Nota voor : vergadering algemeen bestuur Datum : 26 juni 2013 Onderwerp : jaarverslag 2012 en werkplan 2013/2014 oranje kolom Agendapunt : 6 Kenmerk : AB/1310 Bijlagen:2 Portefeuillehouder: mr. H.L.M. Bloemen Inleiding Jaarverslag In het jaarverslag 2013 treft u informatie aan over de werkzaamheden die zijn verricht in de oranje kolom om de gemeentelijke crisisorganisatie verder vorm te geven. Het accent ligt in het realiseren van de dubbelclusters met daarin per proces de vorming van poules van medewerkers die de zorg dragen voor de invulling van de processen bevolkingszorg. Al hun gegevens zijn ondergebracht op een website ( warme website ) die door iedereen die een functie heeft in de rampenbestrijding benaderbaar is. Deze gegevens worden geïmporteerd in de Communicator, waarmee we de alarmering van de medewerkers realiseren. Ook is aan de verdere invulling van scenario s in deze Communicator gewerkt. De gedane testen zijn tot nu toe positief. Hiernaast is er voor een deel invulling gegeven aan de processen en de taakkaarten van de functies binnen de crisisbeheersing volgens het Referentiekader Regionaal Crisisplan. Landelijke ontwikkelingen worden meegenomen bij de verdere procesbeschrijvingen. Werkplan In het jaarplan 2013 treft u informatie aan over de uitgezette acties voor 2013 met als doel te komen tot een goed functionerende crisisorganisatie voor Bevolkingszorg. Het jaarplan schetst een beeld van de producten en bijdragen van de oranje kolom aan de veiligheidsregio. De accenten liggen op het voltooien van alle processen binnen bevolkingszorg waarbij de landelijke ontwikkelingen (Slachtoffer Informatie Systeem en Bevolkingszorg op Orde ) worden meegenomen in de productbeschrijvingen van de processen. Daarnaast zullen de taakkaarten van de functies binnen de crisisbeheersing beschreven worden waarbij rekening is gehouden met de uitgangspunten van het landelijk project GROOTER, dat is gericht op eenduidige opleidingen voor crisisbeheersing in de oranje kolom. 1
Een keuze zal worden gemaakt hoe in de oranje kolom verder wordt gegaan met opleidingen en of wij dit volgens de uitgangspunten van GROOTER gaan doen. Daarnaast zullen de laatste testen worden uitgevoerd om de alarmering via de Communicator te realiseren. Na de zomervakantie zal er een beslissing worden genomen over de wijze waarop het netcentrisch werken wordt toegepast. Met de realisering van de processen Bevolkingszorg, de alarmering van de medewerkers in geval van crisis of calamiteiten en het netcentrisch werken wordt mede invulling gegeven een de verbeteringen die moeten worden gerealiseerd in het kader van de bevindingen die zijn geconstateerd in het rapport Staat van de rampenbestrijding. Het werkplan schetst een totaal van de acties en opleidingen die gepland zijn om een kwalitatief goed werkende crisisorganisatie te realiseren, die invulling kan geven aan de processen Bevolkingszorg. Voor gedetailleerde informatie kunt u dit werkplan raadplegen. Advies- besluit Voorgesteld wordt om: 1. Kennis te nemen van het jaarverslag 2012 en werkplan 2013-2014 van de oranje kolom. Beoogd effect Duidelijkheid te geven over wat in 2012 is gerealiseerd en wat in 2013 en 2014 gerealiseerd zal gaan worden door de oranje kolom in de veiligheidsregio. Argumenten In de vergadering het dagelijks bestuur van 6 juni jl. is ingestemd met het jaarverslag 2012 en het werkplan 2013. Het concept jaarverslag en werkplan is door de 6 clustersecretarissen voorgelegd aan alle gemeentesecretarissen in de 22 gemeenten. Hun opmerkingen zijn verwerkt. Kanttekeningen Geen. Uitvoering/communicatie/inwerkingtreding In 2012 en 2013 is gekozen voor een praktische, proportionele aanpak. Aandacht is geweest voor het verbinden, coördineren en aansturen van de concrete werkzaamheden binnen de oranje kolom. Daarnaast is gekozen voor het versterken van de betrokkenheid bij het onderwerp veiligheid binnen de gemeenten. Gesproken is met nagenoeg alle burgemeesters, gemeentesecretarissen en de AOV ers in onze regio. Daarnaast is het clustersecretarissen-overleg waarin de 6 (cluster) gemeentesecretarissen participeren versterkt. Op hun beurt hebben deze clustersecretarissen de 3-4 secretarissen van het eigen cluster betrokken bij de gemeentelijke kolom activiteiten. 2
De coördinerend functionaris heeft het afgelopen jaar de 22 gemeenten bezocht. Dit gebeurde meestal in de vorm van een gesprek met de burgemeester, de gemeentesecretaris en de AOV er. In het komend jaar krijgt dit een structureel vervolg. Daarnaast bezoekt de coördinerend functionaris de gemeentesecretarissen in hun cluster overleggen. Financiën In de begroting 2014 is voorzien in bescheiden middelen voor de oranje kolom. Recent is deze begroting door het AB van de VNOG vastgesteld. Mogelijk zal de evaluatie van de Wet Veiligheidsregio s leiden tot een wijziging in de wijze van financieren van de veiligheidsregio s. Dit wordt afgewacht. Bijlagen 1. Jaarverslag 2012 2. Werkplan 2013/2014 3
Het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland; Bijeen in de vergadering d.d. 26 juni 2013; Gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur d.d. 6 juni 2013; Besluit: 1. Kennis te nemen van het jaarverslag 2012 en werkplan 2013-2014 van de oranje kolom. De voorzitter De ambtelijk secretaris Drs. J.C.G.M. Berends mr. M. Assies Apeldoorn, 26 juni 2013 4
Jaarverslag 2012 Oranje (gemeentelijke) kolom veiligheidsregio NOG op centraal niveau Versie 2.3 Dagelijks bestuur VNOG Missie van de Veiligheidsregio NOG: "Samen werken aan meer veiligheid voor de burgers in de regio Noord- en Oost-Gelderland" Proces Het werkplan 2013-14 is opgesteld/besproken in: ROOV op 7-3 Portefeuillehouder DB, burgemeester Bloemen op 18-3 CSO op 6-2 en na consultatie van de 22 gemeentesecretarissen in de clusters opnieuw op 20-3 VD 12-4 1
