Regeling klachtencommissie jeugdhulpverlening en jeugdbescherming Zeeland Commissie: Welzijn Nr. WEB-609 Vergadering 10 juli 1998 Agenda nr......... Gedeputeerde met de verdediging belast: L. Coppoolse Nr.982991/8 Middelburg, 9 juni 1998 Aan de Provinciale Staten van Zeeland, Samenvatting Hierbij bieden wij u ter vaststelling aan de "Regeling provinciale klachtencommissie jeugdhulpverlening en jeugdbescherming Zeeland". Tevens stellen wij voor de "Tijdelijke regeling provinciale klachtencommissie jeugdhulpverlening Zeeland" in te trekken. De verordening regelt het klachtrecht in tweede aanleg voor de jeugdhulpverlening en jeugdbescherming. In de vergadering van uw Provinciale Staten van 7 februari 1997 is de "Tijdelijke regeling provinciale klachtencommissie jeugdhulpverlening Zeeland" vastgesteld. De regeling was van tijdelijke aard, als gevolg van de te verwachten aanpassing van de Wet op de Jeugdhulpverlening in verband met het klachtrecht. Deze wijziging van de Wet op de jeugdhulpverlening i.v.m. het klachtrecht is thans in werking getreden. De instellingen voor jeugdhulpverlening en jeugdbescherming die onder de werkingssfeer van deze regeling vallen hebben inmiddels hun interne klachtenregeling aangepast aan de mogelijkheid voor klagers bij de provinciale klachtencommissie een klacht in tweede aanleg in te dienen. De voorzitter, plaatsvervangend voorzitter en de leden van de klachtencommissie jeugdhulpverlening en jeugdbescherming Zeeland zijn, conform de tijdelijke regeling door ons benoemd. Deze personen kunnen onder de nieuwe regeling hun werkzaamheden voortzetten. De regeling voorziet in een vergoeding voor de leden van de commissie, conform de Verordening geldelijke voorzieningen staten- en commissieleden Zeeland, alsmede voor een vergoeding van reis- en verblijfkosten conform de Verordening reis- en verblijfkosten leden Provinciale Staten en Commissies Zeeland. In dit bestek volstaan wij met verwijzing naar de in bijlage II opgenomen toelichting op de voorliggende regeling. Derhalve kan de "Tijdelijke regeling provinciale klachtencommissie jeugdhulpverlening Zeeland" worden vervangen door de "Regeling provinciale klachtencommissie jeugdhulpverlening en jeugdbescherming Zeeland", zoals hierbij gevoegd. Met de voorliggende regeling is aangesloten bij de gewijzigde wet. Samenvattend stellen wij u voor de "Tijdelijke regeling provinciale klachtencommissie jeugdhulpverlening Zeeland" in te trekken en de "Regeling klachtencommissie jeugdhulpverlening en jeugdbescherming Zeeland" vast te stellen. - 1 - W0729806.doc
Regeling klachtencommissie jeugdhulpverlening en jeugdbescherming Zeeland Gelet op het bovenstaande geven wij u in overweging het besluit te nemen dat hierna in ontwerp volgt. GEDEPUTEERDE STATEN VAN ZEELAND, ING. J.I. HENNEKEIJ, wnd. voorzitter MR. J.A. LANDER, griffier Ontwerp-besluit De Staten der provincie Zeeland, gelet op de Wet op de Jeugdhulpverlening (Wet JHV); gelezen het voorstel van Gedeputeerde Staten van Zeeland van 9 juni 1998, nr.982991/8; b e s l u i t e n : I. vast te stellen de "Regeling provinciale klachtencommissie jeugdhulpverlening en jeugdbescherming Zeeland" II.in te trekken de "Tijdelijke regeling provinciale klachtencommissie jeugdhulpverlening Zeeland", ingaande op de dag dat de "Regeling provinciale klachtencommissie jeugdhulpverlening en jeugdbescherming Zeeland" in werking treedt - 2 - W0729806.doc
