Van: Cluster Stelsel Oplossingen en UitvoeringsTraject (STOUT) Onderwerp: Ervaringen met informatievoorziening (stelsel van) basisregistraties Datum: 24 september 2013 Bevindingen inventarisatie Ervaringen met informatievoorziening (stelsel van) basisregistraties 1. Aanleiding Steeds meer professionals hebben bij hun dagelijkse werkzaamheden te maken met (het stelsel van) basisregistraties. Daarmee groeit ook de behoefte aan praktische informatie over het concrete gebruik en toepassing van (het stelsel van) basisregistraties. Vanuit het i-nup programma Stelsel van Basisregistraties voert het cluster STOUT de regie op de kwaliteit van de informatievoorziening over (het stelsel van) basisregistraties. Dit gebeurt in nauwe samenwerking met betrokken stelselpartijen. Om invulling te geven aan deze regiefunctie heeft het cluster STOUT in de zomermaanden van 2013 een inventarisatie uitgevoerd naar de ervaringen van afnemers met de informatievoorziening over het stelsel van basisregistraties. Hiermee wordt het mogelijk om beter in te spelen op de bestaande informatiebehoeften. Deze notitie bevat de belangrijkste bevindingen van de inventarisatie. 2. Aanpak 2.1 Doelstelling De inventarisatie heeft tot doel om inzicht te krijgen in de ervaringen van afnemers met de informatievoorziening over (het stelsel van) basisregistraties. STIP wil graag inzicht in met name de volgende centrale aspecten: - Vindbaarheid: Is de juiste informatie te vinden? Maken afnemers er gebruik van? Waarom (niet)? - Duidelijkheid: Sluit de gevonden informatie aan op de behoefte? Is de informatie bruikbaar, begrijpelijk weergegeven en volledig? - Het Stelselinformatiepunt (STIP): In hoeverre kennen afnemers STIP, inclusief de Meldingenregistratie? - Aanbevelingen: Welke (algemene) aanbevelingen hebben afnemers over de informatievoorziening over (het stelsel van) basisregistraties? 1
2.2 Onderzoeksmethode Voor de inventarisatie is gebruik gemaakt van twee onderzoeksmethoden: diepte-interviews en een websurvey. Gezamenlijk bieden de uitkomsten een zo volledig mogelijk inzicht in de ervaringen met de informatievoorziening. Bij beide methoden stonden de volgende uitgangspunten centraal: - Gebruikersgericht. De inventarisatie moet gericht zijn op de afnemer; we willen immers zijn of haar ervaringen met de informatievoorziening kennen. - Informatievoorziening basisregistraties. In de inventarisatie staat de informatievoorziening over basisregistraties centraal, en dus niet zozeer (de ervaringen met) het Stelselinformatiepunt. Diepte-interviews Van medio juni tot begin augustus zijn enkele diepte-interviews afgenomen met betrokkenen binnen het stelsel van basisregistraties. In de interviews zijn de hierboven genoemde aspecten aan bod gekomen: vindbaarheid van de informatie, duidelijkheid van de informatie, ervaringen met (het gebruik van) STIP en (algemene) aanbevelingen over de informatievoorziening. De respondenten voor de interviews zijn in nauwe afstemming met de medewerkers van STOUT geselecteerd. Zij zijn elk nauw betrokken bij het gebruik en de toepassing van het stelsel van basisregistraties. Nadrukkelijk is gekozen voor een gemengde respondentengroep, bestaande uit zowel afnemers, een leverancier en een knooppunt. We hebben met de volgende personen gesproken: - Waternet: Rogier Noordam, Allert de Zeeuw en Jeroen Modder - Gemeente Den Haag: Arend van Beek - Brandweer Amsterdam-Amstelland: Barry van t Padje - Centric: Lidwien Meijers - Gemeente Rotterdam: Patrick Koek - BKWI: Tonkie Zwaan - Belastingdienst: Marcel van Mackelenbergh - Gemeente Venlo: Mat Vallen Websurvey Van medio juli tot begin september konden geïnteresseerden meewerken aan een websurvey over de informatievoorziening over (het stelsel van) basisregistraties. Ook in de websurvey kwamen de hierboven genoemde aspecten aan bod: vindbaarheid, duidelijkheid, STIP en (algemene) aanbevelingen over de informatievoorziening. De websurvey is op verschillende manieren onder de aandacht gebracht bij potentieel geïnteresseerden: - Via de LinkedIn-groep Stelsel van Basisregistraties - Via Twitter - Via een directe uitnodiging aan contactpersonen binnen het netwerk van STOUT. 2
