Stedelijk reglement betreffende investeringssubsidies voor eerstelijns plaatselijke jeugdwerkinitiatieven

Transcriptie

1 Stedelijk reglement betreffende investeringssubsidies voor eerstelijns plaatselijke jeugdwerkinitiatieven Goedgekeurd in de gemeenteraad van 27 september 2010 Gewijzigd in de gemeenteraad van 21 november 2011 Bekendgemaakt op 30 september 2010 en 24 november 2011 Artikel 1 Binnen de perken van de kredieten, daartoe goedgekeurd op het budget van de Stad Gent en overeenkomstig de Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen, kan aan de door het college van burgemeester en schepenen erkende eerstelijns plaatselijke jeugdwerkinitiatieven een toelage worden verleend volgens de normen en voorwaarden die hier worden vastgelegd. Dit reglement kadert in de uitvoering van het Decreet van 14 februari 2003 houdende de ondersteuning en de stimulering van het gemeentelijk, het intergemeentelijk en het provinciaal jeugd- en jeugdwerkbeleid, en zoals nadien gewijzigd. Artikel 2 - Verklarende woordenlijst In dit reglement wordt verstaan onder: Eerstelijns plaatselijk jeugdwerkinitiatief: heeft haar hoofdactiviteit op het grondgebied van Gent is gericht op de kinderen en jongeren wonend op het grondgebied van Gent werkt specifiek met de doelgroep kinderen en jongeren is erkend door de stad Gent Geldig betalingsbewijs: ofwel een kasticket met vermelding van de aangekochte artikelen, datum van aankoop, naam van de winkel ofwel een gedetailleerde factuur Infrastructuur: het geheel van één of meerdere gebouwen en terreinen waar het betrokken initiatief hoofdgebruiker van is, waarbij niet aanpalende terreinen, al dan niet bebouwd, als aparte infrastructuur worden aanzien. Infrastructuurwerken: werken tot het oprichten, verbeteren of saneren van de infrastructuur KB speelterreinen: KB d.d. 28 maart 2001 betreffende de veiligheid van speeltoestellen en het KB d.d. 28 maart 2001 betreffende de uitbating van speelterreinen Werkingsjaar: termijn van één jaar lopende van 01 september tot 31 augustus van het daaropvolgende kalenderjaar. Artikel 3 - voorwaarden Het jeugdwerkinitiatief moet infrastructuurwerken uitvoeren of onroerende goederen aankopen in functie van de werking. De infrastructuur moet gelegen zijn op het grondgebied van de stad Gent.

