DUTCH SURGICAL COLORECTAL AUDIT. Handleiding

Transcriptie

1 DUTCH SURGICAL COLORECTAL AUDIT Handleiding Stichting Informatievoorziening Zorg Houten, juni 2012

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Algemeen Inleiding Deelname Systeemeisen De database Landelijke database De registratie Algemeen Invoer patiëntgegevens Aanmelding nieuwe cliënt Cliëntgegevens aanvullen Oproepen ontslagbrieven Oproepen factsheets BIJLAGE 1 ONTSLAGBRIEF BIJLAGE 2 FACTSHEET

3 1 Algemeen 1.1 Inleiding De kwaliteit van de gezondheidszorg staat prominent op de agenda van stakeholders en media. Kernbegrippen zijn transparantie en uitkomst van zorg. De belangrijkste veldpartijen zijn deelnemer in een door VWS geïnitieerd convenant Zorgbrede Transparantie met als doel om binnen 5 jaar 80% van de zorg middels indicatoren inzichtelijk te krijgen. De validiteit en volledigheid van deze kwaliteitsmetingen staan echter ter discussie, de registratielast neemt toe en steeds meer partijen proberen sturing aan dit proces te geven. Om bovengenoemde reden is het van belang dat er een valide, volledige en objectieve uitkomst-vanzorg-registratie komt. Beheerd en gestuurd door de beroepsgroep, transparant naar buiten maar met spiegelinformatie naar binnen. Voor wat betreft de ingrepen voor colorectale maligniteiten wordt dit gerealiseerd door de colorectale audit geïnitieerd door de Stichting Dutch Surgical Colorectal Audit. Registratie vindt plaats middels een webbased applicatie. In deze handleiding wordt de werking hiervan beschreven. 1.2 Deelname Voor deelname aan de registratie is als eerste stap een formele toestemming vereist. Hiertoe is via de website van DSCA, een toestemmingsformulier te downloaden. Na ondertekening dient dit te worden verzonden aan Stichting IVZ. 1 Pas na ontvangst hiervan wordt u als deelnemer geregistreerd en ontvangt u een gebruikersnaam en wachtwoord. Deze gegevens zijn niet persoonsgebonden maar gelden voor de gehele kliniek. Het is aan te bevelen om één persoon binnen de kliniek als login-houder te benoemen en de verantwoordelijkheid voor het beheer hiervan te geven. Voor meer informatie over de colorectale audit kunt u contact opnemen met: Dutch Institute for Clinical Auditing (DICA) Leids Universitair Medisch Centrum Yvonne van den Berg, secretaresse Afdeling Heelkunde, K6-52 Postbus RC Leiden Meer informatie over de registratie en/of toegang tot de registratie kunt u verkrijgen bij: Stichting Informatievoorziening Zorg E.B. van Delden of W.G.T. Kuijpers Postbus GH Houten servicedesk-dsca@clinicalaudit.nl 1 Stichting Informatievoorziening Zorg, Postbus 504, 3990 GH Houten 3