Inleiding Voor u ligt het jaarverslag 2012 van de (centrale) oranje kolom van de 22 gemeenten in de veiligheidsregio NOG Het doel van het opstellen van het jaarverslag 2012 is: Een beeld te schetsen van de producten en bijdragen van de oranje kolom aan de veiligheidsregio (VR); De verantwoording van de inzet in 2012; Het opsporen van leemtes met het oog op het werkplan 2013 ev.. Het werkplan 2012 waar dit verslag op teruggrijpt, is in het najaar 2011 opgesteld en behandeld in: de Veiligheidsdirectie (VD) op 11 november 2011; het Clustersecretarissen overleg (CSO) op 8 december 2011(schriftelijke ronde); het ROOV (vergadering 22 gemeentelijke ambtenaren openbare orde en veiligheid) op 8 december 2011. Resultaten Er is in 2012 veel gebeurd, vooral op het gebied van planvorming en de uitwerking daarvan en op het gebied van samenwerking (clustervorming) en training. Resultaten zijn: Het handboek bevolkingszorg als uitwerking van het crisisplan, is deels opgesteld en geïmplementeerd; Voor de stand van zaken m.b.t de relevante processen zie bijlage 1. De gemeentelijke crisisorganisatie met (dubbel-)clusters is opgebouwd en geïmplementeerd op basis van de nieuwe werkwijzen voortkomend uit de Wet en het besluit op de veiligheidsregio s en de daarop gebaseerde opkomsttijden. Door in dubbelclusters samen te werken wordt een grote efficiencywinst geboekt. I.p.v. ca. 1000 medewerkers in de totaal 22 gemeenten op te leiden en te trainen kan zo volstaan worden met ca. 300 medewerkers. De gemeentelijke functionarissen hebben de basistraining voor de nieuwe werkwijze gevolgd. Een deel van de taakkaarten en werkinstructies van de processen in het handboek bevolkingszorg zoals crisiscommunicatie zijn op maat gemaakt en geüpdatet. Daarbij is aangesloten bij het project GROOT(ER). Deze documenten voor crisiscommunicatie zijn online beschikbaar voor de medewerkers. Een ander deel van de taakkaarten en werkinstructies is in de maak. Hoofdpunten uit het jaarverslag van het team trainen en oefenen gemeentelijke kolom (OTO-G) zijn: o voorbereiden en begeleiden van 11 GBT en 6 ROT oefeningen; o voorbereiden van GAC oefeningen (teams bevolkingszorg); o organiseren van cursussen voor de medewerkers gemeentelijke actiecentra. (volledige verslag in bijlage 2) Begonnen is met de afstemming van de processen in de 5 veiligheidsregio s binnen de nieuwe politie regio Oost Nederland. Bestuursopdracht 3 en 6 zijn afgerond door de werkgroep crisiscommunicatie (volledige verslag in bijlage 3) te weten: o Crisiscommunicatie en sociale media is uitgewerkt en geïmplementeerd; o Mediatraining voor alle burgemeester (en hun communicatieadviseurs) is opgezet en uitgevoerd. De deelname is tot op heden 16 van de 22.
Evenementenbeleid voor grote evenementen is opgezet en geïmplementeerd: Op basis van een overeengekomen werkwijze en een gezamenlijke agenda worden grote evenementen multidisciplinair beoordeeld en voorbereid. Eind 2012 is er een evaluatie gehouden om vast te stellen of we volgens de afgesproken processen werken en/of er bijstellingen plaats moeten vinden. De uitkomst wordt teruggekoppeld aan de VD. Afstemming gemeentelijke acties vond plaats in het ROOV (overleg van de ambtenaren openbare orde en veiligheid in de 22 gemeenten), het cluster secretarissenoverleg (CSO) en de Veiligheidsdirectie en het veiligheidsbureau van de VR. Divers: o o o o communicator: er zijn het afgelopen jaar testen uitgevoerd. Helaas kwamen daarbij de nodige problemen op tafel die nu aangepakt worden. Alle gegevens van de medewerkers die een rol hebben in de crisisbeheersing zijn middels de warme website ingevoerd in de communicator. Medio maart 2013 zal de communicator opnieuw worden getest. door de coördinerend functionaris art 36 Wvr. is in het voorjaar een notitie opgesteld over de rol en het werk van de oranje kolom. de controllers (uit de 6 clusters en in overleg met medewerkers van de VNOG) hebben een voorstel gemaakt om aan de voorkant te komen van de sturing van de begroting. de coördinerend functionaris heeft een ronde langs de gemeenten (burgemeesters, gemeentesecretarissen en aov-ers) van onze Veiligheidsregio gemaakt. Suggesties hieruit worden meegenomen in het werkplan 2013-2014. Dilemma s Kijkende naar de afgelopen periode zijn door het clustersecretarissen overleg (CSO) de twee dilemma s benoemd waar in 2013 ev. aandacht voor nodig is: 1. centraal versus decentraal: crisissen en rampen zijn veelal gemeentegrensoverschrijdend. Lokaal kent men elkaar, vindt men elkaar gemakkelijk, kan men improviseren. Maar bij grotere incidenten zijn centrale afspraken en protocollen essentieel. Hiermee verband houdt de personele inzet: het oranje leger heeft veiligheid vaak als bijbaan in zijn functie binnen een gemeente. Centrale afspraken moeten echter centraal voorbereid worden en ook weer voldoen aan landelijke/wettelijke afspraken en eisen. Beide accenten zijn van belang: de centrale afspraken en de lokale improvisatie. We streven ernaar werkmodellen te ontwikkelen waarin beide elementen tot hun recht komen. 2. Rol van de gemeente als oranje operationele kolom versus rol gemeente als bestuurder en eigenaar van de Veiligheidsregio. In het verlengde van dit dilemma ligt ook de principal agent relatie zoals die uit de rapportage over regievoering en aansturing van de 6 controllers uit de 6 clusters naar voren komt. In het werkplan 2013-14 wordt op deze dilemma s teruggekomen.
