNGF opleidings- en accreditatie-eisen staan vermeld in Compass. Zij volgen onder andere bijscholing om te kunnen blijven voldoen aan de eisen van het KNGF rondom de kwaliteitsborging van intervisiecoaches. 2.7 Peergroepen Een peergroep, ook wel de intervisiegroep genoemd, bestaat uit 6-8 fysiotherapeuten (peers). Deze peergroep is samengesteld uit deelnemers van minimaal 2 verschillende praktijken. De peergroep kan worden samengesteld op basis van gemeenschappelijke interesses, op basis van gemeenschappelijke belangen of er kan een random indeling plaatsvinden. Een peergroep volgt samen in ieder geval één intervisiecyclus (dus twee intervisiebijeenkomsten). Of de peergroep daarna met elkaar verder gaat wordt onderling binnen de groep besloten. De peergroep wordt altijd begeleid door een onafhankelijke intervisiecoach die is opgeleid door het KNGF en welke vermeld staat in Compass. 3 Intervisiemodule 3: feedback op proces en uitkomsten Geadviseerd wordt dit hoofdstuk in zijn geheel door te lezen voordat u bijlagen 2 tot en met 4 invult. 3.1 Algemeen Intervisiemodule feedback op proces en uitkomsten bestaat uit minimaal twee intervisie bijeenkomsten. Elke bijeenkomst bestaat uit een individuele voorbereidingsfase en een fysieke bijeenkomst. Tijdens de intervisie staan de data van uw eigen cliënten centraal om zowel op procesmaten als uitkomstmaten te reflecteren. Deze data wordt inzichtelijk gemaakt met behulp van onder andere gegevens uit de Landelijke Database Fysiotherapie. De intervisie bijeenkomsten worden altijd door alle intervisiedeelnemers vooraf online voorbereid via Compass. In deze module maakt u gebruik van de digitale leeromgeving van Compass tegel Module 3: Feedback op proces en uitkomsten. Pagina 8
Online feedbacktool Landelijke Database Fysiotherapie (LDF) In deze module maakt u gebruik van de data van uw eigen patiëntgegevens die zijn gepresenteerd in de online feedbacktool van de LDF. De praktijkhouder of vertegenwoordiger heeft toegang tot deze leeromgeving via www.landelijkedatabasefysiotherapie.nl. De module Feedback op proces en uitkomsten wordt doorlopen in één intervisiecyclus, dus twee intervisiebijeenkomsten. De studiebelasting voor deze module is in totaal ongeveer 7 uur: 1-1,5 uur voorbereiding/nawerk per intervisiebijeenkomst (= ±2 uur), twee intervisiebijeenkomsten van 2-2,5 uur (= ±5 uur), en een half uur nawerk ( = 1 uur). 3.2 Leerdoelen module Feedback op proces en uitkomsten Om de effectiviteit en doelmatigheid van de zorg inzichtelijk te maken is het onder meer van belang om in kaart te brengen welke elementen van de dossiervoering bepalend zijn om de kwaliteit van proces en uitkomst goed te kunnen interpreteren. De doelstellingen van de module Feedback op proces en uitkomsten zijn daarom als volgt: 1. Het leren beschrijven van de resultaten die aan de Landelijke Database Fysiotherapie (LDF) geleverd zijn en zichtbaar worden gemaakt in de Feedbacktool 2. Het kunnen interpreteren en verklaren van deze resultaten 3. Het kunnen verkrijgen van inzicht in (on)verklaarbare of (on)gewenste variatie 4. Beschrijven van een verbeterplan om ongewenste variatie te verminderen We gebruiken hiervoor verschillende informatiebronnen; de gegevens uit de Landelijke Database Fysiotherapie (LDF), de informatie van de PREM fysiotherapie (uit het rapport dat u ontvangt van uw meetbureau), en algemene gegevens uit uw EPD systeem of uit de spiegelinformatie die u ontvangt van zorgverzekeraars. U bespreekt de proces- en uitkomstmaten, het PROM profiel en opvallende waarden van uw collega fysiotherapeut en analyseert en interpreteert de kwaliteit van de fysiotherapeutische zorg en het behaalde resultaat. 3.3 Stappenplan module Feedback op proces en uitkomsten De module Feedback op proces en uitkomsten bestaat uit twee intervisiebijeenkomsten. Het stappenplan voor de module Feedback op proces en uitkomsten is als volgt: Stap 1: Voorbereiding intervisiebijeenkomst 1 Stap 2: Intervisiebijeenkomst 1 Stap 3: Na intervisiebijeenkomst 1 Stap 4: Voorbereiding intervisiebijeenkomst 2 Stap 5: Intervisiebijeenkomst 2 Stap 6: Na intervisiebijeenkomst 2 Deze stappen worden één voor één in dit hoofdstuk uitgelegd. In de handleiding voor de webomgeving vindt u aanvullende informatie betreffende het uploaden van bestanden. Deze handleiding is te vinden binnen de tegel Handleidingen en overige documenten op de Homepagina van Compass Pagina 9
