Stedelijk reglement betreffende de erkenning en betoelaging van initiatieven huistaakbegeleiding en studiecoaching Goedgekeurd in de gemeenteraad van 20 oktober 2008 Bekendgemaakt op 23 oktober 2008 Artikel 1. Voorwerp Het college van burgemeester en schepenen kan laagdrempelige Gentse initiatieven voor huistaakbegeleiding en studiecoaching erkennen en betoelagen volgens de normen en voorwaarden die hier worden vastgelegd. Dit reglement kadert in de uitvoering van de beleidsovereenkomst van 14 december 2007 tussen de Vlaamse Gemeenschap en de stad Gent voor de periode 2008-2013 in het kader van het Vlaamse Stedenfonds. Artikel 2. Verklarende woordenlijst In dit reglement wordt verstaan onder: DOOSG: departement Onderwijs en Opvoeding stad Gent Vrije tijd: alle tijd buiten de schooltijd. Deelnemer: schoolgaande jongere van 5 tot 25 jaar die woont of verblijft in Gent. Huistaakbegeleiding en studiecoaching: Alle activiteiten in de vrije tijd die deelnemers ondersteunen bij de uitvoering of voorbereiding van hun schooltaken waarbij het leren zelfstandig werken en leren leren voorop staan. De activiteiten gaan door op school en/of thuis en/of in een apart lokaal. Een vrijwilliger/begeleider: Iemand die onbezoldigd meewerkt, maar een onkostenvergoeding kan krijgen. Werkingsjaar: termijn van één jaar lopende van 1 januari tot 31 december. Werkingsverslag: overzicht van de werking van het voorbije werkingsjaar volgens het format geleverd door de DOOSG Financieel verslag: overzicht van de inkomsten en uitgaven van het voorbije werkingsjaar, in het kader van de uitvoering van dit reglement, volgens het format geleverd door de DOOSG. Initiatief: activiteit van huistaakbegeleiding en studiecoaching georganiseerd door een VZW of feitelijke vereniging gevestigd op het Gents grondgebied. Startend initiatief: initiatief dat nog geen volledig werkingsjaar operationeel is.
Artikel 3. Basisvoorwaarden om erkend te worden als initiatief huistaakbegeleiding en/of studiecoaching : 1. De activiteiten van het initiatief moeten beantwoorden aan de omschrijving voor huistaakbegeleiding en studiecoaching zoals beschreven in artikel 2. 2. Het initiatief wordt georganiseerd door een VZW of een feitelijke vereniging. 3. Het initiatief bereikt minstens 10 deelnemers. 4. Het initiatief werkt hoofdzakelijk met vrijwilligers. 5. Er worden verzekeringen afgesloten die de burgerrechtelijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen dekken van de vrijwilligers/begeleiders én deelnemers. Er moet een brandverzekering kunnen voorgelegd worden voor het lokaal dat het initiatief voor zijn activiteiten in het kader van dit reglement gebruikt. 6. Er wordt géén vergoeding gevraagd aan de deelnemers voor de huistaakbegeleiding en studiecoaching. 7. Het initiatief betrekt de ouders en de school van de deelnemer bij hun actie. Dit gebeurt minstens bij de opstart en het einde van de begeleiding van iedere deelnemer. 8. Frequentie en duur: Minstens 1 activiteit per week, ongeacht het aantal deelnemers, gedurende minstens 20 weken die niet noodzakelijk aanéénsluitend moeten zijn. Artikel 4. Ondersteuning Materieel : Alle erkende initiatieven voor huistaakbegeleiding en studiecoaching kunnen gebruik maken van materiële ondersteuning van de stad Gent. Bij erkenning ontvangt het initiatief een overzicht van de op dat moment beschikbare materiële ondersteuningsvormen. Financieel : Binnen de perken van de kredieten daartoe goedgekeurd op het budget van de Stad Gent en overeenkomstig de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en de aanwending van sommige toelagen en de voorwaarden en modaliteiten zoals hierna vastgesteld kent de Stad Gent aan het initiatief volgende toelagen toe: Het initiatief krijgt een vaste toelage wanneer het voldoet aan de basisvoorwaarden, en ontvangt hiervoor een basisbedrag van 1000 euro.