4 1.3 Systeemeisen Om via het webbased formulier te kunnen registreren, dient u te beschikken over een webbrowser. De registratie is geoptimaliseerd voor Internet Explorer, versie 6.0 of hoger, maar werkt ook onder Mozilla Firefox of Opera browsers. Echter, niet alle functies werken dan optimaal. Ook is de registratie bruikbaar met Netscape, maar ook dan zijn er enkele layout-problemen. De registratie is niet compatibel met Safari! Ten behoeve van de besturing wordt gebruik gemaakt van ActiveX. Om dit zonder meldingen te laten verlopen, kunt u in de browser items aanklikken met betrekking tot dit programma (Extra, Internetopties, Beveiliging, Aangepast niveau). Overleg hierover met uw systeembeheerder. Indien ActiveX niet aan staat verschijnt hiervan een melding, bijv. bij het kopiëren naar het klembord. Zie figuur 1. Figuur 1 U kunt op Ja klikken en het programma loopt gewoon verder (de actie wordt uitgevoerd). Klikken op Nee heeft als gevolg dat er niets gebeurt. Wilt u toch de actie uitvoeren, dient u eerst terug te gaan naar het hoofdmenu en wederom te kiezen voor het betreffende menuonderdeel. Tevens moet de website waar het webformulier staat aangemerkt worden als een vertrouwde website. Dit wordt gedaan bij Extra, Internetopties, Beveiliging, Vertrouwde websites. Ook voor dit onderwerp kunt u het beste contact opnemen met uw systeembeheerder. 1.4 De database De webapplicatie ten behoeve van de DSCA-registratie, is ondergebracht bij de Medische Statistiekafdeling van het Leids Universitair Medisch Centrum. Deze afdeling heeft in de afgelopen 10 jaar een applicatie ontwikkeld voor het gemakkelijk registreren van medische informatie (o.a. Clinical Trials en de Nederlandse LCD en Pacemaker Registratie). Deze generieke applicatie (ProMISe) genereert automatisch de applicatie vanuit een algemene dictionary. Op dit moment wordt het voor ruim 20 projecten gebruikt met meer dan gebruikers. In de applicatie treft u dan ook met enige regelmaat meldingen aan die verwijzen naar ProMISe. De beheerders van ProMISe zorgen voor de beveiliging, privacybewaking en backups van het systeem. Meer informatie kunt u vinden op Landelijke database Per 3 maanden worden de gegevens vanuit de database overgeheveld naar de landelijke database. De records die daarvoor in aanmerking komen, moeten door de verantwoordelijke arts gemarkeerd worden. Via het item Record definitief kan aangegeven worden of de informatie van de patiënt compleet is en naar de landelijke databank kan. Uiteraard worden de gegevens eerst geanonimiseerd. 4

5 2 De registratie 2.1 Algemeen De gegevens worden verzameld via een webbased formulier waarop per patiënt alle gegevens ingevuld worden. Het formulier is zodanig gestructureerd dat overbodige vragen vanzelf uit beeld verdwijnen en niet ingevuld hoeven te worden. Op elk gewenst moment heeft u de optie om een gestructureerde samenvatting te laten printen of op te slaan (de zgn. factsheet). Deze kunt u gebruiken voor besprekingen, het dicteren van de ontslagbrief of om als bijlage met een ontslagbrief mee te zenden. Registratie door middel van een webbased formulier betekent dat de gegevens centraal opgeslagen worden. Zo nu en dan is dat ook zichtbaar in het scherm (ophalen gegevens centrale database). Het ophalen en opslaan van de gegevens geschiedt ook centraal; dit houdt in dat dat enige tijd kan duren, afhankelijk van de snelheid van de eigen PC. Het lijkt dan dat er niets gebeurt. Wij vragen u in dat geval enig geduld te betrachten. Het registratieformulier is te vinden via de DICA-website, Bovenin het scherm staat DSCA, vervolgens links in het scherm kiezen voor Deelnemers en dan de optie Invoeren gegevens, zie figuur 2. Figuur 2 Voor het invullen van de patiëntgegevens heeft u een persoonsgebonden gebruikersnaam en wachtwoord nodig. 5

6 2.2 Invoer patiëntgegevens Na het klikken op Invoer gegevens verschijnt het hoofdscherm met de volgende mogelijkheden (zie figuur 4): 1. aanmelden patiënt met tumor 2. aanvullen tumorgegevens 3. aanmelden nieuwe operatie bij bestaande patiënt 4. oproepen factsheets 5. oproepen ontslagbrief Figuur 4 LET OP: Voordat u kunt inloggen, dient u eerst een keuze te maken uit één van deze vier keuzes. Indien u vergeet eerst een keuze te maken en probeert direct in te loggen verschijnt er een foutmelding. Zie figuur 5. Figuur 5 Nadat de keuze gemaakt is, kunt u inloggen. Bij gebruikersnaam en wachtwoord worden de gegevens ingevoerd, die u van de servicedesk DSCA (Stichting IVZ) heeft ontvangen. Hierna klikt u op Start WebForm (het potlood), waarna het door u gekozen scherm verschijnt. Indien u vergeet een gebruikersnaam en/of wachtwoord in te voeren verschijnt er een foutmelding, zie figuur 6. 6