3.3.1 Stap 1: Voorbereiding intervisiebijeenkomst 1 Voorafgaand aan de eerste intervisiebijeenkomst reflecteert iedere fysiotherapeut op zijn of haar eigen fysiotherapeutisch handelen en stelt hierbij drie opvallende waarden op die hij graag wil bespreken. Een aantal voorbereidende activiteiten, zoals het maken van een profielschets en een PROM-profiel, ondersteunt dit proces. De voorbereiding voor intervisiebijeenkomst 1 wordt door de fysiotherapeut zelfstandig uitgevoerd, voordat de eerste gezamenlijke intervisiebijeenkomst gepland staat. De omgeving voor de voorbereidingen vindt u in Compass onder de tegel Module 3: Feedback op proces en uitkomsten. Wanneer is gekozen voor de Module Feedback op proces en uitkomsten, volgt u de volgende stappen ter voorbereiding op de intervisiebijeenkomst: 1. Data van cliënten verzamelen De fysiotherapeut houdt dossiers bij in het EPD systeem. De praktijkvertegenwoordiger zorgt dat, via het meetbureau, de PREM fysiotherapie naar cliënten wordt verstuurd. De praktijk ontvangt een rapportage met de resultaten van het meetbureau. 2. Data aanleveren aan de Landelijke Database Fysiotherapie (LDF) De fysiotherapeut houdt dossiers bij in het EPD systeem. De praktijkvertegenwoordiger verstuurt data naar de LDF, waar deze inzichtelijk worden gemaakt via de online feedbacktool. 3. Profielschets maken Voorafgaand aan de bijeenkomst gebruikt de therapeut de profielschets om het eigen fysiotherapeutisch handelen inzichtelijk te maken en tot drie opvallende waarden te komen. De profielschets bestaat uit twee onderdelen, namelijk de profielschets procesmaten en de profielschets uitkomstmaten (zie bijlage 2 en 3). Indien de therapeut graag een specifiek onderdeel van de profielschets wil bespreken tijdens de bijeenkomst kan deze ervoor kiezen om slechts een bepaald onderdeel van de profielschets in te vullen, zoals bijvoorbeeld de procesmaten, de uitkomstmaten, of de PREM. De profielschets wordt ingevuld op therapeutniveau aan de hand van de data uit de LDF, rapportages van het meetbureau of de zorgverzekeraar, of informatie uit het EPD systeem. Hierbij wordt gekeken naar data over het voorgaande jaar. De praktijkvertegenwoordiger heeft toegang tot de LDF en kan data uit de feedback rapportage op therapeut-niveau inzichtelijk maken via de online feedbacktool (zie bijlage 5). 4. PROM profiel maken Een ander hulpmiddel om het fysiotherapeutisch handelen inzichtelijk te maken is en drie opvallende waarden te selecteren is het PROM-profiel (bijlage 4). Dit bestaat uit uitkomsten op vijf verschillende patiënt gerapporteerde uitkomstmaten (PROMs) per aandoeningsgebied: Numeric Pain Rating Scale (NPRS) Pagina 10
Visual Analogue Scale (VAS) Patiënt Specifieke Klachtenlijst (PSK) Quebec Back Pain and Disability Scale (QBPDS) Neck Disability Index (NDI). Het PROM-profiel wordt ingevuld op praktijkniveau met gegevens uit de LDF. De praktijkhouder/vertegenwoordiger heeft toegang tot de LDF en kan de PROM gegevens inzichtelijk maken voor de therapeut via de online feedbacktool (zie bijlage 5). Het PROM-profiel is een aanvullend hulpmiddel. De therapeut kan er voor kiezen zich te beperken tot de profielschets of een gedeelte hiervan. 5. Drie opvallende waarden vormen Nadat de therapeut de profielschets en/of het PROM-profiel heeft gemaakt bekijkt hij deze goed. De therapeut noteert daarna drie opvallende waarden. Het gaat hierbij om minimaal één resultaat dat overeenkomt met de verwachtingen, en minimaal één resultaat dat niet overeenkomt met de verwachtingen met betrekking tot het eigen handelen. Bij elke opvallende waarde wordt aangegeven waarom dit resultaat opvallend is en wat dit betekent. Het opstellen van de opvallende waarden is een verplicht onderdeel van de voorbereiding. Deze vormen de basis van de peer reflectie tijdens de bijeenkomst(en). 6. Uploaden van de profielschets en opvallende waarden op Compass Vóór de bijeenkomst vult de therapeut het voor hem relevante gedeelte van de profielschets en/of het PROM-profiel in op Compass. Ook de drie opvallende waarden worden ingevuld. Om uw bestanden voor deze module te uploaden op Compass logt u in en klikt u op Module 3: Feedback op proces en uitkomsten. Vervolgens klikt u op de tegel Bestanden uploaden. U ziet nu drie aparte knoppen waaronder u respectievelijk de profielschets procesmaten, de profielschets uitkomstmaten, en het PROM-profiel met de drie opvallende waarden kunt uploaden. Ook is er nog een vierde knop waar u desgewenst aanvullende bestanden kunt uploaden, zoals bijvoorbeeld de spiegelinformatie of een rapport van het meetbureau. 7. Profielschets en opvallende waarden meenemen naar de bijeenkomst Het is handig uw profielschetsen, PROM-profiel en opvallende waarden bij de hand te hebben tijdens de bijeenkomst. Neem deze daarom mee. 3.3.2 Stap 2: Intervisiebijeenkomst 1 Tijdens de intervisiebijeenkomst worden de resultaten van de profielschets, het PROM profiel en opvallende waarden besproken. Na afloop van de intervisie bijeenkomst maakt elke fysiotherapeut leerdoelen op basis van de verkregen feedback en vat deze samen in een persoonlijk verbeterplan. Verdiepende vragen Pagina 11