Bijlage behorende bij statenvoorstel WEB 609 (vergadering 10 juli 1998) "REGELING PROVINCIALE KLACHTENCOMMISSIE JEUGDHULPVERLENING EN JEUGDBESCHERMING ZEELAND". Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 In deze regeling wordt verstaan onder a. instelling - een in de provincie Zeeland gevestigde uitvoerder van een regionale voorziening voor jeugdhulpverlening, voor voogdij en/of gezinsvoogdij; b. klager - degene die op grond van artikel 48, vierde lid, Wet JHV, een klacht heeft ingediend; c. klacht - een klacht zoals bedoeld in art. 50 Wet JHV; d. klachtencommissie - de klachtencommissie, zoals bedoeld in art. 48 Wet JHV, geregeld en geformeerd door de instelling; e. provinciale klachtencommissie - de provinciale klachtencommissie jeugdhulpverlening en jeugdbescherming, zoals bedoeld in art. 49 lid 1 Wet JHV; Hoofdstuk 2 De Provinciale Klachtencommissie Jeugdhulpverlening en jeugdbescherming Zeeland Artikel 2 1. Er is een provinciale klachtencommissie jeugdhulpverlening en jeugdbescherming Zeeland. 2. Het secretariaat van de commissie wordt gevoerd door de Provincie Zeeland, Abdij 6, Postbus 153, 4330 AD, Middelburg. 3. De provinciale klachtencommissie behandelt uitsluitend klachten over: a. de mededeling van de instelling of zij het oordeel van de eigen klachtencommissie over de gegrondheid van de klacht deelt en of zij naar aanleiding van dat oordeel maatregelen neemt en zo ja welke; b. het ontbreken van een mededeling als onder a. bedoeld; c. het bij de behandeling van een klacht handelen in strijd met de eigen klachtenregeling door de instelling. Artikel 3 1. De provinciale klachtencommissie bestaat uit de volgende leden: a. een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter; - 3 - W0729806.doc
b. een lid en een plaatsvervangend lid op voordracht van de in bijlage Ia genoemde belangenorganisaties van cliënten; c. een lid en een plaatsvervangend lid op voordracht van de in bijlage 1b genoemde instellingen. 2. Leden noch plaatsvervangende leden mogen als bestuurs- òf personeelslid verbonden zijn aan een voorziening, instelling of instantie waarop de regeling van toepassing is. 3. De leden alsmede hun plaatsvervangers worden door gedeputeerde staten benoemd voor een termijn van vier jaar. Zij kunnen in aansluiting op die termijn eenmaal voor een gelijke termijn worden herbenoemd. 4. Aan een lid of een plaatsvervangend lid wordt op eigen verzoek tussentijds ontslag verleend. 5. Een lid of plaatsvervangend lid kan door gedeputeerde staten worden ontslagen wegens ongenoegzaam functioneren in de uitoefening van het lidmaatschap. Omtrent het voornemen tot ontslag wordt betrokkene door of namens gedeputeerde staten gehoord. 6. In een tussentijds ontstane vacature wordt door gedeputeerde staten onverwijld voorzien. Artikel 4 1. Aan de klachtencommissie wordt door gedeputeerde staten een secretaris toegevoegd. 2. De secretaris is geen lid van de klachtencommissie. Artikel 5 Voor de leden van de klachtencommissie en de secretaris geldt een geheimhoudingsplicht. Artikel 6 De leden van de klachtencommissie ontvangen ten behoeve van hun werkzaamheden een vergoeding overeenkomstig de Verordening geldelijke voorzieningen staten - en commissieleden Zeeland en de Verordening reis- en verblijfkosten leden Provinciale Staten en Commissies Zeeland. Hoofdstuk 3 Behandeling van klachten. Artikel 7 De klager legt zijn klacht schriftelijk voor aan de provinciale klachtencommissie. - 4 - W0729806.doc
