Communicatie Expeditie Duurzaamheid Communicatieplan 2015-2018 en communicatiematrix 2015 Phyllis Maarsman Gemeente Woudenberg 1
Communicatieplan Expeditie Duurzaamheid Dit communicatieplan 2015-2018 en bijbehorende communicatiematrix 2015 zijn onderdeel van de Expeditie Duurzaamheid Gemeente Woudenberg 2014 2018. Woudenberg, 29 juni 2015 Jose van Beeck Phyllis Maarsman Duurzaamheidscoordinator Communicatiemedewerker 2
Inhoudsopgave Samenvatting 1. Beleidsdoelstellingen 1.1 Ambitie Expeditie Duurzaamheid... 6 1.2 Subdoelstellingen... 6 1.3 Randvoorwaarden... 6 2. Communicatieplan 2015-2018 2.1 Communicatiedoelstelling... 6 Route 1: een duurzame gemeentelijke organisatie... 7 Route 2: Duurzame inwoners... 8 Route 3: Naar duurzame bedrijven en organisaties... 9 2.2 Kernboodschap... 10 2.3 De actoren en rollen... 10 De organisatie... 10 Het duurzaamheidsteam Woudenberg... 11 De gemeenteraad... 12 De inwoners... 13 De ondernemers... 14 Stichting Duurzaam Woudenberg... 14 Werkgroep Duurzame Toekomst Woudenberg... 15 2.4 Contact- en communicatiemomenten... 15 2.5 Huidig contact met actoren... 15 2.6 Communicatiemomenten... 16 3. Communicatiemiddelenmix 3.1 Communicatiemiddelen... 17 De organisatie... 17 Duurzaamheidsteam Woudenberg... 17 De gemeenteraad... 17 Inwoners... 18 Ondernemers... 18 Stichting Duurzaam Woudenberg... 18 Werkgroep Duurzame Toekomst Woudenberg... 19 3
Samenvatting Expeditie Duurzaamheid Expeditie Duurzaamheid Gemeente Woudenberg 2014 2018 is het eerste duurzaamheidsplan van Gemeente Woudenberg en zoals de titel al doet vermoeden, beschrijft dit plan een expeditie naar duurzaamheid. Met duurzaamheid in dit plan wordt niet alleen milieu bedoeld, maar is gekozen voor een benadering vanuit de 3P s: people, planet, en profit. Als eindpunt van de Expeditie is de volgende ambitie geformuleerd: Gemeente Woudenberg is in 2030 een duurzame gemeente, waarbij iedereen meewerkt om duurzaamheid na te streven. Wij gaan hier gezamenlijk voor en onderstrepen dit met de volgende kernboodschap: Wij laten zelf het goede voorbeeld zien door te zorgen dat de duurzame ontwikkeling vanuit people, planet, en profit zichtbaar is in het gemeentelijke beleid, communicatie en de uitvoering. De lokale duurzaamheidsmeter is hier ons meetinstrument voor. Wij zorgen dat iedereen ruimte heeft en krijgt in de reis naar een duurzaam Woudenberg. We creëren ruimte voor initiatieven, om met elkaar in contact te komen en om groepen mensen met elkaar te verbinden. Wij faciliteren en regisseren de duurzame beweging maar inwoners en ondernemers vormen de duurzame samenleving. Communicatiedoelstellingen Het communicatieplan 2015-2018 focust zich net als de Expeditie Duurzaamheid op drie reisroutes met elk hun eigen doelstellingen. Reisroute 1 Naar een duurzame organisatie : In 2018 is de organisatie bekend met en zich bewust van de Expeditie Duurzaamheid, haar brede benadering vanuit de 3P s en haar ambitie. De organisatieleden passen dit bewust toe in het beleid en uitvoering. Reisroute 2 Naar duurzame inwoners : In 2018 zijn inwoners bekend met de duurzame expeditie van de gemeente Woudenberg en haar brede aanpak vanuit de 3P s. Zij weten waar zij terecht kunnen met hun vragen en ideeën en weten wat zij zelf kunnen bijdragen en hoe. Inwoners zoeken actief mee naar en werken mee aan duurzame oplossingen. Reisroute 3 Naar duurzame bedrijven en organisaties : In 2018 zijn ondernemers bekend met de duurzame ambitie/expeditie van de gemeente Woudenberg en haar brede aanpak vanuit de 3P s. Zij weten waar zij terecht kunnen met hun vragen en weten elkaar te vinden voor het sluiten van samenwerkingsverbanden. De gemeente zet in op het bieden van ruimte om eigen initiatieven te ontplooien door deze zoveel mogelijk te omarmen, op deze manier hoopt de gemeente ondernemerschap te stimuleren. Actoren Het communicatieplan onderscheidt drie interne actoren (de organisatie, het duurzaamheidsteam en de gemeenteraad) en vier externe actoren (inwoners, ondernemers, Stichting Duurzaam Woudenberg en de Werkgroep Duurzame Toekomst Woudenberg). Voor deze actoren zijn de belangen en rollen met betrekking tot het thema duurzaamheid in kaart gebracht. Voor alle actoren zijn 4
diverse geschikte communicatiekanalen geselecteerd die aansluiten bij hun standpunten en belangen en eigen mediagebruik. Communicatiemomenten Wij houden continue vinger aan de pols om zorgvuldig onze communicatiemomenten te kiezen. De volgende uitgangspunten zijn leidend: Wekelijks monitoren van lokaal en regionaal nieuws en media om vroegtijdig in te kunnen spelen op ontwikkelingen die raakvlak hebben met het duurzaamheidsbeleid. De politieke agenda kennen en hier actief op inspelen door daar communicatiemomenten om heen te plannen. (Structureel) overleg met beleidsadviseurs en projectleiders binnen de gemeente Woudenberg om woordvoering en communicatiemomenten af te stemmen. We vragen ons voortdurend af of we voldoende van ons laten horen en of er ontwikkelingen zijn bij de actoren die maken dat we extra communicatieactiviteiten moeten inplannen. Uit het contact met elkaar of tussen anderen op on- of offline platforms komen ook veel mooie kansen. Het delen van die momenten en inspelen op die kansen is van belang omdat dit bewegingen zijn vanuit de samenleving. Motiveren van ondernemerschap en eigen initiatief door daar ruimte voor te bieden. Dit laten zien door zoveel mogelijk initiatieven te omarmen en dit te delen. 5
