Werkplek hardware en supplies

Nota van Inlichtingen Werkplek hardware en supplies Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: Werkplek hardware en supplies ROC ID College TN-59463 Omschrijving: Werkplek hardware De aanbesteding betreft de aanschaf van werkplek hardware en supplies. Voor deze aanbesteding is een kernassortiment bepaald waarvoor het IDC de komende contractperiode vaste afspraken voor wil maken. Het kernassortiment omvat de volgende producten: - Desktop standaard - Desktop zwaar - Laptop standaard - Monitor (LED) >= 24 (1920 x 1080 wide LED) - Monitor (4K) >= 24 Naast dit kernassortiment zal ook ICT supplies (muizen, toetsenborden, kabels, converters, USB-sticks, tablets etc. en afwijkende werkplekapparatuur) onder deze raamovereenkomst worden afgenomen. Met name bij deze categorie van producten is er sprake van een groot deel aan indirecte kosten. Derhalve heeft deze aanbesteding mede tot doel om het factuurproces zo goed als mogelijk te optimaliseren en daarmee het aandeel indirecte kosten te verkleinen. Bring Your Own Device / Choice Your Own Device IDC is op dit moment bezig om een Bring Your Own Device (BYOD) beleid voor medewerkers en studenten in de organisatie te implementeren. Om dit beleid verder te faciliteren vraagt het IDC optioneel het beschikbaar stellen van een webportal uit, waarop zowel medewerkers als studenten producten kunnen bestellen die geschikt zijn om te gebruiken binnen het ICT-domein van IDC. Buiten de scope van deze aanbesteding: Thin clients; Rekencentrum hardware (zoals servers); Beheer; Aanvullende diensten t.b.v. werkplek hardware. Toelichting: Betreft Eis 6, 13 en 14 87 Vraag Kunt u bevestigen dat er geen 23.6 en/of 23.8 monitoren mogen worden aangeboden en dat het formaat echt specifiek 24 inch of groter dient te zijn? Nee, een afmeting van 23,8 inch is ook akkoord. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 06-03-2015 Pagina 1 of 8

Categorie Bestek/beschrijvend document Betreft CYOD 88 Vraag IDC is op dit moment bezig om een Bring Your Own Device (BYOD) beleid voor medewerkers en studenten in de organisatie te implementeren. Om dit beleid verder te faciliteren vraagt het IDC optioneel het beschikbaar stellen van een webportal uit, waarop zowel medewerkers als studenten producten kunnen bestellen die geschikt zijn om te gebruiken binnen het ICT-domein van IDC. U geeft aan dat dit optioneel is. Wat geeft voor u de doorslag dat u hier gebruik van gaat maken? En welke devices worden hierin dan opgenomen, zijn dit dezelfde producten als het kernassortiment of zijn dit andere producten? Het besluitvormingstraject over dit onderwerp is momenteel nog niet afgerond. Of deze dienstverlening wordt afgenomen is derhalve nog onzeker. Bij positieve besluitvorming zal in overleg met de doelgroep en de leverancier een assortiment worden samengesteld. De wensen van de doelgroep zullen daarin een belangrijke inbreng zijn. Het afnemen van dergelijke dienstverlening is daarnaast afhankelijk van het aanbod dat dan wordt gedaan. Categorie Bestek/beschrijvend document Betreft Monitoren 89 Vraag U vraagt twee monitoren, terwijl in het prijzenblad er slechts 1 monitor staat vermeld, alleen met verschillende aantallen. Welke wilt u aangeboden krijgen? Dit komt omdat u voor het 4K scherm geen prijs hoeft af te geven. Deze schermen behoren wel tot de scope van deze aanbesteding. De verwachting is echter dat deze in de eerste periode weinig tot niet zullen worden afgenomen. Categorie Bestek/beschrijvend document Betreft Thin clients 90 Vraag Met welke redenen houdt u de thin clients buiten deze aanbesteding? Naar het oordeel van het ID College hebben thin clients een sterke relatie met de back end van het systeem. Derhalve is besloten om dit mee te nemen in de aanbesteding voor netwerk componenten. Betreft Beoordeling 91 Vraag Kunt u aangeven uit hoeveel mensen de beoordelingscommissie bestaat en welke disciplines er in deze commissie zitten? De aanbesteding wordt begeleid door een multidisciplinair team waarin inkoop, ICT, Juridische Zaken en Planning & Control zijn vertegenwoordigd. Betreft Eis-3 92 Vraag Wat bedoelt u in eis 3 met N-1? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 06-03-2015 Pagina 2 of 8