Verder in 2013 Terugkijkend naar het werkplan 2012 en vooruit kijkend naar 2013 is verder aan de orde: Verdere training gericht op samenwerking en onderling samenwerking in crisissituaties; Nieuwe opzet van diverse gemeentelijke processen: bijvoorbeeld slachtofferregistratie en verwanteninformatie uitwerken en implementeren in onze VR; Evalueren, bijstellen en opnieuw draaien van de mediatraining voor burgemeesters. In vervolg op de positief ervaren mediatraining wordt begin 2013 een voorstel voor een vervolg voorbereid. Bijdragen aan de invulling van de bestuursopdracht 2: monodisciplinering van de crisisbeheersing ; Kwaliteitssysteem door ontwikkelen, dit mede n.a.v. het rapport Staat van de Rampenbestrijding van de inspectie OOV. Landelijke project Bevolkingszorg op Orde, Vrijblijvendheid voorbij. Hiervoor is op 8 november 2012 een bijeenkomst bij de VNOG gehouden, waar de projectgroepleden van deze twee rapporten een uitleg hebben gegeven aan de secretarissen en de AOVers uit de regio.
Bijlagen 1. Stand van zaken gemeentelijke crisisorganisatie in de VNOG (per 1 december 2012) 2. Jaarverslag 2012 Team opleiden, trainen en oefenen gemeentelijke kolom (OTO-G) 3. Crisiscommunicatie in de VNOG (Werkgroep Crisiscommunicatie)
Bijlage 1 Gemeentelijke crisisorganisatie in de VNOG ( stand van zaken 1 december 2012) Inrichting van de processen volgens het Referentiekader Crisis Plan. (RCP) Communicatie, met daaronder de deelprocessen; Persvoorlichting (betekenisgeving, persinformatie, mediawatching); Publieksvoorlichting (publieksinformatie, handelingsadviezen); Interne voorlichting (inlichten eigen organisatie); Verwanteninformatie (inlichten familie en verwanten); Publieke zorg, met daaronder de deelprocessen; Opvangen (en verzorgen van getroffenen, incl. evacueren); Voorzien in primaire levensbehoeften (voedsel, drinkwater, nutsvoorzieningen); Nafase (herstel naar normale situatie) Juridische ondersteuning; Bijzondere uitvaartzorg (grootschalig opbaren en begraven, maatschappelijke rouwverwerking); Omgevingszorg, met daaronder de deelprocessen; Milieubeheer; Ruimtebeheer; Bouwbeheer. Daarnaast zijn er twee ondersteunende processen: Informatiemanagement, met daaronder de deelprocessen; Centrale Registratie en InformatieBureau (CRIB); Centrale Registratie Afhandeling Schade (CRAS); Resourcemanagement, met daaronder de deelprocessen; Facilitaire ondersteuning (o.a. publieksbalie, bode, telefonisten); ICT-ondersteuning Catering Archivering Om hieraan invulling te geven is er besloten om intergemeentelijk te gaan samenwerken op basis van de reeds gevormde brandweerclusters. Poules op dubbelcluster of regioniveau worden gevormd voor de hele veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland, bestaande uit 22 gemeenten. Opkomst is op basis van zacht piket. Pools op dubbelclusterniveau worden gevormd voor elk van de drie afzonderlijke dubbelclusters, te weten: 1. Pool Achterhoek Bestaande uit de gemeenten: Aalten, Bronckhorst, Berkelland, Doetinchem, Montferland, Oost-Gelre, Oude IJsselstreek en Winterswijk (BRW-clusters Achterhoek-Oost en Achterhoek-West) 2. Pool `Stedendriehoek Bestaande uit de gemeenten: Apeldoorn, Brummen, Epe, Lochem, Voorst en Zutphen (BRW-clusters EVA en IJsselstreek) 3. Pool Veluwe Bestaande uit de gemeenten: Elburg, Ermelo, Harderwijk, Hattem, Heerde, Nunspeet, Oldebroek, Putten (BRW-clusters Veluwe-Noord en Veluwe-West).