1. Beleidsdoelstellingen 1.1 Ambitie Expeditie Duurzaamheid In dit hoofdstuk lichten wij de beleidsdoelstellingen toe, inclusief de randvoorwaarden, die op dit communicatieplan van toepassing zijn. De overkoepelende ambitie luidt als volgt: In 2030 is de Woudenberg een duurzame gemeente, waarbij iedereen bijdraagt aan duurzaamheid. 1.2 Subdoelstellingen De gemeente geeft het goede voorbeeld (inzetten op energieefficiëntieverbetering, energiebesparing en duurzame energie) Iedereen kan meedoen in de samenleving Medewerkers kunnen zich op hun eigen manier ontwikkelen Inwoners zetten zich in als vrijwilliger en zorgen dat de lokale economie draait en gaan bewust om met energie en grondstoffen De gemeente moedigt burgerinitiatieven aan en faciliteert die vooral met kennis, ervaring en netwerk De inwoner heeft zelf invloed heeft op haar consumptiepatroon: Bewust gedrag is merkbaar, zichtbaar en wordt beloond Ondernemers zijn bewust van de voordelen van maatschappelijke verantwoordelijkheid en spelen hier actief op in Ondernemers pakken zelf ook maatschappelijke problemen aan, waarbij coalities tussen maatschappelijke organisaties steeds vaker voorkomen In samenwerking met inwoners zijn er vitale woonwijken gerealiseerd, waarbij het woon- en leefklimaat behouden en versterkt is. 1.3 Randvoorwaarden De gemeente Woudenberg wil duurzaamheid breed oppakken vanuit de 3 P s: People, Planet en Profit. De gemeente wil samenwerken met de inwoners en ondernemers, waarbij de gemeente een faciliterende, ondersteunende en verbindende rol heeft. De gemeente Woudenberg heeft niet de ambitie om Het beste jongetje van de klas te zijn, maar speelt in op kansen die zich voordoen. De ambities moeten passen bij de financiële situatie van de gemeente. Op basis van de overkoepelende visie en doelstelling is een middellange termijn doelstelling geformuleerd die leidend is voor dit communicatieplan. Deze doelstelling loopt tot en met 2018 en is een grote stap tijdens de duurzame expeditie, gemarkeerd als fase 1. De middellange termijn doelstelling kent ook diverse mijlpalen die ook de revue passeren. 2. Communicatieplan 2015-2018 2.1 Communicatiedoelstelling Het communicatieplan beschrijft de eerste fase van de expeditie, namelijk tot en met 2018. In dit hoofdstuk beschrijven wij de doelstellingen en waar de focus ligt tijdens de eerste fase van de duurzame expeditie 1. 1 De duurzame expeditie refereert naar de reis naar een duurzaam Woudenberg van 2014 tot 2030. De expeditie/reis is benaderd vanuit de 3P s: People, Planet en Profit. 6
De gemeente Woudenberg pakt duurzaamheid breed op vanuit people, planet en profit. De 3 P s vormen de kapstok voor de expeditie en haar verschillende routes. De expeditie is opgedeeld in drie reisroutes duurzaamheid: Route 1: Een duurzame gemeentelijke organisatie Route 2: Duurzame inwoners Route 3: Duurzame bedrijven en organisaties Per route zijn er communicatiedoelstellingen geformuleerd die hieronder beschreven zijn. Route 1: een duurzame gemeentelijke organisatie Als gemeente willen wij duurzaamheid uitdragen, dit betekent dat wij zelf het goede voorbeeld geven. Door ook zelf in te zetten op energieefficiëntieverbetering, energiebesparing en duurzame energie en daarbij de verbinding te zoeken met de ketenpartners en tussen het fysieke met het sociale domein geeft zij het belang van deze ambitie aan. Bovendien laat ze zien dat het ook echt kan, als de wil er maar is. Hiervoor is inbedding van duurzaamheid in de eigen organisatie belangrijk. Investeringen in energie besparen en in duurzame energie, betalen zichzelf op termijn terug. Daarnaast wordt ingezet op verbinding met de samenleving. Voor mensen met een afstand tot de maatschappij betekent dit dat zij mogelijkheden krijgen om mee te doen. Ook hier geldt dat samenwerking met verschillende doelgroepen voor iedereen een verrijking kan zijn. Voor de medewerkers wordt gezocht naar een optimale mix van opleiding en andere mogelijkheden, zodat iedereen zich kan ontwikkelen tot een niveau dat het beste past bij de medewerker en de organisatie. Wanneer dit wordt nagestreefd, zal uitval laag blijven. In de eerste fase van de Expeditie Duurzaamheid vindt de grootste slag binnen de organisatie plaats. Er wordt een duurzaamheidsteam gevormd dat de organisatieleden faciliteert en voorbereidt op de voorbeeldrol die zij vervullen in de duurzame expeditie. Duurzaamheid is hierbij geen doel op zich maar randvoorwaarde bij beleid en uitvoering. Communicatiedoelstelling route 1: In 2018 is de organisatie bekend met en zich bewust van de Expeditie Duurzaamheid, haar brede benadering vanuit de 3P s en haar ambitie. De organisatieleden passen dit bewust toe in het beleid en uitvoering. Subdoelstellingen voor 2015: Intern is er een duurzaamheidsteam gevormd bestaande uit medewerkers. Zij hebben als doel om de organisatie nog duurzamer te maken door collega s bewust te maken van de duurzame expeditie, door ludieke acties te bedenken en vragen van collega s te beantwoorden Met beleidsmedewerkers en projectleiders is besproken wat duurzaamheid voor beleid en uitvoering betekent en hoe zij daarin gefaciliteerd willen/kunnen worden. Beleidsstukken vanaf 2015 bevatten een paragraaf over duurzaamheid, waarbij er vooraf overleg is geweest met de duurzaamheidscoordinator. 7
