INHOUDSOPGAVE Het gebruik Rechten Distributie t.b.v. commerciële doeleinden... 3 Vragen of opmerkingen... 3 Voor wie is de ZZP-Tool... 4 Wat kan je allemaal met de ZZP-Tool... 4 Mobiel te gebruiken... 4 Getest in de volgende browsers.... 5 Vereiste omgeving... 5 Mappen beschikbaar stellen (CHMOD)... 6 Technische gegevens ontwikkelomgeving... 6 Installatie... 7 Installeren van de ZZP-Tool op een eigen PC... 7 Installeren bij een hostingbedrijf... 8 Hulp bij de installatie... 8 De eerste keer inloggen... 9 Scherm: instellingen... 9 Scherm: Instellingen Betaling in termijnen... 9 Scherm: Instellingen Aanbetalingpercentage... 9 Scherm: instellingen Logo toevoegen... 10 Scherm: instellingen Lokatie van het logo... 10 Scherm: instellingen Logo verwijderen... 10 Scherm: instellingen Wachtwoord aanpassen... 10 Pagina 1 van 16
Bevestigingemail(s)... 11 Scherm: Debiteuren... 12 Scherm: Facturen... 13 Factuur maken... 13 Factuur koppelen... 13 Scherm: Projecten... 14 Aanbetalingbedrag... 14 Betaling in termijnen... 14 Scherm: Uren... 14 Nieuwe uren registreren... 14 Uren aan de factuur toevoegen... 14 Uitleg factuur opbouw... 15 Pagina 2 van 16
VOORWOORD Deze ZZP Tool is speciaal gemaakt voor ZZP-ers die voldoende hebben aan een kleine set aan functionaliteiten en deze ook online (zou) willen gebruiken. In deze handleiding worden er zoveel mogelijk punten toegelicht. Mochten er onduidelijkheden zijn dan verzoek ik je om mij te mailen: vragen@izee.nl. HET GEBRUIK RECHTEN DISTRIBUTIE T.B.V. COMMERCIËLE DOELEINDEN Het is toegestaan deze tool te gebruiken zonder enige kosten. Echter zou ik het op prijs stellen om eventuele verbeteringen aan mij te willen doorgeven zodat ook andere ZZP-ers hier een voordeel in hebben. Ik stel het tevens op prijs dat de tool alleen voor eigen gebruik zal blijven en niet zal worden verspreid voor commerciële doeleinden. VRAGEN OF OPMERKINGEN Bij vragen is het mogelijk mij te e-mailen. Stuur een email aan mij naar: vragen@izee.nl. Vermeld in het onderwerp dat het over de ZZP-Tool gaat. Anders zal de email misschien in de spambak komen. Pagina 3 van 16
VOOR WIE IS DE ZZP-TOOL Deze ZZP-Tool is geschikt voor één enkele persoon, zzp-er. De ZZP-Tool is niet voor commerciële doeleinden ontwikkeld. WAT KAN JE ALLEMAAL MET DE ZZP-TOOL Met deze ZZP-Tool kan je een kleine, redelijk summiere administratie bijhouden Dit zijn echt de meest basic functionaliteiten! Men kan geen grootboeken o.i.d. hier mee maken! In de ZZP-Tool kan je het volgende beheren - Debiteuren - Facturen - Projecten - Uren bijhouden MOBIEL TE GEBRUIKEN De ZZP-Tool is mobiel te gebruiken. In het onderstaande schema staat met welke devices Device Afmeting staande weergave Afmeting liggende weergave IPHONE 3 en 4 320x480 480x320 IPHONE 5 320x568 568x320 Android (bijv. Samsung Galaxy) 380x685 685x380 IPAD 768x1024 1024x768 Kindle* 600x1024 1024x600 *Overige apparaten Pagina 4 van 16
GETEST IN DE VOLGENDE BROWSERS. De ZZP-Tool is getest in de volgende browsers - Safari 5.1 - Chrome 25.0.1 - Firefox 22 - Internet Explorer 8, 9 en bèta 10 VEREISTE OMGEVING Om de ZZP-Tool te gebruiken is het volgende vereist: - Een omgeving die PHP 5 ondersteunt - Een MySQL 5+ database - PHPMyAdmin Bij het online gebruik van de ZZP-Tool bij een hostingbedrijf is een domeinnaam en hosting nodig. Eventueel met beveiligde mappen (.htaccess) wanneer gewenst. Pagina 5 van 16