Binnen de Dubbelclusters zijn er op basis van de processen de volgende poules gevormd: Poule Technisch Voorzitters Poule Communicatie: - Hoofden - Teamleiders - Medewerkers interne communicatie (redacteuren intranet) - Medewerkers persvoorlichting - Medewerkers publieksvoorlichting - Omgevingsanalisten en webredacteuren. - Hard piket pool communicatieadviseurs GBT in 4 van de 6 clusters Poule Omgevingszorg: - Hoofden - Teamleiders - Medewerkers bouwbeheer - Medewerkers Milieubeheer - Medewerkers ruimtebeheer Poule Publieke Zorg: - Hoofden - Teamleiders - Medewerker opvangcentrum - Medewerker bijzondere uitvaart - Medewerkers opvang, verzorgen, evacueren en primaire levensbehoeften Poule informatiemanagement: moet nog op website worden gevuld (wel bekend) Poule Resourcemanagement: moet nog op website worden gevuld (wel bekend) Poules op regionaal niveau (CRIB, CRAS, Nafase): Voor de kwaliteit van het deelprocessen Juridische ondersteuning, Nafase, CRIB en CRAS is lokale kennis van minder belang. Voor deze deelprocessen worden daarom op regionaal niveau drie pools gevormd. Deze pools bestaan uit medewerkers van de gemeenten Apeldoorn, Doetinchem en Harderwijk. Naast Apeldoorn, de grootste gemeente in de regio, is gekozen voor Doetinchem en Harderwijk in verband met de aanrijtijd van de betreffende functionarissen. Juridische ondersteuning: De regionale pool voor het deelproces juridische ondersteuning moet uit 6 medewerkers bestaan. Bij een opkomst van een derde daarvan zijn er altijd twee juridische adviseurs beschikbaar. Harderwijk is de trekker van deze poule.
Beschrijving processen Communicatie: proces is regionaal en soms, afhankelijk van GRIP-fase, per (dubbel-)cluster beschreven. Publieke zorg: Opvang: Primaire levensbehoeften: Nafase: Bijzondere uitvaartzorg: Juridische ondersteuning: Omgevingszorg: Milieubeheer: Ruimtebeheer: Bouwbeheer: reeds bestaand proces (aanpassing naar crisisplan) reeds bestaand proces (aanpassing naar crisisplan) hiervoor komt uit project Grooter nieuwe checklist regionale afspraken uitvaartverzorger (aanpassing crisisplan) reeds bestaand proces (aanpassing naar crisisplan) bestaande werkzaamheden binnen de gemeente, waarbij in geval van crisis aansturing plaatsvindt door het hoofd omgevingszorg (aanpassing naar crisisplan) Informatiemanagement: Procesplan moet nog worden beschreven. Input komt uit het landelijke project Grooter. CRIB: CRAS: Resourcemanagement: Bestaand proces. Wordt nog aangepast i.v.m. Landelijke ontwikkeling Slachtoffer Informatie Systeem (SIS) Bestaand proces. Wordt nog aangepast i.v.m. Landelijk convenant Salvage. Procesplan per dubbelcluster. Is inmiddels beschreven. Aanpassing van beschrijving van de processen is bij een aantal aov-ers belegd. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Bijlage 2 JAARVERSLAG 2012 TEAM OPLEIDEN, TRAINEN EN OEFENEN GEMEENTELIJKE KOLOM VNOG (team OTO-gemeenten) Veiligheidsregio Noord- en Oost Gelderland 27 december 2012 Versie 01
Werkplan 2013-2014 Oranje (gemeentelijke) kolom veiligheidsregio NOG op centraal niveau Versie 3.4 Dagelijks bestuur VNOG Missie van de Veiligheidsregio NOG: "Samen werken aan meer veiligheid voor de burgers in de regio Noord- en Oost- Gelderland" Proces Het werkplan 2013-14 is opgesteld/besproken in: ROOV op 7-3 Portefeuillehouder DB, burgemeester Bloemen op 18-3 CSO op 6-2 en na consultatie van de 22 gemeentesecretarissen in de clusters opnieuw op 20-3 VD 12-4 1
Doel Doel van het werkplan 2013-2014 van de oranje kolom (OK) op centraal niveau is: inzicht te geven in de producten in 2013-14 te realiseren door de oranje kolom in de veiligheidsregio (VR); afstemming te bereiken op de bestuurlijke behoeften; afstemming te bereiken met de landelijke ontwikkelingen; afstemming te bereiken met de andere kolommen in de veiligheidsregio; de werkzaamheden te bezien in relatie met het regionale risicoprofiel; afstemming te bereiken met andere VR s, o.a. Oost 5. Relevante ontwikkelingen In de directe omgeving is er veel aan het veranderen. Relevant is onder meer: Bevolkingszorg op Orde, de rapportage in opdracht van het landelijke Veiligheidsberaad waarin een bijgestelde visie op de betekenis voor de rol van de bevolkingszorg (o.a. grote zelfredzaamheid). Dit resulteert in prestatie-eisen voor de crisiscommunicatie, de acute bevolkingszorg en de herstelzorg. Project bovenregionale samenwerking (n.a.v. Moerdijk). Rapport wordt vastgesteld door het Veiligheidsberaad en is inmiddels in de Ministerraad vastgesteld. De implementatie zal ook voor onze Veiligheidsregio gevolgen hebben. De landelijke projecten GROOT en GROOTER waarin voor de verschillende functionarissen in de gemeentelijke kolom de competenties zijn vastgelegd. Daarbij zijn gestandaardiseerde opleidingen ontwikkeld en worden de medewerkers gecertificeerd. De notities in het Veiligheidsberaad (februari 2013) waarin de landelijke strategische thema s worden benoemd waaronder kaderstelling en standaardisatie en opschaling naar een kleiner aantal veiligheidsregio s De nieuwe politieregio Oost en de mede daardoor geëntameerde samenwerking tussen de 5 oostelijke veiligheidsregio s (Oost 5); De tendens dat er in veel veiligheidsregio s meer centraal wordt gedaan zoals crisiscommunicatie door de regio (en soms bovenregionaal) en slachtofferregistratie (SIS) door landelijke expertteams; De lopende evaluatie van de wet op de veiligheidsregio s (Wvr); De noodzaak voor het verder vergroten van de efficiency, onder meer gezien de bezuinigingen; Ontwikkelingen in andere kolommen en op aanverwante terreinen: o Regionalisering van de brandweer en het MOED-project: Masterplan- Optimalisering-Effectuering-Doelmatigheid. o Nationalisering van de Politie; o Opschaling van de meldkamers; o RUD-vorming; o Ontwikkelingen GGD-GHOR, onder meer op terrein van de Jeugdzorg. Strategische thema s in 2013 en verder voor de regionale oranje kolom In 2013 en de jaren daarna spelen in de oranje kolom strategische thema s zoals: Hoe gaan we om met de rapportage Bevolkingszorg op orde van het Veiligheidsberaad In welke mate en eventueel hoe organiseren we de crisiscommunicatie centraler? Op welke wijze gaan we in onze regio GROOT en GROOTER overnemen? Hoe gaan we de afstemming en samenwerking in Oost 5 vormgeven? Ook in licht van document bovenregionale samenwerking (n.a.l. Moerdijk brand) Hoe gaan we om met de verhouding kolommen versus multi: het verschijnsel monodisciplinering (bestuursopdracht)? 2