3. Resultaten diepte-interviews In de diepte-interviews is met de respondenten uitgebreid gesproken over de aspecten vindbaarheid van de informatie, duidelijkheid van de informatie, ervaringen met (het gebruik van) STIP en (algemene) aanbevelingen over de informatievoorziening. De belangrijkste bevindingen over deze vier aspecten komen hieronder puntsgewijs aan bod. 3.1 Vindbaarheid van de informatie Het merendeel van de respondenten zoekt wekelijks informatie over (het stelsel van) basisregistraties, sommigen dagelijks en een enkeling zelfs meerdere keren per dag. Het soort informatie waar de respondenten naar zoeken varieert en hangt steeds sterk samen met de concrete vraagstukken of projecten binnen de organisatie waar de respondent werkzaam is. Zo zijn genoemd: - Technische informatie. Denk bijvoorbeeld aan informatie over hoe mutaties op XML-objecten plaatsvinden of aan informatie over technische koppelvlakspecificaties. - Informatie over de betekenis van (het in samenhang gebruiken van) gegevens uit de basisregistraties. De respondenten zoeken informatie over hoe zij bepaalde gegevens moeten duiden of hoe gegevens, wanneer zij in samenhang gebruikt worden, geïnterpreteerd moeten worden. - Informatie over planning en releases. Denk aan informatie over de planning voor wijzigingen in het stelsel en haar voorzieningen. - Informatie over financiering, met name de financiering van het brede stelsel van basisregistraties. - Juridische informatie. Denk bijvoorbeeld aan informatie over specifieke verplichtingen voor afnemers van de basisregistraties of informatie die samenhangt met privacywetgeving. De respondenten maken gebruik van meerdere informatiebronnen. Een van de belangrijkste bronnen zijn de warme contacten in het netwerk van de respondenten. Hiervan maken zij met name gebruik als ze specifieke (toepassings)vragen hebben. Zij maken bijvoorbeeld gebruik van hun contactpersonen bij/ in de Programmaraad Stelsel van Basisregistraties, andere gemeenten, werkgroepen waar de respondenten aan deelnemen, Logius of hun softwareleverancier. Daarnaast vormt het web een belangrijke informatiebron. Het merendeel van de respondenten maakt gebruik van Google om hun informatie te kunnen vinden. Anderen zoeken direct op de websites van: - E-overheid.nl, - de bronhouders van basisregistraties, zoals het Kadaster, de Kamer van Koophandel en de RDW, - KING. Tot slot vinden veel respondenten hun informatie via tweets of nieuwsbrieven van bijvoorbeeld e-overheid.nl, een van de bronhouders of KING. Anderen geven aan gebruik te maken van de LinkedIn-groep Stelsel van Basisregistraties. Enkele respondenten duiken ook de relevante wet- en regelgeving in om een antwoord te krijgen op hun vraag. 3
Een belangrijk aspect van de vindbaarheid van informatie is de mate waarin de gevonden informatie daadwerkelijk antwoord geeft op de vraag. Het merendeel van de respondenten beoordeelt dit aspect als negatief. Hiervoor worden door hen onder meer de volgende verklaringen gegeven: - Informatie is vaak vanuit het perspectief van de afzonderlijke bronhouders opgeschreven. Dat heeft een aantal consequenties. In de eerste plaats zorgt het voor versnippering van de informatie. Informatie over de samenhang tussen de basisregistraties, en de manier waarop de basisregistraties in samenhang met elkaar gebruikt moeten (of kunnen) worden, ontbreekt. Ten tweede zorgt het ervoor dat de informatie sterk gericht is op de gegevens zelf (het wat ) en minder op het daadwerkelijk gebruiken van de gegevens (het hoe ). - De informatie op bijvoorbeeld de websites van de Kamer van Koophandel en (in minder mate) het Kadaster is niet altijd goed gestructureerd weergegeven. - Er bestaat een overload aan informatie: er zijn erg veel websites met informatie over (het stelsel van) basisregistraties, waardoor soms door de bomen het bos niet meer zichtbaar is. Dat maakt het vinden van de concreet benodigde informatie lastig en tijdrovend. 