Artikelbeheer aanmaken Om in onze kassa artikels te kunnen gebruiken moet hiervoor ook een beheer worden geschreven. Daarbij gaan we in eerste fase de tabellen maken en daarna de formulier en queries die het mogelijk maken om deze tabellen op te vullen met nieuwe records. We maken volgens de gewone procedure de volgende tabellen : Tabel : tblbtwtarieven Veldnaam Gegevenstype Beschrijving B_TariefCode Autonummering Unieke code per tarief B_BTWTarief Numeriek Waarde van BTW-tarief B_Omschrijving Tekst Tekstuele tarief Tabel : tblsoorten (soorten artikels bvb. patisserie, vleeswaren, kaas, weekbladen, ) Veldnaam Gegevenstype Beschrijving S_SoortCode Autonummering Unieke code per soort S_Omschrijving Tekst Tekstuele omschrijving soort S_AfdelingsCode Numeriek Afdeling waarbij deze soort hoort link met de tblafdelingen Tabel : tblafdelingen (afdelingen in het grootwarenhuis : voeding, boeken en tijdschriften, tuingereedschap, kledij, ) Veldnaam Gegevenstype Beschrijving AFD_Afdelingscode Autonummering Unieke code per afdeling AFD_Omschrijving Tekst Benaming van de afdeling Dit zijn hulptabellen die toelaten van de artikel in de tblartikels voldoende gedetailleerd te beschrijven. Tabel : tblartikels Veldnaam Gegevenstype Beschrijving A_ArtikelCode Autonummering Unieke code per artikel (artikelnummer) A_ArtikelOmschrijving Tekst Omschrijving van het artikel A_EenheidsPrijs Valuta Prijs per exemplaar van een artikel A_BTWTarief Numeriek Link met tblbtwtarieven A_AantalInStock Numeriek Aantal in stock dit kan later gebruikt worden voor stockbeheer A_Leverancier Numeriek Link met tblleveranciers A_Soort Numeriek Link met tblsoorten 1 Frank Van Oost
De afdeling van een artikel moet niet vermeld worden omdat de afdeling gekoppeld is aan de soort. Als we later de afdeling van een artikel moeten weten kunnen we dat terug vinden via de soort van het artikel. Om deze tabellen nu op te vullen met records zullen we eerst de hulptabellen opvullen om daarna de nodige informatie (vanuit de hulptabellen) te gebruiken om de hoofdtabel tblartikels te kunnen invullen. Maken van een doorlopend formulier Tot nu toe hebben we altijd een formulier gemaakt waarbij slechts één record wordt getoond. In sommige gevallen is het interessant om meerdere records te zien. Zo kan je bijvoorbeeld nagaan of een bepaald record reeds gemaakt is of niet. Invullen van de tblbtwtarieven We maken een blanco formulier maar dan wel op basis van de tabel tblbtwtarieven. Op die manier kunnen we op een eenvoudige manier records toevoegen aan deze tabel. Let wel op : we schrijven met deze methode direct in de tabel wijzigingen in de records kunnen niet ongedaan gemaakt worden omdat deze onmiddellijk worden bewaard in de tabel. Voorzichtig als je wijzigingen aanbrengt in deze tabel. <Maken><Formulierontwerp> <Ontwerpen><Eigenschappenvenster> In het eigenschappen venster van dit formulier maak je een koppeling met de tabel tblbtwtarieven. <Eigenschappenvenster><Gegevens><Recordbron>. 2 Frank Van Oost
Hier duid je de tblbtwtarieven aan. Op dat moment komen alle velden van deze tabel ter beschikking onder de knop <Bestaande velden toevoegen> (naast knop Eigenschappenvenster). Deze velden kunnen allemaal naar het formulier slepen en de vormgeving aanpassen. Hierbij zie je dat de tekstvelden niet niet-afhankelijk vermelden maar dat de naam van het veld in het tekstvak staat. Dit om aan te tonen dat de waarde van het veld in dit tekstvak zal worden getoond. 3 Frank Van Oost
We geven de verschillende objecten volgende eigenschappen mee. Dit doe je in <Eigenschappenvenster><Alle> Tariefcode : Eigenschap Naam Bijschrift Naam BTW-tarieven : Eigenschap Naam Bijschrift Naam Omschrijving : Eigenschap Naam Bijschrift Naam Waarde lbltariefcode Tariefcode: txttariefcode Waarde lblbtwtarief BTW-tarief: txtbtwtarief Waarde lblomschrijving Omschrijving: txtomschrijving Omdat er eigenlijk niet veel informatie op één formulier staat kunnen we de verschillende velden op één rij zetten waardoor heel wat witruimte gespaard wordt. De labels zetten we boven de velden maar dan in een formulierkoptekst. 4 Frank Van Oost
