36-39_Steve Spiech_10_2005 19-09-2005 09:13 Pagina 36 TEST S. Spiech, CMA, CFM (sspiech@ameritech.net) is directeur financiële analyse voor WellPoint, Indianapolis Financieel analist test uzelf: bent u goed of voortreffelijk? Ga voor goud! Wanneer is iemand goed in zijn werk en wanneer voortreffelijk? Die scheidslijn is niet messcherp te trekken, ergens zit een grijs vlak. Toch is bepaalde kennis en zijn er vaardigheden en eigenschappen binnen functies waarin sommigen zich van hun collega s weten te onderscheiden. In dit artikel wordt de financieel analist onder de loep genomen. De auteur geeft de nuances aan en komt met een aantal tests. Zijn devies: zilver is goed maar niet goed genoeg. Met andere woorden: ga voor goud! STEVE SPIECH VERTALING: WILFRIED SIMONS 36 Door het management te voorzien van analyses en inzichten, leveren financials een bijdrage aan het besluitvormingsproces. In sommige ondernemingen verricht de CFO of de controller deze functie naast andere vaste taken. In andere is sprake van een meer geformaliseerd proces, waarin deze activiteiten worden verricht door financieel analisten en soms zelfs door complete afdelingen. Maar hoe het ook zij, voor doeltreffende financiële analyses is vooral een bepaalde manier van denken vereist. Financieel professionals die de financiële analyse onder de knie hebben, kunnen meerwaarde toevoegen aan de onderneming en een geslaagde carrière tegemoet zien. Goede analisten zien de terreinen waarop kostenbesparingen en omzetgroei mogelijk zijn en komen met mogelijke strategieën om de productiviteit te verbeteren. Ook degenen die met financiële gegevens werken zonder regelmatig analyses te verrichten (grootboek, crediteuren, financieel personeel) kunnen ervan profiteren als ze een analytische benadering inbouwen in hun manier van werken. Laten we eerst eens bekijken over welke eigenschappen een goed financieel analist beschikt. Daarna gaan we in op wat iemand tot een voortreffelijk financieel analist maakt. Zeven kwaliteiten De zeven kwaliteiten van een goede financieel analist staan hier op een rij. Lees de beschrijvingen door en vraag u in alle eerlijkheid af of u deze kwaliteiten bezit. Vul vervolgens tabel 1 in om te zien waar u staat. 1. Het materialiteitsbeginsel begrijpen. Goede financieel analisten kunnen conclusies trekken op basis van onvolledige informatie en voelen aan wanneer informatie relevant is en wanneer niet. Soms is de informatie meetbaar, zoals het percentage waarmee een bepaalde post afwijkt van de begroting. In andere gevallen is die ontastbaarder, zoals de hoeveel details die een administratief manager moet weten in vergelijking met de CFO. 2. Goed overweg kunnen met spreadsheets en databases voor het analyseren van informatie. Goede financieel analisten weten hoe ze de tools in spreadsheets en databases moeten gebruiken om een brug te slaan tussen ongelijksoortige gegevens, problemen op te lossen en informatie aan het management te presenteren. Daarbij telt niet zozeer dat iemand heel ervaren is in het hanteren van alle functies van deze tools, maar vooral dat hij ze kent en weet wanneer hij ze moet gebruiken, hoewel een goed inzicht in draaitabellen en query design wel degelijk heel nuttig is. Verder is het belangrijk de behoeften te kennen van degene(n) voor wie het werk wordt gedaan. Sommige managers geven de voorkeur aan visuele informatie, bijvoorbeeld in de vorm van diagrammen, terwijl anderen liever alles uitgewerkt zien in gedetailleerde financiële tabellen. Uiteindelijk gaat het er altijd om gegevens te vertalen naar conclusies.