Het initiatief kan een extra toelage krijgen, wanneer het beantwoordt aan de volgende voorwaarden: Vanaf meer dan 10 deelnemers per schijf van 5 deelnemers extra een toelage van 20 euro Vanaf meer dan 10 vrijwilligers. Per schijf van 5 vrijwilligers extra een toelage van 50 euro Wanneer het initiatief vorming organiseert voor de vrijwilligers. Toelage van maximum 200 euro. Wanneer het initiatief coaching organiseert voor de vrijwilligers. Deze coaching gebeurt op regelmatige basis d.w.z. minstens bij begin en einde van elke begeleiding. Toelage van maximum 200 euro. De toelage aan startende initiatieven kan maximaal 1000 euro bedragen. Het initiatief dat een rechtspersoon betreft wordt vrijgesteld van de verplichting haar balans en rekeningen alsook het verslag inzake beheer en financiële toestand bij te brengen. Artikel 5. De procedure De aanvraag Initiatieven die een eerste erkenning wensen aan te vragen kunnen dit door het indienen van een aanvraagformulier met daarbij de nodige bewijsstukken. Deze aanvraag moet voor 1 februari ingediend worden. Voor startende initiatieven geldt 1 februari van het jaar dat volgt op het jaar waarop het initiatief operationeel werd, als indiendatum. De erkende initiatieven hernieuwen jaarlijks voor 1 februari hun aanvraag tot erkenning en betoelaging door het indienen van een aanvraagformulier bij het werkingsverslag met daarbij de nodige bewijsstukken. De DOOSG stelt voor de aanvraag de nodige standaardformulieren ter beschikking waarin ook bepaald wordt welke stukken bij de aanvraag ingediend moeten worden De erkenning en betoelaging De erkenning en betoelaging worden jaarlijks bepaald op basis van het ingediende werkingsverslag of aanvraag, de nodige bewijsstukken en huidig reglement. De besteding van de toelage moet verantwoord worden via een financieel verslag dat als bijlage bij het werkingsverslag gevoegd wordt. Het werkingsverslag dient ten laatste op 1 februari overgemaakt worden aan DOOSG. De DOOSG stelt hiervoor de nodige formulieren ter beschikking. Startende initiatieven kunnen erkend en betoelaagd worden voor zover zij voldoen aan de basisvoorwaarden 1 t.e.m. 8 zoals beschreven in artikel 3. De erkenning in het kader van dit reglement is cumuleerbaar met andere erkenningen door de stad Gent voor zover dit geen aanleiding geeft tot dubbele subsidiëring.
De beslissing Het college van burgemeester en schepenen neemt de beslissing tot erkenning en betoelaging na advies van de DOOSG. Het college van burgemeester en schepenen brengt de aanvrager uiterlijk 30 dagen na de beslissing schriftelijk op de hoogte. De uitbetaling De uitbetaling van de toelage gebeurt op bevel van college van burgemeester en schepenen, door overschrijving op de post-of bankrekening van het initiatief uiterlijk 60 dagen na beslissing. De toelage wordt ten laatste 30 juni van het werkingsjaar waarop de erkenning betrekking heeft uitbetaald aan het initiatief. Het initiatief verbindt zich ertoe de Stad Gent onverwijld op de hoogte te brengen van de wijziging van diens post- of bankrekeningnummer. Artikel 6. Controle en bezwaar Het initiatief moet aanvaarden, binnen de perken van dit reglement, verantwoording af te leggen ten aanzien van het stadsbestuur. De DOOSG kan daartoe ter plaatse de werking komen controleren. In geval van controle wordt een verslag opgemaakt dat binnen de 30 dagen volgend op de betreffende controle ter kennis wordt gebracht aan het initiatief. Indien blijkt dat onjuiste gegevens werden verstrekt, of dat de voorwaarden van de reglementering niet werden nageleefd, of dat er fundamentele pedagogische bedenkingen zijn vanuit de DOOSG, of dat de toelage niet gebruikt wordt voor het doel waarvoor zij is toegekend, kan het college van burgemeester en schepenen beslissen geen erkenning toe te kennen of de reeds toegekende erkenning in te trekken en eventueel de toegekende toelage terug te vorderen. Bezwaar Het initiatief kan bij het college van burgemeester en schepenen schriftelijk een gemotiveerd bezwaarschrift indienen. Artikel 7. Algemene bepaling Door het indienen van de aanvraag aanvaardt het initiatief uitdrukkelijk de bepalingen en voorwaarden van huidig reglement.
Artikel 8. Inwerkingtreding Dit reglement is van toepassing vanaf 1 november 2008.