Uitbestede inkoop Saxenburgh Groep

Uitbestede inkoop Saxenburgh Groep Nevi Zorgcongres, 2017 Bas Bouwman Februari 2017

Over Coppa > Coppa is een toonaangevend inkoopdienstverlener in Nederland sinds 1997, met kantoren in Arnhem en Amsterdam. > Veertig ervaren en enthousiaste professionals, met een variërende academische achtergrond en werkervaring, bundelen hun expertise om klanten in de zorg te ondersteunen. > Coppa dienstverlening: Het overnemen van tactische inkoop, operationele inkoop & crediteurenadministratie. Het leveren van interim inkopers; Het professionaliseren van de inkoopfunctie van opdrachtgevers; Het uitvoeren van inkoopbesparingsprogramma s inclusief het ontwikkelen en implementeren van inkoopstrategieën; Inrichten van inkoopsamenwerking; Het leveren van inkoopservices als spendmonitor, gezamenlijke inkoop van onder andere elektriciteit en gas, marktplaats voor inhuur personeel. Feiten: Opgericht 1997 3 Partners 45+ medewerkers Grootste dienstverlening uitbesteden inkoop in de zorg Tot onze klanten behoren: 8 van de 9 academische ziekenhuizen 50 van de 90 ziekenhuizen 20% GGZ 10% V&V

Inleiding Dienstverlening Business model Samenwerking Valkuilen

Inleiding > Coppa is een inkoop service provider met 20 jaar ervaring in de zorg. Coppa heeft jarenlange ervaring met verzorgen van inkoopprocessen voor ziekenhuizen en zorginstellingen. > HVO Querido en Kwintes in 2012. > Saxenburg interim fase van juli dec 2013, uitbesteed vanaf januari 2014. > Westfriesgasthuis besteedt facilitaire inkoop uit in 2014. > Wilgaerden besteedt inkoop uit in 2016. > Saxenburgh Groep (SXB) heeft de overeenkomst met Coppa per 1 januari 2017 verlengd. > Zaans Medisch Centrum, Waterlandziekenhuis en Westfriesgasthuis besteden volledige inkoop uit in 2017. 4

Strategische inkoop > Coppa stelt, samen met SXB, het inkoopbeleid op met daarin o.a. de volgende onderwerpen: Inkoopkalender met daarin de planning van de inkoopprojecten; Hoe om te gaan met lokale leveranciers; Het inrichten van een stuurgroep inkoop (met RvB en voorzitter medische staf); Verankering van de inkoop in het MT van SXB; Organiseren van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in het inkoopproces. > Dit inkoopbeleid wordt geaccordeerd door de stuurgroep inkoop, waarna Coppa mede verantwoordelijk is voor de implementatie van dit beleid. > De rol van de stuurgroep inkoop is dat zij inkoopprojecten (inclusief projectplannen) en gunningadviezen accordeert. Daarnaast bij calamiteiten ingrijpen als producteigenaar/ budgethouder en inkoop (=Coppa) er niet uitkomen. > Kortom de strategische keuzes zijn en blijven bij het management van SXB. 6

Voorbeeld 7

Tactische inkoop > Samen met de interne klanten van SXB worden inkoopprojecten uitgevoerd (conform de geaccordeerde projectenkalender en projectplannen). > Na het opstellen van specificaties en het selecteren van de leveranciers wordt een gunningadvies gemaakt voor de stuurgroep. > Pas na accorderen van de stuurgroep wordt de leverancier gecontracteerd. SXB behoudt dus te allen tijde de regie over het inkoopproces. > Het uitvoeren van inkoopprojecten vindt plaats in Negometrix. Dit elektronische platform maakt het mogelijk om alle inkoopprojecten te standaardiseren. > Na contracteren van leveranciers blijft Coppa het gebruik van het contract monitoren. > Coppa wordt gefinancierd op basis van het gebruik van het contract. Wij zijn er bij gebaat dat interne klanten tevreden zijn over de leverancier. Indien uw bestellers bij andere leveranciers bestellen, zullen wij het gesprek aangaan met de klanten om te horen hoe wij ervoor kunnen zorgen dat de klant bij de gecontracteerde leverancier gaat bestellen. 8

Voorbeeld 9

Operationele inkoop > Coppa zal voor de uitvoering van de operationele inkoop gebruik maken van Proquro. > Coppa is verantwoordelijk voor het bestelproces en het nakomen van afspraken zoals deze worden vastgelegd in een SLA. > Samen met de klant worden KPI s opgesteld om het bestelproces te blijven verbeteren. Coppa is van mening dat operationele inkoop alle soorten inkoop moet ondersteunen, denk aan: Staffing: Inhuur van tijdelijk personeel schrijven en goedkeuren. Contracten: Contracten met en zonder ordervrijval. Webshops: Via de website van de leverancier maar met een inkooporder. Catalogi: Bestellen op basis van een interne catalogus met afbeeldingen. Vrije aanvragen: Niet in een catalogus toch bestellen met een inkooporder. Functionele goedkeuring: Productgroepen als ICT behoeven een fiattering van een ICT-beheerder. 10

Voorbeeld Saxenburgh: Factuur efficiëntie verbetering > Optimalisatie factuur order: Coppa heeft gestuurd op matching van facturen met orders. Coppa heeft gestuurd op het aantal facturen waaraan een order ten grondslag ligt. Start Na 6 maanden Na 1 jaar

