Versie 2.1 Handleiding Programma Medewerker maart 2008 Hans de Ruijter SSC / O&S / IMOS Laatst opgeslagen door Hans de Ruijter d.d. 10-03-2008 Pagina 1 van 22
Inhoud Pagina 1. Inleiding 3 2. Communicatie 3 3. Verantwoordelijkheden binnen CourseBase 4 4. Overzicht van CourseBase 5 4.1 Inloggen op CourseBase 5 4.2 Jaar en taal in CourseBase 6 4.2.1 Keuze van rol of jaar 6 4.2.2 Taalkeuze instelling 7 4.3 Schermopbouw 7 4.3.1 De menulijst 8 4.3.2 Toon programma s met wijzigingen vanaf een bepaalde datum 9 4.3.3 De programmaboom 11 5. Invullen of wijzigen van programma informatie 13 5.1 Bewerk programma kenmerk gegevens 14 5.1.1 Bewerk keuzelijst selecties 14 5.1.2 Bewerk vrije tekst velden 15 5.1.3 Lege kenmerken toevoegen via het invoeren van gegevens 17 5.2 Bewerk personenlijst (alleen voor de verantwoordelijken ) 17 6. Nieuw facultair kenmerk 17 7. Extra functies Verantwoordelijken voor een programma 18 7.1 Benoemen van een programma editor door de verantwoordelijken 18 7.2 Controle en fiatteren 19 8. Opheffen fiattering t.b.v. wijzigingen gedurende het lopende studiejaar 21 9. Afmelden 21 10. Probleemafhandeling 22 10.1 1 e lijns hulp 22 10.2 Online handleiding in PDF 22 Laatst opgeslagen door Hans de Ruijter d.d. 10-03-2008 Pagina 2 van 22
1. Inleiding Deze handleiding is bedoeld voor medewerkers betrokken bij de onderwijsprogramma s van de TU Delft. Het geeft een gedetailleerde beschrijving van het gebruik van het systeem. Echter alvorens hierop in te gaan, wordt eerst uitgelegd hoe het systeem is opgebouwd. De opleidings-directeur of coördinator is verantwoordelijk voor een programma, en staat daarom ook bovenaan de hiërarchische structuur in CourseBase. Een programma valt onder een opleiding; per opleiding kunnen meerdere programma s bestaan. Een docent valt onder de opleidingsdirecteur en heeft dus minder rechten in het CourseBase systeem. De vakken of onderwijseenheden worden door de beheerder van het CourseBase systeem aangemaakt in opdracht van de opleidingsdirecteur. Deze bevatten een aantal kenmerken waarvan enkele verplicht zijn binnen de TU en enkele binnen een faculteit. Het is aan de medewerker die verantwoordelijk is voor een programma in de rol van of Verantwoordelijk programma medewerker of Minorcoördinator om te zorgen dat de kenmerken van een programma (beschrijvingen, benodigdheden, etc.) goed ingevuld worden. 2. Communicatie De communicatie tussen programma medewerker en de Facultaire Beheerder vindt via automatische notificaties plaats. 1. De programma medewerker ontvangt een e-mail wanneer hij/zij gekoppeld wordt aan een programma door de Fac. Beheerder met het verzoek om de gegevens te controleren en te fiatteren 2. De Facultaire Beheerder ontvangt een e-mail wanneer de programma medewerker het vak gefiatteerd heeft met het verzoek dit vak te blokkeren en te publiceren 3. De programma medewerker zal twee-wekelijks een e-mail ontvangen ter herinnering dat hij/zij het vak nog moet controleren en fiatteren Laatst opgeslagen door Hans de Ruijter d.d. 10-03-2008 Pagina 3 van 22
3. Verantwoordelijkheden binnen CourseBase Binnen CourseBase worden verschillende verantwoordelijkheden gedefinieerd. Er is een centraal TUD gedeelte (TUD-Beheerder, systeemmedewerker SSC), een facultair gedeelte (facultair beheerder) en een docent gedeelte. Hieronder staan de verantwoordelijkheden van de verschillende eenheden: TUD Beheerder - Informatie Management Onderwijs & Studentenzaken (IMOS) inrichten en onderhouden systeem en beheer gebruikersrechten Systeemmedewerker SSC - Shared Service Center O&S bepalen nieuwe vakcode(s) invoeren nieuwe vakken: vakcode, naam (Nederlands/Engels), ects-punten koppelen vakken aan nieuw studiejaar bouwen programmaboom communiceren naar Facultaire Beheerder Facultaire