danielle@benschop-advies.nl 10 april 2008 1
benschop proces- en managementadvies pragmatisch procesontwerp effectieve procesoptimalisatie structurele procesimplementatie door: realiseren proces (her)ontwerp maken proces visualisaties geven optimalisatie- en efficiencyadvies uitvoeren implementatie- en projectmanagement danielle@benschop-advies.nl 10 april 2008 2
danielle@benschop-advies.nl 10 april 2008 3
deliverables Procesanalyses Proces (her)ontwerpen Proces visualisaties Impactanalyses Fit-Gap analyses Optimalisatie- en efficiencyadviezen Trainingen Project- en implementatiemanagement BPR trajecten Planning & voortgangsbewaking Coördinatie danielle@benschop-advies.nl 10 april 2008 4
bedrijfsprocessen Bedrijfsproces: logisch samenhangende taken, die in een organisatie worden uitgevoerd om een vooraf vastgestelde uitkomst te bereiken. Bereiken van deze vooraf vastgestelde uitkomst veel efficiënter en effectiever te bereiken met behulp van IT. IT is inmiddels in hoge mate doorgedrongen in alle sectoren in onze economie en binnen de dienstverlening en de overheid. Probleem in deze laatste sectoren: efficiency ondanks IT inzet slechts in beperkte mate verbeterd. Bedrijfsprocessen zijn vaak niet (optimaal) in lijn gebracht aan de mogelijkheden die IT biedt. Maar: IT wordt te vaak gekozen als aanvliegroute. Processen uitvoeren is en blijft mensenwerk danielle@benschop-advies.nl 10 april 2008 5
visie Steeds sterkere nadruk op klantgerichtheid bij dienstverlenende organisaties. Organisaties nu: veel werkgroepen, onduidelijke plannen en een veelheid aan projecten en informatiestromen. Groeiende behoefte aan meetbare resultaten, actie, afgeronde projecten en zichtbare vorderingen. Middels Business Process Redesign richten op optimaliseren organisaties: bedrijfsprocessen centraal stellen, daarnaast richten op IT ontwikkelingen èn op de mensen die processen uitvoeren of aansturen. Creëren van draagvlak en begrip bij de mensen die het administratieve werk verzetten + optimaliseren werkwijze en (gebruik)it systemen = gestructureerde bijdrage aan verhogen van efficiency en effectiviteit Mensen en processen centraal, want juist in in IT leveren hoge investeringskosten vaak niet de resultaten die men er vooraf van verwacht. danielle@benschop-advies.nl 10 april 2008 6
visie Traditioneel: informatiesystemen leidend voor procesinrichting geen benadering vanuit de businessprocessen automatiseerder bedenkt informatiesysteem gebruikersinput onvoldoende Gevolgen: procesinrichting naar informatiesystemen mismatching tussen informatiesysteem en proces informatiesysteem niet efficiënt en effectief informatiesysteem is keurslijf voor de processen en organisatie Visie: acceptatiegraad informatisering daalt bedrijfsprocessen leidend laten zijn tijdens systeemontwikkeling informatiseren vanuit de processen informatiesystemen ondersteunen de processen breng daarom de bestaande bedrijfsprocessen in beeld ontwikkel een process map van bestaande situatie projecteer gewenste veranderingen op de process map danielle@benschop-advies.nl 10 april 2008 7
process Mapping = procesvisualisatie waarom? Denken en handelen vanuit de processen Top Down benadering Samenhang tussen de relevante aspecten Visualisatie dient als vertrekpunt om daarna de organisatie te bedienen op allerlei gebieden waarin de opgebouwde proceskennis essentieel is: Overlegplatform creëren Gevolgen voorgenomen veranderingen zichtbaar Impactanalyses Fit-Gap analyses Gestructureerde transitieplannen maken Transitie / Implementatie begeleiden projectmanagement Voortgangsmonitor AO opstellen Opleidingsmateriaal realiseren danielle@benschop-advies.nl 10 april 2008 8
methodieken + instrumenten Methodieken Business Process Redesign Business Mapping Mindmapping PRINCE II Tollgate Brainstorming Instrumenten Gezond verstand Business Maps Processor Cards Mindmanager MsProject Protos Bwise Mavim danielle@benschop-advies.nl 10 april 2008 9
