Business case Het duurzaam borgen van 3 procent verzuim BUSINESS CASE HR
Het duurzaam borgen van 3 procent verzuim Marleen Teunis garandeert haar klanten een verzuimpercentage van maximaal 3 procent. Dankzij de zelf ontworpen methode Oplossingsgericht Verzuimmanagement waarin software een belangrijke schakel is. Een Franse chirurg begon ermee in het leger van Napoleon. Hij rangschikte de zieken en gewonden op urgentie en niet meer op militaire rang. Triage ( sorteren in het Frans) wordt tegenwoordig niet alleen meer ingezet bij rampen en grote ongelukken. Inmiddels gebruiken huisartsenpraktijken en de spoedeisende hulp in ziekenhuizen het ook. Marleen Teunis van Van Campen Consulting past dit principe sinds vijfentwintig jaar toe, als trainer en organisatieadviseur binnen de gezondheidszorg. Vijftien jaar geleden bedacht zij het verzuimtriage, waarbij zij de mate van mobiliteit van de verzuimende medewerker indeelde in vier stadia: van geen arbeidsmogelijkheden (M1) naar in staat om het eigen werk te hervatten (M4). Ik zag dat dingen niet klopten in de verzuimwereld. Dat een medewerker in het privaatdomein eerder herstelde dan op het werk, zegt zij. Het was ook de tijd dat verzuim als een keuze werd gezien en de vraag wat kun je nog wel? leidend was binnen verzuimmanagement. Dan voelt de medewerker zich onbegrepen, niet gehoord. Toen dacht ik: er is meer. Zij haalde inspiratie uit Amerika waar bij therapieën al langer oplossingsgericht gewerkt werd, op basis van de psychologie van het positieve denken. In tegenstelling tot het gebruikelijke analytisch denken, zoals de dokter doet. 1 Unit4 - Het duurzaam borgen van 3 procent verzuim
Cultuur van verzuim Tegelijkertijd deed eigen onderzoek haar concluderen dat 90 procent van het verzuim een vorm van coping is, een gevolg van de vraag: hoe deal ik met het feit dat ik niet zo fit ben? Deze cultuur van verzuim wilde zij doorbreken en zij ontwierp daarvoor de methode Oplossingsgericht Verzuimmanagement. Geen blijf maar lekker thuis en ook geen strijd met de medewerker over het wel of niet ziek zijn. Wel het gesprek aangaan vanaf het eerste moment. De medewerker is prima in staat zelf te zeggen wanneer hij zijn eigen werk weer kan hervatten of passende arbeid kan doen. Wij geven tools om daarover na te denken. Vertrouwen, veiligheid en verantwoordelijkheid zijn onze kernwaarden daarbij. De medewerker moet eigenaar worden van zijn herstel en in deze cultuuromslag heeft de leidinggevende een cruciale rol. Bestudering van tien jaar verzuimdata leerde Teunis dat de beïnvloeding van de medewerker naar de gewenste rol het sterkst is in de eerste week na diens ziekmelding. Dan moet de leidinggevende dus constructief contact met de medewerker hebben. Ook in de tweede week valt nog veel winst te boeken, daarna slinken de kansen sterk. Ze werkte de verzuimbegeleiding haarfijn uit met verschillende tools waarmee de leidinggevende wordt gesteund in het gesprek met de medewerker. Ze beschreef in 2010 haar methode in haar eerste boek, Werken, iedereen wordt er beter van. Het werd een bestseller in de branche. Voorbeeldvragen Al doende ontdekte zij dat de methode niet perfect uitvoerbaar was. We hadden alles uitgewerkt in Excel maar zonder een digitaal systeem. De betrokkenen wisten daarmee nog niet goed wanneer ze wat moesten doen en het kostte veel tijd om iedereen die ziek was adequaat te volgen. Omdat we alles handmatig deden met bestandjes en briefjes en dingen moesten onthouden, konden we die 3 procent verzuim niet duurzaam borgen. De medewerker moet eigenaar worden van zijn eigen herstel. 2 Unit4 - Het duurzaam borgen van 3 procent verzuim
Het 'wat' staat vast, dat hebben we tot op de millimeter verfijnd. Een ontmoeting met Unit4 luidde een nieuwe fase in. Zij waren de eersten van de verzuimproviders die zeiden: wij gaan het voor jullie maken. Zij zagen het avontuur zitten en gaven ons vertrouwen dat wat wij gemaakt hadden, ook passend was. De module werd gebouwd en inmiddels is VerzuimSignaal een vast onderdeel van Oplossingsgericht Verzuimmanagement. Het is supertoegankelijk en de gebruikers worden nu bij de hand genomen. Ze hoeven zich niet druk te maken over wat en hoe ze moeten doen maar kunnen zich concentreren op de kwaliteit van het contact. Zo krijgt een leidinggevende in een standaardmodule