Welschap Holding Jaarverslag 2013 Vastgesteld door Raad van Bestuur Gefiatteerd door Raad van Toezicht Heemskerk, 1 juli 2014 Heemskerk, 1 juli 2014 Mevrouw M.C. Kersten Mevrouw C.E. Smith Valenzuela
Inhoud Voorwoord 3 Doelstelling 3 1. Ontwikkelingen 4 2. Continuïteit in de bedrijfsvoering 4 3. Risico- en kostenbeheersing van de Holding 5 4. Informatievoorziening en ICT 5 5. Kwaliteit bewezen 6 6. P&O en personeelsadministratie: ondersteuning op maat 7 7. Communicatie & pr 8 8. Facilitaire inzet 9 9. Personele inzet en deskundigheid bij de Holding 10 10. 2014 en verder 11. Begroting 2014 en Staat van Baten en Lasten 2013 12 13 12. Verslag Raad van toezicht 14 Welschap Holding Lauraplein 1 1961 GP Heemskerk Jaarverslag 2013 Status: vastgesteld RvB en RvT 01072014 Pagina 2 van 12
Voorwoord Voor u ligt het jaarverslag 2013 van de stichting Welschap Holding. De belangrijkste opdracht van de Holding is om ondersteunend en dienstverlenend te zijn aan de werkmaatschappijen Welschap Welzijn en Welschap Kinderopvang. Niet alleen op basis van de vraag, maar zeker ook proactief. In dit verslag leggen wij verantwoording af over de inzet, geboden diensten en ondersteuning die wij als Holding hebben geboden. Ook de financiën die door beide andere stichtingen beschikbaar zijn gesteld, worden verantwoord. Stichting Welschap Holding is er in geslaagd het totaal van de kosten onder de gestelde begroting te houden. De bijdragen vanuit Kinderopvang en Welzijn zijn hierdoor naar beneden bijgesteld, hetgeen verwerkt is in de cijfers over 2013. Het uiteindelijke resultaat over 2013 voor Holding bedraagt dan ook 0,-. Doelstelling Welschap Holding stelt zich ten doel om Welschap Kinderopvang en Welschap Welzijn waar nodig te stimuleren, faciliteren en ondersteunen zodat deze stichtingen hun doelstellingen kunnen behalen. Jaarverslag 2013 Status: vastgesteld RvB en RvT 01072014 Pagina 3 van 12
1. Ontwikkelingen De Holding ontwikkelt zich steeds meer en sterker als een dienst waar de andere stichtingen graag gebruik van maken. Uit het managementreview 2013 blijkt dat bij Welzijn en Kinderopvang grote tevredenheid is over de geleverde kwaliteit van de ondersteuning door de Holding. Leidinggevenden vinden gemakkelijk hun weg naar P&O, Facilitair, Communicatie, Kwaliteit en Financiën. Dankzij de geboden ondersteuning kunnen zij verder. Door de krimpende markt bij Kinderopvang is de omvang van de Holding in 2013 teruggebracht. Ondanks dat is het gelukt om de kwaliteit van dienstverlening overeind te houden. Het heeft wel het nodige gevraagd van het personeel. De hoeveelheid werk werd niet minder, maar het aantal uren waarbinnen het gerealiseerd moest worden wel. Tegelijkertijd veranderde de wereld om ons heen ook, waardoor de vraag om ondersteuning ook weer toenam vanuit de stichtingen. Dat betekende dat er keuzes gemaakt moesten worden. De belangrijkste zaken gingen voor, anderen moesten (soms te lang) blijven liggen. Gesteld kan worden dat de ondergrens van de krimp bij de Holding bereikt is. Bij een eventuele verdere krimp van Welzijn en Kinderopvang in 2014, zal de Holding dit niet meer kunnen volgen en nemen derhalve de Holding kosten voor de stichtingen, in verhouding, toe. Dat is dan ook de reden dat de Holding (directeur-bestuurder) zich sterk zal maken voor een uitbreiding van de werkzaamheden van de beide stichtingen. Op deze wijze kan de Holding kwaliteit blijven bieden en blijft het voor de stichtingen betaalbaar. 