Beheerder Medewerker O&S-onderdeel op de faculteit controleren vakgegevens (Nederlands/Engels) invoeren vaste kenmerken koppelen of wijzigen docenten, docentrollen en verantwoordelijken ( 1 verantwoordelijke medewerker per vak of programma) ontbrekende docenten invoeren in PeopleSoft via P&O controleren koppeling vakken aan studiejaar en programmaboom (structuur en vakcodes) afvinken per vak en programma(onderdeel) : Bewerken geblokkeerd afvinken per vak en programma(onderdeel) : Publiceer op internet 1 e aanspreekpunt bij problemen Beheer gegevens hardcopy studiegids Docenten / Programma medewerkers controleren en aanvullen / wijzigen gegevens (Nederlands/Engels) Controleren eigen docent-rol en/of verantwoordelijkheid Controleren namen en docent-rollen van andere betrokkenen bij een programma. Deze mutaties doorgeven aan uw facultaire Beheerder Het eventueel benoemen / koppelen van een editor aan een programma (b.v. secretaresse). Controleren en aanvullen of wijzigen programmagegevens (Nederlands / Engels) Eventuele wensen voor nieuwe facultaire kenmerken en/of opmerkingen communiceren met de Facultaire Beheerder voor eventuele aanpassingen afvinken per programma (onderdeel) door verantwoordelijke: Gecontroleerd door verantwoordelijke Binnen CourseBase wordt docent of programma medewerker als een algemene term aangegeven. Echter, een docent of programma medewerker kan verschillende functies hebben binnen een vak of programma, zoals verantwoordelijk docent / -medewerker, practicumcoördinator, assistent, etc., en CourseBase definieert deze verschillende functies, waarbij de Verantwoordelijken in hiërarchie bovenaan staan. Laatst opgeslagen door Hans de Ruijter d.d. 10-03-2008 Pagina 4 van 22
4. Overzicht van CourseBase In dit hoofdstuk wordt ingegaan op het gebruik van CourseBase voor Programmamedewerkers / docenten 4.1 Inloggen op CourseBase Om in te loggen op CourseBase, moet u surfen naar de website: http://coursebase.tudelft.nl U krijgt dan het volgende scherm te zien: Klik op <aanmelden> linksboven Vul uw NetID in met kleine letters en vervolgens uw wachtwoord Wanneer u nog niet geregistreerd staat met een NetID van de TUDelft dient u kontakt op te nemen met uw Facultaire Beheerder van CourseBase. Laatst opgeslagen door Hans de Ruijter d.d. 10-03-2008 Pagina 5 van 22
Na aanmelding verschijnt het onderstaande scherm U bent nu ingelogd Klik op <Overzicht> en <Programma s> 4.2 Jaar en taal in CourseBase Voordat u aan de slag gaat, is het nodig de velden bovenaan het scherm te controleren en eventueel het juiste Jaar of de juiste Taal te kiezen. De default waarde bij inloggen is als Verantwoordelijk Programmamedewerker. Echter, zoals beschreven in hoofdstuk 2, zijn er verschillende rollen. Kies uw rol, anders kunt u de velden niet invullen! LET OP! De programma s waarbij u betrokken bent worden per ROL in het overzicht getoond. Wanneer U programma s mist dient U een andere rol te kiezen in de keuzelijst van het menu of contact op te nemen met de Fac. Beheerder CourseBase. 4.2.1. Keuze van rol of jaar Kies de juiste rol of jaar via de keuzelijsten voor de juiste programma s. Laatst opgeslagen door Hans de Ruijter d.d. 10-03-2008 Pagina 6 van 22
U ziet alleen de keuzes van de items waarbij u betrokken bent binnen een opleiding en Faculteit (Organisatie) binnen een bepaalde programma rol. OF 4.2.2. Taalkeuze instellling In de menubalk bovenin het scherm van CourseBase kunt u de <taal switchen> van het Nederlands naar het Engels ten behoeve van de programmagegevens Klik op <english> in de menubalk van de TU-website om ook de website-gegevens in het engels te laten weergeven. 4.3. Schermopbouw Voordat we ingaan op het invullen, wordt de schermopbouw hier uitgelegd. De schermopbouw kunt u linksbovenvinden, onder uw naam van uw NetID: Hier zijn 2 opties: - Menu-lijst - Programmaboom De Menulijst geeft u de verschillende menu s zoals Overzicht en Programma s. De Programmaboom geeft de structuur aan van het programma dat u gekozen heeft. Laatst opgeslagen door Hans de Ruijter d.d. 10-03-2008 Pagina 7 van 22