3.2 Duidelijkheid van de informatie In de interviews is uitgebreid stilgestaan bij de mate waarin de informatie over (het stelsel van) basisregistraties aansluit bij de vraagstukken uit de dagelijkse praktijk van de respondenten. De respondenten zijn hier kritisch over. Zij geven aan dat de informatie vaak te theoretisch of te algemeen van aard is en geen antwoord geeft op concrete toepassingsvragen. Over de begrijpelijkheid van de informatie over (het stelsel van) basisregistraties stellen de respondenten het volgende: volgens hen is het grootste deel van de informatie alleen begrijpelijk voor personen die dagelijks met het onderwerp basisregistraties bezig zijn. Er is veel vakkennis nodig om de informatie goed te kunnen begrijpen en concreet toe te kunnen passen. Het merendeel van de respondenten heeft het gevoel dat de informatie over (het stelsel van) basisregistraties niet altijd volledig is. Dit hangt nauw samen met de mate waarin de informatie aansluit bij de vraagstukken uit de dagelijkse praktijk. De respondenten hebben namelijk het gevoel dat de informatievoorziening te veel op hoofdlijnen blijft. Volgens hen ontbreekt de verdiepingsslag naar de concrete praktijk van afnemers van de basisregistraties. De informatie geeft vaak net niet het antwoord op de specifieke, praktische vragen waar afnemers mee worstelen. De respondenten stellen overigens dat de volledigheid van de informatie per specifieke basisregistratie verschilt. Zo ervaren de respondenten de informatie over de BAG vollediger en meer uitontwikkeld dan de informatie over basisregistraties als de GBA of het NHR. Ook stellen respondenten dat duidelijke informatie over de planning van de ontwikkeling van nieuwe (stelsel)voorzieningen vaak afwezig is. Volgens de respondenten is dat een groot gemis: zij zijn voor de planning van hun eigen werkzaamheden namelijk sterk afhankelijk van de data waarop voorzieningen worden opgeleverd of een nieuwe release krijgen. Bij de respondenten bestaan er soms twijfels over de actualiteit van de informatie, en daarmee ook twijfels over de betrouwbaarheid en juistheid van de informatie. 4
3.3 Stelselinformatiepunt (STIP) Het merendeel van de respondenten kent het Stelselinformatiepunt. De respondenten gebruiken STIP niet als het vertrekpunt voor het vinden van informatie. De respondenten komen op de website van STIP uit door een verwijzing vanuit een nieuwsbericht, een zoekactie in Google of een verwijzing vanuit LinkedIn of een Tweet. Enkele respondenten hebben gebruik gemaakt van de Meldingenregistratie op STIP. Sommige respondenten hebben zelf een melding achtergelaten in de Meldingenregistratie. Anderen hebben hun vraag of knelpunt naar een van de medewerkers van STOUT gemaild. STOUT zet deze vraag dan in de Meldingenregistratie, zodat ook anderen de vraag en het gegeven antwoord kunnen lezen. Deze respondenten vinden het positief dat er een punt is waar afnemers met hun vraagstukken en knelpunten terecht kunnen. Zij hebben het gevoel dat de medewerkers achter de Meldingenregistratie grondig uitzoekwerk verrichten om een vraag te kunnen beantwoorden. De antwoorden zijn bovendien erg nuttig voor andere afnemers die soortgelijke vragen hebben. Om het nut hiervan verder te vergroten zouden de meldingen en de antwoorden nog concreter omschreven kunnen worden, zo stelt een enkele respondent. Nu is het voor een lezer, wanneer dat iemand anders is dan