De groepscoach kiest een fysiotherapeut uit de groep om de profielschets en de gekozen drie opvallende waarden toe te lichten. De fysiotherapeut beschrijft eerst kort de opvallende waarden aan de groep. De volgende verdiepende vragen kunnen gesteld worden (zowel door collega s als door de coach): Waarom vindt de fysiotherapeut dit een opvallende waarde? In welke mate komt het resultaat/de waarde wel of niet overeen met de verwachtingen? Herken je dit wel/niet uit je dagelijkse praktijk? Hoe denk je dat dit bij collega s zal zijn? Peer reflectie De groep wordt opgedeeld in twee groepen van maximaal 4 personen. In groepjes worden de profielschetsen en opvallende waarden besproken. Groepsleden worden uitgenodigd elkaar verdiepende vragen te stellen In groepjes worden de profielschetsen naast elkaar gelegd. De fysiotherapeuten vergelijken hun resultaten en opvallende waarden onderling. Steunvragen hierbij zijn: Wat is het grootste verschil in de profielen tussen je collega s? Hoe zouden jullie deze verschillen kunnen verklaren? Kijk in de profielschets naar de patiëntkenmerken van je collega s. Vergelijk deze met elkaar. Wat zeggen deze cijfers of verschillen? Wat is de invloed van het verschil in patiëntkenmerken op de opvallende waarde/verschillen in waarden? Leg uit - denk hierbij aan patiënten populatie, specialisatie, leeftijd therapeut, etc.) Leg uit hoe bepaalde patiënt of therapeut kenmerken invloed hebben op de verschillen. Verklarende factoren Na het stellen van verdiepende vragen, wordt er ingegaan op verklarende factoren. Wat kan de opvallende waarde verklaren? De fysiotherapeut denk hier zelf over na en deelt gedachten met de groep. De groep kan aanvullende vragen stellen om tot verder inzicht te komen. Het doel hiervan is om te oefenen met het interpreteren van de spiegelinformatie uit de feedbacktool. De discussie kan opleveren dat iedereen het eens is met de waarden die als opvallend zijn getypeerd bij ieder individu. Ook kan het zijn dat wordt besloten om een andere opvallen waarde toe te voegen. Tijdens de bijeenkomst kunnen verschillen in mening over de interpretatie van de profielschets besproken aan de hand van de steunvragen. Denk hierbij weer aan de regels voor het geven en ontvangen van feedback (bijlage 1). De groepscoach bewaakt de veiligheid van de leeromgeving, maar ook de tijd en de focus van de discussie. Pagina 12
Stappen intervisiebijeenkomst 1: 1. Resultaten van de profielschets, PROM profiel en opvallende waarden bespreken 2. Peer reflectie in groepjes 3. Iedere fysiotherapeut bespreekt persoonlijke leerdoelen op basis van de verkregen feedback. 3.3.3 Stap 3: Nawerk intervisiebijeenkomst 1 Na afloop van de intervisiebijeenkomst schrijft iedere fysiotherapeut een persoonlijk verbeterplan. Dit kan in Compass onder de tegel Verbeterplan, welke te vinden is onder de tegel Module 3: feedback op proces en uitkomsten. In het verbeterplan neemt u persoonlijke leerdoelen op, waar u de komende tijd aan kunt werken. Deze leerdoelen dienen SMART geformuleerd te zijn (zie bijlage 6 voor het format van het verbeterplan en de SMART-leerdoelen). De intervisiecoach zal de aanwezigheid van alle intervisiedeelnemers tijdens de intervisiebijeenkomst binnen Compass aanvinken. Daarnaast zal de intervisiecoach bij de intervisiedeelnemers aanvinken of er voldaan of niet voldaan is aan de intervisie. Een intervisiedeelnemer heeft voldaan aan de intervisiebijeenkomst indien de intervisiedeelnemer: Alle onderdelen van de voorbereidingen heeft doorlopen en heeft geüpload naar Compass Actief heeft geparticipeerd tijdens de intervisiebijeenkomst Een SMART geformuleerd verbeterplan heeft opgesteld/bijgesteld in Compass op basis van de feedback van de peers 3.3.4 Stap 4: Voorbereiding intervisiebijeenkomst 2 Voorafgaand aan de tweede bijeenkomst gaat u bij uzelf nogmaals de opvallende waarden na. Nu de resultaten meer uitgediept zijn, vindt u deze waarden nog steeds opvallend? Zijn er wellicht andere opvallende waarden aan het licht gekomen? Maak voor u zelf opnieuw een lijst met drie opvallende waarden. Omschrijf deze en noteer waarom u deze waarden opvallend vindt. Indien u geen wijzigingen heeft aangebracht, kunt u de opvallende waarden van de vorige bijeenkomst meenemen. 3.3.5 Stap 5: Intervisiebijeenkomst 2 - kwaliteitsspel Tijdens de tweede intervisiebijeenkomst wordt er dieper op de opvallende waarden ingegaan. De opvallende waarden zullen verder uitgediept worden met behulp van het kwaliteitsspel. Het streven is om voor elk van de opvallende zaken een verklaring te vinden op de onderstaande niveaus. Fysiotherapeut Organisatie Cliënt Patient reported experience measures (PREMs)/ patient reported outcome measures (PROMs) Overig In het kwaliteitsspel zijn kaartjes gemaakt die mogelijke aanknopingspunten vormen voor het aanscherpen van uw verbeterplan. Op het niveau van de fysiotherapeut kan dat bijvoorbeeld kennis en vaardigheden in het toepassen van meetinstrumenten of testen zijn. Op het niveau van de organisatie kan dat bijvoorbeeld beschikbaarheid van meetinstrumenten zijn. Op het niveau van de Pagina 13