Subdoelstellingen 2 voor 2016, 2017, 2018: Begin 2016 ligt er een plan van aanpak naar een fairtrade gemeente. Inwoners en ondernemers participeren in dit proces. Begin 2016 is vastgelegd hoe de gemeente actief verbinding zoekt voor beleid/uitvoering tussen het ruimtelijk en sociaal domein. Uiterlijk eind 2018 heeft het duurzaamheidsteam haar doelstelling behaald en hebben medewerkers de benodigde kennis om duurzaamheid bewust te integreren in hun beleid en uitvoering. Route 2: Duurzame inwoners Inwoners van gemeente Woudenberg zijn een belangrijke partner voor het bereiken van een duurzame samenleving. Zij zijn het die zich als vrijwilliger inzetten, die zorgen dat de lokale economie draait en die helpen het milieu minder te belasten door bewust om te gaan met energie en grondstoffen. Burgerinitiatieven worden aangemoedigd en gefaciliteerd. Hiermee wordt niet zozeer een financiële ondersteuning bedoeld, maar moet gedacht worden aan faciliteren in de zin van gebruik maken van elkaars kennis, ervaring en netwerk. De inwoner van Woudenberg heeft zelf invloed op haar consumptiepatroon. Of het nu gaat om energiegebruik, voedsel, vervoer, aanschaf van materialen of het scheiden van afval, op alle terreinen geldt dat door bewust gedrag er veel kan worden bereikt voor een duurzaam Woudenberg. De invloed van de Woudenberger is groot! Communicatiedoelstelling route 2: In 2018 zijn inwoners bekend met de duurzame expeditie van de gemeente Woudenberg en haar brede aanpak vanuit de 3P s. Zij weten waar zij terecht kunnen met hun vragen en ideeën en weten wat zij zelf kunnen bijdragen en hoe. Inwoners zoeken actief mee naar en werken mee aan duurzame oplossingen. Subdoelstellingen voor 2015: De Expeditie Duurzaamheid is regelmatig onder de aandacht gebracht via de gemeentelijke communicatiekanalen om inwoners kennis te laten maken met de ambitie van Woudenberg. Er is een energieloket opgezet, waarbij inwoners informatie kunnen krijgen over het verduurzamen van hun woning en meteen een offerte of nadere informatie kunnen vragen bij lokale bedrijven. Subdoelstellingen voor 2016, 2017 en 2018: In 2016 is er een plan van aanpak naar een fairtrade gemeente. Waarbij inwoners en ondernemers ook betrokken worden. Inwoners zijn bekend met de ambitie nul-op-de-meter-woningen en weten of en hoe zij zelf mee kunnen doen. Er is samen met inwoners gewerkt aan het behoud en de versterking van het woon- en leefklimaat om zodoende vitale woonwijken te realiseren (ambities collegeprogramma 2014-2018). In deze fase is er gezamenlijk nagedacht over het verbinden van beleid en uitvoering van het ruimtelijke en het sociale domein. Dat is stap 1 op weg naar vitale woonwijken. Eind 2018 heeft de gemeente diverse duurzame initiatieven omarmt door deze te faciliteren of te steunen. Samenspel met inwoners en ondernemers is belangrijk om een beweging op gang te krijgen. Op buurt- 2 Het eindpunt van de Expeditie Duurzaamheid is helder. De reisroutes liggen echter niet vast en zijn afhankelijk van de input van de verschillende actoren. Het is daarom raadzaam om per jaar te kijken wat er nog moet gebeuren om de doelstellingen van 2018 te behalen. 8
en wijkniveau kunnen (tijdelijke) netwerken ontstaan om bijvoorbeeld energieprojecten van de grond te tillen, denk aan gezamenlijke inkoop van zonnepanelen, het opzetten van een energiecoöperatie, etc. Route 3: Naar duurzame bedrijven en organisaties Ondernemers zijn zich steeds vaker bewust van hun maatschappelijke verantwoordelijkheid. Er zijn verschillende redenen waarom het voor hen interessant is om maatschappelijk verantwoord te ondernemen. Het levert kostenbesparingen op door bijvoorbeeld lagere energiekosten en het verminderen van afval. Daarnaast is duurzaam ondernemen goed voor het imago van een bedrijf. De markt vraagt steeds meer naar duurzame producten en bedrijven. Door thema s op de gemeentelijke agenda te verbinden met elementen van het ondernemerschap, kunnen maatschappelijke problemen op vernieuwende wijze worden aangepakt. Te denken valt aan thema s rond leefbaarheid, veiligheid, energie, arbeidsparticipatie van jongeren, allochtonen en gehandicapten, en diversiteit en integratie. Coalities tussen maatschappelijke organisaties en bedrijven zijn een steeds vaker voorkomend fenomeen, waar MVO als thema naadloos inpast. Communicatiedoelstelling route 3: In 2018 zijn ondernemers bekend met de duurzame ambitie/expeditie van de gemeente Woudenberg en haar brede aanpak vanuit de 3P s. Zij weten waar zij terecht kunnen met hun vragen en weten elkaar te vinden voor het sluiten van samenwerkingsverbanden. De gemeente zet in op het bieden van ruimte om eigen initiatieven te ontplooien door deze zoveel mogelijk te omarmen, op deze manier hoopt de gemeente ondernemerschap te stimuleren. Subdoelstellingen voor 2015: Eind 2015 is er een economische agenda opgesteld, waarin het toekomstige (duurzaam) economische klimaat van Woudenberg beschreven is en welke acties we gezamenlijk nemen om daar te komen. De gemeente voert regelmatig gesprekken met lokale ondernemers over onderwerpen als MVO en duurzaamheid. De gesprekken/bijeenkomsten hebben als doel het delen van de ambitie van Expeditie Duurzaamheid en die te verbinden met de maatschappelijke opgaven van de ondernemers. Ondernemerschap hierin wordt zoveel mogelijk gestimuleerd. We sluiten waar dat kan aan bij bestaande Woudenbergse werkgroepen gericht op duurzaamheid. Ondernemers komen nadrukkelijk terug, als belangrijke doelgroep, in het communicatie- en participatieplan van de gemeente Woudenberg dat in 2015 geschreven wordt. We betrekken ondernemers bij het project om duurzame mobiliteit in het dorpscentrum te stimuleren. Subdoelstellingen voor 2016, 2017, 2018: In 2016 is er een plan van aanpak naar een fairtrade gemeente. Waarbij inwoners en ondernemers ook betrokken worden. Eind 2018 is de gemeente Woudenberg een fairtrade gemeente. Dit label laat onszelf bewust kijken naar de mate van duurzaamheid binnen de organisatie. Ook toont het naar buiten toe dat wij staan voor duurzaamheid en profileert het de voorbeeldrol die wij innemen. De gemeente Woudenberg heeft een duurzaam en aantrekkelijk dorpshart met een goede toegankelijkheid voor fietsers en voetgangers en 9