de melder zelf, soms lastig om te bepalen in hoeverre het knelpunt ook relevant is voor hem. Volgens het merendeel van de respondenten zijn weinig afnemers bekend met (het bestaan van) het Stelselinformatiepunt. Volgens de respondenten zou STIP zich nadrukkelijker moeten presenteren aan betrokkenen binnen het stelsel van basisregistraties. Dit kan bijvoorbeeld door: - naar STIP te (laten) verwijzen vanaf de websites van andere betrokkenen binnen het stelsel (zoals KING, bronhouders, departementen et cetera), - actieve aanwezigheid bij bijeenkomsten van bijvoorbeeld de Vrienden van Basisregistraties of de Vereniging van Directeuren Publieksdiensten of actieve aanwezigheid op de Overheid&ICT-beurs. Volgens de respondenten moet het tot slot voor afnemers direct duidelijk zijn waarvoor zij bij STIP terecht kunnen. Het Stelselinformatiepunt zou zich volgens de respondenten bijvoorbeeld kunnen profileren als de belangrijkste kennisbank van het stelsel van basisregistraties. 3.4 Aanbevelingen De respondenten hebben diverse aanbevelingen voor de informatievoorziening over (het stelsel van) basisregistraties. De aanbevelingen die door meerdere respondenten zijn benoemd zijn: - Zorg voor één centrale plek met informatie over het stelsel van basisregistraties, vanuit de gedachte dat er ook één stelsel van basisregistraties is. - Bied informatie over het gebruik en de toepassing van de basisregistraties meer in samenhang aan, dus niet vanuit het perspectief van één afzonderlijke bronhouder, maar vanuit het brede stelsel. - Laat met name voor bestuurders die moeten beslissen over (het gebruik van en het investeren in) basisregistraties, nog nadrukkelijker de maatschappelijke baten van het stelsel zien. - Bied eerder duidelijkheid over (wensen voor) nieuwe ontwikkelingen binnen het stelsel. Geef ook aan hoe afnemers of leveranciers daar in kunnen participeren. Geef bijvoorbeeld op een transparante manier inzicht in pilots die gaan starten en bied afnemers de kans om zich daar voor aan te melden. - Wijs afnemers actief op wijzigingen (denk aan nieuwe releases of nieuwe koppelvlakken) of ontwikkelingen die voor hen (potentieel) relevant zijn. Geef continu inzicht in de laatste ontwikkelingen 5
op het gebied van de basisregistraties. Dit om te voorkomen dat afnemers op basis van achterhaalde informatie (kostbare) beslissingen nemen of processen inrichten. - Besteed meer aandacht aan de doorontwikkeling en het beheer van het stelsel van basisregistraties. Het opbouwen van de afzonderlijke registraties en het realiseren van aansluitingen is één, daarna begint het werk volgens de respondenten pas echt. Er moet een goede governance van het stelsel ingericht worden, dat bijdraagt aan de continuïteit en blijvende aandacht voor het functioneren van het stelsel. - Maak informatie interactief en open, zodat voor afnemers de mogelijkheid ontstaat om op een eenvoudige en toegankelijke manier met elkaar in discussie te gaan of elkaar te helpen bij het verduidelijken of oplossen van vraagstukken. 4. Resultaten websurvey De websurvey Ervaringen met informatievoorziening (stelsel van) basisregistraties heeft van medio juli tot begin september open gestaan voor deelname. Op sluitingsdatum 4 september is de survey door 65 respondenten ingevuld. Hiervan zijn 36 reacties binnengekomen via de webkoppeling in de LinkedIn-groep Stelsel van Basisregistraties. De overige 29 reacties zijn via de webkoppeling in de persoonlijk e- mailuitnodiging binnengekomen. De survey is onderverdeeld in vijf segmenten, namelijk: - Werk: vragen over de respondent en zijn of haar relatie tot de basisregistraties. - Vindbaarheid: vragen over de vindbaarheid van informatie over basisregistraties. - Duidelijkheid: vragen over de duidelijkheid en bruikbaarheid van de informatie over basisregistraties. - Stelselinformatiepunt (STIP): vragen over STIP. - Aanbevelingen en overige opmerkingen: vragen over wensen en aanbevelingen voor (het verbeteren van) de informatievoorziening. De resultaten worden hieronder aan de hand van deze segmenten geschetst. 4.1 Werk Eerst is gevraagd waar de respondent werkt. Onderstaande figuur laat de antwoorden zien: 6
