Handleiding Kwaliteitseisen Plusprogramma 2019

Transcriptie

1 Handleiding Kwaliteitseisen Plusprogramma

2 Inhoud Inhoudsopgave Wijzigingenbeheer Inleiding Kandidaatsperiode Plusprogramma 1 juli 2018 tot en met 31 december Deelname periode 1 januari 2019 tot en met 31 december Overzicht kwaliteitsnormen Plusprogramma Controle op kwaliteitsnormen Verloop uitvoering en implementatie verbeterplan Procedure niet voldoen aan de kwaliteitsnormen Toelichting op de kwaliteitsnormen Klantervaringsonderzoek Dataverzameling EPD Intervisie Visitatie

3 Wijzigingenbeheer Versie Datum Opmerkingen Auteur(s) Eerste versie opgesteld t.b.v. aanmeldronde Anouk Rozeboom Plusprogramma

4 1. Inleiding Het Plusprogramma is in 2016 tot stand gebracht. De aanleiding was dat Zilveren Kruis had besloten de procedure en de voorwaarden voor de toekenning van plusovereenkomsten aan fysiotherapiepraktijken te wijzigen. Het werd vanaf 1 januari 2016 een voorwaarde voor fysiotherapiepraktijken om aangesloten te zijn bij een praktijkkwaliteitsregister om überhaupt in aanmerking te komen voor een plusovereenkomst Zilveren Kruis (ZK). Om de fysiotherapiepraktijken te faciliteren die een plusovereenkomst ZK nastreefden, heeft het KNGF besloten het Plusprogramma in te richten. Het KNGF heeft binnen het Plusprogramma niet haar eigen visie op kwaliteit doorgevoerd. Er is bewust voor gekozen om binnen het programma de inkoopvoorwaarden van ZK te volgen en daarmee expliciet slechts de rol van facilitator in te nemen. Het KNGF brengt haar eigen kwaliteitsbeleid tot uitdrukking binnen de ontwikkeling van het nieuwe kwaliteitsregister KRF NL en stelt dat voor de gehele beroepsgroep beschikbaar. In de periode zomer 2016 tot nu is er drie keer een instroomronde geweest voor deelname aan het Plusprogramma. Voor alle deelnemende fysiotherapiepraktijken eindigt de huidige plusovereenkomst met ZK op 31 december Voor 2019 heeft ZK haar inkoopvoorwaarden gepubliceerd. In dit document worden deze voorwaarden vertaald in normen en daarop gebaseerde kwaliteitseisen. Iedere fysiotherapiepraktijk die aan de instapvoorwaarden voldoet kan deelnemer worden van het Plusprogramma. Om deelnemer te worden of te blijven in 2019 is het noodzakelijk dat een fysiotherapiepraktijk zich aanmeldt tussen 16 mei 2018 en 13 juni Alleen aanmeldingen die gedaan worden via de digitale aanmeldportal Plusportaal zijn geldig. Let op; ook de huidige pluspraktijken moeten zich opnieuw aanmelden! Fysiotherapiepraktijken die al deelnemer aan het Plusprogramma zijn kunnen volstaan met de digitale aanmelding. Indien een huidige pluspraktijk aan de instapvoorwaarden ZK 2019 voldoet, dan blijft de praktijk gedurende 2018 voldoen aan de eisen zoals gesteld voor huidige deelname Plusprogramma en zal ZK in het najaar voor deze praktijk een plusovereenkomst 2019 klaarzetten. Vanaf 1 januari 2019 worden dan de voorwaarden zoals gesteld in de Handleiding Kwaliteitseisen Plusprogramma 2019 van kracht. Nieuwe fysiotherapiepraktijken met een basisovereenkomst ZK, die zich in 2018 aanmelden voor het Plusprogramma, worden in eerste instantie Kandidaat deelnemer Plusprogramma. Deze status krijgt een fysiotherapiepraktijk als zij na de digitale aanmelding van het KNGF een bericht heeft gekregen dat ZK heeft geconstateerd dat zij aan de eerste drie instapvoorwaarden van het Plusprogramma voldoen. Deze praktijken zijn Kandidaat deelnemer Plusprogramma vanaf 1 juli 2018 tot 1 januari In deze periode dient men reeds aan de deelnemersvoorwaarden zoals beschreven in de Handleiding Kwaliteitseisen Plusprogramma 2019 te voldoen. Daarbij conformeert de praktijk zich aan de verplichting voor 1 december 2018 een praktijkvisitatie te doorlopen. De criteria hiervoor staan beschreven in dit document. Mocht u naar aanleiding van deze handleiding nog vragen hebben, dan kunt u deze stellen per mail aan [email protected] of bellen met KNGF ledenvoorlichting via

