Werkgeversportaal Bpf HiBiN

Werkgeversportaal Bpf HiBiN Handleiding Handleiding werkgeversportaal versie 2017.1 1

Inhoudsopgave 1. Algemeen... 3 1.1. Inleiding... 3 1.2. Wijzigen van gegevens... 3 1.3. Factuur op basis van aangeleverde gegevens... 3 1.4. Inloggen op het werkgeversportaal... 4 1.5. Een administratievoerder machtigen... 5 1.6. Vragen over het werkgeversportaal... 5 2. Wijzigen gegevens individuele deelnemers... 6 2.1. Inleiding... 6 2.2. Opvoeren nieuwe deelnemer: algemeen... 6 2.3. Opvoeren nieuwe deelnemer: salaris... 8 2.4. Opvoeren nieuwe deelnemer: oproepkrachten en deeltijdfactor... 9 2.5. Invoeren mutaties algemeen... 9 2.6. Wijzigen salaris individuele deelnemer... 11 2.7. Wijzigen deeltijdfactor (parttimepercentage)... 11 2.8. Wijzigen deeltijdfactor en oproepkrachten... 12 2.9. Invoeren mutatie uit dienst treden... 12 3. Wijzigen bulkgegevens deelnemers Bpf HiBiN... 13 3.1. Inleiding... 13 3.2. Eerst individuele wijzigingen, dan pas bulkmutatie... 13 3.3. Jaarlijkse wijziging salaris per 1 januari... 13 3.4. Inlezen salarisbestand (bulkmutatie)... 13 Handleiding werkgeversportaal versie 2017.1 2

1. Algemeen 1.1. Inleiding Het werkgeversportaal is bedoeld om het voor werkgevers aangesloten bij Bpf HiBiN mogelijk te maken digitaal wijzigingen door te geven die voor het uitvoeren van de pensioenregeling van belang zijn. Via het werkgeversportaal kunt u online: - Werknemers aanmelden en afmelden; - Een overzicht van werknemers met bijbehorende gegevens inzien; - Werknemersgegevens wijzigen; - Facturen (premienota s) inzien en downloaden; - Contactgegevens beheren; - Administratievoerders machtigen. Het aanleveren van gegevens via het werkgeversportaal biedt u verschillende voordelen, waaronder: - U hoeft alleen maar wijzigingen door te geven; - Eenvoudige bediening; - Altijd actueel inzicht in uw administratie; - Beveiligd aanleveren en uploaden van gegevens; - Controle van aangeleverde bestanden; - Facturen inzien. 1.2. Wijzigen van gegevens Het is voor u als werkgever mogelijk om uw bedrijfsgegevens en die van werknemers (deelnemers) te wijzigen. De via het werkgeversportaal doorgegeven wijzigingen worden na controle in het pensioenadministratiesysteem van Bpf HiBiN verwerkt. Na de controle van de gegevens door de pensioenadministratie, zijn de doorgevoerde wijzigingen in het werkgeversportaal zichtbaar. 1.3. Factuur op basis van aangeleverde gegevens U ontvangt maandelijks een factuur van Bpf HiBiN. De factuur is gebaseerd op de gegevens die u via het werkgeversportaal heeft aangeleverd. Dit is dus geen voorschot premienota meer. Het is dus heel belangrijk dat u elke periode de gewijzigde gegevens van uw werknemers volledig en op tijd aanlevert in het werkgeversportaal. In de brochure Facturen en betalingsvoorwaarden vindt u de uiterlijke aanleverdata en de maandelijkse factuurdatum. Let op. U hoeft via het werkgeversportaal alleen de wijzigingen in de gegevens voor de pensioenregeling door te geven. Heeft u in een maand geen wijzigingen in de werknemersgegevens, dan hoeft u niets door te geven. Handleiding werkgeversportaal versie 2017.1 3