De grootste groep respondenten werkt bij een gemeente (n=22). Twaalf respondenten hebben bij Overige een meer precieze organisatie ingevuld. Het valt hierbij op dat samenwerkingsverbanden en veiligheidsregio s goed vertegenwoordigd zijn. Respondenten geven aan vooral vanuit de volgende functies betrokken te zijn bij het onderwerp basisregistraties: advisering; informatieanalyse en/of architectuur; planning of inrichting van werkprocessen of informatievoorziening. 4.2 Vindbaarheid De respondenten zoeken relatief vaak naar online informatie over basisregistraties. In totaal zoeken 21 personen enkele keren per maand en 24 personen meerdere keren per week naar informatie. De overige 18 personen zoeken incidenteel naar informatie over basisregistraties. 7
De respondenten zoeken naar de volgende soort informatie over basisregistraties (bij deze vraag was het mogelijk meerdere antwoorden te geven): Verbindingen tussen basisregistraties 54,10% Stelselvoorzieningen 50,82% Voortgang en planning (van de basisregistraties) 47,54% Producten en diensten van de basisregistraties 47,54% Aansluiten op basisregistraties 47,54% Kwaliteit van basisregistraties 37,70% Best practices 37,70% Besturing van het stelsel van basisregistraties 29,51% Terugmelden 21,31% Financiering van het stelsel van basisregistraties 14,75% Wat opvalt aan de methode waarmee de respondenten naar deze informatie zoeken, is dat er geen enkele respondent aangeeft via STIP te zoeken. Wel zijn er 25 personen die de website van e-overheid.nl gebruiken. De naam STIP lijkt niet bekend te zijn als zoekplatform, terwijl het als onderdeel van e-overheid.nl waarschijnlijk wel gebruikt wordt. Verder worden vooral de websites van specifieke basisregistraties, Google, KING en online communities geraadpleegd. 8
De respondenten zijn overwegend positief over de vindbaarheid van de informatie. Slechts een persoon geeft aan informatie nooit te kunnen vinden, terwijl 98% ja als antwoord geeft op de vraag: Vindt u de informatie die u zoekt?. Hiervan zegt 62% dat het de informatie in de meeste gevallen vindt en 35% dat het de informatie in sommige gevallen vindt. Niemand vindt altijd de benodigde informatie. Er zijn een aantal aanvullende opmerkingen bij deze vraag gegeven. Zo geven respondenten relativerend aan dat de informatie wel te vinden is, maar dat deze soms te algemeen van aard is of dat het zoeken en vinden niet gemakkelijk is: - Het vinden van informatie over de specifieke inhoud van de Basisregistraties zoals het NHR kostte mij veel tijd. - Het is wel altijd even zoeken. De informatie zit op veel plekken. Via hyperlinks wordt dat wel opgelost, maar soms ben je toch een beetje de weg kwijt. En er moet veel geklikt worden. - Detailinformatie en actuele informatie is alleen te vinden bij de registratiehouder. Een moeizame zoektocht over meerdere sites van diverse pluimage. Je weet nooit of je niet goed zoekt of dat de informatie er gewoonweg niet is. - Probleem blijft wel het op de hoogte blijven van belangrijke ontwikkelingen. Soms merk je dat je toch belangrijke publicaties gemist hebt ondanks het bijhouden van alle nieuwsbrieven en communities. Digimelding 2.0 BLT kwam bijvoorbeeld als duveltje uit een doosje. 4.3 Duidelijkheid Op de vraag of de informatie over basisregistraties aansluit bij de praktijk geeft men nagenoeg hetzelfde antwoordpatroon als op de voorgaande vraag. Een enkeling zegt altijd of nooit, terwijl de meerderheid aangeeft dat de informatie meestal (n=30) of in sommige gevallen (n=22) aansluit. Een aantal aanvullende open antwoorden zijn de volgende: - Ik mis nog steeds meer informatie over de relatie tussen gegevens in registraties en de wettelijke bron daarvan. De Stelselcatalogus moet dat gaan invullen, maar ook daar valt op dit punt nog wat te verbeteren. 9