Positionering en communicatie van de oranje kolom zowel bestuurlijk als qua financiering. Aanpassing GRIP structuur en eventuele invoering van functie officier van dienst bevolkingszorg (OvD-Bz) Regievoering en de aansturing van de VNOG Dilemma s Kijkende naar de afgelopen periode zijn in het overleg met clustersecretarissen twee dilemma s benoemd waar in 2013 ev. aandacht voor nodig is: 1. De oranje kolom bestaat in de koude situatie met name uit de 22 AOVers in de gemeenten enerzijds en anderzijds ca. 2 fte gekoppeld aan het regionale veiligheidsbureau samen met de coördinerend functionaris art 36 Wvr. Het oranje leger bestaat in de warme situatie verder uit functionarissen in de gemeenten die veelal ook andere taken hebben. Het lukt om vorderingen te maken, maar dit gebeurt met weinig centrale kaderstelling en sturing. Dat is mede het gevolg van een inrichtingskeuze waarin nadruk ligt op regie van gemeenten: er is gekozen voor beperkte bezetting centraal. De nadruk ligt op betrokkenheid van de gemeenten via de clusters en de per gebied verschillend ingevulde bestuurlijke en ambtelijke gremia. Dit leidt tot het dilemma: beperkte en lichte sturing o.a. vanuit de autonomie van de gemeenten effectiviteit, efficiency, werkdruk en bezuinigingen wat vraagt om duidelijke sturing en keuzes aan de voorkant. In dat dilemma kiezen we voor meer gezamenlijke sturing (i.e.g. ambtelijk via CSO en ROOV) met gedragen inhoudelijke keuzes aan de voorkant (waartoe dit conceptwerkplan een eerste aanzet en stap van een stappenplan beoogd te zijn) 2. Rol van de gemeente als oranje kolom rol gemeente als bestuurder van de Veiligheidsregio. De gemeenten hebben twee posities: enerzijds vormen ze een eigen operationele kolom, anderzijds zijn ze via een gemeenschappelijke regeling a.h.w. eigenaar van de veiligheidsregio. In het verlengde van dit dilemma ligt ook de principal agent relatie zoals die uit de rapportage over regievoering en aansturing van de 6 controllers uit de 6 clusters naar voren komt (zie bijlage 3 waarin voorstellen worden gedaan voor betere communicatie, bevoegdheden en aansluiting op (bestaande) instrumenten van P&C). De vraag is of het dilemma te overstijgen is door in gezamenlijkheid de kwaliteit van de oranje kolom te versterken en tegelijkertijd vanuit een gelijkwaardige positie een praktische gezamenlijke benadering te kiezen, gericht op het waarborgen van de multidisciplinariteit? Een eerste stap zou kunnen zijn dit werkplan af te stemmen met de plannen van de andere kolommen. Een andere stap is het inzichtelijk maken van de huidige situatie en die vergelijken met een ideaal plaatje.
Producten in 2013 e.v. Warme situatie: Op grond van een helder overzicht van de stand van zaken (zie ook jaarverslag 2012) en de leemtes: 1. Ronden we het handboek bevolkingszorg af; 2. Organiseren we invoering van de prestatie-eisen van Bevolkingszorg op Orde en spreken we ons uit over de visie die daarin is verwoord; 3. Testen we de warme oranje kolom (werkt het in de clusters? Door collegiale audit tussen clusters?); 4. Verbeteren we de te verwachten iplementatieproblemen/ knelpunten zoals bijvoorbeeld verschillende content management systemen (CMS), waardoor webredacteuren hun werk niet kunnen doen. Of dat de GBT-piketadviseurs geen toegang hebben tot het gemeentelijk twitteraccount van de buurgemeenten. 5. Organiseren we de opleidingen in de clusters (zie bijlage deelplan van de werkgroep OTO-G); 6. Organiseren we weer de mediatraining voor burgemeesters en crisiscommunicatieadviseurs en mogelijk de loco-burgemeesters; 7. Besluiten we over GROOT, GROOTER en voeren dat besluit uit; 8. Besluiten we over de crisiscommunicatie: wat, hoe, wanneer en voeren dat besluit uit; 9. Realiseren we het deelplan van de werkgroep crisiscommunicatie (zie bijlage 2) Dit is in eind 2013 gereed waarbij we in de toekomst blijven evalueren en verbeteren. Koude situatie: 10. Vanuit het eerste dilemma werken we in 2013 de notitie uit het voorjaar 2012 van de coördinerend functionaris (Wvr art 36) verder uit gericht op een heldere en lean organisatie en positionering van de oranje kolom: hoe zit het bestuurlijk, wat is de samenstelling, rol en de positie van het CSO, het ROOV, het Platform, Crisiscommunicatie, de werk- en projectgroepen e.d. Uiteraard afgestemd met de landelijke ontwikkelingen en wellicht Oost 5. 11. Werken we mede de drie scenario s uit volgens het vastgestelde risicoprofiel 12. Evalueren we het evenementenbeleid en voeren eventuele verbeteringen door. Uiterlijk in het jaar 2014 is de koude oranje kolom op orde. Multi: 13. Werken we in 2013-14 de bestuursopdracht t.a.v. zorg over de Monodisciplinering (mede) uit; 14. Vanuit het tweede dilemma optimaliseren/maximaliseren we samen met de andere kolommen het multidisciplinair werken en het multidisciplinair aansturen van de crisisbeheersing en rampenbestrijding (-organisatie); 15. Werken we de aanbevelingen van de gemeentelijke controllers uit de 6 Clusters over de regievoering en de aansturing van de VNOG verder uit. Uiterlijk in het jaar 2015 is de veiligheidsregio multi versterkt. In bijlage 3 zijn de 15 punten verder geoperationaliseerd waarbij het resultaat zo scherp mogelijk is verwoord, er een trekker per actie is aangegeven en het tijdpad is ingevuld. Veruit het meeste werk gebeurt door werkgroepjes vanuit de 22 AOV-ers.