Artikel 8 1. De voor de provinciale klachtencommissie bestemde stukken worden ingediend bij haar secretaris. 2. De voorzitter van de klachtencommissie bepaalt in overleg met de secretaris plaats, dag en uur van de zittingen. Artikel 9 1. Een klacht is niet ontvankelijk als: a. de klacht wordt ingediend door een ander dan de in artikel 1, lid b, genoemden of hun vertegenwoordigers; b. niet genoegzaam is gebleken dat klager gebruik gemaakt heeft van de door de instelling geboden klachtenprocedure; c. geklaagd wordt over andere zaken dan die in artikel 2 lid 3 worden vermeld; d. een gelijke klacht van de klager nog bij de provinciale klachtencommissie in behandeling is; e. de klacht al eerder bij de provinciale klachtencommissie in behandeling is geweest en zich geen nieuwe feiten hebben voorgedaan; f. datgene waarover wordt geklaagd zodanig lang geleden heeft plaatsgevonden dat een uitspraak over de gegrondheid van de klacht niet meer mogelijk is. 2. Als een klacht niet ontvankelijk is, deelt de voorzitter van de provinciale klachtencommissie dit binnen twintig dagen, schriftelijk, onder vermelding van de reden, mee aan de klager en aan de instelling waar de klacht zich tegen richt. Artikel 10 1. De secretaris bevestigt schriftelijk de ontvangst van een klacht en wel binnen een week nadat de klacht is ontvangen. 2. Binnen een week na ontvangst van de klacht doet de secretaris van de klacht mededeling aan de instelling waartegen de klacht gericht is. 3. De provinciale klachtencommissie kan de betrokken instelling verzoeken om toezending van stukken die op de klacht betrekking hebben. De instelling stuurt binnen een week de gevraagde stukken op naar de provinciale klachtencommissie. 4. De secretaris bepaalt, in overleg met de voorzitter en met inachtneming van de wet, welke stukken in lid 3 ter inzage liggen voor betrokken partijen. Deze stukken liggen tenminste een week, tot de dag van de zitting als bedoeld in artikel 8, ter inzage voor betrokken partijen. 5. De provinciale klachtencommissie kan bij alle betrokkenen nadere informatie inwinnen over datgene dat aan de klacht ten grondslag ligt. Artikel 11 1. Indien de provinciale klachtencommissie de klacht ontvankelijk acht, stelt zij de klager en de instelling waartegen de klacht zich richt, in de gelegenheid hun standpunten mondeling toe te lichten. De provinciale klachtencommissie kan ook andere bij de klacht betrokken personen oproepen en horen. - 5 - W0729806.doc
2. De zitting is niet openbaar. 3. Van de zitting wordt een schriftelijk verslag gemaakt. 4. De klager en de instelling tegen wie de klacht zich richt kunnen zich door een derde laten bijstaan. Artikel 12 1. De klager en de instelling tegen wie de klacht zich richt, kunnen bezwaar maken tegen de deelneming van een lid van de provinciale klachtencommissie aan de behandeling van de klacht, wanneer zich ten aanzien van dat lid feiten of omstandigheden voordoen die het vormen van een onpartijdig oordeel over de klacht zouden bemoeilijken. 2. De overige leden van de klachtencommissie beslissen of dit bezwaar terecht is gemaakt. Bij staking van stemmen wordt dit geacht het geval te zijn. 3. Een lid van de klachtencommissie kan zich onttrekken aan de behandeling van een klacht wanneer zich ten aanzien van dat lid feiten of omstandigheden voordoen die het vormen van een onpartijdig oordeel over de klacht zouden bemoeilijken. Hij is verplicht dit te doen, indien de beide overige leden van de provinciale klachtencommissie, die aan de behandeling zullen deelnemen, van oordeel zijn dat voornoemde feiten of omstandigheden zich ten aanzien van hem voordoen. 