- Het is vaak nog zoeken naar de best practice van hoe om te gaan met de basisregistraties. - Wetgeving is niet op elkaar afgestemd en er zijn veel onduidelijkheden in de praktijk. - De informatie is veelal te positief over de werkelijke status. Planningen die niet meer haalbaar zijn, blijven wel als werkelijkheid op de diverse sites staan. Op de vraag of de online informatie over (het stelsel van) basisregistraties begrijpelijk is, reageert men overwegend positief: De toelichtingen zetten hier een noemenswaardige kanttekening bij, door te duiden op de moeilijkheid van de informatie over basisregistraties: - Met name de toelichting op de technische aansluitmogelijkheden is soms te ingewikkeld. - Documentatie uitbreiden met voorbeelden voor eenvoudige en lastige gevallen; een voorbeeld nemen aan de publicaties van de Waarderingskamer. - Er is nog veel ruimte voor interpretatie. Verschillende vakgebieden gebruiken verschillende termen voor hetzelfde. Of juist een term voor verschillende zaken. - Ik krijg wel eens mailings en die vind ik doorgaans lastig te begrijpen, zeker omdat een basiskennis geacht wordt aanwezig te zijn. Ik denk dat jullie die kennis overschatten. De vraag naar de volledigheid van de informatie over basisregistraties wordt ook volgens het eerder genoemde patroon beantwoord. Het merendeel vindt dat dit het geval is, terwijl een kleine minderheid de informatie nooit of altijd volledig vindt. 10
Relevante aanvullingen zijn de volgende: - Nee, maar dat komt omdat een aantal zaken in het stelsel ook nog steeds niet goed ingevuld zijn. Daar loop je mat name binnen een praktijk van de gemeente tegenaan. - Er is afgelopen twee jaar echt heel veel verbeterd aan snelle beschikbaarheid van informatie over basisregistraties. Maar het blijft bij elkaar harken van informatie en documentatie; de neiging om zelf een eigen archief bij te houden blijft bestaan, terwijl je natuurlijk een portaal verwacht van waaruit alles te vinden is. Concreet: waarom heeft de Waarderingskamer nog een eigen sectie over basisregistraties, idem het Kadaster, idem KING. De centrale Releasekalender werkt niet voor leveranciers, omdat ze altijd achterloopt. Waarom niet alle informatie over digi en landelijke voorzieningen op één portaal plaatsen? 4.4 Stelselinformatiepunt (STIP) We hebben de respondenten gevraagd of zij STIP kennen en of zij gebruik maken van STIP. Van de respondenten geeft 35% aan nooit gebruik te maken van STIP, 55% maakt er soms gebruik en 10% vaak. 11
Aan de 65% (n=39) die positief antwoordt op de vraag of zij bekend zijn met STIP, hebben wij enkele vervolgvragen gesteld over het praktische gebruik van STIP. Ten eerste is gevraagd hoe men van STIP heeft gehoord. Het hoogst scoren (nieuwsbrieven van) e-overheid.nl en online communities zoals LinkedIn. Op de website van STIP wordt het vaakst gezocht naar informatie over stelselvoorzieningen: Stelselvoorzieningen 58,97% (23) Verbindingen tussen basisregistraties 48,72% (19) Voortgang en planning (van de basisregistraties) 46,15% (18) Producten en diensten van de basisregistraties 38,46% (15) Kwaliteit van basisregistraties 33,33% (13) Aansluiten op basisregistraties 33,33% (13) Besturing van het stelsel van basisregistraties 25,64% (10) Best practices 23,08% (9) Terugmelden 20,51% (8) Financiering van het stelsel van basisregistraties 17,95% (7) Onder de antwoordcategorie Overige wordt opgemerkt dat de respondenten STIP ook in meer algemene oriënterende zin gebruikt. 12