MAPPEN BESCHIKBAAR STELLEN (CHMOD) Het is noodzakelijk om een paar mappen open te stellen via CHMOD 755 Dit zijn de mappen: - documenten - images Documenten Hier staan de documenten in die gekoppeld zijn aan de facturen e.d. Images Hier komt het logo in te staan. TECHNISCHE GEGEVENS ONTWIKKELOMGEVING Hieronder staan de technische gegevens van de omgeving waar de ZZP-Tool in is ontwikkeld: - XAMPP 2.5 (maart 2011) - Windows 7 operating system. - Apache/2.2.21 (Win32) o mod_ssl/2.2.21 o OpenSSL/1.0.0e o PHP/5.3.8 o mod_perl/2.0.4 Perl/v5.10.1 - MySQL-client versie: o mysqlnd 5.0.8-dev - 20102224 o $Revision: 310735 $ - PHP uitbreiding: mysql - PHPMyAdmin versie 3.4.5 Pagina 6 van 16
INSTALLATIE Het is aan te raden om deze tool door iemand te laten instellen (installeren) door iemand die kennis heeft van PHP en MySQL. Zie verder in dit document voor de installatie instructies. INSTALLEREN VAN DE ZZP-TOOL OP EEN EIGEN PC De ZZP-Tool kan worden gebruikt op een eigen pc en er de mogelijkheid is om een eigen lokale webserver te installeren. Volg de onderstaande stappen om een eigen webserver op te zetten: 1- Installeer XAMPP Zie : http://www.apachefriends.org/en/xampp-windows.html#641 2- Stel een wachtwoord in voor PHPMyAdmin a. Ga naar http://localhost/ b. Ga naar de securtiy pagina: http://localhost/security/ zie: http://www.apachefriends.org/en/xampp-windows.html#1221 ONTHOUD DEZE GEGEVENS!!!!! 3- Ga naar de PHPMyAdmin console: http://localhost/phpmyadmin a. Log hier in met de net ingevoerde inloggegevens uit stap 2 b. Importeer het databasebestand zzptool.sql. Deze staat in de map DATABASE 4- Pas dan het bestand aan dat de connectie maakt met de database a. Open dan het bestand zzpregistratie.php b. Volg de instructies die hier in staan. Deze staan in de map Connections 5- Kopieer alle bestanden van de ZZP-Tool naar de server directory a. Standaardmap: C:\xampp\ b. Open de map HTDOCS c. Maak daar een map aan zzptool d. Kopieer daar alle bestanden in 6- Ga naar http://localhost/zzptool Pagina 7 van 16
Men kan nu inloggen en de tool gebruiken! Gebruikersnaam Wachtwoord : zzptool@izee.nl : Xs2ZzpTool Er zal gevraagd worden om uw wachtwoord en de gegevens aan te passen! INSTALLEREN BIJ EEN HOSTINGBEDRIJF Het is mogelijk om de ZZP-Tool te installeren bij een hostingbedrijf. Echter zal ik in deze handleiding hier niets over kunnen uitleggen omdat het per bedrijf anders is hoe je een database moet opzetten en de wijze van het benaderen van de database. Een hosting bedrijf kan je eventueel helpen bij het opzetten van de ZZP-Tool. HULP BIJ DE INSTALLATIE Als de vereiste omgeving beschikbaar is bij een hostingbedrijf maar deze kan / wil geen support verlenen, is het mogelijk om tegen een redelijke vergoeding de installatie uit te voeren voor u. Neem dan contact met mij op via vragen@izee.nl Pagina 8 van 16
DE EERSTE KEER INLOGGEN Bij de eerste keer dat men inlogt, zal er een melding op te zien zijn dat men het wachtwoord aan moet passen. Zodra dat is gebeurd komt men in het scherm met de instellingen waar nog meer gegevens moeten worden ingevoerd. Zo is de tool compleet voor het eerste gebruik. SCHERM: INSTELLINGEN In dit scherm is het de bedoeling om de tool te voorzien van de informatie die nodig is om de summiere administratie bij te kunnen houden. Deze gegevens komen onder andere terug op en op: - De factuur - De bevestigingemail(s) (zie verder in dit document) SCHERM: INSTELLINGEN BETALING IN TERMIJNEN Per project kan men aangeven of er betaald zal worden in termijnen. Daarom is er een veld Percentage betalingstermijn %. Hier kan men aangeven wat men extra zal moeten betalen over het totale factuurbedrag. Dit zal later ook terug te vinden zijn bij het toevoegen van een nieuw project. SCHERM: INSTELLINGEN AANBETALINGPERCENTAGE Moeten debiteuren een aanbetaling doen? Dan kan hier een percentage worden ingevoerd. Dit heeft verder geen invloed op verdere berekeningen. Dit is gewoon ter informatie. Pagina 9 van 16