36-39_Steve Spiech_10_2005 19-09-2005 09:13 Pagina 37 37 3. Management-accountingconcepten begrijpen en ze op de eigen onderneming toepassen.tijdens onze studie hebben we ons allerlei waardevolle concepten eigen gemaakt, maar de meeste financieel analisten maken daar in hun werk slechts beperkt gebruik van. Goede financieel analisten herinneren zich deze concepten en zijn in staat ze toe te passen. Zo behoren analisten die verantwoordelijk zijn voor afdelingsbudgetten goed overweg te kunnen met technieken voor variantie-analyses en activity-based costing (ABC). Degenen die in kapitaalintensieve sectoren werken, zijn in beginsel vaardig in het uitvoeren van ROI- en breakeven-analyses. En analisten die groeistrategieën opzetten zullen in de regel gebruik maken van analyses van de dekkingsbijdrage en de incrementele kosten. Ook statistische methoden blijven vaak ongebruikt, meestal omdat we een groot deel ervan vergeten nadat we zijn afgestudeerd. Goede financieel analisten weten hoe ze statistieken kunnen gebruiken. 4. Met succes door de financiële systemen en informele persoonlijke netwerken van de eigen onderneming navigeren om gegevens en informatie te verkrijgen. Goede financieel analisten kennen de financiële systemen van hun onderneming grootboek, verkoop, voorraad en de beperkingen van de gegevens die ze bevatten. Ze zijn in staat daar data uit te halen voor verdere analyse in spreadsheets en databases. Minstens even belangrijk is te weten wie in welk geval kan worden gevraagd voor hulp. Informele persoonlijke netwerken staan los van de hiërarchische structuur van de onderneming, zodat het wat inspanning kan kosten voordat de juiste personen zijn gevonden, maar deze netwerken zijn uitermate effectief als ze eenmaal vaste vorm hebben gekregen. 5. Een gedegen inzicht hebben in de producten, markten en processen van de eigen onderneming. Goede financieel analisten voegen meerwaarde toe omdat ze begrijpen hoe hun analyses zich verhouden tot de onderneming. Wie op de hoogte is van de belangrijkste inkomstenbronnen van de onderneming (producten, klanten), de belangrijkste computersystemen, workflowprocessen en geografische spreiding, zal ook beter begrijpen welke bestanddelen van de inkomsten en uitgaven moeten worden geanalyseerd. Zo zal een analist die weet dat 30 procent van de omzet door één product wordt gegenereerd, de omzet van dat product nauwgezet monitoren en bij het uitvoeren van financiële projecties constant in contact staan met de verantwoordelijke productmanager. 6. Het initiatief nemen om op alle genoemde terreinen blijvend te willen verbeteren. Goede financieel analisten zijn altijd op zoek naar manieren om effectiever te worden in hun werk. Zij volgen cursussen en opleidingen ter verbetering van hun vaardigheden, zoals het beter leren omgaan met analysetools. Zij zijn er altijd op uit zichzelf en hun onderneming verder te ontwikkelen, en gaan daarom ook bij anderen te
36-39_Steve Spiech_10_2005 19-09-2005 09:13 Pagina 38 38 raad hoe ze bestaande processen kunnen verbeteren. 7. Verslagen en analyses aanvullen met inzichten en vragen. Veel analisten willen een verslag snel afronden en van hun lijst afstrepen om meteen met de volgende klus te kunnen beginnen. Goede financieel analisten weten deze drang te weerstaan. Zij nemen niet alleen de tijd om het verslag te controleren op nauwkeurigheid, maar ook om na te gaan wat de analyse eigenlijk zegt over de onderneming. Daardoor kunnen ze de analyse aanvullen met vragen en opmerkingen. Deze procedure werkt het beste als de analist zijn analyse na voltooiing een tijdje laat rusten om er later met een frisse blik weer naar te kijken. Goede analisten zien hun werk eerder als analyse dan als verslaggeving. Als u slechts één ding anders kunt doen, werk dan aan deze kwaliteit, want dat zal het meeste effect sorteren. Tabel 1 - Goede financieel analisten 1. Begrijpt u het materialiteitsbeginsel? 2. Kunt u goed overweg met spreadsheets en databases voor het analyseren van informatie? 3. Begrijpt u management-accountingconcepten en kunt u ze op de eigen onderneming toepassen? 4. Bent u in staat om met succes door de financiële systemen en informele persoonlijke netwerken van de eigen onderneming te navigeren met als doel gegevens en informatie te verkrijgen? 5. Hebt u een gedegen inzicht in de producten, markten en processen van de eigen onderneming? 