Op de vraag of men op STIP de informatie vindt die men zoekt, wordt door 92% van de respondenten een positief antwoord gegeven: Over de Meldingenregistratie zegt het merendeel van de respondenten (53%) dat het hier nog geen gebruik van heeft gemaakt. Geen enkele respondent maakt er vaak gebruik van. Negen respondenten (24%) hebben er ook nog nooit van gehoord en eveneens negen respondenten geven aan er soms gebruik van te maken. 13
Aan de negen respondenten die soms gebruik maken van de Meldingenregistratie is de vervolgvraag gesteld hoe zij deze dienst beoordelen. Alle respondenten zijn hier positief over: Goed 11,11% Ruim voldoende 22,22% Voldoende 66,67% Matig 0% Onvoldoende 0% Een respondent zegt hier wel bij: - De prioriteitstelling is niet altijd even duidelijk; sommige zaken worden weggeredeneerd of verschoven naar onnodige (theoretische) studies. Kortom: te weinig echt opgelost. Tot slot zijn de respondenten gevraagd een algemeen oordeel te geven over het Stelselinformatiepunt. Maar liefst 92% geeft het STIP een voldoende of hoger, terwijl 8 % het matig vindt. Geen enkele respondent geeft STIP een onvoldoende. Een van de respondenten merkt hierbij op dat de relatie tussen STIP en e-overheid.nl onduidelijk is en dat er behoefte is aan één centrale vindplek van de informatie: - Algemene opmerking: de informatie over het stelsel van basisregistraties staat vermeld op meerdere websites. Het is lastig om te bepalen welke informatie up-to-date en betrouwbaar is, omdat de eigenaar van de website niet in alle gevallen bekend is. Daar is grote winst te behalen door één website te ontwikkelen die alle informatie met betrekking tot het stelsel bevat. Wat is bijvoorbeeld de verhouding tussen de website van STIP en de e-overheid.nl website? Als ik iets zoek, zal ik eerst op de website van de e-overheid kijken, waarna ik via links en klikken op de stelselwiki terecht kom. 14
Tot slot zijn de respondenten gevraagd naar wensen of aanbevelingen over de online informatievoorziening over (het stelsel van) basisregistraties. Hierop zijn 24 antwoorden gekomen. Een punt dat meerdere malen wordt genoemd is het centraliseren van informatie om versnippering te voorkomen: - Eén punt waar alle informatie samenkomt, dus graag op STIP alle informatie vanuit links van i-nup en LinkedIn en verder. - Eén duidelijke plek waar best practices staan vanuit gebruik(ers) geredeneerd en niet vanuit afzonderlijke basisregistraties. Laat de kracht van de combinatie en van gecombineerd gebruik zien. Juist voor bestuurders, managers en beslissers. Er wordt ook meerdere malen voorgesteld meer bekendheid te geven aan STIP zelf: - Meer publiciteit binnen corporatiebranche, bijvoorbeeld via vakbladen van de branche zoals de corporatiegids en het Aedes magazine. - Meer bekendheid geven aan de STIP website. Ik heb de DocumentenBank even gebruikt. Toevallig was ik vandaag op zoek naar de Grote Berichtenstandaard documentatie. Via het doorzoeken van de wiki gemakkelijk gevonden. Super! Dit is de zoekmogelijkheid die ik verwacht. Sommige respondenten zouden graag zien dat er meer specifieke informatie voor hun eigen domein of doelgroep beschikbaar komt, zoals voor de zorg, gemeenten of beleidsmakers: - Meer informatie die specifiek gericht is op beleidsmakers en wetgevers. Hoe kunnen zij bij het ontwikkelen van beleid en wetgeving zo goed mogelijk rekening houden met de basisregistraties, met name vanuit het oogpunt van hergebruik van gegevens uit de basisregistraties. Tot slot is er een compliment: - Keep up the good work! 5. Lessen en vooruitblik 5.1 Lessen Samenvattend laten de diepte-interviews en de websurvey de volgende belangrijkste lessen zien. 5.1.1 Vindbaarheid Respondenten zoeken met name naar informatie over de betekenis van (het in samenhang gebruiken van) gegevens, voortgang en planning, techniek en praktijkvoorbeelden. De respondenten zoeken de benodigde informatie met name via hun warme contacten. Ook zoeken ze actief op websites van bijvoorbeeld e-overheid.nl, de (bronhouders van de) basisregistratie en KING. Daarnaast vinden ze de informatie via nieuwsberichten, LinkedIn en tweets. Knelpunten in de vindbaarheid van de informatie zitten volgens de respondenten in: - De versnippering van de informatie. - De overload aan informatie. 15
