Zaakkenmerk: 565401 Afdelingshoofd: J. Hulzebos Onderwerp: Jaarrekening 2 e helft 2012 BOH en resultaatbestemming 2012 BOH Datum: 18 juni 2013 Aanbieding Hierbij bieden wij u aan de jaarstukken van de BOH over de tweede helft van 2012 en ons voorstel voor de resultaatbestemming. Inleiding Met genoegen leggen wij de eerste jaarrekening en het jaarverslag van de per 1 juli 2012 gevormde Bestuursdienst Ommen-Hardenberg (BOH) aan u voor. Gezien de oprichtingsdatum omvat deze jaarrekening en het jaarverslag slechts een half jaar. De bedrijfsvoeringkosten over het eerste half jaar worden in de jaarrekeningen van de beide gemeenten verantwoord. 2012 was een bijzonder jaar. Een totale ambtelijke fusie van twee organisaties heeft een enorme impact op de medewerkers. Mensen komen op nieuwe functies, krijgen nieuwe collega s en leidinggevenden. Maar ook procedures en werkmethoden veranderen, zijn onbekend of blijken onderling verschillend. Al met al een hele uitdaging voor alle medewerkers om van daaruit toch de gevraagde diensten en producten te leveren voor de burgers en bedrijven van Ommen en Hardenberg. Naast het leveren van alle reguliere producten en diensten is er binnen en door de organisatie hard gewerkt aan het door ontwikkelen van de nieuwe organisatie. Samengevat kijken we met een goed gevoel terug op 2012 en zien we met vertrouwen de toekomst van de BOH tegemoet. Rekeningsuitkomst 2012 De rekeninguitkomst van de BOH in 2012 bedraagt 208.550 positief en wordt gevormd door diverse onder- en overschrijdingen die gedurende 2012 zijn opgetreden. De belangrijkste onder- en overschrijdingen hebben plaatsgevonden op de categorieën: - 4110 Loonbetalingen en sociale premies (overschrijding 307.000) Na de ambtelijke fusie per 1 juli 2012 is sprake van een verschil tussen de vastgestelde formatie in het functieboek en het aantal ingepaste medewerkers. 1
- 4300 Personeel van derden (overschrijding 579.000) Het is noodzakelijk om 9 functies in te vullen om daarmee de continuïteit te bieden aan onder andere de (wettelijke) taken op het gebied van handhaving, beheer en onderhoud. Deze taken zijn in 2012 door externen uitgevoerd. Daarentegen is het budget voor ICT integratie ad. 172.000 nog niet besteed in 2012. - 4333 Overige aankopen en uitbestede duurzame goederen (onderschrijding 1.275.407) Een groot deel van de onderschrijding valt te verklaren doordat een aantal specifieke budgetten niet of deels besteed zijn in 2012. Dit betreft: o Automatisering 444.769 o NUP-gelden 145.771 o Organisatieontwikkeling 117.000 o Hertaxatie opstallen 60.500 o Ondernemingsraad 10.232 o Gezondheidsmanagement 37.000 Voor de uitgebreide analyse op de diverse onder- en overschrijdingen wordt verwezen naar de toelichting op de programmarekening. Resultaatbestemming 2012 In 2012 is een aantal specifieke budgetten om uiteenlopende redenen niet of deels besteed. Wij stellen u voor om de hierna genoemde restantbudgetten in 2013 weer beschikbaar te stellen, zodat de uitvoering van onderliggende activiteiten door kan gaan. Daarbij hebben wij rekening gehouden met het besluit van de gemeenteraad van Hardenberg om 10% te korten op de oorspronkelijk gevraagde bijdrage. Hoewel de gemeenteraad van Ommen op dat moment reeds had ingestemd met de gevraagde bijdrage voor de resultaatbestemming hebben wij besloten ook voor Ommen een korting van 10% toe te passen. Nadere toelichting Het totaalbedrag aan resultaatbestemmingen 2012 bedraagt 987.756. Vanwege een positief resultaat op de jaarrekening ad 208.550 en vanwege het ontbreken van een algemene reserve binnen de BOH is aan de beide gemeenteraden verzocht het saldo ad 779.000 bij te dragen aan de resultaatbestemmingen ( 661.000 voor Hardenberg, 118.000 voor Ommen). In de raadsvergadering van Hardenberg d.d. 11 juni 2013 is