Gemeente ř Bergen op Zoom Aan de leden en duoburgerleden van de gemeenteraad van Bergen op Zoom lllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllll Uw kenmerk Uw brief Ons kenmerk U17-009649 Beh. door B. Steffensen Datum 1 3 JUL 2017 Doorkiesnr. 0164-277133 Onderwerp: Verslag Kritische Prestatie Afdeling Middelen, Facilitair Inkoop DIV Bijlage(n) 2 Indicatoren (KPI) Archief 2016 Beste leden en duoburgerleden, Conform het bepaalde in artikel 8 van de Archiefverordening ontvangt u hierbij ons verslag Kritische Prestatie Indicatoren Archief 2016. Voor de verantwoording/verslaglegging heeft de VNG de zogenaamde KPľs ontwikkeld (Kritische Prestatie Indicatoren), Door het beantwoorden van deze KPľs blijkt of de gemeente aan de eisen van de wet- en regelgeving voldoet. Tevens brengen de KPľs een uniformering aan in de wijze waarop dit gebeurt. Hierdoor kunnen de prestaties van gemeenten ter uitvoering van de Archiefwet 1995 onderling vergeleken worden. In het verslag vindt u informatie over de activiteiten ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet 1995. De in het verslag opgenomen aanbevelingen zijn inmiddels vertaald naar actiepunten ter uitvoering door de ambtelijke organisatie. Gelijktijdig met deze brief wordt het verslag en de interne actiepunten ook toegezonden aan Gedeputeerde Staten. Dit conform de verplichtingen volgend uit de Archiefwet 1995 en de wet Revitalisering Generiek Toezicht. Mocht u over deze brief nog vragen of opmerkingen hebben dan kunt u contact opnemen met de heer J. Dik, bereikbaar via telefoonnummer 0164-277531. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders van Bergen op Zoom, secretaris, burgemeester, Mevr. mr. A.CTSpindler Dhr. dr. F.A. Petter Jacob Obrechtlaan 4 4611 AR Bergen op Zoom E stadskantoor@bergenopzoom.nl Postbus 35 4600 AA Bergen op Zoom I www.bergenopzoom.nl ĩ140164 F (0164)245356 KvK 20169091 B nv BNG rek. nr. 28.50.00.942 B IBAN: NL41BNGH 0285000942 B BIC: BNGHNL2G
4 f» West-Brabants Archief College van Ben W Postbus 35 4600 AA Bergen op Zoom Bergen op Zoom, 05-07-2017 Onderwerp: Verslag KPI onderzoek Geacht College, Bijgevoegd treft u, in het kader van het nieuwe generieke toezicht, het verslag van het KPIonderzoek (archiefinspectiebezoek) 2016. Graag verneem ik van u welke aanbevelingen opgepakt gaan worden. Hoogachtend, T)rs. W.F.L. Reijnders Gemeentearchivaris
Verslag Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) Archief 2016 Gemeente Bergen op Zoom Het vorige KPI-verslag 2013-2015 is op 29 maart 2016 door het college van B&W behandeld en aangeboden aan de raad en aan de provincie op 4 april 2016. De provincie heeft bij brief van 11 mei 2016 laten weten dat de gemeente Bergen op Zoom voldoet aan de uitgangspunten en de criteria voor het systematisch archieftoezicht. De afgelopen periode is de gemeente Bergen op Zoom aan de slag gegaan met de interne actiepunten die zijn opgesteld naar aanleiding van de bevindingen en aanbevelingen uit het KPIverslag 2013-2015. Op 7 december 2016 zijn de volgende documenten ter kennisname aan het college opgestuurd: -Kwaliteitsplan Informatiehuishouding -Beheerplan Informatiehuishouding -Kwaliteitsnormen Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Deze documenten zijn van belang voor de organisatie en maken deel uit van het kwaliteitssysteem archiefbeheer ( KPI 2.1). De gemeente moet kunnen aantonen dat beschreven is waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en in hoeverre aan bepaalde standaarden wordt voldaan. Naast het opstellen van deze documenten is het van belang dat regelmatig interne toetsing en evaluatie plaatsvindt om een goede kwaliteit van de informatiehuishouding van de gemeente te kunnen blijven garanderen. Hieronder volgen de bevindingen en aanbevelingen per KPI- hoofdstuk. Hoofdstuk 1 Lokale regelingen Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? In 2014 zijn in Bergen op Zoom de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer vastgesteld. Vanuit de VNG zijn er in mei 2017 nieuwe modellen van de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer opgesteld, maar er is nog een discussie gaande over de modellen van de VNG en die van de beroepsvereniging KVAN-BRAIN. Er wordt geadviseerd om de discussie over de modellen van de VNG en KVAN-BRAIN even af te wachten, voordat er een nieuwe Archiefverordening en een nieuw Besluit Informatiebeheer zal worden opgesteld.