2. Continuïteit in de bedrijfsvoering Administratieve ondersteuning De Holding levert administratieve ondersteuning aan de werkmaatschappijen Welzijn en Kinderopvang. De assistent controllers leveren de managementrapportages en de jaarlijkse begrotingen, waarvoor zij input verzamelen bij de betreffende leidinggevenden van Welzijn en Kinderopvang, bij de staf en bij de directeur-bestuurder. Daar waar nodig ondersteunen zij de leidinggevenden van de beide werkmaatschappijen bij het interpreteren van de rapportages per locatie of afdeling. Planning & Controlling De planning & control cyclus (introductie 2010) is leidend voor het bedrijfsvoeringproces. Ontwikkelingen binnen zowel Welzijn als Kinderopvang maken dat de P&C cyclus constant in ontwikkeling is. Zo is de offerte van Welzijn aan de gemeente Heemskerk in een andere vorm gegoten. In de offerte is nu ook de periodiciteit voor rapportages over behaalde resultaten benoemd. Voor Kinderopvang is het nauwgezet volgen van de bezettingen een belangrijk item. Direct hieraan gekoppeld is de prognose van de omzet. Maandelijks maakt de afdeling controlling een prognose van de omzet voor de rest van het jaar. Deze onderdelen worden in 2014 opgenomen in de P&C cyclus. Jaarverslag 2013 Status: vastgesteld RvB en RvT 01072014 Pagina 4 van 12
Beheren liquiditeit en vermogen Welschap Holding beheert de lopende rekeningen en spaarrekeningen van de werkmaatschappijen Kinderopvang en Welzijn én van de Holding. Door een goed beheer tussen de lopende rekeningen en spaarrekeningen is het gelukt om de te betalen bankkosten zo laag mogelijk te houden en een goede rente te verkrijgen op de tegoeden. 3. Risico- en kostenbeheersing van de Holding De inkomsten van de Holding vloeien voort uit systematiek van doorbelasting op basis van fte, werkplekken, omzet, en urenbesteding. De inkomsten van Welschap Holding zijn te specificeren in: - Bijdrage Welschap Welzijn 291.335 - Bijdrage Welschap Kinderopvang 507.942 - Overige bijdragen 32.500 - Totaal inkomsten 831.777 Op basis van de ervaringen over de jaren 2010 t/m 2013 wordt in 2014 de doorbelastingssystematiek opnieuw beoordeeld. Hierbij houden we rekening met de BTW systematiek. Om BTW heffing op de diensten van de Holding te voorkomen is de mogelijkheid tot het aanvragen van een fiscale eenheid voor de drie stichtingen van Welschap besproken. Het standpunt van de fiscus in deze is op dit moment dat een fiscale eenheid voor de drie stichtingen niet tot de mogelijkheden behoort. Mogelijke alternatieven worden op het moment van schrijven van dit jaarverslag onderzocht met hulp van een fiscaal adviseur. 4. Informatievoorziening ICT In 2013 is er nader overleg geweest met Adsysco, de leverancier van het tijd- en registratiesysteem. Er waren veel klachten en er heerste grote ontevredenheid over het functioneren van dit systeem. Er werd veel geregistreerd, maar men was niet altijd in staat om de data er op de gewenste wijze uit te halen. Ook kon men niet helder de vraag beantwoorden waarom deze zaken geregistreerd werden en wie er dan wat mee deed? Tijd om de functionaliteit nader onder de loep te nemen. In het constructieve overleg met Adsysco is overeengekomen dat het uitgangspunt is: wat hebben de verschillende stichtingen nodig. En niet: wat kan het systeem allemaal. Resultaat is geweest dat vanaf eind 2013 er een medewerker van Adsysco één dag in de week bij Welschap Holding is gedetacheerd als applicatiebeheerder om orde op zaken te stellen. Het beoogde resultaat met deze inzet is: - Verbeteren van de inrichting van diverse onderdelen van de applicatie, waardoor integraliteit wordt bereikt /benut. - Kennisniveau van de key-users opvijzelen, zodat zij applicatie-breed en geïntegreerd gaan denken en werken. - Dat we vanaf 1 januari 2015 weer zelfstandig het applicatiebeheer kunnen verzorgen. Jaarverslag 2013 Status: vastgesteld RvB en RvT 01072014 Pagina 5 van 12