Factuurcontrole > Coppa is verantwoordelijk voor het factuurcontrole proces en het nakomen van afspraken zoals deze worden vastgelegd in een SLA. > Coppa zal dit proces uitvoeren op basis van drieweg- of tweewegcontrole. Wij zijn in staat om het aantal facturen waar een order tegen overstaat dusdanig te laten toenemen dat het aantal facturen zonder order marginaal te noemen is. > Het aantal probleemfacturen wordt verminderd en wordt samen met de afdeling Financiën zo snel mogelijk opgelost. > Tijdige betaling van leveranciers zodat levering gegarandeerd blijft. Coppa is van mening dat er grip moet zijn op uitgaven en daardoor behoort het voeren van een verplichtingen administratie voor onze opdrachtgevers tot de mogelijkheden: In principe kunnen wij voor ieder uitgaven een tijdige inkooporder verzorgen. Leveranciers weten dan ook wat wel en niet gefactureerd kan worden. De inkooporder kan in de managementrapportage of budgetadministratie worden verwerkt waardoor onze opdrachtgevers altijd inzicht hebben in hun budgettaire mogelijkheden of onmogelijkheden. 12

Overnemen van Personeel > Bij uitbesteding is er sprake van overgang van onderneming. > Dit impliceert dat Coppa het personeel overneemt. > Iedereen binnen Coppa krijgt een eerlijke professionele kans om zicht te ontwikkelen. > Een negen scoren blijft daarbij het uitgangspunt. > Trainen in plaats van controleren. > Negometrix > Synergy/kennisdeling > Projectmanagement (skills) > Juridisch kennis > Presentatietechnieken > Consultancy vaardigheden > Specialisatie/productgroep > Onderhandelingsvaardigheden > Tactische inkoop > P2P/ operationele inkoop > Spendanalyse > Contractmanagement > Europees aanbesteden > Inkoopsamenwerking > Klanttevredenheid 14

Business model > De totale kosten voor inkoop worden tot maximaal nul gereduceerd door het shared benefit principe. > Lumpsum voor strategische- en tactische inkoop en voor het uitvoeren van de P2P processen. > Op de totale maandelijkse fee worden de ontvangen inkooptransactievergoeding middels een drie partijen overeenkomst in mindering gebracht. 15

Inkoopsamenwerking > De Saxenburgh verwacht van Coppa dat er verdere besparingen gerealiseerd worden door inkoopsamenwerking. > Het recentelijk uitbesteden van de inkoopprocessen door Westfriesgasthuis, Waterlandziekenhuis en Zaans Medisch Centrum bieden daartoe de gelegenheid. > Inkoopsamenwerking zijn in de regel niet erg succesvol gebleken, incluis Inkoopconsortium.nl.

Twee vormen van inkoopsamenwerking > Wetenschappelijke literatuur onderscheidt 2 vormen van inkoopsamenwerking in de zorg. 1. Autonomiestructuur (veel leden en inkoopcombinatie sluit contracten af voor leden). 2. Confederatiestructuur (weinig leden en contracten worden in gezamenlijkheid afgesloten)

Inkoopsamenwerking > Coppa is van mening dat gezamenlijk inkopen voor meerdere zorginstellingen een inkoopvoordeel oplevert ten opzichte van aanbesteden mitsdien alle partijen bereid zijn zich te committeren aan het gunningsadvies. De bereidheid tot switchen is cruciaal. > Coppa koopt momenteel voor 4 ziekenhuizen en 4 zorginstellingen (8) in. Coppa is daardoor instaat om een Nederlandse inkoopcombinatie te vormen. > Daarnaast geeft Coppa op dit moment een Duits- Nederlandse inkoopsamenwerking vorm. > Ten slotte is Coppa bezig om aansluiting te krijgen op een Europees platform voor samenwerkende ziekenhuizen op het gebied van inkoop. 19

De TKT: Inkoopsamenwerking is een Hybride structuur Markt Hybride Hiërarchie Autonomie Confederatie Asset specificity

De omgeving verandert > 3 bestuurders in 3 jaar tijd. > Managementteam (10) compleet vervangen op twee managers na. > De crises voorbij. 22

Inspraak > Bij uitbesteding van inkoop heb je ook te maken met: De OR; De Medische Staf. De vakbonden. 23

Vertrouwen winnen > Het gebruik van Proquro draait om het verleiden van interne klanten. > Aantrekkelijke prijzen voor kwalitatief hoogwaardige producten en diensten. > Eenvoudig te vinden in gebruiksvriendelijke ICT. > Trainen van interne klanten. > Managen van incidenten. > Helpdesk bij vragen van interne klanten over het gebruik van Proquro. > De helpdesk is bereikbaar van 8:30 tot 17:00. 24

Inkoop accountmanagement > De accountinkoper is verantwoordelijk voor een aantal interne klanten en helpt deze interne klanten met al hun inkoopvragen. > Minimaal 1 maal per maand zitten de accountinkoper en de interne klant om tafel om de lopende issues en projecten te bespreken. > In dit accountgesprek worden ook de resultaten op inkoopprojecten zowel in financiële als kwalitatieve zin gemonitord met behulp van Vendorlink. Vendorlink wordt ter beschikking gesteld van de budgethouders en F&I. > De accountinkoper maakt een samenvatting van het gesprek en zet de acties uit om deze in het volgende accountgesprek weer terug te koppelen of zoveel eerder als de situatie daar om vraagt. > De account inkopers zijn altijd op locatie aanwezig met als vaste werkplek het ziekenhuis in Hardenberg. 25

Contact > Bas Bouwman > Partner > bas.bouwman@coppa.nl > M: +31 6 511 959 07 > T: +31 (0)85 041 00 50 > www.coppa.nl > Jansbuitensingel 30 > 6811 AE ARNHEM 15-2-2017 26