Interactief bestuurlijk project voorbereiding en implementatie WMO A. Aanleiding en context Naar aanleiding van de informatienotitie WMO die op 28 september 2004 aan uw college is voorgelegd heeft u de directie opdracht gegeven om na te gaan of een bestuurlijk project moet worden gestart ter voorbereiding en implementatie van deze nieuwe wet. In veel gemeenten wordt op dit moment actie ondernomen om de voorbereiding van de WMO in projecten uit te zetten. De relatief korte periode tot aan het moment van de inwerkingtreding van de wet vraagt om een strakke, projectmatige aanpak. De brede impact van de wet, de grote (financiële en maatschappelijke) belangen die ermee samenhangen en de risico s daarbij vragen om een zware personele en bestuurlijke inzet. De vraag is derhalve niet meer óf maar hóe het bestuurlijke project WMO moet worden vormgegeven. In Hoogeveen hebben inmiddels twee voorbereidende bijeenkomsten over de WMO plaatsgevonden: op 4 oktober 2004 een informatiebijeenkomst voor de leden van de raadscommissie Samenleving; op 29 november 2004 een ambtelijke bijeenkomst met de regiogemeenten in Zuidwest Drenthe met als belangrijk thema de mogelijkheden van intergemeentelijke samenwerking in voorbereiding en uitvoering. Uit de verschillende bijeenkomsten en besprekingen komt naar voren dat het bestuurlijke project WMO in Hoogeveen in ieder geval een tweetal ingrediënten zal moeten bevatten die vooraf zijn benoemd: een startconferentie waar in ieder geval ook consumenten en aanbieders in de zorg aan deelnemen; intergemeentelijke beleidsvoorbereiding en kaderstelling voor zover mogelijk. In het navolgende wordt een opzet gegeven voor het bestuurlijke project WMO met als resultaat dat Hoogeveen optimaal is voorbereid voor de inwerkingtreding van de WMO per 1 januari 2006. De elementen die hierbij in ieder geval zullen worden meegenomen betreffen: 1. het nemen van de verantwoordelijkheid voor het onderdeel enkelvoudige huishoudelijke verzorging dat wordt overgeheveld uit de AWBZ per 1 januari 2006; 2. het voorbereiden op de verantwoordelijkheden die in 2007 en 2008 worden overgeheveld uit de AWBZ naar de WMO; 3. de inrichting van een WMO-loketstructuur (verbreding zorgloket); 4. de vaststelling van een WMO-kadernota door de gemeenteraad; 5. het aanpassen en inrichten van de gemeentelijke bedrijfsvoering; dit tevens met oog op de verdere uitbreiding van gemeentelijke verantwoordelijkheden in de WMO; 6. het tijdig gereed hebben van alle noodzakelijke WMO-verordeningen; 7. het tijdig vaststellen van een regeling voor eigen bijdragen. WMO-proces...Pagina 1 van 5
B. Projectopzet Opdrachtgeverschap Het betreft een bestuurlijk project, dat vraagt om de volgende verantwoordelijkheidsverdeling: bestuurlijk opdrachtgever: portefeuillehouder zorg; ambtelijk opdrachtgever: gemeentesecretaris. Doelstelling van het project is drieledig: Doel 1. het vaststellen van de kaders waarbinnen uitvoering wordt gegeven aan de WMO; 2. het bepalen van vorm en inhoud van de indicatiestelling voor, de aanspraken op en de uitvoering en financiering van de enkelvoudige huishoudelijke verzorging die per 2006 wordt overgeheveld naar de gemeenten/wmo; 3. het voorbereiden op de uitvoering van AWBZ-functies die per 2007 en 2008 worden overgeheveld naar de gemeenten/wmo (meervoudige huishoudelijke verzorging, ondersteunende en activerende begeleiding en cliëntondersteuning door MEE). Kaders Het project WMO is ingekaderd door reeds vastgestelde beleidscontouren, recent vastgestelde beleidsnota s en -notities en bestaande afspraken met instellingen en overheden. Hier gelden de volgende kaders: structuurvisie; zorgvisie (in de nota Lokale Partner Bij Zorg ); welzijnsvisie (in de nota Niet Hoe, Maar Wat, In Het Welzijnswerk ); notitie Integraal Gehandicaptenbeleid; nota Gemeentelijk Armoedebeleid en in het bijzonder de uitwerkingsnotitie chronisch zieken en gehandicapten. Stappen Er is voor gekozen om in dezen dezelfde werkwijze te hanteren als bij andere majeure projecten. Dit betekent, dat het project wordt opgezet op basis van een projectplan dat aan de hand van een project start-up wordt opgesteld en dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de opdrachtgever. Het project zal nadrukkelijk een interactief karakter hebben. Op voorhand zijn voor de inrichting van dit project de volgende stappen in de tijd uit te zetten: WMO-proces...Pagina 2 van 5