Op ICT gebied zijn de software pakketten up-to-date en zijn investeringen gedaan op het gebied van hardware overeenkomstig de planning. Verder is de infrastructuur versterkt om decentraal te kunnen werken. Er is daartoe glasvezelbekabeling aangelegd naar de hoofdlocatie Lauraplein. Daardoor zijn opvanglocaties beter verbonden (in termen van performance snelheid) en is het decentraal ontsluiten van bedrijfsapplicaties mogelijk. Decentraal werken kunnen we hiermee verder ontwikkelen. 5. Kwaliteit bewezen Welschap heeft kwaliteit hoog in het vaandel en vindt het belangrijk zich daarop te profileren. Kwaliteit willen we laten zien op alle terreinen: beleid, activiteiten, goed werkgeverschap, een inspirerend werkklimaat, deskundige medewerkers, bereikbaarheid, inrichting en veiligheid van accommodaties, bedrijfsvoering en serieus omgaan met signalen en klachten van medewerkers en onze klanten. Om onze kwaliteit te waarborgen en aan te tonen en ons daarin continu te ontwikkelen, is in 2009 het traject ingezet om het kwaliteitscertificaat HKZ te behalen. Dat is voor Welzijn en Holding in 2011 gelukt en voor Kinderopvang in 2012. Het HKZ certificaat wordt in 2014 opnieuw voor 3 jaar toegekend. De Holding heeft een belangrijke rol om de kwaliteit te bewaken en Welzijn en Kinderopvang zo goed mogelijk te ondersteunen en te adviseren als het gaat om kwaliteit. Naast de taken die de verschillende afdelingen van de Holding daarvoor uitvoeren, is de stafmedewerker Kwaliteit specifiek belast met het adviseren van de directeur-bestuurder en het management. Zij initieert activiteiten en bewaakt de kwaliteit in het kader van de HKZ normering. Beleid en processen up-to-date Eén van de normen van HKZ is dat we beleid en werkprocessen regelmatig evalueren. De stafmedewerker Kwaliteit en de P&O adviseur bewaken dit en plannen jaarlijks de evaluaties via de diverse MT s. Documenten en formulieren zijn opgenomen in het organisatiehandboek op Intranet. Daar kunnen medewerkers de meest actuele versies vinden. Het secretariaat ondersteunt dit. Interne audits Jaarlijks initieert en organiseert de stafmedewerker Kwaliteit de interne audit om de kwaliteit te toetsen. Acht auditoren - medewerkers van Welschap - hebben in 2013 achttien gesprekken gevoerd met collega s in alle lagen en afdelingen van de organisatie. De onderwerpen waren het primaire proces, samenwerking intern en extern, evaluaties van het werk en het vastleggen van afspraken. Op de laatste twee onderwerpen bleek organisatie breed nog het een en ander te verbeteren. In de MT s zijn hiervoor verbeteracties afgesproken en door betrokkenen uitgevoerd. Externe audit De stafmedewerker Kwaliteit begeleidt de externe audit die het Keurmerkinstituut jaarlijks uitvoert. Na de audit initieert, coördineert en bewaakt zij de verbeteracties die daaruit voortkomen. Jaarverslag 2013 Status: vastgesteld RvB en RvT 01072014 Pagina 6 van 12
In 2013 was de externe audit een herbeoordeling. Twee auditoren hebben hiervoor vijftien gesprekken gevoerd met medewerkers. De conclusies waren dat Welschap haar inzet op kwaliteit stevig heeft verankerd binnen de manier van werken, dat op duidelijke en sterke wijze sturing plaatsvindt, dat bij Welschap een prettige sfeer heerst en medewerkers in grote mate betrokken zijn. Er waren enkele kritische en minder kritische verbeterpunten. De kritische punten betroffen het managementreview en de risico-inventarisatie. We hebben direct en voortvarend acties uitgezet, waarop de auditoren hebben geadviseerd om het HKZ certificaat opnieuw voor 3 jaar toe te kennen. In januari 2014 zal deze toekenning definitief zijn. Managementreview Jaarlijks initiëren de directeur-bestuurder en stafmedewerker kwaliteit een managementreview, een belangrijke activiteit in het kwaliteitsmanagement. In deze (directie)beoordeling over onze manier van werken staat het management stil bij het vermogen om te verbeteren. We inventariseren onze kansen voor verbetering op verschillende terreinen en beoordelen of het noodzakelijk is dat we onze manier van werken aanpassen of wijzigen. Omdat bij de externe audit het managementreview over 2012 als niet voldoende werd beoordeeld, hebben het voor het managementreview 2013 de werkwijze aangepast. Al in december is input gevraagd aan alle MT leden, om direct in januari 2014 het review uit te kunnen voeren. 