het volgende amendement aangenomen: - Een korting van 10% toe te passen op de bijdrage aan de BOH ad 661.000; - In te stemmen met een bijdrage aan de BOH ad ( 661.000 66.000) 595.000 en die ten laste van de algemene reserve te brengen. - [.] In de vergadering van het Dagelijks Bestuur van de BOH op 18 juni 2013 is vervolgens besloten deze korting ook toe te passen op de bijdrage van de gemeente Ommen aan deze resultaatbestemmingen. Dit betekent dat de bijdrage van de gemeente Ommen aan de BOH afneemt met 11.800 van 118.000 naar 106.200. Voor de BOH betekent dit in totaliteit een korting van 77.800. 2
Het totale budget, dat gemoeid is met de resultaatbestemming 2012 bedraagt 987.756. Wordt hier het bedrag van 77.800 op in mindering gebracht, dan resteert 909.956, in percentage een korting van 7,88%. Er is nogmaals kritisch gekeken naar de geplande activiteiten en de daarmee gemoeide (restant-) budgetten, die als resultaatbestemming zijn aangemerkt. Het is gebleken dat onder alle activiteiten/projecten al verplichtingen liggen of dat de activiteiten al volop in gang zijn gezet dat het niet mogelijk is om deze stop te zetten. Daarom is het voorstel om de korting op alle 11 ingediende activiteiten/projecten toe te passen, met een efficiencytaakstelling voor de betreffende budgethouder. Het budget per resultaatbestemming komt er als volgt uit te zien: Omschrijving resultaatbestemming Oorspronkelijk bedrag Korting 7,89% / efficiencytaakstelling Beschikbaar bedrag 1. Automatisering (ideaalcomplex) 147.769 11.639-136.130 2. Organisatieontwikkeling 117.000 9.215-107.785 3. Digitalisering bouw-/milieu en 112.000 8.822-103.178 omgevingsvergunningen 4. Dimpact 130.000 10.239-119.761 5. Managementdashboard 35.000 2.757-32.243 6. Budget NUP-gelden 145.771 11.482-134.289 7. Gezondheidsmanagement 37.000 2.914-34.086 8. Conversie van Decos naar Verseon 20.000 1.575-18.425 9. Hertaxatie opstallen t.b.v verzekeringen 60.500 4.765-55.735 10. ICT Integratie 172.484 13.586-158.898 11. Ondernemingsraad 10.232 806-9.426 Totaal 987.756 77.800-909.956 1) Automatisering Betreft resultaatbestemming in verband met ideaalcomplex automatisering. De leasetermijn van de betreffende apparatuur is bepaald op de economische levensduur. In de praktijk komen de economische en operationele levensduur niet altijd overeen, waardoor er langer met apparatuur wordt door gewerkt. De vervangingsinvesteringen zijn onvermijdelijk, waarbij voldaan moet worden aan de eisen die passen bij die van de nieuwe organisatie. Bovendien moet het ideaalcomplex nog aangevuld worden met de investeringen van Ommen en die van de nieuwbouw van het gemeentehuis van Hardenberg. De verwachting is dat de vervanging mogelijk zelfs hogere kosten met zich meebrengt dan de beschikbare middelen, ondanks de efficiëntie voordelen die de vorming van de BOH met zich meebrengt. 2) Organisatieontwikkeling Het afgelopen jaar heeft de organisatie zich volledig gericht op het laten doorlopen en integreren van processen, waardoor aan de organisatieontwikkeling minder aandacht kon worden geschonken. De komende periode zal juist wel in het teken staan van de organisatieontwikkeling. - Wat hebben wij voorgenomen en wat hebben wij niet gedaan? Een veranderende maatschappij vergt bijstelling en aanpassing van de organisatie. Voorgenomen was een verder ontwikkeling van de organisatie. Deze ontwikkeling is het afgelopen jaar, door de ambtelijke fusie niet / nauwelijks van de grond gekomen. 3