mogelijkheden voor winkeliers. Winkeliers/ondernemers participeerden actief in dit project. 2.2 Kernboodschap De kernboodschap, voortvloeiend uit de beleidsdoelstellingen en communicatiedoelstellingen Expeditie Duurzaamheid, biedt een basis en houvast bij de verschillende communicatie uitingen. De kernboodschap is: Wij laten zelf het goede voorbeeld zien door te zorgen dat de duurzame ontwikkeling vanuit people, planet, en profit zichtbaar is in het gemeentelijke beleid, communicatie en de uitvoering. De lokale duurzaamheidsmeter is hier ons meetinstrument voor. Wij zorgen dat iedereen ruimte heeft en krijgt in de reis naar een duurzaam Woudenberg. We creëren ruimte voor initiatieven, om met elkaar in contact te komen en om groepen mensen met elkaar te verbinden. Wij faciliteren en regisseren de duurzame beweging maar inwoners en ondernemers vormen de duurzame samenleving. 2.3 De actoren en rollen Welke actoren 3 een rol spelen in de Expeditie Duurzaamheid staat hieronder beschreven. Per actor is toegelicht welke rollen en functies zij kunnen oppakken tijdens de Expeditie Duurzaamheid en wat hun standpunten en belangen zijn bij duurzaamheid. We onderscheiden drie interne actoren met de volgende rollen en functies: Organisatie Meeweters Meedenkers Meewerkers Duurzaamheidsteam meeweters meedenkers meewerkers meebeslissers Gemeenteraad meeweters meebeslissers De organisatie De circa 90 medewerkers zijn verantwoordelijk voor een goede dienstverlening aan inwoners, bedrijven en instellingen. Ook zijn zij verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van beleid. Dit beleid wordt opgehangen aan de ambities op de lange termijn, bijvoorbeeld de structuur- en toekomstvisie van 2030. De organisatie pakt duurzaamheid breed op, vanuit de 3P s: people, planet en profit. Intern gaan wij duurzaam om met onze mensen door te zorgen voor een 3 Onder actoren verstaan wij de betrokkenen en belanghebbenden bij elk thema of traject. 10
gemeenschapsgevoel door inzet van interne communicatie (bijvoorbeeld het delen van kennis of nieuws), zowel top-down als bottom-up. Het is belangrijk dat medewerkers zelf invloed kunnen uitoefenen op hun loopbaan en werk. Ook zaken als diversiteit op de werkvloer en een prettige werksfeer helpen hierbij. We richten ons ook op hoe wij zowel intern als extern zo duurzaam mogelijk met onze grondstoffen en energie kunnen omgaan, dit doen wij door het laten uitvoeren van een energie analyse op gebouwen in ons beheer. Op die manier vergroten we intern de bewustwording en geven we het goede voorbeeld. De basisinstelling van onze interne organisatieleden wordt: hoe kan ik zelf in mijn beleid en uitvoering bijdragen aan een duurzame gemeente?. Voor de organisatie is er een belangrijke voorbeeldrol weggelegd, die inhoudt dat wij laten zien waar wij mee bezig zijn. Het is belangrijk dat medewerkers kennis hebben van de duurzame expeditie en dit ook actief uitdragen naar buiten toe in bijvoorbeeld beleid en uitvoering. Ze zijn zich bijvoorbeeld bewust van welke duurzame aspecten er gerelateerd zijn aan hun eigen beleid maar ook geven zij het goede voorbeeld door goed afval te scheiden en ook kennis te hebben van duurzame oplossingen. Duurzaamheid is een randvoorwaarde voor beleid en uitvoering. Projecten waarbij dit zichtbaar wordt voor de samenleving zijn bijvoorbeeld Woudenberg Oost, het Centrumplan en het Sociaal Domein. Medewerkers hebben de rol van: Meeweters: zij weten van de duurzame expeditie en worden continue op de hoogte gehouden van ontwikkelingen Meedenkers: zij pikken signalen op zoals een duurzaam idee van een inwoner, geven dit door aan het duurzaamheidsteam of reageren daar zelf op. Meewerkers: zij pakken duurzaamheid aan de voorkant op en voeren dit door in beleid en uitvoering. Het duurzaamheidsteam Woudenberg Het duurzaamheidsteam bestaat uit een duurzaamheidscoordinator en een X aantal ambassadeurs. Binnen de gemeente wordt er per 1 januari 2015 een duurzaamheidscoordinator aangewezen die zorg draagt voor het nastreven van het duurzaamheidsplan. Na de zomer versterken een X aantal ambassadeurs het team. Zij hebben als doel om de organisatie nog duurzamer te maken door collega s bewust te maken van de duurzame expeditie, door ludieke acties te bedenken en vragen van collega s te beantwoorden. Hun belang is dat duurzaamheid (people, planet en profit) integraal wordt meegenomen in beleid en uitvoering. Maar ook dat de organisatie zelf het goede voorbeeld geeft. De focus is vooral intern gericht om de organisatie voor te bereiden op de voorbeeldfunctie die de gemeente oppakt. Ze zijn het aanspreekpunt voor de organisatieleden. Wethouder Duurzaamheid Gijs de Kruif is verantwoordelijk en woordvoerder van het onderwerp duurzaamheid. Dit varieert echter voor sommige themaprojecten, zo is bijvoorbeeld wethouder Pieter de Kruif afzender als het gaat om het Sociaal Domein. Het duurzaamheidsteam heeft een zeer centrale rol. Zij zijn verantwoordelijk voor de uitvoering en naleving van het beleid, het verbinden van verschillende partijen en het faciliteren van die partijen. Zij zorgen ervoor dat er blijvend aandacht is voor duurzaamheid bij alle doelgroepen en ze kunnen de regie ook uit handen geven zodat initiatieven zich kunnen ontwikkelen vanuit de samenleving. Duurzaamheidsteam heeft de volgende rollen: 11
