Instructie Uitgifte- en Registratietool OV Deelkaart
Inhoudsopgave Inleiding... 3 De Uitgifte- en Registratietool en de OV Deelkaart... 4 Hoe werkt het?... 4 Inloggen... 5 Kaart uitgeven... 6 Reiziger toevoegen... 7 Kaarten in omloop... 8 Kaart innemen... 9 Wijzigen registratie...10 Historie van de kaarten...11 Verlies of diefstal van OV Deelkaart...12 2
Inleiding Deze instructie is bedoeld voor de gebruikers van de Uitgifte- en Registratietool. In deze instructie wordt duidelijk uitgelegd hoe het uitgeven en innemen van OV Deelkaarten in zijn werk gaat en hoe er een registratie kan worden aangepast. Ook wordt er inzicht gegeven in hoe je de historie van de kaart kan inzien, welke kaarten er reeds zijn uitgegeven en welke stappen ondernomen moeten worden bij het verlies of diefstal van de OV Deelkaart. 3
De Uitgifte- en Registratietool en de OV Deelkaart De OV Deelkaarten zijn gekoppeld aan de Uitgifte- en Registratietool. De werknemers kunnen een OV Deelkaart ophalen bij een door u aangewezen "uitgiftepunt" bij u op kantoor (bijvoorbeeld de receptie) om er vervolgens mee te reizen. Bij het ophalen laat de werknemer een minimaal aantal gegevens achter in onze online Uitgifte- en Registratietool, waaronder bestemming en kostenpost (kostenplaats). Na de reis levert de werknemer de OV Deelkaart in bij het uitgiftepunt zodat deze weer beschikbaar is voor zijn/haar collega. In de maandelijkse rapportage ziet u de reisgegevens en kosten per werknemer, afdeling en/of kostenpost (kostenplaats). Op deze manier is het mogelijk anonieme OV-Chipkaarten te delen en toch inzicht te hebben in de OV reizen. Hoe werkt het? Stap 1 Stap 2 Stap 3 Kaart uitgeven De kaart wordt gekoppeld aan de reiziger. Reizen De reiziger gaat reizen met de OV Deelkaart naar de opgegeven bestemming. Kaart innemen De reiziger levert de kaart na het reizen weer in. De kaart wordt door het uitgiftepunt ingenomen. De kosten van de reis tussen het uitgeven en innemen van de kaart zijn gekoppeld aan de desbetreffende persoon, afdeling en kostenpost (kostenplaats). LET OP! Een uitgegeven kaart moet altijd worden ingenomen. Ook als er niet mee gereisd is of als deze per ongeluk is uitgegeven aan de verkeerde persoon. Alleen op deze manier kunnen de gemaakte kosten gekoppeld worden aan een persoon, afdeling en kostenpost (kostenplaats) én kan Wij Mobiliteit een juiste rapportage opleveren. 4
Inloggen Wij Mobiliteit geeft u toegang tot uw eigen omgeving in onze online Uitgifte- en Registratietool. Door in te loggen komt u op de Home pagina terecht. Hier zit u in één oogopslag welke OV Deelkaarten reeds aan wie zijn uitgegeven en de daar bijhorende registratiegegevens. 5
Kaart uitgeven Door op de knop Kaart uitgeven te klikken kunt u een OV Deelkaart uitgeven en toewijzen aan de desbetreffende persoon. In bovenstaand scherm kunt u vervolgens de benodigde gegevens invullen. U vult de naam van de reiziger in. Indien de desbetreffende reiziger reeds een OV Deelkaart heeft geleend dan staat hij al in onze Uitgifte- en Registratietool en wordt de naam automatisch aangevuld. Mocht de desbetreffende reiziger nog niet in onze Uitgifte- en Registratietool staan, klik dan op de knop + Reiziger toevoegen. Zie pagina 7 voor instructie hoe u een nieuwe reiziger kunt toevoegen. Geef vervolgens de desbetreffende afdeling en kostenpost (kostenplaats) aan waarop gereisd gaat worden. U vult de laatste 8 cijfers in van één van de OV Deelkaarten die u tot uw beschikking heeft. De Uitgifte- en Registratietool vult automatisch het gehele kaartnummer aan. Vul de bestemming in en kies de uitgiftedatum en inleverdatum. Klik op de knop Uitgeven. Nu heeft u de OV Deelkaart gekoppeld aan de reiziger en de daar bijhorende gegevens van de reis. De reiziger ontvangt automatisch een e-mail ter bevestiging en een instructie van hoe te reizen met de OV Deelkaart. 6
