Factureren aan derden 2010 Incura Pagina 1 / 16
Inhoud 1 Inleiding... 3 2 Factureren aan derden in 4 stappen... 4 3 Derde aanmaken onder Personen... 5 3.1 Debiteurgegevens van de persoon...6 3.2 Aparte factuursjabloon instellen (optioneel)...7 4 Te factureren prestatie kenbaar maken... 8 5 Overeenkomst aanpassen... 10 6 Factuur aanmaken (indienwijze papier)... 13 7 Facturatiecontroles bij factuur aan derde... 14 8 Contact... 15 8.1 Zelfhulp en handleidingen... 15 9 Versie-informatie... 16 2010 Incura Pagina 2 / 16
1 Inleiding Middels deze handleiding wordt duidelijk gemaakt hoe u vanuit Incura een factuur kunt aanmaken indien de rekening niet naar de zorgverzekeraar gaat en ook niet door de patiënt zelf betaald zal worden. Dit wordt ook wel factuur aan derde. Binnen Incura is dit een Persoon of Organisatie, die op hun beurt als debiteur optreden. Voorbeelden van derde debiteuren zijn: Schadeletselkantoor School (overleg/ verslagen) Sportvereniging Medisch specialist Zorginstelling / ziekenhuis Et cetera Door de behandeling en de daarbij passende overeenkomst iets anders te specificeren kunt u de rekening zo sturen dat deze naar de door u op te geven debiteur kan worden aangeboden. Na het doorlopen van deze handeling bent u bekend met de condities die nodig zijn om de factuur aan een derde te kunnen sturen. Er wordt tevens aandacht besteed aan: Een aparte prestatiecode instellen voor deze factuur. Een apart factuursjabloon voor de derde. 2010 Incura Pagina 3 / 16
2 Factureren aan derden in 4 stappen De werkwijze om te komen tot het facturen aan derde is te verdelen in 4 stappen. De stappen worden hier kort beschreven om vervolgens in separate hoofdstukken in detail te worden toegelicht. Stap 1: Derde aanmaken onder Personen de persoon of organisatie (derde) als debiteur aanmaken. Stap 2: Te factureren prestatie opgeven wat moet er worden gefactureerd? Dit geeft u in de Agenda / het Behandeljournaal op als prestatiecode bij een behandeling. Stap 3: Overeenkomst aanpassen aan overeenkomst een specifieke overeenkomst regel toevoegen. Stap 4: Factureren met indienwijze papier de factuur kan aan de derde gefactureerd worden. Optioneel: Afwijkende prestatiecode factureren prestatiecodes factureren die niet op NZA tarieflijst staan. Afwijkend factuursjabloon instellen indien wenselijk een apart factuursjabloon opstellen en koppelen aan deze debiteur. 2010 Incura Pagina 4 / 16
3 Derde aanmaken onder Personen Om aan een derde te kunnen factureren, moet deze persoon of organisatie eerst in uw Incurasysteem bekend gemaakt worden. In alle gevallen voeren we deze derde daarom op als Persoon. Voor het aanmaken en onderhouden van uw lijst met personen gaat u vanuit het Dashboard naar Beheer Relaties Personen. 1. Klik hier op de knop Nieuw. Figuur 1 : nieuwe persoon toevoegen Figuur 2 : gegevens invullen van de persoon 2. Vult u vervolgens minimaal een aantal persoons- en contactgegevens in (zie figuur 2). 2010 Incura Pagina 5 / 16