Overig Middelen: menskracht: 22 AOV-ers (deels) 22 communicatieadviseurs (deels) 6 clustersecretarissen; betrokkenheid secretarissen 22 gemeenten Klaas Dekker (deels) Wim Brinker (deels) Henny v.d. Berg Hans Augustijn(deels) financiën budget is voor 2013 en 2014 vastgelegd facilitair e.d. naar Europaweg ICT daarbij
Bijlagen 1. Deelplan werkgroep OTO-G (oefenen, trainen en opleiden gemeenten) 2. Deelplan werkgroep crisiscommunicatie 3. Operationalisering acties 2013 en 2014 5
Bijlage 1 werkgroep OTO-G (oefenen, trainen en opleiden gemeenten) Team OTO-gemeenten heeft voor 2013 de v olgende punten op de agenda: - Vorm en inhoud trainingen medewerkers actiecentra - Vorm en inhoud GAC trainingen - (door)vertaling producten GROOTER * - Opleidingen gemeentelijke processen nieuwe stijl o Aandacht voor personal coaching - Vorm en inhoud GBT oefeningen - het volgen van landelijke ontwikkelingen en hierop anticiperen bijvoorbeeld de gevolgen van de invoering van de landelijke politie voor crisisbeheersing en rampenbestrijding. - Redigeren handboek bevolkingszorg (met traject van formele vaststelling?) * Uitgangspunt is om de kwalificatieprofielen GROOTER als basis te nemen. Dit is nog steeds de bedoeling. Bij de cursussen in de 1 e helft van 2012 is dit nog niet ingebed. Enerzijds omdat de taakkaarten nog niet zijn opgeleverd, anderzijds omdat de opleiders nog niet geheel voorzien in een aanbod van de kwalificatiedossiers. Daarbovenop is het uitgangspunt van de regio dat medewerkers volgens de kwalificatieprofielen werken, maar dat het een brug te ver is dat zij ook zodanig worden opgeleid. Het kostenaspect is een voorname afweging alsook de vraag hoe vaak een crisis van de omvang van GRIP 3 zich voordoet waarin medewerkers hun kennis in praktijk kunnen brengen. De uitgangspunten voor crisisbeheersing en rampenbestrijding en de consequenties voor opleiden, trainen en oefenen moet bestuurlijk worden vastgelegd om een kader te bieden waarbinnen team OTO-gemeenten het werk kan doen. Er kan worden gekozen om aan te sluiten bij de uitgangspunten die de commissie Bruijnooge heeft geformuleerd in het rapport Bevolkingszorg op orde. Het overleg van clustersecretarissen heeft inmiddels in samenspraak met het ROOV de uitwerking van dit rapport op zich genomen. De keuze van uitgangspunten is richtinggevend voor de kwalificatieprofielen van medewerkers en daarmee voor opleiden, trainen en oefenen in de VNOG. Actiepunten Team OTO-g subgroep oefenen Nr. Datum Actie Uitleg actie Wie 1 5-03-2013 Oefeningen opvang & verzorging i.c.m. psychosociale opvang Besloten is om de oefeningen in te plannen na de opleidingen. We moeten deze nadrukkelijk afstemmen met onze collega s van subteam opleiden! Idee is om de oefening met Allen 2 5-03-2013 Enquête aan alle gemeentelijke medewerkers in de rampenbestrijdin g twee gemeenten uit te Idee is ontstaan n.a.v. opmerkingen secretarissen waarom hen niet is gevraagd naar opleidingsbehoeften. Enquête wordt pas verstuurd ná de Mariska/Mattijs 6
beperken tot peilen oefenbehoeften. 3 5-03-2013 GBT oefening Aan alle AOV ers zal het verzoek gedaan worden om de gemeentelijke deelnemers van de vorig jaar gehouden GBT oef. te bevragen wat hun aanbevelingen / aandachtspunten zijn voor de komende GBT oefeningen. Resultaten worden gevraagd vóór 1 e vergadering projectteam Multi OTO zodat OTO-g deze kan inbrengen. Henny vd Be Henny vd Be 4 5-03-2013 Planning opleiden/oefenen De oefeningen zullen toegevoegd moeten worden aan de planning, zoals gemaakt door de werkgroep opleiden. Wij moeten nadrukkelijk afstemmen met subteam opleiden want opleiden gaat vooraf aan oefenen!! Birgitta zorg ervoor dat d tabellen van Irene worde aangevuld e stemt dit me haar af. Actiepunten Team OTO-g subgroep opleiden (n.a.v. tel. overleg Birgitta en Irene) Nr. Datum Actie Uitleg actie Wie 1 eind februari (volgend overleg eind deze organiseren ROOV dag: datum verzet van 10 april naar medio juni, nog communiceren inhoud: onder meer rapport Bev. Zorg op orde: gevolgen voor allen 2 organiseren 1 e bijeenkomst leden team nazorg 3 inventariseren wensen/ideeën verslagleggers vergelijkbare bijeenkomst in Schaarsbergen zoals vorig jaar voor leden andere via kartrekkers verslaglegging allen, uitnod door 1 lid Irene coördi 4 inventariseren wensen/ideeën bij procesverantwoordelijken via kartrekkers processen hierbij moet onderscheid komen tussen hoofden/teamleiders: zij hebben meer opleidingsbehoeften en medewerkers: zij hebben meer oefenbehoeften. (is onze verwachting) Dit punt moet worden afgestemd met subteam oefenen! uitzetten na kartrekkers dubbelcluste rs