2 Het jeugdwerkinitiatief moet kunnen aantonen hoofdgebruiker te zijn van de terreinen en infrastructuur waarvoor de subsidie wordt aangevraagd Bij een aanvraag > euro moet de aanvrager de rechtsvorm van vzw aannemen of vertegenwoordigd worden door een vzw die volgens zijn statuten optreedt voor de vereniging. Het jeugdwerkinitiatief dient aan te tonen dat de werken op een kostenefficiënte manier bijdragen tot het verbeteren van de veiligheid, toegankelijkheid, duurzaamheid of het gebruik in het kader van jeugdwerkactiviteiten van de infrastructuur. De Jeugddienst evalueert deze motivatie en brengt deze in rekening in zijn advies aan het College van Burgemeester en Schepenen. Infrastructuur in eigendom van de stad Gent komt niet in aanmerking voor deze toelage. Artikel 4 - De toelage De toelage bedraagt maximum ,00 euro over negen jaar per infrastructuur. De toelage wordt berekend op basis van de ingediende kostenraming en dekt maximaal 75% van de effectief gemaakte kosten (incl BTW). De voorwaarden waaraan moet worden voldaan zijn afhankelijk van het toegekende subsidiebedrag. Subsidies toegekend door de stad Gent in het kader van grote herstellingen, veiligheidswerken en investeringssubsidies van negen jaar voorafgaand aan de aanvraag, worden mee opgeteld bij de aanvraag en bepalen het bedrag van de toelage en de daaraan verbonden voorwaarden, zoals omschreven in dit reglement. Artikel4-1 - Aanvragen tot en met euro Als het subsidiebedrag op basis van de kostenraming kleiner of gelijk is aan euro moet het jeugdwerkinitiatief bij het plannen van de werken verplicht een afspraak maken met de MilieuAdviesWinkel. Iedere vereniging heeft recht op drie uur gratis advies. Als het subsidiebedrag op basis van de kostenraming kleiner of gelijk is aan euro moeten na het uitvoeren van de werken volgende attesten kunnen worden voorgelegd indien van toepassing: in geval van elektriciteitswerken: een AREI-attest afgeleverd door een erkende keuringsfirma in geval van werken aan de gasinistallatie en/of stookinstallatie: een keuringsattest afgeleverd door een erkende keuringsfirma in geval van brandveiligheidswerken: een positief brandveiligheidsattest afgeleverd door de brandweer in geval van dakisolatie moet de isolatie voldoen aan een R waarde groter of gelijk aan 4.7. in geval van vernieuwing ramen moeten die voldoen aan een maximum U-waarde van 1.3 (warmtedoorgangscoëfficiënt) in geval van sanitaire werken moeten alle aanwezige toiletten worden voorzien van een spaarknop in geval van aanpassingswerken in het kader van het KB speelterreinen moet een goedkeuringsattest van een erkende firma worden voorgelegd Bij het uitvoeren van de werken mag in geen geval PVC-materiaal gebruikt worden.

3 Artikel Aanvragen hoger dan euro Als het subsidiebedrag op basis van de kostenraming hoger is dan euro moet het jeugdwerkinitiatief bij het plannen van de werken verplicht een afspraak maken met de MilieuAdviesWinkel. Iedere vereniging heeft recht op drie uur gratis advies. Bij de uitvoering van de werken kan het initiatief verdere afspraken maken met de MilieuAdviesWinkel. Op het einde van de werken moet het jeugdwerkinitiatief hun uitvoering motiveren tov het gekregen advies. Als het subsidiebedrag op basis van de kostenraming hoger is dan euro moeten na het uitvoeren van de werken volgende attesten kunnen worden voorgelegd: een positief brandveiligheidsattest afgeleverd door de brandweer, ook indien de aanvraag geen brandveiligheidswerken omvat een AREI-attest afgeleverd door een erkende keuringsfirma, ook indien de aanvraag geen elektriciteitswerken omvat. een keuringsattest van de gasinstallatie en/of stookinstallatie (indien aanwezig) door een erkende keuringsfirma; ook indien de aanvraag geen werken aan de gas- en/of stookinstallatie omvat. in geval van dakwerken moet het deel van het dak dat wordt vernieuwd, qua isolatie voldoen aan een R waarde groter of gelijk aan 4.7 in geval van vernieuwing van ramen moeten die voldoen aan een maximum U-waarde van 1.3 (warmtedoorgangscoëfficiënt) in geval van sanitaire werken moeten alle aanwezige toiletten worden voorzien van een spaarknop in geval van aanpassingswerken in het kader van het KB speelterreinen moet een goedkeuringsattest van een erkende firma worden voorgelegd Bij het uitvoeren van de werken mag in geen geval PVC-materiaal gebruikt worden. Bij deze aanvragen wordt een overeenkomst afgesloten tussen de aanvrager en de stad Gent waarin de voorwaarden verder worden bepaald. Artikel 5 - De procedure De aanvraag: De aanvraag kan gedurende het ganse jaar worden ingediend. De Jeugddienst stelt daartoe de nodige formulieren op. Het aanvraagformulier moet, afhankelijk van het soort werken, vergezeld zijn van de volgende documenten: 1. Voor herstellingswerken of werken in het kader van (brand)veiligheid: - een omschrijving van de werken, - een gedetailleerde kostenraming of offerte (hierbij dient rekening gehouden te worden met de regelgeving op overheidsopdrachten), - een overzicht van de financiële middelen waarover het jeugdwerkinitiatief voor deze werken beschikt of zal beschikken, - de nodige uitvoeringsplannen (grondplan, situatieschets, voorontwerp) in overeenstemming met de bouwvoorschriften, - een bouwvergunning indien vereist. Na het indienen van het ontvangstbewijs van de bouwaanvraag kan de procedure worden gestart. De uitbetaling kan slechts gebeuren indien een kopie van de bouwvergunning in het bezit is van de Jeugddienst,