1.5 Gemeenschappelijke Regelingen In het Beheerplan Informatiehuishouding is een overzicht van de Gemeenschappelijke Regelingen (GR) in bijlage 4 opgenomen. Er wordt speciale aandacht gevraagd voor deze GR, in het bijzonder voor de ISD Brabantse Wal die sinds 1-1-2012 in Bergen op Zoom is gevestigd. Het college van Bergen op Zoom is volgens de Archiefverordening ISD Brabantse Wal verantwoordelijk voor het informatiebeheer. Vaak blijkt dat bij het aangaan van een GR de informatie- en archiefaspecten onderbelicht blijven; deze aspecten dienen in een afzonderlijke dienstverleningsovereenkomst geregeld te worden en ook van tijd tot tijd te worden geëvalueerd. Voor de ISD Brabantse Wal dient in ieder geval de bruikleenovereenkomst van de cliëntendossiers van de gemeenten Woensdrecht en Steenbergen voor de periode 2012-2017 te worden verlengd en zal de ISD zelf verslag uit moet brengen aan de deelnemende gemeenten over het archiefbeheer. Neem in de planning op het evalueren van de informatie- en archiefaspecten in de dienstverleningsovereenkomst Gemeenschappelijke Regelingen en verleng de bruikleenovereenkomsten van de cliëntendossiers van de gemeenten Woensdrecht en Steenbergen en laat de ISD verslag uit brengen aan de deelnemende gemeenten over het archiefbeheer. Hoofdstuk 2 KPI 2.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer Zoals reeds hierboven vermeld zijn de volgende documenten opgesteld; Kwaliteitsplan Informatiehuishouding, Beheerplan Informatiehuishoudingen Kwaliteitsnormen Baseline Informatiehuishouding Gemeenten. Het is goed dat deze documenten zijn opgesteld, maar het is van groot belang dat regelmatig interne toetsingen evaluatie plaatsvinden om een goede kwaliteit van de informatiehuishouding van de gemeente te kunnen blijven garanderen. In het Kwaliteitsplan Informatiehuishouding, het Beheerplan Informatiehuishouding en in Kwaliteitsnormen Baseline Informatiehuishouding Gemeenten worden al zaken genoemd als knelpunten en verbetermaatregelen. Onder regie van team Facilitair, Inkoop en DIV zal in 2017 verder worden gewerkt aan het oplossen van de knelpunten en invoeren van verbetermaatregelen, waarbij het van groot belang is de samenwerking met de organisatie te blijven opzoeken en de regierol op zich te nemen. Neem in de planning de verbetermaatregelen op uit het Beheerplan Informatiehuishouding en neem de regierol op als team Facilitair, Inkoop en DIV om samen met de gemeentelijke organisatie de genoemde knelpunten op te kunnen lossen. Hoofdstuk 3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden KPI 3.1.a Geordend overzicht Op basis van de ingevulde KPI-lijst is duidelijk dat er op dit moment sprake is van een incompleet overzicht. Het opstellen van een overzicht van de werkprocessen (zaaktypen) binnen de gemeentelijke organisatie is van belang voor de kwaliteit van de informatiehuishouding en het verder kunnen inrichten van een zaaksysteem. Het is tevens het moment waarop onder regie van Team Facilitair, Inkoop en DIV in overleg met de proceseigenaren afspraken gemaakt moeten worden over het selectie- en archiveringsproces binnen het zaaktype.