6. P &O en personeelsadministratie: ondersteuning op maat De P&O adviseur ondersteunt en adviseert de directeur-bestuurder en het management op het gebied van personeelsbeleid, personeelsplanning, functieprofielen, arbeidsovereenkomsten, werving, deskundigheidsbevordering, flexibele schil en verzuim en de organisatie(structuur). Bij organisatieveranderingen gaat het ook om de personele consequenties zoals functiewijzigingen bij de Holding en gedwongen ontslag van groepshulpen in Kinderopvang. In sommige situaties neemt zij deel aan een sollicitatiecommissie. De personele administratie verwerkt, beheert, bewaakt, controleert personele aangelegenheden zoals werving en selectie, verzorgt personele administratie, verzuimadministratie en salarisadministratie. Personeelsbeleid transparant en up-to-date Op het gebied van personeelsbeleid zijn de noodzakelijke regelingen ontwikkeld, beschreven en geupdate. Doel is een kwalitatief hoogwaardig en uniform beleid te voeren en het voldoen aan wet- en regelgeving. De documenten zijn gebundeld in het organisatiehandboek, wat via Intranet voor iedere medewerker toegankelijk is. Goede uitvoering van het personeelsbeleid De P&O adviseur adviseert en coacht de leidinggevenden om het personeelsbeleid uniform en kwalitatief uit te voeren. Ter ondersteuning heeft elke leidinggevende eenmaal per zes weken werkoverleg met de P&O adviseur waarin zij de personele aangelegenheden van het team/de teams Jaarverslag 2013 Status: vastgesteld RvB en RvT 01072014 Pagina 7 van 12
van de leidinggevende bespreken. Onderwerpen: verzuim, team- en werkontwikkeling, deskundigheidsbevordering. Medezeggenschap van belang De P&O adviseur ondersteunt het proces van medezeggenschap, helpt bij de voorbereiding van vergaderingen van de OR met de directeur-bestuurder en woont de vergaderingen bij. Verzuimbegeleiding op orde De P&O adviseur heeft een training over verzuim gegeven aan de leidinggevenden. Ook bespreekt zij individuele verzuimgevallen in het werkoverleg met de leidinggevende. Meerdere keren per jaar organiseert zij het Sociaal Medisch Team (SMT) voor overleg met de arbodienst en levert zij verzuimoverzichten aan. Aandacht voor arbeidsomstandigheden De Holding bewaakt de speerpunten uit de branches en de landelijke richtlijnen omtrent verzuim, beeldschermwerk, fysieke belasting, bedrijfshulpverlening, ongewenste omgangsvormen. Deze speerpunten komen terug in de RI&E Arbo. Ter preventie geeft de P&O adviseur voorlichting aan nieuwe medewerkers over beeldschermwerk en doet werkplekonderzoek bij medewerkers. Ook organiseert de P&O adviseur twee keer per jaar een bijeenkomst voor ergo coaches, om hun ervaringen te delen en ter ondersteuning om hun werk goed uit te kunnen voeren. 7. Communicatie en PR Vanuit de visie en de noodzaak om transparant te zijn naar medewerkers en goed zichtbaar te zijn voor de buitenwereld, ondersteunt de stafmedewerker de communicatie en pr activiteiten van Welzijn en Kinderopvang. Zij bewaakt beleid en de huisstijl van Welschap en hoe informatie naar buiten wordt gebracht. Transparant naar binnen In de communicatie met medewerkers vinden we transparantie en duidelijkheid van belang, ook over ingrijpende besluiten. De stafmedewerker ondersteunt en adviseert de directeur-bestuurder en leidinggevenden bij de communicatie over interne onderwerpen. Zij levert of redigeert teksten voor informatie aan personeel, ondersteunt bij personeelsbijeenkomsten en beheert samen met het secretariaat het Intranet. Intranet