4.3.1 De menulijst Via de Menu-lijst kunt u via de sub-items programmainformatie en bepaalde programma s zoeken die voor uw rol in uw programma van toepassing zijn. Door op het +je te drukken ziet u de sub-items. Klik op <Programma s> Het onderstaande scherm verschijnt met een lijst van alleen die programma s waar u verantwoordelijk voor bent. Kies eventueel een andere programma rol uit de keuzelijst wanneer u programma s mist in de getoonde lijst. Klik op een <programmacode in de lijst> en ga naar de gegevens van dat programma. Vul hier de gewenste vakcode in en klik op <Toon Gegevens> om direct naar de gegevens van een specifiek programma te gaan. Laatst opgeslagen door Hans de Ruijter d.d. 10-03-2008 Pagina 8 van 22
4.3.2 Toon Programma s met wijzigingen vanaf een bepaalde datum Vul de gewenste datum in en klik op <Toon Gegevens> Onderstaand scherm verschijnt met een lijst van de programmacodes waar vanaf de ingevulde datum gegevens zijn gewijzigd. klik op de <programmacode> om de informatie per programma te benaderen Het volgende scherm verschijnt Laatst opgeslagen door Hans de Ruijter d.d. 10-03-2008 Pagina 9 van 22
De kenmerken waar wijzigingen in tekst zijn aangebracht zijn in de kleur groen gemarkeerd. klik op de <informatie button> om te zien welke medewerker de laatste wijziging heeft aangebracht Laatst opgeslagen door Hans de Ruijter d.d. 10-03-2008 Pagina 10 van 22
4.3.3 De programmaboom Via de programmaboom kunt u de structuur van het hele programma zien, inclusief alle vakken. Tevens ziet U wat uw rechten zijn voor elk programma (onderdeel). Een voorbeeld staat hieronder afgebeeld: programma- / boomstructuur = indicator of de programma-gegevens gepubliceerd zijn op internet. Rood = niet Wit = wel = indicator of de vakgegevens gepubliceerd zijn op internet. Rood = niet Wit = wel = indicator of de gegevens gewijzigd mogen worden. Wijzigen is mogelijk als het potlood-icon er staat. = indicator of de verantwoordelijk docent of verantwoordelijk programmamedewerker het vinkje bij gecontroleerd door verantwoordelijke heeft gezet na goedkeuring van de tekst. De volgende combinaties kunnen zich voordoen bij de weergave van de programma s of programmaonderdelen in de boom: a. Het programma kan bewerkt worden en is niet gepubliceerd Het boekje = rood Het vakje <Publiceren> = is leeg Het potloodje = zichtbaar Het vakje <Definitief> = is leeg Het handje = zichtbaar Het vakje <Gecontroleerd door..>= is leeg Laatst opgeslagen door Hans de Ruijter d.d. 10-03-2008 Pagina 11 van 22
b. Het programma kan niet bewerkt worden en is niet gepubliceerd Het boekje = rood Het vakje <Publiceren> = is leeg Het potloodje = onzichtbaar Het vakje <Definitief> = is gevinkt Het handje = onzichtbaar Het vakje <Gecontroleerd door..>= is gevinkt c. Het programma kan niet bewerkt worden en is gepubliceerd Het boekje = wit Het vakje <Publiceren> = is gevinkt Het potloodje = onzichtbaar Het vakje <Definitief> = is gevinkt Het handje = onzichtbaar Het vakje <Gecontroleerd door..>= is gevinkt Als u weet voor welke programma s u de velden moet invullen kunt u rechtstreeks uw programma aanklikken. Als u niet weet voor welke programma s u de velden moet invullen, kunt u beter via de Menulijst de suboptie Programma s kiezen. Binnen de door u gedefinieerde rol (b.v. Verantwoordelijk Programma Medewerker ) zult u dan de programma s zien waaraan u gekoppeld bent. Bijvoorbeeld: Controleer deze lijst met programmacodes op volledigheid. Neem bij onjuistheden of als u een programmacode mist contact op met uw Facultaire Beheerder Laatst opgeslagen door Hans de Ruijter d.d. 10-03-2008 Pagina 12 van 22