1.4. Inloggen op het werkgeversportaal Op http://werkgevers.bpfhibin.nl vindt u het werkgeversportaal. U heeft per brief een gebruikersnaam en een wachtwoord ontvangen voor het werkgeversportaal van Bpf HiBiN. Het gebruikersnaam is gebaseerd op uw bij Bpf HiBiN bekende Loonheffingennummer. Eerste keer inloggen en wijzigen voorlopig e-mailadres Bij de eerste keer inloggen dient u het voorlopige (fictieve) e-mailadres te wijzigen. Dit dient een e-mailadres te zijn van de contactpersoon binnen uw onderneming! Hoe pas ik het e-mailadres aan? Nadat u bent ingelogd komt u op het startscherm terecht. Volg onderstaande stappen om de gebruikersnaam aan te passen. U gaat naar Onze gegevens Voer bij contactgegevens het e-mailadres in van de contactpersoon bij uw onderneming. Controleer uw gegevens en vul deze eventueel aan. Klik op bevestigen als alle gegevens juist en volledig zijn. Handleiding werkgeversportaal versie 2017.1 4

1.5. Een administratievoerder machtigen Het kan zijn dat u niet zelf, maar een administratievoerder (een loonservicebureau, administratie- of accountantskantoor) uw administratie verzorgt. In dat geval moet u de administratievoerder machtigen om voor u gegevens aan te leveren in het nieuwe werkgeversportaal. Let op! Indien u in het verleden een administratievoerder heeft gemachtigd om de gegevens bij Syntrus Achmea Pensioenbeheer (SAP) aan te leveren, dan dient u dat nogmaals te doen! Op het werkgeversportaal vindt u bij downloads het Machtigingsformulier Administratievoerder. U kunt dit formulier invullen met de benodigde gegevens, ondertekenen en e-mailen naar werkgevers@bpfhibin.nl. U kunt dit formulier ook gebruiken om een machtiging weer in te trekken of te wijzigen. 1.6. Vragen over het werkgeversportaal Heeft u ondanks deze handleiding nog vragen over het werkgeversportaal, dan kunt u contact met ons opnemen. Onze medewerkers helpen u graag! Wij zijn als volgt te bereiken. E-mailadres werkgevers@bpfhibin.nl Telefoonnummer 076-7640548 (op werkdagen bereikbaar van 8.30 tot 12.30 uur) Handleiding werkgeversportaal versie 2017.1 5

2. Wijzigen gegevens individuele deelnemers 2.1. Inleiding Het werkgeversportaal biedt u de mogelijkheid om zelf wijzigingen (mutaties) voor individuele deelnemers te verwerken. U kunt de volgende mutaties uitvoeren: Opvoeren nieuwe deelnemer Salariswijziging individuele deelnemer Wijziging deeltijdfactor (parttimepercentage) Deelnemer uit dienst (ontslag) 2.2. Opvoeren nieuwe deelnemer: algemeen Het opvoeren van een nieuwe deelnemer gaat in verschillende stappen. Stap 1 Nadat u bent ingelogd komt u op het startscherm terecht. Voor het opvoeren van een nieuwe deelnemer gaat u naar Werknemer toevoegen. Handleiding werkgeversportaal versie 2017.1 6

Stap 2 U voert een Burgerservicenummer (BSN) in om een werknemer te kunnen aanmelden. Vervolgens controleren wij het ingevulde BSN om twee redenen. De eerste reden is om te controleren of het BSN correct is. De tweede reden is om te bepalen of uw nieuwe werknemer in het verleden al deelnemer aan de pensioenregeling bij Bpf HiBiN is geweest. Na de controle van het BSN ziet u een groen vinkje verschijnen of u krijgt een foutmelding met de reden van de fout. Stap 3 Na de BSN controle en u ziet een groen vinkje, klikt u op Volgende. Handleiding werkgeversportaal versie 2017.1 7

Stap 4 U komt nu op een nieuwe pagina terecht waar u de deelnemersgegevens kunt invullen. Vul uw gegevens correct in. Na het invullen klikt u op Opslaan. Uw nieuwe werknemer is aangemeld. 2.3. Opvoeren nieuwe deelnemer: salaris Voor uw huidige én nieuwe werknemers geeft u één keer per het jaar het pensioengevend jaarsalaris door. Voor nieuwe medewerkers is dat het pensioengevend salaris op het moment van in dienst treden. Het pensioengevend salaris voor een deelnemer is gebaseerd op een arbeidsduur van 40 uur per week en bedraagt het vaste jaarsalaris in geld te vermeerderen met de vakantietoeslag en de vaste toeslagen van structurele aard, voor zover schriftelijk overeengekomen. Het pensioengevend salaris is gemaximeerd (1 januari 2017: 42.774). Handleiding werkgeversportaal versie 2017.1 8