4. In geval van terecht bezwaar of onttrekking wordt het betrokken lid vervangen door een ander (plaatsvervangend) lid van de klachtencommissie. Hoofdstuk 4 Uitspraak. Artikel 13 1. De provinciale klachtencommissie stelt binnen zes weken nadat de klacht is ontvangen schriftelijk en gemotiveerd de klager en de instelling tegen wie de klacht gericht is in kennis van haar oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen. 2. De termijn van zes weken kan eenmaal met vier weken worden verlengd. De provinciale klachtencommissie doet hiervan schriftelijk en gemotiveerd mededeling aan de klager en de instelling waartegen de klacht gericht is. 3. De instelling deelt de klager en de provinciale klachtencommissie zo spoedig mogelijk na ontvangst van het in het eerste lid bedoelde oordeel schriftelijk mee of en zo ja welke maatregelen naar aanleiding van het oordeel zullen worden genomen. 4. De provinciale klachtencommissie kan na gehele of ten dele gegrondbevinding van een klacht, indien naar haar oordeel niet binnen een redelijke termijn een mededeling als bedoeld in het vierde lid is gedaan of indien de mededeling daartoe aanleiding geeft, haar oordeel over de klacht met de ontvangen mededeling, met uitzondering voor zover mogelijk van de gegevens omtrent de persoon van de klager, openbaar maken. - 6 - W0729806.doc
Hoofdstuk 5 Spoedbehandeling. Artikel 14 1. De klager of diens vertegenwoordiger kan de provinciale klachtencommissie verzoeken de klacht met spoed te behandelen. 2. De voorzitter van de provinciale klachtencommissie of diens plaatsvervanger oordeelt over het spoedeisende karakter van de klacht en treft samen met de secretaris passende maatregelen. Hoofdstuk 6 Registratie en rapportage. Artikel 15 1. De provinciale klachtencommissie draagt zorg voor registratie van de klachten die bij haar worden ingediend. 2. Van de behandeling van een klacht wordt een dossier bijgehouden, dat in ieder geval de volgende informatie c.q. stukken bevat: a. naam, adres en telefoonnummer van klager; b. naam, adres en telefoonnummer van de instelling waartegen de klacht zich richt; c. een oordeel over de ontvankelijkheid van een klacht; d. de datum van indiening van de klacht; e. de inhoud van de klacht; f. vermelding van de ingediende en geraadpleegde stukken; g. verslag van de behandeling in de provinciale klachtencommissie; h. de uitspraak over de klacht vergezeld van motivering en eventuele aanbevelingen; i. datum van ontvangst reactie instelling, alsmede de inhoud van deze reactie; j. vermelding van eventuele openbaarmaking, zoals bedoeld in artikel 13 lid 4. 3. De registratie geschiedt zodanig dat de privacy van klagers en andere betrokkenen is gewaarborgd. Hierbij worden de regels van het privacyreglement in acht genomen. 4. De provinciale klachtencommissie draagt zorg voor een goede realisering van de rechten van de geregistreerde, conform de Wet op de Persoonsregistratie. 5. De provinciale klachtencommissie legt een archief aan waarin de klachtendossiers worden bewaard. De bewaring geschiedt zodanig dat onbevoegden geen inzage kunnen krijgen. 6. Na beëindiging van de behandeling van een klacht leveren alle leden van de provinciale klachtencommissie hun stukken in bij de secretaris. Deze verzorgt de archivering en de vernietiging van dubbele exemplaren. 7. De registratie en de dossiers worden gedurende tien jaar bewaard in het archief, tenzij klager eerder om vernietiging verzoekt. - 7 - W0729806.doc