5 Programmabureau Plusprogramma 2. Kandidaatsperiode Plusprogramma 1 juli 2018 tot en met 31 december 2018 Voordat fysiotherapiepraktijken kunnen deelnemen aan het Plusprogramma dienen ze aan de volgende instapvoorwaarden, opgesteld door Zilveren Kruis, te voldoen: 1. De behandelindex ZK over 2017 is minimaal 57 en maximaal De netto respons op het klantervaringsonderzoek (PREM-vragenlijst) (over alle patiënten van een praktijk) wordt gesteld op minimaal 50 volledig ingevulde vragenlijsten over De waardering van het klantervaringsonderzoek (PREM-vragenlijst) is minimaal een 8 over De vierde voorwaarde is pas van toepassing als aan de eerste drie instapvoorwaarden is voldaan. 4. Succesvol afronden van een praktijk visitatie vóór 1 december De eerste drie instapvoorwaarden worden door Zilveren Kruis beoordeeld. Vanaf 1 juli 2018 zijn alle aanmeldingen verwerkt en beoordeeld. Nieuwe fysiotherapiepraktijken die voldoen aan de instapvoorwaarden worden kandidaat deelnemer Plusprogramma voor de periode 1 juli 2018 tot en met 31 december Huidige pluspraktijken die aan de instapvoorwaarden 2019 voldoen blijven deelnemer aan het Plusprogramma en zijn dus geen kandidaat deelnemer Plusprogramma. Een positieve beoordeling betekent voor een nieuwe fysiotherapiepraktijk: a. De praktijk krijgt de status Kandidaat deelnemer Plusprogramma. b. De praktijk is uiterlijk vanaf 1 juli 2018 aangesloten aan de LDF en gaat maandelijks data aanleveren aan de LDF. c. De praktijk dient vanaf 1 juli 2018 voortdurend aan alle voorwaarden zoals beschreven in de Handleiding kwaliteitseisen Plusprogramma 2019 te voldoen. d. Alle medewerkers van de praktijk nemen tenminste 1x deel aan een intervisiebijeenkomst in e. De praktijk ondergaat een KNGF visitatie voor 1 december 2018 en sluit deze succesvol af (op alle onderdelen wordt 3 gescoord). Het betreft een visitatie die als doel heeft een beeld van de praktijk op dat moment te krijgen. De uitslag is bepalend of de praktijk wel of niet kan gaan deelnemen aan het Plusprogramma in Er is in dit geval geen sprake van de mogelijkheid tot hervisitatie. Het Kandidaat deelnemerschap aan het Plusprogramma wordt beëindigd indien geconstateerd wordt dat: a. Er in 2018 minder dan 5 maanden aaneengesloten data is aangeleverd aan de LDF. b. Er 1 of meer medewerkers van de praktijk geen KNGF intervisiebijeenkomst hebben gevolgd in c. De KNGF visitatie met een onvoldoende resultaat is afgesloten. Mocht voor de praktijk de status Kandidaat deelnemer Plusprogramma reeds te zijn omgezet in de status Deelnemer Plusprogramma, dan wordt bij constatering van een van bovenstaande feiten de deelname aan het Plusprogramma beëindigd. 5

6 Dataverzameling EPD Klantervaringsonderzoek Een positieve beoordeling betekent voor een huidige pluspraktijk: a. De praktijk komt in 2019 wederom in aanmerking voor een plusovereenkomst ZK. b. In 2018 blijft de praktijk voldoen aan de deelname eisen zoals gesteld in de Handleiding Kwaliteitseisen Plusprogramma c. De praktijk dient vanaf 1 januari 2019 voortdurend aan alle voorwaarden zoals beschreven in de Handleiding kwaliteitseisen Plusprogramma 2019 te voldoen (zie hoofdstuk 3) d. De KNGF visitatie die is doorlopen in het kader van de lopende plusovereenkomst ( ) heeft een geldigheid van twee jaar na de visitatiedatum. Voor de nieuwe plusovereenkomst 2019 geldt dat er een nieuwe KNGF visitatie plaatsvindt binnen twee jaar na de eerste visitatiedatum. Er hoeft dus geen visitatie doorlopen te worden voor 1 december 2018! 3. Deelname periode 1 januari 2019 tot en met 31 december 2019 Voor het Plusprogramma 2019 worden op jaarbasis de onderstaande normen aan de kwaliteitselementen gesteld. De uitkomsten worden maandelijks aan de praktijkhouder verstrekt, maar ook gecontroleerd door het Programmabureau Plusprogramma. 3.1 Overzicht kwaliteitsnormen Plusprogramma 2019 Kwaliteitselement Item Beschrijving van de norm Norm Uitzetpercentage Het percentage uitgezette vragenlijsten door het meetbureau, gebaseerd op het aantal aangeleverde afgesloten behandelepisodes door de praktijk. Minimaal 70% op jaarbasis. Respons percentage Het percentage van de door de praktijk via een meetbureau uitgezette PREM vragenlijsten dat ingevuld retour is ontvangen. Minimaal 15% op jaarbasis. Score De gemiddelde PREM score behaald door de praktijk. Minimaal 8.00 op jaarbasis. Data aanlevering Frequentie waarmee data wordt aangeleverd vanuit het EPD systeem van de praktijk aan de LDF. Minimaal 1x per kalendermaand. Klinimetrie Het percentage (afgesloten) behandelepisodes waarin ten minste één meetinstrument is toegepast. 100%. Maandelijks Dossiervoering Gemiddelde percentage vastgelegd berekend over 6 indicatoren. Minimaal 90%. Maandelijks Doelmatigheid Behandelgemiddelde (= gemiddeld aantal verrichtingen per afgesloten behandelepisode). Maximaal 10% boven eigen instap behandelgemiddelde. 6