allerlei voorbeeldvragen om niet per ongeluk de wet te overtreden. Je mag een medewerker geen vragen stellen die hem uitdagen iets over zijn gezondheid te vertellen. Dus moet je de leidinggevende ondersteunen bij de juiste verzuimbegeleiding. Besparingen De workflow is vastgelegd waardoor het systeem ontzorgt, en dat geldt vooral voor leidinggevenden. Maar ook voor HR. Het wat staat vast, dat hebben we tot op de millimeter verfijnd. Per klant bekijken we dan wie wat doet. Het is maatwerk op rollen en verantwoordelijkheden. Teunis en haar veertig medewerkers hebben dankzij de software snel door wat er loos is. Op één A4 tje kan ik zien waarom het verzuim nog geen 3 procent is. Op het dashboard staat informatie over het gedrag van alle spelers die met verzuim bezig zijn. Het uitgangspunt van de methode is de codering van M1 tot en met M4. Hierin denken we en op basis hiervan worden ook vervolgstappen gemaakt. Dit is ook vertaald in VerzuimSignaal. Een spraakmakende garantie aan de gebruikers is een verzuimpercentage van maximaal 3 procent. En dat maken we waar. We hebben genoeg voorbeelden waarbij we het verzuim van 6, 9 en zelfs 12 procent teruggebracht hebben naar 3 procent of minder. 3 Unit4 - Het duurzaam borgen van 3 procent verzuim
Het is maatwerk op rollen en verantwoordelijkheden. En dat tikt aan. Gemiddeld kost een verzuimende werknemer de werkgever zo n 300 euro per dag, maar bij een ICT-bedrijf loopt dit op naar 800 euro. Fikse besparingen dus bij procenten minder verzuim. We hebben in 2016 een klant ondersteund die meer dan 30 miljoen verzuimkosten kende. Uiteraard gaat dit niet alleen over verzuim, er is hier sprake van een HR vraagstuk. Aanscherpende wetgeving De methode wordt aangeboden in verschillende vormen van intensiteit, van volledig casemanagement en changemanagement tot alleen het coachen van de leidinggevende tijdens de eerste cruciale week van een ziekmelding. We maken altijd een plan op maat. Scholing van de leidinggevende is daar een vast onderdeel van. Methodisch werken kun je niet van vandaag op morgen. In VerzuimSignaal zitten alle experts: leidinggevende, HR, bedrijfsarts en arbeidsdeskundige. Vaak in een afgeschermde omgeving, want het systeem is conform de regels van de Autoriteit Persoonsgegevens. Van de betrokkenen ontbreekt alleen de hoofdpersoon in het verhaal: de medewerker. Maar die functionaliteit is een dezer dagen ook beschikbaar. Mede gedreven door de aanscherpende wetgeving waarin elke medewerker zijn of haar eigen dossier moet kunnen inzien. De gehele methode wordt continu doorontwikkeld. We doen veel onderzoek op onze database. Zo bleek het gesprek tussen medewerker en leidinggevende op de werkplek over passende arbeid teveel tijd te kosten. Nu hebben we vanuit de bibliotheek in VerzuimSignaal een formulier voor de medewerker om alvast in te vullen. Daardoor gaat hij nadenken over wat hij wel en niet kan en loopt het gesprek soepeler. De wetgeving schrijdt voort, en voorziet in steeds meer betrokkenheid van de medewerker en bescherming van de privacy. Oplossingsgericht Verzuimmanagement met VerzuimSignaal trekt gelijk op met die ontwikkeling. Het bewijs daarvan is dat we een pilot voor het UWV doen. Zij hebben ons gekozen omdat wij APwaardig zijn. 4 Unit4 - Het duurzaam borgen van 3 procent verzuim
Unit4 kan organisaties zoals u helpen. Wilt u weten hoe? Kijk dan op: www.unit4.nl/hr Over Unit4 Unit4 is een toonaangevende leverancier van bedrijfssoftware voor dienstverlenende organisaties. Met ruim 4.000 medewerkers wereldwijd genereert Unit4 een jaarlijkse omzet van meer dan 500 miljoen euro. Unit4 levert ERP, branchegerichte en best-in-class applicaties. Duizenden organisaties uit sectoren als zakelijke en publieke dienstverlening, onderwijs, non-profit, vastgoed, groothandel en financiële dienstverlening werken met business software van Unit4. unit4.nl Unit4 Business Software B.V. Papendorpseweg 100, 3528 BJ Utrecht Postbus 5005, 3502 JA Utrecht T +31 88 247 17 77 E hrsolutions@unit4.com Copyright Unit4 Disclaimer: Alle informatie in dit document is met grote zorgvuldigheid samengesteld. Voor mogelijke onjuistheid en/of onvolledigheid van de hierin verstrekte informatie kan Unit4 geen aansprakelijkheid aanvaarden, evenmin kunnen aan de inhoud van dit document rechten worden ontleend.