Meeweters: de duurzaamheidscoordinator informeert hen over het beleid, ontwikkelingen en geplande acties. Meedenkers: het team zorgt ervoor dat er blijvend aandacht is voor duurzaamheid binnen de organisatie en eventueel bij externe actoren. Meewerkers: het team bedenkt ludieke acties om het thema duurzaamheid onder de aandacht te brengen en te houden. Meebeslissers: het team kan in sommige gevallen beslissingen nemen, die ze wel verantwoorden naar de bestuurder. In elk geval denken zij mee en werken zij mee als dit past binnen de ambities. De gemeenteraad Hieronder vallen de 15 leden van de gemeenteraad. Die van 2014-2018 bestaat uit de coalitie Gemeentebelangen Woudenberg (GBW) en het CDA. In het collegeprogramma tot 2018 ambiëren zij een groene, sociale en veilige woon- en leefomgeving, waarbij gezamenlijk gezocht wordt naar duurzame oplossingen. Zij leggen vooral de nadruk op het samen. Financiële duurzaamheid speelt ook een belangrijke rol. Zij richten zich op de people, planet en profit. Drie van de vier speerpunten uit het coalitieprogramma dragen een duurzame lading. Zij stellen dat we ons als gemeente sterk maken voor een samenleving die kansen biedt aan iedereen en waarin iedereen mee kan doen. Hierbij is de grondgedachte: zorgen dat in plaats van zorgen voor. Het uitgangspunt is dat niemand buiten de boot mag vallen. De gemeente spant zich, samen met de inwoners, in voor een groene, sociale en veilige woon- en leefomgeving, waarbij gezamenlijk gezocht wordt naar duurzame oplossingen. Het gemeentebestuur hecht er waarde aan dat Woudenberg een financieel gezonde gemeente is. Het bestuur gaat daarom voor financiële duurzaamheid. Tevens hebben zij ook een voorbeeldfunctie naar inwoners toe. De organisatie en het duurzaamheidsteam kunnen hierin faciliteren of als sparringspartner optreden. De raadsleden hebben de volgende rollen: Meeweters: zij blijven op de hoogte van de ontwikkelingen binnen de organisatie en samenleving binnen het thema duurzaamheid Meebeslissers: de raad stelt kaders en controleert of deze naar tevredenheid zijn ingevuld. Zij De raad heeft een kader stellende en controlerende functie. We onderscheiden vier externe actoren met de volgende rollen en functies: Inwoners Meeweters Meedenkers Meewerkers Functioneelmeebeslissers Ondernemers Meeweters Meedenkers Meewerkers Functioneel- Meebeslissers Stichting duurzaam Woudenberg Meedenkers Meewerkers Duurzame toekomst Woudenberg Meedenkers Meewerkers Functioneel- Meebeslissers 12
De inwoners Hieronder vallen alle inwoners van Woudenberg en het is daarmee een hele diverse doelgroep. Op 1 januari 2014 telt Woudenberg 12.422 inwoners (CBS, 2014) en zij zijn daarmee de grootste en belangrijkste doelgroep voor de gemeente Woudenberg. 27% is jonger dan 20 jaar 55% is tussen de 20 en 65 jaar 17% is 65 jaar of ouder Bij het thema duurzaamheid werkt de insteek vanuit de eigen leefomgeving vele malen beter dan vanuit milieu. Divers doelgroeponderzoek wijst uit dat een samenleving pas geïnteresseerd raakt als je inspeelt op hun behoefte aan bijvoorbeeld besparing en comfort haalbaar in en om hun eigen woning. Een voorbeeld is door te vragen wat inwoners in hun eigen straat of wijk kunnen doen om bij te dragen aan een duurzame samenleving. Woudenbergers kenmerken zich door hun betrokkenheid, ze hechten waarde aan goede, sociale contacten en een breed netwerk, zowel in de buurt waar men woont als op het werk. Zij voelen zich doorgaans erg betrokken bij anderen en zijn bereid om een ander te helpen. Harmonie en evenwicht zijn belangrijke drijfveren voor de grootste groep inwoners. Zij vinden vaak dat de overheid de taak heeft om betrokkenheid en solidariteit te bevorderen. Zij zijn best tevreden over hoe de overheid zaken aanpakt. Om deze mensen te motiveren tot participatie, is het belangrijk om in te spelen op hun gevoel dat zij zelf, hun gezin en de buurt er beter van worden (Leefstijlenonderzoek Woudenberg, 2015). Onder de Woudenbergers is er ook een groep die wat meer naar binnen gericht is. Zij leiden doorgaans een rustig leven en bewegen zich in een kleine kring van familie, vrienden en/of buren waarmee men intensieve contacten heeft. Gezelligheid is voor hen belangrijk, maar wel binnen hun veilige, vertrouwde kring. Men typeert zichzelf als kalm, rustig en bedachtzaam. Het zijn vaak nuchtere types. Je betrekt deze groep het beste door ze informatie voor te leggen, inspraak te geven. Met name door ze het gevoel te geven dat ze gehoord worden. Deze groep kent een sceptische houding naar de overheid. Ze vinden dat de overheid zorg moet dragen voor sociale zekerheid en veiligheid (Leefstijlenonderzoek Woudenberg, 2015). Er zijn meer kansen voor duurzame burgerinitiatieven in dorpen dan in steden. Dat komt omdat in dorpen meer sociale binding is. Elly Straatman, hoofddocent en onderzoeker Saxion. Inwoners willen participeren was de uitkomst van een onderzoek in Woudenberg. Om initiatieven een kans te geven, verwachten zij een flexibele houding van de gemeente die aan de slag gaat met knelpunten, zoals bestemmingsplannen, en niet star is. De gemeente en de inwoner zijn partners aan tafel en het is belangrijk dat de gemeente de rol van facilitator en regisseur in stand houdt. Een andere factor die bijdraagt aan het slagen van initiatieven is om te zorgen dat de gemeente initiatieven niet te snel overneemt. De gemeente kan hierbij wel ondersteunen maar laat het eigenaarschap bij de inwoner liggen. Zij zijn beter in het mobiliseren van collectiviteit dan gemeenten en dat is doorslaggevend voor succes en continuïteit. Communicatie en bewustwording is een belangrijke combinatie. De gemeentelijke organisatie kan daar een belangrijke rol spelen, maar kan dit zeker niet alleen. Het doel is om de (goede) samenwerkingsverbanden die er nu al zijn te versterken en verbreden. Inwoners hebben de rol van: Meeweters: Inwoners informeren over duurzaamheidsbeleid en continue over ontwikkelingen die voor hen interessant (kunnen) zijn Meedenkers: Inwoners mee laten denken over duurzame ideeën voor de toekomst 13