7 Hervisitatie (Verplicht wanneer tijdens de oorspronkelijke visitatie op ten minste één indicator lager dan een drie is gescoord.) Let op: Niet van toepassing tijdens kandidaatsperiode! Visitatie Intervisie Maandelijks Aantal Aantal fysieke Minimaal 3 per bijeenkomsten intervisiebijeenkomsten. kalenderjaar Intervisiemodules Aantal keer dat intervisiemodule Minimaal 1 keer per Feedback op proces en uitkomsten kalenderjaar, dient te worden gevolgd. verdeeld over 2 bijeenkomsten. Verbeterplan Aantal keer dat een persoonlijk Minimaal 3x per verbeterplan dient te worden kalenderjaar (na opgesteld en/of geactualiseerd (in iedere intervisiebijeenkomst). Compass). Frequentie Visitatie vindt minimaal 1 keer per Minimaal 1 x per 2 visitatie twee jaar per praktijk AGB plaats. jaar. Beoordeling Score op zes indicatoren van 0 4. Tenminste 3 of hoger op alle zes indicatoren. Verbeterplan Opstellen/actualiseren SMART verbeterplan voor indicatoren waarvoor tijdens de oorspronkelijke visitatie lager dan een drie is gescoord. Binnen 3 maanden na de oorspronkelijke visitatie. Termijn Termijn waarbinnen de hervisitatie dient plaats te vinden. Binnen 6 maanden na de oorspronkelijke visitatie. Score Behaalde score op de zes indicatoren (op een schaal van 0-4). Tenminste 3 of hoger op de herbeoordeelde indicatoren. 3.2 Controle op kwaliteitsnormen Als tijdens de maandelijkse controle op de kwaliteitsnormen van het Plusprogramma blijkt dat een praktijk niet voldoet aan één of meerdere kwaliteitseisen dan zal het Programmabureau hier een aantekening van maken en de praktijk daarvan in kennis stellen via een mail. In deze mail wordt de praktijk gevraagd schriftelijk aan te geven wat de aanleiding is voor het niet voldoen aan de kwaliteitseisen en welke maatregelen de praktijk neemt om herhaling te voorkomen. Blijkt dat een praktijk twee opeenvolgende maanden niet voldoet aan eenzelfde kwaliteitseis(en) dan zal de praktijk daarvan schriftelijk op de hoogte worden gesteld. De praktijk zal dan binnen 10 werkdagen een verbeterplan dienen op te stellen en te delen met het Programmabureau: - Het verbeterplan dient SMART geformuleerd te zijn (KNGF stuurt hiervoor een instructie mee met de schriftelijke signalering en het format is te vinden op de KNGF website). 7

8 - Het verbeterplan moet binnen zes maanden uitgevoerd zijn na datum van de eerste signalering van het Programmabureau dat er op het betreffende item niet voldoende werd gescoord. In het verbeterplan beschrijft de praktijk hoe en wanneer men beoogt aan de norm behorende bij het kwaliteitselement te gaan voldoen. - De inhoud van het verbeterplan wordt gedeeld met het Programmabureau. - Het Programmabureau beoordeelt of het verbeterplan aansluit bij de geconstateerde afwijking van de kwaliteitseis en de norm. - Het Programmabureau meldt, op verzoek van, aan Zilveren Kruis dat de praktijk een verbeterplan gaat uitvoeren. - Een praktijk kan, indien daar behoefte aan is, advies inwinnen bij het Programmabureau ten aanzien van de mogelijkheden om te verbeteren op de verschillende kwaliteitseisen Verloop uitvoering en implementatie verbeterplan 1. Uitvoeren verbeterplan: - Gedurende de uitvoering van het verbeterplan (verbetertraject) dient de praktijk te blijven voldoen aan de overige kwaliteitsnormen. 2. Controle uitkomst uitvoering verbeterplan: - Gedurende het verbetertraject volgt er een toetsing door het Programmabureau waarin wordt beoordeeld of voldaan wordt aan de norm voor het kwaliteitselement waarvoor het verbetertraject is gestart. Afhankelijk van aard en soort kan accordering door het Programmabureau plaatsvinden schriftelijk, op afstand meekijkend of op locatie. 3. Bij akkoord uitkomst verbeterplan: - Bij een akkoord vanuit het Programmabureau volgt afsluiting van periode verbeterplan in het Plusprogramma. - Zilveren Kruis krijgt schriftelijk bericht dat de praktijk het verbeterplan met positief resultaat heeft uitgevoerd en voldoet aan de gestelde kwaliteitsnormen. 4. Bij niet akkoord uitkomst verbeterplan: - De deelname van de praktijk aan het Plusprogramma wordt beëindigd. - Zilveren Kruis krijgt schriftelijk bericht dat de praktijk geen deelnemer aan het Plusprogramma meer is, omdat zij niet heeft voldaan aan de gestelde kwaliteitseisen. - Dit kan als consequentie hebben dat de plusovereenkomst met Zilveren Kruis door Zilveren Kruis wordt beëindigd Procedure niet voldoen aan de kwaliteitsnormen Deelname aan het Plusprogramma is niet vrijblijvend. Deelnemers stemmen in met de deelnemersvoorwaarden zoals beschreven in deze Handleiding Kwaliteitseisen Plusprogramma 2019 en gaan daarmee de verplichting aan maandelijks en jaarlijks te voldoen aan de normen die aan de kwaliteitselementen zijn gekoppeld. Het Programmabureau monitort of praktijken voldoen aan de gestelde normen binnen de kwaliteitselementen van het Plusprogramma. Praktijken die niet voldoen aan een of meerdere normen worden daar op door het Programmabureau op gewezen, zodat zij zich kunnen verbeteren. 8

9 Dat aver zam elin g Klantervaringsonderzoek Mocht een deelnemende praktijk moeilijkheden ondervinden om aan de normen te voldoen, dan kan zij om ondersteuning vragen door het Programmabureau. De praktijk blijft echter te allen tijde verplicht om maandelijks te voldoen aan de kwaliteitseisen. Niet voldoen aan een norm heeft tot gevolg dat per kwaliteitselement een specifieke procedure wordt gevolgd. Deze staan beschreven in onderstaande tabel. Het voortdurend niet voldoen aan de gestelde kwaliteitsnormen zal uiteindelijk beëindiging van deelname aan het Plusprogramma tot gevolg hebben. Kwaliteitselement Item Norm Behaald Niet behaald Uitzetpercentage Minimaal 70% op jaarbasis - Verbeterplan, herbeoordeling na 6 maanden in het daaropvolgende kalenderjaar. - Bij norm niet behaald na herbeoordeling door Programmabureau volgt beëindiging deelname Plusprogramma. Responspercentage Minimaal 15% op jaarbasis - Verbeterplan, herbeoordeling na 6 maanden, in het daaropvolgende kalenderjaar. - Bij norm niet behaald na herbeoordeling door Programmabureau volgt beëindiging deelname Plusprogramma. Score Minimaal 8.00 op jaarbasis - Verbeterplan, herbeoordeling na 6 maanden in het daaropvolgende kalenderjaar. - Bij norm niet behaald na herbeoordeling door Programmabureau volgt beëindiging deelname Plusprogramma. Data aanlevering Minimaal 1x per kalendermaand - Na 1 maand een verklaring hiervoor aanleveren. 9