SCHERM: INSTELLINGEN LOGO TOEVOEGEN Het is mogelijk om een logo toe te kunnen voegen aan de tool. Het logo moet voldoen aan: - Bestandextensie :.jpg, gif of jpeg - Maximale grootte : 20000 kb Deze zal linksboven in het scherm komen te staan en op de factuur. SCHERM: INSTELLINGEN LOKATIE VAN HET LOGO Zodra het logo is toegevoegd zal men het werkelijke pad moeten benoemen van het logo voor het daarvoor bestemde veld. Bijvoorbeeld: Bij lokaal gebruik op de eigen pc: c:\xampp\htdocs\zzptool\images\logo-zzp.jpg Bij het gebruik op een webserver : http://www.izee.nl/zzptool/images/logo-zzp.jpg SCHERM: INSTELLINGEN LOGO VERWIJDEREN Onder het logo is een link om het logo te verwijderen. De map images moet wel schrijfbaar zijn! SCHERM: INSTELLINGEN WACHTWOORD AANPASSEN Het wachtwoord kan men aanpassen via een link in dit scherm onder de knop gegevens opslaan. Pagina 10 van 16
BEVESTIGINGEMAIL(S) Er zullen bij de volgende handelingen een email worden verzonden aan de debiteur - Toevoegen nieuwe debiteur Zodra er een nieuwe debiteur toegevoegd wordt aan het systeem zal deze een email ontvangen waarin deze gevraagd zal worden de gegevens te controleren. Deze tekst staat in het bestand: debiteuren-toevoegen-bevestigings-email - Bij het registreren van uren Zodra er uren worden geregistreerd zal de debiteur een email ontvangen als bevestiging. Deze tekst staat in het bestand: uren-toevoegen.php Emails worden verzonden via de standaard mailfunctie van PHP. Pagina 11 van 16
SCHERM: DEBITEUREN Het is pas mogelijk als de INSTELLINGEN juist zijn ingevoerd om een nieuwe debiteur toe te voegen. Dit omdat de nieuwe debiteur een bevestiging zal ontvangen met informatie en gegevens die in het INSTELLINGEN scherm zijn ingevoerd. De volgende velden hebben specifieke functies en zijn van belang bij het invoeren van een nieuwe debiteur. Daarom worden alleen deze velden benoemd. Veldnaam Particulier Status Uitleg Ja: er zal geen btw worden gerekend en weer worden gegevens op de factuur Actief: de debiteur kan in de tool worden gebruikt. Ander zijn er geen acties mogelijk. Als de debiteur weer opnieuw geactiveerd zal worden is deze weer te gebruiken in de tool. Debiteurennummer Contactpersoon: emailadres Factuurgegevens: emailadres Hier zullen alle gegevens op worden gebaseerd! Hier zal de registratiebevestiging aan worden verzonden. Hier zullen de mails aan worden verzonden bij de registratie van de uren. Na het toevoegen zal het scherm verschijnen met de nieuw ingevoerde debiteuren. Pagina 12 van 16
SCHERM: FACTUREN In dit onderdeel kunnen de facturen worden gekoppeld en de details worden bekeken van de verzonden factuur. Met de optie FACTUUR KOPPELEN kan er een nieuwe factuur worden gemaakt. Dit is alleen mogelijk als er uren zijn geregistreerd! Er is speciaal gedacht aan de ZZP-er die urenstaten moet overhandigen. Daarom is er ook een uploadveld aanwezig om de urenstaat voor het betreffende project te kunnen toevoegen. Verder is beschreven hoe de factuur is opgebouwd. FACTUUR MAKEN 1- Open het scherm UREN 2- Selecteer een debiteur 3- Kies een post die gefactureerd moet worden via de knop: AAN FACTUUR TOEVOEGEN a. De status veranderd naar BEDRAG ONTVANGEN i. Als het bedrag ontvangen is moet men hier op klikken. 4- Klik dan op de knop FACTUUR MAKEN 5- De factuur verschijnt met de informatie 6- Druk dan helemaal onderaan op de knop FACTUUR MAKEN 7- Er zal een WORD document worden gegenereerd. FACTUUR KOPPELEN Zodra de factuur is verzonden kan deze worden gekoppeld. Ga naar FACTUUR en klik daar op de link FACTUUR KOPPELEN. In dit scherm staan de gegevens die bij deze factuur behoren. Men kan dan bepaalde details invoeren en een status meegeven. Tevens is het mogelijk om een urenstaat te koppelen aan deze factuurdetails. Pagina 13 van 16
