DUTCH LUNG SURGERY AUDIT (DLSA) HANDLEIDING INVOER GEGEVENS via WEBFORMS Houten, juni 2012
Inhoud 1 Algemeen...3 1.1 Inleiding... 3 1.2 Deelname... 3 1.3 Systeemeisen... 3 2 De registratie...5 2.1. Algemeen... 5 2.2. Invoer patiëntgegevens... 5 2.3 Aanmelding nieuwe patiënt... 7 2.4 Webform aanvullen reeds aangemelde patiënt... 9 2.5 Aanmelden 2 e of volgende ingreep...12 2.6 In- en exclusiecriteria...12 Handleiding DLSA, webforms, juni 2012 2
1 Algemeen 1.1 Inleiding De kwaliteit van de gezondheidszorg staat prominent op de agenda van stakeholders en media. Kernbegrippen zijn transparantie en uitkomst van zorg. De belangrijkste veldpartijen zijn deelnemer in een door VWS geïnitieerd convenant Zorgbrede Transparantie met als doel om binnen 5 jaar 80% van de zorg middels indicatoren inzichtelijk te krijgen. De validiteit en volledigheid van deze kwaliteitsmetingen staan echter ter discussie, de registratielast neemt toe en steeds meer partijen proberen sturing aan dit proces te geven. Om bovengenoemde reden is het van belang dat er een valide, volledige en objectieve uitkomst-vanzorg-registratie komt. Beheerd en gestuurd door de beroepsgroep, transparant naar buiten maar met spiegelinformatie naar binnen. Registratie vindt plaats middels een webbased applicatie. In deze handleiding wordt de werking hiervan beschreven. 1.2 Deelname Voor deelname aan de registratie kunt u via de website van de DLSA, www.clinicalaudit.nl, een aanmeldingsformulier downloaden. Na invulling dient dit te worden verzonden aan Stichting IVZ. 1 Pas na ontvangst hiervan wordt u als deelnemer geregistreerd en ontvangt u een gebruikersnaam en wachtwoord. Voor meer informatie over de colorectale audit kunt u contact opnemen met: Dutch Institute for Clinical Auditing (DICA) Leids Universitair Medisch Centrum Yvonne van den Berg, secretaresse Afdeling Heelkunde, K6-52 Postbus 9600 2300 RC Leiden 071-526 36 10 Meer informatie over de registratie en/of toegang tot de registratie kunt u verkrijgen bij: Stichting Informatievoorziening Zorg E.B. van Delden of W.G.T. Kuijpers Postbus 504 3990 GH Houten 030-635 82 35 servicedesk-dsca@clinicalaudit.nl 1.3 Systeemeisen Om via het webbased formulier te kunnen registreren dient u te beschikken over een webbrowser. De registratie is geoptimaliseerd voor Internet Explorer, versie 6.0 of hoger, maar werkt ook onder Mozilla Firefox of Opera browsers. Echter niet alle functies werken dan optimaal. De registratie is ook bruikbaar met Netscape maar ook dan zijn er enkele layout-problemen. De registratie is beperkt compatibel met Safari! Ten behoeve van een goede besturing is het noodzakelijk dat in de browser ActiveX aangevinkt staat (Extra, Internetopties, Beveiliging, Aangepast niveau).enable of kies voor prompt. 1 Stichting Informatievoorziening Zorg, Postbus 504, 3990 GH Houten Handleiding DLSA, webforms, juni 2012 3
Indien dit niet het geval is verschijnt hiervan een melding. Zie figuur 1. Figuur 1 U kunt gewoon op Ja klikken en daarna verder werken. Tevens moet de website waar het webformulier staat (https://www.clinicalresearch.nl) aangemerkt worden als een vertrouwde website. Dit wordt gedaan bij Extra, Internetopties, Beveiliging, Vertrouwde websites. Als laatste geldt, dat er geen pop-upblokkering actief mag zijn. Ook dit treft u aan bij Extra, Popupblokkering. Voor meer informatie over deze onderdelen verwijzen wij u naar uw systeembeheerder. Handleiding DLSA, webforms, juni 2012 4