7 Figuur 6 Indien er een verkeerde gebruikersnaam en/of wachtwoord wordt ingetypt verschijnt er ook een foutmelding. Zie figuur 7. Figuur 7 LET OP: de gebruikersnaam en wachtwoord zijn hoofdlettergevoelig! Aanmelding nieuwe cliënt Figuur 8 Indien er in het hoofdscherm is gekozen voor optie 1. Aanmelding patiënt met tumor, verschijnt na het inloggen het volgende scherm: 7

8 Figuur 9 In het formulier zijn icoontjes te zien met een vraagteken. Hier kunt u met de muis overheen gaan; de extra informatie wordt dan zichtbaar. Op dit icoontje klikken, zorgt ervoor dat de extra informatie blijft staan. De velden met een zijn verplicht. Bij de velden met een rondje ervoor (zgn. radio buttons), bijvoorbeeld bij geslacht, kunt u op het rondje van uw keuze klikken. U kunt bij deze velden echter ook de eerste letter intypen (bijv. J van Ja of de N van Nee). De cursor springt dan meteen naar het volgende veld. Met name bij het aanvullen van cliëntgegevens is dit zeer handig. Bij elk veld staat vermeld hoe de waarden ingevuld moeten worden, zoals bij geboortedatum (JJJJ/MM/DD). Indien men zich hier niet aan houdt verschijnt er een foutmelding. Bijvoorbeeld wanneer er een verkeerde datum is ingevuld: Nadat men klaar is met het invullen van de patiëntgegevens, klikt men onderaan het formulier op de knop Opslaan. Hiermee worden de gegevens bewaard op de landelijke server. Dit kan enige tijd duren. 8

9 Als bij het opslaan blijkt dat er verplichte velden niet ingevuld zijn, verschijnt er een kruisje in het betreffende verplichte veld: Zodra de gegevens opgeslagen zijn, verschijnt hiervan een melding. De cliëntgegevens kunnen op een later moment aangevuld worden via het hoofdscherm, optie 2, aanvullen tumorgegevens. 9

10 2.2.2 Cliëntgegevens aanvullen Figuur 10 Indien er in het hoofdscherm gekozen is voor optie 2 Cliëntgegevens aanvullen, verschijnt na het inloggen een lijst met alle ingevoerde patiënten, zie figuur 11. Figuur 11 Om de juiste patiënt te vinden, kan gebruik gemaakt worden van de toetscombinatie Ctrl F. Hierna verschijnt het zoekvak. U kunt nu de naam, geboortedatum of een willekeurig ander onderwerp intypen en de cursor springt naar deze patiënt. Klikken op de betreffende regel zorgt er voor dat de gehele regel actief (blauw) wordt. Ook kan men met de scrollbar rechts naast het overzicht door de lijst heen gaan en een patiënt kiezen. LET OP: Indien u voor meerdere klinieken werkzaam bent, bepaalt de inlog welke kliniek u krijgt te zien. Mocht u niet de juiste patiënt terugvinden, controleert u dan of u juist bent ingelogd. In de linkerkolom van de lijst staat naast het overzicht een icoontje. Hierop klikken, geeft de ontslagbrief te zien. Deze kan desgewenst bekeken worden in een printvoorbeeld, geprint worden, gekopieerd worden naar het klembord of ingelezen worden in Word. Zie figuur 12. Figuur 12 10

11 Het kan zijn dat er toestemming vereist is om gegevens naar een klembord te kopiëren. In dat geval verschijnt hiervan een melding: Figuur 13 Nadat de gegevens daadwerkelijk gekopieerd zijn naar het klembord, verschijnt hiervan soms ook een melding (zie figuur 14). Figuur 14 In deze lijst wordt gekozen voor een patiënt. Ook hier geldt dat de gegevens eerst goed gecontroleerd moeten worden alvorens verder te gaan. Als de regel van de juiste patiënt donkerblauw is, klikt men op de knop Toon vragenlijst. De al ingevoerde gegevens worden opgehaald van de server. Dit kan enige tijd duren. Gedurende het ophalen van de gegevens verschijnt hiervan een mededeling in het scherm. Tijdens het wachten wordt onder in beeld getoond wat de stand van zaken is. Nadat de gegevens opgehaald zijn verschijnt er een scherm met daarin de al ingevoerde gegevens van de persoon met daaronder een lange vragenlijst. Bovenaan het scherm kan men kiezen voor een printvoorbeeld, printen van de gegevens, kopiëren van de gegevens naar het klembord of het inlezen in Word (zie figuur 15). Figuur 15 Linksboven in het scherm staat een index. Hierop klikken heeft als gevolg dat er een lijst getoond wordt met alle onderwerpen waarop gegevens vastgelegd kunnen worden. Door op een bepaald onderwerp te klikken komt men automatisch bij dat onderdeel van de vragenlijst uit en kan men gegevens invoeren (zie figuur 16). 11