- Waarom hebben wij dit niet gedaan? De oorzaak is gelegen in de voorbereiding en uitvoering van de ambtelijke fusie tussen de gemeenten Ommen en Hardenberg. Dit heeft een groot beslag gelegd op de beschikbare tijd. - Wanneer gaan wij dat dan wel doen? De komende periode zal juist in het teken staan van de organisatieontwikkeling. Digitalisering bouw-/milieu- en omgevingsvergunningen De digitaliseringswerkzaamheden (o.a. scannen) worden uitgevoerd door het SW bedrijf Larcom. De werkzaamheden worden over langere tijd uitgevoerd en worden door een externe partij uitgevoerd, opdracht is verstrekt en werkzaamheden lopen door tot november 2013. Het afronden van deze werkzaamheden is noodzakelijk om uiteindelijk digitaal werken mogelijk te maken, hetgeen een nadrukkelijke wens is van DIV, Ruimte & Vergunningen en Toezicht & Handhaving. In dit verband dient er nog een vervolg plaats te vinden in 2014 om tot een totale afronding te komen van dit digitaliseringsproject. 3) Dimpact De invoering van Dimpact voor de gemeente Ommen heeft in 2012 nog niet plaatsgevonden aangezien er gewacht wordt op de nieuwe versie van Dimpact in 2013. Dit betekent dat alle kosten met betrekking tot de implementatie van het medewerkersportaal en het digitale loket doorschuiven naar volgend jaar. Dit terwijl het lidmaatschapsgeld vanaf volgend jaar betaald moet gaan worden. Het contract rondom de levering van een nieuwe e-suite is ingegaan op 1 juli 2012. De huidige Dimpact e-suite wordt uitgefaseerd en vervangen door de nieuwe Atos e-suite. Als het project klaar is dan beschikken we over een doorontwikkelde en daarmee verbeterde en meer uitgebreide versie van de huidige Dimpact e-suite. 4) Managementdashboard Het voornemen was om in 2012 een management- en medewerkersdashboard te realiseren binnen de afdeling Dienstverlening, waarna een verdere uitrol naar de rest van de organisatie kan plaatsvinden. De behoefte aan sturings- en medewerkers informatie is toegenomen nu de organisatie in omvang is gegroeid vanwege de samenvoeging Ommen/Hardenberg. In het dashboard kan in één oogopslag de stand van zaken rond de kritische prestatie-indicatoren beoordeeld worden. Dit is van groot belang voor het management, omdat met dit inzicht indien nodig tijdig bijgestuurd kan worden. Bovendien heeft het dashboard in het kader van het resultaatgericht werken een meerwaarde, omdat de productie voor de medewerkers inzichtelijk kan worden gemaakt. Vanwege het feit dat veel tijd moest worden gestoken in de ambtelijke fusie en de ingebruikname van het nieuwe gemeentehuis in Hardenberg is het helaas niet gelukt om het dashboard in 2012 te realiseren. De planning is dat in het 4e kwartaal 2013 gebruik gemaakt kan worden van het dashboard. 5) Budget NUP-gelden De NUP-gelden (Nationaal UitvoeringsProgramma) zijn in 2012 niet volledig besteed aangezien er in 2012 veel tijd en energie is besteed aan de ambtelijke fusie. De betreffende gelden zijn noodzakelijk voor de verbetering van de externe dienstverlening naar de klant. In 2013 wordt er vanuit de noodzaak richting de landelijke, wettelijke, verplichtingen een grote doorontwikkeling c.q. inhaalslag gemaakt op het gebied van het NUP. Deze NUP-gelden zijn voor dit meerjarenprogramma een vereiste. 4
6) Gezondheidsmanagement Jaarlijks werd het gezondheidsprogramma VitWerkt uitgevoerd binnen de gemeente Hardenberg en dit had een positief effect op het ziekteverzuim. In verband met de werkzaamheden rondom de ambtelijke fusie zijn diverse activiteiten niet georganiseerd in 2012. In 2013 zal er een uitgebreide test worden aangeboden aan de medewerkers waar ook het medewerkerstevredenheidsonderzoek een onderdeel van is. Dit om een beeld te krijgen hoe de medewerkers er voor staan en om eventuele specifieke interventie te kunnen verzorgen met als doel het ziekteverzuim te laten dalen. 7) Conversie van Decos naar Verseon De conversie van Decos naar Verseon is door diverse oorzaken vertraagd: - Capaciteitsproblemen bij de leverancier - Complexe inrichting Decos - Systeemtechnische oorzaken Bovendien dient er met het oog op de uitvoering rekening gehouden te worden met opleiding van medewerkers, harmonisatie van Key2 begraven en vervanging van de Oracle server. Gelijktijdige uitvoering brengt grote risico s met zich mee aangaande functionaliteit en behoud en betrouwbaarheid van gegevens. Uitvoering moet daarom wel achtereenvolgens gebeuren. 