SNELSTART HANDLEIDING LYNC Deze snelstart handleiding verzorgd je met uitleg van de volgende basis functies van Lync: Bel, mail, bericht jouw contacten Doorschakelen (met en zonder ruggespraak) Gesprekken doorsturen Koppel jouw agenda aan Lync Voicemailbericht instellen Uitzetten of uitschakelen voicemail Voicemail afluisteren Voor meer handleidingen kijk op de Lync website van de ICTS: (http://www.utwente.nl/icts/lync/gebruik-handleidingen/) Hier zijn zowel handleidingen voor Windows als voor MAC te vinden. VOORDAT JE BEGINT Deze handleiding is voor medewerkers van de Universiteit Twente. Dit is een algemene handleiding. Het kan zijn dat de stappen enigszins afwijken van de stappen die jij moet uitvoeren. Bij het doorlopen van de handleiding zul je regelmatig handelingen moeten uitvoeren. Hierbij wordt een vaste schrijfwijze gehanteerd: referenties naar tekst en knoppen op schermen zijn cursief gedrukt, gegevens die je zelf moet invullen zijn vet gedrukt.
BEL, MAIL, BERICHT JOUW CONTACTEN INTRODUCTIE Er zijn verschillende manieren waarop je contact kunt opnemen met een contactpersoon. In deze handleiding leggen we uit hoe je iemand kunt bellen, een berichtje kunt sturen, een video gesprek kan voeren en een e- mail kunt sturen. CONTACT OPNEMEN MET EEN CONTACTPERSOON STAP 1: ACTIVEER CONTACTPERSOON Houdt de muisaanwijzer stil boven de schermafbeelding van de contactpersoon. Een balkje met icoontjes verschijnt. STAP 2: KIES EEN OPTIE Optie (1): een bericht sturen Optie (2): bellen Optie (3): een video gesprek voeren Optie (4): een e-mail sturen
DOORSCHAKELEN/FORWARDING Er zijn verschillende manieren om een gesprek door te geven naar derden: 1. doorschakelen 2. doorschakelen met ruggespraak 3. gesprekken doorsturen naar je voicemail/ een ander nummer 1. DOORSCHAKELEN Wanneer je het gesprek wil doorschakelen naar een derde persoon gaat dat als volgt: 1. Beweeg de muis over de belknop. 1. Klik op Transfer Call 2. Kies een nummer in de lijst die verschijnt of klik op Another Person or Number en zoek daar naar de derde persoon. 2. DOORSCHAKELEN MET RUGGESPRAAK Wanneer je het gesprek wil doorschakelen met ruggespraak naar een derde persoon, volg je deze stappen. Hang gedurende deze stappen niet op. Zet de beller in de wacht met. Bel persoon drie waar naar doorverbonden moet worden.
Beweeg de muis over de belknop. In het menu dat verschijnt klik je eerst op Transfer Call en daarna onder Current Conversations de eerste persoon. 3. GESPREKKEN DOORSTUREN INTRODUCTIE Deze handleiding beschrijft hoe je gesprekken door kunt sturen naar je voicemail of een ander nummer. STAP 1: SELECTEER HET FORWARDING MENU Klik op onderaan het Lync venster. Naast dit symbool kun je ook zien hoe jouw inkomende gesprekken op dit moment doorgestuurd worden. In dit geval staat het doorsturen van inkomende gesprekken uit (call forwarding off).
STAP 2: DOORSTUUR OPTIES Een venster opent met snelkoppelingen voor doorstuur opties, onderaan staat Call Forwarding Settings voor uitgebreidere opties. Klik nu op Call Forwarding Settings. STAP 3: INSTELLEN DOORSTUUR OPTIES Selecteer de optie die je nodig hebt: Optie (1) zet het doorsturen van inkomende gesprekken uit. Optie (2) stuurt je inkomende gesprekken door naar jouw voicemail of een ander nummer. Dit kun je instellen in het dropdown menu achter (2). Optie (3) laat de inkomende gesprekken tegelijkertijd doorsturen naar een ander nummer. Dit kun je instellen in het dropdown menu achter (3). Klik op OK.
KOPPEL JOUW AGENDA AAN LYNC INTRODUCTIE Deze handleiding beschrijft hoe je je outlook agenda koppelt aan je Lync (status). AGENDA KOPPELEN STAP 1: OPTIES Klik op het tandwieltje (zie beneden rode cirkel) om naar Opties te gaan. STAP 2: AGENDA KOPPELEN Klik op het tabblad Personal. Kies voor Microsoft Exchange or Microsoft Outlook in het dropdown menu onder Personal information manager. Vink Update my presence based on my calendar information aan (1). Vink (2) aan als je wilt dat de contactpersonen in de lijst Workgroup kunnen zien wat het onderwerp en de locatie van je afspraak zijn. Vink (3) aan als je contactpersonen je out of office informatie mag zien. Klik op OK.
VOICEMAIL Hier volgen verschillende handleidingen met betrekking tot de voicemail: 1. Voicemail instellen 2. Uitstellen of uitschakelen voicemail 3. Voicemail afluisteren 1. VOICEMAILBERICHT INSTELLEN STAP 1: TABBLAD PHONE Activeer het tabblad Phone door op te klikken. STAP 2: VOICEMAILBERICHT INSTELLEN Klik op het voicemail icoon. Klik op Change Greetings. Lync belt je voicemail. Volg de instructies.
2. UITSTELLEN OF UITSCHAKELEN VOICEMAIL Je kan de instellingen aanpassen zodat het langer duurt voordat er overgeschakeld wordt naar de voicemail of je kan voicemail uitschakelen. Tijd langer maken voordat een gesprek naar Voicemail gaat (nu 20 seconden) in de Lync opties. De tijd kan maximaal ingesteld worden op 60 seconden. Stap 1: In Lync ga je naar Options en dan Call Forwarding voor de optie: UITSCHAKELEN VOICEMAIL Stap 1: Log in op OWA (https://xs.utwente.nl) en ga naar options en dan naar phone Druk op het + teken om een nieuwe regel aan te maken. Noem die regel bijvoorbeeld No Voicemail en kies in het eerste drop veld [Apply to all calls]
Bij Do the following kies je niks door Select One in te stellen. Klik op Save dan volgt de Warning: Klik op Yes Er is nu een regel gemaakt met de volgende eigenschappen: ask the caller to call back later Deze kan eenvoudig aan of uitgezet worden.
3. VOICEMAIL AFLUISTEREN STAP 1: TABBLAD PHONE Activeer het tabblad Phone door op te klikken. STAP 2: VOICEMAIL AFLUISTEREN Houdt je muisaanwijzer stil boven de profielfoto van de contactpersoon. Een balkje met iconen verschijnt. Klik op Play om het bericht af te spelen.