patiënt bijvoorbeeld bereidheid om een meetinstrument in te vullen of een test uit te voeren. Daarnaast kan een meetinstrument dat voor een bepaalde aandoening gebruikt wordt onvoldoende aansluiten bij het gezondheidsprobleem van de patiënt. Een overzicht van alle onderwerpen op de kaartjes is te vinden in bijlage 6. Fysiotherapeuten mogen zelf ook onderwerpen aan de kaartjes toevoegen. Selectie van kaartjes Elke fysiotherapeut kiest in eerste instantie één opvallende waarde welke hij/zij verder wilt verdiepen en verklaren. De fysiotherapeut selecteert relevante kaartjes uit het spel die mogelijk meespelen bij het verklaren van opvallende waarden. Bijvoorbeeld als belemmerende of bevorderende factor voor uitkomstmetingen. Of als aangrijpingspunt voor verbetering. Het doel hiervan is dat de fysiotherapeut zich bewust wordt welke factoren bij hem/haar een rol spelen in zijn fysiotherapeutisch handelen (resultaten feedbacktool). Het kan daarbij gaan procesmaten, om het gebruik van uitkomstmetingen, hoe meetinstrumenten worden gebruikt in het handelen, of om de scores zelf. Een opvallende waarde (resultaat) kan verschillende verklaringen hebben. Sommige dingen zullen niet op te lossen zijn, andere zaken kunnen veranderbaar zijn. Toelichten van gekozen kaartjes De fysiotherapeut legt het kaartje met de factor die het zwaarste weegt bovenaan en vervolgens onderliggende kaartjes op dezelfde wijze. En licht de selectie vervolgens toe aan zijn/haar collega s. Collega fysiotherapeuten geven feedback en kunnen suggesties doen om andere kaartjes uit het spel toe te voegen. Er kunnen verdiepende vragen gesteld worden: Ik zie dat je [aantal] kaartjes gekozen hebt, is wat je gekozen hebt volledig of heb je nog aan andere dingen gedacht? Waarom heb je specifiek voor deze kaartjes gekozen? Wat hebben de kaartjes met elkaar te maken? Zie je een verband? Hoe kunnen de kaartjes de opvallende waarde verklaren? Waaruit blijkt dat het kaartje invloed heeft op de opvallende waarde? En op welke manier uit zich dat? Is de factor op het kaartje te beïnvloeden, en op welke manier? De coach schuift af en toe bij een groepje aan. De coach beluistert de discussie en merkt verschillen op. Wanneer dit nog niet goed naar voren komt, stelt de coach verdiepende vragen: Waarom vind je dat deze factor je positief/negatief beïnvloedt? Wat zorgt ervoor dat deze factor je negatief beïnvloedt en in wat/wat doet het dan? Hoe zou je het liefste zien dat het gaat? Wat is hiervoor nodig? Wat kan er anders gedaan worden? Wat kun je zelf doen? 3.3.6 Stap 6: Nawerk intervisiebijeenkomst 2 Op basis van het gesprek en de feedback van collega s kiest de fysiotherapeut de belangrijkste aanknopingspunten voor actie en vormt op basis hiervan één of meerdere leerdoelen. Deze vormen samen het persoonlijk verbeterplan (bijlage 6). Het verbeterplan wordt geactualiseerd op Compass. Pagina 14
De intervisiecoach zal de aanwezigheid van alle intervisiedeelnemers tijdens de intervisiebijeenkomst binnen Compass afvinken en u tekent een presentielijst. Daarnaast zal de intervisiecoach bij de intervisiedeelnemers aanvinken of er voldaan of niet voldaan is aan de intervisie. Een intervisiedeelnemer heeft voldaan aan de intervisiebijeenkomst indien de intervisiedeelnemer: Alle onderdelen van de voorbereidingen heeft doorlopen en heeft geüpload naar Compass Actief heeft geparticipeerd tijdens de intervisiebijeenkomst Een SMART geformuleerd verbeterplan heeft opgesteld/bijgesteld op basis van de feedback van de peers Hierna zal de intervisiecoach de intervisiegroep archiveren. Dit betekent dat de materialen (uploads en ingevulde vragenlijsten) verwijderd worden. Indien u dit materiaal wilt behouden adviseren wij u om de materialen op uw computer op te slaan kort na de tweede intervisiebijeenkomst. 4 Samenvatting intervisieproces Intervisiebijeenkomst 1 Voorbereiding 1 Fysiotherapeut leest de handleiding van de Online Feedback Tool 2 Fysiotherapeut vult de profielschets procesmaten, de profielschets uitkomsten en/of het PROM profiel in. 3 Fysiotherapeut vormt drie opvallende waarden en neemt deze mee naar de bijeenkomst Intervisiebijeenkomst 1 De intervisiecoach geeft een korte inleiding over het proces van intervisie en maakt afspraken met de groep over privacy en veiligheid 2 Fysiotherapeut omschrijft drie opvallende waarden aan de groep 3 De groep stelt aanvullende en verdiepende vragen 4 In groepjes vindt er peer reflectie plaats 5 In groepjes wordt er gezocht naar verklarende factoren 6 Iedere fysiotherapeut komt aan de beurt 7 Evaluatie intervisie en vervolgafspraken met coach Nawerk 1 Fysiotherapeuten maken zelfstandig een verbeterplan 2 De intervisiecoach vinkt binnen Compass de aanwezigheid van alle intervisiedeelnemers af en geeft aan of zij hebben voldaan aan de intervisie. Intervisiebijeenkomst 2 Voorbereiding 1 Fysiotherapeut bekijkt de FBT en vult profielschets procesmaten en uitkomstmaten en PROM-profiel in (of vult aan/herziet scores van de vorige bijeenkomst). 3 Fysiotherapeut vormt drie opvallende waarden (of vult aan/herziet scores van de vorige bijeenkomst) en neemt deze mee naar de intervisiebijeenkomst Intervisiebijeenkomst 1 De groepscoach geeft een korte inleiding over het proces van intervisie en maakt afspraken met de groep over privacy en veiligheid 2 In groepjes kiezen de fysiotherapeuten één opvallende waarde en gaan opzoek naar Pagina 15