2 De registratie 2.1. Algemeen De gegevens worden verzameld via een webbased formulier waarop per patiënt de gegevens ingevuld worden. Het formulier is zodanig gestructureerd dat overbodige vragen vanzelf uit beeld verdwijnen en niet ingevuld hoeven te worden. Registratie door middel van een webbased formulier betekent dat de gegevens centraal opgeslagen worden. Zo nu en dan is dat ook zichtbaar in het scherm (ophalen gegevens centrale database). Het ophalen en opslaan van de gegevens geschiedt ook centraal; dit houdt in dat dit enige tijd kan duren, afhankelijk van de snelheid van de eigen p.c. Wij vragen u in dat geval enig geduld te betrachten. De formulieren zijn te vinden op: http://www.clinicalaudit.nl onder het menu DLSA, Deelnemers, Invoeren gegevens. Voor het invullen van de gegevens heeft u uw gebruikersnaam en wachtwoord nodig. 2.2. Invoer patiëntgegevens Nadat u de DLSA opgestart heeft via www.clinicalaudit.nl/dlsa/deelnemers, (kiezen voor Invoeren gegevens) verschijnt het startscherm (zie figuur 2). Figuur 2 Helemaal rechts onder in het scherm staat: Figuur 3 Klik op de knop Webform Facility en vul uw username en password in (zie rondje figuur 3). Mocht deze (nog) niet in uw bezit zijn, kunt u een nieuw wachtwoord aanvragen. Hiervoor verwijzen wij u naar de handleiding DLSA login ProMISe versie 3. Deze vindt u op de DLSA website onder Deelnemers, Documenten (www.clinicalaudit.nl/dlsa/deelnemers/documenten). Kies vervolgens voor het formulier dat u in wilt vullen (zie groene pijl figuur 4). Handleiding DLSA, webforms, juni 2012 5
Figuur 4 LET OP: Voordat u kunt inloggen, dient u eerst een keuze te maken uit één van deze formulieren. Indien u vergeet eerst een keuze te maken en probeert direct in te loggen verschijnt er een foutmelding. Zie figuur 5. Figuur 5 Indien u vergeet een gebruikersnaam en/of wachtwoord in te voeren verschijnt er een foutmelding. Zie figuur 6. Figuur 6 Handleiding DLSA, webforms, juni 2012 6
Indien er een verkeerde gebruikersnaam en/of wachtwoord wordt ingetypt verschijnt er ook een foutmelding. Zie figuur 7a en 7b. Figuur 7a Figuur 7b LET OP: Het wachtwoord is hoofdlettergevoelig! 2.3 Aanmelding nieuwe patiënt Indien er in het hoofdscherm is gekozen voor optie 1. Webform voor het aanmelden van een patiënt met tumor, verschijnt na het inloggen het volgende scherm. Figuur 8 Handleiding DLSA, webforms, juni 2012 7
In het formulier zijn icoontjes te zien met een i. Hier kunt u met de muis overheen gaan; de extra informatie wordt dan zichtbaar. Op dit icoontje klikken, zorgt ervoor dat de extra informatie blijft staan. De velden met een zijn verplicht. Bij de velden met een rondje ervoor, bijv. bij geslacht, kunt u op het rondje van uw keuze klikken. Bij elk veld staat vermeld hoe de waarden ingevuld moeten worden, zoals bijv. bij geboortedatum (dd-mm-jjjj of dd/mm/jjjj). Indien men zich hier niet aan houdt verschijnt er een foutmelding. Bijvoorbeeld wanneer er een verkeerde datum is ingevuld: Bij een pulldownlijst MOET de keuze bevestigd worden met een enter of met de Tab-toets. Dit is vooral ook belangrijk bij het laatste veld! Nadat men klaar is met het invullen van de patiëntgegevens, klikt men onderaan het formulier op de knop OPSLAAN. Hiermee worden de gegevens bewaard op de landelijke server. Dit kan enige tijd duren. Als bij het verzenden blijkt dat er verplichte velden niet ingevuld zijn, verschijnt er een kruisje in het betreffende verplichte veld: Figuur 9 De patiënt- en tumorgegevens kunnen op een later moment aangevuld worden via het hoofdscherm, optie 2 Aanvullen reeds aangemelde patiënt. Handleiding DLSA, webforms, juni 2012 8