opdrachtgevers Ministerie van Buitenlandse Zaken ICT (uitrol hard- & software worldwide) procesmodel, opleiding Personeelszaken (implementatie salarissysteem) Financiele administratie (implementatie Oracle) Inkoop (E-procurement) Ministerie van Binnenlandse Zaken + IBM P-Direkt, impactanalyse, implementatie SSC Ministerie van VROM P-Direkt, impactanalyse, SSC Ministerie van Financiën P-Direkt, impactanalyse, SSC Ministerie van VWS P-Direkt, impactanalyse, SSC Interpolis Fusie Rijksgebouwendenst Begeleiding selectietraject nieuwbouw Ministeries 2 e kamer E-procurement Gemeente Rotterdam Procesherontwerp en Ontwikkeling dienstverlening: BPR Optimalisatie parkeerproducten Rijksgebouwendenst Begeleiding selectietraject nieuwbouw Ministeries Monumentenzorg + ROB Fusie Prorail Ontwikkeling Productencatalogus Training procesmatig werken danielle@benschop-advies.nl 10 april 2008 10
aanpak process mapping Current-situatie vastleggen: procesflow & proces(deel)stappen rollen / organisatie activiteiten systeemlandschap producten wetgeving current eisen risico s controles effectiviteit efficiency communicatie fouten / problemen verantwoording danielle@benschop-advies.nl 10 april 2008 11
aanpak process mapping scenario s future vastleggen: mogelijke toekomstige situaties vastleggen gewenste veranderingen mogelijke nieuwe procesgang benodigde systeem-aanpassingen mogelijke nieuwe werkstromen andere rolvoering current possible futures impact per scenario kosten/baten doorlooptijd scenario s onderbouwde besluitvorming keuze definitieve future danielle@benschop-advies.nl 10 april 2008 12
aanpak process mapping future vastleggen: definitieve toekomstige situatie vastleggen door te voeren veranderingen visualisatie veranderingsdoel current possible futures future procesflow & proces(deel)stappen rollen / organisatie aktiviteiten systeemlandschap produkten controles wetgeving danielle@benschop-advies.nl 10 april 2008 13
aanpak process mapping fit gap analyse: welke processen worden geraakt? welke systemen moeten worden aangepast? welke rollen veranderen? andere of nieuwe controles? current possible futures future fit gap wat wijzigt er waar? wat verandert niet? wat is er nieuw? wat gaat verdwijnen? danielle@benschop-advies.nl 10 april 2008 14
aanpak process mapping realisatie future: opstellen projectplan (hoe gaan we het doel bereiken? wie doet wat wanneer?) realiseren veranderingen uitvoeren projectplan current possible futures future fit gap realisatie AO IC (her)inrichten werkinstructies systeemaanpassing,otap responsibilities beleggen opleiden medewerkers danielle@benschop-advies.nl 10 april 2008 15
aanpak process mapping implementatie: future ingericht proces ingericht systeem in productie controles ingericht medewerkers opgeleid current possible futures future fit gap realisatie imple mentatie AO IC in beheer changeman. ingericht systeem in beheer nieuwe proces = current danielle@benschop-advies.nl 10 april 2008 16
danielle@benschop-advies.nl 10 april 2008 17
process mapping, waarom? instrument om gevolgen van veranderingen inzichtelijk te maken impact van nieuwe of gewijzigde maatregelen vaststellen Projecten om nieuwe of gewijzigde regelingen te implementeren Organisaties nu: veel werkgroepen, onduidelijke plannen en een veelheid aan projecten en informatiestromen Process map: zichtbare veranderdoelen, meetbare resultaten, actie, afgeronde projecten en gemarkeerde vorderingen danielle@benschop-advies.nl 10 april 2008 18 18
process map als communicatieplatform danielle@benschop-advies.nl 10 april 2008 19
fusie CURRENT Procesmap organisatie X current Modelleer huidige situaties Analyse Ontwerp toekomstig model Procesmap organisatie Y current Ontwikkel Transitie Scenario Implementatie Procesmap nieuwe organisatie future FUTURE danielle@benschop-advies.nl 10 april 2008 20
fusie Bedrijfsprocessen te fuseren organisaties inzichtelijk maken. Gelijksoortige bedrijfsprocessen onderkennen. Probleemgebieden worden aanwijsbaar. Bestaande knelpunten worden hierdoor niet geincorporeerd in nieuwe organisatie. Inzicht en begrip medewerkers van te fuseren organisatieonderdelen. Beeld nieuwe organisatie duidelijk te definiëren. Doublure van bedrijfsprocessen wordt voorkomen. Keuzes in te zetten informatiesystemen onderbouwd en inzichtelijk. Functionaliteit ondersteuning info-systemen versus processen vast te stellen. Informatiestromen in kaart brengen. Overdrachts en ontkoppelmomenten bepalen. danielle@benschop-advies.nl 10 april 2008 21