is een steeds geëigender middel om informatie uit te wisselen, daarom is in 2013 mogelijk gemaakt dat medewerkers thuis Intranet kunnen inzien. Helder naar buiten De stafmedewerker communicatie & pr beheert de websites van Welzijn en Kinderopvang en zorgt dat (digitale) vermeldingen elders voor de werkmaatschappijen worden onderhouden. Daarnaast initieert zij perscontacten. Het secretariaat heeft een ondersteunende rol en is back-up. Bij Welzijn zijn medewerkers zelf verantwoordelijk voor het promoten van activiteiten via folders, flyers en persberichten. De stafmedewerker heeft ondersteuning gegeven waar nodig. Jaarverslag 2013 Status: vastgesteld RvB en RvT 01072014 Pagina 8 van 12
Zij coördineerde de uitgave van de jaarfolder en specifieke projectfolders en advertenties en ondersteunde bij de inzet van social media. Voor Kinderopvang coördineert de stafmedewerker de advertenties en specifieke folders en adviseert en ondersteunt zij bij persberichten/-contacten en (nieuws) brieven aan ouders. Daarnaast was zij ondersteunend in het plan om in te gaan zetten op communicatie via social media. 8. Facilitaire inzet De verantwoordelijkheid voor veel facilitaire zaken ligt bij de leidinggevenden, maar de Holding ondersteunt Welzijn en Kinderopvang bij allerlei facilitaire zaken en bewaakt de landelijke richtlijnen op facilitair gebied, zoals brandveiligheid en vergunningen. Zowel in administratieve zin als bij het ontwikkelen van plannen, aangaan van diensten en uitvoeren van activiteiten. De zakelijk leider buurtcentra en stafmedewerker facilitair trekken bij diverse onderwerpen samen op. Accommodaties De eerste maanden van 2013 stonden facilitair gezien grotendeels in het teken van de verhuizing van kinderdagverblijf de Waterval uit Broekpolder naar de Belgiëlaan, met alles wat daar bij hoort. Om te zorgen dat de verhuizing zo vlekkeloos mogelijk verliep boden de betrokken medewerkers van de Holding en de zakelijk leider buurtcentra assistentie bij: vergunningaanvraag, opzeggen/omzetten/ wijzigen/aangaan van contracten, regelen beveiliging en nutsvoorzieningen, offertes en afspraken met leveranciers, de verhuisdag zelf, oplevering van het achtergelaten pand en afhandeling daarvan met de gemeente Beverwijk. Begin 2013 waren de meerjaren onderhoudsplannen voor onze panden in eigendom - de Vennen en de Schuilhoek - gereed. Met Bouwkundige Begeleidings Adviesgroep BBA - die de meerjaren onderhoudsplannen maakte - zijn ze besproken en met betrokken leidinggevenden zijn opknapacties uitgezet en uitgevoerd. In 2014 wordt voor alle locaties een mjop gemaakt, zodat in de begroting hiervoor reserveringen kunnen worden opgenomen. Bij deze locaties betreft dit grotendeels het onderhoud binnen. Net als bij de Waterval, heeft de Holding ook bij het opheffen van kinderdagverblijf de Heemskinderen ondersteuning verleend. Na het vertrek uit Heemswijk, zorgde de onderhoudsmedewerker dat het pand leeg kwam, om begin 2014 te kunnen opleveren aan ViVa! Zorggroep. Gevolg was dat onze opslag uit ging puilen. Na eerst een interne verkoop, is naar idee van een medewerker, een groot deel van de vrijgekomen inboedel geschonken aan een kindertehuis in Ghana. Voor het vertrek van Teenage Globe in maart 2014 uit de locatie aan de Duitslandlaan is een draaiboek gemaakt en zijn al voorbereidingen getroffen. Met de komst van de nieuwe directeur-bestuurder was het moment daar om de al geplande opknapbeurt voor het bedrijfsbureau naar voren te halen. Raambekleding en muren hebben een eigentijdse uitstraling gekregen. Jaarverslag 2013 Status: vastgesteld RvB en RvT 01072014 Pagina 9 van 12