Hier wordt bedoeld dat de bedoelde software, drivers en manuals minimaal een jaar beschikbaar zijn voor de Opdrachtgever. N staat in deze voor de datum op dat moment en 1 voor één jaar terug. Betreft Eis 10 - desktops 93 Vraag U vraagt Display Port/DVI, de desktop dient te beschikken over een display Port of DVI poort. Daarnaast vraagt u ook HDMI, De desktop dient over een digitale poort te beschikken die (middels adapter) aansluiten op HDMI mogelijk maakt. Een displayport is ook een digitale aansluiting. Kunt u hier wat specifieker over zijn, is 2x displayport bijvoorbeeld ook een optie i.p.v. HDMI. HDMI aansluitingen zien wij namelijk meer bij consumentenproducten en veel minder bij zakelijke producten. Ja, dit is akkoord. Als er maar minimaal een digitale poort op zit die eventueel middels een convertor (zie andere eisen) om te zetten is naar HDMI. Betreft Eis 12 - Zware desktop 94 Vraag U vraagt in eis 12 Display Port: De Desktop dient minimaal over 1 Dislayplay Port of 1 HDMIpoort te beschikken en HDMI: De Desktop dient minimaal over 1 HDMI poort of 1 display Port te beschikken. Volgens ons vraagt u hier exact hetzelfde. Hoe moeten wij dit lezen? Dat is correct. De Desktop dient minimaal over 1 Display Port of 1 HDMI-poort te beschikken Betreft Eis 69 - levertijden / vraag 9 1e NvI 95 Vraag U houdt vast aan een levertermijn van 10 werkdagen, ondanks het feit dat diverse potentiele inschrijvers hebben aangegeven dat de built-to-order producten, zoals door u zijn gevraagd, dit zijn namelijk geen standaard configuraties en kennen dus bij nagenoeg alle A-merk fabrikanten een levertijd van 2 a 3 weken, hier kunnen de inschrijvende partijen niets aan veranderen, helaas. Wij willen u vragen om in ieder geval voor de eerste bestellingen, m.a.w. aan het begin van de overeenkomst, een levertijd toe te staan van 15 werkdagen, zodat wij op basis van een forecast de producten voor u kunnen inkopen en deze voor u op voorraad houden. Hierdoor heeft u slechts 1 keer 'last' van een langere levertijd (tijdens de opsatartfase) en kunnen wij u gedurende het jaar voorzien in de door u geeiste levertijd van 10 werkdagen. Wat vindt u van deze geboden oplossing? Dit is akkoord. Betreft Vraag 3 1e NvI 96 Vraag Wat verstaat u onder technische opvolgers? Wat zijn daarvoor uw criteria? Deze werkwijze is voor ons niet acceptabel. Hiermee ligt het volledige risico aan de zijde van Opdrachtgever. Bovendien heeft Opdrachtnemer totaal geen incentive om de inkoopprijs naar beneden te krijgen, hetgeen wel in het belang van Opdrachtgever is. Dezelfde marge bij een hogere inkoopprijs levert nu eenmaal netto meer op. Daarnaast is dan onzichtbaar hoe kickback-fees worden verwerkt in de inkoopprijs. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 06-03-2015 Pagina 3 of 8