verklarende factoren met het kwaliteitsspel 3 Fysiotherapeut 1 (FT1) licht de gekozen kaartjes toe, de groep stelt verdiepende vragen 4 FT2-8 lichten gekozen kaartjes toe. De groep stelt verdiepende vragen 5 Fysiotherapeut vat de verklarende factoren samen 6 Iedere fysiotherapeut komt aan de beurt Nawerk 1 Fysiotherapeuten maken zelfstandig een verbeterplan 2 Therapeuten slaan desgewenst hun verbeterplan en andere geüploade materialen op op hun eigen computer 3 De intervisiecoach vinkt binnen Compass de aanwezigheid van alle intervisiedeelnemers af en geeft aan of zij hebben voldaan aan de intervisie. 4 De intervisiecoach archiveert de groep nadat iedereen zijn verbeterplan heeft geüpload 5 Bibliografie Lave J, Wenger E. Communities of practice. 1998;(1991). Ivers N, Jamtvedt G, Flottorp S, et al. Audit and feedback: effects on professional practice and health care outcomes (Review). Cochrane Database Syst Rev. 2012;(7):1 227. Wenghofer EF, Way D, Moxam RS, Wu H, Faulkner D, Klass DJ. Effectiveness of an Enhanced Intervisie Program : Introducing Education into Regulatory Assessment. 2006;26(3):199 208. Overheem K, Faber MJ, Onyebuchi AA, et al. Doctor performance assessment development in daily practise: does it help doctors or not? A systematic review and impact of a new system. Med Educ. 2007;41(11):1039 1049. Phillips Fox D. Intervisie of Health Care Professionals: A Systematic Review of the Literature. Melbourne; 2009:1 98. Pronovost PJ, Hudson DW. Improving healthcare quality through organisational peer-tointervisie: lessons from the nuclear power industry. BMJ Qual Saf. 2012;21(10):872 5. Van Dulmen SA, Maas MJ, Staal B, et al. Effectiveness of peer-assessment for implementing a Dutch physical therapy low back pain guideline: a cluster randomized controlled trial. Phys Ther. 2014 Oct;94(10):1396-409. Maas J, van der Wees P, Braam C, et al. An Innovative Intervisie Approach to Enhance Guideline Adherence in Physical Therapy: A Single-Masked, Cluster-Randomized Controlled Trial. Phys Ther. 2014 Apr;95(4):600-12. Kluger AN, Denisi A. The Effects of Feedback Interventions on Performance : A Historical Review, a Meta-Analysis, and a Preliminary Feedback Intervention Theory. 1996;119(2):254 284. Pagina 16
Mann K, van der Vleuten CP, Eva KW, et al. Tensions in informed self-assessment: how the desire for feedback and reticence to collect and use it can conflict. Acad Med. 2011;86(9):1120 1127. Eva KW, Armson H, Holmboe E, et al. Factors influencing responsiveness to feedback: on the interplay between fear, confidence, and reasoning processes. Adv Health Sci Educ Theory Pract. 2012;17:15 26. Archer JC. State of the science in health professional education: effective feedback. Med Educ. 2010;44(1):101 108. 6 Bijlagen Pagina 17
Bijlage 1: Regels voor het geven en ontvangen van feedback Het geven en ontvangen van peer feedback is geen vanzelfsprekendheid. Het zijn vaardigheden die ontwikkeld kunnen worden. Uit onderzoek blijkt, dat naarmate je vaardiger geworden bent in het geven van peer feedback, je ook vaardiger wordt in het beoordelen van jezelf. De effectiviteit van feedback voor leren en veranderen is onder andere afhankelijk van: De kwaliteit van de feedback: vorm, inhoud en stijl 4 De betrouwbaarheid van de feedbackgever De veiligheid van de leeromgeving 3 De beleving van de feedback (bedreigend of informatief) 5,6 De persoonlijke betekenisgeving en acceptatie De aansluiting van feedback bij persoonlijke doelen en verwachtingen 9 De transfer van feedback naar concrete gedragsverandering 2 Systematische reflectie is de link tussen het ontvangen van feedback en het gebruik van feedback om te leren. Je kunt spontaan leren (impliciet) of bewust leren door reflectie op het eigen gedrag of op het gedrag van anderen (expliciet). Als reflectie expliciet wordt gemaakt, dan komt er kennis vrij, waarvan peers kunnen leren. Dat is één van de doelstellingen van intervisie. De figuur laat zien hoe informatie verwerkt wordt door middel van intervisie. Constructieve peer feedback leidt tot zinvolle verbeterdoelen en verbeteracties, mits deze feedback ook wordt geaccepteerd en wordt gebruikt. Dat is niet alleen afhankelijk van de feedbackgever, dat is ook afhankelijk van de feedbackontvanger. In onderstaande paragraaf worden tips gegeven om de effectiviteit van peer feedback te bevorderen. Tips voor de feedbackgever Feedback richt zich op geobserveerd gedrag, toegelicht met voorbeelden daarvan. Niet: Je kennisniveau is te laag Wel: Uit de manier waarop je de cliënt informatie geeft, kan ik opmaken dat je onvoldoende kennis van deze aandoening. Feedback is persoonlijk gericht Spreek je collega met de naam aan. Spreek voor jezelf. ik heb gezien dat je. Ga na of je collega ontvankelijk is voor feedback. Geef geen tussentijdse feedback tijdens performances; dat beïnvloedt de taakgerichtheid. Realiseer je dat stress de ontvankelijkheid voor feedback vermindert. Laat je collega eerst zelf terug kijken om structuur aan te brengen. Pagina 18
