Hoofdstuk 5: Grondslagen van Dia Ontwerp

Transcriptie

1 Hoofdstuk 5: Grondslagen van Dia Ontwerp 5.0 Introductie Wij denken dat er een aantal grondslagen zijn, voor het ontwerp en de opmaak van de dia's die, als ze worden opgevolgd, dia's overzichtelijker kan maken, meer impact kan creëren en professioneler oogt. Dit hoofdstuk bevat deze grondslagen en geeft voorbeelden waaruit blijkt hoe ze in de praktijk moeten worden gebracht bij het maken van PowerPoint-dia's. 5.1 Grondslagen van Dia Ontwerp PowerPoint is ongebruikelijk onder het typische pakket office software, want het geeft veel ruimte voor visuele creativiteit. We zijn geen grafisch ontwerpers - wij zijn mensen uit het bedrijfsleven - maar we denken dat het toch belangrijk is, dat we ons laten leiden door een aantal beginselen van goed ontwerp bij het maken van dia's. Of je nu probeert om collega s op de hoogte te houden van je werk, toelichten van resultaten of analyse, of promoten van je bedrijf, het toepassen van deze principes als je gebruik maakt van PowerPoint kan je helpen om duidelijke en slimme dia s te maken: Pas de opmaak aan de boodschap van de dia aan. Het is gemakkelijk om te beginnen in het maken van een dia voordat je, je bedenkt wat de beste manier is om het te laten zeggen wat je wilt. Gebruik een consistente stijl. Wat misschien lijkt op triviale details (bijvoorbeeld ervoor zorgen dat de 'gewichten' (diktes) van de lijnen allemaal hetzelfde zijn, kan een groot verschil maken in hoe professioneel de dia s er uit zien. Ontwerp dia s afhankelijk van hoe ze zullen worden gebruikt. Bijvoorbeeld, als je weet dat ze zullen worden afgedrukt, is het waarschijnlijk de moeite waard ervoor te zorgen dat ze nog steeds zinvol zijn in zwart-wit. 5.2 Form(at) volgt functie De architectonische stelregel 'vorm volgt functie' heeft voor meer dan 100 jaar een belangrijke invloed op het ontwerpen van producten. Toepassing daarvan op het ontwerp van de dia kunnen helpen om dia s duidelijker en doeltreffender te maken - je moet nadenken over de indeling van de dia s in termen van de centrale boodschap die je wilt 2012 Excel with Business 1 Hoofdstuk 5: Grondslagen van dia ontwerp

2 overbrengen. In de praktijk betekent dit dat we bij de opmaak en lay-out van onze dia's, de inhoud willen benadrukken, die het meest belangrijk is. Dit kan van alles betekenen van het opmaken van woorden in, vet gedrukt: tot structuur brengen in een hele dia, op een wijze die jou boodschap ondersteunt Om deze principes in de praktijk te brengen betekent het meestal alleen maar dat je zorgvuldig nadenkt voordat je start in je dia. Kijk uit voor het accepteren van de standaard opmaak en lay-out mogelijkheden van PowerPoint - ze zouden goed kunnen zijn voor je 2012 Excel with Business 2 Hoofdstuk 5: Grondslagen van dia ontwerp

3 boodschap, of misschien niet. Hier zijn een paar voorbeelden waar vooruit denken een dia verbeterd: Orden tabellen van getallen of grafieken in volgorde van afnemende grote (bijvoorbeeld grootste kostenpost op de top, de kleinste aan de onderkant). Ook, in tabellen van hoeveelheden of grafieken, nadenken over het groeperen van onbelangrijke categorieën in 'andere', zodat er geen dia s overspoelt raken. Orden bullet points, zodat de volgorde logisch is (bijvoorbeeld belangrijkste punt op de eerste plaats; laatste punt leidt naar de volgende dia). Minder kan meer zijn Belangrijke eigenschappen van dia's kunnen worden gemaakt om zich te onderscheiden, door de nadruk te verminderen op minder belangrijke functies. Deze aanpak kan leiden tot nette dia's, omdat het de totale hoeveelheid vermindert aan details in de dia, dus er is minder te verwerken voor het oog en de hersenen. In dit voorbeeld overwegen we het opnemen van een grafiek in een dia: Het raster is erg dominant en de dikke lijn wordt door de punten van de gegevens lastig om te zien. Door de nadruk op het raster te leggen en het vervangen van de dikke lijn door de punten, met een dunne trendlijn, kunnen we de gegevens duidelijker maken Excel with Business 3 Hoofdstuk 5: Grondslagen van dia ontwerp