Bijlage 2 deelplan werkgroep crisiscommunicatie (Mogelijke) ontwikkelingen in 2013 - Uitvoering trainingen voor (ervaren) adviseurs GBT, trainingen omgevingsanalyse. Deelnemers trainingen certificeren conform landelijk opleidingskader (GROOTER). - Realisatie virtuele oefenomgeving voor alle medewerkers crisiscommunicatie. - Aansluiting database, c.q. vanuit beide websites benaderbaar maken van database crisiscommunicatie, op www.vnog.nl bij www.crisisbeheersing.info, in overleg met het ROOV. - Realisatie pools medewerkers actiecentrum communicatie in pools dubbelcluster op basis van inzet op specifieke functies. - Ontwikkelen (en uitbreiden) van een vervolg op de bestuurlijke mediatrainingen zowel voor burgemeesters als loco s. - Organiseren trainingen per cluster van de actiecentra crisiscommunicatie. - Bijdragen aan ontwikkeling en implementatie structureel plan voor CoPI- voorlichting Verwachte, c.q. gewenste aanpassingen - Borging verwanteninformatie: nu hangt dit. Formeel zou het in de VNOG onder communicatie vallen als subproces, maar dit is niet georganiseerd. Landelijk is door het VB besloten het weer onder CRIB te hangen, maar nergens wordt het nu uitgevoerd. - Aanpassen taakkaarten crisiscommunicatie aan vastgestelde landelijke taakkaarten, voor zover nog nodig. - Aansluiten bij landelijke ontwikkelingen voor wat betreft organisatie crisiscommunicatie; huidige 4 subprocessen (pers-, publieks-, verwantenvoorlichting en interne communicatie) omvormen naar teams analyse en advies, pers- en publieksvoorlichting - Aansluiten bij landelijke ontwikkeling: Hoofd taakorganisatie is de Teamleider Actiecentrum, die vanuit die rol ook in het GAC zit. Geen apart Hoofd Communicatie meer. - Volgen en aansluiten bij ontwikkeling landelijke/bovenregionale pools met experts crisiscommunicatie. - Volgen ontwikkelingen rond het landelijk project harmonisatie (crisiscommunicatie)functies. - Bij GRIP 1 en 2 kunnen piketadviseurs communicatie, afhankelijk van het incident soms ook ingezet worden. - Volgen ontwikkelingen en gevolgen rondom reorganisatie politie (van 5 naar 1 regio) en blijven borgen integratie multidisciplinaire communicatie - Betere inbedding omgevingsanalyse in proces communicatie bij GRIP 0 en 1. - Nadere uitwerking en concretisering mandateringregeling communicatie. - Versterking van de oranje kolom, in ieder geval t.a.v. de crisiscommunicatie- functie (ontwikkeling, beleidsadvisering) op regioniveau is dringend gewenst. 8
Bijlage 3: Operationalisering acties 2013 en 2014 Vooraf: Dit overzicht volgt de nummering van de acties/producten uit het werkplan. Het overzicht is verder ingevuld met de acties vanuit de AOV-ers (het ROOV). In dit overzicht zijn met name producten opgenomen. Periodieke overleggen zoals van de coördinerend functionaris (Klaas Dekker) met de portefeuillehouder in het DB (Hein Bloemen) staan er niet in. Net zo min als de jaarlijkse ronde lang de burgemeester en secretarissen van de 22 gemeenten in de VR of de afstem-bijeenkomsten van de AOV-ers in het ROOV. Dit overzicht beoogt onvoorziene omstandigheden daar gelaten volledig te zijn voor de oranje kolom in de VR m.u.z. van wat binnen de gemeenten opgeleverd wordt. Het is de bedoeling dat grotere projecten starten met een plan van aanpak dat in het clustersecretarissen overleg (CSO) wordt vastgesteld. In zo n plan van aanpak wordt het beoogde (tussen-)resultaat en het tijdpad zo nauwkeurig mogelijk beschreven. Het resultaat van een actie wordt via de coördinerend functionaris voorgelegd aan het clustersecretarissen overleg (CSO). Eén maal per kwartaal wordt door de trekker naar het CSO de voortgang middels een stoplicht (groen/oranje/rood) aangegeven. nr. wpl. product/actie resultaat trekker tijd opmerkingen 1 Handboekbevolkingszorg Henny v.d. Berg 1 A Afronden met taakkaarten, procesbeschrijvingen etc. Een compleet handboek bevolkingszorg voor de 22 gemeenten in de VNOG id. Q 4 ligt op het kritieke pad voor product 7 A (bevolkingszorg op orde) 1 B Warme website De organisatie (functionarissen, telefoonnummers, etc.) van de oranje kolom is vastgelegd en geborgd in een website Johan Poolen Q 2 voorstel naar CSO en DB; 1 C Officier van Dienst Bevolkingszorg (OvD-Bz) Een geïmplementeerd besluit over een regeling voor het deelnemen van een gemeentelijke functionaris (AOV-er) in het COPI (wanneer, hoe) Henny v.d. Berg Q 4 start na afronding landelijk project SIS 1 D Voorbereidingen en implementatie Slachtofferregistratie (SIS) Slachtoffer registratie proces is geïmplementeerd in de regio NOG Wim Brinker Q 1-2014