Categorie Bestek/beschrijvend document Betreft Bijlage 2 Prijsinvulformulier / Vraag 3 en 39 1e NvI 97 Vraag Het ID College heeft besloten om af te zien van het methode 'listprijs - korting', dit juichen wij alleen maar toe. Echter heeft u nu bepaalt dat de inschrijvers nu een netto prijs dienen af te geven per product. Voor de desktop, laptop en schermen geldt dat deze prijs voor de komende twee jaar vast is. Daarbij geeft u o.a. aan dat wij op basis van onze ervaring in de markt een prijs kunnen bepalen die recht doet aan ieders belangen en een juiste balans geeft van de risico's. Wij zouden willen dat dit zo was. Wij kunnen haast al niet bepalen wat een prijs over 3 maanden gaat doen, laat staan over twee jaar. Geen enkele inschrijver of fabrikant kan u de garantie geven voor 2 jaar een vaste prijs. Wij willen u dringend verzoeken om te kiezen voor de methodiek waarbij inschrijvers een vast opslagpercentage moeten opgeven (minimaal 2 a 3 % voor de gevraagde dienstverening) die inschrijvers mogen hanteren op de inkoopprijzen die deze inschrijver heeft bij de fabrikanten. De inkoopprijzen van Inschrijver zijn voor u volledig verifieerbaar, waardoor deze methodiek zorgt voor optimale transparantie en u zeker bent van goede prijzen. Deze werkwijze is voor ons niet acceptabel. Hiermee ligt het volledige risico aan de zijde van Opdrachtgever. Bovendien heeft Opdrachtnemer totaal geen incentive om de inkoopprijs naar beneden te krijgen, hetgeen wel in het belang van Opdrachtgever is. Dezelfde marge bij een hogere inkoopprijs levert nu eenmaal netto meer op. Daarnaast is dan onzichtbaar hoe kickback-fees worden verwerkt in de inkoopprijs. Betreft Eis 10 98 Vraag Desktop Standaard USB-poorten: Er bevinden zich op de voorkant van de Desktops minimaal 2 USB 3.0 poorten en op de achterkant van de Desktops bevinden zich minstens 4 vrije USB poorten, waarvan minimaal 2 in 3.0 uitvoering. Gaat IDC akkoord met wijziging naar: minimaal 2 USB 3.0 poorten en op de achterkant van de Desktops bevinden zich minstens 3 vrije USB 2.0 poorten. Nee, dit is niet akkoord. USB 3.0 moet zowel aan voorzijde als achterzijde beschikbaar zijn in de uitgevraagde minimale hoeveelheden. Betreft Eis 12 99 Vraag Desktop Zwaar Er bevinden zich op de voorkant van de Desktops minimaal 2 USB 3.0 poorten en op de achterkant van de Desktops bevinden zich minstens 4 vrije USB poorten, waarvan minimaal 2 in 3.0 uitvoering; Gaat IDC akkoord met wijziging naar: minimaal 2 USB 2.0 poorten aan de voorkant en op de achterkant van de Desktops bevinden zich minstens 4 vrije USB poorten, waarvan minimaal 2 in 3.0 uitvoering Nee, dit is niet akkoord. USB 3.0 moet ook aan voorzijde beschikbaar zijn in de uitgevraagde minimale hoeveelheden. Betreft Eis 8 100 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 06-03-2015 Pagina 4 of 8

Eis 8 Van de te leveren hardware dienen de specifieke modellen / configuraties minimaal één (1) jaar na aanvang van de levering beschikbaar te blijven. Intel introduceert dit jaar de nodige nieuwe processor en chipset-lijnen waardoor geen fabrikant kan voldoen aan bovengenoemde eis. Is Aanbesteder bereid deze eis te wijzigen naar 6 maanden? Nee, dit is niet akkoord. Voor het eerste jaar geld dat de modellen/configuraties 1 jaar na inschrijvingstermijn geleverd dienen te worden. Dit houdt in dat voor het eerst na ca. 6,5 maand na ingangsdatum van de overeenkomst een technologische opvolger geïntroduceerd kan worden. Betreft Eis 10 101 Vraag Eis 10 Bluetooth <Optioneel> Bluetooth in desktops is niet of nauwelijks beschikbaar. Is het toegestaan Bluetooth te realiseren middels een USB naar Bluetooth dongle? Ja, dit is akkoord. Betreft Eis 12 102 Vraag Eis 12 Systeemkast Is onze aanname correct dat de eis voor vertikaal en horizontaal gebruik alleen voor de small form factor geldt en niet voor de minitower behuizing? Ja, uw aanname is correct. Betreft Eis 17 103 Vraag Eis 17 Disk Is onze aanname correct dat Aanbesteder allleen SSD disken van minimaal 200 Gbyte accepteert en geen SSHD disken? Ja, uw aanname is correct. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Prijsinvulformulier 104 Vraag U geeft aan dat de prijzen voor de desktops, laptop en monitoren 2 jaar lang vast dienen te staan en technologische opvolgers gedurende die periode voor maximaal dezelfde prijs geleverd dienen te worden. Omdat wij eventuele veranderingen in de dollarkoers op moeten vangen en gezien het feit dat technologische opvolgers doorgaans bij introductie duurder zijn dan het model dat End of Life gaat door toepassing van de nieuwste technologie, zijn wij genoodzaakt een aanzienlijke buffer op te nemen in onze prijs. De aangeboden nettoprijzen liggen hierdoor hoger dan nodig. Een voor ID College gunstigere en tevens transparante prijsopbouw is een inkoopprijs met opslagpercentage, waarbij het opslagpercentage voor 2 jaar vastgelegd kan worden. U heeft op deze manier een betere prijs en door het overleggen van inkoopfacturen heeft u altijd inzicht in de prijsopbouw. Bent u bereid het prijsinvulformulier hierop aan te passen? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 06-03-2015 Pagina 5 of 8

Deze werkwijze is voor ons niet acceptabel. Hiermee ligt het volledige risico aan de zijde van Opdrachtgever. Bovendien heeft Opdrachtnemer totaal geen incentive om de inkoopprijs naar beneden te krijgen, hetgeen wel in het belang van Opdrachtgever is. Dezelfde marge bij een hoger bedrag levert nu eenmaal netto meer op. Betreft Vraag 3 en 39 Nota van Inlichtingen 105 Vraag U geeft aan dat de nettoprijs die nu wordt opgegeven door Inschrijvers ook geldt als plafondbedrag bij technologische opvolgers. Dit is niet realistisch om van Inschrijvers te eisen. Inschrijver heeft geen enkele invloed op de prijs die een fabrikant voor een technologische opvolger hanteert. Het is voor Inschrijver daarom onmogelijk om op basis van kennis van de markt een prijs te bepalen die recht doet aan ieders belangen en een juiste balans geeft van de risico s. Inschrijvers moeten nu een hogere prijs afgeven om het risico te beperken dat de kostprijs van een technologische opvolger hoger blijkt te zijn dan de configuratie die nu aangeboden wordt. Hierdoor ontvangt u niet de scherpst mogelijke prijs. Inschrijver verzoekt u de zinsnede deze prijs dient echter wel als plafondbedrag bij technologische opvolgers te laten vervallen. Graag uw akkoord. Nee, dit is niet akkoord. De vast prijs blijft gehandhaafd. Wij gaan er vanuit dat naarmate het model langer loopt, u het model ook goedkoper kunt inkopen. U dient uw prijs zodanig te kiezen, en als expert zijn wij van mening dat u dit kunt, dat pieken en dalen opgevangen kunnen worden. Zo levert u soms met een grotere marge, maar soms ook met verlies. Om budgettaire redenen wil het ID College een voorspelbaar uitgave patroon. Derhalve wil zij graag werken met een zo vast mogelijke prijs. Betreft Vraag 52 Nota van Inlichtingen 106 Vraag U geeft in aan dat een groot deel van de laptops binnen het ID College uit Dell Latitude laptops en dat hiervoor een prijs een adapter afgegeven moet worden. Om de juiste type adapters te kunnen aanbieden, verzoeken wij u de exact gebruikte type Dell Latitude laptops aan te geven. Het gaat om de types Lattitude 5540 en 6540. De adapter heeft een vermogen van 90W. Betreft Vraag 64 Nota van Inlichtingen 107 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 06-03-2015 Pagina 6 of 8

