AOA Medische aansturing en organisatie 7 juni 2012 Kennemer Gasthuis Martijn Weisfelt, neuroloog en Medisch Manager AOA pagina 1
Kennemer Gasthuis - Haarlem Kerngegevens: Bedden: Zuid Noord N Z 548 Polikliniek, Kliniek 46 Polikliniek,dagbehandeling Kort verblijf (5x24 uur) Opnamen/jaar 22.000 Acute opnamen/jaar 53% Electieve opnamen/jaar 47% Eerste poli bezoekers 144.000 Dagopnamen 22.000 Verpleegdagen 140.000 Omzet 200 miljoen Markt Zuid-Kennemerland 2500 medewerkers 160 medisch specialisten
Aanleiding voor discussie AOA - 2009 Onvoldoende doorstroming van SEH naar de kliniek Dagelijks terugkerende zoektocht naar bedden Toename capaciteitbeperkingen Toenname vreemde liggers Wens; verbeteren kwaliteit van zorg acute patient
Uitgangspunten Scheiden van electieve en niet geplande patienten stroom Verbeteren kwaliteit van zorg voor ongeplande patient Ongeplande patient opnemen op 1 afdeling Geen patienten weigeren - bepalend voor capaciteit kliniek en AOA Betere doorstroming- binnen 2 uur van SEH naar AOA Maximale verblijfsduur AOA - 48 uur - Binnen 24 48 uur: werkdiagnose, behandelplan, verpleegplan - Gepland overplaatsen naar kliniek - Minimaal 30% naar huis of.
Project - doorlooptijd 1. Oktober 2009 - Bezoeken Maxima Medisch Centrum Veldhoven- brede delegatie 2. November Presentaties Kernstaf,Medische staf, OR en markt verkenning 3. December opdracht RvB stuurgroep/deelprojecten 4. Januari- februari ; presentaties start werving, projectteam; 5 personen wekelijks overleg 5. April - bedden/formatie plan bekend 6. Mei- Juni- start werving en scholing en verhuis-schuifplan bedden en formatie 7. Augustus- september infomarkt 8. Opening AOA 13 september 2010
Deelprojecten 1. Business case 2. Organisatorische inbedding/locatie 3. Procesontwerp 4. Werving&Scholing 5. Randvoorwaarden 6. Verhuis- schuifplan 7. Communicatie
Aanpak: in 6 stappen naar een nieuwe capaciteitsconfiguratie 1 2 Huidige situatie 6 Resultaten Bezettingsgraad capaciteit huidig Effect AOA % weigeren huidig Uitgangspunten 3 Vraag bepalen AOA Bezettingsgraad capaciteit AOA Instroom criteria AOA Uitstroom criteria AOA Capaciteit bepalen AOA % weigeren AOA Ligduur criteria AOA Beschikbare beddencapaciteit Productieontwikkelingen 4 Vraag bepalen kliniek per specialisme Bezettingsgraad capaciteit kliniek % weigeren totaal Capaciteit bepalen kliniek % weigeren kliniek 5 Verdeelsleutel bepalen o.b.v. vraag per specialisme Toewijzen klinische capaciteit per specialisme Bezettingsgraad capaciteit per specialisme % weigeren per specialisme
Conclusies In de huidige situatie zonder AOA is 5% groei niet verantwoord te realiseren. Dit leidt tot een bedbezetting van 90% en een weigeringkans van 13 %! Bij de beddentoewijzing AOA - kliniek is expliciet gekozen voor een lage weigeringkans in de kliniek door verhoudingsgewijs iets meer capacitet beschikbaar te hebben dan de vraag. Dit heeft een gunstig effect top de bezettingsgraad. Na doorrekenen van diverse scenario s is binnen de gegeven uitgangspunten (beddenneutraal, huidige variabiliteit en 5% productiegroei) een AOA van 42 bedden het optimum Variabiliteitsreductie is een vereiste om de toenemende kans op weigeren (stagnatie vanuit de SEH, vreemde liggers, opnamestops/productieverlies) te beperken 8
Doelen AOA Vlotte doorstroming vanuit SEH, < 2 uur Scheiden van acute en de electieve patientenstroom Vlotte diagnostiek, vermindering aantal verpleegdagen, groei mogelijk maken Verbetering kwaliteit van zorg, clustering Maakt spoed planbaar Minder verstoringen op basisafdelingen
Wat ging eraan vooraf Consensus in de medische staf Indeling kliniek en AOA Werving AOA en herplaatsing verpleegkundigen en unitleiders Scholing verpleegkundigen AOA Verbouwing Verhuizing Communicatie / informatiemarkten / vraagbaak Medisch en Organisatorisch manager benoemd
MM-er Relatie MM OM: duaal management Rol MM-er: Aanspreekpunt, (aanpassingen) afspraken maken/houden, Implementatie veranderingen/richtlijnen MM-er nodig?