Contracten en Leveranciers Vanuit de Holding wordt de centrale inkoop van diensten ondersteund, om te zorgen voor eenduidigheid in afspraken en een scherpe prijsstelling. In het kader van HKZ is in 2013 bepaald welke leveranciers kritisch zijn en deze worden cyclisch beoordeeld. Voor 2013 waren dat Adsysco (zie hoofdstuk 4) en schoonmaakbedrijf Hans Weeren, waarmee in 2014 de beoordeling wordt besproken. Voor beide buurtcentra en de vier kinderdagverblijven is een gunstiger contract afgesloten voor afvalverwerking. Voor dezelfde panden is naar aanleiding van veranderende wetgeving - de inbraak- en brandbeveiliging in kaart gebracht en ook is hiervoor een nieuw en gunstiger contract afgesloten. In 2013 hebben de stafmedewerker facilitair en een administratief medewerker het diffuse pakket van abonnementen voor vaste telefonie in kaart gebracht. In overleg met KPN zijn de abonnementen nu bij de juiste stichting gerubriceerd. In 2014 krijgt dit een vervolg voor ADSL. Voor mobiele telefonie is eind 2013 een nieuw contract afgesloten met Into Telecom, onze adviseur voor telefonie. Het contract betekent dat over 2 jaar alle abonnementen gelijk lopen. Naar aanleiding van het opheffen van de locatie s de Heemskinderen in 2013 en in 2014 Teenage Globe is het contract met Ricoh en ons printgedrag onderzocht. We hebben besloten om het contract met Ricoh niet op dit moment te vernieuwen, de abonnementen voor een aantal machines af te laten lopen in 2015 en in 2014 een duurzaam printbeleid te introduceren. 9. Personele inzet en deskundigheidsbevordering Holding Per 31 december 2013 heeft Welschap Holding 7,28 fte personeel in dienst, verdeeld over 11 medewerkers. Eén medewerker heeft een WIA achtergrond. Personele krimp en veranderingen: Holding strak in het jasje Vanwege bezuinigingen en vraaguitval bij de werkmaatschappijen is de personele bezetting bij de Holding per januari 2013 gewijzigd. Het tijdelijke contract met de facilitair stafmedewerker is per 1 januari beëindigd. De functies stafmedewerker communicatie& kwaliteit (28 uur) en stafmedewerker facilitair (24 uur) zijn samengebracht in één functie voor 30 uur. De functie manager bedrijfsvoering & controlling is per 1 februari vervallen. Ter ondersteuning van de bedrijfsvoering en om de organisatie en aansturing van de financiële afdeling en bureau Kinderopvang structureel anders vorm te geven, is een interim manager aangesteld voor 2 dagen per week. Aanvankelijk voor 4 maanden, maar met het oog op het vertrek van de directeurbestuurder, is de aanstelling verlengd tot eind van het jaar, zodat de continuïteit gewaarborgd was. De structurele verandering in de organisatie en aansturing binnen de Holding en bij bureau Kinderopvang zijn in 2013 vormgegeven en voorbereid om per 2014 hun beslag te krijgen: Jaarverslag 2013 Status: vastgesteld RvB en RvT 01072014 Pagina 10 van 12
- Taakverzwaring voor de twee assistent-controllers, wat inhoudt dat zij unit-controller worden en leidinggevende taken krijgen. Een assistent-controller wordt leidinggevende van bureau Kinderopvang; de andere wordt leidinggevende van de afdeling financiën. - Aanstelling van een derde financieel medewerker (24 uur) ter versterking van de financiële administratie. - Een taakverzwaring voor de P&O adviseur, wat inhoudt dat zij leiding gaat geven aan de afdeling personeelsadministratie. Nieuwe Raad van Bestuur Na de aankondiging van de directeur-bestuurder dat hij per september 2013 Welschap zou gaan verlaten is in het voorjaar de procedure gestart voor werving van een nieuwe Raad van Bestuur. De Raad van Toezicht heeft een functieprofiel opgesteld en voorgelegd aan drie geledingen van medewerkers. Via digitale kanalen Intermediair en LinkedIn is voor de functie geworven. De sollicitatiecommissie bestond uit twee leden van de Raad van Toezicht, de interim manager en de P&O adviseur. Drie kandidaten zijn voorgedragen aan interne adviescommissies uit het management, de Raad van Toezicht en de