Feedback is concreet en specifiek. Baseer je feedback op de doelstellingen en de beoordelingscriteria. Niet: Je communiceert niet cliëntgericht Wel: Je hebt laten zien dat je systematisch vragen kunt stellen om de hulpvraag helder te krijgen, maar de onderliggende motieven van de cliënt zijn mij niet helder geworden. Feedback is transparant Ben echt in je rol als feedbackgever, geef geen dubbelzinnige boodschappen. Geef kritische feedback, geen tissue-feedback Geef welgemeende feedback, geen gemaakte feedback Je non-verbale gedrag is in overeenstemming is met je verbale gedrag Feedback is kort en bondig. Val niet in herhaling. De feedbackronde stopt als alles gezegd is. Het is niet nodig dat iedereen feedback geeft als dat geen toegevoegde waarde heeft. Beperk je tot de hoofdzaken! Feedback richt zich zowel op sterke als zwakke kanten. Noem eerst wat goed ging, noem dan wat verbeterd kan worden, ook al lijkt die informatie overbodig. Er is een natuurlijke neiging van feedbackgevers om zich alleen te richten op wat beter kan. Feedback sluit aan bij de leerbehoefte en de fase van verandering. Realiseer je in welke fase van verandering je collega zit. Als je daar geen idee van hebt, vraag er dan naar. Feedback die niet aansluit bij de fase van verandering, wordt afgewezen. Een collega die voor het eerst de gespreksvoering met zijn cliënt anders vormgeeft dan gewend, verdient daarvoor een compliment en hoeft niet gefrustreerd te worden met informatie over hoe het nog beter kan. Alles kan beter. Omgekeerd wil je als gevorderde niet geconfronteerd worden met feedback die bestemd is voor beginners. Feedback richt zich op zowel de cognitieve als metacognitieve (regulatieve) aspecten. Koppel feedback terug naar de doelstellingen van de opdracht; gebruik daarbij altijd de beoordelingscriteria ter ondersteuning. Wat was de doelstelling van de opdracht en in hoeverre is die doelstelling bereikt (cognitief)? Maak helder wat nog verbeterd kan worden en doe een voorstel hoe dat het beste aangepakt kan worden (metacognitief). Vraag terug of dat ook haalbaar is in de context waarin je collega werkt. Kortom, peer feedback geven is niet vrijblijvend. Je hebt de verantwoordelijk als feedback-gever, dat de ontvanger je feedback begrijpt, accepteert, weet wat er te doen staat en ook vertrouwen heeft in de mogelijkheden om te veranderen. Pagina 19
Tips voor de feedback ontvanger Probeer feedback te beschouwen als informatie, niet als een persoonlijk oordeel. Schiet niet meteen in de verdediging, ook al vind je het commentaar van je collega niet terecht. Wacht totdat de anderen feedback gegeven hebben. Als feedback de plank mis slaat, stellen je collega s die vanzelf bij. Vat verkregen feedback kort samen. Controleer of je de feedback goed begrepen hebt. Stel aanvullende vragen als je het niet goed begrepen hebt en becommentarieer feedback als dat nodig is. Geef aan wat je met deze feedback gaat doen, hoe en wanneer. Kortom, peer feedback ontvangen is niet vrijblijvend. Je hebt de verantwoordelijkheid als feedbackontvanger om aan te geven in hoeverre je de ontvangen feedback begrijpt, accepteert en wat je er wel of niet mee gaat doen. Pagina 20
Bijlage 2: Profielschets procesmaten Inleiding Ter voorbereiding op de eerste intervisiebijeenkomst vult u de onderstaande vragenlijst in op therapeutniveau. Voor deel I (vraag 1 t/m 11) maakt u gebruik van de gegevens uit de Landelijke Database Fysiotherapie (LDF), welke inzichtelijk worden gemaakt via de online feedbacktool (zie ook bijlage 5). De informatie met betrekking tot deel II (vraag 12 t/m 18) van de procesvariabelen kunt u halen uit uw EPD systeem. Profielschets Procesmaten Deel I (zie bijlage 5, stap 1 en 2) Variabelen 1 Aantal dossiers in de LDF ( N dossiers) 2 Verdeling man/vrouw: Percentage vrouwen (%) % 3 Meest voorkomende leeftijdsgroep van cliënten (leeftijdsgroep) 4 Percentages van bovengenoemde leeftijdsgroep (%) % 5 Duur van de klacht: Percentage acute klachten (%) % 6 Duur van de klacht: Percentage subacute klachten (%) % 7 Duur van de klacht: Percentage chronische klachten (%) % 8 Procesindicator Verslaglegging (anamnese/onderzoek) : Percentage % vastgelegd in dossier (%) 9 Procesindicator Verslaglegging (analyse/diagnose) : Percentage vastgelegd in dossier (%) 10 Procesindicator Gebruik meetinstrumenten : Percentage vastgelegd in dossier (%) 11 Procesindicator Behaald resultaat : Percentage vastgelegd in dossier (%) Individuele score fysiotherapeut % % % Profielschets Procesmaten Deel II (zie bijlage 5, stap 3) Variabelen 12 Chronische lijst: Verhouding chronisch/niet chronisch (% chronisch) % 13 Chronische lijst: Verhouding chronisch/niet chronisch (% niet-chronisch) % 14 Percentage chronisch (uit gegevens zorgverzekeraar) van specialisatie % (%) 16 Intake en screening: Aantal patiënten screening (%) % 17 Intake en screening: Aantal patiënten Intake en onderzoek na screening (%) 18 Intake en screening: Aantal patiënten Intake en onderzoek na verwijzing (%) Individuele score fysiotherapeut % % Pagina 21