10 Klinimetrie 100% Maandelijks Dossiervoering Minimaal 90% Doelmatigheid Maandelijks Maximaal 10% boven eigen instap behandelgemiddelde Maandelijks - Na 2 opeenvolgende maanden verbeterplan schrijven. -Implementatie verbeterplan <6 maanden na het 1 e alert van het Programmabureau. - Bij norm niet behaald na herbeoordeling door programmabureau volgt beëindiging deelname Plusprogramma. - Na 1 maand een verklaring hiervoor aanleveren. - Na 2 opeenvolgende maanden verbeterplan schrijven. - Implementatie verbeterplan <6 maanden na 1 e alert van het Programmabureau. - Bij norm niet behaald na herbeoordeling door Programmabureau volgt beëindiging deelname Plusprogramma. -Na 1 maand verklaring aanleveren. -Na 2 opeenvolgende maanden verbeterplan schrijven. -Implementatie verbeterplan <6 maanden na 1 e alert van het Programmabureau. - Bij norm niet behaald na herbeoordeling door Programmabureau volgt beëindiging deelname Plusprogramma. - Na 1 maand een verklaring hiervoor aanleveren. - Na 2 opeenvolgende maanden verbeterplan schrijven. 10

11 Visitatie Intervisie Aantal bijeenkomsten Intervisiemodule 3 Feedback op proces en uitkomsten. Minimaal 3 per kalenderjaar Minimaal 1 keer per kalenderjaar, verdeeld over 2 bijeenkomsten Frequentie visitatie Minimaal 1 x per 2 jaar Beoordeling Tenminste 3 of hoger op alle zes indicatoren - Implementatie verbeterplan <6 maanden na eerste alert van het Programmabureau. -Bij norm niet behaald na herbeoordeling door Programmabureau volgt beëindiging deelname Plusprogramma. - Aantal gemiste bijeenkomsten inhalen in 1 e kwartaal van Herbeoordeling na eerste kwartaal, op 1 april Bij norm niet behaald na herbeoordeling door Programmabureau volgt beëindiging deelname Plusprogramma. - Module inhalen in eerste kwartaal van Herbeoordeling op 1 april Bij norm niet behaald na herbeoordeling door Programmabureau volgt beëindiging deelname Plusprogramma. -Beoordeling door Programmabureau of visitatie heeft plaatsgevonden - Verbeterplan binnen 3 maanden na de visitatiedatum. - Hervisitatie binnen 6 maanden na visitatiedatum. - Herbeoordeling op basis van het rapport van de hervisitatie. - Bij norm niet behaald na herbeoordeling door Programmabureau volgt beëindiging deelname Plusprogramma. 11

12 4. Toelichting op de kwaliteitsnormen 4.1 Klantervaringsonderzoek Kwaliteitselement Item Beschrijving van de norm Norm Klantervaringsonderzoek Uitzetpercentage Het percentage uitgezette vragenlijsten door het meetbureau, gebaseerd op het aantal aangeleverde afgesloten behandelepisodes door de praktijk. Responspercentage Het percentage van de door de praktijk uitgezette PREM vragenlijsten dat ingevuld retour is ontvangen. Score De gemiddelde PREM score behaald door de praktijk. Minimaal 70% op jaarbasis. Minimaal 15 % op jaarbasis. Minimaal 8.00 op jaarbasis. KLANTERVARINGSONDERZOEK DOEL DEFINITIE Zorg dragen dat de praktijk, verdeeld over alle medewerkers, op jaarbasis voldoende klantervaringsonderzoeken uitzet, zodanig dat een representatief cijfer ontstaat. Hiervoor wordt als norm tenminste 70% uitzet van de geïndiceerde behandelepisodes van de gehele praktijk gesteld. Daarnaast dient de praktijk minimaal 15 % respons van uitgezette klantervaringsonderzoeken te hebben (niet beperkt tot ZKA verzekerden) met een waarderingscijfer voor de praktijk en individuele fysiotherapeut die gemiddeld hoger is dan een 8. De gestelde norm van tenminste 70% bestaat uit het aantal verstuurde uitnodigingen naar de patiënten om de PREM in te kunnen vullen gedeeld door het aantal afgesloten geïndiceerde behandeltrajecten, ook wel behandelepisodes genoemd. Onder afgesloten behandelepisodes wordt verstaan: 1. Afgesloten behandelepisodes of; 2. Behandelepisodes die langer dan 6 weken open staan zonder activiteit (die gelden ook als afgesloten). Toelichting chronische patiënt: De werkinstructie PREM voor het uitnodigen van een chronisch patiënt is 1 x per jaar na de 15 e behandeling. Patiënten die een heel jaar met 1 behandelepisode in behandeling zijn ontvangen na de 15 e behandeling een uitnodiging. 12

13 BEREKENING Aantal verstuurde uitnodigingen x100% = % Aantal afgesloten behandelepisodes PRAKTIJKSYSTEMATIEK Uitgangspunt bij het klantervaringsonderzoek is dat de praktijk actief deelname van patiënten probeert te stimuleren, inzicht te krijgen in de uitkomsten en hier op te sturen. Via uw meetbureau krijgt u maandelijks retourinformatie of kunt u deze inzien. U bent zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van de juiste praktijkgegevens. Uitgangspunt dient te zijn dat iedere fysiotherapeut in de praktijk een evenredig aandeel (naar patiëntgebonden werkuren) levert in het aantal uit te zetten klantervaringsonderzoeken. De praktijk dient dit te monitoren en hier actief in de richting van haar medewerkers te sturen. Natuurlijk komt het voor dat een individuele fysiotherapeut per maand wel fluctuaties heeft in het aantal uitgezette klantervaringsonderzoeken. Het is belangrijk om inzicht te hebben in deze fluctuaties en deze als praktijk te monitoren en wanneer er sterk afwijkende gevallen voorkomen deze naar het Programmabureau te kunnen duiden. N.B. u dient iedere patiënt expliciet te vragen of deze toestemming geeft voor het meedoen aan het klantervaringsonderzoek middels een toestemmingsformulier. 13