2 Benoeming projectleider Afdelingsmanager Samenleving. jan-feb 3 Bijeenkomst project start-up In gemengde groepen worden 2 hoofdvragen beantwoord: Betrokken collegeleden, MT-leden en betrokken beleidsmedewerkers. eind februari 1. WAT moet het resultaat en de exacte reikwijdte zijn van het project? 2. HOE bereiken we dit resultaat? 4 Opstellen projectplan: Projectleider ondersteund door maart beoogde resultaten; ambtelijke voorbereidingsgroep. bestaande beleidskaders; betrokkenheid gemeenteraad (bv. voorbereidende werksessie); opzet startconferentie externen; opzet projectorganisatie (indeling in projectgroepen); tijdpad; communicatieplan; relatie met intergemeentelijke kaderstelling. 5 Vaststellen projectplan Bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever maart 6 Instellen projectstructuur Projectleider maart 7 Startconferentie (interactief) Vertegenwoordigers zorgaanbieders, april cliënten en gemeente. 8 Opstellen kadernota (interactief): Projectleider ondersteund door nader in april-juli autonome ontwikkeling van vraag en aanbod van welzijn, zorg en wonen; te vullen werkgroep(en). gewenste ontwikkeling van vraag en aanbod van welzijn, zorg en zorggerelateerd wonen; Wat Wie Wanneer 1 Voorbereiden project start-up Naast de praktische voorbereiding zal dit bestaan uit het verzamelen en inzichtelijk maken van relevantie informatie: Ambtelijke voorbereidingsgroep onder verantwoordelijkheid van de afdelingsmanager Samenleving. januarifebruari 1. actuele zorgvraag; 2. actueel zorgaanbod; 3. bestaande beleidskaders. beleidsdoelen; organisatievoorwaarden 9 Vaststelling kadernota Raadscommissie/Gemeenteraad juli-sept 10 Opstellen invoeringsplan 1 e fase WMO: Projectleider ondersteund door nader in augustusnovember verordening WVG en enkelvoudige te vullen werkgroep(en) huishoudelijke verzorging; opzet uitvoeringsorganisatie voor informatie & advies, indicatiestelling, administratieve behandeling aanvragen, inning eigen bijdragen en financiële afhandeling; communicatieplan. 11 Vaststelling verordening Gemeenteraad Vóór dec. 12 Invoering uitvoeringsorganisatie MT, B&W Dec. WMO-proces...Pagina 3 van 5
Projectleiding Manager afdeling Samenleving: organieke aansturing. Projectleider: 1. procesmatige projectsturing; 2. coördinatie van de verschillende afdelingen en disciplines binnen de gemeente. Deelprojectleiders: 1. senior beleidsmedewerker zorg: aansturing deelproject(en), formulering/bewaking beleidsontwikkeling; 2. senior beleidsmedewerker WVG: aansturing deelproject(en), formulering/bewaking beleidsontwikkeling. De overall inzet van een projectleider wordt geraamd op gemiddeld 2 dagen per week gedurende een heel jaar (februari 2005 februari 2006). De benodigde inzet ten behoeve van de WMO van de seniorbeleidsmedewerkers zorg en WVG en van overige beleidsmedewerkers wordt pas helder in het projectplan. Op voorhand moet voor de seniorbeleidsmedewerkers gerekend worden op een inzet van 2 à 3 dagen per week. De rol van projectleider voor dit project kan worden vervuld binnen de nieuwe functie van programmamanager. Omdat naar verwachting niet eerder dan medio 2005 duidelijkheid zal bestaan over de invulling van deze functie zal een tijdelijke andere oplossing moeten worden gevonden. Omvang en zwaarte van het project brengen mee dat een projectleider van buiten de organisatie zal moeten worden aangetrokken. Noch bij de afdeling Samenleving, noch elders in de organisatie, is hiervoor momenteel formatiecapaciteit beschikbaar. Vooralsnog gaan we er vanuit dat een extern aan te trekken projectleider benodigd is voor de eerste 6 maanden van het project. Om een dergelijke projectleider te kunnen leveren zullen 3 gespecialiseerde bureau s worden uitgenodigd om offerte uit te brengen. C. Financiën Kosten In dit stadium is het nog niet duidelijk in hoeverre er een mogelijkheid gaat ontstaan om gemeentelijke kosten voor de voorbereiding van de WMO te dekken via (extra) rijksmiddelen. Vast staat wel dat zowel de VNG als VWS instrumentaria in de vorm van zgn. toolkits zullen aanbieden aan gemeenten. Momenteel vindt op landelijk niveau nog beraad plaats over het financieel faciliteren van gemeenten: de VNG dringt aan op een stimuleringsregeling per 1 januari 2005. Een andere optie kán zijn dat via een pilot-status middelen beschikbaar komen die kunnen worden ingezet voor het voorbereidingsproject. Hierover zal naar verwachting pas in de loop van het eerste kwartaal van 2005 duidelijkheid ontstaan. WMO-proces...Pagina 4 van 5
De kosten voor het project WMO worden in dit stadium als volgt geraamd: Projectleiding: externe projectleider 6 maanden:... 55.000,-- projectleiding door programmamanager...p.m. Secretariële ondersteuning (12 uur per week)... 25.000,-- Uitvoerings- en organisatiekosten:... 10.000,-- Totaal:... 90.000,-- Dekking Door externe en interne onduidelijkheden was het niet mogelijk om bij het opstellen van de begroting 2005 een raming te maken van de uitgaven en inkomsten voor de voorbereiding van de WMO. Extern bestond onduidelijkheid over de over te hevelen taken, het moment van overheveling en de te ontvangen rijksbijdragen. Intern was onduidelijkheid over het tijdstip van invoering van programmamanagement. Het is dan ook gerechtvaardigd om de geraamde incidentele voorbereidingskosten ad. 90.000,= ten laste te brengen van de algemene reserve. Eventueel in de loop van 2005 te ontvangen Rijksbijdragen voor het voorbereidingstraject kunnen terugvloeien naar de algemene middelen. D. Advies 1. Instemmen met de opzet voor het bestuurlijk project WMO. 2. Als bestuurlijk opdrachtgever aanwijzen de portefeuillehouder zorg. 3. Als ambtelijk opdrachtgever aanwijzen de gemeentesecretaris/algemeen directeur. 4. De geraamde incidentele voorbereidingskosten ad. 90.000,= ten laste brengen van de algemene reserve. WMO-proces...Pagina 5 van 5