5. Invullen of wijzigen van programma informatie In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u programma informatie in CourseBase kan invoeren of wijzigen. Daartoe wordt gestart met het menu waar de programma s aangegeven worden waarbij u betrokken bent in uw rol. Hieronder het voorbeeld als u via de Menulijst, via item Overzicht en subitem Programma s uw programma s ziet: klik op de <programmacode> om direkt de informatie te gaan invullen. Het volgende scherm verschijnt De vakjes gecontroleerd door verantwoordelijke en Definitief staan niet aangevinkt. Dit betekent dat de gegevens door u bewerkt kunnen worden. Laatst opgeslagen door Hans de Ruijter d.d. 10-03-2008 Pagina 13 van 22
5.1 Bewerken programma (kenmerk) gegevens Vanwege het TU-beleid inzake Web-beveiliging wordt de applicatie na een in-actieve periode afgesloten. Daarom adviseer ik U regelmatig de ingevoerde of gewijzigde gegevens tussentijds op te slaan. U kunt de gegevens bewerken via de buttons <Bewerk keuzelijst selecties> of <Bewerk vrije tekst velden>. 5.1.1 Bewerk Keuzelijst selecties Klik op <Bewerk keuzelijst selecties> Het onderstaande scherm verschijnt Klik op <de keuzevakjes> die bij het betreffende programma van toepassing zijn Klik op <Opslaan> Laatst opgeslagen door Hans de Ruijter d.d. 10-03-2008 Pagina 14 van 22
5.1.2 Bewerk vrije tekst velden LET OP! Het volgende is vereist bij de methode: kopiëren, knippen en plakken In CourseBase kan alleen platte tekst ingevoerd worden, dus zonder opmaak. Bij kopieren of knippen dient u eerst de tekst als tekst zonder opmaak te plakken in een tussendocument in Word of in Notepad. Daarna kunt u de geplakte platte tekst uit het tussendocument kopieren of knippen en rechtstreeks plakken in CourseBase. Klik op <Bewerk vrije tekst velden> Het onderstaande scherm verschijnt Kies de kenmerken die voor U relevant zijn om met gegevens te vullen. Klik op het <gum-icon> De tekst zal worden verwijderd. Klik op het <potlood-icon> U krijgt een venster waar eerdere gegevens zichtbaar worden en waar u de tekst kunt bewerken Het onderstaande scherm verschijnt Laatst opgeslagen door Hans de Ruijter d.d. 10-03-2008 Pagina 15 van 22
VOORBEELD Klik op <OK> om de gegevens op te slaan of <Annuleer> De gegevens worden opgeslagen en het onderstaande scherm verschijnt Klik vervolgens op <Opslaan> om de gegevens op te slaan of <Annuleer> Als het programma Definitief is kunt u niets wijzigen of toevoegen. U krijgt dan een foutmelding te zien. In dit het geval dient u contact op te nemen met de Facultaire Beheerder die het vinkje <Definitief> zal verwijderen, waardoor u tijdelijk weer gegevens kunt bewerken. De vinkjes zullen na de wijziging weer geplaatst worden door de Facultaire Beheerder. Opm. Als er bij een kenmerk niets is ingevuld wordt dit kenmerk niet zichtbaar op het internet. Laatst opgeslagen door Hans de Ruijter d.d. 10-03-2008 Pagina 16 van 22
5.1.3 Lege kenmerken toevoegen via het invoeren van gegevens Wanneer U bij <overige kenmerken die nog toegekend kunnen worden> iets invult bij een leeg kenmerk dan zal dit kenmerk na het opslaan naar boven worden verplaatst en zichtbaar worden op internet. Klik op het <potlood-icon> of plaats de cursor in het veld van het betreffende kenmerk Voer de gegevens in Klik op <Opslaan> of <Annuleer> 5.2 Bewerk personen lijst alleen voor de rollen Verantwoordelijk Programma Medewerker en Minorcoördinator Als laatste optie is er de optiebalk Bewerk personen lijst. Zie hoofdstuk 7. Speciale Taken Verantwoordelijken 6. Nieuw facultair kenmerk Een facultair kenmerk is een kenmerk welke specifiek gebruikt wordt bij één faculteit als uitbreiding op de bestaaande kenmerken. Deze faculteit acht de informatie van dit nieuwe kenmerk belangrijk voor zijn studenten en de studiegids. Als er behoefte is aan een nieuw specifiek kenmerk die de verantwoordelijke vermeld wil hebben in de studiegids dan bestaat er de mogelijkheid om via de Facultaire Beheerder een nieuw facultair kenmerk aan te laten maken. De Facultaire Beheerder houdt zich daarbij aan de conventies van de TUbrede afspraken. Laatst opgeslagen door Hans de Ruijter d.d. 10-03-2008 Pagina 17 van 22