14 4.2 Dataverzameling EPD Kwaliteitselement Item Beschrijving van de norm Norm Dataverzameling EPD Data aanlevering Frequentie waarmee data wordt aangeleverd vanuit het EPD systeem van de praktijk aan de LDF. Klinimetrie Het percentage (afgesloten) behandelepisodes waarin ten minste één meetinstrument is toegepast. Dossiervoering Gemiddelde percentage vastgelegd berekend over 6 indicatoren. Doelmatigheid Behandelgemiddelde (= gemiddeld aantal verrichtingen per afgesloten behandelepisode). Minimaal 1x per kalendermaand. (Wij adviseren dit aan het begin van de maand te doen.) Dit betekent: 1x in juli, 1x in augustus, 1x in september, etc. 100%. Maandelijks Minimaal 90%. Maandelijks Maximaal 10% boven eigen instap behandelgemiddelde. Maandelijks KLINIMETRIE (100%) DEFINITIE PRAKTIJKSYSTEMATIEK Indien er tenminste 1 geldig meetinstrument is meegeleverd bij de behandelepisode, wordt voor die behandelepisode voldaan aan de klinimetrieeis. Een geldig meetinstrument is een meetinstrument met een code opgenomen op de codelijst FY Uitgangspunt is dat er minimaal 1 (één) meetinstrument ingezet wordt per behandelepisode. Ook bij een éénmalige behandeling. 14

15 DOSSIERVOERING (90%) DEFINITIE Dossiervoering wordt bepaald aan de hand van de onderstaande twee dimensies, met ieder drie indicatoren met betrekking tot dossiervoering: 1. Verslaglegging (analyse/diagnose) - Fysiotherapeutische diagnose vastgelegd: ja/nee? - Hoofddoel vastgelegd: ja/nee? - Verwacht herstel vastgelegd: ja/nee? BEREKENING PRAKTIJKSYSTEMATIEK 2. Verslaglegging (anamnese/onderzoek) - Hulpvraag vastgelegd: ja/nee? - Beloopfunctioneringsproblemen vastgelegd: ja/nee? - Duurfunctioneringsproblemen vastgelegd: ja/nee? Dossiervorming De norm is dat het dossier minimaal voor 90% gevuld moet zijn. Dat wordt bepaald op de eerder genoemde twee hoofddimensies: verslaglegging analyse/diagnose en verslaglegging anamnese/onderzoek. Controleer maandelijks of het dossier minimaal voor 90 % gevuld is op de zes indicatoren. Voor elke praktijk en praktijk-therapeut wordt het percentage behandelepisodes berekend waar de indicator is vastgelegd. De norm dossiervoering wordt bepaald aan de hand van het gemiddelde percentage van de zes indicatoren. 15

16 DOELMATIGHEID DEFINITIE BEREKENING Doelmatigheid Een (voorgenomen) handelwijze is doelmatig of efficiënt als de betreffende inspanningen en uitgaven daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. Doelmatigheid De norm voor doelmatigheid mag maximaal 10% boven het eigen instap behandelgemiddelde zitten. Het instap behandelgemiddelde voor de praktijk en de individuele fysiotherapeut in het LDF wordt als volgt bepaald: Formule behandelgemiddelde: Totaal aantal verrichtingen binnen de afgeronde behandelepisodes met tenminste één verrichting /aantal afgeronde behandelepisodes met tenminste één verrichting Uitzonderingen: Voor praktijken en /of personen die niet gedurende deze gehele periode werkzaam zijn geweest bij/voor deze organisatie worden deze formule toegepast op de wel beschikbare maanden. Voor nieuwe medewerkers wordt het praktijkgemiddelde gehanteerd tenzij bij aanvang duidelijk is door de aard van de werkzaamheden en/of de patiëntencategorie(n) dat een andere inschaling noodzakelijk is. De praktijk dient dit aan het Programmabureau te motiveren. PRAKTIJKSYSTEMATIEK Controleer maandelijks in de ZKA rapportage of er wijzigingen ontstaan in deze gemiddelden van afgesloten behandelepisodes. Controleer of de behandelratio, het referentiebehandelgemiddelde en iedere individuele behandelgemiddelde toeneemt of afneemt. U kunt hiermee inzichtelijk maken voor uzelf als organisatie of er een verschuiving plaats vindt en in welke mate. Natuurlijk kan het zijn dat een individuele fysiotherapeut per maand wel fluctuaties heeft in het behandelgemiddelde. Hier wordt een tolerantie toegestaan tot 10% boven de instapbehandelgemiddelde. Het is belangrijk om inzicht te hebben in deze fluctuaties en deze als praktijk in voorkomende gevallen naar het Programmabureau te kunnen duiden. Ook kan er door verandering van werkzaamheden of te behandelen patiëntencategorieën verschuivingen plaatsvinden. Uitgangspunt dient te blijven dat er incidenteel afwijkingen omhoog kunnen voorkomen, maar dat de praktijken met een BI van ZK van >90 op termijn een structurele daling laten zien. 16