Artikel 16 De provinciale klachtencommissie stelt jaarlijks een openbaar verslag op, waarin het aantal en de aard van de door haar behandelde klachten, de categorieën van instanties waarop de klachten betrekking hadden, alsmede de resultaten van de klachtenbehandeling worden aangegeven. Hoofdstuk 7 Slotbepaling Artikel 17 1. Deze verordening kan worden aangehaald als "Regeling provinciale klachtencommissie jeugdhulpverlening en jeugdbescherming Zeeland". 2. Deze verordening treedt in werking op de dag na uitgifte van het Provinciaal Blad waarin de regeling is vermeld. - 8 - W0729806.doc
BIJLAGE 1a In Zeeland werkzame organisaties ter behartiging van de belangen van cliënten, ouders of pleegouders 1. Stichting Onderzoek naar de Nederlandse Rechtspleging in familiezaken (SOR) 2. Stichting Landelijk Bureau Bestrijding Omgangsonrecht (LBBO) 3. Stichting Grootouders en Kleinkinderen 4. Vereniging Balans, afdeling Zeeland 5. Nederlandse Vereniging voor Pleeggezinnen (NVP), afdeling Zeeland BIJLAGE 1b In Zeeland werkzame organisaties van voorzieningen en voogdij- en gezinsvoogdij-instellingen 1. Stichting Agogische Zorgcentra Zeeland 2. Stichting Centrum voor Telefonische Hulpverlening Zeeland 3. Bureau Vertrouwensarts inzake Kindermishandeling/advies en meldpunt Kindermishandeling 4. Stichting Jeugdzorg Zeeland, bestaande uit: de Stichting Jeugdhulpverlening Zeeland, de Stichting Jeugdbescherming Zeeland en de Stichting Pleegzorg Zeeland - 9 - W0729806.doc
INLEIDING BIJLAGE II Toelichting Op landelijk niveau is geruime tijd gewerkt aan een wijziging van c.q. aanvulling op de Wet op de Jeugdhulpverlening i.v.m. een klachtregeling specifiek voor deze sector. Dit leidde ertoe dat op 1 augustus 1995 de Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector in werking trad en er op 8 mei 1996 een Wetsvoorstel bij de Tweede Kamer werd ingediend, inhoudende een wijziging van de Wet op de Jeugdhulpverlening in verband met het klachtrecht. De hoofdlijnen van dit wetsvoorstel waren - een klachtenbehandeling onder verantwoordelijkheid van de instelling - "hoger beroep" bij een provinciale klachtencommissie. Dit wetsvoorstel heeft inmiddels kracht van Wet sinds 1 september 1997 (De Wet op de jeugdhulpverlening zoals gewijzigd bij de Wet van 29 mei 1997, stb. 1977, 273) Anders dan in de Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector, is in die wet beroep bij een provinciale klachtencommissie mogelijk. Uit de wet vloeit voort, dat bij verordening verder regels gesteld dienen te worden betreffende de werkwijze van de klachtencommissie, de voorziening in het secretariaat, de vergoeding van kosten van de leden en de wijze waarop klachten aanhangig dienen te worden gemaakt. De instellingen voor jeugdhulpverlening en jeugdbescherming die onder de werkingssfeer van deze regeling vallen hebben inmiddels hun interne klachtenregeling aangepast aan de mogelijkheid voor klager bij de provinciale klachtencommissie een klacht in tweede aanleg in te dienen. Hoofdstuksgewijze toelichting op de regeling In hoofdstuk 1 worden de in de regeling gehanteerde begrippen omschreven. Hiermede is tevens de reikwijdte voor een groot deel bepaald. Het tweede hoofdstuk geeft de naam en het secretariaatsadres weer van de provinciale klachtencommissie, alsmede de gronden waarop geklaagd kan worden. De regeling biedt de mogelijkheid om bij de provinciale klachtencommissie een klacht te deponeren over de reactie van het bestuur over het oordeel van de klachtencommissie over de gegrondheid van de klacht en na de door het bestuur naar aanleiding van dat oordeel wel of niet te treffen maatregelen. Ook kan geklaagd worden over het