3. Controleer of er een vinkje staat bij het label Actief en vinkt u ook Is debiteur aan (zie figuur 2). 4. Indien u de persoon eveneens als verwijzer wilt kunnen selecteren vanuit het Verwijsformulier in het Zorgpad, moet de persoon worden voorzien van zorgverlenergegevens. Klikt u hiervoor op de knop Nieuw en vult u hier minimaal in: a. Persoonlijke AGB code: dit is de AGB-disciplinegroep waar de zorgverlener onder valt. b. AGB-code: vult u hier de AGB-code van deze persoon in òf, indien niet bekend, zes nullen. Zie ook figuur 3. 5. Klik op de knop Bewaren. De persoon is vastgelegd. Figuur 3: zorgverlenergegevens onderhouden NB: deze persoon hoeft niet per se onderdeel uit te maken van een Organisatie. Binnen Incura kunt u desgewenst wel organisaties aanmaken en de personen daaraan toewijzen (zie Relaties Organisaties), maar de persoon zelf is leidend om de factuur aan te kunnen aanbieden. 3.1 Debiteurgegevens van de persoon Na het aanvinken van het hokje bij Is debiteur verscheen er een extra deelvenster voor de debiteurgegevens (zie ook figuur 4). Hier kunt u nog enkele eigenschappen van de debiteur opgeven, zoals de naam van de bank en zijn of haar bankrekeningnummer. Deze informatie kunt u eventueel laten terugkomen op een factuursjabloon. 2010 Incura Pagina 6 / 16
Figuur 4: debiteurgegevens personen 3.2 Aparte factuursjabloon instellen (optioneel) Het is eveneens mogelijk om voor deze debiteur een apart factuursjabloon in te stellen. Incura werkt zo dat alle papieren facturen het factuursjabloon gebruiken zoals deze is ingesteld onder Instellingen Globale instellingen Factuurlayout en dan de sjablonen die daar genoemd staan behalve als u bij de patiënt of de persoon een ander factuursjabloon opgeeft omdat deze anders van opmaak moet zijn. Feitelijk is het factuursjabloon dus bij iedere debiteur (op papier) hetzelfde, tenzij u daar per patiënt of persoon van afwijkt. U kunt het aparte factuursjabloon instellen door deze bij de debiteurgegevens van de persoon te selecteren (zie figuur 5). Figuur 5: aparte factuursjabloon bij debiteur Voor het aanmaken van een apart factuursjabloon en de opmaak daarvan verwijzen wij u graag naar de handleiding Tekstverwerker en sjablonen welke u kunt terugvinden via de help-knop Supportsite Handleidingen. 2010 Incura Pagina 7 / 16
4 Te factureren prestatie kenbaar maken Wat er precies aan de derde gefactureerd moet worden, wordt natuurlijk bepaald door de prestatiecode. Dit hoeft echter niet altijd per se dezelfde prestatiecode te zijn als de code die u ook voor reguliere behandelingen hanteert. Het kunnen zelfs verrichtingen zijn waarvoor geen code bestaat, niet op de NZA tarieflijst staan en u derhalve zelf een prestatie voor moet verzinnen. Wanneer de code wel reeds in uw Incura-systeem beschikbaar is, dan kunt u deze eenvoudig vanuit het afspraakvenster toewijzen (Agenda rechtermuisklik op de betreffende behandeling van de patiënt). U doet dit door in het afspraakvenster te dubbelklikken op de voorgestelde prestatiecode zoals deze al aan de afspraak is gekoppeld, waarna u deze kunt wijzigen (zie figuur 6). U kunt hier ook komen door de prestatiecode eenmaal aan te klikken en daarna op de knop Details te klikken. Figuur 6: aparte factuursjabloon bij debiteur In beide gevallen komt u in een nieuw venster uit (zie figuur 7) waar u de code kunt omhangen naar een geheel andere prestatiecode. Voor de verrichtingen waarvoor geen prestatiecode op de NZA tarieflijst beschikbaar is, kunt u zelf een prestatiecode aanmaken via Stamgegevens Financieel Prestaties. De code die u daar aanmaakt kunt u daarna koppelen aan een tarieflijst, bijvoorbeeld Zelfbetaler via Stamgegevens Financieel Tarifering Tarieflijsten. 2010 Incura Pagina 8 / 16