4 2. Voor aankoop of nieuwbouw moet het jeugdwerkinitiatief bij de aanvraag een dossier samenstellen waarin volgende elementen aan bod komen: - het voorziene gebruik van de aan te kopen of te bouwen infrastructuur, - een overzicht van de financiële middelen waarover het jeugdwerkinitiatief voor deze aankoop of nieuwbouw beschikt of zal beschikken, - een bouwvergunning indien vereist. Na het indienen van het ontvangstbewijs van de bouwaanvraag kan de procedure worden gestart. De uitbetaling kan slechts gebeuren indien een kopie van de bouwvergunning in het bezit is van de Jeugddienst, 3. Voor uitvoeringswerken aan spelinfrastructuur in het kader van het KB speelterreinen wordt een dossier samengesteld met volgende documenten (zoals omschreven in het KB): - een risico-analyse - omschrijving van de werken - een gedetailleerde kostenraming of offerte (hierbij dient rekening gehouden te worden met de regelgeving op overheidsopdrachten), - logboek van het toestel - preventieve maatregelen - inspectie- en onderhoudsschema Verder geldt voor alle aanvragen: - een schriftelijke overeenkomst tussen alle betrokkenen (grondeigenaar, eigenaar, huurder, gebruiker) waarin de eigenaar zich ertoe verbindt de infrastructuur gedurende minstens negen jaar, te rekenen vanaf de beëindiging van de werken, ter beschikking te stellen aan de aanvrager of een ander door de stad Gent erkende jeugd(werk)initiatief. - in deze verklaring tekent de eigenaar tevens dat deze als eigenaar 25% van de kostprijs draagt. Indien een schriftelijke overeenstemming bereikt wordt, kunnen de beide partijen (eigenaar / jeugdwerk) een andere verhouding afspreken. In dit geval wordt die schriftelijke overeenkomst aan het dossier toegevoegd. - indien het jeugdwerkinitiatief zelf eigenaar is, tekent deze een verklaring dat zij gedurende minstens negen jaar eigenaar blijft. Daarin verbinden ze zich ook de infrastructuur voor de eigen werking of voor de werking van een ander door de stad Gent erkend jeugdwerkinitiatief, te blijven gebruiken. - overeenkomstig de Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen wordt de aanvrager van subsidies boven euro verplicht om zijn balans en resultatenrekening voor te leggen, naast een verslag inzake financieel beheer en financiële toestand. Aanvragers van een subsidie minder dan euro worden vrijgesteld van de verplichting voormelde documenten over te maken, tenzij de subsidie over meerdere jaren loopt. Iedere aanvraag moet vergezeld zijn van de balans en resultatenrekening van de aanvrager. - Alle betrokkenen verklaren eveneens dat ze aanvaarden dat de stad elke aansprakelijkheid afwijst voor om het even welke schade die rechtstreeks of onrechtstreeks verband zou houden met de uitvoering van de werken. - Het jeugdwerkinitiatief dient aan te tonen dat de werken op een kostenefficiënte manier bijdragen tot het verbeteren van de veiligheid, toegankelijkheid, duurzaamheid of het gebruik in het kader van jeugdwerkactiviteiten van de infrastructuur.

