Functiebeschrijving: A2 Adviseur diensthoofd interne controle Beleidsdomein: Entiteit: Afdeling: Graad: Aantal vacante betrekkingen: Functie momenteel te begeven in: Leefmilieu, Natuur en Energie Departement Leefmilieu, Natuur en Energie Secretariaat Generaal A2 1 Brussel Vacaturenummer: OPW /2014/015
1. Functiedoel De naleving van reglementeringen, normen, e.d. controleren of interne audit uitvoeren teneinde hierover te rapporteren zodat de gepaste acties kunnen ondernomen worden of zelf de gepaste acties te ondernemen. De geldstromen binnen het departement zijn onderhevig aan zeer uitlopende risico's. Door middel van risicoanalyse dienen de gevaren en de gevolgen in kaart gebracht te worden. Vervolgens dient de controlestructuur hieraan aangepast te worden. 2. Resultaatgebieden 1. PLANNING EN VOORBEREIDING Plannen en voorbereiden van de controles teneinde er voor te zorgen dat het risicomanagement efficiënt kan verlopen. Door middel van dossierstudie de huidige en toekomstige risico's identificeren. Per risico(soort) de kans van optreden alsook de gevolgen ervan in kaart brengen. Verzamelen, verifiëren en verwerken van ontbrekende gegevens om een audit te kunnen uitvoeren. Studie van de adviezen van Inspectie van Financiën, controleverslagen van het Rekenhof en Interne Audit, instructies en procedures IVA Accounting (vb. Orafin 2010), reglementeringen, omzendbrieven, wetgeving overheidsopdrachten, gelijkaardige controles... 2. OPVOLGING Nagaan of gepast gevolg wordt gegeven aan de voorgestelde correcties teneinde de kwaliteit van de milieufinanciering te verbeteren Auditverslagen opstellen over Europese subsidieprojecten Het effect van de nieuwe beheersmaatregelen meten. De bevindingen samenvatten en de betrokken personen informeren. Bij een wijzigende controleomgeving waar nodig bijsturen. Opvolgen of de aanrekening begrotingstechnisch en conform de regels van de rijkscomptabiliteit gebeurt. Nakijken of de bestekken en besluiten werden aangepast en blijvend gevolg wordt gegeven aan de geformuleerde aandachtspunten. Opvolgen of de Europees gesubsidieerde projecten in overeenstemming zijn met de Europese en Nationale milieuwetgeving. 3. OVERLEG Samenwerken en overleggen met collega's teneinde een uniforme aanpak van het controleproces te garanderen. Tijdig doorgeven van relevante informatie aan en afstemmen met de Secretaris-
generaal Overleg binnen de dienst om een uniforme dossierafhandeling te bekomen Regulier overleg met de afdelingen, de interne controlecellen binnen de agentschappen en de externe controleorganen (IF, IAVA, Rekenhof, Centrale Accounting...) Interne werkvergaderingen leiden en hieraan actief deelnemen 4. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de uit te voeren controles op individueel en dienstniveau te optimaliseren. Wijzigingen in de wetgeving overheidsopdrachten opvolgen en toepassen m.b.v. de online kennisdatabank en de initiatietekst van de afdeling Overheidsopdrachten. Aandacht voor adviezen Inspectie van Financiën, IVA Centrale Accounting, Rekenhof, CVL en Interne Audit Lezen van vakliteratuur en deelnemen aan cursussen Zich op de hoogte houden en ontwikkelen van expertise op het vlak van wetgeving en boekhoudkundige procedures 5. ADVISEREN Informeren over de geldende wetgeving, procedures, methodologie en aanpak teneinde er voor te zorgen dat alle actoren correct geïnformeerd zijn en gestimuleerd worden de normen na te leven. Informeren, adviseren en afstemmen met de betrokkenen over de vorm en de inhoud van de financiële dossiers De nodige correcties in bestekken en besluiten voorstellen Alle betrokkenen adviseren over de juiste procedures, dossierstromen, delegaties, wetgeving... Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen uit het eigen vakgebied Management adviseren over thema's die te maken hebben met het functionele domein Inspelen op specifieke ad hoc adviesvragen van het management 6. ANALYSE EN OPTIMALISATIE VAN DE WERKING Risicoanalyse om oorzaak- en gevolggerichte maatregelen te ontwikkelen en te implementeren teneinde het interne controlesysteem te optimaliseren. De huidige controlemaatregelen en de risicobeoordeling tegenover elkaar afwegen. Efficiëntere en effectievere bewaking van de verrichtingen op de algemene uitgavenbegroting, het Minafonds, het Grindfonds en het FFEU en dit ten gevolge van de uitgevoerde risicoanalyse en het toepassen van de daaruit volgende nieuwe maatregelen Het effect van de nieuwe beheersmaatregelen meten en waar nodig bijsturen of aanpassen bij een wijzigende controleomgeving.