nr. wpl. product/actie resultaat trekker tijd opmerkingen 2 Bevolkingszorg op Orde (Rapport cie. Bruinooge) Jan Kerkhof Arjan Brouwer Voorstel naar CSO en DB; Voorstel 2 A Uitwerking van visie consequenties zelfredzaamheid Er gebeurt wat nodig is op het gebied van bevolkingszorg, niet meer en niet minder id. Q 2 naar CSO en DB. 2 B Bepalen prestatie eisen Een keuzebesluit t.a.v. de prestatie eisen id. Q 3 Dit onderdeel is afhankelijk van tijdig opleveren van product 1 A (handboek BZ) en product 7 A (besluitvorming over GROOT/GROOTER). 2 C Implementatie van de prestatie eisen Realiseren van de prestatie-eisen id. Q 4 3 Testen warme oranje kolom 4 Verbeteren knelpunten: Werkgroep tech. voorz. GAC Kartrekkers resourcemanagement Kartrekkers publieke zorg AOV-ers sectie Bz ROT Communicator CCS/LCMS Beeld of de opzet met (dubbel)clusters functioneert Knelpunten worden opgepakt en opgelost???????? communicator werkt en is geïmplementeerd?? Coördinatoren van de dubbelclusters/van Hans Augustijn Martien Zwanenburg Renate Hartman Mariska Nijmeijer Robert Visschers Arjan Brouwer Henny v.d. Berg Q 3 audit door collega AOV-ers? per knelpunt te bepalen???????? Q 2 Q 4 Een aantal van deze processen komt ook terug in het handboek (daarin zitten alle processen). Daarnaast zijn er kartrekkers voor specifieke onderwerpen, zoals communicator, Sectie Bevolkingszorg en net centrisch werken. Naast beschrijving proces is er ook nog het werken met/ invoering van het systeem
5 Opleidingen cfm deelplan opleidingen Janet Wildeman Dit onderdeel is afhankelijk van tijdig opleveren van product 1A (handboek BZ) en product 7A (besluitvorming over GROOT/GROTER) nr. wpl. product/actie resultaat trekker tijd opmerkingen 5 A 5 B Oefenen Opleiden zie bijlage actiepunten Team OTO-G zie bijlage actiepunten Team OTO-G sub werkgroep OTO-G Birgitta van Munster sub werkgroep OTO-G Marieke Reinderink 2013 2013 6 Organiseren crisiscommunicatie trainingen voor burgemeesters en loco s 7 GROOT/GROOTER Mogelijkheid voor burgemeesters en loco s om training ook in 2013 weer te doen. Idem Nicolette v.d. Waard Peter Cornelisz werkgroep c.com Henny v.d. Berg 2013 Bestuursopdracht Lattrop; Bevat de elementen: functie-eisen opleidingsprofielen certificering 7 A Besluitvorming over wat wel/niet Een besluit voor alle 22 gemeenten id. Q 2 Voorstel naar CSO en DB Ligt op het kritieke pad van 5 (oefenen en opleiden) 7 B Implementatie van het besluit Implementatie plan opstellen en realiseren sub werkgroep OTO-G Birgitta van Munster plan Q 2 realisatie Q 4-2014
8 8A Crisiscommunicatie Besluitvorming over de organisatie van de verschillende onderdelen van de crisiscomm. Mede in het licht van de landelijke ontwikkelingen Besluit over eventuele bijgesteld crisiscommunicatie proces en organisatie Nicolette van Waard Peter Cornelisz Q3 Ook te bekijken hoe de andere VR s binnen Oost-5 dit hebben georganiseerd. Het zou heel mooi zijn als er sprake zou kunnen zijn van uniformiteit (met name voor de meldkamer) en voor het geval er een beroep op de buren zou worden gedaan.
nr. wpl. product/actie resultaat trekker tijd opmerkingen 8 B Implementatie van de besluitvorming indien en voor zover die afwijkt van de huidige organisatie 9 Crisiscommunicatie deelplan realiseren 10 Organisatie oranje kolom in VNOG zie deelplan in werkplan Mean en lean functionerende oranje kolom in de VNOG. 11 Risicoprofiel scenario s Opnieuw zijn drie scenario s multidisciplinair uitgewerkt. 12 Evenementenbeleid evalueren en eventueel verbeteren 13 Bestuursopdracht monodisciplinering Een optimaal ondersteund proces bij de gemeentelijke vergunningverlening van grote evenementen. Pact van Lattrop opdracht vervuld: voorstel voor de multidisciplinaire aanpak van rampen en crises. Peter Cornelisz Q 4 Nicolette v.d. 2013 Waard Peter Cornelisz Hans Augustijn Q 3 Werkplan en operationalisering is de aanzet hiertoe Wim Brinker 2013 Henny v.d. Berg Q 3 Evaluatie is gedaan. Uitwerking en aanbevelingen wordt nu aan gewerkt. Klaas Dekker Q 3 VD DB AB Hein Bloemen Presentatie Drents model 14 Multidisciplinaire aansturing crisis- en rampenbeheersing organisatie 15 Regievoering en aansturing VNOG vlgs controller rapport Nader in te vullen afhankelijk van resultaten evaluatie en eventuele bijstelling Wet veiligheidsregio s (Wvr) en andere ontwikkelingen zoals afstemming in Oost 5 en rond de Nader in te vullen na overleg met John Berends/Harm-Jan van Schaik over het rapport. Klaas Dekker Q 3 2015 VD DB AB Klaas Dekker Q 3 2014 VD DB AB 12