ZN GERRIT@Mail - Handleiding Instellen Mozilla Thunderbird Informatiedomein: ZN GERRIT@Mail - Handleiding Instellen Mozilla Thunderbird Status: Productie Versie: v03.00 Publicatie datum: 21-4-2017 Auteur: Paul Scheper
Wijziging historie Datum Wijziging Versie Gewijzigd door Beschrijving Wijzigingen 10-10-2014 v00.01 P. Scheper Eerste opzet 10-10-2014 v00.02 D. Nederpel Review 10-10-2014 v01.00 P. Scheper In productie genomen 10-03-2015 v01.01 D. Nederpel Handleiding voor Outlook 2010 omgezet naar Mozilla Thunderbird 16-03-2015 v01.02 D. Nederpel Aanpassing van 2 accounts naar 1 account met 2 identiteiten 12-08-2015 V01.03 D. Nederpel Aangepast voor versie 38.1.0 14-08-2015 V02.00 P. Scheper In productie genomen 21-04-2017 V03.00 P. Scheper Update n.a.v. uitbreiding GERRIT@Mail
Inleiding Wanneer mail zorginhoudelijke en / of persoonsgebonden informatie bevat, moet de mail adequaat beveiligd zijn. GERRIT@Mail is de dienst van GERRIT waarmee u besloten kunt e-mailen met andere partijen die ook zijn aangesloten op GERRIT@Mail. Daarnaast kunt u ook gewoon e-mailen met iedereen die niet is aangesloten op GERRIT@Mail. Het e-mailadres dat u krijgt van GERRIT is geschikt voor beide vormen van e-mail. Onder besloten mail wordt verstaan; e-mail die binnen het besloten netwerk van GERRIT blijft. Wel is het mogelijk om de GERRIT@Mail dienst te benaderen vanaf andere besloten netwerken zoals Zorgring Noord-Holland Noord. Doordat deze e-mail niet op het openbare internet terecht komt, kan deze e-mail ook gebruikt worden om patiëntinformatie te delen. Om het mogelijk te maken om zeker te weten of e-mail besloten wordt verstuurd moeten er 2 identiteiten in Mozilla Thunderbird worden aangemaakt. Eén voor e-mailen via internet, en één om besloten mee te e-mailen. Door deze 2 identiteiten aan te maken kan bij het versturen van een e- mail bewust worden gekozen via welke route het e-mailtje wordt verstuurd. Deze handleiding legt uit hoe u 1 account met 2 identiteiten in Mozilla Thunderbird (versie 38.1.0) kunt instellen.
Instellen account Start Mozilla Thunderbird. De menubalk is standaard verborgen. Druk op de ALT toets om de menubalk (tijdelijk) zichtbaar te maken. Ga dan naar Extra->Accountinstellingen, u krijgt dan het Accountinstellingen scherm te zien (figuur 3). Figuur 1: Programma scherm en menu Extra Opmerking: Als u Mozilla Thunderbird voor de eerste keer start, dan krijgt u direct een Welkom scherm, met daarin de optie om een nieuw e-mailadres aan te maken. Wijs deze optie af via de knop Ik denk dat ik mijn account later configureer. Daarna zal direct het Thunderbird programma scherm getoond worden (figuur 1).