2.4. Opvoeren nieuwe deelnemer: oproepkrachten en deeltijdfactor Indien u een nieuwe oproepkracht als deelnemer aanmeldt bij Bpf Hibin, dan behandelt u deze als een nieuwe werknemer met een variabel deeltijdpercentage. Dit betekent dat u voor oproepkrachten naast een pensioengevend jaarsalaris ook de deeltijdfactor in de maand van aanmelden invult. De deeltijdfactor berekent u door de daadwerkelijke gewerkte werkuren per week te delen door de normaal geldende werktijd per week. De deeltijdfactor rondt u af op twee decimalen. Meer informatie over het wijzigen van de deeltijdfactor bij oproepkrachten, kunt u lezen bij onderdeel 2.7. Wijzigen deeltijdfactor en oproepkrachten. 2.5. Invoeren mutaties algemeen Zowel het wijzigen van het salaris, het wijzigen van het deeltijdpercentage en als een werknemer uit dienst gaat (ontslag) verloopt in verschillende stappen. Stap 1 Nadat u bent ingelogd komt u op het startscherm terecht. Voor het wijzigen van gegevens gaat u naar Onze deelnemers Handleiding werkgeversportaal versie 2017.1 9

Stap 2 Alle (gewezen) deelnemers die bij uw onderneming hebben gewerkt kunt u zien bij Onze deelnemers. U kunt zoeken op Naam, BSN, Registratienummer of Geboortedatum. Daarnaast kunt u via status huidig en oud bepalen wie een actieve of gewezen deelnemer is bij Bpf HiBiN. Om de gegevens te wijzigen (muteren) klikt u op de desbetreffende deelnemer. Stap 3 U bent nu in het dossier van de deelnemer. Hier vindt u algemene informatie zodat u snel kunt zien om welke deelnemer het gaat. Om de dienstverbandgegevens te zien en gegevens te wijzigen klikt u op Naar polisgegevens. Handleiding werkgeversportaal versie 2017.1 10

Stap 4 Bij polisgegevens vindt u de werkgever- en salarisgegevens. U ziet tevens welke wijzigingen u kunt uitvoeren voor deze deelnemer. 2.6. Wijzigen salaris individuele deelnemer Voor uw huidige én nieuwe werknemers geeft u één keer per het jaar het pensioengevend jaarsalaris door. Voor de huidige werknemers is dat het pensioengevend salaris per 1 januari. Voor nieuwe medewerkers is dat het pensioengevend salaris op het moment van in dienst treden. Zie onderdeel 2.2. Opvoeren nieuwe deelnemer. Dit betekent dat geen rekening wordt gehouden met salarisaanpassingen gedurende het jaar. Uitzondering daarop is indien u een verkeerd salaris hebt opgegeven bij het exportbestand voor de bulkmutatie (zie hoofdstuk 3) en dat wilt corrigeren. Mocht u correcties op het salaris willen aanbrengen, dan kunt u dat doen door op individuele basis mutaties door te voeren bij Werknemers. Voor de mutatie Salariswijziging volgt u de stappen zoals hierboven bij onderdeel 2.4. omschreven. Het enige wat u vervolgens nog hoeft te doen is het nieuwe salaris in te vullen. Hierna klikt u op Opslaan. De mutatie is verzonden. Na verwerking door Bpf HiBiN worden de polisgegevens bijgewerkt. 2.7. Wijzigen deeltijdfactor (parttimepercentage) Voor de mutatie Wijzigen deeltijdfactor (parttimepercentage) volgt u de stappen zoals hierboven bij onderdeel 2.4. omschreven. Het enige wat u vervolgens nog hoeft te doen is het deeltijdpercentage in te vullen. Hierna klikt u op Opslaan. De mutatie is verzonden. Na verwerking door Bpf HiBiN worden de polisgegevens bijgewerkt. Handleiding werkgeversportaal versie 2017.1 11