5 Dit dossier moet voor de aanvang van de werken of voor de aankoop van de jeugdinfrastructuur ingediend worden bij de stad Gent en meer bepaald bij de Jeugddienst, Kammerstraat 10, 9000 Gent Bij indiening stemt de aanvrager in met een nazicht ter plaatse door een ambtenaar van de stad Gent. Deze kan een advies formuleren vanuit technisch standpunt naar het college van burgemeester en schepenen. Het jeugdwerkinitiatief ontvangt binnen de 30 dagen na het plaatsbezoek een verslag van het plaatsbezoek. De beslissing Het college van burgemeester en schepenen neemt de beslissing op advies van de jeugddienst. Het college van burgemeester en schepenen brengt de aanvrager uiterlijk 30 dagen na de beslissing schriftelijk op de hoogte. De uitbetaling De uitbetaling van de toelage gebeurt in twee schijven: - 80% van de goedgekeurde toelage wordt onmiddellijk uitbetaald na toekenning van de subsidie door het College van Burgemeester en Schepenen - voor de uitbetaling van de resterende 20% dient het jeugdwerkinitiatief volgende verantwoordingsdocumenten voor te leggen: - geldige betalingsbewijzen ten belope van de ingediende kostenraming waarop de toelage werd gebaseerd, met inbegrip van de eigen inbreng van 25 % - de nodige keuringsattesten (brandveiligheid, elektriciteit, gasinstallatie, stookinstallatie, goedkeuringsattest van aanpassingen aan speelterreinen), en een bewijs dat aan de voorwaarden inzake isolatie (R-waarde en U-waarde) werd voldaan - voor de aankoop van de jeugdinfrastructuur moet een aankoopsakte en een eigendomsbewijs voorgelegd worden De uitbetaling van de toelage gebeurt na controle van de verantwoordingsstukken, door overschrijving op de post- of bankrekening van het jeugdwerkinitiatief. Het jeugdwerkinitiatief verbindt zich ertoe de Stad Gent onverwijld schriftelijke op de hoogte te brengen van de wijziging van hun post- of bankrekeningnummer. Indien de kosten van uitvoering lager zijn dan het geraamde bedrag wordt het verschil in mindering gebracht. De uitvoering van de werken of de aankoop van een infrastructuur moeten binnen een termijn van drie jaar na de uitbetaling van de eerste schijf gerealiseerd zijn. Het jeugdwerkinitiatief stelt de Jeugddienst op de hoogte van de beëindiging van de werken. Artikel 6 - Controle en bezwaar Controle Het jeugdwerkinitiatief moet aanvaarden, binnen de perken van dit reglement, verantwoording af te leggen ten aanzien van het stadsbestuur over de aanwending van de toelage. De Jeugddienst kan daartoe ter plaatse de werken en de financiële stukken komen controleren. Bij controle wordt een verslag opgemaakt dat binnen de 30 dagen volgend op het bezoek aan het jeugdwerkinitiatief wordt opgestuurd. Voor zover deze controle verhinderd wordt, dient overgegaan te worden tot terugbetaling van de toelage. Indien blijkt dat onjuiste gegevens werden verstrekt, dat de toelage niet werd gebruikt voor het doel waarvoor zij werd toegekend, of dat de voorwaarden van de reglementering

6 niet werden nageleefd, kan het college van burgemeester en schepenen beslissen geen toelage toe te kennen of de op grond van dit reglement toegekende toelage volledig of gedeeltelijk terug te vorderen van het betrokken jeugdwerkinitiatief. Bezwaar Het jeugdwerkinitiatief kan bij het college van burgemeester en schepenen schriftelijk een gemotiveerd bezwaarschrift indienen. Artikel 7 - Inwerkingtreding - Opheffing reglement Dit reglement treedt in werking op 01/01/2012 en heft het Stedelijk reglement betreffende investeringssubsidies voor eerstelijns plaatselijke jeugdwerkinitiatieven zoals goedgekeurd bij gemeenteraad d.d. 27 september 2010 op.