Ten behoeve van de kwaliteit van de informatiehuishouding dient er een overzicht gemaakt te worden van de werkprocessen (zaaktypen) van de organisatie. Maak met de proceseigenaren bij de inrichting van de zaaktypes afspraken over het selectie- en archiveringsproces. Hoofdstuk 4 Digitale archiefbescheiden in het bijzonder Werkt de gemeente op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN)? Op basis van de ingevulde KPI-lijst blijkt dat de gemeente Bergen op Zoom op onderdelen werkt volgens RODIN. Een leidraad migratie en conversie voor digitale archiefbescheiden is opgesteld. Een punt van aandacht is en blijft het informatiebeveiligingsbeleid. Vrij recent is door de VNG een nieuw verantwoordingsproces informatieveiligheid aangekondigd. Neem als Team Facilitair, Inkoop en DIV contact op met o.a. de informatiebeveiligers binnen de gemeente om samen te kijken naar de nog te nemen acties uit RODIN en de recent verschenen ledenbrief van de VNG over verantwoordingsproces informatieveiligheid. Neem als Team Facilitair, Inkoop en DIV contact op met o.a. de informatiebeveiligers binnen de gemeente om samen te kijken naar de nog te nemen acties uit RODIN en de recent verschenen ledenbrief van de VNG over verantwoordingsproces informatieveiligheid. Hoofdstuk 5 Vernietigen van archiefbescheiden Eerder werd al het belang van het maken van afspraken met de proceseigenaren bij de inrichting van de zaaktypes over het selectie- en archiveringsproces genoemd. Zodra de inrichting is afgerond zullen in de praktijk, onder regie van Team Facilitair, Inkoop en DIV, met de behandelaars in het proces afspraken gemaakt moeten worden over de selectietermijnen en de behandelaars moeten daarover blijvend voorgelicht worden. Samen met de kwaliteitscontrole is dit van groot belang voor een goede informatiehuishouding. Blijf als Team Facilitair, Inkoop en DIV de behandelaars in het werkproces voorlichten en inlichten over de wettelijke vernietigingstermijnen. Hoofdstuk 7 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots. KPI 7.4 E-depot In samenwerking met het West-Brabants Archief is er afgelopen jaar meegedaan aan een zogenaamde TMLO-mapping (Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden). Metadata uit Corsa werden getoetst aan een landelijke TMLO-standaard. De test heeft uitgewezen dat er nog enkele aanpassingen nodig zijn (o.a. relatie werkprocessen en zaaktypen uit de zaaktypecatalogus) in het consequent toekennen van metadata in Corsa.
Zorg voor de benodigde aanpassingen in Corsa op basis van de TMLO-mapping. Hoofdstuk 9 Rampen, calamiteiten en veiligheid KPi 9.1 Gemeentelijk rampenplan Beschikt de gemeente over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin tenminste procedures m.b.t. de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen? De gemeente beschikt niet over een dergelijk plan, maar het is vrij simpel om je te abonneren op documentwacht om in geval van een calamiteit de papieren archiefbescheiden veilig te stellen. Om in geval van een calamiteit blijvend te kunnen beschikken over de digitale informatie is het van belang om daarover in het beveiligingsinformatiebeleid een paragraaf op te nemen. Bovendien zou het goed zijn om af en toe te oefenen om te kijken in hoeverre er werkelijk toegang gekregen kan worden tot die digitale informatie. Abonneer je op document-wacht en neem een paragraaf op in het beveiligingsinformatiebeleid om bij calamiteiten blijvend over digitale informatie te kunnen beschikken. Neem als Team Facilitair, Inkoop en DIV contact op met o.a. de informatiebeveiligers binnen de gemeente om samen te kijken naar de recent verschenen ledenbrief van de VNG over verantwoordingsproces informatieveiligheid. Hoofdstuk 10 Middelen, mensen kwantitatief t.b.v. beheer In het vakgebied van het informatiebeheer zie je een ontwikkeling van een DIV -functionaris die achteraf metadata toekent, naar een regiefunctie om er voor te zorgen dat de behandelaars in het werkproces de juiste metadata toekennen. Kwaliteitscontrole op o.a. de juiste metadata, zowel in het behandelproces als bij de voorbereiding voor de opname in het depot vereist een ander type DIV-functionaris. De ontwikkeling van uitvoerder naar regisseur is een van de gevolgen van digitaal en zaakgericht werken op de rol van de afdeling DIV binnen een gemeentelijke organisatie en gezien het aantal aanbevelingen hierboven gedaan, is het de vraag of binnen DIV genoeg formatie beschikbaar is voor regie- en beleidsmatige taken overeenkomstig de uitgangspunten zoals die zijn geformuleerd in de missie en visie 2015-2020, van Documentaire Informatievoorziening naar Informatiemanagement. Kijk nog eens goed naarde uitgangspunten in de missie en visie 2015-2020 en bekijk of er genoeg formatie beschikbaar is voor regie- en beleidsmatige taken.