ondernemingsraad. Per 1 september 2013 is de nieuwe directeur-bestuurder aangesteld. Flexibele schil De doelstelling voor 2013 was handhaven en zo mogelijk uitbreiden van de flexibele schil tot maximaal 25%. Eind december 2012 was de flexibele schil 13,65%, eind december 2013 was dit 20,61%. Daarmee is de doelstelling ruim gehaald en gaat de flexibele schil richting 25%. De prognose voor 2014 is dat de flexibele schil afneemt door omzetten van tijdelijke in vaste contracten. Verzuim Het verzuimcijfer van 1,2% ligt voor 2013 ruim onder het branchegemiddelde 2012 (5,7%). Doorstroom, verloop en instroom Het verloop onder medewerkers in 2013 was 17,39%. 2 van de 11 medewerkers zijn uit dienst gegaan. Er is 1 medewerker (directeur bestuurder) ingestroomd. Medewerkerstevredenheid & klanttevredenheid In 2013 is onder medewerkers van de Holding een MTO uitgevoerd. De respons was 69%. Het cijfer was gemiddeld 7,3, hetgeen boven het landelijk gemiddelde (6,8) ligt. Deskundig door opleiding en scholing De leidinggevenden hebben op basis van het beleid, hun budget en de wensen van hun medewerkers en van henzelf een opleidingsplan voor hun team opgesteld. Deskundigheidsbevordering heeft via cursussen, trainingen, opleidingen, studiedagen en (individuele) coaching plaatsgevonden: BedrijfsHulpVerlening; Verzuimtraining voor leidinggevenden; Training : Progressiegericht leidinggeven. Studiedag Kwaliteit. Jaarverslag 2013 Status: vastgesteld RvB en RvT 01072014 Pagina 11 van 12
10. 2014 en verder De primaire taak van de Holding blijft voor 2014 gelijk, namelijk het ondersteunen en faciliteren van Welschap Kinderopvang en Welschap Welzijn. Gezien de grote uitdagingen waar zowel Welzijn als Kinderopvang zich voor geplaatst zien, zal 2014 een intensief jaar worden op alle gebieden. Enkele voorbeelden nader bekeken: P&O zal zich onder meer inzetten op duurzame inzetbaarheid en mobiliteit van personeel. Het is van belang om medewerkers arbeidsmarkt fit te laten zijn. Het belang van scholing en de mogelijkheden om stappen te ondernemen in hun loopbaan zal regelmatig aan de orde komen. Bij de strategische doelen op langere termijn en een mogelijke reorganisatie, speelt P&O een belangrijke ondersteunende rol. Voor zowel medewerkers bij Welzijn, als bij Kinderopvang wordt er een andere focus gevraagd. Er zal opnieuw gekeken moeten worden naar de competenties die voor een dergelijke verandering nodig zijn en welke scholing, begeleiding daarbij past. Ook voor PR en Communicatie breekt er een intensieve tijd aan. Voor beide stichtingen is het van levensbelang dat ze zichtbaar zijn voor de samenleving en voor de netwerkpartners. Meer dan ooit spelen de digitale mogelijkheden hierbij een rol. Het is belangrijk om een keuze te maken uit de vele mogelijkheden die gerelateerd zijn aan kosten en opbrengsten. Tegelijkertijd moeten ook de oorspronkelijke communicatiemiddelen onder de loep genomen worden. Hoe maken we zo n combinatie van digitaal en plat zodat we een maximaal bereik weten te realiseren, zowel intern als extern. Op facilitair gebied zien we een grote verbouwing op ons afkomen bij de Schuilhoek. Noodzakelijk in het kader van het toegankelijk maken van de voorziening voor de groepen kwetsbare bewoners die in 2015 meer dan ooit aangewezen zullen zijn op voorzieningen in de buurt. Juiste en actuele informatie voorziening van Financiën vormen het fundament onder beide stichtingen. Analyses op basis van de data, voor nu en de toekomst, geven de informatie op grond waarvan de stichtingen hun keuzes baseren. In 2014 zullen er vele keuzes voorbij komen waar deze analyses noodzakelijk bij zijn. In een vernieuwde samenstelling, waarin het aan kwaliteit en motivatie van de medewerkers niet ontbreekt, hebben wij er alle vertrouwen in dat - ook in 2014 - de Holding de kwaliteit en toegankelijkheid van de ondersteuning op het vertrouwde niveau zal weten te handhaven. Het vrij besteedbaar (lees algemene reserve) bedraagt eind 2013 8.626, onveranderd ten opzichte van eind 2012. Het beleid van de RvB is gezien de rol en positie van de holding de vorming van algemene reserves binnen de holding te beperken en bij substantiële reservevorming deze te laten terugvloeien naar de Stichtingen Welzijn en Kinderopvang. Jaarverslag 2013 Status: vastgesteld RvB en RvT 01072014 Pagina 12 van 12
