Klachtenreglement / Reglement van orde van de klachtencommissie

Transcriptie

1 Klachtenreglement / Reglement van orde van de klachtencommissie (definitief vastgesteld in de bestuursvergadering van de Stichting Reclassering Nederland op 15 februari 1995) Het bestuur van de Stichting Reclassering Nederland, gelet op de artikelen 29 tot en met 32 van de Reclasseringsregeling 1995 en artikel 8, tweede lid sub j. van de statuten van de Stichting Reclassering Nederland; overwegende dat te allen tijde als eerste geprobeerd moet worden om een binnengekomen klacht van een cliënt op te lossen via overleg tussen cliënt, degene tegen wie de klacht zich richt en diens direct leidingggevende; dit overleg zo spoedig mogelijk moet leiden tot definitief uitsluitsel voor de cliënt; wanneer het overleg onverhoopt niet tot oplossing van de klacht leidt, voor de cliënt de weg openstaat om zich met zijn klacht te wenden tot een onafhankelijke klachtencommissie, besluit vast te stellen het navolgende reglement: Begripsbepalingen Artikel 1 In dit reglement wordt verstaan onder: a. De Stichting Reclassering Nederland: de landelijke stichting als bedoeld in artikel 2, eerste lid van de Reclasseringsregeling b. Reclasseringsinstelling: een erkende instelling als bedoeld in artikel 4 van de reclasseringsregeling c. Instelling voor maatschappelijke dienstverlening: de in artikel 5 van de Reclasseringsregeling 1995 bedoelde instelling, die onder verantwoordelijkheid van de Stichting Reclassering Nederland bepaalde reclasseringswerkzaamheden verricht. d. Cliënt: persoon of personen met wie een reclasseringsrelatie bestaat. e. Gedraging: een handelen of een nalaten. f. Klacht: een bezwaar van een cliënt tegen een gedraging die in het kader van reclasseringswerkzaamheden is verricht en die niet direct of indirect voortvloeit uit vastgesteld beleid. g. Week: kalenderweek. Organisatie Klachtencommissie Artikel 2. Klachtencommissie Er is een commissie die klachten behandelt van cliënten die menen rechtstreeks in hun belang getroffen te zijn door gedragingen die in het kader van reclasseringswerkzaamheden zijn verricht en die niet direct of indirect voortvloeien uit vastgesteld beleid. Deze commissie wordt verder aangeduid als de Klachtencommissie en houdt zitting in het ressort waar de klager zijn woon- of verblijfplaats heeft. Artikel 3. Omvang en samenstelling Klachtencommissie 1. De Klachtencommissie bestaat uit een voorzitter en twee andere leden. De leden en plaatsvervangend leden worden benoemd door het bestuur van de Stichting Reclassering Nederland. De Stichting Leger des Heils Welzijns- en Gezondheidszorg, afdeling reclassering heeft het recht één lid (niet zijnde de voorzitter) en een plaatsvervanger voor dat lid voor benoeming voor te dragen. 2. De voorzitter van de Klachtencommissie en diens plaatsvervanger zijn afkomstig uit de kring van met rechtspraak belaste leden van de rechterlijke

2 macht. Een van de twee andere leden en diens plaatsvervanger zijn afkomstig uit de kring van maatschappelijk werkenden. 3. De leden en de plaatsvervangende leden van de Klachtencommissie mogen geen werknemer of vrijwilliger zijn bij of deel uitmaken van het bestuur van de Stichting Reclassering Nederland, van een reclasseringsinstelling of van een instelling voor maatschappelijke dienstverlening. Artikel 4. Benoemingstermijn en ontslag 1. De benoeming van de leden en de plaatsvervangende leden van de Klachtencommissie geschiedt voor een termijn van vier jaar. Zij kunnen opnieuw worden benoemd. 