proces mapping & AO - IC vastleggen functioneren van de organisatie vastleggen informatie die hieruit voortkomt complex van maatregelen om het functioneren en informeren naar wens te laten verlopen 6 w's: wie (functionaris) mag wat (welke gegevens), waarom, wanneer en waarmee (met welke hulpmiddelen) en waarheen gaan die gegevens? process map om AO te visualiseren process map om stappenplan IC uit te voeren danielle@benschop-advies.nl 10 april 2008 22
process mapping & compliance impact IT systemen is groot daarom compliance: (extra) controles noodzakelijk wettelijk voorgeschreven. controles van productie- en informatieprocessen. process map als raamwerk, waarmee wetgeving wordt doorvertaald naar de werkvloer process map als instrument om gevolgen van wettelijke en kwaliteitseisen inzichtelijk te maken process map om impact van nieuwe of gewijzigde regelingen vast te stellen hulpmiddel bij opstellen compliance-programma en -plan. danielle@benschop-advies.nl 10 april 2008 23 23
process mapping & productontwikkeling ontwerpproces om (nieuwe) producten te ontwikkelen, te produceren en te verkopen (vermarkten) structureren. nieuwe innovaties en / of bestaande producten optimaliseren bedrijfsprocessen inzichtelijk maken. herbruikbare proces(onderdelen) bekend. impact op bestaande processen bekend. impact op organisatie voorspelbaar. capaciteit resources beter te bepalen. probleemgebieden in kaart brengen. process map als instrument bij ontwerp- of ontwikkelproces danielle@benschop-advies.nl 10 april 2008 24
impactanalyse Stap 1: Matching te implementeren processen op Current model Verdwijnend proces Match proces: gelijkvormig N Current Processen Nieuw proces M V Te implementeren processen danielle@benschop-advies.nl 10 april 2008 25
impactanalyse Stap 2: Op Current model vastleggen wat veranderen, wat uitfaseren en, wat toevoegen en wat in stand houden Current processen waarop impact bepaald is V uitfaseren M toevoegen Nieuw M V veranderen Aspecten Systemen Organisatie Producten danielle@benschop-advies.nl 10 april 2008 26
procesmapping: de methode Subprocessen opsplitsen in processtappen Primair proces 1 Primair proces 2 Secundair proces danielle@benschop-advies.nl 10 april 2008 27
procesmapping: de methode Navigatie vaststellen Trigger Primair proces 1 Product Primair proces 2 Secundair proces danielle@benschop-advies.nl 10 april 2008 28
procesmapping: de methode Wetgeving Subsidie regeling Aspectgebieden vastleggen Kennis Kennis Producten Producten Hoofdst. I Hoofdst. II Hoofdst. III Aspect A Aspect B Aspect C Aspect D Informatie (I) Subsidies Monumenten Par.1 Art.1 Par.2 Art.1 Par.3 Par.1 Par.2 Par.3 Par.4 Par.1 Par.2 Art.1 Art.1 Art.1 Art.1 Art.1 Art.1 Art.1 A.1 A.2 B.1 B.2 C.1 C.2 D.1 D.2 I.1 I.2 Besch Afw Aanvr Arch Object 1.1 1.2 1.3 Art.2 Art.2 2.1 2.2 2.3 Art.2 Art.3 1.1 1.2 1.3 1.4 Art.2 Art.3 Art.4 1.1 1.2 1.1 1.2 1.3 Art.2 Art.2 2.1 2.2 Art.2 Art.3 Art.4 A.3 A.4 B.3 B.4 B.5 D.3 I.1.a1 I.1.a2 A.1 A.2 A.3 A.1 A.2 2.1 Primair proces 1 Primair proces 2 Secundair proces Activiteiten Activiteiten 1.Accounts 2.Accounts 3.Vorderen 4.Betalen 5.Overeenk Informatie Systeem 1.Accounts Payable 2.Accounts Receivable Systeem X 3. Genral Ledger 4. Project Accounting 5. Mngt informatie Organisatie DIR ADR Dienstleiding SCR STAF SOS 1.1 1.5 2.1 3.1 3.4 4.1 4.4 5.1 5.4 1.1 1.5 2.1 2.5 3.1 3.6 4.1 4.4 5.1 5.6 REGIO 1 REGIO 2 1.2 1.3 1.4 1.6 2.2 2.3 3.2 3.3 3.5 4.2 4.5 4.3 4.6 5.2 5.3 5.5 5.6 1.2 1.3 1.4 1.6 1.7 1.8 2.2 2.3 2.4 2.6 3.2 3.3 3.4 3.5 3.7 3.8 3.9 4.2 4.3 4.5 5.2 5.3 5.4 5.5 5.7 5.8 5.9 FIN MDW ADM ` DIR DIR VAL VER MGR DIR ADM OND VER danielle@benschop-advies.nl 10 april 2008 29
procesmapping: de methode Koppelingen aanbrengen danielle@benschop-advies.nl 10 april 2008 30
procesmapping: de methode het resultaat op procesniveau Omschrijving FIN Navigatie 2.3.15 Registreren Crediteur 3.7 PA 4.6 AR 2.4 Bet. 4.2 A.3,67 Art. 2 Prod. A.3 Aspectgebied danielle@benschop-advies.nl 10 april 2008 31
Toegevoegde waarde process map communicatie tussen alle betrokkenen 10 20 % besparing in menskosten 20 30% verkorting doorlooptijd concentratie op processen en procesverbeteringen meer kans om de veranderdoelen te realiseren: processturing procesresultaat zicht op de status van het realisatietraject danielle@benschop-advies.nl 10 april 2008 32