- Het weergeven van informatie vanuit het perspectief van de afzonderlijke basisregistraties. - De beperkte hoeveelheid informatie over het hoe en het concrete gebruik van (het stelsel van) basisregistraties. 5.1.2 Duidelijkheid De duidelijkheid (en bruikbaarheid) van de informatievoorziening over (het stelsel van) basisregistraties laat volgens de respondenten nog op enkele punten te wensen over. Zo stellen zij dat: - Informatie te theoretisch van aard is en te veel op hoofdlijnen blijft. - Om de informatie echt goed te kunnen begrijpen en te doorgronden, vakkennis nodig is. - Informatie over data, planning en ontwikkelingen bij de (stelsel)voorzieningen vaak afwezig of niet volledig is. - Zij regelmatig twijfels hebben over de actualiteit van de informatie. 5.1.3 Stelselinformatiepunt (STIP) Het merendeel van de respondenten kent het Stelselinformatiepunt, maar maakt geen gebruik van STIP als vertrekpunt voor het vinden van informatie. De respondenten komen op STIP terecht via verwijzingen vanuit nieuwsberichten of zoekacties in Google. Het Stelselinformatiepunt wordt positief beoordeeld. Ook zijn de respondenten tevreden over de Meldingenregistratie. Tegelijkertijd maakt het merendeel (nog) geen gebruik van de Meldingenregistratie. Volgens de respondenten moet het voor afnemers direct duidelijk zijn waarvoor zij bij STIP terecht kunnen. De respondenten bevelen aan dat STIP zich nadrukkelijker moet profileren als dé kennisbank van het stelsel van basisregistraties. 5.1.4 Aanbevelingen De respondenten hebben een aantal duidelijke aanbevelingen en wensen voor de informatievoorziening over (het stelsel van) basisregistraties. De belangrijkste luiden als volgt: - Zorg voor één centrale plek met informatie. - Bied informatie meer in samenhang aan, vanuit het perspectief van één breed stelsel. - Wijs actief op ontwikkelingen, wijzigingen of nieuw te starten pilots. - Laat nadrukkelijker de maatschappelijke baten en best practices (van het gebruik) van het stelsel van basisregistraties zien. - Maak informatie interactief en open. 5.2 Maatregelen Op basis van de opgedane lessen kan STIP in samenwerking met andere partijen binnen het stelsel van basisregistraties uiteenlopende maatregelen nemen. Deze maatregelen zijn te clusteren naar de twee hoofdmaatregelen: voorkomen van versnippering en communiceren. Hieronder lichten we deze twee maatregelen toe: - Voorkomen van versnippering. Laat afnemers niet aan de huidige versnippering van informatie over, maar bied één kennisbank op het gebied van basisregistraties. Een kennisbank die informatie in samenhang aanbiedt, het objectieve vertrekpunt is voor alle informatie op het gebied van 16
17 basisregistraties en het aanspreekpunt vormt voor alle afnemers en andere betrokkenen binnen het stelsel van basisregistraties. Dat biedt een oplossing voor de nu ervaren versnippering en overload aan informatie. - Communiceren. Zenden is op dit moment (nog steeds) noodzakelijk. In de communicatie moeten STIP en de betrokken stelselpartijen zich nadrukkelijk richten op het hoe van het werken met (het stelsel van) basisregistraties. De informatie moet op een toegankelijke, leesbare en praktische manier gepresenteerd worden. Andere aandachtspunten zijn het actief wijzen op ontwikkelingen en veranderingen, het beschrijven van praktijkvoorbeelden, het in samenhang presenteren van de informatie over de verschillende basisregistraties en het bieden van een loketfunctie voor vragen en knelpunten van afnemers.