11. Begroting 2014 en Staat van Baten en Lasten 2013 2014 2013 2013 Begroting Werkelijk Begroting Lasten Personeelskosten 508.974 490.349 537.898 Overige personeelskosten 27.364 7.495 28.340 Afschrijvingen 23.805 25.310 42.795 Huisvestingskosten 20.500 20.860 20.460 Organisatiekosten 211.281 270.542 209.322 Totaal 791.924 814.556 838.815 Baten Bijdragen 791.924 782.131 831.780 overige baten - 424 0 Totaal 791.924 782.555 831.780 Resultaat voor belasting - -32.000-7.035 Mutatie bestemmingsreserves 32.000 7.035 - Resultaat na belasting - - - Jaarverslag 2013 Status: vastgesteld RvB en RvT 01072014 Pagina 13 van 12
12. Verslag Raad van Toezicht over 2013 2013 is voor de Raad van Toezicht een bijzonder jaar geweest. De samenstelling van de Raad is vernieuwd en voor Welschap is een nieuwe bestuurder geworven en benoemd. De Raad van Toezicht heeft afscheid genomen van Richard Halewijn, van wie volgens het rooster van aftreden zijn termijn verstreken was. Het werd noodzakelijk nieuwe leden te werven voor de Raad. In dit kader is een advertentie gezet en er bleek grote belangstelling voor de functie. Per 1 april was de samenstelling van de Raad van Toezicht als volgt: Johanneke Kalverda, voorzitter; Cristina Smith, vicevoorzitter; Leny van Duivenvoorde; Piet Hoekstra; Jan Postma; Frederiek Weerman. De nieuwe leden hebben verschillende locaties bezocht ter kennismaking met de organisatie. De Raad van Toezicht heeft twee kerncommissies: 1. De remuneratiecommissie (Johanneke Kalverda en Piet Hoekstra) 2. Auditcommissie (Leny van Duivenvoorde en Jan Postma) Na de aankondiging van de bestuurder, om per 1 september afscheid te willen nemen van Welschap, is de Raad van Toezicht een procedure gestart om een nieuwe bestuurder te benoemen. Er is overlegd met diverse geledingen in de organisatie om tot een profiel te komen. Na selectiegesprekken kon de Raad drie benoembare kandidaten aan de OR, het MT en een commissie van de Raad van Toezicht voorleggen voor advies. Per 1 september is mevrouw M.C. Kersten benoemd. De Raad van Toezicht heeft conform de planning & control cyclus vijf vergaderingen gehad in het bijzijn van de Raad van Bestuur. Daarnaast is de Raad van Toezicht tweemaal bijeen geweest in het kader van de benoeming van de nieuwe bestuurder. De voorzitter van de Raad bereidt de vergaderingen samen met de bestuurder voor. Naast deze vergaderingen heeft de Raad van Toezicht in september 2013 ten behoeve van de relatie met de interne stakeholders een vergadering gehad met de Ondernemingsraad, het Managementteam, de Vrijwilligersraad van Welzijn en de Centrale Oudercommissie van de Kinderopvang. In de rol als strategisch sparringpartner voor de Raad van Bestuur zijn tijdens de vergaderingen onder andere de onderstaande onderwerpen besproken en bediscussieerd: - Krimp in Kinderopvang; - Transities AWBZ en Jeugdzorg; - Welzijn Nieuwe Stijl; - Bezuinigingen door de Gemeente Heemskerk; - Strategische Alliantie. De Raad van Toezicht heeft conform de statutaire bevoegdheid de jaarrekening 2012 en de begroting en jaarplannen 2014 goedgekeurd. De vergoeding voor de leden van de Raad van Toezicht is ook voor 2013 vastgesteld op de maximale vrijwilligersvergoeding van 1.500 per jaar. Jaarverslag 2013 Status: vastgesteld RvB en RvT 01072014 Pagina 14 van 12