Figuur 2: Accountinstellingen scherm In bovenstaand scherm kiest u in Accountacties voor de optie E-mail account toevoegen. U krijgt nu een E-mailaccountset-up scherm te zien voor het toevoegen van een nieuwe account (figuur 3). U begint met het invullen van uw eigen naam, uw e-mail adres en het wachtwoord. Klik op Doorgaan. Figuur 3: Nieuw account
In het volgende scherm (figuur 4), wordt geprobeerd om automatisch een configuratie op te zoeken, maar dat werkt niet, er kan namelijk geen automatische configuratie worden gevonden voor gerritzorgnet adressen. Na enige tijd stopt het zoeken en verschijnt de handmatige configuratie. U kunt dat ook versnellen door direct op de knop Handmatige configiguratie te drukken: Figuur 4: Account configuratie opzoeken scherm
In het volgende scherm (figuur 5), past u alle gegevens stuk voor stuk aan: Figuur 5: Account server gegevens instellen De velden dienen als volgt ingevuld te worden: Gebruikersgegevens Naam Uw eigennaam, of die van bijvoorbeeld de praktijk. Dit is wat de ontvanger ziet als naam van de verzender. E-mailadres Het e-mailadres dat u wilt instellen. Het e-mailadres waar u de e- mail vanaf verzend. Servergegevens Type Account POP3 of IMAP In bijlage 1 wordt het verschil uitgelegd tussen POP3 en IMAP Server voor inkomende e-mail mail.gerritzorgnet.nl N.B. Indien u gebruik maakt van de GERRIT@Mail dienst vanaf een andere besloten netwerk dient u de volgende servers te gebruiken: Voor zowel IMAP als POP3 Server voor uitgaande e-mail mail.gerritzx.nl Internet: smtp.gerritzorgnet.nl Besloten: besloten.gerritzorgnet.nl N.B. Indien u gebruik maakt van de GERRIT@Mail dienst vanaf een andere besloten netwerk dient u de volgende servers te gebruiken: U gaat 2 accounts aanmaken in Outlook. Elke gebruikt een andere uitgaande mailserver Internet: smtp.gerritzx.nl Besloten: besloten.gerritzx.nl Aanmeldingsgegevens Gebruikersnaam Uw gehele e-mailadres Binnen GERRIT@Mail is uw e- mailadres ook uw gebruikersnaam Wachtwoord Het door u aangemaakte wachtwoord
Vul uw gegevens in en klik op Gereed. U krijgt dan figuur 6 te zien: Figuur 6: Waarschuwing Dit is een standaard mededeling. Lees de melding, plaats een vinkje bij Ik begrijp de risico s. en klik op Gereed. Uw e-mail account wordt nu getest! Als de gegevens onjuist zijn, of als uw computer niet is verbonden met het GERRIT Zorgnet, dan komt u terug in het scherm van Figuur 5. Pas de gegevens aan en probeer het nog eens. Opmerking: Door op de knop Uitgebreide config te klikken (figuur 5) krijgt u het scherm met Accountinstellingen (figuur 2) te zien. De uitleg van deze methode blijft buiten beschouwing van deze handleiding. Als de gegevens in orde zijn, krijgt u het Accountinstellingen scherm te zien: Figuur 7: Accountinstellingen met aangemaakt account Klik op OK. Het hoofdscherm van Thunderbird is nu te zien met in de linker kolom uw e-mail account. U kunt dit e-mail account nu gebruiken om e-mail te ontvangen en om e-mail via Internet te kunnen verzenden.
Figuur 8: Thunderbird hoofdscherm Om gebruik te kunnen maken van zowel Internet e-mail als Besloten e-mail, moet u nu een extra SMTP server inrichten voor Besloten e-mail en vervolgens 2 identiteiten instellen. Doorloop hiervoor de volgende stappen. Klik in het hoofdscherm van Thunderbird (figuur 8) in de linkerkolom met rechts op uw account en kies Instellingen. U krijgt nu figuur 7 weer te zien. Selecteer in de linkerkolom, onderaan, de optie Uitgaande server (SMTP) : Figuur 9: SMTP server omschrijving bewerken Hier wordt de SMTP server getoond van het eerder aangemaakt e-mail account. Wijzig de omschrijving via de knop Bewerken en noem deze Internet. Klik op OK. Klik op Toevoegen en geef de omschrijving Besloten en Servernaam besloten.gerritzorgnet.nl of besloten.gerritzx.nl, poort 25, Geen verbindingsbeveiliging en Geen authenticatiemethode. Klik op OK.
Figuur 10: SMTP server toevoegen Er zijn nu 2 SMTP servers ingesteld: Figuur 11: Omschrijving bewerken Nu kunt u een 2 e identiteit aanmaken voor uw e-mail account, zodat u bij het verzenden van een e-mail via de identiteit kunt kiezen, via welke route de e-mail wordt verzonden, besloten of via internet. Doorloop de volgende stappen.