2.4 Webform aanvullen reeds aangemelde patiënt Indien er in het hoofdscherm gekozen is voor optie 2. Aanvullen van de tumorgegevens, verschijnt na het inloggen een overzicht met alle reeds ingevoerde patiënten: Figuur 10 NB Indien u voor meerdere klinieken werkzaam bent, bepaalt de inlog welke kliniek u krijgt te zien. Mocht u niet de juiste patiënt terugvinden, controleert u dan of u juist bent ingelogd. Handleiding DLSA, webforms, juni 2012 9
Een patiënt selecteren kan op diverse manieren: Met behulp van het zoekvak rechts bovenin het scherm. Figuur 11 Hier tikt u de naam of een ander item in van de patiënt die u zoekt en u klikt op het vergrootglas. Het overzicht beperkt zich dan tot die patiënten, die voldoen aan het zoekcriterium. Ook kunt om de juiste patiënt te vinden gebruik maken van de toetscombinatie Ctrl F. Hierna verschijnt het zoekvak, waar u het zoekcriterium kunt invullen en de cursor springt naar deze patiënt. Klikken op de betreffende regel zorgt ervoor dat de gehele regel geselecteerd wordt (blauw wordt). Hierna klikken op Volgende stap. Figuur 12 Ook kan men met de scrollbar rechts naast het overzicht door de lijst heen gaan en een patiënt kiezen door er op te klikken en vervolgens te klikken op de knop Volgende stap (onderaan het overzicht). U kunt het patiëntenoverzicht ook sorteren door op het kopje te klikken boven een bepaald veld, bv op lokaal uniek patiëntnummer. De patiënten worden dan in die volgorde gezet; klikken op de betreffende patiënt maakt de regel blauw en klikken op de knop Volgende stap (zie figuur 14) laat de betreffende patiëntgegevens zien (figuur 16). Figuur 13 Handleiding DLSA, webforms, juni 2012 10
Figuur 14 De al ingevoerde gegevens worden opgehaald van de server. Dit kan enige tijd duren. Gedurende het ophalen van de gegevens verschijnt hiervan een mededeling in het scherm. Kiest men een patiënt waarvoor nog geen record is aangemaakt, dan krijgt u een foutmelding. Figuur 15 Handleiding DLSA, webforms, juni 2012 11
Figuur 16 2.5 Aanmelden 2 e of volgende ingreep Indien een patiënt een 2 e ingreep moet ondergaan, vult u het formulier in voor een 2 e of volgende ingreep (optie 3 uit menu). U komt vervolgens in het patiëntenoverzicht en kunt daar u keus maken. Zodra een patiënt is geselecteerd verschijnt, na klikken op Volgende stap, het vragenformulier waar de patiëntgegevens al zijn ingevuld. U kunt hier de overige gegevens invoeren. Zie voor meer informatie 2.4 Aanvullen reeds aangemelde patiënt. 2.6 In- en exclusiecriteria Voor registratie in de DLSA gelden de volgende in- en exclusiecriteria. Inclusie Alle chirurgische thoracale (thoraxwand, pleurale, long en mediastinale) ingrepen, in te delen in: Resecties bij (verdenking op) carcinoom of sarcoom primair uitgaande van de long (evt. zijnde een locoregionaal recidief van een eerder behandelde tumor) Mediastinum chirurgie (diagnostisch) Metastasectomieën van de long Overige thoracale ingrepen Exclusie Radio Frequente Ablaties (RFA s) van long-, pleura-, of thoraxwandtumoren Weke delen resecties van de thoraxwand (niet benigne resecties) en wervelkolomchirurgie als zelfstandige ingreep Diafragma chirurgie, niet via de thorax benaderd Transthoracale slokdarmresecties Cardiovasculaire ingrepen in de thorax Thorascopische sympathectomieën Longtransplantaties Handleiding DLSA, webforms, juni 2012 12