Bijlage 3: Profielschets uitkomsten Inleiding Ter voorbereiding op de eerste intervisiebijeenkomst vult u de onderstaande vragenlijst in op therapeutniveau. Voor vragen 1 t/m 4 maakt u gebruik van de gegevens uit de Landelijke Database Fysiotherapie (LDF), welke inzichtelijk worden gemaakt via de online feedbacktool (zie ook bijlage 4). De informatie van de PREM vragenlijst (vraag 5 t/m 11) van de uitkomstvariabelen kunt u halen uit de gegevens die u ontvangt van uw meetbureau. Gebruik hiervoor de meest recente gegevens. Profielschets uitkomsten (zie bijlage 5, stap 3) Variabelen 1 Gemiddeld aantal zittingen ( N zittingen) 2 Frequentie zittingen: Percentage 0-8 zittingen (%) % 3 Frequentie zittingen: Percentage 9-20 zittingen (%) % 4 Frequentie zittingen: Percentage >20 zittingen (%) % 5 PREM vragenlijst: aantal ingevuld ( N cliënten) Individuele score fysiotherapeut 6 PREM vragenlijst: Contact met de fysiotherapeut (score) 7 PREM vragenlijst: Behandelplan (score) 8 PREM vragenlijst: De praktijk (score) 9 PREM vragenlijst: In welke mate zijn uw klachten veranderd sinds het begin van de behandeling? 10 PREM vragenlijst: In welke mate zijn uw mogelijkheden om activiteiten uit te voeren veranderd sinds het begin van de behandeling? 11 PREM vragenlijst: Score van de patiënt (score) Pagina 22
Bijlage 4: PROM profiel PROM-profiel van de Praktijk (zie bijlage 5, stap 4) NPRS Praktijk Landelijk Aantal patiënten NPRS afgenomen: Wat was de gemiddelde beginscore? Wat was de gemiddelde eindscore? Wat was de gemiddelde verschilscore? VAS Praktijk Landelijk Aantal patiënten VAS afgenomen: Wat was de gemiddelde beginscore? Wat was de gemiddelde eindscore? Wat was de gemiddelde verschilscore? PSK Praktijk Landelijk Aantal patiënten PSK afgenomen: Wat was de gemiddelde beginscore? Wat was de gemiddelde eindscore? Wat was de gemiddelde verschilscore? QBPDS Praktijk Landelijk Aantal patiënten QBPDS afgenomen: Wat was de gemiddelde beginscore? Wat was de gemiddelde eindscore? Wat was de gemiddelde verschilscore? NDI Praktijk Landelijk Aantal patiënten NDI afgenomen: Wat was de gemiddelde beginscore? Wat was de gemiddelde eindscore? Wat was de gemiddelde verschilscore? Opvallende waarden 1 2 3 Pagina 23
Bijlage 5: Handleiding Feedbacktool Processen en uitkomsten in kaart brengen Instructie: Feedbacktool en de profielschets procesmaten, profielschets uitkomstmaten, en het PROM profiel. Met behulp van de online feedbacktool (FBT) en de daarin verzamelde gegevens over proces- en uitkomstvariabelen wordt de profielschets gemaakt. Op deze manier wordt het fysiotherapeutisch handelen en de cliëntengroep van de individuele fysiotherapeut in kaart gebracht. Wanneer een praktijk cliëntendossiers levert aan de Landelijke Database Fysiotherapie (LDF), kunnen deze inzichtelijk worden gemaakt met behulp van de feedbacktool. De feedbacktool geeft eigenlijk een samenvatting van alle aangeleverde gegevens, per praktijk en per fysiotherapeut. De feedbacktool brengt het effect van fysiotherapeutisch handelen in kaart, door gebruik te maken van de proces- en uitkomstvariabelen en is gebaseerd op de specifieke informatie van de praktijk. Ook worden de gegevens vergeleken met het landelijk gemiddelde (benchmark). Om de kwaliteit van fysiotherapeutisch handelen te evalueren, maakt de fysiotherapeut een profielschets procesmaten en een profielschets uitkomstmaten. Om de profielschets te kunnen maken, heeft de fysiotherapeut toegang nodig tot en kennis nodig over de feedbacktool. De mogelijkheid om als individuele fysiotherapeut in te loggen op de LDF is op dit moment nog in ontwikkeling. Op dit moment heeft slechts de praktijkhouder of praktijkvertegenwoordiger toegang tot de LDF. Door informatie uit de LDF af te drukken of op te slaan op de computer kan de praktijkhouder of vertegenwoordiger de informatie uit de LDF beschikbaar maken voor medewerkers. Natuurlijk kunt u ook samen met uw medewerker inloggen op de LDF om zo de gegevens te verzamelen. Deze instructie dient als handleiding voor het gebruik van de online feedbacktool. Pagina 24
Stap 1: Inloggen bij de Feedbacktool van de LDF Ga naar http://www.landelijkedatabasefysiotherapie.nl/ en klik op Inloggen. U dient in te loggen met het KNGF-relatienummer en wachtwoord waarmee de praktijk is aangemeld bij de Landelijke Database Fysiotherapie. Nota Bene: Alleen het wachtwoord vergeten? De praktijk kan gemakkelijk een nieuw wachtwoord aanvragen, klink op het onderstreepte woord hier in het startscherm (zie de figuur hieronder) waar je naartoe geleid wordt nadat je op inloggen hebt geklikt (zie de figuur hierboven). Zijn de inloggegevens onbekend? Laat uw praktijk contact opnemen met KNGF Ledenvoorlichting (zie de blauwe pijl in de figuur hieronder). Pagina 25
Stap 2: Invullen Profielschets procesmaten deel I Na te hebben ingelogd zoals beschreven staat onder Stap 1 volgt u onderstaande stappen om deel I van de profielschets procesmaten in te vullen. Procesvariabelen De Feedbacktool (FBT) van de LDF geeft onder andere een samenvatting van procesvariabelen die vanuit het patiëntendossier verzameld zijn in de LDF. De FBT geeft inzicht in het aantal patiënten, de gemiddelde volledigheid van de dossiers, en managementinformatie voor de praktijk. Om bij deze procesvariabelen te komen staat hieronder beschreven op welke wijze u verder dient te navigeren binnen de FBT, nadat u bent ingelogd in de FBT (bij het eerste print screen van Stap 1). Na ingelogd te zijn komt u op de onderstaande pagina, klik op die pagina op het tabblad Rapportage(s) (zie de blauwe pijl hieronder): Pagina 26