8) Hertaxatie opstallen t.b.v. verzekeringen In 2011 is v.w.b. de gemeente Hardenberg besloten om de hertaxatie opstallen mee te nemen bij de europese aanbesteding van de brandpolis. In 2012, met de ambtelijke fusie in het vooruitzicht, bleek dat Ommen per gelijke datum ook over een nieuwe brandpolis moest beschikken. De hertaxatie van alle Ommense en Hardenbergse gemeentelijke panden is daarom gezamenlijk aanbesteed. De kosten zijn gelijkelijk te verdelen over de jaren 2013, 2014 en 2015. 9) ICT Integratie Voor het in elkaar schuiven van de twee ICT-werkomgevingen zijn verschillende projecten gedefinieerd en gelden beschikbaar gesteld. Door het grote tijdbeslag dat het in één schuiven van de omgevingen met zich meegebracht heeft, konden niet alle projecten in 2012 worden uitgevoerd. In 2013 dient dit verder te worden geoptimaliseerd. 10) Ondernemingsraad In verband met de integratie is de OR in 2012 niet toegekomen aan het volgen van opleidingen en trainingen. Tevens wordt voorgesteld om voor de OR- en Overlegvergaderingen gebruik te maken van I-pads (een aantal leden van de OR zijn buiten het gemeentehuis werkzaam). - Wat hebben wij voorgenomen en wat hebben wij niet gedaan? Het functioneren van de OR heeft door de ambtelijke fusie, het afgelopen jaar volledig in het teken gestaan van de de integratie. Er is niet of nauwelijks aandacht besteed aan opleidingen en trainingen. - Waarom hebben wij dit niet gedaan? Door het eerder genoemde integratieproces, zijn de lopende zaken blijven liggen - Wanneer gaan wij dat dan wel doen? In het volgende jaar zal er extra behoefte zijn om de opgelopen achterstand weg te werken en nieuwe zaken aan te pakken. Als een van de middelen daartoe wordt voorgesteld om gebruik te maken van IPads. Door de toegenomen ruimtelijke spreiding van de O.R. en G.O. leden denken we dat hierdoor een hogere effectiviteit bereikt kan worden. 5
Advies: Wij stellen u voor: - de jaarrekening BOH 2 e helft 2012 vast te stellen - in te stemmen met de resultaatbestemming 2012 ad. 909.956 - de 2e wijziging van de begroting BOH 2013 vast te stellen, waarin het bovenstaande is verwerkt. - dit besluit en de jaarstukken 2012 BOH toe te zenden aan gedeputeerde staten van Overijssel. Het dagelijks bestuur, De voorzitter De secretaris 6
Besluit Het Algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Ommen-Hardenberg, gelezen het voorstel van het Dagelijks bestuur d.d. 18 juni 2013 met betrekking tot de jaarstukken 2012 en de resultaatbestemming 2012; in overweging genomen de behandeling van de jaarstukken 2012 BOH in de gemeenteraden van Ommen (30 mei 2013 ) en Hardenberg (11 juni 2013); gelet op het bepaalde in de Wet gemeenschappelijke regelingen en de Gemeenschappelijke Regeling Bestuursdienst Ommen- Hardenberg; gehoord de beraadslaging; Besluit: - de jaarrekening BOH 2 e helft 2012 vast te stellen; - in te stemmen met de resultaatbestemming 2012 ad. 909.956; - de secretaris / algemeen directeur de opdracht te geven met een nader voorstel te komen over de uitwerking van de resultaatbestemming waaruit blijkt dat de toepaste korting niet ten koste gaat van de kwaliteit en de dienstverlening; - de 2e wijziging van de begroting BOH 2013 vast te stellen, waarin het bovenstaande is verwerkt; - dit besluit en de jaarstukken 2012 BOH toe te zenden aan gedeputeerde staten van Overijssel. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling bestuursdienst Ommen-Hardenberg op 25 juni 2013. Het algemeen bestuur voornoemd, De secretaris, De voorzitter. 7