Meewerkers: Inwoners pakken initiatieven op in bijv. kleine teams Functioneel meebeslissers: inwoners kunnen ook doorslaggevende invloed krijgen op beleid en uitvoering m.b.t. duurzaamheid De ondernemers Hieronder vallen alle ondernemers in Woudenberg, bij de KvK zijn er ruim 1000 ondernemers bekend, al blijken die niet allemaal actief. De ondernemers in Woudenberg zijn vooral werkzaam in de transportsector, landbouw, gezondheidszorg en een groot deel is werkzaam als ZZP er. In de toekomstvisie 2030 staan zij voor een levendig, groen en open winkelgebied waar de ontmoeting tussen mensen centraal staat. Ondernemers geven aan graag meer informatie en handvatten te ontvangen over maatschappelijk verantwoord ondernemen. Daarnaast worden ondernemers steeds belangrijker en betrokken bij het vervullen van maatschappelijke opgaven. Zoals mensen met een uitkering meer toekomstperspectief bieden en werkgevers ondersteunen bij het vinden van het juiste personeel. Het belang van de ondernemer is dat er wordt ingezet op mooie, groene winkelgebieden die aantrekkelijk zijn voor inwoners en recreanten. Verder wordt er door de overheid en de klant steeds meer verwacht van ondernemers op het gebied van duurzaam inkopen en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Ondernemers hebben de volgende rollen: Meeweters: ondernemers ontvangen informatie over duurzaamheidsbeleid en over ontwikkelingen die voor hen interessant (kunnen) zijn Meedenkers: Zij krijgen ruimte om mee te denken over duurzame ideeën voor de toekomst van Woudenberg Meewerkers: ondernemers krijgen de ruimte om initiatieven te ontplooien (met maatschappelijke organisaties en inwoners) Functioneel meebeslissers: ondernemers kunnen ook doorslaggevende invloed krijgen op beleid en uitvoering m.b.t. duurzaamheid Stichting Duurzaam Woudenberg De stichting bestaat uit ongeveer vijf Woudenbergers en richt zich op inwoners en ondernemers en hebben het doel om de wereld door te geven zoals we die gekregen hebben en het liefst nog beter. Ze zijn o.a. bekend in het dorp van de zonnepanelenactie een paar jaar geleden en de Warme truiendag. Vanuit hun persoonlijk waarden hebben zij belang bij duurzaamheid en brengen kennis graag over aan inwoners. De stichting staat voor het behoud, de bescherming en het beheer van de natuurlijke hulpbronnen. Hoe de samenleving omgaat met het klimaat en energie en het gebruik van grondstoffen is met name relevant voor deze doelgroep. Focus is op ondernemers en inwoners en het gaat dan met name om het aanreiken van kennis en handvatten. De stichting beschikt zelf niet over financiële middelen om ideeën en uitvoering te bekostigen. Het is vooral belangrijk om hen aan te haken bij de ambitie van de gemeente Woudenberg en ze mee te laten denken en werken aan het vormen van de duurzame samenleving. De stichting heeft de volgende rollen: 14
Meedenkers: de organisatie en de stichting zoeken gezamenlijk naar verbinding op het thema duurzaamheid. Zij worden uitgedaagd om mee te denken over het onder de aandacht brengen van duurzaamheid Meewerkers: de stichting vervult een ambassadeursrol voor het thema duurzaamheid, zij kunnen inwoners/ondernemers activeren vanuit hun idealen en kennis. Werkgroep Duurzame Toekomst Woudenberg Deze werkgroep bestaat uit een afvaardiging van Vallei Wonen, huurdersbelangenvereniging en de gemeente Woudenberg. Ze kijkt met name hoe ze de woon- en leefomgeving van Woudenberg duurzamer kunnen maken. Hun belang is om de op lokaal niveau duurzaamheid meer op de kaart te zetten en hiervoor draagvlak creëren. Zij doen dit door in te zetten op duurzaamheid, milieu en energiebesparing (planet). De werkgroep ziet zichzelf als denktank. De werkgroep heeft wel beperkt budget voor de uitvoering van duurzame oplossingen. De rollen die zij vervullen richt zich op het meedenken, meewerken en soms ook meebeslissen. Het zijn professionals die zich verdiepen in het thema duurzaamheid en die kijken naar duurzame oplossingen vooral in de woon- en leefomgeving. Omdat zij dit in sommige gevallen zelf kunnen financieren, hebben zij beslissingsrecht. De werkgroep heeft de volgende rollen: Meedenkers: de organisatie en de werkgroep zoeken gezamenlijk naar verbinding op het thema duurzaamheid. Zij worden uitgedaagd om mee te denken over het onder de aandacht brengen van duurzaamheid Meewerkers: de werkgroep werkt zelf ideeën uit, de organisatie kan dit faciliteren. Functioneel meebeslissers: omdat zij zelf beschikken over budget, kunnen zij op eigen initiatief ideeën uitwerken. Verantwoording hierover naar de gemeente is niet nodig. 2.4 Contact- en communicatiemomenten Contacten met de buitenwereld zijn vaak talrijk, zeker in omvangrijke beleidstrajecten. In dit hoofdstuk benoemen wij eerst hoe het huidige contact met de verschillende actoren is. Vervolgens beschrijven wij hoe je de actoren op het juiste moment op de juiste manier benadert en betrekt. 