Interne actiepunten naar aanleidingen van bevindingen/aanbevelingen/vragen van de archivaris op basis van de ingevulde Kritische Prestatie Indicatoren Archief 2016 Onderwerp Aanbevelingen 1 Toelichting Actie Datum gereed Actie-verantw. 1 Lokale regelingen In 2014 zijn in Bergen op Zoom de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer vastgesteld. Vanuit de VNG zijn er in mei 2017 nieuwe modellen van de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer opgesteld, maar er is echter nog een discussie gaande over de modellen van de VNG en die van de beroepsvereniging KVAN-BRAIN. De discussie over de modellen van de VNG en KVAN- BRAIN afwachten. Vervolgens zowel de Archiefverordening als het Besluit Informatiebeheer aanpassen. Nog niet bekend, afhankelijk van discussie 2 Gemeenschappelijke regelingen Er wordt aandacht gevraagd voor archiefaspecten van gemeenschappelijke regelingen en de GR ISD Brabantse Wal in het bijzonder. 1.Bruikleenovereenkomst fysieke cliëntendossiers verlengen 2.Archiefverslag van de ISD uitbrengen aan de deelnemers Eind 2017 en GO ISD 3 Geordend overzicht Er is op dit moment sprake van een incompleet overzicht van informatie en waar deze zich bevindt. Het opstellen van een overzicht van de werkprocessen (zaaktypen) binnen de organisatie is van belang voor de kwaliteit van de informatiehuishouding en het verder kunnen inrichten van een zaaksysteem. 1.De aanbeveling is om een overzicht te maken van informatie en waar deze zich bevindt op basis van de werkprocessen (zaaktypen) van de organisatie. Het team zal hier organisatiebreed aandacht voor vragen. 2.Daarnaast wordt aanbevolen dat met de proceseigenaren bij de inrichting van zaaktypes afspraken maken over het selectie- en archiveringsproces. 1.Eind 2017 2.Afhankelijk van punt 3.1 4 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e- depots In samenwerking met het West-Brabants Archief heeft de gemeente het afgelopen jaar meegedaan aan een zogenaamde TMLO-mapping (Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden). De test heeft uitgewezen dat er nog enkele aanpassingen nodig zijn (o.a. relatie werkprocessen en zaaktypen uit de zaaktypecatalogus) in het consequent toekennen van metadata in Corsa. De benodigde aanpassingen in Corsa maken op basis van de uitkomsten van de TMLO-mapping (o.a. relatie werkprocessen en zaaktypen). Gedeeltelijk begin 2018 gereed. Gedeeltelijk afhankelijk van punt 3 (werkprocessen/ zaaktypen)
5 Rampen, calamiteiten en veiligheid De gemeente beschikt niet over een rampenplan, maar het is vrij simpel om je te abonneren op document-wacht om in geval van een calamiteit de papieren archiefbescheiden veilig te stellen. Om in geval van een calamiteit blijvend te kunnen beschikken over de digitale informatie is het van belang om daarover in het beveiligingsinformatiebeleid een paragraaf op te nemen. Bovendien zou het goed zijn om af en toe te oefenen om te kijken in hoeverre er werkelijk toegang gekregen kan worden tot die digitale informatie. 1.Bekijk of het nodig is om een abonnement te nemen op Document-Wacht. 2.Neem een paragraaf op in het beveiligingsinformatiebeleid om in geval van een calamiteit blijvend te kunnen beschikken over digitale informatie. Dit zal samen met l&p opgepakt worden. Eind 2017 1. 2. en l&p 6 Middelen en mensen De ontwikkeling van uitvoerder naar regisseur is een van de gevolgen van digitaal en zaakgericht werken op de rol van de afdeling DIV. Is er voldoende formatie beschikbaar voor regie- en beleidsmatige taken overeenkomstig de uitgangspunten, zoals die zijn geformuleerd in de missie en visie 2015-2020, van Documentaire Informatievoorziening naar Informatiemanagement. Onderzoek of er voldoende formatie beschikbaar is voor regie- en beleidsmatige taken. Begin 2018
Naast bovenstaande aanbevelingen zijn er in het verslag een aantal andere punten meegenomen in het verslag. Deze aanbevelingen zijn niet meegenomen als interne actiepunten. Hieronder een toelichting: Onderwerp Gemeenschappelijke regelingen Digitale archiefbescheiden in het bijzonder Kwaliteitssysteem Vernietigen van archiefbescheiden Aanbevelinq / Toelichting Evalueren van de informatie- en archiefaspecten van de GR's in het Beheerplan Informatiehuishouding. Geen actiepunt omdat in het beheerplan al opgenomen is dat dit eens in de twee jaar wordt geavaleerd. De gemeente werkt op onderdelen volgens de Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN). Er wordt geadviseerd om te kijken naar de nog ontbrekende onderdelen van RODIN. Verder wordt aanbevolen de aangekondigde nieuwe verantwoordingsproces informatieveiligheid van VNG te bekijken. Geen actiepunt omdat RODIN niet wettelijk verplicht is en het nieuwe verantwoordingsproces informatieveiligheid is opgepakt door l&p. In 2016 is er een Kwaliteitsplan en een Beheerplan Informatiehuishouding opgesteld. Deze documenten zijn van belang voor de organisatie en maken deel uit van het kwaliteitssysteem archiefbeheer. De knelpunten vanuit het Kwaliteitsplan opnemen in de teamplanning. Team dient de regierol te nemen om deze punten op te lossen. Geen actiepunt omdat dit al geregeld is binnen. Voor een goede informatiehuishouding is het belangrijk dat samen met de behandelaars in het proces afspraken maakt over selectietermijnen en de behandelaars daarover blijvend voor te lichten. Geen actiepunt omdat dit al geregeld is binnen.