6. Neemt u het initiatief om uzelf op alle genoemde terreinen te verbeteren en hebt u een op continue verbetering gerichte instelling? 7. Laat u een verslag of analyses vergezeld gaan van inzichten en vragen? Score 2 punten voor de kwaliteiten die u in hoge mate bezit 1 punt voor de kwaliteiten die u bezit, maar verder zou kunnen ontwikkelen 0 punten voor de kwaliteiten die u niet bezit, maar wel zou moeten ontwikkelen U bent een goede financieel analist wanneer uw score 10 of hoger bedraagt. Van goed naar voortreffelijk Hoe heeft u gescoord in tabel 1? Bent u een goede financieel analist? Dit zijn vaardigheden die u ten minste van uzelf mag verwachten. Maar is goed voldoende? De financieel analisten bij WellPoint (de onderneming waarin de auteur werkzaam is, red.) werken eraan niet alleen goede, maar voortreffelijke financieel analisten te worden. In tabel 2 worden verschillende kernkwaliteiten van voortreffelijke financieel analisten genoemd. Het gaat in feite om verbeterde versies van de vaardigheden van goede financieel analisten. Lees de hiernavolgende omschrijvingen en vraagt u zich serieus af of u de kwaliteiten van een voortreffelijk financieel analist bezit. Vul vervolgens tabel 2 in. 1. Zich bezwaard voelen wanneer niet-wezenlijke informatie wordt geanalyseerd. Voortreffelijke financieel analisten begrijpen het belang en de relevantie van hun werk. Omdat ze een sterk gevoel hebben voor prioriteiten en voor wat belangrijk is voor hun onderneming, voelen ze zich bezwaard als ze met informatie werken die niet van wezenlijk belang is. Dat betekent niet dat ze iemand laten zitten die hulp vraagt bij het onderzoeken van een relatief onbelangrijk onderwerp, maar als hun instinct ze vertelt dat ze tijd verspillen, praten ze met de ander ook als dit een superieur is over welke stappen het beste zouden zijn voor de onderneming. 2. Een top-down aanpak hanteren in analyse en onderzoek. Voortreffelijke financieel analisten verliezen zich niet in details, maar beginnen vanaf het hoogste niveau, om van daaruit omlaag te werken totdat ze nieuwe inzichten opdoen. Zij zijn zich er altijd van bewust hoe hun analyses in het grotere plaatje passen. Ze begrijpen de missie en doelstellingen van hun onderneming en hun eigen rol daarin. Ook delegeren ze doeltreffend als ze een managers- of teamleidersfunctie bekleden. 3. Denken als een ondernemer. Voortreffelijke financieel analisten kijken naar de belangrijkste prestatie- en financiële indicatoren van hun onderneming en denken na over mogelijkheden om meer omzet/winst te maken, het marktaandeel te vergroten en dergelijke. Ze worden gedreven door de wens om kansen en bedreigingen te herkennen en om innovatieve antwoorden te vinden op belangrijke vragen. Ze komen met ideeën en gaan graag met het management en collega s in gesprek over de onderneming. Ze worden vaak door andere medewerkers om ideeën en advies gevraagd. Vaak maken ze deel uit van multifunctionele teams. Voor doeltreffende financiële analyses is een bepaalde manier van denken vereist 4. Het concept achter het proces begrijpen. Voor een doeltreffende financiële analyse zijn niet zozeer een aantal stappen of processen nodig, maar eerder een bepaalde manier van denken. Alle financieel professionals hebben te maken met processen zoals de maandelijkse afsluiting die onderdeel zijn van hun dagelijkse routine. Maar sommigen begrijpen het proces niet en voeren een reeks stappen uit zonder zich af te vragen of het zin heeft wat ze doen. Anderen begrijpen het proces en diens complexheid en zijn in staat zich aan te passen aan veranderende omstandigheden, maar begrijpen niet welke waarde het proces aan hun onderneming toevoegt of hoe het proces zich verhoudt tot andere kernprocessen. Voortreffelijke financieel analisten begrijpen het concept achter het proces en elimineren overbodige processen. Zij stellen zich vragen als: Kunnen we de boeken een dag eerder sluiten als we deze stap overslaan? of: Heeft