2.5 Huidig contact met actoren Wij beschrijven hier een over het algemeen een eenzijdig beeld van het onderlinge contact tussen de actoren. De gemeente weet deze partijen te vinden en andersom. Het contact tussen de partijen onderling is een aandachtspunt. Het is aan te raden om de stichting duurzaam Woudenberg en de werkgroep duurzame toekomst Woudenberg (structureel) aan te haken op de Expeditie Duurzaamheid. Zo kun je afstemmen wat zij voor elkaar, ons en voor inwoners/ondernemers kunnen betekenen en wat we van elkaar mogen verwachten. Op basis van het huidige contact is er behoefte om dit inzicht te verwerven om zo meer te kunnen verbinden, begeleiden, faciliteren of regisseren. De verschillende doelgroepen zijn het eens over het feit dat er nog ruimte voor verbetering is in Woudenberg op het gebied van duurzaamheid. Uit analyse en 15
gemeentelijk beleid komt naar voren dat Woudenberg voldoende scoort op de people kant van duurzaamheid, denk hierbij aan algemene voorzieningen niveau en beleid binnen het sociaal domein. Vooral op planet en profit valt nog een hoop verbetering te boeken, op het gebied van profit is er behoefte aan voorlichting en handvatten en bij de planet zien de doelgroepen graag verbetering in de voorbeeldrol gemeente, versoepeling van regelgeving voor eigen initiatief, meer duurzame initiatieven van onderop en grotere bewustwording binnen het thema duurzaamheid. De sceptici vinden we vooral bij de groep inwoners, ondernemers en stichting duurzaam Woudenberg. Die kritische stem richt zich vooral op het huidige duurzaamheidsbeleid maar ook op de overheid in het algemeen. Er heerst bij deze actoren nog te veel het beeld dat de overheid zorgt voor. Het beter managen van verwachtingen en door in gesprek te gaan met de actoren, kan dit beeld geleidelijk aan veranderen. 2.6 Communicatiemomenten De communicatiemomenten worden bepaald door de politieke agenda, mijlpalen binnen projecten, ontwikkelingen in de samenleving en de media. Het duurzaamheidsbeleidsplan 2014-2018 is in juni 2014 vastgesteld door de gemeenteraad van Woudenberg. Het verwachte aantal grote besluitvormingsprocessen is daarom beperkt en daarom laat het juiste communicatiemoment zich vooral definiëren door gerelateerde beleidsstukken zoals het afvalverbeterplan, de uitvoering van het beleid en actuele ontwikkelingen. De volgende uitgangspunten bieden houvast in het managen van het juiste communicatiemoment: Continue monitoren van lokaal en regionaal nieuws en media om vroegtijdig in te kunnen spelen op ontwikkelingen die raakvlak hebben met het duurzaamheidsbeleid (duurzaamheidscoordinator/communicatie). Zoveel mogelijk verbinding zoeken met andere projecten en programma s binnen de gemeente Woudenberg waarbij het thema duurzaamheid als kapstok dient (duurzaamheidscoordinator) De politieke agenda kennen en hier actief op inspelen door daar communicatiemomenten om heen te plannen. (Duurzaamheidscoordinator) Duurzaamheidscommunicatie insteken vanuit de eigen leefomgeving van inwoners en ondernemers. Door bijvoorbeeld in te spelen op de behoefte aan bijvoorbeeld besparing en comfort haalbaar in en om de eigen woning/bedrijfspand. (duurzaamheidscoordinator/communicatie) (Structureel) overleg met beleidsadviseurs en projectleiders binnen de gemeente Woudenberg om woordvoering en communicatiemomenten af te stemmen. (communicatie) Motiveren van ondernemerschap en eigen initiatief door daar ruimte voor te bieden. Dit laten zien door zoveel mogelijk initiatieven te omarmen. (duurzaamheidscoordinator/beleidsmedewerkers) We vragen ons voortdurend af of we voldoende van ons laten horen en of er ontwikkelingen zijn bij de actoren die maken dat we extra communicatieactiviteiten moeten inplannen. (duurzaamheidscoordinator/communicatie) Uit het contact met elkaar of tussen anderen op on- of offline platforms komen ook veel mooie kansen. Het delen van die momenten en inspelen op die kansen is van belang omdat dit bewegingen zijn vanuit de samenleving. (communicatie) 16
3. Communicatiemiddelenmix De interactie en communicatie met de omgeving kun je op veel manieren vormgeven. Elke boodschap vraagt om een bepaalde mix en dosering aan communicatiemiddelen en kanalen om de juiste actoren te bereiken. De juiste mix hangt af van de kenmerken van de actoren zoals de media die zij gebruiken, wat hun belang of standpunt is en wat voor rol zij spelen. Ook andere factoren zoals budget en tijd spelen een rol. Dit hoofdstuk start met een overzicht van de meest geschikte communicatiemiddelen per actor op basis van hun standpunt, rol en behoefte. Verderop in dit hoofdstuk staat de communicatiematrix voor het jaar 2015 met de belangrijke mijlpalen en uitvoeringsplannen van het beleid, het communicatiedoel en de bijbehorende actoren, middelen en het juiste communicatiemomentum. 