17 4.3 Intervisie Kwaliteitselement Item Beschrijving van de norm Norm Intervisie Aantal bijeenkomsten Aantal fysieke intervisiebijeenkomsten Intervisiemodules Verbeterplan Aantal keer dat intervisiemodule Feedback op proces en uitkomsten dient te worden gevolgd Aantal keer dat een persoonlijk verbeterplan (POP) dient te worden opgesteld en/of geactualiseerd (in Compass). Minimaal 3 per kalenderjaar, uiterlijk per 31 oktober van dat jaar ingepland. Minimaal 1 keer per kalenderjaar, verdeeld over 2 bijeenkomsten. Minimaal 3x per kalenderjaar (na iedere intervisie-bijeenkomst). Intervisie dient gevolgd te worden volgens het KNGF intervisiemodel, onder leiding van een onafhankelijke, door het KNGF opgeleide en gecertificeerde intervisiecoach en ondersteunt door de online webomgeving Compass. Mocht dit niet het geval zijn, dan telt de intervisie niet mee voor de deelname aan het Plusprogramma. Intervisiebijeenkomsten dienen coaches en deelnemers onderling zelf te realiseren, eventueel via een organiserende partij. Het KNGF intervisiemodel houdt o.a. in dat een intervisiegroep bestaat uit tenminste zes en maximaal acht deelnemers uit tenminste twee verschillende praktijk AGB codes. Voor meer informatie over KNGF intervisie kijkt u op de KNGF website. Op Compass vindt u onder de tegel Handleidingen en overige documenten de handleidingen voor de webomgeving, intervisiemodules en andere belangrijke documenten m.b.t. intervisie. Verzoeken voor vrijstelling dienen vóór 15 november 2019 schriftelijk te worden ingediend door de praktijkeigenaar of vertegenwoordiger van de praktijk (naar [email protected]). Criteria voor vrijstelling zijn zwangerschapsverlof, langdurig ziek en een sabbatical. 17

18 INTERVISIE INHOUD Deelnemers van een intervisiegroep zijn zelf verantwoordelijk om ieder jaar een aantal bijeenkomsten te volgen. De norm binnen het Plusprogramma is om tenminste 3x per jaar deel te nemen aan een fysieke intervisiebijeenkomst. Dit geldt voor alle fysiotherapeuten werkzaam (inclusief waarnemers en zzp-ers) in een praktijk die deelneemt aan het Plusprogramma. Ook intervisiecoaches die als fysiotherapeut werkzaam zijn in een praktijk die deelneemt aan het KNGF Plusprogramma dienen intervisie te volgen. Tijdens de intervisie wordt aan de hand van een aantal modules gewerkt: - Module 1: Communicatie - Module 2: Dossiervoering - Module 3: Feedback op proces en uitkomsten - Module 4: Klinisch Redeneren Eén intervisiemodule bestaat uit twee bijeenkomsten. Het proces van intervisie wordt ondersteund door het gebruik van een online omgeving: Compass. Binnen deze omgeving wordt door de fysiotherapeut zelf de benodigde informatie geüpload voor de intervisie. Bij de bovengenoemde modules worden relevante dossiers en casuïstiek geüpload die voor de deelnemers van die betreffende intervisiegroep beschikbaar zijn ter voorbereiding op en/of tijdens de intervisie. Zo kunnen alle deelnemers aan de intervisie elkaar feedback geven en kan op effectieve en efficiënte wijze invulling worden gegeven aan de fysieke bijeenkomsten van de intervisiegroep. Het gebruik van Compass ter ondersteuning van de intervisie is onderdeel van de KNGF intervisie systematiek en door het Plusprogramma verplicht gesteld. Intervisiebijeenkomsten die niet in Compass zijn geregistreerd en hebben plaatsgevonden tellen niet mee voor het Plusprogramma. Intervisie vindt plaats binnen de veilige omgeving van de intervisiegroep. Deze veilige omgeving is voorwaarde om openheid binnen de groep te creëren en de bereidheid om van elkaar te leren te stimuleren. Deelnemers kunnen niet worden afgerekend op basis van wat er in de intervisiegroep wordt ingebracht. Deelnemers kunnen wel worden afgerekend op het niet participeren binnen de intervisiegroep of bij afwezigheid. De onafhankelijke intervisiecoach is verantwoordelijk voor het monitoren van presentie, actieve deelname, de inspanning van alle deelnemers en zo nodig het stimuleren daarvan. In het CKR kan per jaar 10 punten worden bijgeschreven in het Algemeen Kwaliteitsdeel na het afronden van 1 intervisiemodule (=2 bijeenkomsten). GROEPSGROOTTE De groepsgrootte is minimaal zes en maximaal acht deelnemers. Deze groep wordt samengesteld uit tenminste twee verschillende praktijk AGB codes. Na het samenstellen van de groep wordt deze intervisiegroep door de intervisiecoach of instantie die de intervisiebijeenkomst organiseert, ingevoerd in Compass. 18