12 Figuur 16 De vragenlijst kan ingevuld worden met inachtneming van de aanwijzingen die op het scherm getoond worden (bijvoorbeeld datumformaat, aanklikken rondje etc.). Bij de velden met een rondje ervoor (zgn. radio buttons), kunt u op het rondje van uw keuze klikken. Ook kunt u bij deze velden de eerste letter intypen (bijvoorbeeld J van Ja of de N van Nee). De cursor springt dan meteen naar het volgende veld. Vooral bij dit scherm is dat zeer handig. Met de toets Page Down scrollt de pagina omlaag totdat het 1 e item van de HUIDIGE sectie bovenaan staat (ongeacht op welk item van de sectie u staat). Dit kan ook door gebruik te maken van het pijltje, rechts naast de invoervelden: Het is het meest handig om geheel met het toetsenbord in te voeren in plaats van met de muis. Sluit elke invoer af met [Tab] of [Enter]. Klik op het eerste item waar u wilt beginnen en druk op de eerste letter van het antwoord (bij radio buttons) of type de waarde in. Vervolgens Tab etc. De Tab gaat altijd naar het volgende item, ongeacht of er intussen wat zichtbaar of onzichtbaar gemaakt wordt. Bij de ja/nee opties kunt u het beste de eerste letter intypen (J of N). De cursor gaat dan vanzelf naar het volgende veld. Komt u onderin het beeldscherm, dan kan met de Page Down toets het scherm als het ware opgeschoven worden en is alles weer te zien. Het invullen van de vragenlijst kan te allen tijde onderbroken worden, eventueel om op een later tijdstip verder te gaan. Kies voor Opslaan onderin het scherm. De gegevens worden dan eerst gecontroleerd en vervolgens weer centraal in de database opgeslagen, zodat zij op een later tijdstip wederom geraadpleegd en eventueel aangevuld kunnen worden. Indien alle gegevens correct zijn ingevuld en het record kan naar de landelijke database, dan moet het veld records definitief worden aangevinkt. De persoon die verantwoordelijk is voor de gegevensverzameling zou dit als beste kunnen doen. LET OP: Dit controleren kan enige tijd in beslag nemen. Op het moment dat het klaar is verschijnt de mededeling als in figuur 17. Figuur 17 12

13 2.2.3 Oproepen ontslagbrieven Figuur 18 Keuze voor optie 3. Oproepen ontslagbrieven in het hoofdscherm geeft het overzicht weer van alle patiënten (zie figuur 19). Figuur 19 In deze lijst wordt gekozen voor de betreffende patiënt. Ook hier geldt dat de gegevens eerst goed gecontroleerd moeten worden alvorens verder te gaan. Om de juiste patiënt te vinden kan gebruik gemaakt worden van de toetscombinatie Ctrl F. Hierna verschijnt het zoekvak. U kunt nu de naam, geboortedatum of een willekeurig ander onderwerp intypen en de cursor springt naar deze patiënt. Klikken op de betreffende regel zorgt er voor dat de gehele regel actief (blauw) wordt. Ook kunt u met de scrollbar rechts naast het overzicht naar een andere patiënt gaan en deze kiezen. In de linkerkolom naast het overzicht staat een icoontje. Hierop klikken, geeft de ontslagbrief te zien. Deze kan resp. als printvoorbeeld getoond worden, geprint worden, gekopieerd worden naar het klembord of ingelezen worden in Word (zie figuur 19). Figuur 19 13