Bekijk het accountinstellingen scherm en selecteer in de linkerkolom uw e-mail account. Klik op Identiteiten beheren : Figuur 12: Accountinstellingen Er is standaard al een identiteit aanwezig. Die is automatisch aangemaakt en ingesteld voor verzenden via Internet. Klik op Toevoegen voor een 2 e identiteit. Zie figuur 13. Figuur 13: Identiteiten beheren
Figuur 14: Identiteit instellen Vul uw naam en e-mailadres in en selecteer bij de gewenste Uitgaande server (SMTP) de eerder toegevoegde Besloten mailserver. Als u een Besloten en Internet e-mail identiteit hebt aangemaakt, dan wordt bij het opstellen van een e-mail van elk e-mail account het e-mail adres getoond. U kunt hierdoor meerdere gelijke e- mail adressen te zien krijgen, waardoor het lastig is om te kiezen welke voor besloten en welke voor internet e-mail gebruikt moet worden. Maak gebruik van de volgende tip: Stel bij de identiteitsinstellingen van uw internet e-mail identiteit (zie figuur 13) een e-mail adres in met alleen kleine letters. En stel bij de instellingen van uw besloten e-mail identiteit een e-mail adres in met 1 of meer hoofdletters (bijvoorbeeld initialen). E-mail adressen zijn niet hoofdletter gevoelig, dus dat kunt u naar eigen wens zo instellen. Zodra u nu een e-mail gaat opstellen kunt u kiezen via welke route de e-mail verzonden moet worden (besloten via e-mail adres met hoofdletters, of internet via e-mail adres met kleine letters). Figuur 15: Identiteiten overzicht Klik op Sluiten om terug te keren naar figuur 11 en klik op OK om terug te keren naar het hoofdscherm van Thunderbird, figuur 8.
Standaard verzend identiteit instellen In Thunderbird kunt u aangeven via welke identiteit u standaard wilt verzenden. Default is dit de eerste identiteit die met het e-mail account is aangemaakt, maar u kunt zelf ook een andere identiteit als standaard instellen. Druk op de ALT toets om de menubalk (tijdelijk) zichtbaar te maken. Ga dan naar Extra- >Accountinstellingen, u krijgt dan het Accountinstellingen scherm te zien. Selecteer het account in de linker kolom en klik op Identiteiten beheren. Zie figuur 10. Selecteer de gewenste identiteit en klik op Standaard instellen. Het standaard account wordt nu vetgedrukt. Klik op Sluiten en OK.
Identiteit kiezen voor verzenden van e-mail Voor het verzenden van een e-mail moet u kiezen vanaf welke Identiteit u de e-mail wilt verzenden. De Van regel is een keuze lijstje. Wanneer u een e-mail opstelt, krijgt u het volgende scherm te zien: Figuur 16: E-mail opstellen Door op Van keuze lijst te klikken kunt u bewust kiezen vanaf welk account de e-mail gestuurd wordt. Weet dat de ene is bedoeld voor Internet e-mail en de andere (met hoofdletters in het e- mail adres) voor Besloten e-mail. Op deze manier kunt u bewust aangeven of een e-mail via Internet of Besloten verstuurd moet worden. Let goed op wat hier staat, voordat u uw email verzend.
Bijlage 1 Begrippen POP en POP3 POP (Post Office Protocol) versie 3 is het meest gebruikte e-mailprotocol. Bij dit protocol worden e- mailberichten van de server opgehaald en (afhankelijk van instellingen binnen het e- mailprogramma) verwijderd. De e-mailberichten staan vervolgens alleen op uw computer (offline) en zijn niet meer online te bekijken. Er zitten twee voordelen aan het gebruik van POP. Ten eerste wordt de e-mail snel opgehaald. Daarnaast raakt de mailbox niet vol, omdat Thunderbird de e-mail weghaalt van de server. IMAP IMAP (Internet Message Access Protocol) is een uitgebreid protocol voor het lezen, opslaan en beheren van uw e-mail, waarbij u online kunt werken. Dit betekent dat de acties die u in het e- mailprogramma op uw computer uitvoert, worden gereflecteerd in uw mailbox op de server. Dit geeft u meer flexibiliteit en maakt het mogelijk dat u op meerder locaties, altijd uw e-mail bij de hand heeft. Een nadeel is dat de e-mail zowel in uw e-mailprogramma alsmede op de GERRIT@Mail server blijft, waardoor uw mailbox sneller vol raakt.