42 bedden AOA Interne geneeskunde MDL Chirurgie Longziekten Neurologie (exclusief CVA)
Verdeling van bedden Kliniek en AOA Specialisme INTERNE/GASTRO-ENT CHIR LONG NEURO URO/GYN ORTH CARDIO KLEINE SPECIALISMEN Voormalig ZAP Bedden 80 77 36 20 19 24 36 4 6 Bedden AOA 18 Ja 11 Ja 7 Ja 6 Ja -0-0 -0-0 Totaal Gelabelde bedden Eindtotaal klinische bedden AOA Eindtotaal bedden 302 104 406 42 406 - Nieuwe situatie Bedden kliniek 62 63 33 20 20 22 36 4 260 104 364 42 406 Totaal nieuw 80 74 40 26 20 22 36 4 302
2010: Acute Opname Afdeling (AOA) Huis 1 OK recov 4 Huis Poli Z/N Huis arts SEH N/Z 2 7 8 9 AOA 2 10 2 2 3 Kliniek Chirurgie Longen Interne Neurologie Tehuis Ander zknhs Dagvp 5 6 11 Processen: 1. Doorstroom SEH AOA < 2 uur 2. Opname en ontslag 3. Overplaatsen verpleegafdeling 4. Overplaatsing na operatie 5. Ondersteunende afdelingen 6. Transport patiënten 7. Patiëntobservaties en controles 8. Verpleegkundige overdracht 9. Medicatie 10. Visite en consult 11. Werkplekinrichting Acute zorgpaden: 1. Chirurgie en interne: acute buikpijn 2. Longen: COPD 3. Longen en interne: Longembolie 4. Neurologie: 12 diagnoses
Procesoptimalisatie / LEAN Stroomlijnen van opnameproces van de niet geplande patiënt van SEH tot het ontslag vanaf de AOA en doorstroming naar de verpleegafdeling De lean systematiek leent zich uitstekend om deze procesoptimalisatie tot stand te brengen PRI; Per proces is een prospectieve risico inventarisatie gemaakt
In de diagnosefase wordt de huidige situatie in kaart gebracht Voorbereiding Diagnose Ontwerp Implementatie Borging ACUTE ZORGPADEN In een werksessie wordt met post-its het logistiek proces van het zorgpad in kaart gebracht en knelpunten geïdentificeerd SEH/ZAP/VERPLEEGAFDELINGEN Talent Wachten Overbew er-king Voor zorgpaden wordt per aandoening in een werksessie de huidige medische handelswijze beschreven Overprodu ctie Correctie Meelopen met patiënt Naar plekken toe gaan die als knelpunt naar voren komen, observeren, spreken met artsen, verpleging en patiënten Voorraad Transport Beweging Verzamelen extra data Voeg volumes en bevindingen toe aan de stappen in het zorgproces pagina 16
In de ontwerpfase wordt de nieuwe werkwijze voorbereid Voorbe reiding Diagnose Ontwerp Implementatie Borging ACUTE ZORGPADEN Gestandaardiseerd werken met zorgpadformulier: Minder dubbelwerk/adm last en minder overschrijffouten Snel ovz, makkelijker plannen van activiteiten tijdens opname Protocol op de werkvloer Meer toegevoegde waarde voor patiënt bv: Ligduur omlaag (bv door snellere MRI) Medicijnkosten omlaag (COPD) Eerder medicijnen oraal, minder infecties (COPD) # heropnames naar beneden (COPD) Minder vp scans (longembolie) Snellere diagnostiek (acute buikpijn) Snellere behandeling (acute buikpijn) Snellere diagnostiek neurologie dmv. diagnostisch formulier pagina 17
In de ontwerpfase wordt de nieuwe werkwijze voorbereid Voorbe reiding Diagnose Ontwerp Implementatie Borging AOA: SEH AOA < 2 uur Minder wachttijd patiënt Meer doorstroom Minder stress op de afdeling Gestandaardiseerde overdracht naar en van AOA Minder tijd Alle punten komen aan bod Checklist overdracht van dienst Minder tijd Vollediger Consulten Afspraken over doorlooptijd Anamnese Reductie van registreren gegevens Visite Uitslagen medial op tijd binnen Checklist scheelt tijd en compleet Focus op ontslagdatum 5S Afname voorraad Afname variëteit Minder misgrijpen Minder lopen Minder zoeken Veiliger Prettiger werken Beddenlogistiek Vpk lopen niet met leeg bed Minder zoeken naar bedden Fysiek minder bedden nodig Transport Ip niet met twee vpk Precies omschreven waar vpk bij moet zijn Medicatie Apothekersass. op AOA Nazorg Door de week loket op afdeling, meer focus Ook in weekend aanvragen nazorg mogelijk Poliafspraken door secretaresse Patiënt gaat naar huis met afspraak Minder getelefoneer heen en weer Dossierlogistiek Dossier eerder beschikbaar Planbord Electronisch pagina 18
Opening AOA: 6 september 2010 Voorbereiding Diagnose Ontwerp Implementatie Borging Vooraf: Veel communicatie binnen het ziekenhuis Medische trainingen van alle betrokken vakgroepen Teambuilding Leantraining (2,5 uur) Informatiemarkt AOA-medewerkers (verplicht 3 uur) Informatiemarkt overige medewerkers Procedures op intranet Na opening 4-6 weken: Intensieve sturing en begeleiding door unitleiders Observaties, terugkoppeling en begeleiding door leanexperts Eerste 3 maanden: Wekelijks overleg OM, MM, UL en leanexpert Na 3 maanden uitgebreide evaluatie met alle betrokken partijen pagina 19
Checklist voor visite Betere afstemming tussen specialisten, arts-assistenten en verpleegkundigen Verbeterinitiatief: - Dagelijkse visite gehouden volgens een standaard lijst met aandachtspunten om efficiënter de tijd te besteden Wat betekent dit voor mij? - Minder kans op het vergeten van onderwerpen om te bespreken - Extra check bij voorbereiding visite
Planbord op AOA