14 2.2.4 Oproepen factsheets Figuur 20 Keuze voor optie 4 Oproepen factsheets in het hoofdscherm geeft wederom het overzicht met alle ingevoerde patiënten. Zie figuur 21. Figuur 21 Om de juiste patiënt te vinden kan gebruik gemaakt worden van de toetscombinatie Ctrl F. Hierna verschijnt het zoekvak. U kunt nu de naam, geboortedatum of een willekeurig ander onderwerp intypen en de cursor springt naar deze patiënt. Klikken op de betreffende regel zorgt er voor dat de gehele regel actief (blauw) wordt. Ook kunt u met de scrollbar rechts naast het overzicht naar een andere patiënt gaan en deze kiezen. Door op het icoontje te klikken links naast de betreffende patiënt, wordt de factsheet getoond van die persoon. Hierop staan alle specifieke gegevens over de patiënt. Ook hier staan de knoppen, zoals in figuur 19 getoond, ter beschikking, waarmee men de gegevens kan zien als printvoorbeeld, kan printen, kan kopiëren naar het klembord of in kan lezen in Word. 14

15 BIJLAGE 1 ONTSLAGBRIEF Ziekenhuis: 123 Betreft: Dhr JP v Puffelen Geboren 21 september 1960 Patiëntnummer PU000 Datum: dinsdag 24 juni 2008 Geachte collega, Hierbij zouden wij u willen informeren over de ziektegeschiedenis van bovengenoemde patiënt, die chirurgisch werd behandeld in ons ziekenhuis voor een colorectaal carcinoom. De voorgeschiedenis van de patiënt vermeldt co-morbiditeit in de volgende categorieën: Cardiaal 1. Angina Pectoris 2. Decompensatio cordis Vasculair 1. Hypertensie Maag-darm 1. IBD (Crohn,ColitisUlcerosa etc) In het preoperatieve traject werden 1 tumor(en) vastgesteld in het Rectum (2e primaire colorectaal carc). Door middel van beeldvormend onderzoek werd dit carcinoom gestageerd als een C T 2 N 1 M 0 colorectaal carcinoom. Preoperatieve behandeling vond plaats in de vorm van: chirurgie: Stent geplaatst Op vond de operatie plaats, waarbij via een Laparoscopie procedure een Anterior-resectie werd uitgevoerd. Er werd een anastomose gemaakt en geen stoma aangelegd. Aanvullende resecties: Neen (vw doorgroei), Neen (vw metastasen). Het postoperatieve beloop was gecompliceerd. Re-interventie was nodig: Radiologisch vanwege Abces. Ontslag (Status: In leven). Het pathologisch onderzoek toonde een Adenocarcinoma, postoperatief gestageerd als een p T 2 N 0 M 0 carcinoom. Radicaliteit: R1. Naar aanleiding van deze PA werd het volgende beleid vastgesteld: Radiotherapie: Geen Chemotherapie: Geen In de hoop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben, Met collegiale hoogachting,... 15

16 BIJLAGE 2 FACTSHEET FACT SHEET COLORECTAL AUDIT PATIËNT: JP v Puffelen, Man geboren: patientnr: PU000 PATIËNTGEGEVENS: Lengte: 183 Gewicht: 78 Co-morbiditeit: Ja, te weten Cardiaal 1. Angina Pectoris 2. Decompensatio cordis Vasculair 1. Hypertensie Maag-darm 1. IBD (Crohn,ColitisUlcerosa etc) TUMORGEGEVENS: Sequentie: 2e primaire colorectaal carc Aantal tumoren: 1 tumor 1: Rectum 12 cm Beeldvorming: MRI bekken: Ja Echo abdomen: Nee CT bekken: Ja CT abdomen: Nee Endo-echo: Ja X of CT thorax: Nee PET-scan: Nee Klinische stagering: c T 2 N 1 M 0 () VOORBEHANDELING: Ja, te weten: Chirurgie: Stent geplaatst OPERATIE: Datum: Urgentie: Electief ASA-score: II Procedure: Anterior-resectie Benadering: Laparoscopie procedure Anastomose: Ja (stoma: Nee) 16

17 Aanvullende resecties: Neen (vw doorgroei), Neen (vw metastasen) POSTOPERATIEF BELOOP: Complicaties: Ja Re-interventie: Ja (Radiologisch) reden: Abces Ontslagdatum: HISTOPATHOLOGIE: p T 2 N 0 M 0, Adenocarcinoma, R1 Lymfeklier-ratio: 0 / 11 Extramurale veneuze invasie: Nee 17