Figuur 7: detailvenster om de prestatie aan te passen Let op: De door u gekozen prestatiecode moet ook op de tarieflijst voorkomen die u hanteert om naar de derde te factureren. U bent hierin vrij om iedere tarieflijst te hanteren die u hiertoe geschikt vindt, zolang deze prestatiecode daar maar met een geldig tarief op voorkomt. Meer over tarieflijsten is beschreven in paragraaf 2.6 van de handleiding Beheer financieel. In hoofdstuk 5 Overeenkomst aanpassen wordt de tarieflijst ook nog kort genoemd. 2010 Incura Pagina 9 / 16
5 Overeenkomst aanpassen Wanneer de derde als debiteur binnen Incura bekend is (zie hoofdstuk 3), dient u deze persoon in de overeenkomst van de behandelepisode op te geven. Er kunnen zich twee situaties voordoen: 1. De te factureren behandeling of verrichting valt midden tussen andere reguliere behandelingen die naar de zorgverzekeraar of patiënt zelf gefactureerd worden. 2. De te factureren behandeling of verrichting moet separaat gezien worden van andere behandelepisodes en verdient daarom een eigen overeenkomst. Doorgaans zal de eerste situatie het meeste voorkomen en is het voor de volgordelijkheid van belang te weten na de hoeveelste behandeling deze behandeling aan bod komt die aan de derde moet worden gefactureerd. Een voorbeeld zou kunnen zijn: 1 t/m 5 zijn reguliere behandelingen. Behandeling 6 wordt voorgesteld door een verslag aan school ( = factuur aan derde) 7 t/m zijn weer reguliere behandelingen. In dat geval moet er een overeenkomstregel worden tussengevoegd om de prestatie van de 6 e behandeling te kunnen onderscheppen en aan de school aan de bieden. Klik daarvoor in de overeenkomst op de knop Nieuw (zie ook figuur 8). Figuur 8: nieuwe overeenkomstregel toevoegen aan de overeenkomst Een pop-up verschijnt met daarin enkele velden die moeten worden ingevuld om de overeenkomstregel voor behandeling 6 aan te maken. Geef de volgende waarden op: 2010 Incura Pagina 10 / 16
Figuur 9: (afwijkende) debiteur 1. Debiteur: kies hier de debiteur door op het vergrootglas-icoontje ( ) te klikken. Bijvoorbeeld: OBS De Wilgeroos. Zij ontvangen de factuur. 2. Type: selecteer hier Afwijkende debiteur. Figuur 10: geldigheid van de overeenkomstregel 3. Prio: verstandig is om de overeenkomstregels voor derden altijd bovenin de overeenkomst te plaatsen, omdat deze in de facturatiesystematiek afzonderlijk gelezen moeten worden. Vul hier om die reden altijd een 1 in. Dadelijk bij het bewaren zal er een melding komen dat deze gekozen prioriteit al bestaat, waarbij we dan voor OK kiezen. 4. Vanaf behandeling: geef hier de eerste behandeling op die u aan de derde wilt factureren. 5. Limiet behandelingen: geef hier het totaal aantal behandelingen op dat u aan de derde wilt factureren. Figuur 11: wie vergoedt deze behandeling 6. Declarant: hier geeft u uw declarant op. 7. Tarieflijst: kies hier de tarieflijst die de prestatie en het tarief bevat die aan de derde gefactureerd moeten worden. 8. Klik op Bewaren. 2010 Incura Pagina 11 / 16
9. Een pop-up verschijnt met een vraag over de gekozen prioriteit kies OK. Figuur 12: pop-up over gekozen prioriteit Zodra de pop-up is verdwenen wordt het overzicht in de overeenkomst bijgewerkt en verschijnt de nieuw ingevoegde overeenkomstregel voor de derde (zie figuur 13). De basisschool De Wilgeroos is hier nu als debiteur en wordt bij de 6 e behandeling (kolom Vanaf ) eenmalig (kolom Limiet ) gefactureerd op tarieflijst Derden (kolom Derden ). Boven de overeenkomstregels bij de Planning wordt deze afwijkende debiteur nu ook genoemd en staat er dat er 1x een bedrag van 30,- zal worden berekend met behandeldatum 27-09-2013 (in de reeks van ingeplande behandelingen is 27 september exact de 6 e behandeling). Figuur 13: voorbeeld van overeenkomst met overeenkomstregel voor de afwijkende debiteur Conclusie: zo moet een overeenkomst eruit zien om de rekening naar een derde te kunnen factureren. 2010 Incura Pagina 12 / 16