SCHERM: PROJECTEN Aan elke debiteur kunnen er meerdere projecten worden gekoppeld. Dan kan via het menu PROJECTEN. Op de beginpagina van het onderdeel projecten, is een link om een nieuw project toe te voegen. Er staan velden voor de datums. Deze zijn op een Engelse wijze weergegeven/ voor ingevoerd. Dit is noodzakelijk i.v.m. de database. AANBETALINGBEDRAG Het veld voor de aanbetaling zal worden gebruikt voor de eindfactuur van dit project. Het zal worden verminderd op het nettobedrag. BETALING IN TERMIJNEN Als er gebruikt gemaakt zal worden van de betaling in termijnen kunnen de gewenste termijnen worden ingevoerd. Op de factuur zal er een bedrag per termijn worden weergegeven. Bij de uitleg over de factuur zal er meer te lezen zijn over de berekening van de factuur. SCHERM: UREN Via dit onderdeel kunnen de uren worden geregistreerd. In dit overzicht ziet n=men de debiteuren met de gemaakte, nog niet gefactureerde uren. NIEUWE UREN REGISTREREN Bij het registreren van nieuwe uren moet men eerst een debiteur selecteren. Selecteer daarna het betreffende project. UREN AAN DE FACTUUR TOEVOEGEN Om de uren op de factuur te zetten moet men naar de betreffende debiteur gaan. Ga naar UREN en selecteer de debiteur. Er verschijnt een overzicht met de openstaande posten. Klik dan op de knop AAN FACTUUR TOEVOEGEN. De knop zal veranderen naar BEDRAG ONTVANGEN. Is het bedrag ontvangen? Klik dan op deze knop. De status zal dan veranderen naar BETAALD. Pagina 14 van 16
UITLEG FACTUUR OPBOUW De factuur heeft een relatie met de instellingen en de informatie die is ingevoerd bij het toevoegen van een project. Bij het scherm instellingen zijn dit de volgende velden: - Percentage betalingstermijn - Aanbetalingpercentage Bij het scherm project toevoegen - Afgesproken uurtarief - Betaling in termijnen - Gewenst aantal termijnen - Aanbetaald bedrag Uitleg factuur zonder betalingtermijn. Regel Totaal aantal uren Uurtarief Totaal kosten gemaakte uren Aanbetaald (wanneer van toepassing) Totaal kosten (subtotaal) Uitleg Het totaal aantal gemaakte uren Het uurtarief dat is afgesproken en is ingevoerd bij het betreffende project Hier staat het totaal bedrag van de gemaakte uren. (aantal uur x het uurtarief) Het bedrag dat men al heeft aanbetaald Het bedrag zonder de btw. (aantal uur x uurtarief aanbetaald bedrag) BTW Tarief Totaal Heden is dit 21%. Dit kan men aangeven in het INSTELLINGEN scherm. Het uiteindelijke bedrag dat de debiteur moet vergoeden. Pagina 15 van 16
Uitleg factuur met betalingtermijn Regel Totaal aantal uren Uurtarief Totaal kosten gemaakte uren Aanbetaald (wanneer van toepassing) Totaal kosten gemaakte uren Uitleg Het totaal aantal gemaakte uren Het uurtarief dat is afgesproken en is ingevoerd bij het betreffende project Hier staat het totaal bedrag van de gemaakte uren. (aantal uur x het uurtarief) Het bedrag dat men al heeft aanbetaald Het bedrag zonder de btw. (aantal uur x uurtarief aanbetaald bedrag) Percentage betaling in termijnen Subtotaal, inclusief termijnpercentage Het percentagebedrag dat berekend word over het subtotaal van de gemaakte uren. Het subtotaal (Totaal kosten gemaakte uren + percentagebedrag) BTW Tarief Totaal Gewenst te betalen in termijnen Aantal termijnen Betaling per termijn Heden is dit 21%. Dit kan men aangeven in het INSTELLINGEN scherm. Het uiteindelijke bedrag dat de debiteur moet vergoeden. Hier staat dan JA of NEE De termijnen die de debiteur heeft aangegeven Het bedrag dat er per termijn overgemaakt zal moeten worden. Pagina 16 van 16