We maken eerst de formulierkoptekst door met de rechtermuis op de details -regel te klikken en daar te kiezen voor <Formulierkoptekst/voettekst> Daarna selecteren we een label (door op te klikken) en drukken op Ctrl-X (knippen). We klikken nu in de formulierkoptekst en drukken op Ctrl-V (plakken). Hierdoor komt het label in de linkerbovenhoek te staan van de koptekst. We kunnen het label nu verplaatsen naar waar we het willen. Dit doen we met de drie labels. De tekstvelden plaatsen we onder hun respektievelijk label en dit is het resultaat : 5 Frank Van Oost
Nu kunnen we nog wat layout mee geven met het formulier. Klik daarvoor op de formulierknop (links boven snijpunt van de twee linialen) en kies in het lint <Schikken><Autoformaat> en kies daar de tweede opmaak Access 2007 (als je op het icoontje van de opmaak blijft staan verschijnt de naam). Je kan nu nog een label in de koptekst toevoegen met de titel van het formulier. Dit is het eindresultaat : Bij dit formulier hebben we niet de navigatieknoppen en recordkiezer verwijderd omdat we deze straks zullen gebruiken. Let ook op het feit dat de details-regel zo smal mogelijk is gemaakt. Dit formulier toont nu maar één record tegelijk. Wil je nu verschillende records tegelijk zien maken we van het enkelvoudig formulier een doorlopend formulier. Klik op de formulierknop (links boven) en in het <Eigenschappenvenster><Opmaak><Standaardweergave> kies je voor doorlopend formulier. Enkelvoudig formulier (zeer veel witruimte) : 6 Frank Van Oost
Doorlopend formulier (meerdere records tegelijk zien) : Je ziet hier meerdere records (in deze tabel zitten er maar 3). Onderaan zie je de navigatieknoppen waarmee je in de records kunt scrollen. Je ziet ook de recordkiezer (naast eerste record). De recordkiezer toont in welke record je aan het werken bent. 7 Frank Van Oost
Om een nieuwe record te maken met je enkel in het lege veld onderaan de nodige waarden in te vullen en automatisch wordt de record bewaard en wordt een nieuwe blanco record klaar gezet. Je kan nu nog een sluitknop voorzien op het formulier en dan is het volledig afgewerkt. Je plaats een <Sluitknop> op het formulier en in de macro ART-mcrArtikelenBeheer maak je een submacro SluitenBTWBeheer die je in het <Eigenschappenvenster> koppelt aan de gebeurtenis Bij klikken. Afdelingenbeheer Op dezelfde manier kunnen we ook voor de tblafdelingen een doorlopend formulier maken : 8 Frank Van Oost
Gesplitst formulier (meerdere records tegelijk zien) : Voor het beheren van de soorten moeten we een meer gevorderd formulier maken. Omdat hier eigenlijk de gegevens van twee tabellen worden gebruikt (tblsoort en tblafdelingen) kunnen we niet hetzelfde type formulier gebruiken maar gaan we een nieuw soort formulier maken : gesplitst formulier. Dit is eigenlijk de combinatie van een enkelvoudig en een doorlopend formulier. We maken een blanco formulier. We plaatsen op het formulier een tekstveld en een label: Soort : Eigenschap Naam Bijschrift Naam Waarde lblsoort Soort: txtsoort Om aan te kunnen geven bij welke afdeling deze soort thuis hoort gaan we naast het tekstveld een keuzelijst met invoervak maken (met de wizard) : 9 Frank Van Oost
De waarden voor de keuzelijst komen uit de tabel tblafdelingen kies eerste keuze en klik op <Volgende>. Hier kiezen we voor de tabel tblafdelingen en klikken <Volgende>. Beide gegevens moeten in de lijst worden opgenomen : - AFD_Afdelingscode : is de primaire sleutel en zal later bewaard worden in de tabel Soorten - AFD_omschrijving : is de naam van de afdeling die in de lijst te lezen zal zijn Klik op <Volgende> sorteer de lijst op AFD_Omschrijving en klik op <Volgende>. 10 Frank Van Oost
Maak de kolom van de omschrijving wat breder zodanig dat de waarden in de lijst goed te lezen zijn. Klik op <Volgende> en in het volgende scherm geef je als label Omschrijving mee en druk op <Voltooien>. 11 Frank Van Oost
We bewaren dit formulier als ART-frmSoortenBeheren. 12 Frank Van Oost
We kunnen daar nog wat extra layout aan meegeven net zoals bij het doorlopend formulier hierboven : - maak formulierkoptekst - maak een titel in de koptekst : Beheren van de soorten - maak een AutoOpmaak en kies voor Access 2007. - verwijder in <Eigenschappenvenster ><Opmaak>. Autocentreren : Ja. recordkiezer : Nee. navigatieknoppen : Neen. geen schuifbalken : Geen. systeemmenu : Nee We moeten natuurlijk nog de gegevens die we ingevuld hebben kunnen bewaren. Daarvoor voorzien we een toevoegquery. Hierbij schrijven we weg naar de tabel tblsoorten en halen we de informatie van het formulier dat we net gemaakt hebben : ART-frmSoortenBeheren. Dit geeft volgende query : 13 Frank Van Oost
