Gemeente r Bergen op Zoom

Transcriptie

1 Gemeente r Bergen op Zoom Aan de leden en duoburgerleden van de gemeenteraad van Bergen op Zoom Uw kenmerk Uw brief Onderwerp: Vragen provincie naar aanleiding van het archiefverslag 2017 Ons kenmerk U Beh. door B. Steffensen Afdeling Middelen, Facilitair Inkoop DIV Datum 1 c " Doorkiesnr Bijlage(n) 2 Beste leden en duoburgerleden, Conform het bepaalde in artikel 3 van de Archiefverordening brengt het college jaarlijks een archiefverslag uit aan de gemeenteraad over de activiteiten ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet, Het archiefverslag 2017 is op 8 mei 2018 door het college vastgesteld op16 mei 2018 en ter kennisname aan de gemeenteraad en provincie voorgelegd. De provincie heeft naar aanleiding hiervan per mail een aantal vragen gesteld met betrekking tot één van de punten in het archiefverslag. Het betreffende punt gaat over het feit dat de gemeente niet beschikt over een volledig overzicht van alle archiefbescheiden conform artikel 18 van de Archiefregeling. Dit artikel geeft aan dat de zorgdrager (het college) ervoor "zorgt dat de onder hem ressorterende overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur". De aanbeveling van de gemeentearchivaris bij dit punt is om een overzicht te maken van informatie en waar deze zich bevindt op basis van de werkprocessen (zaaktypen) van de organisatie. In het archiefverslag 2017 hebben we vastgelegd dat dit punt nog niet gerealiseerd is. Daarbij hebben we aangegeven dat we een inventarisatie aan het uitvoeren zijn om te komen tot een compleet overzicht van werkprocessen en de bijbehorende informatie en dat we aansluitend hierop bezig zijn met een adviestraject voor de aanschaf en implementatie van een gepaste tooi. De vragen van de provincie richten zich op het feit dat de gemeentearchivaris al drie keer heeft vastgelegd in archiefverslagen dat de gemeente niet beschikt over het genoemde overzicht en dat de gemeente heeft verzuimd dit punt te realiseren. In het verbetervoorstel behorende bij het archiefverslag van 2016 hebben we destijds opgenomen dat aan het eind van 2017 het overzicht gerealiseerd zou zijn. Dit is tot op heden niet gebeurd. De provincie vraagt ons nu aan te geven wat de oorzaken daarvan zijn, wat de stand van zaken op dit moment is en hoe en wanneer wij denken dit overzicht alsnog gereed te hebben. Samenvattend beantwoorden we de provincie als volgt: We geven aan dat de in het archiefverslag genoemde inventarisatie inmiddels is afgerond. Hierdoor hebben we per team een globaal overzicht van processen gecreëerd. Daarnaast geven we aan dat de archivaris ons aanbevolen heeft om een overzicht te maken van informatie en waar deze zich bevindt op basis van werkprocessen. De vervolgstap is dat we een ordeningssysteem (DSP-tool) op basis van Gemma- architectuur en -processen voor het archief moeten realiseren dat als basis voor het overzicht van informatie zal dienen. Hiervoor is een adviesopdracht uitgezet. Als op basis van het adviestraject een DSP-tool wordt aangeschaft is het de bedoeling om bij de implementatie voor elk proces de nog Jacob Obrechtlaan 4 Postbus 35 T B nv BNG rek. nr AR Bergen op Zoom 4600 AA Bergen op Zoom F (0164) B IBAN: NL41BNGH Contactwww.bergenopzoom.nl lwww.bergenopzoom.nl KvK B BIC: BNGHNL2G