2. De leden en de plaatsvervangend leden van de Klachtencommissie kunnen door het bestuur van de Stichting Reclassering Nederland tussentijds worden ontslagen indien zij opgehouden hebben de hoedanigheid te bezitten die de grond is geweest voor hun benoeming als lid of plaatsvervangend lid van de Klachtencommissie. Tussentijds ontslag wordt verder verleend als het lid of het plaatsvervangende lid daarom verzoekt dan wel wanneer dit lid de leeftijd van zeventig jaar heeft bereikt. Artikel 5. Secretariaat 1. Het secretariaat van de Klachtencommissie wordt bekleed door een door het bestuur van de Stichting Reclassering Nederland aan te wijzen secretaris. Het bestuur wijst tevens een plaatsvervangend secretaris aan. 2. De secretaris en diens plaatsvervanger moeten het doctoraal examen Nederlands recht met goed gevolg hebben afgelegd. Rechtsgang bij de Klachtencommissie Artikel 6. Gronden voor en wijze van indiening van een klacht 1. Gelegenheid tot het indienen van een klacht bij de Klachtencommissie heeft de cliënt die meent rechtstreeks in zijn belang getroffen te zijn door een gedraging van (personen van) de Stichting Reclassering Nederland, van (personen van) een reclasseringsinstelling of van (personen van) een onder verantwoordelijkheid van de Stichting Reclassering Nederland werkzame instelling van maatschappelijke dienstverlening, e.e.a. voor zover die gedraging niet direct of indirect voortvloeit uit vastgesteld beleid. 2. De klacht richt zich formeel tegen de Algemeen Directeur van de Stichting Reclassering Nederland respectievelijk tegen de directeur van de reclasseringsinstelling. 3. De klacht wordt schriftelijk en met reden omkleed ingediend bij de secretaris van de Klachtencommissie. Artikel 7. Beroepstermijn 1. De klacht wordt ingediend binnen zes weken na de dag waarop de klager definitief uitsluitsel heeft gekregen over de gedraging waarover hij zich wenst te beklagen. 2. Een klaagschrift dat wordt ingediend na afloop van de in het vorige lid bedoelde termijn, wordt door de Klachtencommissie niettemin toch in behandeling genomen indien blijkt dat de overschrijding van de termijn niet aan de klager te wijten is. Artikel 8. Bevestiging ontvangst, toezending afschrift klacht aan tegenpartij 1. Uiterlijk binnen een week na binnenkomst van de klacht stuurt de secretaris van de Klachtencommissie een bevestiging van ontvangst aan de klager. Deze bevestiging gaat vergezeld van schriftelijke informatie over de verdere gang van zaken bij de Klachtencommissie. 2. Uiterlijk binnen een week na binnenkomst van de klacht zendt de secretaris van de Klachtencommissie een afschrift van het klaagschrift aan de Algemeen Directeur van de Stichting Reclassering Nederland dan wel aan de directeur

3 van de reclasseringsinstelling waar de klacht zich tegen richt en aan de ressortdirecteur binnen wiens ressort de klacht speelt. Hij stelt de Algemeen Directeur dan wel de directeur van de reclasseringsinstelling daarbij in de gelegenheid binnen twee weken na toezending van dit afschrift schriftelijk te reageren op de klacht. 3. De secretaris zendt, tenzij de voorzitter anders oordeelt, van een in het tweede lid van dit artikel bedoelde reactie binnen een week een afschrift aan de klager. Vereenvoudigde behandeling Artikel 9. Onbevoegdheid, ongegrondheid en niet ontvankelijkheid 1. Indien een klager een klaagschrift indient tegen een gedraging waarover de Klachtencommissie niet mag beslissen, dan kan de voorzitter van de Klachtencommissie namens de Klachtencommissie beslissen dat deze 'kennelijk onbevoegd is'. 2. Indien een klager niet rechtstreeks in zijn belang wordt getroffen door de gedraging, dan kan de voorzitter van de Klachtencommissie namens de Klachtencommissie beslissen dat de klacht 'kennelijk niet gegrond is'. 