2.8. Wijzigen deeltijdfactor en oproepkrachten U levert wijzigingen in uw gegevens iedere maand aan. Heeft u een oproepkracht in dienst dan bouwt deze deelnemer pensioen op, op basis van de daadwerkelijk gewerkte uren in de betreffende maand. Heeft u een oproepkracht waarvan het daadwerkelijk aantal gewerkte uren in de maand van aanlevering afwijkt ten opzichte van de vorige maand, dan wijzigt u dat door het deeltijdpercentage aan te passen. Let op, het salaris wijzigt u niet! Heeft u een oproepkracht die in een maand niet heeft gewerkt, dan vult u bij deeltijdpercentage voor die maand 0 in. Let op, het salaris wijzigt u niet! 2.9. Invoeren mutatie uit dienst treden Voor de mutatie Uitdiensttreding (ontslag) volgt u de stappen zoals hierboven omschreven. Het enige wat u vervolgens nog hoeft te doen is de datum uit dienst in te vullen. Hierna klikt u op Opslaan. De mutatie is verzonden. Na verwerking door Bpf HiBiN worden de polisgegevens bijgewerkt. Handleiding werkgeversportaal versie 2017.1 12

3. Wijzigen bulkgegevens deelnemers Bpf HiBiN 3.1. Inleiding Het werkgeversportaal biedt u naast de mogelijkheid voor iedere deelnemer afzonderlijk wijzigingen door te voeren ook de mogelijkheid om zogenaamde bulkmutaties voor alle deelnemers, zoals bijvoorbeeld het nieuwe jaarsalaris, collectief in één keer te verwerken. 3.2. Eerst individuele wijzigingen, dan pas bulkmutatie Voordat u een bulkmutatie gaat verwerken, is het belangrijk dat u eerst de individuele wijzigingen per 1 januari verwerkt. Dit betreft: Opvoeren nieuwe deelnemer (inclusief salaris!) Wijziging deeltijdfactor (parttimepercentage) Deelnemer uit dienst (ontslag) 3.3. Jaarlijkse wijziging salaris per 1 januari Voor uw werknemers die op 31 december in dienst waren en op 1 januari van het nieuwe jaar in dienst zijn, geeft u één keer per het jaar het pensioengevend jaarsalaris door. Voor de huidige werknemers is dat het pensioengevend salaris per 1 januari. Het pensioengevend salaris voor een deelnemer is gebaseerd op een arbeidsduur van 40 uur per week en bedraagt het vaste jaarsalaris in geld te vermeerderen met de vakantietoeslag en de vaste toeslagen van structurele aard, voor zover schriftelijk overeengekomen. Het pensioengevend salaris is gemaximeerd (1 januari 2017: 42.774). 3.4. Inlezen salarisbestand (bulkmutatie) Het aanpassen van het salaris per 1 januari is een zogenaamde bulkmutatie. Het verwerken van een bulkmutatie gaat in verschillende stappen. Stap 1 Nadat u bent ingelogd komt u op het startscherm terecht. Voor het inlezen van een salarisbestand gaat u naar Mutaties. Handleiding werkgeversportaal versie 2017.1 13

Stap 2 Vanuit uw salarisadministratie maakt u een exportbestand van alle werknemers die per 1 januari pensioen opbouwen bij Bpf HiBiN. In het exportbestand levert u drie onderdelen aan: - Een Burgerservicenummer (BSN); - De naam van de werknemer; en - Een voltijds jaarsalaris van de desbetreffende werknemer. Belangrijk bij het exportbestand is dat het jaarsalaris behorende bij het BSN en naam van de werknemer zich op dezelfde regel bevindt. Op het werkgeversportaal vindt u een exportbestand wat u dient te gebruiken. Voorbeeld salarisbestand in.xls. Stap 3 Bij de Mutatie import kiest u vervolgens het soort mutatiebestand dat u wilt inlezen. Op dit moment is de enige keuze Salariswijziging. Deze kiest u. Stap 4 Na de keuze van Salariswijziging gaat u het exportbestand uploaden. Dit kunt u doen door via Kies bestand het ingevulde exportbestand te selecteren. Het exportbestand wordt na selecteren geüpload. Handleiding werkgeversportaal versie 2017.1 14

Stap 5 Als het bestand is geüpload klikt u op Opslaan. Vanaf dit moment zal het exportbestand worden verwerkt door de pensioenadministratie van Bpf HiBiN. Het exportbestand is hiermee dan ook definitief. Mocht u correcties willen aanbrengen dan kunt u dat alleen doen door op individuele basis mutaties door te voeren bij Werknemers. Zie hiervoor onderdeel 2.6 Wijzigen salaris individuele deelnemer. Stap 6 U ontvangt een e-mail als het bestand is verwerkt. Ook kunt u de voortgang volgen bij statusoverzicht. Handleiding werkgeversportaal versie 2017.1 15