2 benodigde informatie te verzamelen waardoor het overizhct van informatie op basis van processen volledig wordt. In de brief aan de provincie geven we onze planning ten aanzien van het advies- en besluitvormingstraject voor deze tooi weer en geven we aan dat de provincie in november 2018 nader geïnformeerd zal worden over de vervolgstappen. De provincie geeft verder aan dat ze, indien wij de vragen niet tijdig beantwoorden, zich genoodzaakt zien de gemeente Bergen op Zoom dit jaar als "voldoet gedeeltelijk" te beoordelen wat betreft het toezicht op het archief- en informatiebeheer. Het antwoord wordt vóór 15 juli verwacht, dit is de datum die de provincie hanteert voor het indienen van het jaarlijks archiefverslag. Deze aanvullende informatie zal door de provincie worden meegenomen in de beoordeling van het archiefverslag Wij hopen u hierbij voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders van Bergen op Zoom, secretaris, burgemeester, Wingens MPA Dhr. ův/a. Petter

3 i: Ingmar Koch : 17 May :39:13 Steffensen, B. (Bente) eet: Geordend overzicht archiefbescheiden hte mevrouw Steffensen, beste Bente, ; jaar constateerden we bij de beoordeling van het archiefverslag over 2016 dat de gemeentearchivaris al drie keer achter elkaar had vastgesteld dat dc ente Bergen op Zoom niet beschikt over een volledig overzicht van alle archiefbescheiden (zie onze brief met kenmerk C / ). In de lervoorstellen bij het verslag stond destijds dat aan het eind van 2017 een volledig overzicht gereed zou zijn. is blijkt uit het Archiefverslag over 2017, dat wij recentelijk van u ontvingen, dat u nog altijd niet beschikt over een dergelijk overzicht, e (beknopte) toelichting kan ik niet opmaken wat de oorzaken daarvan zijn, wat de stand van zaken op dit moment is en hoe wanneer u denkt dit over g gereed te hebben. Zonder deze informatie zien we ons genoodzaakt de gemeente Bergen op Zoom dit jaar als Voldoet gedeeltelijk te beoordeler wat betref ons toezicht op het archief- en informatiebeheer. u me daarom aanvullende informatie sturen over de status van de inventarisatie en de geplande aanschaf en implementatie van een gepaste tooi? Ik z; natie dan betrekken bij de beoordeling van het archiefverslag it u nog vragen hebben, dan kunt u me bereiken via het onderstaande telefoonnummer. idelijke groeten, lar Koch Co rdinator Archiefinspectie Sc Sr. Beleidsmedewerker Intcrbestuurlijk Toezicht ikoch@brabant.nl Programma IBT /incie Noord-Brabant Postbus ļ 5200 MC 's-hertogenbosch ekadres: Brabantlaan TV 's-hertogenbosch rbestuurlijk toezicht: samen werken aan een sterk openbaar bestuur. Zodat burgers kunnen vertrouwen op hun overheid footer IBToverall Noord-ftrobont intlaan 1 Postbus MC s-hertogenbosch Telefoon Fax contact ovincie Noord-Brabant is verkozen tot best bestuurde decentrale overheid informatie op:

4 1 Lokale regelingen Archiefverslag 2017 gemeente Bergen op Zoom Onderwerp Aanbevelingen 1 Toelichting Actie Actie-verantw. Stand van zaken In 2014 zijn in Bergen op Zoom de De discussie over de modellen van de VNG en KVAN- Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer BRAIN afwachten. Vervolgens zowel de vastgesteld. Vanuit de VNG zijn er in mei 2017 Archiefverordening als het Besluit Informatiebeheer nieuwe modellen van de Archiefverordening en het aanpassen. Besluit Informatiebeheer opgesteld, maar er is echter nog een discussie gaande over de modellen van de VNG en die van de beroepsvereniging KVAN-BRAIN. Zowel de Archiefverordening als de Beheerregeling zijn vastgesteld. 2 Gemeenschapp elijke regelingen 3 Geordend overzicht 4 Archiefbewaarpl aatsen, archiefruimten en e-depots Er wordt aandacht gevraagd voor archiefaspecten van gemeenschappelijke regelingen en de GR ISD Brabantse Wal in het bijzonder. Er is op dit moment sprake van een incompleet overzicht van informatie en waar deze zich bevindt. Het opstellen van een overzicht van de werkprocessen (zaaktypen) binnen de organisatie is van belang voor de kwaliteit van de informatiehuishouding en het verder kunnen inrichten van een zaaksysteem. In samenwerking met het West-Brabants Archief heeft de gemeente het afgelopen jaar meegedaan aan een zogenaamde TMLO-mapping (Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden). De test heeft uitgewezen dat er nog enkele aanpassingen nodig zijn (o.a. relatie werkprocessen en zaaktypen uit de zaaktypecatalogus) in het consequent toekennen van metadata in Corsa. 1. Bruikleenovereenkomst fysieke cliëntendossiers verlengen 2. Archiefverslag van de ISD uitbrengen aan de deelnemers 1.De aanbeveling is om een overzicht te maken van informatie en waar deze zich bevindt op basis van de werkprocessen (zaaktypen) van de organisatie. Het team zal hier organisatiebreed aandacht voor vragen. 2.Daarnaast wordt aanbevolen dat met de proceseigenaren bij de inrichting van zaaktypes afspraken maken over het selectie- en archiveringsproces. De benodigde aanpassingen in Corsa maken op basis van de uitkomsten van de TMLO-mapping (o.a. relatie werkprocessen en zaaktypen). en GO ISD De bruikleenovereenkomsten zijn verlengd en er is in 2016 een archiefverslag uitgebracht. Nog niet gerealiseerd. Momenteel wordt er een inventarisatie gehouden om te komen tot een compleet overzicht van werkprocessen en de bijbehorende informatie. Aansluitend hierop zijn we bezig met een adviestraject voor de aanschaf en implementatie van een gepaste tooi waarin o.a. het selectie-en archiveringsproces opgenomen is. Nog niet gerealiseerd. De aangegeven aanpassingen van de TMLO-mapping worden meegenomen met de nieuwe IMLO (Informatiemodel Metadatering Lokale Overheden). De benodigde aanpassingen zullen eind 2018 gerealiseerd zijn.

5 5 Rampen, calamiteiten en veiligheid De gemeente beschikt niet over een rampenplan, maar het is vrij simpel om je te abonneren op document-wacht om in geval van een calamiteit de papieren archiefbescheiden veilig te stellen. Om in geval van een calamiteit blijvend te kunnen beschikken over de digitale informatie is het van belang om daarover in het beveiligingsinformatiebeleid een paragraaf op te nemen. Bovendien zou het goed zijn om af en toe te oefenen om te kijken in hoeverre er werkelijk toegang gekregen kan worden tot die digitale informatie. 1.Bekijk of het nodig is om een abonnement te nemen op Document-Wacht. 2.Neem een paragraaf op in het beveiligingsinformatiebeleid om in geval van een calamiteit blijvend te kunnen beschikken over digitale informatie. Dit zal samen met l&p opgepakt worden en l&p 1. Abonnement bij Documentenwacht is afgesloten. 2. Nog niet gerealiseerd. De continuïteit van Corsa zal worden gewaarborgd in het Informatiebeveiligingsplan. Naar verwachting zullen de maatregelen die genomen moeten worden eind 2018 gerealiseerd zijn. 6 Middelen en mensen De ontwikkeling van uitvoerder naar regisseur is een van de gevolgen van digitaal en zaakgericht werken op de rol van de afdeling DIV. Is er voldoende formatie beschikbaar voor regie- en beleidsmatige taken overeenkomstig de uitgangspunten, zoals die zijn geformuleerd in de missie en visie , van Documentaire Informatievoorziening naar Informatiemanagement. Onderzoek of er voldoende formatie beschikbaar is voor regie- en beleidsmatige taken. Per 1 februari is er een Kwaliteitsmanager aangesteld. Hierdoor is er voldoende formatie beschikbaar voor regie- en beleidsmatige taken