3. Indien de termijn is verstreken waarbinnen de klacht kan worden ingediend en er geen sprake is van de situatie als beschreven in artikel 7, tweede lid of de klager geen belang meer heeft bij de uitspraak van de Klachtencommissie, dan kan de voorzitter van de Klachtencommissie namens de Klachtencommissie beslissen dat de klacht 'kennelijk niet ontvankelijk is'. Artikel 10. Minnelijke schikking 1. De voorzitter van de Klachtencommissie beziet bij ontvangst van een klacht of een bemiddelingspoging zinvol kan zijn tussen de klager en degene(n) tegen wiens gedraging de klacht feitelijk is gericht c.q. onder wiens verantwoordelijkheid de gedraging valt. De bemiddeling is erop gericht tot een voor de klager aanvaardbare oplossing van het geschil te komen. 2. Als een bemiddelingspoging zinvol wordt geacht wijst de voorzitter van de Klachtencommissie als bemiddelaar een van haar leden of een derde aan. Deze derde kan ook de ressortdirecteur zijn binnen wiens ressort dan wel de directeur binnen wiens reclasseringsinstelling degene tegen wie de in het eerste lid van dit artikel bedoelde klacht is gericht werkzaam is. 3. Zodra een bemiddelaar is aangewezen zendt de secretaris van de Klachtencommissie onmiddellijk schriftelijk bericht aan de klager en aan degene tegen wie de in het eerste lid van dit artikel bedoelde klacht is gericht dat er een bemiddelingspoging wordt ondernomen. 4. Het resultaat van de bemiddelingspoging moet binnen een door de voorzitter van de Klachtencommissie bepaalde periode schriftelijk door de bemiddelaar aan de Klachtencommissie worden medegedeeld. De periode bedraagt ten hoogste vier weken na ontvangst van de klacht. De voorzitter van de Klachtencommissie kan deze periode vanwege dringende redenen eenmaal met een periode van maximaal twee weken verlengen. 5. De Klachtencommissie deelt het resultaat van de bemiddeling schriftelijk mede aan de klager met het verzoek binnen een periode van twee weken schriftelijk aan te geven of hij de klacht wil intrekken dan wel de klacht alsnog behandeld wil zien door de Klachtencommissie. 6. Uiterlijk binnen een periode van vier weken na ontvangst van de reactie van de klager op het gestelde in het vijfde lid vindt waar nodig een zitting van de Klachtencommissie plaats. De verdere behandeling van de klacht Artikel 11. Voorbereiding behandeling 1. De voorzitter van de Klachtencommissie bepaalt plaats en tijd van de zitting van de Klachtencommissie waar de klager en de functionaris die namens de Stichting Reclassering Nederland dan wel de reclasseringinstelling optreedt, in de gelegenheid worden gesteld zich in elkaars tegenwoordigheid te doen horen. Partijen kunnen zich daarbij door een gemachtigde laten bijstaan.

4 2. Voor de behandeling ter zitting worden partijen ten minste twee weken tevoren bij brief met ontvangstbevestiging uitgenodigd. 3. De naam van een eventuele gemachtigde dient waar mogelijk een week voor de zittingsdag door de partij die de machtiging afgeeft schriftelijk aan de Klachtencommissie en aan de wederpartij bekend te worden gemaakt. 4. Indien de klager de Nederlandse taal niet beheerst, voorziet de secretaris in vertaling van de relevante stukken en in bijstand van een tolk. 5. De klager kan zich laten bijstaan door een vertrouwenspersoon. Deze moet tenminste de leeftijd van achttien jaar hebben bereikt en mag geen werknemer/vrijwilliger van de Stichting Reclassering Nederland / de reclasseringsinstelling of de instelling voor maatschappelijke dienstverlening zijn. 6. De Klachtencommissie kan al dan niet op verzoek van de klager of de functionaris als bedoeld in het eerste lid van dit artikel, andere personen dan de in het eerste lid van dit artikel bedoelde, horen, bij hen nadere inlichtingen inwinnen of op het geding betrekking hebbende stukken opvragen. Artikel 12. Wraking en verschoning 1. Voor de behandeling ter zitting kan elk van de leden van de Klachtencommissie door een of meer van de bij de klacht betrokken partijen worden gewraakt op grond van feiten of omstandigheden die het vormen van een onpartijdig oordeel door het desbetreffende lid zouden bemoeilijken. 