36-39_Steve Spiech_10_2005 19-09-2005 09:13 Pagina 39 Tabel 2 - Voortreffelijke financieel analisten Tabel 3 - Van goed naar voortreffelijk 1. Voelt u zich bezwaard wanneer niet-wezenlijke informatie wordt geanalyseerd? 2. Hanteert u een top-down aanpak in analyse en onderzoek? 3. Denkt u als een ondernemer? 4. Begrijpt u het concept achter het proces? 5. Begrijpt u hoe externe factoren de onderneming kunnen beïnvloeden? 6. Streeft u naar constante interactie met en feedback van interne klanten? 7. Bent u in staat het verhaal achter de gegevens te vertellen? Subtotaal: Goede financieel analisten: 1. begrijpen het materialiteitsbeginsel; 2. kunnen goed overweg met spreadsheets en databases voor het analyseren van informatie; 3. begrijpen management-accountingconcepten en passen ze toe op de eigen onderneming; 4. navigeren met succes door de financiële systemen en informele persoonlijke netwerken van de eigen onderneming om gegevens en informatie te verkrijgen; 5. hebben een gedegen inzicht in de producten, markten en processen van de eigen onderneming. 6. nemen het initiatief om op alle genoemde terreinen te verbeteren en hebben een op continue verbetering gerichte instelling; 7. doen verslagen en analyses vergezeld gaan van inzichten en vragen. Plus score tabel 1: Score 4 punten voor de kwaliteiten die u in hoge mate bezit 2 punt voor de kwaliteiten die u bezit, maar verder zou kunnen ontwikkelen 0 punten voor de kwaliteiten die u niet bezit en zou moeten ontwikkelen U bent een voortreffelijk financieel analist wanneer uw score 30 of hoger bedraagt. Voortreffelijke financieel analisten 1. voelen zich bezwaard wanneer niet-wezenlijke informatie wordt geanalyseerd; 2. hanteren een top-down aanpak in analyse en onderzoek; 3. denken als een ondernemer; 4. begrijpen het concept achter het proces; 5. begrijpen hoe externe factoren hun onderneming beïnvloeden; 6. streven naar constante interactie met en feedback van klanten; 7. zijn in staat het verhaal achter de gegevens te vertellen 39 iemand iets aan dit verslag dat ik elke maand opstel en verspreid? Een van de beste gelegenheden voor procesverbetering doet zich voor als een analist nieuwe verantwoordelijkheden aangaat, omdat hij dan een zekere afstand kan nemen en met een frisse blik naar bestaande processen kan kijken. 5. Begrijpen hoe externe factoren hun onderneming beïnvloeden. Voortreffelijke financieel analisten zijn in staat van tevoren in te schatten in hoeverre hun onderneming wordt beïnvloed door veranderingen in de bedrijfstak of economie. Ze zijn zich bewust van het effect van de activiteiten van concurrenten en overheid, en ze hebben inzicht in de verwachtingen van aandeelhouders, beursanalisten en kredietbeoordelaars. Op basis van de mogelijke invloeden van deze factoren zetten ze modellen en scenario s op, die samen met het management worden beoordeeld en verwerkt. 6. Streven naar constante interactie met en feedback van klanten. Ten eerste begrijpen voortreffelijke financieel analisten wie hun klanten zijn: managers, collega s, andere afdelingen. Ze vragen hun klanten hoe ze hun dienstverlening kunnen verbeteren, waarbij ze soms ook gebruik maken van vragenlijsten om deze feedback te krijgen. Daarnaast streven ze naar een permanente interactie met de klant om een beter inzicht in diens behoeften te krijgen. Verder leggen voortreffelijke analisten aan de personen op hun verzendlijst de vraag voor of ze de regelmatig toegezonden analyses willen blijven ontvangen en of ze daarin bepaalde veranderingen willen zien. 7. In staat zijn het verhaal achter de gegevens te vertellen. Voortreffelijke financieel analisten zijn in staat aan de hand van een stukje papier vol met cijfermateriaal op een inzichtelijke en beknopte manier conclusies te trekken uit de kernpunten in die cijfers. Dit is zonder meer vaardigheid nummer één voor een financieel professional. Verbeterplan De toenemende mondiale concurrentie en de snel veranderende economische omstandigheden vragen van ondernemingen betere analyses, betere voorspellingen en betere financiële resultaten. Sommigen kunnen zichzelf van anderen onderscheiden door superieure financieel-analytische vaardigheden te tonen. Hoewel deze vaardigheden veel mensen niet in het bloed zitten, kunnen ze met enig geduld worden ontwikkeld en gestimuleerd. Kijk nu nogmaals naar uw score in tabel 1 en 2. Loop de resultaten door en stel een plan op voor het verbeteren van de vaardigheden waarin u zich verder zou moeten ontwikkelen. Houd tabel 3 bij de hand ter referentie; daarin wordt de overgang van goed naar voortreffelijk samengevat. Als u de sprong weet te maken, ofwel voor goud gaat, en een voortreffelijk financieel analist wordt, zal ook uw afdeling én uw onderneming er op vooruit gaan. C
36-39_Steve Spiech_10_2005 19-09-2005 09:13 Pagina 40 40