Implementatie van de verbeterpunten komende van o.a. de SG, het Rekenhof, aanpassingen in de wetgeving overheidsopdrachten, de omzendbrieven... Uitgevoerde controles afstemmen op o.a. de controleverslagen van het Rekenhof, de adviezen IF en adviezen van de afdeling overheidsopdrachten. 7. AANSTUREN VAN HET TEAM Coördineren en implementeren van nieuwe controleprocedures binnen de eigen dienst teneinde een goede werking van het interne controlesysteem te garanderen. Informatieverstrekking en afstemming binnen de eigen dienst Het voorzien van back-ups Optreden als coördinator bij moeilijke dossiers en wanneer overleg met de betrokken afdelingen stroef verloopt Medewerkers motiveren en de kans bieden om hun kennis voortdurend te verruimen 8. CONTROLE Het uitvoeren en verfijnen van inhoudelijke en procedurele controles teneinde een redelijke zekerheid te bekomen omtrent de naleving van wetten en procedures, het correct gebruik van middelen, een betrouwbare boekhouding en een goede financiële rapportering Bewaken van de verrichtingen (uitgaven -en ontvangstenzijde) op en rapporteringen over de algemene uitgavenbegroting, het Minafonds, het Grindfonds en het FFEU. Nagaan of de toegekende opdrachten worden gegund en uitgevoerd conform de wetgeving overheidsopdrachten. Controles op de toekenning en het gebruik van subsidies en dotaties op basis van het dossier en/of een controle ter plaatse. Fungeren als aangestelde budgethouder in Orafin. Nagaan of de bepalingen in de omzendbrieven en de delegatiebesluiten worden nageleefd, de dossierstromen worden gevolgd, de functiescheidingen worden gerespecteerd, de aanrekening regels correct toegepast... Audits van Europese subsidieprojecten binnen het Ministerie. Ad hoc controles in opdracht van de Secretaris-generaal. Als back-up fungeren voor de medewerkers van de dienst IC 9. MILIEUBEWUST HANDELEN Consequent milieubewust handelen op de werkplek ten einde bij te dragen aan de voorbeeldfunctie van het Departement LNE op het gebied van milieuzorg. Naleven van milieu- en veiligheidsregels: lekken en defecten (sanitair, toestellen, verlichting, verwarming, airco...) melden; melden als onderaannemers die werken uitvoeren hun afval niet verwijderen; gangen vrijhouden (geen kasten ) voor eventuele evacuatie Energie, water en grondstoffen spaarzaam gebruiken: deuren sluiten, lichten doven, apparaten uitzetten bij verlaten ruimte ; radiatoren/ventilo's niet bedekken; geen persoonlijke bijzetradiatoren, waterkokers gebruiken; waar mogelijk trap i.p.v. lift
gebruiken; (warm)watergebruik in keukentjes/sanitair beperken; papiergebruik beperken (digitale dragers gebruiken, dubbelzijdig afdrukken, omslagen voor interne verzendingen vermijden); kantoormaterialen (mappen ) hergebruiken vooraleer nieuwe te vragen Milieuvriendelijk verplaatsen (STOP-principe): eerst stappen (te voet), dan trappen (fietsen), openbaar vervoer en tenslotte kiezen voor (personen)wagen; waar mogelijk carpoolen met collega s bij gebruik (dienst)wagens Afval correct sorteren: vergaderzalen netjes achterlaten, afval correct sorteren op werkplek, in keukentjes Milieuverantwoord aankopen: waar mogelijke via MOD / ACD / Communicatiedienst bestellen; duurzame keuzes maken, ook bij bestelling via bv.mod; duurzaamheidscriteria integreren in eigen aankopen (bestelbon, bestek) 10. BIJKOMENDE ROL MMS ALS EERSTE EVALUATOR PLOEG Introductie over MMS gerelateerd met taken, afspraken en procedures die specifiek aan de functie verbonden zijn Mee helpen vertalen van uit te voeren actie(s) van medewerker i.k.v. milieuzorgdoelstelling naar PLOEG-document Mee helpen bij aanpassing functiebeschrijving (aanvullende taken i.k.v. MMS) Evaluatie van verantwoordelijkheden / taken in het kader van MMS (vaste taken binnen MMS) 3. Gedragscompetenties Voortdurend verbeteren niveau 3 Klantgerichtheid 3 Samenwerken 3 Betrouwbaarheid 3 Probleemanalyse 3 Oordeelsvorming 3 Richting geven 2 Nauwgezetheid 3 4. Vaktechnische competenties Financiële procedures, processen en reglementeringen bij de Vlaamse overheid Principes van economische, analytische en budgettaire boekhouding Rekendecreet Wetgeving op de overheidsopdrachten Audit/ controle technieken Relevante ervaring: Je hebt minimum 6 jaar relevante beroepservaring met controle over financiële processen, waarvan minimum 4 jaar binnen de overheid (overheidsboekhouding, begroting, budgettering ); Je hebt minimum 2 jaar ervaring met het aansturen van een (beperkt) team en/of met de coördinatie van financiële processen of projecten.