Reiziger toevoegen Mocht een reiziger voor een eerste keer een OV Deelkaart komen ophalen, dan is hij / zij nog niet bekend in onze Uitgifte- en Registratietool. Deze dient dan éénmalig toegevoegd te worden. Via de knop Mijn reizigers kan er op de knop Reiziger toevoegen worden geklikt. Ook kunt u een reiziger toevoegen via de knop Kaart uitgeven en vervolgens op de knop + Reiziger toevoegen te klikken. In bovenstaand scherm vult u de gegevens van de reiziger in. De reiziger dient eenmaal akkoord te gaan met onze voorwaarden. Deze voorwaarden kunnen getoond worden door op de knop Voorwaarden tonen te klikken. Na akkoord van de reiziger kan dit worden aangevinkt. Deze ingevulde gegevens zullen bij een volgende registratie automatisch worden ingevuld. Na alle velden te hebben ingevuld klikt u op de knop + Gebruiker aanmaken. 7
Kaarten in omloop Door op de knop Kaarten in omloop te klikken kunt u in één oogopslag zien welke OV Deelkaarten reeds zijn uitgegeven en aan welke reiziger de OV Deelkaart is uitgeleend. Bovenstaand ziet u de gehele registratie van alle uitgegeven OV Deelkaarten. Hier kunt u ook de kaart innemen (zie instructie pagina 9) of de registratie wijzigen (zie instructie pagina 10). 8
Kaart innemen Als een reiziger de OV Deelkaart komt terugbrengen dan dient de OV Deelkaart in de Uitgifte- en Registratietool ingenomen te worden. Dit doet u door in het zoekveld de laatste 4 cijfers van het desbetreffende kaartnummer of de naam van de reiziger in te vullen en op enter te klikken. U komt vervolgens bij de desbetreffende registratie van de OV Deelkaart. Door op de knop Kaart innemen te klikken kunt u de kaart innemen. Door op OK te klikken wordt de OV Deelkaart definitief ingenomen en verdwijnt deze uit de omgeving Kaarten in omloop. De reiziger ontvangt automatisch een e-mail ter bevestiging. 9
Wijzigen registratie Het kan voor komen dat een reiziger zijn registratie wil wijzigen. Bijvoorbeeld een andere inleverdatum. Een wijziging van de registratie kan worden doorgevoerd door in het zoekveld de laatste 8 cijfers van het kaartnummer of de naam van de reiziger in te vullen en op enter te klikken. U komt vervolgens bij de desbetreffende registratie van de OV Deelkaart waarvan u de registratie gegevens wilt wijzigen. Door op de knop Wijzigen te klikken kunt u de registratie gegevens wijzigen. In bovenstaand scherm kunt u vervolgens de desbetreffende gegevens van de registratie wijzigen. Door op de knop Wijzigen te klikken voert u de gegevens definitief door. De reiziger ontvangt automatisch een e-mail ter bevestiging. 10
Historie van de kaarten Als u op de knop Historie klikt ziet u alle registraties die hebben plaatsgevonden de afgelopen periode. Als u op het kaartnummer klikt dan ziet u de kaartdetails en alle transacties die deze kaart de afgelopen periode heeft gemaakt. 11
Verlies of diefstal van OV Deelkaart Het kan voor komen dat een OV Deelkaart wordt gestolen of wordt verloren. In de Uitgifteen Registratietool kan een OV Deelkaart simpel en snel verloren of gestolen worden gemeld. De reiziger waarvan de OV Deelkaart is verloren of gestolen meldt zich bij het uitgiftepunt of belt naar het uitgiftepunt. De verantwoordelijke medewerker van het uitgiftepunt kan vervolgens de desbetreffende registratie van deze persoon opzoeken in de uitgifte- en Registratietool. Dit kan door naar Kaarten in omloop te gaan en in het zoekveld te zoeken op naam van de reiziger. Vervolgens komt de desbetreffende registratie naar voren en bijhorende gegevens. Achteraan de registratie staat een rode knop Door hier op te drukken wordt de desbetreffende OV Deelkaart verloren of gestolen gemeld bij Wij Mobiliteit. Binnen 24 uur wordt de OV Deelkaart geblokkeerd en wordt er automatisch een nieuwe OV Deelkaart aangevraagd. Tussen het blokkeren en het leveren van de nieuwe OV Deelkaart zitten 10 werkdagen. 12