7. Extra functies Verantwoordelijken Naast de hierboven beschreven functionele taken hebben de <verantwoordelijk programmamedewerker, en minorcoördinator> bij de programma s extra taken binnen het protocol van CourseBase. 7.1 Benoemen van een <Programma Editor> door de verantwoordelijke voor een programma Iemand in de rol van <Programma Editor> heeft dezelfde rechten en functionele taken als de rol van <docent>, maar hoeft niet een functie te vervullen in het onderwijs. Iedereen met een NetID van de TUDelft kan de rol van editor vervullen en de gegevens bewerken bij een vak. Te denken valt hier aan b.v. een secretaresse. De verantwoordelijk docent blijft eindverantwoordelijk voor de tekst in CourseBase. Klik op <Bewerk personenlijst> Het onderstaande scherm verschijnt Klik in <het lege veld> en vul alleen de <achternaam> in Klik op <Zoek> Het onderstaande scherm verschijnt Laatst opgeslagen door Hans de Ruijter d.d. 10-03-2008 Pagina 18 van 22
Klik in <het vakje van uw keuze> Selecteer in de keuzelijst de rol van <Programma Editor> Klik op <Toevoegen> De persoon wordt in de rol van <Programma Editor> toegevoegd aan het programma Klik op <Terug> om naar de programma informatie terug te gaan 7.2 Controle en fiatteren Na controle van de kenmerkgegevens plaatst de <Verantwoordelijk programmamedewerker of Minorcoördinator> het vinkje in het vakje <Gecontroleerd door verantwoordelijke> Selecteer het programma Het volgende scherm verschijnt Laatst opgeslagen door Hans de Ruijter d.d. 10-03-2008 Pagina 19 van 22
Klik op <Bewerk> Het volgende scherm verschijnt Klik in het hokje <Gecontroleerd door verantwoordelijke> Klik op <Opslaan> onder het scherm Hierna is het betreffende vak niet meer te bewerken door de andere docentrollen bij dit vak. Om dit op te heffen dient men contact op te nemen met de <Verantwoordelijk programmamedewerker, Minorcoördinator > of de <Facultaire Beheerder> Laatst opgeslagen door Hans de Ruijter d.d. 10-03-2008 Pagina 20 van 22
8. Opheffen fiattering t.b.v. wijzigingen gedurende het lopende studiejaar Wanneer er gedurende het lopende studiejaar wijzigingen aangebracht dienen te worden in de studiegids moet de verantwoordelijk programmamedewerker of minorcoördinator onderstaaande handelingen verrichten De verantwoordelijke dient contact op te nemen met de <Facultaire Beheerder> met het verzoek om het <vinkje> weg te halen in het vakje <Definitief>. Daarna kunnen de programmagegevens bewerkt worden volgens het eerder beschreven protocol. Na deze wijziging moet er opnieuw afgevinkt worden. 9. Afmelden Klik op <Afmelden> om de applicatie af te sluiten Laatst opgeslagen door Hans de Ruijter d.d. 10-03-2008 Pagina 21 van 22
10. Probleemafhandeling 10.1 1 e lijns hulp Bij problemen kunt u kontakt opnemen met uw Facultaire Beheerder van CourseBase. Zij behoren tot het O&S- onderdeel op uw faculteit en zijn het eerste aanspreekpunt voor de gebruikers van de applicatie. Klik op <Help> Klik op <Ondersteuning> De namen en e-mailadressen verschijnen van de 1 e lijnshulp op de Faculteiten 10.2 online handleiding in PDF Klik op <CourseBase handleiding> voor de handleiding in PDF Laatst opgeslagen door Hans de Ruijter d.d. 10-03-2008 Pagina 22 van 22