2. Elk lid van de Klachtencommissie kan zich op grond van feiten of omstandigheden als in het eerste lid van dit artikel bedoeld verschonen. 3. De andere leden van de Klachtencommissie (incl. de plaatsvervanger van het lid dat gewraakt wordt) beslissen zo spoedig mogelijk of de wraking wordt toegestaan. Artikel 13. Behandeling ter zitting 1. De voorzitter van de Klachtencommissie geeft elk der partijen de gelegenheid het standpunt toe te lichten. 2. De Klachtencommissie kan, al dan niet op verzoek van partijen, besluiten betrokkenen buiten elkaars tegenwoordigheid te horen. In dat geval worden zij op de hoogte gesteld van hetgeen buiten hun tegenwoordigheid heeft plaatsgevonden. 3. Voordat de behandeling ter zitting wordt gesloten, deelt de voorzitter van de Klachtencommissie partijen mede wanneer uitspraak zal worden gedaan. Deze uitspraak wordt in het algemeen gedaan binnen vier weken na de zitting. Artikel 14. Gronden voor de beslissing en uitspraak 1. De Klachtencommissie grondt haar beslissing op de vraag of de gedraging waartegen de klacht zich richt: al dan niet in strijd is met een wettelijk voorschrift en/of binnen de Stichting Reclassering Nederland dan wel de reclasseringsinstelling geldende regelingen; en bij afweging van alle feiten en omstandigheden in redelijkheid niet toelaatbaar moet worden geacht. 2. De Klachtencommissie kan een klacht gegrond, ongegrond of niet ontvankelijk verklaren. Ze kan zichzelf onbevoegd verklaren om over een klacht te oordelen. 3. De uitspraak van de Klachtencommissie, door de voorzitter en secretaris getekend, wordt in afschrift toegezonden aan partijen. 4. Indien de Klachtencommissie een klacht gegrond verklaart, kan ze aan de Minister van Justitie, aan de Stichting Reclassering Nederland dan wel aan de reclasseringsinstelling een aanbeveling doen. De Stichting Reclassering Nederland dan wel de reclasseringsinstelling stelt de klager en de Klachtencommissie gemotiveerd op de hoogte van het gevolg dat aan de aanbeveling wordt gegeven. Artikel 15. Openbaarheid

5 1. De zittingen van de Klachtencommissie vinden plaats achter gesloten deuren. 2. Een in artikel 14, vierde lid bedoelde aanbeveling wordt openbaar gemaakt. 3. Het klachtdossier wordt gescheiden van het cliëntdossier bij de Stichting Reclassering Nederland of bij de reclasseringsinstelling bewaard. 4. Het klachtdossier wordt door de Klachtencommissie, de Stichting Reclassering Nederland dan wel de reclasseringsinstelling vernietigd, vijf jaar na de datum waarop officieel over de klacht is beslist. Slotbepalingen Artikel 16. Overgangsbepaling 1. De bestaande klachtencommissies blijven hun werkzaamheden verrichten tot het moment waarop de Klachtencommissie aantreedt, doch uiterlijk tot 1 maart Klachten die voor het moment waarop de Klachtencommissie aantreedt, bij bestaande klachtencommissies zijn ingediend, worden door die klachtencommissie afgehandeld. Artikel 17. Openbaar verslag Ingevolge artikel 33, vierde lid van de Reclasseringsregeling 1995 brengt de Klachtencommissie jaarlijks een -niet tot personen herleidbaar- verslag uit. Artikel 18. Kosten verbonden aan de Klachtencommissie De vacatiegelden en de onkostenvergoedingen voor de leden van de Klachtencommissie alsmede de kosten van het secretariaat van de Klachtencommissie komen ten laste van de Stichting Reclassering Nederland. Artikel 19. Inwerkingtreding en citeertitel 1. Dit reglement treedt in werking op 1 januari Dit reglement kan worden gewijzigd of ingetrokken. 3. Dit reglement kan worden aangehaald als 'Klachtenreglement Reclassering'. Artikel 20. Inzage-mogelijkheid Dit reglement ligt in ieder geval ter openbare inzage bij de Algemeen Directeur en de ressortdirecteuren van de Stichting Reclassering Nederland en bij de directeur van de reclasseringsinstelling / de instelling voor maatschappelijke dienstverlening.