19 SAMENSTELLING GROEP BEGELEIDING GROEP Fysiotherapeuten kunnen zelf hun intervisiegroep samenstellen, zolang deze bestaat uit minimaal zes en maximaal acht personen van tenminste twee verschillende praktijk AGB codes. Een intervisiemodule bestaat uit twee bijeenkomsten. Deze twee bijeenkomsten worden met dezelfde groep gevolgd. De derde intervisiebijeenkomst kan in een andere groepssamenstelling plaatsvinden. Hierbij kan een deelnemer aansluiten bij specifieke onderwerpen of specialistengroepen. Indien gewenst mogen de twee intervisiebijeenkomsten met dezelfde groep op één dag worden gehouden, in twee dagdelen. Er dienen wel twee aparte presentielijsten getekend te worden. De intervisiegroep wordt tijdens de bijeenkomsten begeleid door een collega die door of namens het KNGF opgeleid en gecertificeerd is tot intervisiecoach. Intervisiebijeenkomsten welke niet door een KNGF opgeleide coach worden begeleid tellen niet mee voor het Plusprogramma. De intervisiegroep kiest zelf een coach uit de lijst van coaches die beschikbaar wordt gesteld door het KNGF en zichtbaar zal zijn in de dedicated gebruikersomgeving van Compass. De kosten voor de coach worden gelijkelijk gedragen door de individuele deelnemers. Belangrijk: De intervisiecoach is verantwoordelijk voor de registratie van de deelname in de digitale omgeving van Compass. VERSLAGLEGGING INTERVISIE De fysiotherapeut is zelf verantwoordelijk voor zijn intervisiedeelname. Echter bij niet voldoen aan de intervisienorm voor Pluspraktijken zal dat voor de praktijk waar betreffende fysiotherapeut werkzaam consequenties hebben. Een intervisiedeelnemer stelt na de intervisiebijeenkomst een persoonlijk verbeterplan op in Compass waarin vastgelegd wordt op welke punten deze deelnemer wil verbeteren. De input hiervoor komt uit de zelfevaluatie die een deelnemer invult nadat zijn inbreng besproken is door de groep tijdens de intervisiebijeenkomst. Hierin wordt ook de ontvangen feedback van de collega deelnemers verwerkt. Het verbeterplan wordt vastgelegd in Compass. Nadat de deelnemers aan een intervisiebijeenkomst hun verbeterplan hebben gemaakt accordeert de coach hun deelname aan intervisie. Vervolgens wordt dit verwerkt in het praktijkdashboard bij de betreffende persoon. De verbeterpunten kunnen worden gedeeld met de praktijkhouder. Er worden van deze bijeenkomsten geen groepsverslagen gemaakt voor extern gebruik, tenzij de groep dat op eigen initiatief wel wil doen. 19

20 BENCHMARKGEGEVENS Uitkomsten uit beschikbare benchmarkgegevens op individueel niveau en praktijkniveau komen minimaal éénmaal per jaar tijdens de intervisie aan bod. Op deze manier wordt vakinhoudelijke betekenis gegeven aan de verzamelde data. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de data die zijn verzameld in de LDF. Deze wordt teruggekoppeld via de zogenaamde LDF Feedbacktool. In deze Feedbacktool wordt de data die in de LDF verzameld is op een overzichtelijke wijze teruggekoppeld. Intervisie is een essentieel onderdeel in de PDCA-cyclus om te komen tot een optimalisatie van de zorgprocessen en de zorgkwaliteit. De ervaring leert dat enkel het verzamelen van kwalitatieve gegevens niet automatisch leidt tot een verbetering op beide niveaus. Het bespreken van de verzamelde data met collega s leidt tot betekenisverlening aan de data vanuit een klinisch perspectief. Op basis hiervan maken alle deelnemers een verbeterplan om hun fysiotherapeutisch handelen te optimaliseren. Het verbeterplan kan worden besproken tijdens een volgende intervisiebijeenkomst, maar ook tijdens visitatie of door de praktijkhouder. Schematische weergave intervisieproces N.B. kngf.exata.nl is Compass 20

21 4.4 Visitatie Kwaliteitselement Item Beschrijving Norm Visitatie Hervisitatie (Verplicht wanneer tijdens de oorspronkelijke visitatie op ten minste één indicator lager dan een drie is gescoord.) Let op: Niet van toepassing tijdens kandidaatsperiode! Frequentie visitatie Visitatie vindt minimaal 1 keer per twee jaar per praktijk AGB plaats Minimaal 1 x per 2 jaar. Score Score op zes indicatoren van 0-4 Tenminste 3 op alle zes indicatoren Verbeterplan Opstellen/actualiseren SMART Binnen drie maanden na verbeterplan voor indicatoren de oorspronkelijke waarvoor tijdens de visitatie. oorspronkelijke visitatie lager dan een drie is gescoord. Termijn Score Termijn waarbinnen de hervisitatie dient plaats te vinden. Behaalde score op de zes indicatoren (op een schaal van 0-4). Binnen 6 maanden na de oorspronkelijke visitatie. Tenminste 3 of hoger op de herbeoordeelde indicatoren. De visitatie wordt uitgevoerd volgens de KNGF visitatie systematiek. Dit houdt o.a. in dat de visitatie wordt uitgevoerd door twee door het KNGF opgeleide visiteurs. De organisatie en planning van de visitatie wordt gedaan door het KNGF, of door een door het KNGF daarvoor erkende instantie. De voorbereiding voor de visitatie vindt plaats via Compass. Hier wordt ook het visitatierapport door de visiteurs met de praktijk gedeeld. Voor meer informatie over KNGF intervisie kijkt u op de KNGF website. De visitatie keert terug in een cyclus van twee jaar. Een KNGF visitatie is maximaal twee jaar geldig, wat betekent dat praktijken die deelnemen aan het Plusprogramma binnen twee jaar na de vorige visitatie opnieuw een visitatie dienen te ondergaan en helemaal af te ronden. Let op: De datum van de visitatie wordt bepaald aan de hand van de 1 e visitatiedatum en niet de hervisitatiedatum. Bovenstaande betekent voor deelnemers aan het Plusprogramma 2019 het volgende: Nieuwe deelnemers worden tijdens de kandidaatsperiode tussen 1 juli 2018 en 1 december 2018 gevisiteerd door twee door het KNGF opgeleide visiteurs. De KNGF visitatie brengt in kaart in welke mate een praktijk zich reeds bezighoudt met de zes indicatoren die binnen een visitatie besproken worden. Dit wordt uitgedrukt in een cijfer 0-5 en is bepalend of de praktijk kan instromen in het Plusprogramma. Er is in dit geval geen mogelijkheid voor een hervisitatie. Het beoordeling van de visiteurs is in deze bindend. Deelnemers die tijdens het Plusprogramma in 2017 zijn gevisiteerd worden in 2019 opnieuw gevisiteerd. Een visitatie is namelijk 2 jaar geldig. De visitatie in 2019 zal dus binnen twee jaar na de 1 e visitatie moeten plaatsvinden. Deelnemers die tijdens het Plusprogramma in 2018 zijn gevisiteerd worden in 2020 opnieuw gevisiteerd. Een visitatie is namelijk twee jaar geldig. De visitatie in 2020 zal dus binnen twee jaar na de 1 e visitatie moeten plaatsvinden. Let op: Dit valt buiten de looptijd van contractjaar