Vervolgens komt u aan op de onderstaande pagina, klik hier op de onderste rode balk, waarin Praktijk Feedback rapportage wordt weergegeven (zie wederom de blauwe pijl hieronder) U komt dan op de webpagina die hieronder staat weergegeven. Om Deel I van de profielschets procesmaten in te kunnen vullen (gegevens op therapeutniveau) dient u op deze pagina eerst enkel uw eigen gegevens te selecteren. Om dit te doen dient u op Patiëntkenmerken te klikken (zie de blauwe pijl hieronder) Pagina 27
Vervolgens komt u op de onderstaande pagina terecht. Hier dient u op Resultaten filteren op te klikken (zie de blauwe pijl hieronder) : U komt op de onderstaande pagina. Klik hier met uw muis op het witte vlak dat staat onder Behandelaar (zie de blauwe pijl hieronder). Vervolgens kunt u uw naam selecteren en vervolgens op ok klikken om binnen de FBT enkel uw aangeleverde patiëntgegevens te selecteren (en daarmee dus de gegevens op therapeutniveau te selecteren). Pagina 28
Het onderstaande scherm verschijnt dan, klik daar op Toon X-aantal respondenten (het X-aantal dat hier verschijnt is afhankelijk van het aantal patiëntendossiers dat vanuit uw EPD is geleverd aan de LDF) vervolgens heeft u de selectie toegepast om op therapeutniveau de resultaten in te kunnen zien (scrol hiervoor naar beneden op de pagina die dan geladen wordt). Nadat u de bovenstaande stappen heeft uitgevoerd kunt u vragen 1 tot en met 7 van de profielschets procesmaten deel I beantwoorden. Nadat u item 1 tot en met 7 heeft ingevuld scrolt u weer naar het bovenste gedeelte van de webpagina. U ziet dan het onderstaande in uw beeldscherm, klik op Naar overzichtsscherm (zie de blauwe pijl hieronder). U komt dan op de onderstaande pagina. U heeft nog steeds de selectie op therapeutniveau toegepast (zie de blauwe cirkel). Met de gegevens op de onderstaande pagina kunt u vragen 8 tot en met 11 van de profielschets procesmaten deel I, en vragen 1 tot en met 4 van de profielschets uitkomsten beantwoorden. Let op: item 8 tot en met 12 zijn gewoon af te lezen uit de kolom Score, waar de percentages worden weergegeven en in de kolom Benchmark. De percentages die benodigd zijn om item 13, 14 en 15 in te vullen kun je achterhalen door met de muis op de staafdiagram naast Aantal zittingen te gaan staan, zie de groene cirkel (niet klikken, enkel de muis er boven laten zweven). Wanneer u de muis boven het groene, licht paarse en donker paarse gedeelte houdt worden achtereenvolgens de percentages van 0-8 zittingen, 9-20 zittingen en >20 zittingen weergegeven in een zogenaamd ballonnetje (nogmaals, u hoeft NIET te klikken op de diagram, houd enkel de muis boven de drie gekleurde gedeeltes van de diagram voor de antwoorden). Pagina 29
Pagina 30
Stap 3: Invullen deel II van de profielschets procesmaten (bijlage 2) en de profielschets uitkomstmaten (bijlage 32) Om de items van Deel II van Bijlage 1 te beantwoorden gebruikt u de gegevens die vermeld staan in uw elektronische patiëntendossier en declaratiemodule (deze kunnen van elkaar verschillen, bijvoorbeeld wanneer u Fysioroadmap gebruikt voor uw patiëntendossier en Intramed voor uw declaraties). Om vragen 5 tot en met 11 van de profielschets uitkomsten te beantwoorden maakt u gebruik van de gegevens die u aangeleverd krijgt van het meetbureau waarbij u aangesloten bent om de PREM uit te vragen. Pagina 31
Stap 4: Invullen van het PROM profiel (bijlage 4) Na te hebben ingelogd zoals beschreven staat onder Stap 1 komt u op de onderstaande pagina terecht. U kunt de onderstaande stappen volgen om bijlage 4 in te kunnen vullen. Wanneer u reeds ingelogd bent kunt u op het tabblad PROMs klikken (zie de blauwe pijl hieronder). Vervolgens kunt één voor één op de blauwe balk (behorende bij de verschillende PROMs) klikken om een uitvergroting van de verzamelde gegevens behorende tot die PROM weergegeven te krijgen (zie de groene pijl hieronder). Na op de balk behorende bij een individuele PROM te hebben geklikt verschijnt onderstaande figuur. In het linkerdeel van de figuur worden uw resultaten weergegeven en in het rechter gedeelte wordt de Benchmark weergegeven. Onderin de figuur valt het aantal patiënten af te lezen. Door met uw muis boven beide zwarte stippen en de groene balk te houden (LET OP ook hier hoeft u niet te klikken) worden een ballonnetje weergegeven waarin de gegevens staan beschreven die u nodig heeft om bijlage 4 in te vullen. Nadat u voor deze PROM de benodigde gegevens hebt verzameld kunt u op de button Naar startscherm klikken. U komt dan weer op de pagina waar de andere PROMs ook weergegeven staan. Pagina 32
Door achtereenvolgens alle PROMs aan te klikken kunt u de benodigde gegevens achterhalen voor bjlage 4. Legenda: De linker kolom toont de resultaten van de praktijk, de rechter kolom is de benchmark, gebaseerd op patiëntgegevens van alle deelnemende praktijken aan de Landelijke Database Fysiotherapie. T0 (eerste zwarte stip): de gemiddelde beginscore (van alle patiënten waarbij de NDI is gebruikt) T1 (tweede zwarte stip): de gemiddelde eindscore Rode balk: de gemiddelde verschilscore (eindscore beginscore) N = : het aantal mensen die de PROM hebben ingevuld Door met de muis over de figuur te gaan, worden getallen zichtbaar: Pagina 33