U antwoordt in de NvI bij vraag 64 dat goedkoopste versie van Windows mag worden gekozen. De formulering die u op dit moment aanhoudt, biedt inschrijvers de mogelijkheid desktops / laptops aan te bieden met een losse Windows XP (welke vaak in het buitenland ingekocht worden) licentie. Volgens de regelgeving van Microsoft dient de uitleverdatum van een OEM licentie overeen te komen met het te leveren product ( laptop of desktop). Een OEM licentie is dus vanaf begin tot eind gekoppeld aan de hardware. De eerder genoemde losse OEM licentie constructie wordt officieel dus niet geaccepteerd door Microsoft in combinatie met uw huidige licentie agreement. Daarnaast valideert een eventuele KMS-server (als aanbestedende dienst hiervan gebruik maakt) in uw lokale netwerk naast de individuele licenties, ook de OEM-string welke in de BIOS staat. Aangezien door het meeleveren van een losse Windows XP licentie er geen OEM-string is opgenomen in de bios door de fabrikant bij aanschaf van de nieuwe hardware, gaat de KMS-server de licentie niet activeren. Hierdoor bent u niet in staat om te upgraden naar Windows 7 of 8 of het toekomstige Windows 10. Wij willen u daarom verzoeken om eis 11 aan te passen in: U bent ermee bekend en gaat ermee akkoord dat de geleverde desktops en laptops met minimaal een OEM versie van Windows uitgerust dienen te zijn. De gebruikte licenties vereisen een onderliggende OEM licentie van Microsoft Windows op de aan te schaffen pc's. Derhalve dient een OEM licentie van minimaal Windows 7 meegeleverd te worden. Het operating system dient voor-geïnstalleerd te zijn door de fabrikant op het systeem. Gaat u hiermee akkoord? De OEM licentie zal door de leverancier in een build to order proces geleverd moeten worden. Dit heeft tot gevolg dat de pc kast een sticker met een OEM code bevat. Het ID College kan upgraden van elke versie van Windows, dus bijv. vista of 7 home, kunnen wij upgraden naar Windows 7, 8.1, 10 enterprise. Betreft Vraag 5 NvI 108 Vraag Om de juiste voedingsadapter en ook de juiste docking (in verband met het benodigde wattage) aan te kunnen bieden willen wij u vragen of u kunt aangeven welk type laptop u momenteel van Dell gebruikt? Dell Lattitude 6540. Let op: het ID College wil geen modelspecifieke dockingstations. Betreft Vraag 9 NvI 109 Vraag U geeft aan dat de levertijd de twee weken niet mag overschrijden. Dit betekent dat inschrijvers apparatuur voor u op voorraad moeten nemen als dit built to order modellen zijn. Kunt u ons garanderen dat het ID College deze apparatuur (binnen de aangegeven aantallen uit het prijzenblad) wel afneemt binnen een jaar? Nee, het ID College geeft deze garantie niet. Betreft Vraag 25 NvI 110 Vraag Het antwoord is ons niet geheel duidelijk. Kunt u voor de volledigheid bevestigen dat het meenemen en wipen van oude apparatuur deel uitmaakt van de inname en wij dit nu niet in de prijs hoeven op te nemen? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 06-03-2015 Pagina 7 of 8

Het innemen en wipen van oude apparatuur zal incidenteel plaatsvinden. Het klopt dat u voor deze dienstverlening nu geen prijs hoeft op te geven. Betreft Vraag 33 NvI 111 Vraag Wij willen u nogmaals vragen of u bereidt bent om de stelde termijn bij eis 41 aan te passen naar 8 werkdagen (in plaats van twee weken). Dit zodat inschrijver een DOA kan aanmelden bij de desbetreffende fabrikant en er geen onnodige kosten ontstaan die prijsverhogend werken. Bent u hiertoe bereid? Nee, hiertoe is het ID College niet bereid. We willen u erop wijzen dat het vervangen of repareren van een DOA ook is toegestaan. Betreft n.a. 112 Vraag Bij de vendoren heerst nog enige onduidelijkheid omtrent de processoren voor de desktops. Wij verzoeken u daarom onderstaande vraag nog te beantwoorden: U vraagt om een dual core processor met een kloksnelheid tussen 2.6 en 3.6 GHz. Kunt u bevestigen dat 3.6 GHz een maximum kloksnelheid is? Een hogere kloksnelheid is namelijk niet nodig voor de gevraagde benchmarkscores en heeft dan enkel een hogere TDP (thermal power design) en daarmee hoger energieverbruik tot gevolg. Ja, dit is correct. De kloksnelheid dient te liggen tussen minimaal 2,6 en maximaal 3.6 GHz. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 06-03-2015 Pagina 8 of 8