22 VISITATIE INHOUD De intercollegiale visitatie heeft een verifiërende informerende functie. De informatie is gebaseerd op heldere, vooraf bekende indicatoren en geeft aan waar de praktijk staat en waar nog ruimte voor verbetering/ontwikkeling is. De visitatie vindt plaats op de hoofdlocatie en duurt ongeveer 3 á 4 uur afhankelijk van de praktijkgrootte. Input voor de visitatie is het praktijkportfolio. Deze wordt voorafgaand aan de visitatie door de praktijkhouder op Compass online beschikbaar gemaakt voor de visiteur en wordt tijdens de visitatie besproken/geverifieerd. De bevindingen worden in een visitatierapport vastgelegd en binnen Compass beschikbaar gesteld aan de praktijkhouder. De onderstaande aspecten van bedrijfsvoering worden geverifieerd door middel van een online zelfevaluatie en met het aanleveren van bijbehorende documenten door de praktijkvertegenwoordiger vooraf in Compass. De visiteurs nemen kennis van de online zelfevaluatie door de praktijkvertegenwoordiger en aangeleverde documenten in Compass, waarna een bezoek op locatie plaats vindt om in gesprek te gaan met de praktijkvertegenwoordiger(s). De volgende indicatoren worden tijdens de visitatie geverifieerd: - Kwaliteitsbeleid - Klinisch redeneren en verslagleggen - Interne en externe communicatie en samenwerking - Praktijkinrichting en toegankelijkheid - Hygiëne, privacy en veiligheid - Innovatie en ondernemerschap Dit is uitgewerkt in het stappenplan intercollegiale visitatie. In Compass is een feedbackformulier Praktijkvoering opgenomen. STAPPEN 1. Praktijkvertegenwoordiger vult in Compass de zelfevaluatielijst kwaliteit praktijkvoering in deze is onderdeel van het praktijkportfolio. 2. Praktijkvertegenwoordiger uploadt alle relevante kwaliteitsdocumenten in Compass deze zijn onderdeel van het praktijkportfolio. 3. Visiteurs bekijken het praktijkportfolio ter voorbereiding op de visitatie. Intercollegiale visitatie vindt plaats. 4. Visiteurs sturen het concept visitatierapport naar de praktijkvertegenwoordiger. 5. Visiteurs stellen het definitieve visitatierapport op en uploaden dit in Compass. 6. Afhankelijk van de beoordeling stelt de praktijkvertegenwoordiger een verbeterplan op en vindt er eventueel een hervisitatie plaats binnen zes maanden na de visitatie. 22

23 VISITATIE DOOR ONAFHANKELIJKE PARTIJ Visiteurs zijn praktijkonafhankelijke collega s. Een visitatie wordt door twee visiteurs uitgevoerd. In ieder geval één visiteur is fysiotherapeut (materiedeskundige). Alle visiteurs hebben een opleiding als visiteur gevolgd bij, of onder auspiciën van, het KNGF en mogen zich KNGF Visiteur noemen. Uitgangspunt is dat er geen directe relatie mag zijn tussen de visiteurs en de gevisiteerde praktijk. Visiteurs met gelijkwaardige kwalificaties en opleiding als bij de scholing voor de visitatiepilots van het KNGF komen ook in aanmerking om als visiteur op te treden. Dit is ter beoordeling vooraf aan het Plusprogramma. VERSLAGLEGGING VISITATIE EN VERBETERPLAN Er wordt na de visitatie door de visiteurs een conceptvisitatierapport opgesteld met daarin opgenomen de scores van de praktijk op de geverifieerde aspecten. De praktijk mag op deze conceptrapportage reageren. De visiteurs stellen vervolgens het visitatierapport definitief vast waarna het wordt geüpload in Compass. Op basis van de bevindingen in het visitatierapport maakt de praktijk, afhankelijk van de score, een verbeterplan. Het verbeterplan bestaat per bevinding uit: Aard en omvang van de bevinding Oorzaakanalyse Te nemen maatregelen en acties (SMART) Verificatietermijn BENCHMARKGEGEVENS Het verbeterplan wordt door de praktijk vastgelegd in Compass en is beschikbaar voor het Programmabureau. Het praktijkportfolio (inhoud) wordt vergeleken met landelijke gegevens over proces en uitkomsten van fysiotherapeutische zorg. Praktijkdata zijn inzichtelijk gemaakt via de online Feedbacktool van de LDF. De praktijk wordt hierin vergeleken met het landelijk gemiddelde (benchmark) dat ook afkomstig is van de LDF. Eventuele afwijkingen van landelijke gemiddelden zijn input voor gesprek tijdens de visitatie. De visiteurs oordelen niet over de afwijking, maar vragen wel om een verklaring die de afwijking aannemelijk kan maken. Het visitatierapport wordt opgenomen in het praktijkportfolio. Bij een afwijkende score (lager dan 3 uit een score mogelijkheid van 0-4) die niet voldoende verklaard kan worden dient de praktijk een verbeterplan op te stellen op de onvoldoende gescoorde aspecten van bedrijfsvoering. Dit verbeterplan dient uitgevoerd te worden binnen drie maanden na het vaststellen van het visitatierapport. De praktijk vraagt vervolgens binnen zes maanden een hervisitatie aan op de te verbeteren onderdelen. Bij de hervisitatie dient tenminste een score 3 op de indicator behaald te worden, anders wordt de deelname van de praktijk aan het Plusprogramma beëindigd. Het verbeterplan dat op basis van de visitatie door de praktijk wordt opgesteld wordt aan het Programmabureau verstrekt. 23

24 Schematische weergave visitatieproces N.B. kngf.exata.nl is Compass 24