Deze query bewaren we als : ART-qrySoortenToevoegen. Op het formulier plaatsen nu ook een <Opslaan>-knop met als gebeurtenis bij klikken wordt een macro uitgevoerd. We gaan eerste de macro maken : <Maken><Macro>. Klik op de knop <Alle acties weergeven> en <Macronamen> In de eerste kolom onder Macronaam vullen we SoortOpslaan in. Als eerste actie : QueryOpenen van de query die we net gemaakt hebben ARTqrySoortenToevoegen. Deze query schrijft de gegevens die we ingevuld hebben op het formulier naar de tabel Soorten. Na het wegschrijven laten we het tekstveld txtsoort leeg maken en de afdeling laten we staan omdat we ervan uitgaan dat we voor een afdeling verschillende soorten tegelijk willen ingeven. Telkens als we op de knop Opslaan hebben gedrukt wordt dit alles uitgevoerd en wordt de cursor met de derde actie Naar besturingselementgaan in het tekstveld txtsoort geplaatst zodanig dat we onmiddellijk de volgende soort kunnen invullen. Plaats nu de knop <Opslaan> op het formulier en doe de nodige opmaak (zoals we al verschillende keren al gemaakt hebben) en we verbinden via het eigenschappenvenster van de knop de nieuw gemaakt macro met de gebeurtenis Bij klikken. <Eigenschappenvenster><Gebeurtenis><Bij klikken> ART-mcrArtikelenBeheer.SoortOpslaan. 14 Frank Van Oost
Om nu de verschillende soorten te zien die we al ingebracht hebben gaan we een doorlopend formulier maken waarin we alle soorten uit de tblsoorten. Het is wel zo dat in deze tabel de AFD_Afdelingscode is opgenomen en dat we uit de tabel tblafdelingen de omschrijving van de afdeling moeten halen. Dit betekent dat we een query moeten maken waar de beide gegevens samengebracht worden. Deze query ziet er als volgt uit : We sorteren de gegevens aflopend op de unieke sleutel van elke soort. Op die manier komt de laatst toegevoegde soort bovenaan in de rij te staan. We bewaren de query als : ART-qryBestaandeSoorten. Deze query zal de basis vormen van een nieuwe formulier waarop we alle soorten tonen. Doorlopend formulier van de soorten : We maken een blanco formulier en via het <Eigenschappenvenster><Gegevens> kiezen we als recordbron deze nieuwe query ART-qryBestaandeSoorten. We slepen alle velden van de query op formulier en maken er een doorlopend formulier van met de volgende layout (naar analogie van hierboven). 15 Frank Van Oost
We bewaren het formulier als ART-frmOverzichtVerschillendeSoorten. Dit formulier gaan we als subformulier toevoegen op het formulier ART-frmSoortenBeheren. We openen het formulier ART-frmSoortenBeheren in ontwerpweergave. In het lint klikken we op <Ontwerpen><Besturingselementen><Subformulier/rapport> en klikken met de cursor op het formulier. De wizard start <Een bestaand formulier gebruiken><art-frmoverzichtverschillendesoorten><volgende> Er is geen rechtstreekse koppeling van het subformulier en het hoofdformulier omdat dit subformulier een weergave is van de inhoud van de tblsoorten en niet zo zeer van een record die op het hoofdformulier staat (zoals we al gedaan hebben met de formulieren in het Klantenbeheer ). We kiezen <Geen><Volgende> 16 Frank Van Oost
We nemen de naam van het subformulier gewoon over en drukken op <Voltooien>. 17 Frank Van Oost
We vergroten het subformulier wat naar beneden zodanig dat meerdere records kunnen worden getoond. We passen het label boven het subformulier aan naar : Soorten artikels en geven het een naam lblsubformulier in het <Eigenschappenvenster><Alle><Naam>. We voegen in de voettekst nog een <Sluitknop> toe. In de macro ART-mcrArtikelenbeheer maken we een submacro aan door de macro in ontwerpweergave te openen en volgende macro toe te voegen : SluitenSoortenBeheer. 18 Frank Van Oost
Deze macro verbinden we via het <Eigenschappenvenster> (van de knop Sluiten selecteer de sluitknop) aan de knop <Gebeurtenis><Bij klikken><art-mcrartikelenbeheer.sluitensoortenbeheer>. En dit is het eindresultaat : 19 Frank Van Oost
In een latere stap zullen we een menustructuur maken die toelaat de verschillende bestanden te beheren. 20 Frank Van Oost