6 Factuur aanmaken (indienwijze papier) Wanneer alle facturatiecondities zijn verzorgd, zoals deze zijn genoemd in de eerdere hoofdstukken, kan er aan de derde worden gefactureerd. In de Facturatiewizard geeft u, zoals gebruikelijk, de periode op waarover u wilt gaan factureren en kiest u bij Indienwijze: Papier Selecteer debiteur: de derde aan wie u de factuur wilt sturen Figuur 14: facturatiewizard, factureren aan derden De rest van de handelingen en stappen in de Facturatiewizard voor het aanbieden van de factuur aan deze derde werken hetzelfde als wanneer u een rekening aan een patiënt zou sturen. Voor de werking van de Facturatiewizard verwijzen wij u graag naar de handleiding Facturatiewizard welke u kunt terugvinden via de help-knop Supportsite Handleidingen. 2010 Incura Pagina 13 / 16
7 Facturatiecontroles bij factuur aan derde Mocht het zo voorkomen dat het niet lukt om de factuur aan derde in de Facturatiewizard naar voren te krijgen, dan zijn er hier een aantal controlevragen waar u naar zou kunnen kijken om het probleem op te kunnen lossen. Check Stapbeschrijving Plaats binnen Incura Factureerbare prestatie aanwezig? Agenda / Behandeljournaal Behandelstatus is Nagekomen? Agenda / Behandeljournaal Overeenkomst aanwezig? Patiëntgegevens Overeenkomsten Valt prestatiecode binnen geldigheid overeenkomst? Patiëntgegevens Overeenkomsten / Behandeljournaal Overeenkomstregel voor afwijkende debiteur Patiëntgegevens Overeenkomsten aanwezig? Staan de Vanaf en Limiet goed ingesteld? Patiëntgegevens Overeenkomsten Juiste tarieflijst gekozen? Patiëntgegevens Overeenkomsten Bevat tarieflijst tarieven? Patiëntgegevens Overeenkomsten Toon tarieven Aanvullende controle: is er voor de derde een aparte sjabloon ingesteld? dit sjabloon stelt u niet bij de patiënt (persoonsgegevens) in, maar bij Beheer Relaties Personen. Is debiteur moet aangevinkt staan bij deze persoon en bij Debiteurgegevens moet een apart factuursjabloon gekozen zijn. Komt dat sjabloon tijdens het factureren nog niet naar voren? Dan staat dit sjabloon zeer waarschijnlijk op inactief. Dit kunt u aanpassen via Stamgegevens Correspondentie Sjablonen. 2010 Incura Pagina 14 / 16
8 Contact Voor aanvullende vragen of ondersteuning kunt u contact opnemen met de Incura helpdesk. Ook voor vragen over de meetinstrumenten kunt u met ons bellen. Telefonisch: 088-946 2273 Maandag t/m donderdag 09:00 tot 20:00 Vrijdag 09:00 tot 18:00 Tijdens de zomermaanden juli en augustus hanteren wij de aangepaste tijden: Maandag t/m vrijdag 09:00 tot 17:00 Met vriendelijke groet, Incura Helpdesk 8.1 Zelfhulp en handleidingen Incura heeft ook een eigen supportsite. U kunt daar komen door op te klikken. U kunt daar terecht voor: De meeste actuele handleidingen. Veel gestelde vragen. Overzicht van trainingen en de aanvraag ervan. Het contactformulier voor vragen over Incura. 2010 Incura Pagina 15 / 16
9 Versie-informatie Datum versie Gedane aanpassing(en) 27.09.2013 Initiële Handleiding 2010 Incura Pagina 16 / 16