4 5.3 Consistentie van de stijl Het toepassen van een consistente stijl van dia's lijkt in geringe tegenspraak met het idee van de opmaak dia's, op basis van hun boodschap. Wat we bedoelen is dat we een aantal elementen van de opmaak constant moeten houden, gedurende een presentatie. Dit zal helpen om de presentatie goed er uit te laten zien en het voelt meer samenhangend. De keuze van de stijl is aan jou, maar hier zijn enkele tips: Beperk het aantal lettertypen die je gebruikt (denk goed na over het gebruik van meer dan twee lettertypes, en zelfs dan, gebruik ze voor een reden - bijvoorbeeld een lettertype voor koppen, een andere voor tekstblokken). Beperk ook het aantal lettertypen die je gebruikt. (Inclusief, bijvoorbeeld de lettertypen in Excel-grafieken die gebruikt worden in de dia.) Denk na over lijndiktes ('gewicht' = dikte). Standaard zal PowerPoint lijnen geven met een gewicht van 0,75, maar zal vormen omringen die je plaatst met een lijn van het gewicht 2. Presentaties kunnen netter lijken als alles hetzelfde gewicht heeft (we zouden een gewicht van 1pt kiezen, die ziet er een beetje minder zuinig uit dan de gewoonlijke lijn van 0,75). Denk ook na over de kleur van de lettertypen en lijn. Gebruik kleur om te benadrukken of een andere reden, in plaats van zonder doel. Als voorbeeld, je wilt misschien consistent dezelfde kleur gebruiken, zodat je publiek begrijpt wat de kleur hen vertelt Excel with Business 4 Hoofdstuk 5: Grondslagen van dia ontwerp

5 5.4 Hoe zullen je dia s worden gebruikt? Natuurlijk heb je, je publiek in gedachten, wanneer je een dia maakt, maar het heeft zin om na te denken hoe zij en anderen de dia s gebruiken, na de meeting, gesprek of . Vaak worden dia s rond gegeven via of afdrukken. Je kunt er voor zorgen dat de uitvoering effectief is, ook als je niet de presentatie levert. Fotokopieën Er zijn een aantal dingen die je kunt doen, om je dia s te laten werken, zelfs na (zwart en wit) fotokopieën of na het scannen. Ga spaarzaam om met kleur! Waar je kleur gebruikt om te benadrukken of te identificeren, verander het patroon en kleur, zodat de inhoud zinvol is in zwart-wit in Excel grafieken gebruik van de verschillende soorten gebroken lijnen beschikbaar voor lijnen in plaats van kleur om te onderscheiden. Zet labels naast de lijnen, ze verwijzen in plaats van een afzonderlijke toonaard: Houd lettertypen en gedetailleerde grafieken of afbeeldingen in een redelijk formaat, zodat ze leesbaar blijven. Gebruik een lichte, zo niet een wit achtergrond voor je dia s Excel with Business 5 Hoofdstuk 5: Grondslagen van dia ontwerp

6 Doorgestuurd worden Presentaties worden vaak doorgestuurd via of rond gegeven op papier. Als we onze dia s begrijpbaar willen maken, wanneer we er niet zijn om ze door te nemen, moeten we dit in gedachten houden als we ze maken. In een presentatie die mondeling wordt ondersteunt, wil je normaal gesproken niet dat de dia dezelfde script heeft (dat betekent, wat je daadwerkelijk zegt). Het is saai om te luisteren naar iemand die dia s afleest en het is een verspilling van de mogelijkheid om een presentatie tot leven te brengen. Maar als je wilt dat je boodschap overleeft, als je er niet bent om het gesprek te voeren, dan moet je op een of andere manier, die mondelinge boodschappen op de dia invoegen. Een manier om dit te doen is het opnemen van een 'opmerkingenveld' in dia's - een kort stukje tekst dat de menselijke stem is van de dia als er geen mens aanwezig is. Het helpt als deze tekst op dezelfde plaats is (en dezelfde opmaak heeft) van dia naar dia, zodat je publiek de rode draad volgt door middel van de presentatie. Een andere mogelijkheid is dat je twee versies van je presentatie maakt een die mondeling wordt ondersteunt, de ander een meer gedetailleerde versie van een hand-out/ Excel with Business 6 Hoofdstuk 5: Grondslagen van dia ontwerp