uitblijven van een reactie en een onjuiste behandeling van de klacht. De door het bestuur te treffen maatregelen zullen mede beoordeeld worden aan de hand van de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, zoals vastgelegd in de Algemene Wet Bestuursrecht, te weten: - zorgvuldige voorbereiding - actieve kennisvergaring - verbod van détournement de pouvoir - belangenafweging en toepassing van het evenredigheidsbeginsel. De commissie is tripartiet samengesteld uit: 1. een lid op voordracht van cliënten- en aanverwante organisaties; 2. een lid op voordracht van de instellingen; 3. een voorzitter door gedeputeerde staten aan de commissie toe te voegen. Voor elk lid wordt een plaatsvervanger aangewezen. De leden en hun plaatsvervangers worden door gedeputeerde staten benoemd. De regeling voorziet in benoemingstermijn en ontslagregeling van de commissieleden, de voorziening in het secretariaat, de - 10 - W0729806.doc
geheimhoudingsplicht van commissieleden en secretaris en de vergoeding voor de werkzaamheden van de commissieleden. Hoofdstuk 3 regelt de indiening en behandeling van klachten. Vermeld is hoe en waar klachten kunnen worden ingediend en welke termijnen er in acht worden genomen. Er wordt daarbij voorzien in de mogelijkheid voor klager en beklaagde (instelling) van bijstand tijdens de zitting door een vertrouwenspersoon. Er is een uitputtende opsomming gegeven van redenen waarom een klacht niet ontvankelijk is: - verkeerd indienen van de klacht; - instellingsklachtenprocedure niet gevolgd; - iets waarover niet geklaagd kan worden; - tweemaal dezelfde klacht; - te lang geleden om de feiten te achterhalen. Er zijn waarborgen ingebouwd voor de onpartijdigheid van de commissieleden: zowel wraking als verschoning behoort tot de mogelijkheden. De bevoegdheid van de commissie om schriftelijke informatie in te winnen wordt in dit hoofdstuk geregeld, alsmede het houden van zittingen om partijen te horen. Hoofdstuk 4 handelt over de uitspraak van de commissie. Deze uitspraak is aan termijnen gebonden. De commissie geeft een oordeel over de gegrondheid van de klacht en kan dit oordeel vergezeld doen gaan van aanbevelingen. Daarbij is een regeling opgenomen voor rapportage door de instelling aan de commissie omtrent de consequenties die de instelling verbindt aan de uitspraak van de commissie. Het oordeel van de commissie en de eventueel daaraan gekoppelde aanbevelingen zijn voor de instelling niet bindend. Wel is in dit hoofdstuk geregeld dat de provinciale klachtencommissie in bepaalde gevallen bevoegd is tot openbaarmaking te besluiten. Hoofdstuk 5 voorziet in de mogelijkheid van een spoedbehandeling. Voorzitter en secretaris treffen daarbij de nodige maatregelen. In hoofdstuk 6 is een uitvoerige regeling getroffen voor registratie en dossiervorming. Deze systematische registratie heeft het karakter van een persoonsregistratie. Op grond van de Wet op de Persoonsregistratie (WPR) moet bij elke persoonsregistratie een privacyreglement worden opgesteld. Bovendien moet de persoonsregistratie worden aangemeld bij de Registratiekamer te Rijswijk. Deze registratie is noodzakelijk door de wettelijke eisen die aan de rapportage worden gesteld. Deze rapportage wordt ook in dit hoofdstuk geregeld. Hoofdstuk 7 tenslotte bepaalt de naam van de regeling en de datum van inwerkingtreding. - 11 - W0729806.doc
T_onderwerp: Regeling klachtencommissie jeugdhulpverlening en jeugdbescherming Zeeland / WEB 609 T_datum : 10-07-1998 T_doctype: Statenvoorstellen - 12 - W0729806.doc