3.1 Communicatiemiddelen In deze paragraaf behandelen we de communicatiemiddelen die passend zijn voor elke actor. Daarin zijn leidend de doelstelling en de verschillende rollen van de actoren. We maken opnieuw onderscheid tussen de interne en de externe actoren. De organisatie Voor de organisatie is er een belangrijke voorbeeldrol weggelegd en is het belangrijk dat alle medewerkers kennis hebben van de duurzame expeditie en dit ook actief uitdragen naar buiten toe in bijvoorbeeld beleid en uitvoering. Zij hebben de rol van meeweters, meedenkers en meewerkers. Het gewenste resultaat voor deze actoren is dat zij werken vanuit een houding van bewuste aandacht. Het is dan essentieel dat zij weten wat duurzaamheid voor henzelf betekent en wat hun bijdrage is aan een duurzaam Woudenberg. Om met de organisatieleden te communiceren wordt er vooral gebruik gemaakt van: Dialoog en interne (werk)bijeenkomsten Intranet (Pleio) voor discussies en informatie Duurzaamheidsteam Woudenberg Het duurzaamheidsteam Woudenberg is een belangrijke en invloedrijke interne actor. Zij bewaken het duurzaamheidsbeleid, zoeken naar mogelijkheden en bieden de andere actoren handvatten aan. Zij verantwoorden zich naar de portefeuillehouder. Het is belangrijk dat het team persoonlijk de dialoog aan gaat met de actoren om zo ervaringen uit de eerste hand te vernemen en om inspiratie, aandacht en persoonlijke betrokkenheid uit te dragen. Zij hebben als opdracht om de actoren bewuster te maken van hun betekenis van duurzaamheid en welke bijdrage zij leveren om zo een beweging op gang te krijgen in de eerste fase van de expeditie. Communicatie bestaat zoveel mogelijk uit: Persoonlijke communicatie in de vorm van presentaties, dialoog en interactieve bijeenkomsten. Gemeentelijke communicatiekanalen zoals sociale media en de Woudenberger De gemeenteraad De gemeenteraad heeft haar programma specifiek toegespitst op de duurzame ontwikkeling van Woudenberg, we mogen daarom rekenen op hun draagvlak binnen de expeditie. Uit die belangstelling blijkt ook dat dit thema voor hen belangrijk is en ze de aandacht ook op het beleid en uitvoering zullen focussen. Hun blijvende betrokkenheid kan ervoor zorgen dat er blijven budget wordt 17
vrijgemaakt voor de duurzame ontwikkeling van het dorp en zij kunnen bij uitstek functioneren als ambassadeurs naar de inwoners toe. Met hen blijven communiceren is belangrijk en dan vooral ook in de vorm van persoonlijke gesprekken en aansluiten bij bijvoorbeeld raadsvergaderingen of evenementen in rondom duurzaamheid. Communicatie bestaat zoveel mogelijk uit: Gemeentelijke communicatiekanalen zoals sociale media en de Woudenberger Presentaties/ bijeenkomsten Raads- en commissievergaderingen Inwoners De grootste groep actoren zijn de inwoners. De Woudenbergse cultuur bestaat uit diverse subculturen die ieder hun eigen normen en waarden hebben en daarmee ook allemaal anders naar duurzaamheid kijken en dit op hun eigen manier interpreteren. Daarom is maatwerk in de beweging naar een duurzame gemeente van groot belang. Vanwege dit maatwerk zijn er vele communicatiemiddelen en activiteiten geschikt. Het hangt altijd af van het beoogde resultaat/effect, de boodschap en beschikbare tijd en budget. We noemen hier een aantal middelen en participatieactiviteiten: Wijkbezoek/wandeling Klankbordgroep/werkgroep/ expertgroep Wijkbijeenkomst Sociale media zoals Facebook en YouTube Persoonlijk contact via bijv. spreekuur of inloopochtend Ondernemers De ondernemers in Woudenberg kun je grofweg indelen in agrariërs, winkeliers en zzp ers. Bij ondernemers is het uitgangspunt vooral om ondernemerschap te stimuleren. Wij zetten in op het faciliteren en stimuleren van winkeliers en inwoners. Dit doen wij nu al door onder andere zoveel mogelijk initiatieven te omarmen en door te werken aan een passende basisinfrastructuur in het centrum. Wij denken en werken mee aan behoud en ontwikkeling van een aansprekend en levendig centrum in Woudenberg. Uiteindelijk is het natuurlijk wel aan de ondernemers om de kansen te verzilveren. Ondernemers gaven in het imago-onderzoek (2014) aan dat zij het liefst communiceren via: E-mail; bijvoorbeeld een nieuwsbrief (80%) Krant (35%), post (28%) Persoonlijk contact (25%) Via de ondernemersvereniging (20%) Stichting Duurzaam Woudenberg Deze stichting heeft een ideëel doel, namelijk Woudenberg duurzamer maken. De gemeente en het duurzaamheidsteam van de gemeente Woudenberg kunnen dus prima aansluiting vinden met deze actor. Het feit dat er inwoners zijn die vanuit hun eigen waarden hebben geconstateerd dat er beweging nodig is en zelf een initiatief zijn gestart, is heel waardevol en nuttig. Het is daarom goed om te laten weten dat je toejuicht wat zij doen en achter ze staat. Het contact met de stichting richt zich vooral op het delen van elkaars ambities en kijken waar we elkaar kunnen versterken. Geschikte communicatiemiddelen zijn: Persoonlijk contact/ werkbezoek Hen specifiek uitnodigen voor externe werkgroepen/wijkbijeenkomsten Gemeentelijke communicatiekanalen zoals sociale media en de Woudenberger 18
Werkgroep Duurzame Toekomst Woudenberg Deze werkgroep bestaat uit de Stichting Duurzaam Woudenberg, de woningstichting Vallei Wonen en de gemeente (tot voor kort had de huurdersbelangenvereniging ook zitting in deze werkgroep, maar hebben zich teruggetrokken). Voor een breder draagvlak is het mogelijk dat lokale ondernemers aanschuiven. Deze werkgroep is dus geschikt om in te zetten voor de communicatie met de inwoners en ondernemers in Woudenberg. Het contact met deze werkgroep richt zich op het verbinden van partijen en het concretiseren van duurzame oplossingen. De werkgroep komt twee keer per jaar bij elkaar en indien wenselijk of noodzakelijk, vaker. Geschikte communicatiemiddelen zijn: Persoonlijk contact Presentaties geven aan groepen lokale ondernemers Wijkbezoek/wandeling Gemeentelijke communicatiekanalen zoals sociale media en de Woudenberger Voor de uitvoering met o.a. communicatiematrix en de organisatie van de communicatie zie het document: communicatiematrix duurzaamheid 2015 19